Última Revisão: 13/09/2017 Informação RECORRA no REVVASE Informação de funcionamento dos refeitórios adjudicados e utilização da aplicação RECORRA 1 Referências básicas do Caderno de Encargos e Circular da Direção Geral de Educação necessárias ao funcionamento e acompanhamento dos refeitórios e das refeições encomendadas e servidas. O Caderno de Encargos (CE) dos refeitórios adjudicados em 2017, para o período de 2017 2020, o PowerPoint e a Circular nº 3/DSEEAS/DGE/2013 disponibilizados na plataforma, definem as orientações sobre as ementas e o funcionamento dos refeitórios escolares. O CE destina-se à contratação da(s) empresa(s) de fornecimento de refeições, regulando a relação estabelecida entre a entidadee adjudicante (DGEstE) e o(s) adjudicatário(s) (empresas). Embora as regras estipuladass no CE tenham sido definidas pela DGEstE e aceites pelas empresas, cabe à Unidade Orgânica (UO) a responsabilidade pelo refeitório e todo o seu acompanhamento garantindo o seu bom funcionamento, assim como a comunicação à DGEstE da informação necessária para a tomada de decisões. Para tal, a UO deve: 1.1 - Acompanhar o serviço prestado, proceder à avaliação das refeições e registos na aplicação RECORRA. A avaliação do serviço prestado pela empresa, deve ser feita de modo justo e equilibrado, e para tal existem, as duas refeições diárias gratuitas, para consumo dos avaliadores; Os avaliadores, a definir pela direção da UO, podem incluir encarregados de educação, pessoal docente e não docente que devem conhecer as orientações sobre as ementas e os refeitórios escolares de modo a procederem a uma avaliação esclarecida e isenta que reunirá o consenso da avaliação dos dois elementos. 1
1.2 - Verificar o rácio de pessoal afeto ao refeitório. O número e as categorias dos trabalhadores em serviço em cada refeitório são estipulados em função da média de refeições diárias, calculada pelo RECORRA, sendo ajustado no mês seguinte ao do cálculo, em cada refeitório. 1.3 - Verificar a limpeza dos espaços da responsabilidade da empresa (cozinha e refeitório), em termos de higiene e de desinfeção das instalações. 1.4 - Contratar os serviços de desinfestação dos espaços, que são da responsabilidade da UO. 1.5 - Divulgar as ementas e fichas técnicas que são disponibilizadas no RECORRA, em cada período escolar. As ementas deverão ser afixadas com pelo menos duas semanas de antecedência, para que a marcação das refeições pelos alunos tenha presente a sua composição. A UO tem também acesso à Ficha Técnica das ementas, se no ficheiro clicar em FT à frente da descrição de cada elemento das ementas. Existem as ementas definidas para a dieta mediterrânica e para a dieta vegetariana. No caso das ementas alternativas, onde se incluem as ementas vegetarianas, os Encarregados de Educação, ou os alunos quando maiores, têm de assinar uma declaração de interesse da ementa pretendida e de responsabilização (ver anexos enviados junto à circular nº 2 dos procedimentos da ASE). 1.6 - Verificar o cumprimento das ementas das dietas mediterrânica e vegetariana: - Sopa e prato principal; - Saladas - três variedades diárias, preferencialmente disponibilizadas de modo a que os utentes se possam servir e temperar a gosto; - Fruta - cada utente devee poder escolher, diariamente, entre três variedades de fruta. Em simultâneo deve ser servida, alternadamente uma vez por semana, fruta cozida ou assada e uma sobremesa doce; - Pão fresco (não congelado) de mistura, de 45gr. 1.7 - Disponibilizar à empresa espaços para formação de acordo com as necessidades por si detetadas e conforme estabelecido no CE, fora do período de fornecimento das refeições, 2
2 Funcionamento da aplicação RECORRA - Registo Eletrónico de Controlo de Refeições em Refeitórios Adjudicados A aplicação informática RECORRA, integrada na plataforma REVVASE da Ação Social Escolar, permite registar a informação necessária ao bom funcionamento do refeitório, bem como agilizar a comunicação entre a UO, as Empresas e os serviços da DGEstE, através do seu preenchimento da informação constante na mesma, que substitui os anexos em papel do Caderno de Encargos (B, C, D, E, G, H). 2.1 Registo dos intervenientes. Têm acesso ao RECORRA os serviços regionais e nacionais da DGEstE, a empresa e a UO. Todas estas entidades entram na aplicação através de uma palavra-chave (PCh) e cada interveniente tem acesso à informação das suas escolass e dos contactos que necessita. Intervenientes Unidade Orgânica Diretor da UO Um responsável de cada escola que tenha refeitório escolar adjudicado Palavras-chave (PCh) Acesso através da PCh de acesso à área privada UO. Acesso através de um código de utilizador e uma PCh comunicada pelo Diretor (constam na aplicação) Obs: A PCh do responsável do refeitório pode ser alterada pelo Diretor na própria aplicação Empresa Responsáveis da empresa Coordenadores de zona Responsável em cadaa refeitório O código de utilizador e a PCh dos coordenadores de zona é dada pelos responsáveis da empresa O código de utilizador e a PCh do responsável do refeitório é dada pelos Coordenadores de Zona A alteração das PCh pode efetuar-se na aplicação por quem as comunica. Ex: O coordenador de cada zona pode modificar as palavras passe dos responsáveis dos refeitórios da sua zona. 3
No RECORRA, ao iniciar um novo ano letivo, a Direção da Unidade Orgânica deve: a) Registar a identificação e o contacto do responsável de cada refeitório, disponível no seu acesso, no item CONFIGURAÇÕES O responsável do refeitório é nomeado pelo Diretor da UO, tendo a atribuição de acompanhar o seu funcionamento. Deve tomar conhecimento dos documentos que a aplicação disponibiliza, ficando encarregue de inserir informação respeitante ao funcionamento do refeitório, através dos registos disponíveis na aplicação. Deve também estabelecer os contactos necessários com os funcionários e com o responsável de zona da empresa. Desta forma, contribuirá para que o bom funcionamento do refeitório permita a satisfação dos utentes, que podem ser alunos do pré-escolar, 1º, 2º e 3º ciclos do ensino básico e ensino secundário, bem como pessoal docente e não docente que trabalha na escola. b) Registar o feriado municipal ou o seu gozo, de forma a que esse dia fique assinalado como não havendo refeições, evitando dúvidas no seu registo. 4
c) Registar situações de interrupções de fornecimento, por motivos vários que comprometam o normal e regular funcionamento do refeitório, alheias ao adjudicatário (greves, falta de gás, etc). d) Solicitar períodos de prolongamento de fornecimento de refeições fora do calendário escolar (Período do Carnaval, Páscoa, Natal e transição entre anos letivos). e) Registar o inventário do Equipamento Fixo e Móvel, no início do ano letivo e atualizá-lo trimestralmente (fim de cadaa período letivo) substituindo o procedimento, do inventário em papel. O inventário registado pela UO, elaborado em parceria com a empresa, que terá de validar todos os seus itens. O inventário do refeitório escolar é registado com a descrição dos artigos e a quantidade, assim como o seu estado de conservação. Na plataforma o registo pode ser individualizado, artigo a 5
artigo, ou através da importação de um ficheiro em excel que pode ser descarregado na própria plataforma. Relativamente ao estado dos bens importa distinguir as situações que decorrem de uma utilização inadequada, que implicam reposição pela empresa fornecedora, das que decorrem do normal desgaste de utilização. Estas situações excecionais devem ficar registadas nas observações. 2.2 - Registos Diários do Funcionamento do Refeitório Escolar O responsável do refeitório deve preencher diariamente os seguintes elementos: 6
a) Número de refeições encomendadas e servidas, por nível ensino e suplementos alimentares; b) Número e categoria dos funcionários do refeitório; c) Desperdício alimentar existente no refeitório e as medidas de combate ao mesmo implementadas pela UO. 7
d) Avaliação do serviço prestado, com base na apreciação efetuada pelos adultos que consumiram as refeições de prova gratuitas. A UO deverá fornecerr um formulário com os itens de avaliação (anexo 3), enviado e disponibilizado na plataforma. Todos os campos são de preenchimento obrigatório. No caso de não existirem valores a registar nos campos quantitativos, deverá ser colocado zero (0) em todos eles. Após o preenchimento, pela escola, do registo diário, a informação será obrigatoriamente validada pelo funcionário da empresa, através do seu utilizador e password. 2.3 Registo de Reclamação A reclamação pode ser preenchida tanto pelo responsável do refeitório, como pela Direção da UO, devendo anexar, no caso de existirem, comprovativos que a suportem. A reclamação só ficará disponível para os outros intervenientes (Empresa, DSR e DGEstE), após a submissão da mesma pela Direção. A Direção e/ou o responsável pelo refeitório devem efetuar as diligências possíveis junto dos responsáveis do refeitório da empresa ou do responsável de zona da mesma, para ultrapassar os constrangimentos relativos ao serviço. 8
2.4 - Pedido de Alteração de Ementa As ementas definidas não podem ser alteradas sem prévio consentimentoo da DGEstE. Caso haja necessidade de alguma alteração, esta deverá ser solicitada pela Direção da UO, através do preenchimento de item próprio, gravando no final. O pedido ficará disponível para a Empresa, que dará parecer, e para a DSR, que decidirá quanto à autorização. 2.5 Comunicação entre intervenientes A comunicação da informação entre os diferentes intervenientes pode ser feita através do item SISTEMA DE COMUNICAÇÃO, indicando quem deve ter conhecimento dessa comunicação. 2.6 - Correção de valores errados e validados Caso seja necessário alterar algum dos valores registados na aplicação que já estejam validados, a UO deve solicitar à Direção de Serviços Regional (DSR) por email, identificando o concelho, agrupamento, escola e os() dia(s) que necessita(m) de alteração. Depois da DSR ter anulado a validação, os valores podem ser editados e alterados, gravados e novamente validados pela empresa. Solicita-se que sejam utilizados os emails conforme tabela abaixo. DSRN DSRC DSRLVT DSRA refeitorios.dsrn@dgeste.mec.pt alimentar.sase@dgeste.mec.pt refeitorios.dsrlvt@dgeste.mec.pt refeitorios.dsra@dgeste.mec.pt 9
3 Procedimento em caso de alunos que faltam às refeições encomendadas - Medidas contra o desperdício de refeições Diariamente existe um elevado número de refeições que são encomendadas e que não são consumidas. Apesar de existirem refeições que não são consumidas por motivos alheios aos utentes, como por exemplo greves, faltas de água e outras situações anómalas, uma grande percentagem é da exclusiva responsabilidade dos utentes do refeitório. Encontram-se nesta situação os alunos que de forma sistemática, adquiram a senha de refeição e que não a consumam, situação que acarreta desperdício alimentar e despesas extremamente elevadas para o Ministério da Educação e Ciência, prejudicando os interesses do Estado e das famílias. Cabe à UO implementar os procedimentos tidos por convenientes para corrigir tais comportamentos. A título de exemplo, apresentam-se/sugerem-se algumas medidas que se têm verificado eficazes, privilegiando uma ação pedagógica, uma vez que podem estar em causa crianças carenciadas a necessitarem mais de acompanhamento do que de penalização. Assim, sugerem-se as seguintes medidas cuja adequação cabe à Direção da UO: 1. Motivação dos alunos e encarregados de educação para que não existam diferenças entre o número de refeições encomendadas e servidas, dando-lhes a conhecer o prejuízo para o Estado, em termos económicos, e para o aluno, em termos alimentares, sociais e de cidadania, o que pode ser feito em reuniões gerais; 2. Caso se verifiquem situações de alunos reincidentes a Direção da UO pode convocar os seus encarregados de educação para um acompanhamento mais personalizado, devendo esta medida ser formalizada, por exemplo, com a redação de uma ata, assinada pelos intervenientes. 3. Admite-se que possam ser estabelecidos outros contactos, nomeadamente com a Comissão de Proteção a Crianças e Jovens (CPCJ), se for considerado que a situação indicia a possibilidade de negligência dos encarregados de educação face ao seu educando. A inclusão no regulamento interno da UO de regras sobre o refeitório poderá permitir a aplicação de medidas no âmbito do Estatuto do Aluno e Ética Escolar (Lei n.º 51/ 2012, de 5 de setembro). 10
4 - Procedimentos em caso de não funcionamento do refeitório por motivos de greve O direito dos trabalhadores à greve pode acarretar a impossibilidade de serem servidas refeições nos refeitórios escolares, carecendo tal situação de procedimentos apropriados. Caso não seja tomada nenhuma medida, as refeições são encomendadas de véspera, conforme está previsto no CE, e é suposto a empresa proceder à preparação de alimentos, nomeadamente a descongelação de géneros que terão de ser consumidos de imediato. Este procedimento, caso se verifique a impossibilidade de serem servidas as refeições previstas, daria origem a desperdício alimentar que, de todo, se considera indesejável. Assim, importa que se atue do seguinte modo: a) Em caso de existir um pré-aviso de greve deve efetuar-se uma alteração de ementa, sempre que a ementa prevista implique preparação prévia de alimentos evitando o seu desperdício. b) Se não for possível promover a alteração da ementa com a devida utilizada a ementa prevista para a refeição de recurso. antecedência, deve ser c) As encomendas das refeições a efetuar pela escola devem, nestes casos, a título excecional, ser efetuadas apenas no próprio dia, no caso de se verificar que o refeitório vai funcionar. d) Nos casos em que se verifique a suspensão do serviço de refeições, o número de refeições encomendadas e servidas deve ser registado na aplicação RECORRA com o valor zero (0). e) Se, por qualquer razão não forem tomadas estas medidas e se efetue a preparação dos alimentos, de acordoo com a encomenda das refeições marcadas na véspera, os géneros alimentares e não alimentares devem ser recolhidos pela escola e ser doados, de imediato, a instituições sociais que os possam consumir na devida validade. f) Se a suspensão do funcionamento do refeitório for devida a grevee dos trabalhadores da empresa adjudicatária, pode a Direção da UO decidir servir refeições ligeiras comparticipadas, nos termos do disposto na legislação em vigor Decreto-Lei n.º 55/2009, de 2 de março e Despacho anual da ASE. O valor previsto paraa as refeições ligeiras, conforme disposto na legislação referida, é de 1,08 (subsidiado a 100% para o escalão A e a 50% para o escalão B). As verbas referentes às refeições ligeiras são registadas na rubrica bufete, do Mapa de Análise Financeira. Esta situação, deve ser comunicada à DSR, através do RECORRA, no item COMUNICAÇÕES. 11
5 - Informação sobre Preço da Refeição 5.1- Refeições das crianças do pré-escolar e alunos do 1º Ciclo Verifica-se pontualmente a necessidade das crianças do pré-escolar e alunos do 1º Ciclo, cuja responsabilidade de fornecimento de refeições cabe às Autarquias, consumirem refeições em escolas com refeitório adjudicado pela DGEstE. De acordo com o estipulado no ponto 1 da cláusula 30.ª do CE, o refeitório não pode ter outros contratos, em simultâneo com o realizado pela DGEstE, uma vez que o pessoal seria o mesmo e os géneros não seriam controláveis. Assim, o fornecimento de refeições às crianças do pré-escolar e aos alunos do 1º Ciclo entende-se como uma situação excecionada no ponto 2 da cláusula 30.ª do CE, que carece de autorização formal da DGEstE, mediante a realização de um protocolo entre a DGEstE e a Autarquia. O pagamento destas refeições, ao preço por lote ajudicado pela DGEstE, serão processadas da seguinte forma: a) As verbas recebidas pelas escolas dos encarregados de educação, serão faturadas à UO. b) As verbas que as Autarquias terão de pagar, para completar o valor do fornecimento, será faturado à Autarquia, para que esta pague diretamente à DGEstE. c) A informação às Autarquias sobre a realização do protocolo, bem como do valor contratual, será veiculada através da DSR respetiva. 5.2 - Refeições dos alunos financiados pelo POCH Para que na aplicação dos refeitórios escolares se possa emitir uma fatura individualizada da despesa referente às refeições dos alunos dos cursos financiados, para apresentação ao POCH, essas refeições devem ser evidenciadas no registo diário. O valor a imputar ao POCH é correspondente ao preço por lote adjudicado pela DGEstE. Nos casos em que estes alunos paguem as refeições, em conformidade com os valores do Despacho anual da ASE, e de acordo com o disposto na alínea b), ponto 1 do artigo 33º da Portaria n.º 60-C/2015, de 2 de Março, o registo no mapa mensal deve efetuar-se de acordo com os pagamentos efetuados. 5.3 - Refeições de outros alunos Nos casos em que se verifique o fornecimento de refeições para responder a necessidades do Desporto Escolar, de Eventos Específicos, ou para Alunos de Outras Instituições, ou seja, situações que carecem de autorização superior, o preço das refeições devee refletir as orientações emanadas na circular nº 2 de procedimentos da ASE, da DGEstE. 12
6 - Registo Mensal de Refeições Encomendadas O responsável do refeitório deve preencher ou confirmar o quadro do item REGISTO MENSAL DE REFEIÇÕES ENCOMENDADAS, até ao 3º dia útil após o termino do mês anterior. Para que seja possível preencher esta tabela, todas as refeições devem estar lançadas no item REGISTOS DIÁRIOS DE FUNCIONAMENTO DO REFEITÓRIO ESCOLAR e validadas pelo funcionário responsável da empresa no refeitório. Ao preencher-se o item REGISTO MENSAL DE REFEIÇÕES ENCOMENDADAS é automaticamente calculada a verba arrecadada das refeições do mês e o valor da comparticipação do POCH. Os valores calculados reportam ao mês que foi preenchido. No preenchimento do mapa mensal e caso haja fornecimento de refeições a alunos de Pré-Escolar e 1º ciclo, a UO deve responder de forma correta às questões Receber Verbas do Pré-escolar e Receber Verbas do 1º Ciclo. As indicações e controlo das verbas a transferir para a DGEstE são realizadas no módulo REVVASE - Refeitórios Escolares que, também, possibilita a emissão de documentos (faturas) para registo contabilístico (POCE). 13