Serviço de Auditoria Interna Relatório anual de atividades 2016
Unidade Local de Saúde de Matosinhos,, E.P.E Fernandina Oliveira Diretora do Serviço de Auditoria Interna Março de 2017
Índice Introdução 2 Atividades do Serviço de Auditoria Interna 4 1. Serviços de avaliação... 4 2. Serviços de assessoria e consultoria... 7 3. Serviços especiais de investigação... 8 4. Comunicação interna de irregularidades... 8 5. Documentos elaborados... 8 6. Outros serviços prestados... 12 7. Formação profissional contínua... 12 Conclusão 14
Introdução A atividade do Serviço de Auditoria Interna (SAI) da Unidade Local de Saúde de Matosinhos, E.P.E. (ULSM) encontra-se regulada no artigo 17º - anexo II - do Decreto-Lei 233/2005, de 29 de dezembro, alterado e republicado pelo Decreto-Lei nº 12/2015, de 26 de janeiro. De acordo com referido diploma, compete ao Serviço de Auditoria Interna a avaliação dos processos de controlo interno e de gestão de riscos, nos domínios contabilístico, financeiro, operacional, informático e de recursos humanos, contribuindo para o seu aperfeiçoamento contínuo. Ainda de acordo com o mesmo diploma legal, compete em especial ao Serviço de Auditoria Interna: fornecer ao Conselho de Administração análises e recomendações sobre as atividades revistas para melhoria do funcionamento dos serviços; receber as comunicações de irregularidades sobre a organização e funcionamento da ULSM apresentadas pelos demais órgãos estatutários, trabalhadores, colaboradores, utentes e cidadãos em geral; elaborar o plano anual de auditoria interna; elaborar anualmente um relatório sobre a atividade desenvolvida, em que se refiram os controlos efetuados, as anomalias detetadas e as medidas corretivas a adotar. No âmbito da sua atividade, o Serviço de Auditoria Interna colabora com a ACSS a ARS Norte e a IGAS. No Plano Anual de Auditoria Interna (PAAI), aprovado pelo Conselho de Administração (CA) para o ano de 2016, constavam quatro áreas de atuação do SAI: serviços de garantia, serviços de assessoria e consultoria, serviços especiais de investigação e outros serviços prestados, nos quais se incluem a receção das comunicações de irregularidades, o acompanhamento de auditoria realizadas por entidades externas, a verificação da implementação de recomendações efetuadas por entidades externas e colaboração com a ACSS, ARS Norte e IGAS. O PAAI de 2016 foi elaborado em consonância com os objetivos estratégicos da ULSM, EPE e tendo em conta a capacidade de execução do SAI. Os serviços de avaliação planeados visavam seis áreas consideradas prioritárias: registos de produção, cumprimento das deliberações do CA, taxas moderadoras, operações e logística, recursos humanos e gestão financeira. Estas áreas foram selecionadas com base no julgamento de riscos, após consultar o CA e, assim, determinadas as prioridades da atividade de auditoria interna para que esta estivesse alinhada com os objetivos da ULSM. 2
Nos trabalhos realizados, o SAI avaliou os processos de controlo interno e de gestão de risco, forneceu ao Conselho de Administração análises e recomendações sobre as atividades revistas, por forma a contribuir para a melhoria da eficiência e eficácia dos processos, A atividade do SAI foi efetuada de acordo com as Normas Internacionais para a Prática Profissional de Auditoria Interna.. 3
Atividades do Serviço de Auditoria Interna I O Serviço de Auditoria Interna fornece serviços independentes e objetivos de garantia e de consultoria, destinados a acrescentar valor e melhorar as operações da ULSM, e desta forma ajudar a organização a alcançar os seus objetivos, ao proporcionar uma abordagem sistemática e disciplinada de avaliação e melhoria da eficácia dos processos de governação, de gestão de risco e de controlo. A atividade de auditoria interna assiste a ULSM na manutenção de controlos eficazes, através da avaliação da sua eficácia e eficiência e auxilia a gestão no aperfeiçoamento dos processos de gestão do risco. As atividades realizadas em 2016 foram organizadas por áreas de atuação, concretamente: 1. Serviços de avaliação; 2. Serviços de assessoria e consultoria; 3. Serviços especiais de investigação; 4. Sistema de comunicação de irregularidades; 5. Documentos elaborados; 6. Outros serviços prestados; 7. Formação profissional contínua. 1. Serviços de avaliação Os serviços de avaliação fornecem análises e conclusões objetivas e independentes, relativas a processos de governação, de gestão do risco e de controlo de um serviço, operação, função, processo, sistema ou outra matéria. Estes serviços, no ano de 2016, traduziram-se nas seguintes ações: Auditoria de serviços e processos planeadas; Auditorias contínuas, as quais são desenvolvidas num âmbito recorrente de acompanhamento e monitorização; Auditorias específicas solicitadas pelo Conselho de Administração. Auditorias concluídas Serviço de Compras Por solicitação do Conselho de Administração foi realizada a ação de auditoria ao Serviço de Compras. Para tal, foram analisadas as notas de encomenda emitidas no ano de 2015. 4
No âmbito do programa de auditoria, definiram-se os seguintes objetivos específicos: Verificar se as compras são corretamente autorizadas e cumprem a regulamentação em vigor; Verificar se o ficheiro mestre de artigos da aplicação informática em uso no Serviço de Compras é atualizado corretamente; Verificar se os procedimentos de aquisição de bens e serviços, por consulta ou concurso, respeitam os princípios de controlo e a regulamentação em vigor, concretamente: Tipo de procedimento; Autorização do Conselho de Administração para abertura de procedimento; Autorização do Conselho de Administração para adjudicação; Vigência do procedimento; Cumprimento das quantidades adjudicadas; Cumprimento do valor adjudicado. Verificar se estão definidas as atribuições e responsabilidades dos colaboradores e se estas contemplam a adequada segregação de funções. Entidades convencionadas área de cardiologia Por solicitação do Conselho de Administração foi realizada a ação de auditoria com o objetivo de aferir as razões subjacentes à variação verificada na faturação de exames de cardiologia realizados em entidades convencionadas, com proveniência do ACESM, no ano de 2016 face ao ano anterior. No âmbito do programa de auditoria definiram-se os seguintes objetivos específicos: Avaliar a faturação emitida pela entidade convencionada Gabinete de Cardiologia Prof. Ovídio Costa; Avaliar a evolução da emissão de requisições para a realização de exames de cardiologia em entidades convencionadas, pelos médicos da especialidade de Medicina Geral e Familiar; Avaliar a evolução dos custos registados na rubrica 62 da contabilidade patrimonial relativos aos exames de cardiologia realizados em entidades convencionadas. Videovigilância Por solicitação do Senhor Presidente do Conselho de Administração foi realizada a ação de auditoria com o objetivo de verificar se as câmaras de videovigilância instaladas na ULSM cumprem os requisitos legais. 5
Departamento de Gestão de Recursos Humanos e Gestão Documental Com o objetivo de verificar o grau de implementação do Sistema de Gestão da Qualidade e da sua conformidade com os critérios da auditoria, bem como avaliação da eficácia de alguns dos seus processos, de acordo com os requisitos da NP EN ISO 9001:2015, em 2016 a Auditora Interna realizou a auditoria interna da qualidade ao Departamento de Gestão de Recursos Humanos e Gestão Documental. Serviços Hoteleiros Com o objetivo de verificar o grau de implementação do Sistema de Gestão da Qualidade e da sua conformidade com os critérios da auditoria, bem como avaliação da eficácia de alguns dos seus processos, de acordo com os requisitos da NP EN ISO 9001:2015, em 2016 a Auditora Interna realizou a auditoria interna da qualidade aos Serviços Hoteleiros. Follow up - Serviço de Compras Por solicitação do Conselho de Administração o Serviço de Auditoria Interna realizou uma ação de auditoria ao Serviço de Compras. Para tal, foram analisadas as notas de encomenda emitidas no ano de 2015, com os objetivos específicos: Verificar se as compras são corretamente autorizadas e cumprem a regulamentação em vigor; Verificar se o ficheiro mestre de artigos da aplicação informática em uso no Serviço de Compras é atualizado corretamente; Verificar se os procedimentos de aquisição de bens e serviços, por consulta ou concurso, respeitam os princípios de controlo e a regulamentação em vigor, concretamente: Tipo de procedimento; Autorização do Conselho de Administração para abertura de procedimento; Autorização do Conselho de Administração para adjudicação; Vigência do procedimento; Cumprimento das quantidades adjudicadas; Cumprimento do valor adjudicado. Verificar se estão definidas as atribuições e responsabilidades dos colaboradores e se estas contemplam a adequada segregação de funções. De acordo com a deliberação do Conselho de Administração, os Serviços alvo das recomendações deveriam apresentar os resultados das ações encetadas, ficando a monitorização a cargo do Serviço de Auditoria Interna. 6
O Serviço de Compras e o Serviço de Logística apresentaram, em separado, ao Conselho de Administração relatórios com o ponto de situação relativo ao cumprimento das recomendações respetivas, tendo apresentado planos de ação para todas as recomendações que lhe eram dirigidas. Auditorias em curso Incentivos à produção no Serviço de Imagiologia Por solicitação do Presidente do Conselho de Administração foi realizada a presente ação de auditoria com o objetivo de avaliar os procedimentos no que respeita ao cálculo dos incentivos à produção do Serviço de Imagiologia. Os dados analisados referem-se incentivos processados aos profissionais do Serviço de Imagiologia nos meses de julho a dezembro de 2015. Para a conclusão deste trabalho falta elaborar o relatório final. Unidade de Sanidade de Fonteiras Por solicitação do Presidente do Conselho de Administração está em curso a ação de auditoria à Unidade de Sanidade de Fronteiras, com o objetivo de avaliar os procedimentos instituídos no que respeita ao registo da produção e analisar a evolução da estrutura de custos e proveitos nos anos de 2013, 2014, 2015 e primeiro semestre de 2016. Para a conclusão deste trabalho falta elaborar o relatório final. 2. Serviços de assessoria e consultoria Os serviços de assessoria e consultoria consistem em serviços efetuados por solicitação específica, de caráter consultivo e destinados a apoiar a gestão na concretização dos objetivos da Instituição. Dos trabalhos realizados destacam-se: Monitorização das recomendações do processo de inquérito 11/2014; Elaboração da estrutura da matriz de riscos e controlo da ULSM; Avaliação da informação da ULSM disponível no portal do SNS; Análise de relatório de auditoria ou de inspeção de entidades externa; Proposta de alteração do circuito de devolução de medicamentos dos serviços; Análise casos sobreposição de horas de trabalho n/e/p com produção adicional; Análise do pagamento de consultas domiciliárias sem presença do doente; Colaboração com vários serviços na elaboração da matriz de riscos de gestão; Elaboração da estrutura da matriz de riscos e controlo da ULSM; 7
Verificação das nomeações das Comissões de apoio ao CA; Desenho do circuito interno de divulgação de ofertas na Plataforma de Comunicações - Transparência e Publicidade; Elaboração de pareceres por solicitação do Conselho de Administração. 3. Serviços especiais de investigação Estes serviços consistem na investigação independente e cujas conclusões assentam em factos apurados e avaliados. São serviços solicitados pelo Conselho de Administração e que e não se enquadram nos serviços de avaliação. Durante o ano de 2016 a Auditora Interna foi nomeada Instrutora de 2 processos de inquérito. 4. Comunicação interna de irregularidades De acordo com o artigo 4º do regulamento de comunicação interna de irregularidades, após a receção o Auditor Interno efetua uma confirmação inicial, com base nos factos apresentados na comunicação de irregularidades, sobre a existência de fundamentos suficientes para dar origem a um processo de investigação interno e ainda deve apresentar ao Conselho de Administração um relatório com os factos apurados e propor medidas. Durante o ano de 2016 foram rececionadas três comunicações de irregularidades sobre a organização e funcionamento da ULSM, EPE apresentadas por trabalhadores. A confirmação inicial, feita pela Auditora Interna, demonstrou haver indícios suficientes para a abertura de dois processos de inquérito. 5. Documentos elaborados Durante o ano o SAI elaborou de vários documentos e relatórios dos quais se destacam: Código de Conduta Ética da ULSM; O Despacho n.º 9456-C/2014 define o enquadramento de princípios orientadores para a elaboração do Código de Conduta Ética dos serviços e organismos do Ministério da Saúde. De acordo com as orientações deste Despacho elaborou-se o Código de Conduta Ética que reflete os valores fundamentais e os princípios estruturantes que devem ser adotados pelos 8
profissionais da ULSM, e clarifica as normas de conduta que os mesmos devem prosseguir nas suas relações profissionais, bem como nas relações estabelecidas com terceiros, nomeadamente com os utentes. Relatórios de execução financeira; O Despacho n.º 7709-B/2016, de 8 de junho, do Gabinete do Secretário de Estado da Saúde determina que todos os serviços e organismos dependentes ou tutelados pelo membro do Governo responsável pela área da saúde, incluindo as entidades públicas empresariais, devem remeter ao Ministro da Saúde, através da Administração Central do Sistema de Saúde, I. P., relatórios trimestrais, elaborados pelo respetivo Auditor Interno, respeitantes à execução financeira no trimestre anterior. Para responder a esta determinação a Auditora Interna elaborou os relatórios de execução financeira do segundo e terceiros trimestres de 2016. Relatório de execução financeira do segundo trimestre de 2016 Conclusões A análise da performance da ULSM no 2º semestre de 2016 apresentada ao longo do relatório permitiu retirar as seguintes conclusões: A execução orçamental em junho de 2016 fixou-se, aproximadamente, 4% abaixo do previsto e os proveitos totais aumentaram 3,9% face ao período homólogo, registando uma execução orçamental de 1,45% acima dos valores estimados para o período em análise. Com referência a junho de 2016, o ativo líquido aumentou cerca de 54 M, comparativamente com o ano de 2015 No que respeita ao passivo, quando comparado com o final do ano transato, aumentou aproximadamente 60 M. Em relação ao 1º trimestre, a dívida total teve um aumento de 5,6% e os pagamentos em atraso aumentaram 6,7%. Em sentido contrário, verifica-se uma redução de 17,9% no total da dívida vincenda. O total da dívida vencida até 180 dias reduziu 2%, assim como até aos 720 dias, aqui com uma diminuição de 14%. No 2º trimestre de 2016 o prazo médio de pagamento fixou-se nos 310 dias, 16 dias acima do semestre anterior e 5 dias acima do semestre homólogo. O modelo de financiamento não é adequado à realidade da ULSM e, por isso, para assegurar a continuação da prestação dos cuidados de saúde à população que serve, o cálculo dos fundos disponíveis não está de acordo com o previsto no referido normativo devido ao problema crónico de subfinanciamento, identificado pelo Conselho de 9
Administração e reconhecido pela Tutela Esta situação, que é preocupante, pode vir a dar origem a eventual responsabilidade financeira, pelo que o Conselho de Administração deverá de continuar a desenvolver todos os esforços perante as entidades tutelares por forma a salvaguardar os interesses da ULSM. Relatório de execução financeira do terceiro trimestre de 2016; Conclusões A análise da performance da ULSM no 3º semestre de 2016 apresentada ao longo do relatório permitiu retirar as seguintes conclusões:.o grau global de execução orçamental da despesa no 3º trimestre de 2016 fixou-se nos 81% e assim como a execução da receita está também nos 81%. Com referência a setembro de 2016, o ativo líquido aumentou cerca de 77 M, comparativamente com o ano de 2015. O passivo, quando comparado com o final do ano transato, aumentou cerca de 88,2M, Em relação ao 2º trimestre, a dívida total teve um aumento de 0,9% e os pagamentos em atraso aumentaram 6,6%. Em sentido contrário, verifica-se uma redução de 9,5% no total da dívida vincenda e a dívida vencida até 90 dias reduziu 11,2%, comparativamente com o 2º trimestre de 2016. A comparação com o período homólogo, 3º trimestre de 2015, mostra um aumento dos pagamentos em atraso na ordem dos 64,4% e um acréscimo do total da dívida de 21,3. Estas variações devem-se à redução do financiamento em 10 M, ao aumento dos custos com o pessoal e ainda ao facto de em agosto de 2015 a ULSM ter recebido 9,7M com o objetivo de reduzir o valor das dívidas. No 3º trimestre de 2016 o prazo médio de pagamento fixou-se nos 321 dias, 11 dias acima do semestre anterior e 24 dias acima do semestre homólogo. O modelo de financiamento não é adequado à realidade da ULSM e, por isso, para assegurar a continuação da prestação dos cuidados de saúde à população que serve, o cálculo dos fundos disponíveis não está de acordo com o previsto no referido normativo devido ao problema crónico de subfinanciamento, identificado pelo Conselho de Administração e reconhecido pela Tutela Esta situação, que é preocupante, pode vir a dar origem a eventual responsabilidade financeira, pelo que o Conselho de Administração deverá de continuar a desenvolver todos os esforços perante as entidades tutelares por forma a salvaguardar os interesses da ULSM. 10
Relatório de controlo interno; Da análise dos procedimentos instituídos e tendo em consideração os pontos fortes e os pontos fracos identificados na avaliação realizada ao sistema de controlo interno, nas áreas identificadas, concluiu-se que a legalidade e regularidade na elaboração e execução dos documentos orçamentais, financeiros e contabilísticos estão salvaguardadas. Também se verifica que estão implementadas normas e procedimentos que visam a qualidade de todas as atividades desenvolvidas na ULSM e a salvaguarda do património. Os métodos e procedimentos de controlo interno instituídos garantem a segregação de funções, a legalidade e a regularidade das operações administrativas e contabilísticas. As fragilidades identificadas não comprometem a robustez do sistema de controlo interno que tem por base um adequado sistema de gestão de risco, um sistema de comunicação de irregularidades, políticas antifraude e de conflito de interesses. Relatório de monitorização do PGRCIC. A monitorização realizada ao Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas (PRGCIC) identifica na totalidade 68 eventos para os quais existem definidos 110 controlos, distribuídos pelas áreas previstas no plano, conforme se ilustra no gráfico a seguir apresentado. Da análise efetuada ao grau de implementação das medidas definidas como sendo adequadas para mitigar os riscos associados aos 68 eventos, conclui-se que 91% dos mecanismos de controlo estão implementados pelos responsáveis das áreas respetivas. Refira-se que para cada evento foram desenhados, em média, 1, 62 controlos. Conclui-se, ainda, que as ações não implementadas têm uma criticidade baixa e não comprometem o adequado controlo dos riscos associados aos eventos identificados no plano, isto porque os riscos estão mitigados por controlos adicionais. O grau de implementação das medidas de controlo interno é satisfatório e para tal contribuiu, em larga medida, o facto de os responsáveis pelas respetivas áreas reconhecem o plano de gestão de risco como um elemento importante para identificarem e mitigarem riscos inerentes às suas atividades. Verificou-se que o grau de implementação dos mecanismos de controlo é satisfatório e após a monitorização efetuada, conclui-se que o plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas está adequado aos riscos identificados. No entanto, sendo a ULSM uma organizações dinâmica a atuar em ambientes dinâmicos, o plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas deve ser revisto: anualmente, sempre que se verifiquem alterações na instituição e/ou no meio em que está inserida, desde 11
que estas alterações provoquem novos eventos, sempre que se verifique que os riscos/controlos não estão devidamente avaliados e sempre que sejam identificadas oportunidades de melhoria. O SAI também colaborou na elaboração de outros relatórios institucionais, concretamente: Governo Societário; Princípios de Bom Governo; Acesso a Cuidados de Saúde. 6. Outros serviços prestados Neste ponto são considerados outros serviços prestados pelo SAI, nomeadamente: Acompanhamento de auditorias realizadas por entidades externas; Verificação da implementação de recomendações efetuadas por entidades externas; Colaboração com a ACSS, GCCI, ARSN e IGAS; Júri do procedimento concursal do CHTS; Orientação de estágio curricular; Acompanhamento dos abates/destruição de materiais, medicamentos e imobilizado, realizados ao longo do ano; Monitorização das recomendações do processo de inquérito 11/2014; Apoio na elaboração de procedimentos internos; Avaliação de procedimentos internos fora do âmbito das auditorias realizadas; Avaliação, disponibilização e monitorização da informação do Portal do SNS relativa à ULSM. 7. Formação profissional contínua A atividade do SAI é realizada de acordo com as Normas Internacionais para a Prática Profissional de Auditoria Interna e o Auditor Interno é responsável por estar em conformidade com as referidas Normas. As práticas recomendadas, concretamente a PR 1230-1: Formação Profissional Contínua determina que os auditores internos devem aperfeiçoar os seus conhecimentos e outras competências através do 12
desenvolvimento profissional contínuo. Este desenvolvimento profissional inclui, entre outos, seminários, participação em conferências, formações e autoestudo. Em 2016, a Auditora Interna realizou as seguintes atividades de formação e outras com o objetivo de adquirir ou aperfeiçoar competências profissionais: Formação de em contratação pública (3 dias); Formação NP EN ISO 9001:2015 (1 dia); Encontro de Auditores Interno da Saúde (1 dia); Sessão promovida pelo Tribunal de Contas e realizada por uma equipa do Conselho de Prevenção da Corrupção sobre o plano de prevenção de riscos de gestão, incluindo os riscos de corrupção ; Palestra A Fraude no Serviço Nacional de Saúde: Casos de Estudo Sessão sobre O Novo Regulamento Europeu de Proteção de Dados e a Agenda da Saúde no Norte. 13
Conclusão O SAI realizou 6 trabalho de avaliação os quais asseguraram uma cobertura total de 10,25% da despesa prevista no orçamento da ULSM para o ano de 2016, o que corresponde ao valor controlado, amostra efetiva, de 11.607.238. Devido à escassez de recursos humanos somente foi realizado trabalho de avaliação nas áreas de recursos humanos, operações e logística e gestão financeira. O plano anual de auditoria interna previa a realização de trabalhos de avaliação nas áreas de registo da produção, cumprimento das deliberações do Conselho de Administração, taxas moderadoras, operações e logística, recursos humanos e gestão financeira. Na área dos serviços de assessoria e consultoria foram efetuados mais de 12 trabalhos, todos eles por solicitação do Conselho de Administração. A Auditora Interna foi nomeada para Instrutura de dois processos de inquérito e realizou a confirmação inicial de 3 comunicações interna de irregularidades, tendo 2 delas dados origem a processos de inquérito. Foram elaborados vários documentou ou relatórios, fora do âmbito dos trabalhos de avaliação, dos quais se destacam o Código de Conduta Ética, os relatórios de execução financeira do segundo e terceiros trimestre, o relatório de controlo interno e a monitorização do Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e de Infrações Conexas. Também colaborou na preparação de outros 3 relatórios, por solicitação do serviço. Foram, ainda, realizados outros trabalhos pelo SAI dos quais se destaca o acompanhamento de auditorias realizadas por entidades externas e a verificação da implementação de recomendações efetuadas, por essas mesmas entidades, o acompanhamento dos abates/destruição de materiais, medicamentos e imobilizado, realizados, a avaliação de procedimentos internos, fora do âmbito das auditorias realizadas, e avaliação, disponibilização e monitorização da informação do Portal do SNS relativa à ULSM. Destaca-se, ainda, o apoio na elaboração de procedimentos internos e a monitorização das recomendações do processo de inquérito 11/2014. Para garantir que a atividade do SAI é realizada de acordo com as Normas Internacionais para a Prática Profissional de Auditoria Interna, concretamente em relação à formação contínua, a Auditora Interna frequentou ações de formação, assistiu a palestras e conferências por forma a aperfeiçoar os seus conhecimentos e outras competências. 14
Serviço de Auditoria Interna 2