Sejam Bem-vindos SECRETÁRIOS Sejam Bem-vindos ao Treinamento da Equipe dos Secretarios para o Ano Rotario 2016/2017 Distrito - 4540
Casal Governador Cidinho e Conceição com o Pres. De RI John Germ.
Lema do RI
Secretarios Distritais: Gilton Nogueira de Almeida Jesuley Lopes e Sebastião Alves de Jesus (Cuim)
FUNÇÕES BÁSICAS DO SECRETÁRIO O secretário após ser nomeado pelo presidente entrante deverá acompanhar o secretário que está na ativa para tomar conhecimento da secretaria do clube. Quando eleito deverá tomar posse de toda a documentação do clube, inclusive estatuto e regimento interno.
REUNIÃO ORDINARIA NA REUNIÃO ORDINÁRIA O SECRETARIO DEVE SER O: Primeiro a chegar com 30 a 40 minutos antes do início da reunião.
LISTA DE PRESENÇA DO CLUBE O secretario DEVE ESTAR COM: 1) Formulário com os nomes dos sócios do clube para assinarem a presença. 2) Formulário para companheiros/as de cada clube visitante. (Rotary, Rotaract - Interact e Casa da Amizade, filhos de Companheiros, Palestrantes homenageados, e convidados. 3) No verso poderá fazer a Ata da reunião;
DATAS COMEMORATIVAS E EFEMÉRIDES Elaborar uma planilha com datas comemorativas e efemérides, as datas de aniversário da família rotária do seu clube, entregar ao diretor de companheirismo, para que o mesmo divulgue na Tribuna, e auxiliar o Presidente nas homenagens de aniversario do companheiro ou companheira.
CORRESPONDÊNCIA Função do Secretário: Responder às correspondências recebidas ou e-mails e Wat. Zap. Ler durante a reunião todas as correspondências recebidas e expedidas, inclusive visitas de companheiros a outros Clubes. Controlar as faltas e recuperações dos companheiros. Ex: 14 dias antes e 14 após, para o registro da recuperação. Anotar as visitas extras do companheiro para serem premiados no final da gestão.
ATA DA REUNIÁO Anotação dos assuntos tratados na reunião, registrando o nome dos presentes que fizeram parte da mesa dos Trabalhos. FINAL DA REUNIÃO Arquivar os formulários juntamente com a ata da reunião.
TRABALHO EM CONJUNTO. PROCURAR TRABALHAR EM CONJUNTO COM O PRESIDENTE TESOUREIRO E PROTOCOLO. Solicitar que todos participantes da reunião passe pela mesa da secretaria, para que seja registrada a sua presença, evitando que seu nome não seja mencionado pelo protocolo.
MÉDIA DA PRESENÇA DOS COMPANHEIROS NA REUNIÃO
R E L A T Ó R I O POSSE DESTE CONSELHO AR: 2015/2016 EM 01 DE JULHO DE 2.015 M E S D E F E V E R E I R O D E 2 0 1 6 SÓCIO D E S Ó C I O E F R E Q U E N C I A M E N S A L 1a.REUN 03.02.16 2a.REUN 10.02.16 3a.REUN 17.02.16 4a.REUN 24.02.16 5a.REUN 00.00.00 FREQ. P/ SOCIO ORD/ASS ORD/ASS ORD/ASS ORD/ASS ORD/ASS 0% 1 ALAN JONES FERNANDES 11,11 11,11 11,11 11,11 0,00 4444% 4444% 100% 2 CARLOS ALBERTO SILVA DE ALMEIDA JR. 0,00 0,00 11,11 11,11 0,00 2222% 6666% 100% 3 GILTON NOGUEIRA DE ALMEIDA 11,11 11,11 11,11 11,11 0,00 4444% 11110% 100% 4 MATEUS DOS SANTOS 0,00 11,11 11,11 11,11 0,00 3333% 14443% 100% 5 MILTON FERREIRA GOMES FILHO-PRESIDENTE 11,12 11,12 11,12 11,12 0,00 4448% 18891% 100% 6 NELSON ALVES DE OLIVEIRA 11,11 11,11 11,11 11,11 0,00 4444% 23335% 100% 7 OSCAR MANFRIM 11,11 11,11 11,11 11,11 0,00 4444% 27779% 100% 8 WANDERLEY APARECIDO VARRICHIO 11,11 11,11 11,11 11,11 0,00 4444% 32223% 100% 9 ZORAIDE VIOTTI MARIA 0,00 0,00 11,11 11,11 0,00 2222% 34445% 100% 10 0% 34445% 0% 34445% 0% 34445% 0% 34445% 0% 34445% 0% 34445% 0% 34445% SOCIOS HONORARIOS DISPENSADOS DE FREQUENCIA. 34445% 1 JOSÉ LUIZ MARIA - 04/07/2007 0% 34445% 2 MARCIO APAR. LOPES - 09/07/2008 0% 34445% 3 OSVALDO PONTES - 17/04/2013 0% 34445% 4 MARIA CONC. DE T. PONTES - 17/04/2013 0% 34445% 5 CLOVIS VASSIMOM JUNIOR - 15/05/2013 0% 34445% 6 MARINA CELIA B. VASSIMON - 15/05/2013 0% 34445% 7 ANTONIO JOSÉ SADER - 02/07/2014 0% 34445% 8 ANA CLAUDIA PONTES SADER-02/07/2014 0% 34445% 9 ANTONIO PAULO ARAUJO - 15/04/2015 0% 34445% 10 MARCIA REG. CONSOLETE ARAUJO-15/04/15 0% 34445% 0% 34445% TOTAIS DA FREQUENCIA.. 6667% 7778% 10000% 10000% 0% 8611% COM P.100 % 09 Comp. 100%
FREQUÊNCIA MENSAL Informação para Distrito: Passar relatório da freqüência mensal: Entrar no site do Distrito com a senha do Secretário, digitar o nome do Clube, O numero de reuniões realizadas, O número de companheiros homens e mulheres, O nome do responsável pela informação (SECRETÁRIO) e a porcentagem da freqüência mensal (15 dias após a última reunião). Se houver cancelamento de Reunião, informar o motivo.
DISPENSA DE FREQUENCIA Os critérios para dispensa de freqüência devem cumprir ao disposto no Estatuto prescrito para Rotary Club. Seção 3 (b) a soma da idade do Rotariano(a) e do número de anos em que foi associado de um ou mais clubes totalizar pelo menos 85 anos e, além disso houver notificado o secretario do clube, por escrito, de que deseja tal dispensa e o conselho diretor ter concordado com isso.
Duração valida para reunião Seção 1- Dispositivos gerais: Todo associado deve comparecer às reuniões ordinárias deste clube. O associado recebera crédito de freqüência se estiver presente pelo menos 60% da reunião, ou se estiver presente e inesperadamente tiver que se retirar e subsequentemente comprovar satisfatoriamente ao conselho deste clube que essa ação foi necessária, ou se recuperar sua ausência conforme prescrito.
LICENÇA DE DISPENSA Os Clubes devem informar seus associados sobre os dispositivos para concessão de licença de dispensa temporária, conforme estipulado em seu Regimento Interno. (Cod, Norm.Rotary 7070)
DISPENSA DE FREQUENCIA Ressaltamos que o associado que se encaixe nessa categoria continua ativo na base de dados do RI e inclusive pagante das quotas semestrais. Isenção de taxas do Clube e Distrito serão aprovadas ou não a criterio dos mesmos.
REVISTA ROTARY BRASIL No inicio da gestão, o Secretário deve enviar uma correspondência para Revista Rotary Brasil, informando o número de companheiros do Clube, para recebimento da revista. O pagamento da revista é bimestral, e cabe ao Tesoureiro efetuá-lo na data do seu vencimento.
REUNIÃO DE CONSELHO Anotar os companheiros presentes, e todos os assuntos discutidos. Programação da reunião mensal. Constar em ata. Fazer a leitura para os demais companheiros na próxima reunião ordinária.
ASSEMBLÉIA GERAL ORDINÁRIA. Uma reunião trimestral conforme manual de procedimento, a critério do Presidente ou por solicitação de qualquer companheiro do clube, para serem discutidos problemas internos do Clube. Obs. Nesta assembléia participa somente os companheiros do Clube, ou seja sem visitante
03 REUNIÒES FESTIVAS NO ANO Posse do Presidente e seu conselho Diretor Aniversário do Clube Visita oficial do Casal Governador Enviar os convites com antecedência mínima de 15 dias, e se possível solicitar a confirmação do recebimento do mesmo e da sua presença na reunião. Montar junto com o Presidente e o protocolo a pauta da reunião.
Formulários para assinatura dos companheiros presentes, para Clubes visitantes, autoridades rotárias, autoridades municipais, outros Clubes de ideal, convidados Damas da Casa da Amizade, filhos de companheiros. Colaborar com o protocolo na formação da mesa Diretora dos Trabalhos.
Cartão de visita para os companheiros de outros Clubes presentes. Para facilitar o trabalho do Secretário, recomenda-se trabalhar com 03 ou 04 ajudantes de acordo com o tamanho da festiva, para um bom andamento e não atrasar o início marcado para reunião.
ATA DA TRANSMISSÃO DE POSSE Mencionar todos os assuntos tratados durante esta reunião, desde a formação da mesa Diretora, entregas de mimos, premiação aos companheiros e Damas da Casa da Amizade (100% ou acumuladas), a transmissão de cargos com a passagem do Pin, entre o Presidente do Rotary e da Presidente da Casa da Amizade. Qualificar todos os dirigentes do novo quadro do Conselho Diretor, mencionando nome completo, número do RG, CPF/MF, estado civil, profissão e endereço. Obs: Esta ata deverá ser registrada no Cartório de Registro de Imóveis da Comarca do seu município.
PER CAPITA DE RI Conferir o relatório do Rotary International, se realmente está compatível com o número de sócios do Clube, preencher de acordo com o dólar rotário do mês, e entregar para o Tesoureiro do Clube remeter o pagamento, seja via Doc, cheque nominal ou através de boleto bancário extraído do site do RI. (NOS MESES DE JULHO E JANEIRO).
ARQUIVO DO CLUBE. OUTROS SERVIÇOS DA SECRETÁRIA. ALTERAÇÃO NO QUADRO SOCIAL. (BAIXA OU ADMISSÃO) FORMULÁRIO DE NOTIFICAÇÃO DE MUDANÇA DE COMPANHEIRO. (DE CIDADE, DE TRABALHO, OU DE PROFISSÃO). MANTER ATUALIZADA A LISTA DE CLASSIFICAÇÃO DE VAGAS E OU PREENCHIDAS DO CLUBE, PARA QUE O PRESIDENTE DA COMISSÃO DE ADMISSÃO DE NOVOS SÓCIOS POSSA SABER PROCURAR NA COMUNIDADE A CLASSIFICAÇÃO AINDA NÃO PREENCHIDA.
CONFERENCIA DISTRITAL CONFORME MANUAL DO SECRETARIO, ACONSELHA SE: ASSIM COMO O PRESIDENTE DO CLUBE, O SECRETÁRIO DEVERA PARTICIPAR DA CONFERENCIA DISTRITAL. O PROPOSITO DO ENCONTRO É PROMOVER OS PROGRAMAS ROTARIOS ATRAVES DE COMPANHEIRISMO, PALESTRAS INSPIRADORAS E DEBATES.
CONVENÇÃO INTERNACIONAL O CLUBE DE ACORDO COM O NUMERO DE SOCIOS, RECEBERA UM CERTIFICADO DE CREDENCIAIS PARA CADA DELEGADO VOTANTE. DEVERA SER PREENCHIDO COM TODOS OS REQUISITOS CONFORME MANUAL DO SECRETARIO, E ENTREGAR PARA CADA DELEGADO, QUE DEVERA APRESENTAR À COMISSÃO DE CREDENCIAIS NO LOCAL DA CONVENÇÃO.
Fabiane Ostanel Sampaio Secretaria Administrativa 016-3421-9030 SECRETARIA DO DISTRITO secretaria@rotary4540.com.br Gabrielle Machado Secretaria Administrativa 016-3421-9033 Yep@rotary4540.com.br Rua Cel Luis da Silva Batista No. 285 Cep.14020-570 Ribeirão Preto SP.
SECRETARIOS DISTRITAIS GILTON NOGUEIRA DE ALMEIDA Secretario Distrital 016-3953.3386-9.9204.4392 giltonrotary@gmail.com JESULEY LOPES Secretario Distrital 016-3668-1599 aparecidoalegria@bol.com.br SEBASTIAO DE JESUS ALVES - CUIM Secretario Distrital 016-9.97155603 ribram@ribram.com.br RENATO STUCKI Secretario Distrital 016-9.9172.9819 rstucki1@uol.com.br Rua Cel Luis da Silva Batista No. 285 Cep.14020-570 Ribeirão Preto SP.
Escritório do RI no Brasil Celso Fontanelli Gerente celso.fontanelli@rotary.org Débora Watanabe Supervisora Suporte a Clubes e Distritos debora.watanabe@rotary.org Edílson Gushiken Supervisor Fundação Rotária edilson.gushiken@rotary.org Carlos Afonso Supervisor Financeiro carlos.afonso@rotary.org Clarita Urey Coordenadora Departamento de Publicações clarita.urey@rotary.org
Escritório do RI no Brasil Rotary International Brazil Office - RIBO Informações Úteis Horário de Funcionamento: de segunda à sexta, das 08:00 às 12:00 13:00 às 17:00. Rua Tagipuru, 209-01156-000 São Paulo, SP Fone: (11) 3826-2966 Fax: (11) 3667-6575 Homepage: http://www.rotary.org.br
LEMBRETE IMPORTANTE AO SECRETÁRIO O SECRETÁRIO É O BRAÇO DIREITO DO PRESIDENTE, É A MOLA MESTRE DO CLUBE, O SEU TRABALHO COM CARINHO E DEDICAÇÃO REFLETIRÁ NO SUCESSO DO SEU CLUBE DURANTE O ANO ROTÁRIO.
Muito obrigado pela participação!