ATIVIDADES DA ASSESSORIA ANTES DO EVENTO Reunião inicial para identificação do perfil, expectativas, previsão de investimento e coleta de dados (preenchimento do Check-list). Preenchimento de questionário contendo informações necessária e importantes sobre o evento. Esclarecimento de dúvidas desde o fechamento do contrato até a data do evento. Agendamento de reuniões sempre que solicitado ou necessário para detalhamento do evento, entrega das cópias dos contratos fechados, esclarecimento de dúvidas e outros detalhes. Confirmação junto aos padrinhos, damas e pajens do horário de chegada a Cerimônia. Visita antecipada para conhecimento, apresentação ao celebrante do programa para averiguação das músicas escolhidas. Ensaio com os noivos, pais, damas e pajens de acordo com a disponibilidade da igreja, dos noivos e demais envolvidos no cortejo, bem como orientação a todos os envolvidos a respeito dos horários e regras a seguir.
Com 15 dias de antecedência, os noivos deverão apresentar as informações necessárias para a elaboração do programa para a cerimônia do casamento (de acordo com as normas da igreja) tais como: nome e papel de todos que participarão do cortejo, nome das músicas para cada entrada, bem como os números de telefones de todos os profissionais envolvidos no evento. Os noivos deverão fornecer cóia dos serviços contratados para que possamos fazer um bom acompanhamento. CERIMÔNIA Chegada da equipe do e cerimonial ao local com 01h30min de antecedência para que seja Feito a conferência de toda decoração contratada (tipo de flores, tapete, genuflexório, quantidade de arranjos e velas), vistoria completa do local (limpeza, iluminação, banheiros, etc.). Reservar a vaga para o carro da noiva. Confirmação da pontualidade de chegada no local de todos os profissionais contratados (fotógrafos, cinegrafistas, músicos, celebrante, decorador, etc). Conferir todas as músicas junto aos músicos, quantidade e tipo de instrumentos contratados e definição do sinal para o início da cerimônia, início e término de todas as músicas. Reservar assentos para os pais, padrinhos, damas e pajens. Entrega do programa do casamento ao celebrante e aos profissionais contratados p/acompanhamento. Recepcionar os convidados. Em caso de chuva, serão usadas sombrinhas grandes para ajudar o acesso dos convidados no local. Receber e etiquetar todos os presentes entregues ao cerimonial. Verificar onde estão as alianças e o bouquet da noiva. Colocar flores nas lapelas (flores por conta dos noivos).
Receber a noiva no carro e organizar a sua entrada. Posicioná-la da forma correta, arrumar seu vestido, cauda, véu e posicionar o bouquet e orientar o seu acompanhante. Autorizar o início da cerimônia, sempre em sintonia total com os músicos. Na chegada ao altar, orientar aos envolvidos no cortejo os locais para se assentarem, segurar o bouquet da noiva posicionando-o para fotos ou entregá-lo para a mãe. Auxiliar, se necessário, na subida e descida dos degraus, arrumar seu vestido, cauda e véu. Assessoria, organização e coordenação de todos os momentos especiais, como altar, troca de alianças, música, colher assinaturas. Assessoria total durante a cerimônia, organizar e coordenar todos os momentos especiais como altar, troca de alianças, música, colher assinaturas de padrinhos no altar (se houver) ou nos bancos, distribuir convites para recepção, distribuir lenços de papel, auxiliar a noiva em todos os momentos que se deslocar, recolher suas luvas e arrumar seu vestido. Organizar e coordenar fotos dentro da igreja com familiares e padrinhos se necessário. Entregar convites para recepção, se necessário. Organizar o cortejo de saída. Receber os noivos ao final do tapete na saída da igreja e acompanhá-los até a entrada no carro ou até o local dos onde receberão os cumprimentos. Organizar a fila para cumprimentos com colunas decoradas. Distribuir lembrancinhas Assessorar totalmente a sessão de fotos. Conferir junto com a pessoa designada pelos noivos, os presentes e todos os pertences que estiverem em nosso poder (Ex.: cauda, luvas e bouquet da noiva, bíblia, almofada e bouquets das damas, sobras de lembrancinhas, etc.). Após a conferência, tudo será levado até o carro pela equipe do cerimonial. O evento é coordenado pelo cerimonial até o final, acompanhando os noivos até a entrada no carro.
RECEPÇÃO A equipe do cerimonial juntamente com o conferente permanecerá no local do evento até o final da festa e conclusão do serviço de conferência. Controle de portaria junto com o segurança e porteiro local e como proceder no caso de convidados sem o convite individual, conforme préacordo com os noivos. Orientá-los também para que se faça a soma de todos os convites individuais recebidos para constar no laudo de conferência o número correto de convidados que estiveram presentes no evento. Verificação do funcionamento geral e orientação para os mesmos, conforme planejado (iluminação, limpeza, música, decoração e demais serviços contratados). Reservar a vaga para o carro dos noivos. Reservar mesas para os familiares dos noivos (pais). Solicitar ao maitre a preparação da sala VIP para a chegada dos noivos onde irão lanchar Receber os noivos e conduzi-los até a sala VIP. Recolhimento do bouquet da noiva. Recepção dos convidados na entrada do salão. Coordenar a entrada dos noivos no salão. Assessorar a sessão de fotos com os noivos, pais, avós, damas e padrinhos, etc. Distribuição (se houver) de lembranças especiais para os pais e padrinhos. Solicitar ao maitre que providencie as taças e champanhe para o brinde bem como a espátula para o corte do bolo. Receber presentes, etiquetá-los e guardá-los em local seguro. Guardar em local seguro todos os pertences pessoais dos noivos (bouquet, véu, cauda, paletó, etc). Acomodação dos convidados dentro da disponibilidade de assentos.
Orientar os músicos ou DJ quanto ao horário e músicas para os momentos especiais (entrada dos noivos no salão, abertura da boate, dança dos noivos, etc). Distribuição de brindes aos convidados (pulseiras de néons, gravatas, boás, óculos, etc). Orientar o serviço de limpeza dos toaletes (feminino e masculino). Encaminhar ao carro da família ou responsável, pertences pessoais dos noivos e presentes. Assessorar os noivos, pais, convidados e contratados durante toda recepção, conduzindo para que tudo corra perfeitamente. Verificação do bom funcionamento do evento como um todo. CONFERÊNCIA INICIAL E FINAL DE TODOS OS SERVIÇOS CONTRATADOS O conferente deverá chegar ao local da recepção com no mínimo 2 horas de antecedência, uniformizado, munido de um laudo de conferência inicial e final com base nos contratos fornecidos pelos noivos de prestação de todos os serviços contratados e, permanecerá no evento até a conclusão da conferência final. Vistoria do local juntamente com o responsável do salão para certificar limpeza, bom estado das instalações. Conclusão dos serviços do buffet, juntamente com o maitre/coordenador e a pessoa designada pelos noivos para conferência minuciosa de bebidas, sobras, quebras, material desaparecido, material emprestado à família, queima de toalhas por cigarro ou similar, danos aos móveis, e demais detalhes onde tudo será registrado no laudo de conferência. A conferência será feita juntamente com o responsável por cada serviço (Ex.: buffet, decoração, som, etc.). Deverá constar no laudo de conferência o número correto de convidados que estiveram presentes no evento.
Informação dos fatos relevantes do evento a um responsável designado pelos noivos. O laudo de conferência será feito em 3 vias, sendo uma para os Noivos, Contratado e Cerimonial. Ao final do evento o conferente levará as sobras, se houver, juntamente com os presentes no carro da pessoa designada pelos noivos.