PLANO DE CONTINGÊNCIA GRIPE PANDÉMICA (H1N1) 1. INTRODUÇÃO Os organismos internacionais e as autoridades nacionais de saúde vêm alertando a sociedade e as empresas para a ameaça duma possível pandemia de gripe recomendando a preparação de planos de contingência. Uma das consequências da pandemia, se vier a acontecer, será o elevado nível de ausências ao trabalho que provocará e consequente perturbação no normal desenvolvimento das actividades. No caso da AIRC, tanto o desenvolvimento de soluções informáticas, como a prestação de serviços de suporte e consultoria - dos quais dependem, em grande medida, a maioria dos nossos Clientes e Associados poderão, perante o quadro e cenários que se afiguram, ser condicionadas. A resposta a esta ameaça passa pela definição dum Plano de Contingência orientador da actuação a seguir pela AIRC numa situação de gripe pandémica. 2. OBJECTIVO O presente Plano de Contingência pretende antecipar e gerir o impacto duma eventual situação de gripe pandémica nos colaboradores e nas actividades da AIRC, visando: 1. Preparar a resposta operacional para minimizar as condições de propagação da pandemia e manter os serviços essenciais em funcionamento; 2. Definir a estrutura de decisão e de coordenação na AIRC; 3. Preparar resposta às necessidades de notificação e comunicação, para o interior e para o exterior da AIRC (Plano de Comunicação); 4. Preparar o restabelecimento da situação e actividade normais, tão rápido e seguro quanto possível. AIRC Plano de Contingência Gripe Pandémica 1/7
3. PRESSUPOSTOS A ocorrência duma Pandemia é imprevisível, mas a acontecer as entidades de saúde antevêem que possam ser afectadas parcelas significativas da população, provocando rupturas significativas nos domínios social e económico. Na elaboração do Plano foram considerados os três pressupostos seguintes, que serão tomados como referência na AIRC: 1. Assegurar os serviços essenciais a um nível equivalente ao normal esperado (expectativas dos clientes); 2. Período crítico de duração da situação de pandemia de 12 semanas; 3. Até 40% dos colaboradores poderão estar ausentes por períodos de cerca de duas semanas (taxa de ausência ao trabalho num período de tempo em que o trabalhador era suposto estar a trabalhar). 4. FASES DA GRIPE PANDÉMICA Os Momentos para a implementação das medidas preconizadas no Plano são determinados pela Direcção/Coordenação da AIRC, tomando como referência as indicações que vierem do Plano de Contingência Nacional, das autoridades ou das entidades nacionais de saúde. Para cada fase serão definidas directivas para a execução do Plano e sua avaliação. Todos os planos específicos serão alvo de permanente revisão e actualização, de acordo com as fases evolutivas da actividade gripal. A Organização Mundial de Saúde (OMS) considera as seguintes fases na evolução da gripe pandémica. AIRC Plano de Contingência Gripe Pandémica 2/7
PERÍODO PRÉ-PANDÉMICO FASE 1 Não foram detectados novos subtipos de vírus de gripe. Se foram identificados em animais, o risco de infecção para o homem é considerado baixo. FASE 2 Não foram detectados novos subtipos de vírus de gripe em humanos. Contudo a existência de um novo subtipo de vírus em circulação em animais aumenta o risco de doença para os humanos. NÍVEL DE ALERTA RESPOSTA Espera (Stand-by) PERÍODO DE ALERTA PANDÉMICO FASE 3 FASE 4 FASE 5 FASE 6 Período de Alerta Ocorreram infecções em humanos com um novo subtipo de vírus, mas não transmissão pessoa a pessoa, ou aconteceram em casos muito raros devido a grande proximidade. Risco Elevado Pequenas bolsas com transmissão pessoa a pessoa limitada, de difusão muito localizada, sugerindo que o vírus não está bem adaptado a humanos. Pandemia Iminente Largas bolsas, mas com transmissão pessoa a pessoa ainda localizada, sugerindo que o vírus está a adaptar-se cada vez melhor a humanos. Pandemia Transmissão crescente e sustentada na população em geral. Elevado Severo 5. ACTIVAÇÃO DO PLANO 5.1 Cadeia de Gestão A gestão da situação de eventual pandemia justifica a criação de um Gabinete de Coordenação de Crise (GCC), constituído por representantes da Direcção (2) e da Coordenação (2) da AIRC. No impedimento dos representantes efectivos, deverá ser imediatamente designado um suplente respeitando a hierarquia existente. AIRC Plano de Contingência Gripe Pandémica 3/7
5.2 Gabinete de Coordenação de Crise (GCC) Compete ao GCC: Decidir sobre a gestão estratégica face ao evoluir da situação; Coordenar as actuações ao nível geral; Obter e consolidar a informação das diferentes áreas operacionais da AIRC; Designar os interlocutores das diferentes áreas de actividade da AIRC; Conduzir o processo de comunicação externa com os respectivos colaboradores, clientes, Prestadores de Serviços e Fornecedores de Equipamentos; 6. PLANO DE CONTINGÊNCIA DA AIRC 6.1 Conteúdo O Plano de Contingência da AIRC: Estabelece a composição do respectivo Gabinete de Coordenação da Crise. Identifica serviços essenciais, com vista a facilitar a aplicação dos procedimentos definidos pelo estado e autoridades de saúde na preparação para a resposta à pandemia. Identifica as condições, recursos e meios para assegurar o funcionamento dos serviços essenciais: Equipas e postos de trabalho; Respectivas condições de trabalho (no local de trabalho habitual; à distância (teletrabalho) e meios e recursos informáticos; Postos de trabalho que possam ficar temporariamente desactivados e os respectivos colaboradores ausentes do trabalho; Instalações que possam ser temporariamente desactivadas (encerramento das instalações); Bolsa de potenciais substitutos internos e externos (antigos colaboradores com a experiência requerida); Necessidades de formação acelerada para potenciais reservas/substitutos; Formadores e instalações para formação. AIRC Plano de Contingência Gripe Pandémica 4/7
Define a participação dos Prestadores de Serviços regulares no plano de contingência. Identifica todos os clientes que devem ser considerados nos serviços essenciais e incluídos no plano de comunicação. Identifica a necessidade de garantir previamente determinados equipamentos de protecção contra a propagação da gripe: Equipamentos de protecção individual para o pessoal operacional (luvas e máscaras) Utilização pelos clientes dos contactos via telefone e Internet; Meios de protecção para o atendimento ao público que não possam ser substituídos por outra via (evitar o contacto livre face-a-face). Identifica eventuais necessidades de aumentar temporariamente a reserva de materiais e consumíveis para obstar eventuais dificuldades na cadeia de fornecimento habitual. Determina o contacto com os fornecedores essenciais para conhecer os seus planos de contingência. Estabelece os canais de comunicação com as entidades de saúde e protecção civil locais e regionais (listas de contactos, informação a recolher e a transmitir). 6.2 Trabalho à distância (Teletrabalho) Visando a diminuição do risco de contágio, por princípio todo o posto de trabalho que não exija presença ou operação a partir do local habitual, deve ser incentivado a ficar em situação de trabalho à distância (ou teletrabalho). No entanto, como o trabalho à distância exige que se aceda à rede interna da AIRC e como o número de ligações de acesso remoto à rede (VPN AIRC) é limitado, devem ser considerados apenas os necessários para assegurar os serviços / actividades essenciais. Sempre que possível, para as situações de trabalho à distância, o trabalhador utilizará o PC que lhe está afecto no seu local de trabalho, ou, aquele que a AIRC lhe puder disponibilizar para o efeito. Mais uma vez, considerando a limitação dos recursos existentes, na atribuição de autorizações para a realização de trabalho à distância serão adoptados critérios rigorosos. AIRC Plano de Contingência Gripe Pandémica 5/7
6.3 Actividades que podem ser temporariamente suspensas Consoante a evolução da situação poderá ser aconselhável, para diminuir os riscos de contágio, suspender temporariamente as actividades que não sejam absolutamente necessárias para a prestação dos serviços essenciais, designadamente: acções de formação e actividades que exijam a deslocação dos colaboradores a instalações, que não as da AIRC. Nesse caso os colaboradores ficarão temporariamente dispensados de se apresentarem no local de trabalho, até ordem em contrário dada pela respectiva hierarquia, por indicação do GCC. Estes colaboradores poderão em qualquer altura ser chamados para substituir outros colaboradores em actividades de acordo com o seu perfil de competências. 7. PLANO DE COMUNICAÇÃO O Plano de Comunicação da AIRC deverá abranger os seguintes alvos de comunicação: Os clientes e associados. Os colaboradores que exercem funções na AIRC. Informação sobre a situação; Procedimentos especiais a observarem para limitar contágio e propagação. Os prestadores de serviços externos. Os fornecedores de equipamentos e serviços. Comunicação social. Entidades externas (oficiais e colaborantes). AIRC Plano de Contingência Gripe Pandémica 6/7
8. ACÇÕES A DECORRER Elaboração do Plano de Prevenção. Criação e composição do Gabinete de Coordenação da Crise (GCC). Identificação dos serviços essenciais. Identificação das condições, recursos e meios para assegurar o funcionamento dos serviços. Aquisição de máscaras e de produtos de esterilização; Elaboração de modelos de comunicação a enviar aos clientes, associados, e às empresas que prestam serviço na AIRC. Criação de um endereço de e-mail para facilitar a gestão da informação sobre a evolução da crise (ajuda.gripe@airc.pt ). AIRC Plano de Contingência Gripe Pandémica 7/7