ADMINISTRANDO MELHOR O TEMPO
Como desenvolver a organização pessoal Postura - De nada adianta ler vários livros de autoajuda e assistir palestras sobre organização se não houver comprometimento por parte da pessoa. A mudança de hábito é responsabilidade pessoal, portanto vencer a preguiça e implementar tais alterações requer força de vontade. Desistir e arrumar desculpas é fácil, agora ter atitude e encarar desafios como organizar a papelada, a agenda, os compromissos, a vida, requer disciplina. Ninguém diz ao amor de sua vida que "qualquer dia vai ligar". Quando algo é importante para a pessoa se age de acordo. Assim deve ser com todos os compromissos. Um planejamento não visa estabelecer um cronograma rígido de ações, mas uma referência que permitirá antever grande parte dos problemas possíveis, bem como algumas soluções mais simples. Um plano pode e deve ser adaptado às mudanças, que certamente acontecerão. Porém, a sua ausência aumenta o risco de imprevistos, muitos dos quais poderiam ser facilmente evitados. O conhecimento e ferramentas apropriados são essenciais para contornar a pressão de um problema de última hora.
Como identificar uma pessoa organizada? A pessoa organizada não é aquela que posiciona tudo de uma forma específica sobre a mesa de trabalho, ou anda sempre acompanhada de uma agenda. Ela procura ter tudo em ordem e dentro de um cronograma para não ser surpreendida. Não se trata de sistematizar todas as ações, mas sim procurar manter a coesão entre as coisas, seja para encontrar algo ou administrar tempo e recursos disponíveis para realizar seus projetos. O organizado dificilmente faz grandes improvisos, pois se prepara adequadamente. De um modo geral não deixa acumular trabalho, sabe definir prioridades, não perde facilmente as coisas, se concentra numa coisa de cada vez, dentre outros traços. Uma outra característica é justamente a preocupação em manter a ordem conquistada anteriormente. Utilizar parte do tempo para conservar os projetos em andamento pode ser mais produtivo do que iniciar novos. A organização pessoal é um hábito, e não um fenômeno que se liga e desliga num determinado espaço de tempo. Ter um ambiente arrumado é mais do que organizar os itens em um determinado período, e sim não bagunçá-los enquanto se está nele.
1 Controle do tempo 1.1 Introdução O dia tem 24 horas para todos igualmente e nem sempre essas 24 horas são suficientes para que se desenvolvam todas as atividades diárias de uma pessoa moderna. Por este motivo, a maneira como utilizamos ou administramos o tempo é de extrema importância, pois isso pode nos trazer benefícios na nossa qualidade de vida, nas nossas relações interpessoais e na produtividade profissional. Não importa o que se faça o tempo não pára e não podemos recuperá-lo uma vez perdido. Perguntas sobre Como administrar o tempo? e Como torná-lo mais produtivo? vão ser necessárias para o desenrolar deste curso. As respostas se darão após conhecermos os chamados desperdiçadores de tempo, que são uma série de fatores que agem sobre nós, prejudicando a nossa boa administração do tempo. Por isso, é preciso conhecê-los, pois somente assim vamos conseguir atuar sobre eles. 1.2 Desperdiçadores de tempo Entre vários fatores, temos:
- a falta de definição de prioridades; - o planejamento inadequado; - a falta de disciplina e a desorganização pessoal; - o uso inadequado do telefone; - o desrespeito aos horários; - os problemas de comunicação; - a burocracia excessiva; - as mudanças de prioridades; - a dificuldade de lidar com várias coisas ao mesmo tempo; - a falta de ambientes adequados para trabalhos que exijam concentração; - e a dificuldade de tomar decisões. Conhecendo esses desperdiçadores de tempo que atuam principalmente no trabalho, na vida profissional e em casa, vamos conseguir melhorar e administrar o tempo. 1.3 Atividades prioritárias Primeiramente devemos dar ênfase em uma das coisas mais importantes de nossa vida, que são nossas atividades prioritárias. Atividades prioritárias são diferentes de atividades importantes e de atividades urgentes.
Uma atividade importante é aquela traz resultados efetivos e significativos. Já, uma atividade urgente é aquela que têm a pressão do tempo para sua execução. E uma atividade prioritária é aquela que em relação às outras, possui um grau maior de significância, especialmente em termos de urgência e importância. Por isso, é interessante começar o dia definindo e trabalhando as prioridades. O resultado será uma melhor produtividade e satisfação. A maioria das pessoas faz um planejamento inadequado do seu dia e assim, acaba não obtendo os melhores resultados. Por isso, devemos buscar um planejamento de qualidade, já que planejar é colocar em ordem, na cabeça ou por escrito, o que se quer conseguir e como se vai conseguir, antes de iniciar a ação. 1.4 O ato de planejar e suas etapas O ato de planejar se compõe de quatro etapas básicas: A primeira é o planejamento propriamente dito. A segunda fase é a de execução, ou seja, deve-se colocar em prática o que foi planejado. A terceira etapa é a de acompanhamento do planejamento, onde é necessário verificar se o realizado está de acordo com o planejado. A
quarta etapa é chamada de ações corretivas que são utilizadas quando observado algum desvio na execução do planejamento. Essas ações têm o objetivo de corrigir e fazer com que o realizado se aproxime ao máximo do planejado. 1.5 A desorganização pessoal A organização humana é fundamental para o desenvolvimento do sistema. A desorganização pessoal e a falta de autodisciplina são fatores que contribuem para a falta de tempo no trabalho e no lar. Este tipo de desorganização começa se manifestando no próprio trabalho, ou seja, com mesa e arquivos desarrumados, papéis acumulados desorganizadamente nas mesas e pastas amontoadas nas estantes. Isso significa uma perca considerável de tempo na localização de documentos, acarretando, obviamente, na perca de produtividade pessoal. Estes papéis e documentos acumulados nas mesas podem ser evitados se tomados alguns cuidados: 1º) Toda vez que uma atividade, algo, documentos ou correspondências chegarem até você, vai ser necessário que você tome alguma decisão a respeito.
2º) A cesta de lixo comporta bem os que não lhe interessarem. É importante eliminar tudo o que for desnecessário. 3º) É necessário que se execute tudo que for de sua competência imediatamente, não deixe para depois. 4º) Encaminhe de imediato para o setor ou pessoa competente atividades ou coisas que forem de interesse deles. 5º) Todos os dias, planeje e execute suas atividades, arrume as coisas, não deixando trabalho acumulado, documentos parados, etc. 6º) E por último, não seja um agente gerador de papeis e de bagunça: não faça anotações em papéis soltos. Faça uso de sua própria agenda. Não espalhe ou bagunce o ambiente onde esteja, mantenha tudo organizado sempre. Para uma melhor organização e auxilio na lembrança de compromissos, o uso de uma agenda bem preparada e organizada pode contribuir muito. Com o avanço dos celulares eles podem ser utilizados com eficiência, inclusive com alarme. 1.6 Uso inadequado do telefone
Um outro desperdiçador de tempo é o uso inadequado do telefone, pois muitas vezes fazemos uso do telefone de forma errada, gastando muito tempo em conversas, fazendo ligações em excesso ou sem planejamento. Por isso é necessário planejar suas ligações, verificando diariamente para quem precisa ligar, e o que precisa falar. As conversas ao telefone sejam objetivas e rápidas. O uso de e-mails são recursos que evitam interrupções e são mais econômicos. 1.7 Lidar com várias coisas ao mesmo tempo Lidar com várias coisas ao mesmo tempo também constitui um desperdiçador, pois causa extremo desgaste, baixando a produtividade e a qualidade do serviço. Para minimizar este tipo de problema é necessário replanejar, delegar, dizer não quando necessário e procurar melhorar a organização pessoal. 1.8 Procrastinação Procrastinação segundo o dicionário Aurélio, quer dizer transferir para outro dia, adiar, delongar, demorar. E é isso que a maioria das pessoas fazem: deixam tudo para depois (daqui a pouco eu faço! Depois eu faço!).
Com isso, as ações ocorrem sempre tarde, gerando estresse pela pendência que perturba pelo serviço não feito. Muitas vezes, a procrastinação pode levar a uma crise que poderia ser evitada, tomando a devida decisão ou praticando a ação que dependa de nós. 1.9 Abandono de um trabalho inacabado para iniciar outro Um outro desperdiçador de tempo é abandonar um trabalho sem terminar para iniciar outro. A maioria das pessoas estão sempre assumindo muitos afazeres, preocupadas em fazer tudo e, mesmo antes de terminar um trabalho, já estão com outro iniciado, gerando sempre uma lista de atividades inacabadas. O primeiro passo para corrigir este problema é estar consciente da necessidade de disciplinar-se, fazendo um planejamento de atendimento a todas as solicitações, organizando seu local de trabalho, definindo as atividades prioritárias e finalmente: sempre que iniciar um trabalho, pare somente quando terminado. 1.10 Desrespeito aos horários Um fator que também prejudica o tempo é o desrespeito aos horários, pois algumas pessoas têm como hábito a falta de valorização da pontualidade, a falta de
planejamento, a indefinição de prioridades e a incapacidade de dizer não. Estes fatores juntos constituem indisciplina e falta de profissionalismo por parte da pessoa que assim age. Para cumprir os horários é necessário fazer um bom planejamento das atividades diárias, ser disciplinado, ser pontual e rigoroso no cumprimento de prazos. 1.11 Problemas de comunicação Os problemas de comunicação são desperdiçadores de tempo, pois comunicar é, até pela composição da palavra, tornar comum, entender e se fazer entender. Por isso, é necessário que a comunicação seja bem feita, pois se houver qualquer problema na sua emissão, tramitação ou recepção, a situação poderá complicar-se. 1.12 Falta de ambiente adequado para trabalhos especiais Não ter ambiente adequado para trabalhos que exijam concentração pode principalmente prejudicar a produtividade e a qualidade dos resultados. Assim, é extremamente importante que se reveja a melhoria do
espaço físico de trabalho, como iluminação, ventilação e até ruídos que dificultam a concentração. Questionário: 1. No que se refere à postura o que se espera por parte da pessoa que deseja ser organizada? 2. É correto afirmar que o planejamento deve ser uma peça rígida, mas algo adaptado a mudanças que permita antever grande parte dos problemas e suas soluções mais simples? 3. Nota-se que uma pessoa é organizada quando posiciona tudo de uma forma específica sobre a mesa de trabalho, ou anda sempre acompanhada de uma agenda? De acordo com o que você aprendeu no curso, explique: 4. No curso aprendemos 11 fatores de desperdício do tempo, cite 5 deles. 5. O que são mais importantes, as atividades prioritárias, as atividades importantes ou as atividades urgentes? 6. No curso enumeramos 6 cuidados para se evitar o acumulo de papéis sobre as mesas, o que serve para exemplificar todas as demais atividades da vida de uma pessoa, quais são esses cuidados? Reescreva-os: 7. De acordo com o curso, se precisar falar com alguém o que sai mais barato, perde-se menos tempo e é mais eficaz, entre o telefone e o email? 8. Não é recomendado lidar com várias coisas ao mesmo tempo. Por quê? 9. Escreva uma novela de 20 linhas de procrastinação cujos personagens sejam pai, mãe e filhos. 10. Quais os fatores necessários para se cumprir os horários? 11. No curso aprendemos que é preciso investir em melhoria do espaço físico, iluminação, ventilação e atenuação de ruídos. A que ambiente o texto se refere, ao lar ou ao trabalho? 12. A desorganização pessoal e a falta de autodisciplina são fatores que contribuem para a falta de tempo no e no.