PORTARIA ICT/DTA nº 014, de 12 de abril de 2013. Dispõe sobre as Normas para Proposta de realização de Projeto de Eventos e, Normas para utilização do Anfiteatro Paulo Milton Barbosa Landim (Anf. I), do Instituto de Ciência e Tecnologia do. O Diretor do do Campus de São José dos Campos, no uso de suas atribuições, e Considerando a necessidade de padronizar os procedimentos para proposta de realização de Projeto de Eventos Acadêmicos, Científicos, Culturais e Administrativos no âmbito do ICT-CSJC, Considerando a necessidade de padronizar os procedimentos para utilização do Anfiteatro Paulo Milton Barbosa Landim (Anf. I), expede a seguinte Portaria: Artigo 1º - Deverão ser cumpridas, conforme anexo, as Normas abaixo descriminadas: Normas de procedimentos para Proposta de realização de Projeto de Eventos Acadêmicos, Científicos, Culturais e Administrativos, e Normas para utilização do Anfiteatro Paulo Milton Barbosa Landim (Anf. I), em contrário. Artigo 2º - Esta Portaria entra em vigor nesta data, revogadas as disposições São José dos Campos, 12 de abril de 2013. Professor Doutor CARLOS AUGUSTO PAVANELLI Diretor
ANEXO I Normas de procedimentos para Proposta de realização de Projeto de Eventos Acadêmicos, Científicos, Culturais e Administrativos no âmbito do do. Art. 1º - Os Projetos de Eventos de que trata a presente Norma poderão ser propostos, observadas as seguintes condições: I por docente do ICT/SJC, aprovado pelo Departamento no qual se encontra vinculado; II por docente responsável pelo evento promovido pelos PET S Programa de Educação Tutorial, aprovado pelo Departamento no qual o docente se encontra vinculado; III por docente credenciado em Programa de Pós-Graduação, aprovado pelo respectivo Conselho do Programa; IV por servidor técnico-administrativo, desde que vinculados a Programas da Unidade ou Reitoria; V por aluno do ICT/SJC, aprovado pela respectiva Entidade Estudantil: Diretório Acadêmico, Associação Atlética, ou Empresa Junior. Art. 2º- Os Projetos de Eventos deverão ser propostos através de formulário próprio disponível na página do ICT, www.ict.unesp.br/extensão. Parágrafo único: o proponente deverá verificar a disponibilidade de ambiente físico e realizar a pré-reserva conforme Normas de utilização do Anfiteatro I e Normas para reservas de Salas de aula, Clínicas Ambulatoriais,..., que determinam os procedimentos a serem seguidos; Art. 3º- Ficam estabelecidos os seguintes prazos para protocolo de propostas de Eventos, junto à Assessoria da Comissão Permanente de Extensão (CPEU): I - 15 dias de antecedência (com relação à data de início do Evento) para eventos de curta duração (01 dia, máximo 02 períodos); II 45 dias de antecedência (com relação à data de início do Evento) para eventos de média duração (02 dias, máximo 4 períodos); III 120 dias de antecedência (com relação à data de início do Evento) para eventos de mais de 02 dias. 1º- Por períodos entende-se: Manhã: 08h às 12h Tarde: 14h às 18h Noite: 18h às 22h 2º- É condição obrigatória para apreciação da Proposta do Projeto de Evento a aprovação no órgão competente indicado no Art. 1º.
3º- Os eventos de curta duração serão diretamente autorizados pelo Presidente da CPEU. 4 - Em caso de Propostas de dois ou mais eventos simultâneos da mesma área, a CPEU priorizará os de maior duração, realizados periodicamente, e os de relevância para a Avaliação Institucional e dos Programas de Pós-Graduação da Unidade ouvidos os coordenadores dos cursos de Graduação e de Pós-Graduação. Art. 4º Após a aprovação da Proposta do Projeto de Evento nos órgãos competentes, o responsável pelo Evento, deverá preencher o Formulário de Solicitação de Apoio a Eventos (SAE), descriminando as necessidades de equipamentos e/ou serviços, disponível na página da STAEPE, respeitando os prazos descritos no Art. 3º desta Norma; Parágrafo único: O apoio técnico-operacional por parte das Seções envolvidas, não será garantido caso o responsável pelo Evento não cumpra os prazos estabelecidos nesta Norma. Art. 5º- Caberá à STAEPE manter atualizada a relação de Eventos que serão realizados no ICT/SJC, com as seguintes informações: I Data do Evento. II - Local. III Nome Evento. IV Promoção. V - Coordenação. VI Contato. VII Horário para contato. VIII Programação (cartaz, folder, etc.) IX Release do evento (fornecido pelo responsável do evento/atividade no ato da solicitação, para fins de divulgação junto à página do ICT/CSJC). X Fotos do Evento (quando solicitado). Art. 6º- Após a realização do Evento, deverão ser encaminhados à CPEU relatórios de avaliação e resultados alcançados. Art. 7º No caso de Eventos em que haja necessidade de certificados aos participantes, a emissão dos mesmos será responsabilidade da STAEPE e deverá necessariamente constar a assinatura do Diretor do ICT/SJC. Parágrafo único: Para Eventos organizados por servidores técnicos-administrativos, os certificados poderão ser assinados pelo Vice-Diretor. Art. 8º- Os casos omissos serão analisados pela CPEU.
ANEXO II Normas para utilização do Anfiteatro Paulo Milton Barbosa Landim (Anf. I) do Instituto de Ciência e Tecnologia do da UNESP. I DA FINALIDADE: Art. 1º: O Anfiteatro Paulo Milton Barbosa Landim (Anf. I) é destinado, prioritariamente, às seguintes atividades: Cerimônias; Outorga de Prêmios; Transmissão de Cargos e Funções; Atividades extracurriculares tais como: Congresso, Simpósio, Conferência, Reunião, Encontro, Seminário, Atividades Culturais. Parágrafo único A critério da Diretoria poderá ser utilizado para realização de outros eventos ou atividades. II DA RESERVA Art. 2º: As reservas poderão ser feitas por períodos (Manhã, Tarde e Noite), através do Sistema de Reservas Online disponível na página do ICT/CSJC, com o mínimo de 15 dias de antecedência ao Evento. Art. 3º: Na reserva do Anfiteatro I por servidores docentes, técnico-administrativos e alunos do ICT/CSJC, poderá haver disponibilidade de servidor para apoio no período das 08h00 às 21h00, com intervalo obrigatório para refeição, e de equipamentos audiovisuais e multimídia quando solicitados previamente, através de formulário de solicitação de eventos, disponível na página da STAEPE. Parágrafo único: Para as atividades realizadas sob a coordenação de alunos do ICT/SJC as solicitações de reserva do Anfiteatro I, Equipamentos e Serviços, deverão ter a anuência de um Professor responsável; Art. 4º: Em caráter excepcional, havendo disponibilidade de vaga, a Direção da Unidade poderá autorizar a reserva do Anfiteatro para terceiros mediante solicitação prévia. A reserva será confirmada após recolhimento do valor da taxa junto à Seção de Finanças do ICT/SJC, quando cabível; Art. 5º: Para eventos realizados por terceiros, não haverá disponibilidade de servidores para acompanhamento, cabendo ao solicitante responsável atender essa demanda; Art. 6º: Para eventos do ICTSJC previstos para sábados, domingos e feriados, o apoio de servidores das seções envolvidas, dependerá da disponibilidade de servidores e autorização da Direção da Unidade e, deverá ser solicitada com antecedência mínima de 15 dias;
Art. 7º: Não serão permitidas reservas do Anfiteatro para eventos contínuos, exceto se Institucionais, e estarão restritos ao máximo de 02 (dois) períodos por semana; 1º: Por períodos entende-se: Manhã: 08h às 12h Tarde: 14h às 18h Noite 18h às 22h 2º: Reservas para períodos superiores aos citados no Art. 7º, dependerão de aprovação da Direção do ICT/CSJC, mediante justificativa; III DA CONFIRMAÇÃO DA RESERVA Art. 8º: Reserva realizada com antecedência superior a 3 (três) meses deverá ser confirmada pelo interessado, no mínimo 15 dias antes da realização do evento; Parágrafo Único: A ausência da confirmação implicará no cancelamento da reserva; IV DAS DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 9º: O saguão de entrada do Anfiteatro poderá ser utilizado para exposições desde que os materiais de apresentação estejam em estruturas ou suportes próprios, providenciados pelos organizadores do evento e em conformidade com a Legislação de utilização de espaços públicos; Parágrafo único: É terminantemente proibido colar material expositivo em vidros ou paredes internas e externas do Anfiteatro; Art. 10º: Não será permitida a montagem de tablados ou outras estruturas sobre o palco do Anfiteatro, sem prévia solicitação e dependerá de autorização da UNIDADE; Art. 11º: A locação do Anfiteatro para terceiros compreenderá: auditório, iluminação, ar condicionado, tomadas elétricas, sanitários, mesas e cadeiras para o palco; Parágrafo Único: Não estão inclusos pessoal e/ou equipamentos multimídia (computadores, projetor, som e microfone); Art. 12º: É proibido adentrar com bebidas e/ou alimentos no interior do Anfiteatro; Art. 13º: O oferecimento de Coffee break será permitido em local externo (por exemplo na Quadra) e sua estrutura deverá ser providenciada pela Organização do Evento; Art. 14º: Caberá à Organização do Evento, quando realizado por terceiros, providenciar copos, bandejas, água mineral, toalhas de papel, papel higiênico, sabonetes, entre outras necessidades;
Art. 15º: Despesas com limpeza e higienização do Anfiteatro, do início ao término do evento, inclusive para a devolução das chaves, serão de inteira responsabilidade dos Organizadores, quando do Evento realizado por terceiros; Parágrafo único: Eventuais danos ocorridos durante a realização do evento deverão ser ressarcidos pelo responsável solicitante do Anfiteatro; Art. 16º: Os casos omissos serão resolvidos pela Diretoria do.