Regulamento de Utilização e Cedência de Espaços e Equipamentos

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1 Regulamento de Utilização e Cedência de Espaços e Equipamentos da FMUP I PRINCÍPIOS GERAIS 1. A Faculdade de Medicina da Universidade do Porto (FMUP) dispõe de diversos espaços, nomeadamente, auditórios, salas de aula e átrios, que podem ser utilizados para reuniões e eventos em regime de aluguer. 2. Os espaços não podem ser utilizados para a realização de atividades julgadas não adequadas à natureza da FMUP, às estruturas disponíveis que possam colocar em risco a conservação das instalações e dos materiais. 3. A cedência de espaços segue diferentes trâmites consoante o objetivo da cedência se relacione com a organização de atividades letivas, eventos de natureza interna, mista externa. 4. Consideram se eventos internos as iniciativas promovidas pela Direção, pela Reitoria da Universidade do Porto (UP) e pelo Conselho de Administração do Centro Hospitalar de São João (CHSJ), bem como os eventos organizados pelos Departamentos Académicos Não Académicos da FMUP, desde que isentos de qualquer colaboração externa fonte de financiamento (inscrição patrocínio). 5. Consideram se eventos mistos as iniciativas coorganizadas pela FMUP, com o apoio desta, com a integração de elementos da FMUP na comissão científica/de organização, bem como os eventos realizados por tras Unidades Orgânicas da U.Porto e pelos serviços do CHSJ. 6. Consideram se eventos externos todos os eventos que não possuam qualquer ligação institucional à FMUP. 7. A cedência dos espaços para eventos internos, mistos externos requer autorização por parte da Direção da FMUP, sob proposta do Gabinete de Comunicação e Imagem (GCI). 8. A marcação dos espaços para atividades letivas é da responsabilidade da Divisão Académica da FMUP. Página 1 de 7

2 II REQUISIÇÃO 1. Os pedidos de cedência de espaços deverão ser efetuados com pelo menos 30 dias de antecedência e dirigidos ao GCI. 2. Do pedido deverão constar todos os elementos referidos no Formulário De Requisição e Cedência de Espaços FMUP. 3. Para a preparação de toda a logística para verificação das condições dos espaços, os responsáveis da entidade organizadora terão acesso ao local, pelo que serão acompanhados por um elemento do GCI, mediante marcação prévia. 4. O pedido de cedência poderá ser entregue em mão, por correio, fax e mail utilizando os contactos mencionados no Formulário. III DECISÃO 1. A cedência dos espaços da FMUP para eventos internos, mistos externos depende de prévia apreciação do pedido pelo GCI, tendo por base o presente regulamento e as características da atividade que se pretende organizar. 2. No caso de pedidos simultâneos para alturas coincidentes, as entidades da FMUP e das restantes unidades da Universidade do Porto têm prioridade sobre entidades externas. 3. Em situações não cobertas pelo número anterior, caberá ao Diretor da FMUP decidir sobre um parecer emitido pelo GCI e em função do interesse académico, científico, cultural tro das iniciativas propostas. IV CONDIÇÕES GERAIS DE UTILIZAÇÃO 1. Na altura do pedido da reserva, deverá o requerente informar o GCI sobre todo o tipo de equipamento extra de sua propriedade que pretende utilizar, declarando se responsável pelo mesmo. 2. Os utentes dos espaços devem utilizar corretamente as instalações, bem como os materiais colocados à sua disposição. 3. A afixação de cartazes tro tipo de divulgação (ex: banners, faixas) é da inteira responsabilidade da entidade organizadora, bem como a sua remoção. Esta afixação Página 2 de 7

3 de material de divulgação restringe se aos espaços que foram objeto de cedência e só pode ser efetuada com material colante que não fira a tinta danifique as paredes, vidros e chão. Esta operação está sujeita a autorização. 4. A entidade organizadora deverá deixar as instalações e equipamentos exatamente como os encontr. 5. Quaisquer prejuízos danos resultantes da má negligente utilização dos espaços e recursos será da inteira responsabilidade da entidade requerente/organizadora. As reparações que tenham de ser efetuadas na sequência de danos causados nos espaços, em qualquer peça de mobiliário e equipamentos, serão faturadas às entidades requerentes. 6. A entidade cessionária é igualmente responsável pela manutenção da ordem nos espaços por si requisitados, sendo proibido comer fumar no seu interior. 7. O número de participantes deverá ser limitado às capacidades dos espaços cedidos. Os vigilantes e o pessoal em serviço da FMUP estão devidamente autorizados a intervir caso o número se apresente excessivo. V ESPAÇOS E MATERIAL DE APOIO 1. O preço da utilização dos espaços inclui a utilização de todo o equipamento audiovisual (Anexo I). 2. Os Auditórios dispõem de um átrio que possibilita espaço de apoio para diversos fins, como área para exposições, realização de inscrições e serviço de coffee break. A utilização deste espaço está sujeita a pagamento (Anexo I). 3. Sempre que se revele necessário o uso de qualquer dos equipamentos descritos no Anexo I, a entidade requisitante deverá assinalá lo aquando do preenchimento do Formulário de Requisição e Cedência de Espaços FMUP. VI CUSTOS DE UTILIZAÇÃO 1. A fixação e alteração da tabela de preços de cedência dos espaços depende da aprovação do Diretor da FMUP. 2. Os preços de utilização, a aplicar a cada evento, são os constantes da tabela anexa ao presente Regulamento (Anexo I), que à data da confirmação por parte da FMUP, estiver em vigor. Página 3 de 7

4 3. A cedência dos espaços para eventos internos está sujeita ao pagamento de uma taxa de 10% do valor regulamentar estabelecido. 4. A cedência dos espaços para eventos mistos está sujeita ao pagamento de uma taxa de 50% do valor regulamentar estabelecido. 5. Inclui se no cálculo do preço de cedência do espaço o tempo de montagem e desmontagem, sendo o valor reduzido em 50% durante esse período. 6. A cedência do espaço inclui os serviços de limpeza, a segurança e a utilização de 5 lugares de estacionamento. 7. O apoio técnico deverá ser devidamente requisitado (Anexo I), podendo acarretar custos acrescidos. Este tipo de apoio está disponível para os eventos realizados no Auditório do Centro de Investigação Médica (CIM) e na Aula Magna da FMUP. 8. A contratação de serviços de catering, de instalação de exposições, de secretariado é da responsabilidade do cessionário. A FMUP poderá indicar os prestadores de serviços a que recorre habitualmente. As áreas da cafetaria e da esplanada encontram se concessionadas pelo que a sua utilização estará dependente da empresa exploradora da cafetaria. 9. O requerente pagará 25% do preço de cedência fixado, até dois dias úteis após confirmação da reserva por parte da FMUP, e a parte restante no fim do evento. 10. A FMUP poderá estabelecer protocolos de utilização de espaços com entidades externas, prevendo condições especiais de utilização. VII REDUÇÃO DO PREÇO DE CEDÊNCIA 1. Em função do interesse da iniciativa proposta, a FMUP pode reduzir até ao valor mínimo (10% do valor regulamentar) o preço de cedência do espaço. 2. A atribuição do valor mínimo ao preço da cedência do espaço compete, exclusivamente, ao Diretor da FMUP, podendo ser solicitada através de requerimento dirigido a este e entregue no GCI. 3. Quando o preço de cedência do auditório da FMUP contemplar o valor da prestação mínima, nos termos do número anterior, deverão ser incluídos o logotipo da Faculdade e a menção com o apoio da Faculdade de Medicina da Universidade do Porto em todos os meios de publicidade utilizados no evento. 4. Eventos que se prolonguem por mais de 3 dias consecutivos serão objeto de redução de 30% no preço de cedência do espaço. Página 4 de 7

5 5. Os eventos cujas receitas sejam geridas pela FMUP e como tal sujeitos a overheads estão isentos de pagamento. VIII CAUÇÃO 1. A FMUP reserva se o direito de exigir do cessionário a prestação de uma caução, a título de garantia, para o pagamento do preço da cedência, bem como de eventuais danos geradores de responsabilidade civil, a definir especificamente pelo Diretor para cada caso. 2. A caução prestada será restituída no prazo de sete dias após a realização da atividade e do integral pagamento do preço da cedência, caso não se verifiquem quaisquer danos a indemnizar. Página 5 de 7

6 ANEXO I PREÇÁRIO Página 6 de 7

7 PREÇÁRIO DIAS ÚTEIS FERIADOS E DOMINGOS ESPAÇO Obs. Dia Completo 1 Período Dia Completo 1 Período CAPACIDADE 08:00/14:00 08:00/14:00 14:00/18:00 14:00/18:00 das 08:00/20:00 18:00/24:00 das 08:00/20:00 18:00/24:00 Aula Magna a) ,00 660, ,00 860,00 Átrio junto à Aula Magna 145 m2 450,00 275,00 575,00 360,00 Anfiteatros (Novo A, B, Nascente, 165 Poente...) (em média) 660,00 385,00 860,00 500,00 Anfiteatros das Clínicas ,00 90,00 220,00 115,00 Hall de entrada principal do CIM 432 m2 660,00 440,00 825,00 550,00 Auditório do CIM b) c) ,00 770, , ,00 Átrio junto ao Auditório do CIM 140 m2 440,00 275,00 580,00 360,00 Sala de Seminários 1A ,00 220,00 430,00 290,00 Sala de Seminários 1B ,00 220,00 430,00 290,00 Sala de Seminários 2A ,00 220,00 430,00 290,00 Sala de Seminários 2B ,00 220,00 430,00 290,00 Sala de Seminários 3 c) ,00 385,00 860,00 500,00 Sala de Seminários 4 c) ,00 385,00 860,00 500,00 a) A Aula Magna será utilizada preferencialmente para atos académicos. b) O Auditório do CIM dispõe de 4 lugares para cadeiras de rodas. c) O Auditório, átrio e as Salas 3 e 4 do CIM serão utilizadas preferencialmente para eventos externos e mistos. Todos os valores serão acrescidos do IVA à taxa legal em vigor.