PROGRAMA de Cooperação da FEC na GUINÉ-BISSAU FUNÇÃO: Técnico(a) Administrativo(a) e Financeiro(a) LOCALIZAÇÃO: República da Guiné-Bissau (Gabú) DURAÇÃO: 12 meses (renovável): março 2015 - fevereiro 2016 CONTEXTO A Fundação Fé e Cooperação (FEC), instituição com estatuto de utilidade pública, é uma Organização Não Governamental para o Desenvolvimento (ONGD), reconhecida pelo Ministério Português dos Negócios Estrangeiros e pela União Europeia (UE). A FEC, instituída pela Igreja Católica em Portugal em 1990, tem como missão: "Promover o desenvolvimento humano integral através da cooperação e solidariedade entre pessoas, comunidades e Igreja". A FEC realiza a sua missão operando como uma ampla rede de diálogo, mobilização, cooperação e sensibilização entre pessoas, comunidades e Igrejas - em particular dos países lusófonos, através de duas áreas de intervenção: Cooperação para o Desenvolvimento (a nível internacional) e Educação para o Desenvolvimento & Advocacia Social (a nível nacional). Atualmente, na estratégia de Cooperação para o Desenvolvimento da FEC, a educação, saúde e capacitação institucional são os sectores prioritários das ações de desenvolvimento com parceiros dos Países de Língua Oficial Portuguesa (PALOP). A FEC desenvolve presentemente projetos de cooperação e desenvolvimento sustentável na Guiné-Bissau, Angola e Moçambique, apoiando ainda, de forma mais pontual, projetos noutros países lusófonos. Na Guiné-Bissau, a FEC desenvolve um Programa de Cooperação que compreende atividades nas três áreas prioritárias de intervenção, com um especial enfoque para o setor da educação. O projeto Firkidja di Skola: descentralização da gestão de dados de educação, financiado pela União Europeia, pretende contribuir para as reformas das políticas educativas que visam a descentralização, sob a liderança do Governo Regional de Gabú em articulação, com a Direção Regional de Educação (DRE) e com o Gabinete de Informação, Planeamento e Avaliação do Sistema Educativo (GIPASE) do Ministério da Educação Nacional (MEN). A Ação pretende, monitorizar os indicadores e as metas educacionais acordadas internacionalmente através da criação de um modelo piloto de um Sistema de Informação e Gestão de Educação (SIGE) e do reforço da cultura estatística ao nível regional e das escolas. O trabalho desenvolvido nos últimos anos pela FEC, com cofinanciamentos de vários doadores como o Camões - Instituto da Cooperação e da Língua (CICL), UE, UNICEF, Fundação Calouste Gulbenkian, Santa Casa da Misericórdia de Lisboa, PLAN Guiné-Bissau e Município de Cascais, e Parceiro Financiador Governo da Região de Gabú 1
em parceria com a Igreja Católica (Dioceses de Bissau e Bafatá, Comissões Diocesanas de Educação e Ensino de Bissau e Bafatá, Cáritas Guiné-Bissau) e outros atores locais, tem sido reconhecido como sendo de qualidade no apoio aos diversos sistemas de ensino existentes no país. OBJETIVO GERAL DA FUNÇÃO O Técnico Administrativo e Financeiro (TAF GAB), em coordenação com o Gestor de Sistemas de Informação e Dados (GSID) e o Gestor Administrativo e Financeiro (GAF) na Guiné Bissau, é responsável pela execução administrativa, financeira e logística das ações da FEC na Guiné- Bissau. POSIÇÃO NA ORGANIZAÇÃO Reporta organizacionalmente ao GSID. Reporta funcionalmente ao GAF. DEVERES & RESPONSABILIDADES A) Gestão administrativa e financeira Mantém conhecimento atualizado dos requisitos administrativos, financeiros e fiscais do governo local e assegura o seu cumprimento, em articulação com o GAF; Elabora relatórios financeiros mensais de receitas e despesas das ações sob sua responsabilidade e analisa o acompanhamento mensal da execução orçamental, enviando a análise realizada e recomendações (caso necessárias) para aprovação e análise do GSID e do GAF; Apoia a elaboração dos relatórios intermédios e finais de prestação de contas aos financiadores das ações em curso nomeadamente através da elaboração e controlo de resumo financeiro e elaboração de mapas e relatórios financeiros de acordo com os requisitos específicos de cada financiador, em conjunto com o GAF e o GSID (na Guiné- Bissau) e o Coordenador do Departamento Administrativo e Financeiro (CDAF) da FEC (em Lisboa); Prepara os suportes digitais e documentais dos relatórios financeiros das ações, de acordo com os Termos de Referência para os procedimentos de auditoria aos projetos definidos pelos financiadores, em conjunto com o GAF e o Coordenador do CDAF; Em coordenação com GAF e CDAF, é responsável pela preparação dos dossiês administrativos e financeiros das ações sujeitas a auditorias a realizar pelos financiadores ou por entidades por eles delegadas, pelo seu acompanhamento e pela prestação de todos os esclarecimentos solicitados durante o processo de auditoria; Apoia o GAF e o GSID no cumprimento dos requisitos administrativos e financeiros exigidos pelos financiadores nomeadamente relativos ao cumprimento de prazos, de indicadores de resultados, aquisições de materiais, bens ou serviços, normas financeiras, normas de auditoria, regulamentos técnicos, administrativos e financeiros, etc.; 2
Em articulação com o Assistente Administrativo e Logistico regional (AALR) e/ou com o Técnico Logístico (quando se justifique), supervisiona, organiza e participa no procurement de materiais, equipamentos e serviços, em função das necessidades planeadas em conjunto com o GSID e com o GAF, garantindo que se cumprem os requisitos legais e dos financiadores; Apoia na preparação de dossiês para apresentação a financiadores, nomeadamente através da elaboração de orçamentos e do pedido de orçamentos a fornecedores/prestadores de serviços na Guiné-Bissau, sob orientação da GAF; Garante a manutenção do sistema de arquivo de documento de acordo com os procedimentos internos da FEC e com os requisitos dos financiadores (quando aplicável); Em articulação com o GAF, e com o AALR, desenvolve e formaliza a implementação de procedimentos de gestão de stocks, equipamentos, frota de viaturas e outros procedimentos administrativos e logísticos considerados necessários para uma maior eficácia da intervenção FEC na GB; Acompanha a implementação do manual de procedimentos FEC e dos respetivos instrumentos, em particular no âmbito administrativo e financeiro; Apoiar o processo de recrutamento e seleção de recursos humanos. B) Contabilidade e tesouraria Assegura a manutenção do registo mensal de todos os gastos e rendimentos realizados, sendo responsável pela classificação dos mesmos segundo o Sistema de Normalização Contabilística (SNC) aplicado na instituição e pela validação, e arquivo de todos os documentos: descritivos, valores, classificação em termos de contabilidade geral e analítica e elegibilidade em termos de ações em curso / instituição; Apoia a preparação e tratamento da contabilidade analítica para a realização dos relatórios financeiros das ações em curso; Em estrita colaboração com o GAF gere as caixas das ações em curso e providencia os fundos de maneio necessários à realização das atividades por parte das equipas, Colabora com o GAF na supervisão de todas as relações com o Banco, nomeadamente através do pedido de extratos bancários, realização de cópias de todos os documentos bancários (cheques, talões de depósito etc.) e apoio na realização das reconciliações bancárias mensais; Apoia as conciliações bancárias e de caixa; Apoia as conciliações e verificações mensais, semestrais e anuais para fecho de contabilidade. C) Capacitação Institucional Apoia os parceiros da FEC na Guiné-Bissau, de forma a desenvolver competências institucionais na área administrativa, financeira e logística; Em articulação com o GAF, e de acordo com definição de prioridades internas, presta apoio técnico no sentido de assegurar que os relatórios financeiros dos parceiros a doadores institucionais, nas ações em curso, obedeçam aos requisitos dos doadores. 3
D) Comunicação e Imagem Apoia a implementação de atividades constantes no plano de comunicação da FEC para a Guiné-Bissau, com artigos para publicação no web site e na newsletter da FEC; Cumpre os requisitos dos financiadores em matéria de comunicação; Colabora na criação de condições para promover o bom-nome da instituição junto da comunidade, público-alvo e parceiros da FEC. E) Produtos esperados e data de apresentação Relatórios financeiros e logísticos mensais (Mangos financeiro e material e Mapas de requisições); Relatórios financeiros e de auditoria de acordo com os requisitos e regras dos financiadores; Arquivo administrativo e financeiro e logístico em formato digital e em papel devidamente atualizado e organizado; Matriz de tarefas e procedimentos relativa às suas funções em suporte digital, no final do primeiro ano. ESPECIFICAÇÃO PESSOAL Aptidões Consciência intercultural; Vocação para o aperfeiçoamento constante; Capacidade de automotivação e autoaprendizagem; Criatividade e habilidade para trabalhar com recursos limitados; Boa capacidade de decisão; Trabalhar em equipa e comunicar eficazmente com colegas nacionais e expatriados; Capacidade de trabalhar sob pressão, autonomamente e supervisão reduzida; Orientação para a obtenção quotidiana de resultados; Capacidade de adaptação a meios inóspitos; Flexibilidade no desempenho das suas funções; Carta de condução de veículos ligeiros e motociclos (preferencial); Conhecimento Formação Superior em Gestão, Economia, Contabilidade e Administração ou com experiência comprovada em funções similares; Microsoft Office, com bons conhecimentos de Excel; Conhecimento das políticas e procedimentos dos principais financiadores internacionais, em particular da União europeia; Domínio da Língua Portuguesa falada e escrita e bons conhecimentos de inglês/francês; Conhecimento da realidade social e cultural da Guiné-Bissau (preferencial). Experiência 4
Experiência mínima de dois anos de trabalho, preferencialmente em gestão e controlo financeiro de projetos; Experiência de trabalho em países em desenvolvimento, em especial países africanos (preferencial). Compromisso Compromisso com a luta contra a pobreza; Compromisso com a capacitação das instituições locais, baseada no respeito mútuo e no princípio de parceria; Disponibilidade para viajar no país de intervenção, nomeadamente nas regiões onde a FEC atua, de acordo com as necessidades; Compromisso com a filosofia de trabalho da FEC, nomeadamente a Doutrina Social da Igreja e o respeito pelo direito e valores internacionais que estão subjacentes à Declaração Universal dos Direitos Humanos e outros congéneres. Estes termos de referência (TdR) têm valor indicativo. Os TdR procuram apenas delinear as condições e responsabilidades chave da função, que, como o Programa, estão sujeitas a evolução. 5