Índice: Apresentação...p.02 Agenda de Eventos...p.04 Procedimento para cedência de espaços...p.05 Homenagens...p.06 Sessão Solene e Especial, Ato Solene...p.06 Período de Comunicações...p.08 Grande Expediente...p.10 Tribuna Popular...p.11 Anexos...p.12
APRESENTAÇÃO Aos Srs. Vereadores, Diretores e demais assessorias: Este documento tem a finalidade de discorrer sobre os procedimentos relacionados à organização de todos os tipos de eventos oficiais, elencados e regulamentados de acordo com o que estabelece o Regimento Interno da Câmara Municipal de Porto Alegre, cabendo essa tarefa à Assessoria de Relações Públicas desta Casa. A produção deste manual visa unicamente auxiliar a todos os interessados, de modo a esclarecer eventuais dúvidas quanto às etapas previstas na realização dos eventos, conforme estabelece o Regimento Interno, sendo que esta Assessoria tem o dever de cumprir rigorosamente tal regulamento, no que lhe compete. Assim, esperamos atingir o objetivo desejado, a fim de que o transcurso de todas as solenidades alcance o sucesso almejado, tanto de parte de seus proponentes, quanto no que diz respeito a esta Assessoria, responsável por sua organização. A Assessoria de Relações Públicas está permanentemente à disposição da Mesa Diretora e de todos os senhores Vereadores, bem como das Comissões da Casa, para auxiliar na organização e execução de eventos de sua competência. São atribuições desta Assessoria, conforme Lei nº 5811/86: 1) Promover, organizar e orientar programas de Relações Públicas que concorram para o esclarecimento da opinião pública acerca de assuntos concernentes à Câmara Municipal; 2) Colher informações e redigir notas para divulgação artística, cultural, política e outras de interesse do Legislativo Municipal; 2
3) Prestar Assessoramento à Presidência, à Mesa Diretora, às Comissões, aos Vereadores e à Direção-Geral na área de sua competência; 4) Orientar e assessorar nas campanhas de opinião pública; 5) Programar, organizar e recepcionar em solenidades e comemorações, em matéria pertinente ao Cerimonial; e regimentalmente definidas. 6) Emitir relação de convidados (autoridades) e elaborar os convites para as solenidades; 7) Criar peças gráficas institucionais, tais como folders, cartazes, diplomas, certificados, etc., relativas aos eventos da Casa; quando determinado. 8) Coordenar a realização de eventos em matéria de sua competência; 9) Controlar a agenda semanal de uso das instalações do Palácio Aloísio Filho; 10) Fazer tramitar os processos de sua competência. Naturalmente, o assunto não se esgota neste trabalho, uma vez que as atribuições da Assessoria de Relações Públicas envolvem matéria um tanto complexa, que, mesmo com nosso esforço, podem ainda não estar suficientemente esclarecidos. Desta forma, estamos à disposição para esclarecer eventuais dúvidas e/ou omissões, detectadas a partir da leitura e desde já agradecemos as colaborações de todos. Atenciosamente. Andréia Oliveira Coordenadora da Assessoria de Relações Públicas 3
1. AGENDA DE EVENTOS E ESPAÇOS DISPONÍVEIS 1.1 AGENDA A agenda de eventos é disponibilizada na internet por esta Assessoria e contém informações sobre os eventos a serem promovidos pela Câmara. Serve para a divulgação dos eventos que ocorrem nos espaços da Casa e fora da Câmara, quando se tratar de Ato ou Sessão Solenes. Sua periodicidade é semanal, sendo publicada às sextas-feiras, podendo ser produzidas agendas extras, no caso de agendamento ou cancelamento posterior, de eventos. A agenda deve ser consultada através da INTERNET na página da Câmara: www.camarapoa.rs.gov.br. Para acessar é necessário: Entrar no link Agenda de Eventos, a seguir Agenda Semanal ou Agenda Extra. 1.2. ESPAÇOS DISPONÍVEIS Os eventos sob responsabilidade da Assessoria de Relações Públicas da Câmara Municipal são realizados nos seguintes espaços e sob as condições a seguir especificadas: Plenário Otávio Rocha Sua capacidade física é de 300 (trezentas) pessoas. Pode ser utilizado para Convenções Partidárias (solicitadas somente pelos líderes de Bancadas, duas vezes ao ano) e Sessões Solenes, além das Sessões Ordinárias e Extraordinárias e reuniões da Comissão Representativa. Sua utilização é regulamentada pela Ordem de Serviço nº 005/01. Plenário Ana Terra Sua capacidade é de 90 (noventa) pessoas. Pode ser utilizado para reuniões de gabinete e reuniões com entidades da sociedade civil. Cada Vereador tem direito a 4 (quatro) cotas por semestre. Sua utilização é regulamentada pela Ordem de Serviço nº 005/01. Salão Glênio Peres Sua capacidade é de 90 (noventa) pessoas. Pode ser utilizado para eventos culturais. O uso deste espaço é regulamentado pela Resolução nº 329/04. 4
Procedimentos para a solicitação de cedência dos espaços de responsabilidade desta Assessoria: 1) Pré-agendar evento na Assessoria de Relações Públicas. * O Pré-agendamento é tarefa necessária e obrigatória, mas não garante o direito líquido e certo a quem o solicitou, quanto à realização do evento na data reservada. É fundamental que se procedam às demais etapas previstas para que o evento ocorra. Preencher Termo de Agendamento que deverá ser assinado, pelo Vereador(a) ou chefe de gabinete, e entregue nesta assessoria. 2) O Vereador deve preencher e assinar o termo de compromisso que fará parte do Processo. (O termo de Compromisso esta disponibilizado na página da Câmara: www.camarapoa.rs.gov.br. Para acessar é necessário: Entrar no link Setores da Casa, a seguir Relações Públicas, e por fim, Formulários. 3) Protocolar memorando, endereçando à Presidência, especificando o evento, a data e horário de início e término, juntamente com termos de compromisso, assinado pelo Vereador (a), na Seção do Protocolo e Arquivo para abrir processo. Com antecedência mínima de 07 (sete) dias, conforme de Ordem de Serviço nº 005/01. 4) O Pré-agendamento de eventos a serem realizados nos espaços desta Casa, sob responsabilidade da Assessoria de Relações Públicas, obedecerá a seguinte ordem de preferência: a) Comissões Permanentes; b) Comissões Temporárias; c) Atividades Institucionais; d) Vereadores; e) Poder Executivo; f) Partidos Políticos com assento na Casa; g) Entidades representativas dos servidores de Câmaras Municipais e representativas da Sociedade Civil Organizada. 5
2. HOMENAGENS Os Vereadores poderão prestar homenagens nas seguintes modalidades: 1. Em Sessão Solene ou Especial, de acordo com os artigos 188 e 189 do Regimento da CMPA; 2. Ato Solene, de acordo com o artigo 134 A, 5º, 7º e 8º do Regimento da CMPA. 3. Em Período de Comunicações, de acordo com o artigo 181 do Regimento da CMPA. 4. Em Grande Expediente, de acordo com o artigo 154, 1º, 2º, 3º e 4º do Regimento da CMPA. 2.1. SESSÃO SOLENE Cada Vereador terá direito a 2 (duas) Sessões Solenes por ano. Uma de Título Honorífico de Cidadão de Porto Alegre ou Emérito e a outra, destina-se à homenagem ou entrega de Prêmio já concedido (ou seja, aprovado em Plenário e publicado). Para realização de uma sessão solene serão necessários os seguintes procedimentos, sob responsabilidade do gabinete: 1) Pesquisar, junto ao Sistema de Protocolo, se a homenagem não está sendo proposta por outro Vereador e, junto a esta Assessoria, se o Vereador proponente possui cota; 2) Agendar a homenagem com antecedência mínima de 30 (trinta) dias, junto à Assessoria de Relações Públicas; 3) Redigir requerimento à Presidência, solicitando Sessão Solene, especificando motivo, data e horário da homenagem; 4) Entregar o requerimento na Seção de Protocolo e Arquivo; 6
5) Aguardar a votação do requerimento em Plenário. Nos casos de Título Honorífico de Cidadão de Porto Alegre e Cidadão Emérito de Porto Alegre, essas homenagens deverão ocorrer em Sessão Solene, no Plenário Otávio Rocha. 6) Aprovado em Plenário projeto de lei que concede Título Honorífico ou requerimento de sessão solene para homenagem ou entrega de prêmio, aguardar, respectivamente, a publicação de lei ou o encaminhamento do Requerimento à Assessoria de RP para retirar fazer solicitação de entrega do Título, homenagem ou prêmio no dia e hora já pré-agendados, entregar o processo nesta assessoria e após solicitar na Assessoria de Relações Públicas 500 (quinhentos) convites, 500 (quinhentos) envelopes e 1 (um) kit de etiquetas de autoridades; 7) Colocar os convites nos envelopes com a lingüeta para dentro, sem colar e sem utilizar carimbo do gabinete, ou qualquer outra identificação de gabinete e bancada. Pois se trata de correspondência institucional. 8) Devolver os convites, envelopados e endereçados, na Assessoria de Relações Públicas para serem encaminhados ao Correio pela cota da Presidência. A Assessoria de Relações Públicas elaborará roteiro e comporá Mesa para a Cerimônia. Assim, se houver alguma apresentação artística ou autoridade confirmada para comparecer, o gabinete deverá informar a Assessoria supra citada com antecedência. 7
2.2. ATO SOLENE: Outros títulos e prêmios poderão ser entregues em ATO SOLENE, a ser realizado no Plenário Ana Terra. A organização é de responsabilidade do gabinete do(a) Vereador(a), contando com apoio da estrutura da Casa, no que se refere à divulgação e sonorização. A Assessoria de Relações Públicas confeccionará os convites, diplomas e roteiro, uma vez aprovada a homenagem. Não há necessidade de preenchimento de Requerimento específico para realização de Ato Solene. Os dados referentes ao evento deverão constar do processo de aprovação do mesmo. Cada Vereador poderá realizar 4 (quatro) Atos Solenes ao ano. Aprovada a homenagem, o gabinete deverá solicitar, na Assessoria de Relações Públicas, o total de 300 (trezentos) convites e 300 (trezentos) envelopes a que tem direito o Vereador proponente. Os convites, já envelopados, deverão ser devolvidos, com a devida antecedência, a essa Assessoria para serem postados pela cota da Presidência; sem colar e sem utilizar carimbo ou qualquer outra identificação de gabinete e bancada. Pois se trata de correspondência institucional. Haverá: Composição de mesa. Confecção de convites. Pronunciamento do homenageado Ato Solene fora da casa é de inteira responsabilidade do Gabinete do Vereador. 2.3. PERÍODO DE COMUNICAÇÕES É uma homenagem, realizada às segundas ou quintas-feiras, durante as Sessões Ordinárias, com início às 14 horas. Cada Vereador tem direito a 1 (um) Período de Comunicações por ano. Para sua realização, são necessários os seguintes procedimentos, sob responsabilidade do gabinete solicitante: 8
1) Pesquisar, junto ao Sistema de Protocolo, se a homenagem não está sendo proposta por outro Vereador e, junto a esta Assessoria, se o Vereador(a) possui cota e data disponível; 2) Agendar homenagem, com antecedência mínima de 30 (trinta) dias, junto à Assessoria de Relações Públicas; 3) Redigir requerimento ao Presidente, solicitando Período de Comunicações e especificando motivo, data e horário da homenagem; 4) Entregar o requerimento na Seção de Protocolo e Arquivo; 5) Aguardar a votação do requerimento em Plenário; 6) Aprovado o requerimento, solicitar, na Assessoria de Relações Públicas, 200 (duzentos) convites e 200 (duzentos) envelopes; 7) Colocar os convites nos envelopes com a lingüeta para dentro, sem colar e sem utilizar carimbo do gabinete, ou qualquer outro tipo de correspondência. Este trabalho é feito pela Assessoria do Vereador; 8) Devolver os convites, envelopados e endereçados, na Assessoria de Relações Públicas para serem encaminhados ao Correio pela cota da Presidência. Haverá: Composição de mesa. Confecção de convites. Pronunciamento do homenageado 05 (cinco) minutos. Não está previsto: Confecção de diploma. 9
2.4. GRANDE EXPEDIENTE É uma homenagem, realizada às segundas ou quintas-feiras, durante as Sessões Ordinárias, com início às 14 horas. Cada Vereador tem direito a 1 (um) Período de Grande Expediente por ano. Para sua realização, são necessários os seguintes procedimentos, sob responsabilidade do gabinete solicitante: 1) Pesquisar, junto ao Sistema de Protocolo, se a homenagem não está sendo proposta por outro Vereador e, junto a esta Assessoria, se o Vereador(a) possui cota e data disponível; 2) Agendar homenagem, com antecedência mínima de 02 (dois) dias e máxima de 15 (quinze) dias, junto a Diretoria Legislativa; 3)Redigir requerimento à diretoria Legislativa, solicitando Período de Grande Expediente especificando motivo, data e horário da homenagem; 4) Aprovado o requerimento, solicitar, na Assessoria de Relações Públicas, 200 (duzentos) convites e 200 (duzentos) envelopes; 5) Colocar os convites nos envelopes com a lingüeta para dentro, sem colar e sem utilizar carimbo do gabinete, ou qualquer outro tipo de correspondência. Este trabalho é feito pela Assessoria do Vereador; 6) Devolver os convites, envelopados e endereçados, na Assessoria de Relações Públicas para serem encaminhados ao Correio pela cota da Presidência. Haverá: Composição de mesa. Confecção de convites (Obs.: conforme o prazo não serão emitidos) Pronunciamento do homenageado 05 (cinco) minutos. Não está previsto: Confecção de diploma. 10
2.5. TRIBUNA POPULAR Tribuna Popular, de acordo com o artigo 201 do Regimento da CMPA. A inscrição deverá ser realizada no Setor Legislativo. Documentos necessários, para a solicitação de Tribuna Popular, constam na página da Câmara, no link Sessão Plenária. À Assessoria de Relações Públicas compete: - Recepção e Encaminhamento do Orador inscrito à mesa. Não haverá: Confecção de convites Diploma Composição de mesa. 11