Página da W 1 de 3 INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 65, DE 31 DE JULHO DE 1997 Dispõe sobre a autenticação de instrumentos de escrituração das empresas mercantis e dos agentes auxiliares do comércio. O DIRETOR DO DEPARTAMENTO NACIONAL DE REGISTRO DO COMÉRCIO - DNRC, no uso das atribuições que lhe confere o art. 4º da Lei nº 8.934, de 18 de novembro de 1994, e CONSIDERANDO as disposições contidas no art. 32, inciso III, da Lei nº 8.934/94; no art. 14 do Decreto-lei nº 486, de 3 de março de 1969, regulamentado pelo Decreto Federal nº 64.567, de 22 de maio de 1969; e no art. 78, inciso I, do Decreto nº 1.800, de 30 de janeiro de 1996; CONSIDERANDO o desenvolvimento tecnológico que permite a geração de microfichas contendo registro de atos e fatos das empresas através da microfilmagem de saída direta do computador, com segurança e inviolabilidade, como preceituam os diplomas legais citados; CONSIDERANDO a necessidade de uniformizar e atualizar os procedimentos relativos à autenticação dos instrumentos de escrituração mercantil; e CONSIDERANDO os estudos realizados pela Comissão constituída pela Portaria nº 295, de 25 de julho de 1995, do Ministério da Indústria, do Comércio e do Turismo, resolve: Art. 1º A autenticação de instrumentos de escrituração das empresas mercantis, inclusive das sociedades estrangeiras autorizadas a funcionar no País, é disciplinada pelo disposto nesta Instrução Normativa, sem prejuízo da legislação específica aplicável à matéria. Art. 2º São instrumentos de escrituração das empresas mercantis: I - livros; II - conjunto de fichas ou folhas soltas; III - conjunto de folhas contínuas; IV - microfichas geradas através de microfilmagem de saída direta do computador (COM). Art. 3º Os instrumentos de escrituração das empresas mercantis, exceto as microfichas, deverão ter suas folhas seqüencialmente numeradas, tipograficamente, em se tratando de livros e conjunto de fichas ou folhas soltas, mecânica ou tipograficamente no caso de folhas contínuas e conterão termo de abertura e encerramento apostos, respectivamente, no anverso da primeira e no verso da última ficha ou folha numerada. 1º O termo de abertura deverá indicar: a) o nome empresarial; b) o Número de Identificação do Registro de Empresas - NIRE e a data do arquivamento dos atos constitutivos; c) o local da sede ou filial; d) a finalidade a que se destina o instrumento de escrituração mercantil; e) o número de ordem do instrumento de escrituração e a quantidade de folhas; f) o número da inscrição no Cadastro Geral de Contribuintes do Ministério da Fazenda. 2º O termo de encerramento indicará: a) o nome empresarial; b) o fim a que se destinou o instrumento escriturado; c) o número de ordem do instrumento de escrituração e a quantidade de folhas escrituradas. Art. 4º Os termos de abertura e encerramento serão datados e assinados pelo titular de firma mercantil individual, administrador de sociedade mercantil ou representante legal e por contabilista legalmente habilitado, com indicação do número de sua inscrição no Conselho Regional de Contabilidade - CRC. Parágrafo único. Não havendo contabilista habilitado na localidade onde se situa a sede da empresa, os termos de abertura e de encerramento serão assinados, apenas, pelo titular de firma mercantil individual, administrador de sociedade mercantil ou representante legal. Art. 5º Lavrados os termos de abertura e de encerramento, os instrumentos de escrituração deverão ser submetidos à autenticação pela Junta Comercial: I - antes ou após efetuada a escrituração, quando se tratar de livros, conjuntos de fichas ou de folhas soltas ou conjunto de folhas contínuas;
Página da W 2 de 3 II - após efetuada a escrituração quando se tratar de microfichas geradas através de microfilmagem de saída direta do computador (COM). Art. 6º A autenticação dos instrumentos de escrituração será efetuada, por termo, na página onde se localizar o termo de abertura e conterá declaração expressa da exatidão dos termos de abertura e de encerramento, bem como o número e a data da autenticação. 1º No caso de conjunto de fichas ou folhas soltas, além do termo de autenticação, serão obrigatoriamente autenticadas todas as demais fichas ou folhas soltas com o sinete da Junta Comercial. 2º Em qualquer das hipóteses, o autenticador deverá ser expressamente identificado, com indicação do seu nome completo, em letra de forma legível, ou com a aposição de carimbo. 3º Com o objetivo de resguardar a segurança e inviolabilidade dos instrumentos de escrituração mercantil, recomenda-se a autenticação destes por meio de etiqueta adesiva, atendidos os procedimentos quanto a posição, conteúdo e identificação. Art. 7º A microficha, como instrumento de escrituração mercantil, poderá ser utilizada pelas companhias e em relação aos livros sociais de que trata o art. 100 da Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976. Parágrafo único. No caso das companhias abertas, aplicar-se-ão, ainda, as normas expedidas pela Comissão de Valores Mobiliários. Art. 8º No caso de escrituração descentralizada, a empresa que possuir filial em outra unidade federativa deverá requerer a autenticação dos instrumentos de escrituração respectivos à Junta Comercial onde a filial estiver situada. Parágrafo único. Os termos de abertura e de encerramento deverão atender o disposto nos 1º e 2º do art. 3º desta Instrução, sendo que os dados deverão referir-se à filial e a data de arquivamento deverá referir-se ao ato de abertura da filial na Junta Comercial da unidade federativa onde essa se localizar. Art. 9º Os instrumentos de escrituração de uma sociedade mercantil poderão ser transferidos para outra que a suceda. 1º Para os efeitos do disposto neste artigo deverá ser aposto, após o último lançamento, termo de transferência, datado e assinado pelo representante legal da empresa e por contabilista legalmente habilitado, quando houver, a ser autenticado pela Junta Comercial. 2º Do termo de transferência deverão constar os requisitos exigidos para o termo de abertura, bem como a indicação do nome empresarial da sucessora e o número e data do arquivamento do instrumento de sucessão na Junta Comercial. Art. 10. Aplica-se o disposto no artigo anterior., no que couber, à transferência de sede para outra unidade federativa e ao encerramento, ainda que temporário, das atividades das empresas mercantis. Art. 11. Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de qualquer dos instrumentos de escrituração mercantil, a empresa fará publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste fará minuciosa informação, dentro de quarenta e oito horas à Junta Comercial de sua jurisdição. 1º Recomposta a escrituração, o novo instrumento receberá o mesmo número de ordem do substituído, devendo o termo de autenticação ressalvar, expressamente, a ocorrência comunicada. 2º A autenticação de novo instrumento de escrituração mercantil só será procedida após o cumprimento do disposto no caput deste artigo. Art. 12. Cabe às Juntas Comerciais manter o controle dos instrumentos de escrituração mercantil autenticados, através de sistemas de registro próprios, devendo conter os seguintes dados: I - nome empresarial; II - NIRE; III - número de ordem, finalidade e data de autenticação do instrumento de escrituração mercantil; IV - assinaturas dos autenticadores, para eventuais averiguações ou confrontos. Art. 13. A autenticação de instrumentos de escrituração independe da apresentação de outros anteriormente autenticados. Art. 14. Aplicam-se aos instrumentos de escrituração dos agentes auxiliares do comércio as disposições desta Instrução Normativa, obedecida a legislação que lhes é pertinente. Art. 15. Poderão as Juntas Comerciais delegar competência à autoridade pública para autenticar instrumentos de escrituração mercantil, atendidas as conveniências do serviço.
Página da W 3 de 3 Art. 16. A autenticação dos instrumentos de escrituração mercantil pela Junta Comercial não a responsabiliza pelos fatos e atos neles escriturados. Art. 17. Os instrumentos de escrituração autenticados na forma desta Instrução, não retirados no prazo de trinta dias, contados da sua autenticação, poderão ser eliminados. Art. 18. As Juntas Comerciais adaptarão seus procedimentos às disposições da presente Instrução Normativa no prazo de sessenta dias. Art. 19. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação. Art. 20. Revoga-se a Instrução Normativa nº 54, de 6 de março de 1996. (Publicada no D.O.U. de 1/8/1997) HAILÉ JOSÉ KAUFMANN
LEI N.º 5.433, DE 08 DE MAIO DE 1.968. Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências. Art. 1º. É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais. Par. 1º. Os microfilmes de que trata esta lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dele. Par. 2º. Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração. Par. 3º. A incineração dos documentos microfilmados ou a sua transferência para outro local far-se-á mediante lavratura de termo, por autoridade competente, em livro próprio. Par. 4º. Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão arquivados na repartição detentora do arquivo, vedada sua saída sob qualquer pretexto. Par. 5º. A eliminação ou transferência para outro local dos documentos microfilmados far-se-á mediante lavratura de termo em livro próprio pela autoridade competente. Par. 6º. Os originais dos documentos ainda em trânsito, microfilmados, não poderão ser eliminados antes de seu arquivamento. Par. 7º. Quando houver conveniência, ou por medida de segurança, poderão excepcionalmente ser microfilmados documentos ainda não arquivados desde que autorizados por autoridade competente. Art. 2º. Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados podendo ser arquivados em local diverso da repartição detentora dos mesmos. Art. 3º. O Poder Executivo regulamentará, no prazo de 90 ( noventa ) dias, a presente lei, indicando as autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para a autenticação de traslados e certidões originárias de microfilmagem de documentos oficiais. Par. 1º. O decreto de regulamentação determinará, igualmente, quais os cartórios e órgãos públicos capacitados para efetuarem a microfilmagem de documentos particulares, bem como os requisitos que a microfilmagem realizada por aqueles cartórios e órgãos públicos devem preencher para serem autenticados, a fim de produzirem efeitos jurídicos em juízo ou fora dele, quer os microfilmes, que os seus traslados e certidões originárias.
Par. 2º. Prescreverá também o decreto as condições que os cartórios competentes terão de cumprir para a autenticação de microfilmes realizados por particulares, para produzir efeitos jurídicos contra terceiros. Art. 4º. É dispensável o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos oficiais arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e certidões originais de microfilme. Art. 5º. Esta lei entra em vigor na data de sua publicação. Art. 6º. Revogam-se as disposições em contrário.
DECRETO N. 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996 Regulamenta a lei n.5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências. O Presidente da República, no uso da atribuição que lhe confere o Art.84, inciso IV, da Constituição, e tendo em vista o disposto no art. 3. da Lei n.5.433, de maio de 1968, DECRETA Art. 1. A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela lei n.º 5.433, de 8 de maio de 1.968, abrange os documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos PODERES EXECUTIVO, JUDICIÁRIO e LEGISLATIVO, inclusive da Administração indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos jurídicos. Art. 2º. A emissão de cópias, traslados e certidões extraídas de microfilmes, bem assim a autenticação desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juízo ou fora dele, é regulada por Decreto. Art. 3º. Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução. Art. 4º. A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das informações, sendo permitida a utilização de qualquer microforma. Parágrafo único. Em se tratando da utilização de microfichas, além dos procedimentos previstos neste Decreto, tanto a original como a cópia terão, na sua parte superior, área reservada à titulação, a identificação e à numeração seqüencial, legíveis com a vista desarmada, e fotogramas destinados à indexação. Art. 5º. A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, garantida e segurança e a qualidade de imagem e de reprodução. 1º. Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia do filme original. 2º. Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis, de qualquer tipo, tanto para a confecção do original, como para a extração de cópias. 3º. O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia. Art. 6º. Na microfilmagem poderá ser utilizada qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a qualidade de reprodução.
Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subseqüente, de modo que se possa identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas. Art. 7º. Na microfilmagem de documentos, cada série será precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos: I identificação do detentor dos documentos, a serem microfilmados; II número do microfilme, se for o caso; III local e data da microfilmagem; IV registro no Ministério da Justiça; V - ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados; VI menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem microfilmados é continuação da série contida em microfilme anterior; VII identificação do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau detentor dos documentos a serem microfilmados; VIII - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem. Art. 8º. No final da microfilmagem de cada série, será reproduzida a imagem de encerramento, imediatamente após o último documento, com os seguintes elementos: I identificação do detentor dos documentos microfilmados; II informações complementares relativas ao inciso V do artigo anterior; III - termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições deste Decreto; IV menção, quando for o caso, de que a série de documentos microfilmados continua em microfilme posterior; V nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem. Art. 9º. Os documentos da mesma série ou seqüência, eventualmente omitidos quando na microfilmagem, ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha de
operação ou por problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou inserção no filme original. 1º. A microfilmagem destes documentos será precedida de uma imagem de observação, com os seguintes elementos: a) identificação do microfilme, local e data; b) descrição das irregularidade constatadas; c) nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem. 2º. É obrigatório fazer indexação remissa para recuperar as informações e assegurar a localização dos documentos. 3º. Caso a complementação não satisfaça os padrões de qualidade exigidos, a microfilmagem dessa série de documentos deverá ser repetida integralmente. Art. 10º. Para o processamento dos filmes, serão utilizados equipamentos e técnicos que assegurem ao filme alto poder de definição, densidade uniforme e durabilidade. Art. 11º. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final. Art. 12º. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de filme cópia. Parágrafo único. A eliminação oficiais ou públicos só deverá ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuação e respeitado o disposto no art. 9º da lei n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1.991. Art. 13º. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo públicos de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor. Art. 14. Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, deverão estar autenticados pela autoridade competente detentora do filme original. 1º. Em se tratando de cópia em filme, extraída de microfilmes de documentos privados, deverá ser emitido termo próprio, no qual constará que o filme que o acompanha é cópia fiel do filme original, cuja autenticação far-se-á nos cartórios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte.
2º. Em se tratando de cópia em papel, extraída de microfilmes de documentos privados, a autenticação far-se-á por meio de carimbo, aposto em cada folha, nos cartórios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte. 3º. A cópia em papel, de que trata o parágrafo anterior, poderá ser extraída utilizando-se qualquer meio de reprodução, desde que seja assegurada a sua qualidade de leitura. Art. 15. A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios habilitados nos termos deste Decreto. Parágrafo único. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e cartórios a que se refere este artigo, além da legislação a que estão sujeitos, deverão requerer registro no Ministério da justiça e sujeita-se à fiscalização que por este será exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto. Art. 16. As empresas e os cartórios que se dedicarem á microfilmagem de documentos de terceiros, fornecerão, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando: I que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto; II que se responsabilizam pelo padrão de qualidade do serviço executado; III que o usuário passa a ser responsável pelo manuseio e conservação das microformas. Art. 17º. Os microfilmes e filmes cópias, produzidos no exterior, somente terão valor legal, em juízo ou fora dele, quando: I autenticados por autoridade estrangeira competente; II tiverem reconhecida, pela autoridade consular brasileira, a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticados; III forem acompanhados de tradução oficial. Art. 18º. Os microfilmes originais e os filmes cópias resultantes de microfilmagem de documentos sujeitos à fiscalização, ou necessário à prestação de contas, deverão ser mantidos pelos mesmos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos originais. Art. 19º. As infrações às normas deste Decreto, por parte dos cartórios e empresas registrados no Ministério da Justiça sujeitarão o infrator, observada a gravidade do fato, às penalidades de advertência ou suspensão do registro, sem prejuízo das sanções penais e civis cabíveis. Parágrafo único. No caso de reincidência por falta grave, o registro para microfilmar será cassado definitivamente.
Art. 20º. O Ministério da Justiça expedirá as instruções que se fizerem necessárias ao cumprimento deste Decreto. Art. 21º. Revoga-se o Decreto n.º 64.398, de 24 de abril de 1.969. Art. 22. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação. Brasília, 30 de janeiro de 1.996, 175º da Independência e 108º da República. Fernando Henrique Cardoso. Milton Seligman.
Presidência da República Subchefia para Assuntos Jurídicos DECRETO Nº 3.000, DE 26 DE MARÇO DE 1999. Texto Republicado no D.O. de 17.6.99 Regulamenta a tributação, fiscalização, arrecadação e administração do Imposto sobre a Renda e Proventos de Qualquer Natureza. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituição, e conforme as leis do imposto sobre a renda, DECRETA : (...) Seção II Livros Comerciais Art. 257. A pessoa jurídica é obrigada a seguir ordem uniforme de escrituração, mecanizada ou não, utilizando os livros e papéis adequados, cujo número e espécie ficam a seu critério (Decreto-Lei nº 486, de 3 de março de 1969, art. 1º). Livro Diário Art. 258. Sem prejuízo de exigências especiais da lei, é obrigatório o uso de Livro Diário, encadernado com folhas numeradas seguidamente, em que serão lançados, dia a dia, diretamente ou por reprodução, os atos ou operações da atividade, ou que modifiquem ou possam vir a modificar a situação patrimonial da pessoa jurídica (Decreto-Lei nº 486, de 1969, art. 5º). 1º Admite-se a escrituração resumida no Diário, por totais que não excedam ao período de um mês, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do
estabelecimento, desde que utilizados livros auxiliares para registro individuado e conservados os documentos que permitam sua perfeita verificação (Decreto-Lei nº 486, de 1969, art. 5º, 3º). 2º Para efeito do disposto no parágrafo anterior, no transporte dos totais mensais dos livros auxiliares, para o Diário, deve ser feita referência às páginas em que as operações se encontram lançadas nos livros auxiliares devidamente registrados. 3º A pessoa jurídica que empregar escrituração mecanizada poderá substituir o Diário e os livros facultativos ou auxiliares por fichas seguidamente numeradas, mecânica ou tipograficamente (Decreto-Lei nº 486, de 1969, art. 5º, 1º). 4º Os livros ou fichas do Diário, bem como os livros auxiliares referidos no 1º, deverão conter termos de abertura e de encerramento, e ser submetidos à autenticação no órgão competente do Registro do Comércio, e, quando se tratar de sociedade civil, no Registro Civil de Pessoas Jurídicas ou no Cartório de Registro de Títulos e Documentos (Lei nº 3.470, de 1958, art. 71, e Decreto-Lei nº 486, de 1969, art. 5º, 2º). 5º Os livros auxiliares, tais como Caixa e Contas- Correntes, que também poderão ser escriturados em fichas, terão dispensada sua autenticação quando as operações a que se reportarem tiverem sido lançadas, pormenorizadamente, em livros devidamente registrados. 6º No caso de substituição do Livro Diário por fichas, a pessoa jurídica adotará livro próprio para inscrição do balanço e demais demonstrações financeiras, o qual será autenticado no órgão de registro competente. Livro Razão Art. 259. A pessoa jurídica tributada com base no lucro real deverá manter, em boa ordem e segundo as normas contábeis recomendadas, Livro Razão ou fichas utilizados para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos efetuados no Diário,
mantidas as demais exigências e condições previstas na legislação (Lei nº 8.218, de 1991, art. 14, e Lei nº 8.383, de 1991, art. 62). 1º A escrituração deverá ser individualizada, obedecendo à ordem cronológica das operações. 2º A não manutenção do livro de que trata este artigo, nas condições determinadas, implicará o arbitramento do lucro da pessoa jurídica (Lei nº 8.218, de 1991, art. 14, parágrafo único, e Lei nº 8.383, de 1991, art. 62). 3º Estão dispensados de registro ou autenticação o Livro Razão ou fichas de que trata este artigo. (...)