TERMO DE REFERÊNCIA 1. OBJETO Realização de seminários, conferências, treinamentos e eventos em geral (exceto taxa de inscrição e gastos com viagens). Contratação de hotel para a Reunião de Apresentação e Debate sobre o Diagnóstico Situacional dos Programas Estaduais de Hepatites Virais que será realizada na cidade do Brasília/DF, no dia 28 outubro de 2010. 1.1 Especificações Técnicas Local de Entrega: Brasília/DF Localização: Setores Hoteleiros Norte e Sul (SHN, SHS) e Setor de Hotéis e Turismo Norte (SHTN). Categoria do hotel: Muito Confortável e Confortável, de acordo com a classificação adotada pelo Guia Quatro Rodas (última edição) Nr. Item ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS MÍNIMAS EXIGIDAS 1 2 HOSPEDAGEM Check in: 27 de outubro de 2010 Check out: 29 de outubro de 2010 Participantes: Total de Hospedagens: 6 apartamentos single. 10 apartamentos duplos Participantes: 26 participantes - hospedados 14 participantes - locais Sala Plenária SALAS E EQUIPAMENTOS 01 (uma) sala em formato U com mesas e cadeiras para 40 (quarenta) participantes no dia 28 de outubro de 2010. Mobiliário Mesas de apoio para o café, chá e água Mesa de apoio para equipamentos e sonorização 01 Flip Chart Equipamentos e insumos para a Sala Plenária 01 (um) tela para projeção de 120.
01 (um) projetor multimídia de 4.000 Ansi Lumens com CPU, teclado e mouse e internet banda larga. 01 (uma) ponteira a laser com passador de slides. 01 (um) sistema de sonorização com 8 (oito) microfones sem fio. Sala para secretaria Espaço adequado ou sala, para instalação de secretaria, próximo à sala de plenária (no mesmo andar), para o dia 28 de outubro de 2010. Mobiliário para a sala de Secretaria 01 (uma) mesa de apoio 02 (duas) cadeiras 01 (um) telefone para ligações local, celular e DDD. Telefone para ligações LOCAIS FIXO - preço por minuto informar o valor pagamento conforme consumo; Telefone para ligações LOCAIS CELULAR - preço por minuto informar o valor unitário por minuto será considerado para cálculo da proposta a quantidade de 500 minutos - Quantidade média para cálculo de preço da proposta - pagamento conforme consumo; Telefone para ligações DDD FIXO - preço por minuto informar o valor pagamento conforme consumo; Telefone para ligações DDD CELULAR - preço por minuto informar o valor pagamento conforme consumo. Equipamentos para a sala da Secretaria 01 (um) computador Pentium IV 2.6 ou superior com sistema operacional Windows XP ou superior e pacote Microsoft Office 2003 ou superior (com internet banda larga) e monitor LCD de 17. 01 (uma) impressora a jato de tinta (colorida) com respectivos cartuchos. ALIMENTAÇÃO 3 Almoço: Buffet para 40 (quarenta) participantes com direito a água, suco natural ou refrigerante (em lata) e sobremesa para o dia 28 de outubro de 2010. Jantar: Buffet para 26 (vinte seis) participantes com direito a água, suco natural ou refrigerante (em lata) e sobremesa para o dia 27 de outubro de 2010. Buffet para 10 (dez) participantes com direito a água, suco natural ou refrigerante (em lata) e sobremesa para o dia 28 de outubro de 2010. Coffee Break:
Coffee Break para 40 (quarenta) participantes para o dia 28 de outubro de 2010, no período da tarde. Água, café, leite e chá: Fornecimento de água (com e sem gás), café, leite e chá durante o período da reunião, conforme consumo (mediante autorização e controle do responsável pelo evento), que deverá ser servido em louça. Fornecimento de ÁGUA GARRAFINHA - preço por unidade informar o valor unitário por unidade. Será considerado para cálculo da proposta a quantidade de 100 unidades. Quantidade média para cálculo de preço da proposta - pagamento conforme consumo; Fornecimento de CAFÉ - preço por GARRAFA DE 2 LITROS Informar o valor unitário por unidade será considerado para cálculo da proposta a quantidade de 10 unidades. Quantidade média para cálculo de preço da proposta - pagamento conforme consumo; Fornecimento de LEITE - preço por GARRAFA DE 2 LITROS informar o valor unitário por unidade. Será considerado para cálculo da proposta a quantidade unidades. Quantidade média para cálculo de preço da proposta pagamento conforme consumo; Fornecimento de CHÁ - preço por GARRAFA DE 2 LITROS DE ÁGUA E INSUMOS - informar o valor unitário por unidade será considerado para cálculo da proposta a quantidade de 10 unidades. Quantidade média para cálculo de preço da proposta pagamento conforme consumo. 4 5 RECURSOS HUMANOS 01 (um) operador capacitado que atenda ao manuseio e garanta o bom funcionamento dos equipamentos de som e de projeção. OUTROS SERVIÇOS Xérox e Fax Disponibilidade para o atendimento das necessidades de xerox e fax durante a reunião (mediante autorização e controle do responsável pelo evento). XEROX Preço por folha copiada informar o valor unitário por unidade será considerado para cálculo da proposta a quantidade de 200 unidades - Quantidade média para cálculo de preço da proposta - pagamento conforme consumo; FAX Preço por folha enviada informar o valor unitário por unidade será considerado para cálculo da proposta a quantidade de 200 unidades - Quantidade média para cálculo de preço da proposta - pagamento conforme consumo.
5 Caso o vencedor deste certame seja uma empresa de eventos ou similar, há a necessidade de um coordenador responsável para o acompanhamento do evento em tempo integral. Todos os serviços descriminados neste Termo de Referência deverão ser repassados em sua íntegra para o hotel/espaço escolhido pela empresa vencedora do certame para a prestação do serviço. OBSERVAÇÕES 1. O hotel contratado deverá dispor de no mínimo uma Unidade Habitacional adaptada para pessoas com necessidades especiais; 2. A confirmação do número exato de participantes e respectivos números de diárias será efetivada mediante o envio do rooming list, em até 48h antes do início das diárias; 3. O pagamento das hospedagens será efetuado conforme apresentação do rooming list e de acordo com as datas de check in e check out dos participantes; 4. As propostas deverão indicar qual sala do hotel/local do evento será disponibilizada para sua realização; 5. A sala plenária deverá ter o tamanho necessário para comportar as mesas e cadeiras com formação e número de participantes solicitados; mesas de apoio para a montagem de equipamentos de projeção e sonorização, e mesas de apoio para água e café; 6. As salas não poderão ter obstáculos que impeçam a visualização e circulação dos participantes, tais como pilastras, móveis fixos ou similares; 7. O mobiliário tais como: mesas, pranchões e cadeiras, serão por conta do contratado; 8. O horário de utilização da sala plenária será das 07:00 as 19:00 horas; 9. A montagem das salas e dos equipamentos deverá estar concluída até às 22 horas do dia anterior ao evento; 10. O pé direito da sala plenária deverá ter o mínimo de 2,5 metros de altura; 11. É necessário ter disponibilidade de conexões elétricas (fixas ou móveis) para uso de notebooks para os participantes, dentro das salas destinadas aos eventos; 12. Ter ar-condicionado com sistema regulável de temperatura; 13. Todas as áreas do hotel ou local escolhidos destinadas ao evento ou atividade e de circulação de visitantes, devem oferecer acesso a pessoas com necessidades especiais; 14. O desbloqueio do telefone para ligações (local, DDD ou DDI) será permitido mediante autorização do responsável pelo evento e deverá ser controlada por ele;
15. O restaurante do hotel ou do local oferecido deverá comportar o número total de participantes do evento para o almoço e/ou jantar; 16. O restaurante do hotel ou do local oferecido deverá funcionar integralmente, nos horários para almoço de 12:00 as 15:00 horas e jantar de 19:00 as e 22:00 horas. 17. O almoço/jantar, seja a La Carte ou Buffet, deverá oferecer minimamente as opções abaixo: - Entrada: 2 (duas) opções pratos frios (saladas e/ou cremes e/ou mousses e/ou frutas); - Prato principal: 02 (dois) tipos de carnes (vermelha e/ou branca e/ou pescado), e/ou 01 (hum) tipo de massa com respectivas guarnições e bebidas; - Prato principal: 02 (dois) tipos de carnes (vermelha e/ou branca e/ou pescado), e/ou 01 (hum) tipo de massa com respectivas guarnições e bebidas; - Sobremesa: 02 (dois) tipos de doces e/ou frutas e/ou sorvetes; - Bebidas: frias e/ou naturais e/ou gasosas. 18. Para o coffee break: Café, chá, suco de fruta (02 tipos), refrigerante (02 tipos) e até 6 (seis) tipos dos itens abaixo: - Pão de queijo, pão da vovó, pão húngaro, pão de batata com presunto e queijo, rosca calabresa, broa de milho com gergelim, enroladinho de queijo com orégano e tomate, enroladinho de salsicha, enroladinho queijo e coco, religiosa de frango, míni sonhos, míni croissants de queijo, míni croissants com ervas finas, míni croissants com gergelim e catupiry, míni sanduíche natural, míni bom-bocado, míni pudim, míni pizzas, míni rabanadas, empadinha de frango, pastel milho de forno, biscoito de queijo palito, biscoitos amanteigados, frios variados fatiados, queijos variados fatiados, rosquinha de leite condensado, barquetes de legumes, bolos tipo inglês, formigueiro, laranja, chocolate; queijadinha, quibe frito, croquetes de carne, petit fours doces e salgados, frutas variadas fatiadas, míni canapé. 19. O pagamento das refeições será efetuado mediante apresentação dos vouchers, que serão fornecidos por este Departamento; 20. As louças, talheres, cestas, bandejas, guardanapos e/ou qualquer outro utensílio utilizado, são de responsabilidade da contratada, incluindo mesas, cadeiras e toalhas, devendo-se utilizar os utensílios apropriados para cada tipo de alimento/bebida; 21. O coordenador deverá ser contratado da empresa com experiência necessária e autonomia para a resolução de todas as demandas decorrentes do evento, junto ao hotel ou fornecedores contratados pela empresa; 22. Para todos os recursos humanos contratados deverão estar incluídas na diária as despesas de uniforme, alimentação, transporte e hospedagem, quando for o caso. 23. A empresa deverá apresentar em sua proposta o endereço completo do hotel indicado para realização do evento