RELLATTÓRI IO DE CORREIÇÃO EXTTRAORDI INÁRIA COMARCA DE SÃO JJOAQUI IM ESCRIVANIA DE PAZ DE BOM JARDIM DA SERRA Sibele Borges Ribeiro Escrivã de Paz Interina Período da inspeção - Data inicial: 17.03.2014 (15:30h) = Data final: 19.03.2014 (16h30) Equipe Correicional Cíntia Fernandes de Souza Alipio Assessora Correcional/ matrícula 13.514 Raul Wanderley Eble Assessor Correcional/ matrícula 3.138 1 - Do questionário preparatório e das informações adicionais 1.1. O questionário preparatório foi recebido pela equipe correicional no primeiro dia de correição. Das informações que lá foram lançadas verificou-se que a maioria delas não correspondem com a realidade verificada na correição realizada na serventia nos dias 29 e 30.10.2012, tanto que já haviam sido alvo de determinações. Nesse passo, foi possível verificar que: a) não há placa de identificação da serventia; b) o horário de funcionamento da serventia e os telefones de plantão não estão disponíveis ao público na porta de entrada; c) o espaço físico da serventia, apesar da mudança de endereço, não dispõe de condições adequadas para o exercício da atividade; d) a legislação arrolada no art. 539 do CNCGJ não está disponível ao público; e) não consta no mural da serventia o comando do artigo 108 do Código Civil, cartaz do Sistema de Atendimento Extrajudicial (S@E), a relação dos atos gratuitos ou praticados com isenção de emolumentos, a relação dos funcionários da serventia; f) não há informação no Portal do Extrajudicial dos prepostos (Rosmari Ribeiro de Lima, Leandro Nunes Cassettari e Indiara Ribeiro da Silva), do novo endereço da serventia: Rua Antão de Paulo Velho 373, Centro, Bom Jardim da Serra/SC, do telefone atual da serventia (49-3232-0373), do telefone de plantão (49-9145-4992) e do efetivo horário de funcionamento (9h às 12h e das 13:30 às 17:30h); g) não há rampa de acesso na porta de entrada da serventia, havendo somente um degrau, que dá acesso a uma porta de vidro estreita, dificultando o acesso de cadeirantes e outros usuários com necessidades especiais; h) há na serventia apenas um sanitário de uso interno, não adaptado para o uso de portadores de necessidades especiais e idosos, não havendo, nenhuma informação no mural da serventia de que há banheiro disponível aos usuários do serviço. Cabe salientar que o banheiro se encontrava sujo, com papel e copos jogados no chão, sem iluminação e sem material para higiene e asepxia (sabonete, papel higiênico e lixo) (CD_Fotos_Questionario_01_a_51); 1.2. Para serem verificadas as incongruências encontradas na inspeção virtual, foi utilizado como parâmetro as prioridades 1 identificadas nos relatórios de inspeções virtuais n. 6135/2014 (01.01.2014 à 31.01.2014) e n. 6514/2014 (01.02.2014 à 28.02.2014), as quais foram denominadas como os erros mais graves identificados. Com isso, verificou-se através da análise real da aposição dos selos n. DKB70625-JHHY e DKN50836-RY3M, e que o tempo do envio do ato para o Portal do Selo Digital foi superior a 30 (trinta) minutos em desconformidade com o 9, inciso I, do Provimento n. 8/2011. Verificou-se, também, que o valor dos emolumentos cobrados pelo ato de autenticação de documentos está desconformidade com o Regimento de Custas e Emolumentos, uma vez que está sendo cobrado R$ 2,45 (dois reais e quarenta e cinco centavos), bem como o valor de R$ 24,50 (vinte quatro reais e cinquenta centavos) que está sendo cobrado pelo ato de procuração (DKB70584-KZ4I - doc. 01). Verificou-se, ainda, que o selo do tipo normal (DKB70625-JHHY) foi cobrado o valor de R$ 1,30 (um real e trinta centavos) e do tipo DUT (DJM99952-XI54) foi cobrado o valor de R$ 2,55 (dois reais e cinquenta e cinco centavos) e do tipo Escritura com Valor (CPY82492-RSJD e CPY82493-NZ05) foi cobrado R$ 6,40 (seis reais e quarenta centavos). É necessário salientar, que no curso dos trabalhos foram empreendidas várias tentativas no Portal do Selo Digital, na consulta dos selos digitais apostos nos atos praticados pela serventia, restaram infrutíferas. A equipe correicional contatou o Secretário de Serviços Eletrônicos da Corregedoria-Geral da Justiça, Fernando Medeiros Ferreira, relatando a situação e este informou que nos meses de fevereiro e março de 2014, até a presente data, ocorreu o envio apenas dois atos (DKB70550-NY1Q e DJD13632-FMFK) ao Portal do Selo Digital, o que não coaduna com a realidade verificada, haja vista o representativo número de atos praticados na serventia no referido período ser maior do que o número de atos enviados, conforme relatórios de atos praticados
apresentados pela interina (doc. 02). 1.3. A Escrivã de Paz interina declarou que todos os seus prepostos não tem registro em carteira de trabalho, sendo que sua funcionária mais antiga é a Rosmari Ribeiro de Lima, a qual está trabalhando na serventia acerca de 2 (dois) anos (doc. 03); 1.4. No segundo dia dos trabalhos correicionais, Sra. Sibele Borges, Escrivã de Paz interina, apresentou uma declaração manifestando seu interesse em deixar de responder pelo expediente da Escrivia de Paz do Município de Bom Jardim da Serra, declinando do encargo que lhe foi conferido através da Portaria n. 42/2004 (docs. 04). 1.5. No período matutino o atendimento ao público é prestado por uma funcionária sem poderes para assinar atos, em razão disso, ela pratica o ato o ato e solicita que as partes o levem até a Prefeitura (setor tributário), onde o preposto Leandro, trabalha no período matutino auxiliando na emissão notas de produtor rural, para que este assine. 2 Dados do Juiz de Paz e Suplentes O juiz de paz da serventia é o Sr. Valtair Paim Velho. Contudo, esta informação não está cadastrada no site da Corregedoria (http://cgjweb.tjsc.jus.br/jpaz/, que deverá ser realizado pela Secretaria do Foro da Comarca de São Joaquim. No curso dos trabalhos, foi solicitada à Secretaria do Foro o envio da Portaria ou Ato de nomeação do referido juiz de paz, haja vista que não estava arquivada cópia na serventia e nem em poder do Sr. Valtair Paim Velho, solicitação que foi atendida através do correio eletrônico (Portaria n. 14/99 da Direção do Foro, nomeando o mencionado juiz de paz) - (doc. 05). Observação: Não há suplentes de juiz de paz. 3 Dos Livros obrigatórios 3.1 Do Tabelionato de Notas: a) Livro de Protocolo de Escrituras e Procurações: não foi instituído o livro conforme determinação 7 (CNCGJ, art. 878, I), da correição realizada nesta serventia em 29-30.10.2012). b) Livro de Notas (livro n. 49 em andamento): O termo de abertura lavrado em 12.11.2013 e o primeiro ato no livro (escritura pública de compra e venda fl. 007-008, protocolo n. 349) data de 13.11.2013. O ato mais recente no livro é de 11.3.2014 (escritura pública de compra e venda fl. 064-065, protocolo n. 384). O livro é escriturado pelo sistema informatizado e impresso em folhas soltas, as quais são armazenadas em pastas de capa dura. c) Livro de Testamentos (livro n. 01 em andamento): o termo de abertura e o primeiro e único ato (fl. 001-002 - protocolo 173) datam de 22.6.2012). O livro é escriturado pelo sistema informatizado e impresso em folhas soltas, as quais são armazenadas em uma pasta. d) Livro de Procurações (livro n. 18 em andamento): O termo de abertura e o primeiro ato (fl. 001-002, protocolo n. 177) datam de 2.7.2012. O ato mais recente é de 28.2.2014 (fl. 152-153, protocolo n. 382). O livro é escriturado pelo sistema informatizado e impresso em folhas soltas, as quais são armazenadas em pastas de capa dura. e) Livro de Substabelecimento de Procurações (livro n. 01 em andamento): O termo de abertura não lavrado e o primeiro ato e mais recente (fl. 001, protocolo n. 358) data de 29.11.2013. O livro é escriturado pelo sistema informatizado e impresso em folhas soltas, as quais deverão ser armazenadas em pasta de capa dura. f) Livro Índice: o livro é escriturado em meio eletrônico. Os atos constantes nos livros antigos são alimentados aos poucos no sistema informatizado, ou seja permanece na mesma situação contatada na correição anterior. g) Arquivo de Procurações Oriundas de Outras Serventias: a serventia arquiva as procurações oriundas de outras serventias com os processos das respectivas escrituras.
h) Arquivos de Controle dos Termos de Comparecimento para Reconhecimento de Firma por Autenticidade: o termo de comparecimento é impresso a partir do sistema informatizado e armazenado em pastas de capa dura por ordem cronológica, mês a mês, e com numeração sequencial e infinita (o mais recente é o de fl. 036, livro 009). 3.2 Do Registro Civil das Pesoas Naturais: a) Livro A-023 Registro de Nascimento: Termo de abertura e o primeiro ato n. 3638 (fl. 01) de 21.12.2009. O ato mais recente n. 3767 (fl. 130) de 06.3.2014. O livro é escriturado pelo sistema informatizado e impresso em folhas soltas, as quais são armazenadas em pastas de capa dura. b) Livro B-012 Registro de Casamentos: Termo de abertura de 21.12.2012. O primeiro ato n. 904 (fl. 01) de 30.4.2010. O ato mais recente n. 955 (fl. 52) de 20.12.2013. O livro é escriturado pelo sistema informatizado e impresso em folhas soltas, as quais são armazenadas em pastas de capa dura. c) Livro B Auxiliar Registro de Casamentos Religioso com efeito civil: A Escrivã de Paz designada não instituiu o livro (CNCGJ, art. 589, III), conforme constatado na correição realizada nesta serventia em 29-30.10.2012), por não haver praticado novo ato. d) Livro C-05 Registro de Óbitos: Termo de abertura e o primeiro ato n. 623 (fl. 01) de 11.2.2010. O ato mais recente n. 693 (fl. 071) de 18.3.2014. O livro é escriturado pelo sistema informatizado e impresso em folhas soltas, as quais são armazenadas em pastas de capa dura. e) Livro C Auxiliar-001 Registro de Natimortos: Termo de abertura e o primeiro ato n. 01 (fl. 01) de 27.11.1985. O ato mais recente n. 02 (fl. 01 verso) de 17.7.1996. A escrituração do livro é datilografada em formulário pré-impresso. A Escrivão declarou que não lavrou atos posteriores neste livro. f) Livro D-08 Registro de Proclamas: Termo de abertura e a primeira transcrição n. 922 (fl. 02) de 23.3.2010. O ato mais recente n. 976 (fl. 056) de 2.12.213. O livro é escriturado pelo sistema informatizado e impresso em folhas soltas, as quais são armazenadas em pastas de capa dura. 3.3 Da organização e qualidade do arquivo dos documentos: Os livros e documentos da serventia não estão sendo arquivados de forma organizada, inclusive no arquivo instalado uma sala localizada nas dependências da prefeitura. Inclusive sem os necessários cuidados e condições que venham propiciar a guarda e segurança do acervo. É mister salientar que o ambiente da serventia e do referido arquivo não apresentam condições de limpeza apropriadas para preservação do acervo (CD_Fotos_Arquivo_01_a_13). 4 Dos Livros Gerais 4.1 Livro Caixa: No segundo dia de correição foi solicitado o Livro Caixa da serventia, tendo sido informado pela Escrivã de Paz Interina que iria providenciar, contudo até o final do dia (18/03/2014, às 19:30h) o livro caixa não foi apresentado. Entretanto, ao chegarmos na serventia no terceiro dia de correição (19/03/2014, às 9h) havia relatórios diários do movimento do caixa dos meses de janeiro e fevereiro de 2014. A Escrivã interina informou que não tem o livro caixa em meio físico, somente em meio virtual através do sistema de automação. Da análise dos relatórios que foram impressos e nos foram entregues foi possível constatar que não constam todos os requisitos do art. 546-A como: a) valores recebidos a título de ajuda de custo, ressarcimento; b) o espaço destinado para lançamento das despesas é vazio, não havendo nenhuma despesa escriturada como salários, luz, água, telefone, contribuições sociais, impostos e taxas, revelando uma discrepância entre as despesas e receitas auferidas pela serventia (doc. 19). 4.2 - Recibos: Analisando os recibos da serventia verificou-se que eles estão em desacordo com o art. 540, I, III, IV, do CNCGJ, verificou-se, ainda, que os recibos são intitulados apenas como Recibo, em detrimento aos parágrafos 1 e 2 do mesmo comando legal. Verificou-se, ainda, que a grande maioria dos recibos emitidos pela serventia os atos praticados pela serventia não são discriminados, como pode ser exemplificado com os recibos de n 8875 e 7077 (docs. 07 e 08), que constam apenas a informação 1 Certidão segunda via, não informando que tipo de certidão foi emitida segunda via, contrariando o disposto no inciso III, do art. 540 do CNCGJ. Foi presenciado pelos assessores correicionais que alguns recibos
emitidos pela serventia não são entregues aos usuários a exemplo do recibo n. 8938 (doc. 06). 4.2 Livro de Registro de Correições: A Escrivã interina declarou que a serventia não tem livro de correições. 5 Da Prestação de Contas da Interina Analisando os balancetes dos meses de outubro, novembro e dezembro de 2013, além de serem encaminhados à Direção do Foro da Comarca de São Joaquim, no mês de janeiro de 2014, foram desacompanhados dos documentos comprobatórios das receitas e despesas (doc. 09). 6 Das providências diversas 6.1 Declaração sobre Operações Imobiliárias DOI: A interina declarou que não emitiu a DOI, referente aos atos sujeitos a esse procedimento, na forma e prazo estabelecidos no art. 543 do CNCGJ. A Escrivã interina, declarou que delegou a responsabilidade na emissão das declarações para sua preposta, Rosmari Ribeiro de Lima. A interina afirmou que se as declarações foram emitidas, elas não foram arquivadas na serventia. Por fim, foi observado que no corpo das escrituras consta expressão EMITIDA DOI ; No terceiro dia da correição a referida funcionária retornou de férias e afirmou que não é emitida a DOI. Contudo, foi observado que no corpo das escrituras consta expressão EMITIDA DOI ; 6.2 Expedientes e comunicações (art. 544 do CNCGJ): os arquivos dos expediente e comunicações não estão organizados. Analisada uma comunicação oriunda de outra serventia (lavratura de inventário), nesta não foi averbada no assento de óbito n. 600 (27.10.2008), fl. 39, Livro C-04 (art. 544 c/c 657 do CNCGJ). 6.3 Das certidões expedidas pela serventia (art. 563 do CNCGJ): as certidões cumprem os requisitos do art. 563 do CNCGJ (documento analisado: certidão de traslado de escritura de compra e venda (Livro 47, fls. 254-256); certidão de nascimento matrícula 105965 01 55 1977 1 00016 192 0000453 71 doc. 10). 6.4. Das informações à CENSEC: não está sendo enviadas as informações relativas aos atos que trata a Lei n. 11.441/2007 à CENSEC (art. 918 do CNCGJ); 6.5. Da Central de Registro Civil - CRC: não está sendo lançada as informações relativas aos atos enumerados no parágrafo 1, do art. 3, do Provimento n. 11/2013; 6.6. Do Livro de Registro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa: não está sendo escriturado o livro, consequentemente, prejudicado o envio ao Juiz-Corregedor Permanente (art. 13, do Provimento 34 do CNJ). 7 Constatações 7.1 não há placa de identificação na serventia contrariando o art. 13, do Provimento n. 19/2010 da CGJ (CD_Fotos_Questionario_01_a_51); 7.2 não consta na serventia informação aos usuários do horário de funcionamento da serventia (Resolução n.1/2010 do Conselho da Magistratura - CD_Fotos_Questionario_01_a_51); 7.3 cadastro dos prepostos da serventia, o endereço e os telefones da serventia no Portal do Extrajudicial estão desatualizados; 7.4 não há cartaz no mural da serventia, informando os usuários sobre o Serviço de Atendimento do Extrajudicial - S@E (Ofício-Circular n. 118/2010 da CGJ CD_Fotos_Questionario_01_a_51); 7.5 o sanitário existente na serventia não está destinado ao uso comum do público e funcionários, não possibilita o uso de portadores de necessidades especiais e idosos (CD_Fotos_Questionario_01_a_51); 7.6 a escrivã de paz interina não encaminha mensalmente os balancetes de prestações de contas e
quando os envia esses são desprovidos de documentos comprobatórios das receitas e despesas (art. 10 do Provimento n. 19/2010 da CGJ, Orientações n. 1 e 8 da CGJ), inclusive das anteriores (doc. 09 já referido); 7.7 o valor cobrado das autenticações de documentos (R$ 2,60 - dois reais e sessenta centavos) difere do estipulado no Regimento de Custas e Emolumentos, Tabela VII Atos Comuns e Isolados, item 2 (doc. 06 já referido); 7.8 os emolumentos exigidos na lavratura de procuração (R$ 26,00 vinte seis reais) destoada do Regimento de Custas e Emolumentos, Tabela I Atos do Tabelião, item 6, I (doc. 01 já referido); 7.9 os selos do tipo normal, DUT e escritura com valor, são cobrados com o valores diferentes (R$ 1,45, R$ 2,90 e R$ 7,20 respectivamente), em desconformidade com a Resolução n. 9/2013 do Conselho da Magistratura (docs. 11 e 12); 7.10 - a entrada da serventia não está adaptada para facilitar à acessibilidade de idosos e portadores de necessidades especiais, com rampa fixa, em desacordo com a Lei n. 10.048/00, art. 4º; Lei n. 10.098/00, art. 11º; Lei n. 10.741, de 1.10.2003, art. 10, 1º, I; e Lei n. 8.935/94, art. 4º (CD_Fotos_Questionario_01_a_51); 7.11 a serventia não possui livro de correições (CNCGJ, art. 546, I); 7.12 - ausência de atos lavrados no livro 48 de escrituras, às fls. 191-208, 250, 285-292 (CNCGJ, I do art. 546); 7.13 - duplicação na numeração da página fl. 254, do livro 48 de escrituras, de atos e protocolos distintos n. 322 e 327 (CNCGJ, I do art. 546); 7.14 - atos lavrados às fls. 17-20, 21-26, 44-48, 154-156, 163-166, 219-220 (doc. 13), e 261-264, do livro 48 de escrituras, sem assinatura da totalidade dos intervenientes (arts. 528 c/c 881, XII do CNCGJ); 7.15 - ausência dos atos lavrados no livro 49 de escrituras às fls. 01-06, 15-17, 23-25, 29-31, 47-50, 56-63 (CNCGJ, I do art. 546); 7.16 - atos de fls. 35-44 e 53-54 (docs. 14 e 15), do livro 49, sem assinatura de todos os intervenientes (arts. 528 c/c 881, XII do CNCGJ); 7.17 - atos praticados indicando o nome da Escrivã interina, mas assinados pelos funcionários sem a devida identificação (exemplos: Livro 48, fl. 254 (protocolo 322); fl. 298 (protocolo 344); Livro 49, fl. 046 (protocolo 367); Termo de abertura do livro 49 e balancete de prestação de contas de dezembro de 2013 docs. 16 (art. 881, XII do CNCGJ); 7.18 ausência dos atos lavrados no livro 18 de procurações às fls. 102-103, 127-128, 138-139, 150-151 (CNCGJ, I do art. 546); 7.19 - atos sem assinatura dos intervenientes e que não foi observada a formalidade quando o interessado ou as testemunhas, que não souberem ou estiverem impossibilitadas de assinar, na coleta da impressão digital e da assinatura do a rogo, às fls. 03-04, 05-06, 07-08, 09-10, 11-13, 21-22, 37-38, 49-50, 57-58, 61-62, 92-93, 94-95, 98-99, 119-120, 142-143, do livro n. 18 de procurações (arts. 528, 531 c/c 881, XII do CNCGJ); 7.20 - uso de remissão normativa desatualizada nos atos do livro n. 18 de procurações (exemplo: Provimento 22/81, já recepcionado no Código de Normas e disciplinado no art. 884 do CNCGJ); 7.21 - a escrivã interina declarou que não assinou o ato de fl. 001 (protocolo 358) de 29.11.2013, do livro de substabelecimentos n. 01 (doc. 17), mesmo assim foi entregue o traslado a parte interessada (art. 881, XII do CNCGJ); 7.22 - ausência das fichas padrão dos livros de signatários: n. 008 de fls. 07, 14, 211, 212, 214, 225, 227, 230, 243, 246, 279 e 292; e do n. 009 de fls. 08, 14, 26, 29 e 31 ( 1º do art. 931 do CNCGJ); 7.23 desorganização dos arquivos de expediente e comunicações ( exemplo: a comunicação oriunda de
outra serventia - lavratura de inventário - não foi averbada no assento de óbito n. 600, de 27.10.2008, à fl. 39, do Livro C-04 (art. 544 c/c 657 do CNCGJ - (doc. 18); 7.24 o Livro de Registro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa não foi enviado ao Juiz-Corregedor permanente em desacordo com o art. 13 do Provimento n. 34 do CNJ e a Circular n. 02/2014 da CGJ; 7.25 o livro caixa não atende aos ditames estabelecidos nos incisos I, alíneas b, c, d, e, h, i e j; II, b e c; e III do art. 546-A, I, d,g, l,m e II, a,b,c e d, do CNCGJ; 7.26 não está disponível ao público os exemplares das legislações pertinentes (art. 539 do CNCGJ); 7.27 a interina não emiti a DOI (art. 543 do CNCGJ); 7.28 o juiz de paz não está cadastrado no site da Corregedoria Geral da Justiça, bem como não existe suplente do juiz de paz nomeado; 7.29 os recibos emitidos pela serventia não atendem os requisitos (art. 540, incisos I, III, IV e parágrafos 1 e 2 do CNCGJ); 7.30 não são fornecidos recibos aos usuários do serviço, somente quando solicitados (caput do art. 540, do CNCGJ); 7.31 organizar os atos nos livros e os respectivos documentos no arquivo da serventia (art. 546, I do CNCGJ); 8 Recomendação de retorno ou atividade específica A equipe correicional, em razão da quantidade de constatações que deixou evidente a precariedade no serviço prestado nesta escrivania de paz do município de Bom Jardim da Serra, bem como da declaração apresentada pela Sra. Sibele Borges, Escrivã interina, declinando do seu encargo (doc. 04 já referido), sugere a designação de outro profissional para responder pelo expediente da serventia. 9 Ato ordinatório da equipe correicional A responsável pelo acervo terá o prazo de 30 (trinta) dias, contados da data do recebimento, para manifestarse sobre as constatações descritas no item 7 do presente relatório, apresentando justificativa seguindo a ordem cronológica das constatações. Neste mesmo documento a delegatária interina deverá comprovar documentalmente a correção de eventual equívoco, mencionando no documento comprobatório o número da constatação. A Escrivã de Paz interina cientificada do teor da Orientação n. 17, da Corregedoria-Geral da Justiça. A manifestação deverá ser por escrito e remetida, via Sistema Hermes Malote Digital, para a Divisão Administrativa da Corregedoria-Geral da Justiça. 10 Do encerramento Nada mais havendo a consignar, foi este relatório lavrado em uma via, assinado pela equipe correicional e recebido pelo responsável abaixo identificado. Cíntia Fernandes de Souza Alipio Raul Wanderley Eble Assessora Correicional - matrícula 13.514 Assessor Correicional matrícula 3.138
11 Do recebimento Declaro que recebi cópia do relatório para ciência e cumprimento do item 7. Bom Jardim da Serra,19 de março de 2014. Sibele Borges Escrivã de Paz interina