ATENDIMENTO AO REACH PROCEDIMENTO PASSO A PASSO 2013 Objetivos do Procedimento I Para atender plenamente ao REACH, há uma série de passos a serem seguidos por quem está envolvido nas atividades de trading na Petrobras. É importante que tais ações sejam amplamente adotadas para que o atendimento ao REACH e ao CLP seja bem sucedido. Assim, os objetivos a serem alcançados com este procedimento são: I.1 Explicar o procedimento e ações para atendimento ao REACH aos profissionais envolvidos com: a) trading de substâncias químicas e misturas colocadas no mercado da Área Econômica Europeia AEE, que inclui os 27 membros da Comunidade Europeia mais Islândia, Liechtenstein e Noruega; e b) comercialização de substâncias químicas e misturas utilizadas como insumos de artigos destinados ao Mercado da Área Econômica Europeia. I.2 Informar aos colaboradores suas responsabilidades; e I.3 Garantir que toda informação esteja acessível, tal como exigido pela Regulação (inclusive CLP) e pelas inspeções. II Os controles das operações de trading ( inventário de negócios realizados ) devem ser mantidos e monitorados internamente de forma a evidenciar o atendimento ao REACH: II.1 O controle escrito deve conter, na forma de planilha, todas as operações de trading ( inventário de negócios realizados ) com as seguintes informações: substância, número de registro utilizado, volume e destino. Além disso, uma cópia da ficha de segurança de produto (SDS ou e-sds) deve ser utilizada e guardada junto do controle. Esse procedimento deve ser supervisionado por colaborador devidamente indicado. II.2 Todos são encorajados a apresentar suas questões ou dúvidas relativas ao atendimento ao REACH. Se houver incerteza sobre qualquer aspecto da legislação e como conduzi-la, os colaboradores devem contatar a área responsável pelo REACH. Para isso, podem utilizar os canais de comunicação disponíveis na página do REACH no site Petrobras e no portal interno da Companhia. Origem da Legislação e seus aspectos I REACH é o acrônimo em inglês para Registration, Evaluation, Authorisation and Restriction of Chemicals. Trata-se de uma regulação da AEE que abrange substâncias químicas, misturas e artigos, adotada para proteger a saúde humana e o meio ambiente dos riscos associados a substâncias químicas e também para aumentar a competitividade da indústria química da AEE. O 1
REACH propicia métodos alternativos para avaliação do perigo das substâncias, reduzindo os testes com animais. II Substâncias químicas, misturas ou artigos recebem tratamento específico pelos países da União Europeia. A regulação respectiva está expressa na Regulation (EC) nº. 1907/2006 (REACH) e na Regulation (EC) nº. 1272/2008 ( CLP Classification, Labelling and Packaging of Chemicals ). O não atendimento a tal regulação é passível de punição pessoal e corporativa com multa e prisão. Portanto, as áreas de trading devem levar em conta suas responsabilidades em face da legislação. III Diferentemente do CLP, o REACH excepciona algumas substâncias (petróleo, coque, gás natural). O REACH estabelece a necessidade de registro das substâncias, enquanto o CLP trata das classificações de risco, rotulagem e invólucros para as substâncias químicas. IV Desde 1º/12/2010, toda substância química em si, inclusa em misturas ou artigos colocados no Mercado da AEE, deve ser registrada na ECHA (Agência Europeia para Químicos) por produtores europeus, importadores europeus e produtores não-europeus, por meio de Representante Exclusivo ( Only Representative ). Também entrou em vigor a nova legislação da União Europeia sobre classificação de riscos, rotulagem e invólucros (CLP). Os fornecedores devem informar os riscos das substâncias aos clientes, inclusive consumidores. A ferramenta mais utilizada para tal comunicação são as fichas de segurança de produto ( Safety Data Sheet SDS ), que devem ser fornecidas no âmbito da cadeia de suprimento. V O Sistema Petrobras efetivou registros de substâncias por meio da Petrobras como produtor não-europeu (tendo a Petrobras Europe Ltd. - PEL como Only Representative), e a PGT BV como importador europeu, agora denominadas Registrantes Petrobras. Todos os registros estão disponíveis no site http://www.petrobras.com.br/minisite/reach. VI O atendimento ao REACH se dá pela realização de uma sequência de ações e passos que resultam no cumprimento da legislação com a adequada comprovação e evidências para eventuais requerimentos, questionamentos ou inspeções pela ECHA (Agência Europeia para Químicos) e pelos membros da AEE. VII Não é admitido: a) Circular ou importar cargas no território aduaneiro da AEE sem os registros previstos no REACH ou sem as fichas de segurança de produto (SDS ou e- SDS) referentes às substâncias ou misturas; e b) Celebrar qualquer negócio sem identificação do número CAS da substância, a cláusula específica quando da incidência da legislação REACH, ou sem a elaboração do inventário de negócios ( inventory of trading deals ). VIII O descumprimento do REACH pode gerar sanções à empresa e a seus administradores. Portanto, qualquer colaborador que descumpra tal legislação pode sofrer processo disciplinar, com a aplicação das sanções trabalhistas previstas em lei. 2
Destinatários do Procedimento Trading I Áreas comerciais: AB-MC/CEOCB, AB-MC/CPC, AB-MC/CPE, AB-MC/BIO, AB-MC/CPPI, AB-MC/CPE, AB-MC/RSP e AB-MC/RNN, AB-MC/PEL, AB- MC/PGT, AB-MC/PSPL, PAI/DWST/TRAD, ( traders, trading operators, finance and commercial supporters/controllers, contract administrators ); II Área de logística: AB-LO/OL/QP, AB-LO/TM/CMX, AB-LO/TM/OC. I Procedimentos de Compra 1º Passo: Pelos Traders Os Traders devem solicitar o número CAS (Chemical Abstract Substance Number identificação individual da substância química) da substância em negociação e verificar se ela está isenta, ou não, de registro conforme determina o REACH. Se a substância não estiver isenta de registro, os Traders devem verificar se o fornecedor a registrou: Se a substância foi registrada pelo fornecedor, o negócio pode ser fechado; Se a substância não foi registrada pelo fornecedor, o Trader deverá verificar se os Registrantes Petrobras a registraram, o que permite que ela seja colocada no Mercado Europeu pelo comprador; Se a substância não foi registrada pelo fornecedor nem pelos Registrantes Petrobras, o Trader deverá buscar um fornecedor alternativo que tenha registrado a substância. O número CAS a ser utilizado, juntamente dos demais detalhes do negócio requeridos pelo padrão Petrobras, devem constar no RECAP (sumário das bases negociadas) e no Contrato. Se os Traders tiverem quaisquer dúvidas sobre a situação da substância química pelas regras do REACH, eles poderão saná-las com os membros do Grupo de Trabalho do REACH (GT do REACH). O mesmo procedimento deverá ser adotado pelos Traders em caso de dúvidas sobre os registros de substâncias realizados pelos Registrantes Petrobras. Carga armazenada alfandegada em tanques europeus, em que não haja interesse de nacionalização na AEE, não está submetida às exigências do REACH, visto que não é considerada como colocada no mercado da AEE. Mas se o produto for nacionalizado, as regras do REACH serão aplicáveis. 2º Passo: Pelos Trading Commercial Supporters Os Trading Commercial Supporters devem verificar todos os RECAPs para adequação sobre a informação do número CAS da substância. Todos os contratos devem ser analisados para verificação das cláusulas referentes à legislação REACH e do número CAS da substância. Em caso de dúvidas sobre tais cláusulas e o número, os Trading Commercial Supporters devem encaminhá-las ao GT do REACH para avaliação. As alterações, caso 3
recomendadas, devem ser encaminhadas ao fornecedor para que efetue as correções apropriadas. Os Trading Commercial Supporters devem elaborar o inventário (agora denominado inventory of trading deals ) de todos os negócios realizados, contendo a origem da carga, nome do fornecedor, nome do produto, número CAS, volume, destino na AEE e cópia da ficha de segurança do produto. Tais informações devem ser mantidas em planilhas para fins de controle. Além disso, os Contratos e RECAPs devem ser mantidos nos sistemas de registros de contratos e devem estar acessíveis para fins de eventuais inspeções. 3º Passo: Pelos Trading Operators Todas as cargas colocadas no Mercado da AEE devem estar acompanhadas de fichas de segurança de produto (SDS ou e-sds) como exigência de classificação de perigo da substância na forma das regulações REACH e CLP. Os Trading Operators devem verificar e certificar-se de que a instrução documentária encaminhada ao fornecedor contém a exigência das fichas de segurança de produto com o cumprimento das exigências legais. As fichas deverão acompanhar o carregamento e suas cópias devem ser encaminhadas ao comprador para os controles pertinentes. Na AEE são exigidas as SDS ou e-sds das substâncias químicas. As SDS envolvem substâncias não isentas pelo REACH, enquanto as e-sds são fichas onde estão inclusas informações sobre cenários de exposição de riscos e perigos. As e-sds são exigidas para substâncias produzidas ou importadas para a União Europeia com peso acima de 10 toneladas/ano e classificadas como perigosas. As SDS e e-sds devem ser verificadas para confirmar sua adequação ao RECAP e ao Contrato, levando-se em conta o nome da substância, o número CAS, o número de registro (se aplicável), nome do fornecedor e número de itens. Em caso de dúvida, os Trading Operators devem encaminhá-las ao GT do REACH para verificação. Cópias das SDS ou e-sds devem ser mantidas para comprovar o atendimento à legislação. Após a avaliação da ficha de segurança de produto apresentada pelo fornecedor, o Trading Operator deverá adotar os seguintes procedimentos: Se a SDS/e-SDS está adequada, ela deve acompanhar a carga, e uma cópia deve ser mantida no inventário e enviada para a chave de correio interno UKS1 (ou pelo e-mail sds@petrobras.com). Ela deverá ser encaminhada na cadeia de suprimento em caso da carga ser objeto de nova negociação; Se a SDS/e-SDS não estiver adequada às regulações REACH e CLP, deverá ser solicitada a adequação da ficha ao fornecedor, para, logo após, seguir o procedimento acima explicitado; Se o fornecedor não adequar a ficha de segurança, o Trading Operator deverá informar ao GT do REACH para a adoção das medidas cabíveis. Toda correspondência mantida com o fornecedor sobre as fichas de segurança deve ser arquivada e estar acessível em caso de inspeção. 4
Fornecedores poderão, ocasionalmente, encaminhar cópias atualizadas de SDS/e-SDS. Assim, o Trading Operator deve informar ao GT do REACH o recebimento de tais atualizações pela chave de correio interno UKS1 (ou pelo e-mail sds@petrobras.com). Toda correspondência mantida com o fornecedor sobre as fichas de segurança deve ser arquivada e estar acessível em caso de inspeção. II Procedimentos de venda 1º Passo: Pelos Traders No que diz respeito a substâncias químicas e misturas a serem colocadas no Mercado da AEE, os Traders só podem vender substâncias que tenham sido registradas por Registrantes Petrobras ou que estejam isentas de registro pelas normas do REACH. Alternativamente, o Trader pode também vender uma substância não registrada se o comprador (importador europeu) realizou o registro da substância. O número CAS a ser utilizado, com os demais detalhes do negócio requeridos pelo padrão Petrobras, deve constar no RECAP (sumário das bases negociadas) e no Contrato. Se os Traders tiverem quaisquer dúvidas sobre a situação da substância química pelas regras do REACH, eles poderão saná-las com os membros do Grupo de Trabalho do REACH ou consultando a lista de substâncias registradas disponível na página do REACH no site da Petrobras. Carga armazenada alfandegada em tanques europeus, em que não haja interesse de nacionalização na AEE, não está submetida às exigências do REACH, visto que não é considerada como colocada no mercado da AEE. 2º Passo: Pelos Trading Commercial Supporters Todos os RECAPS devem ser verificados para adequação sobre a informação do número CAS da substância. Todos os contratos devem ser analisados para verificação das cláusulas referentes à legislação REACH e ao número CAS da substância. Caso o comprador demande alterações nas cláusulas referentes à legislação REACH, os Trading Commercial Supporters devem encaminhá-las ao GT do REACH para avaliação. Os Trading Commercial Supporters devem elaborar e manter atualizado o inventário de todos os negócios realizados, contendo a origem da carga, o nome do comprador, o nome do produto, o número CAS, o volume, o destino na AEE e a cópia da ficha de segurança do produto encaminhada ao comprador. Tais informações devem ser mantidas em planilhas para fins de controle. Além disso, os Contratos e RECAPs devem ser mantidos nos sistemas de registros de contratos e devem estar acessíveis para fins de eventuais inspeções. 5
3º Passo: Pelos Trading Operators Todas as cargas colocadas no Mercado da AEE devem estar acompanhadas de fichas de segurança de produto (SDS ou e-sds) como exigência de classificação de perigo da substância na forma das regulações REACH e CLP. Os Trading Operators devem verificar e ter certeza de que a instrução documentária enviada ao comprador contenha as fichas de segurança de produto com o cumprimento das exigências legais, que deverão acompanhar o carregamento, devendo uma cópia ser encaminhada ao comprador com cópia para a chave de correio interno UKS1 (ou para o e-mail sds@petrobras.com) e outra mantida no inventário. Na AEE, são exigidas as SDS ou e-sds das substâncias químicas. As SDS envolvem substâncias não isentas pelo REACH, enquanto as e-sds são fichas onde estão inclusas informações sobre cenários de exposição de riscos e perigos. As e-sds são exigidas para substâncias produzidas ou importadas para a União Europeia com peso acima de 10 toneladas/ano e classificadas como perigosas. As fichas de segurança das substâncias registradas pelos Registrantes Petrobras estão acessíveis nas páginas do REACH e da SMES no site da Petrobras, para consulta e prontas para serem copiadas e encaminhadas aos compradores. Em caso de dúvidas sobre o uso das fichas, deve ser consultado o GT do REACH. Cópias das SDS/e-SDS dos Registrantes Petrobras deverão ser atualizadas sempre que necessário. Assim, os Trading Operators deverão sempre se valer do site da Petrobras, onde estão acessíveis as fichas atualizadas. Toda a correspondência mantida com o comprador sobre as fichas de segurança deve ser arquivada e estar acessível em caso de inspeção. Comercialização A comercialização de substâncias químicas pela Petrobras e suas subsidiárias para clientes, que produzem misturas e artigos colocados no Mercado da AEE, pode ser afetada pelo REACH, já que a legislação exige comunicação na cadeia de suprimento. Assim, a Petrobras pode ser demandada a fornecer informações sobre substâncias e seus eventuais registros. Em caso de tais demandas, deve ser contatado o GT do REACH. O coordenador do GT do REACH é responsável pela emissão das declarações relativas a registros e a outros aspectos do Projeto REACH da Petrobras (REACH e CLP). Auditoria e treinamento para atendimento ao REACH I Auditoria Semestralmente, colaboradores nomeados e membros do GT do REACH deverão auditar o procedimento de atendimento ao REACH e reportar eventuais problemas encontrados à autoridade da área comercial para fins de ação corretiva. 6
O procedimento de atendimento ao REACH está estruturado nas Diretivas de Atendimento do REACH e neste documento, sem exclusão das definições e obrigações legais contidas na legislação REACH e CLP. O relatório da auditoria deverá ser elaborado e arquivado pelo GT do REACH e mantido acessível para fins de eventuais inspeções. O programa de auditoria deverá ser realizado nos escritórios dos Registrantes Petrobras com base nos inventários de negócios realizados, cópias das fichas de segurança de produto e outros documentos pertinentes às operações comerciais. As auditorias devem verificar também a manutenção e atualização dos registros, matérias referentes aos Fóruns de Troca de Informações Científicas (pagamento de anualidades, alterações nos dossiês sobre as substâncias químicas, atendimento às regras de participação e Letters of Access ). O relatório da auditoria deverá ser encaminhado ao Gerente Geral da área de produto, com cópia ao Gerente Executivo do AB-MC e aos Diretores Gerentes dos Registrantes Petrobras. O relatório servirá como base para procedimentos futuros de auditoria, análise crítica do programa de auditoria, bem como para monitoramento e desenvolvimento de tal programa. Cópia do relatório da auditoria deverá ser mantido pelos Registrantes Petrobras para fins de inspeções internas e externas nos pertinentes meios de controle, que também deverão conter: 1. Contrato de constituição de Representante Exclusivo ( Only Representative Agreement ); 2. Contratos com Fóruns de Troca de Informações Científicas ou consórcios ( SIEF / Consortia Agreements ); 3. Faturas ( Invoices ); 4. Fichas de Segurança de Produtos (SDS /e-sds); 5. Correspondência trocada na cadeia de suprimento e com autoridades ( Records of communication with manufacturers, suppliers, clients and authorities ); 6. Relatórios de registros na ECHA ( REACH-IT dossier summary ); 7. Relatório de atualização de dossiês de registro; e 8. Inventário de negócios realizados.. II - Treinamento Duas vezes ao ano, os empregados envolvidos com trading e comercialização de substâncias químicas colocadas no Mercado da AEE deverão ser treinados para atender às regras do REACH e do CLP. O treinamento deve preferencialmente coincidir com os períodos de auditoria. 7