PREFEITURA MUNICIPAL DE RONDONÓPOLIS UNIDADE CENTRAL DE CONTROLE INTERNO NORMA INTERNA SPA N.º 01/2008 DATA VIGÊNCIA 01/10/2008 Versão II Atualizada em 10/03/2014 ASSUNTO: CONTROLE PATRIMONIAL DE BENS MÓVEIS SETORES ENVOLVIDOS: DIVISÃO DE PATRIMÔNIO, ALMOXARIFADO E SECRETARIAS. 1) OBJETIVOS: 1.1. Disciplinar e normatizar os procedimentos de controle dos materiais e bens patrimoniais do município; 1.2. Regulamentar o fluxo operacional da Administração de bens móveis permanentes do município; 1.3. Atender legalmente os dispositivos contidos nos Art. 94, 95, 96 e 106 da Lei 4.320/1964 e exigências legais dispostas na Lei 8.666/93 (Lei de Licitações). 2) DEFINIÇÕES: 2.1 Material de Consumo - Aquele que, em razão de seu uso corrente e da definição da Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964, perde normalmente sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos, observadas as orientações da Portaria n. 448, de 13 de setembro de 2002, da Secretaria do Tesouro Nacional. 2.2 Material Permanente - Aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física, e ou tem uma durabilidade superior a dois anos, observadas as orientações da Portaria n. 448, de 13 de setembro de 2002, da Secretaria do Tesouro Nacional - STN. 2.3 Material em desuso - Material estocado há mais de 5 (cinco) anos, sem qualquer movimentação e todo aquele que, em estoque ou já distribuído, independente da sua natureza, não tenha mais utilidade para as Unidades Administrativas Municipais. 2.4 Almoxarifado - unidade responsável pelas operações de recebimento, guarda, armazenagem e distribuição de materiais incorporados ou não ao acervo patrimonial. 3) DISPOSIÇÕES INICIAIS 3.1 Todo o suprimento de material de consumo no âmbito da Administração Pública Municipal será efetuado pelo Almoxarifado, que distribuirá os materiais requisitados ou desencadeará processo de aquisição para entrega direta à unidade solicitante, com registro no Sistema informatizado JADE. 3.2 É vedado a existência de almoxarifados ou depósitos paralelos, salvo os relativos a materiais já requisitados pelas unidades, em quantidades mínimas e compatíveis para utilização a curto prazo. 3.3 É vedado o acesso de servidores ou qualquer pessoa não autorizada às instalações do Almoxarifado, devendo o seu responsável adotar as medidas de controle pertinentes.
3.4 Sempre que ocorrer extravio, furto, dano, ociosidade ou qualquer outra situação relacionada à materiais de consumo em estoque nas unidades, cabe ao seu titular a imediata comunicação à Gerencia de Patrimônio e Materiais, instruída, quando for o caso, com cópia do Boletim de Ocorrência fornecido pela autoridade policial. 3.5 Sempre que houver mudança de titular dos almoxarifados, é dever daquele que está deixando o cargo determinar o levantamento do estoque de materiais de consumo e apresentar a relação àquele que estiver assumindo o cargo. 3.6 Visando restringir a possibilidade de utilização não autorizada ou furto, deterioração ou vencimento dos materiais, deverão ser adotadas, no mínimo, as seguintes medidas para a proteção física dos materiais: a) Armazenar os materiais, preferencialmente em locais que possam ser trancados; b) Observar as regras de armazenamento constantes do manual do fabricante; c) Evitar choques físicos (atritos); d) Consumir preliminarmente o material mais antigo; e) Não é permitido o acúmulo de materiais, devendo a unidade observar e planejar o consumo mensal até a nova solicitação. 3.7 Todo material com prazo de validade vencido, inservível e/ou descartável, como papel, cartucho de tinta e tonner, deverão ser encaminhados ao Almoxarifado, para destinação e descarte. 4) DO REGISTRO E ARMAZENAMENTO 4.1 Cabe ao almoxarife ou ao Gestor/Fiscal de Contrato tomar as providências junto ao fornecedor para, nos termos do art. 69, da Lei 8666/93, reparar, corrigir, remover ou substituir, às suas expensas, no total ou em parte, os materiais em que se verificarem vícios, defeitos ou incorreções, cientificando o Departamento de Compras da Administração. 4.2 Após realizar conferência e recebimento dos materiais, a nota fiscal original deverá ser lançada no Sistema JADE e encaminhada ao Departamento Financeiro, com o atesto do servidor responsável pelo Almoxarifado, para liquidação da despesa e posterior pagamento. 4.3 Somente terá acesso ao Sistema JADE, para operações de movimentação de materiais no estoque (inclusões e baixas) o almoxarife oficial e o(s) servidor(es) por ele indicado, aos quais cabe o sigilo e a substituição periódica das respectivas senhas de acesso, conforme normas do Departamento de Tecnologia da Informação, e sobre os quais recai a responsabilidade sobre os registros das movimentações de materiais no estoque. 4.5 Os materiais jamais devem ser estocados em contato direto com o piso, utilizando-se corretamente os acessórios de estocagem para os proteger, devendo ser mantidos ordenadamente em prateleiras, estantes ou estrados, observando a altura, forma, peso e movimentos, sendo que os materiais pesados e/ou volumosos devem ser estocados nas partes inferiores das estantes e porta estrados, eliminando-se os riscos de acidentes ou avarias e facilitando a movimentação. 4.6 A organização dos materiais não deve prejudicar o acesso às saídas de emergência, aos extintores de incêndio ou a circulação de pessoal especializado em combate de incêndio (Corpo de Bombeiros). 4.7 Deverá ser reservada área para o armazenamento de materiais especiais, como produtos químicos, corrosivos e explosivos.
4.8 O estoque será disposto em grupos de materiais, com etiqueta que os identifique nas prateleiras, os quais deverão estar em suas embalagens originais, com a identificação do produto visível, facilitando sua localização: a) As embalagens originais somente devem ser abertas quando houver necessidade de fornecimento parcelado, ou por ocasião da utilização, na medida da necessidade, a qual ficará selada até nova utilização; b) A arrumação dos materiais deve ser feita de modo a manter a face da embalagem (ou etiqueta) voltada para o lado de acesso ao local de armazenagem, permitindo a fácil e rápida leitura de identificação e das demais informações registradas. 5) DO ATENDIMENTO DE REQUISIÇÕES 5.1 A distribuição dos materiais em estoque deverá ocorrer conforme a necessidade de cada Unidade, exclusivamente mediante formulário próprio de requisição de material. 5.2 Somente poderão ser atendidas requisições de materiais emitidas por servidores autorizados em cada unidade. 5.3 Quando o material for entregue, deverá ser o servidor responsável pela retirada do pedido assinar a requisição, com indicação do nome e matrícula do recebedor. 5.4 Ao realizar o fornecimento dos materiais estocados, o responsável pelo Almoxarifado, deve distribuir primeiro os materiais estocados há mais tempo e/ou que estão com o prazo de validade mais curtos, com a finalidade de evitar o envelhecimento do estoque, de acordo com o Método PEPS Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair. 5.5 Sempre que, em função do atendimento às requisições, for atingido o estoque mínimo para determinado item, o responsável pelo Almoxarifado deverá relatar esta situação ao gestor da pasta, para fins de programação de compras. 5.6 Para o atendimento de solicitação de reposição de material de recarga, tais como botijão de gás de cozinha e extintores de incêndio é necessário que o solicitante devolva o recipiente vazio no momento da entrega do novo. 6) CONTROLE DE MATERIAIS EM ESTOQUE 6.1 - Ao responsável pelo Almoxarifado cabe manter um efetivo controle sobre o estoque de materiais de consumo, mantendo os registros atualizados no Sistema JADE, de modo a propiciar informações oportunas e confiáveis, com os seguintes objetivos: a) subsidiar as atividades de programação, aquisição e distribuição; b) evidenciar a movimentação física e financeira de estoques necessários ao atendimento de demandas, evitando-se a superposição de estoques ou desabastecimento das unidades; c) assegurar o suprimento de materiais de acordo com as necessidades da instituição; d) manter os itens de material estocados em níveis compatíveis com a demanda; e) identificar e eliminar os materiais obsoletos; f) identificar o intervalo de aquisição para cada item e a quantidade de ressuprimento; g) fornecer às unidades integrantes da estrutura organizacional, informações adequadas sobre as reais necessidades de materiais; h) manter controle das datas de validade do produto;
i) as entradas e saídas de materiais devem ser registradas tempestivamente no Sistema JADE, de forma a permitir o pronto conhecimento dos saldos existentes; j) A conferência do estoque físico com os relatórios de materiais estocados fornecidos pelo Sistema JADE deve ser realizada mensalmente, até o 5º dia útil de cada mês; l) Em caso de divergências do estoque registrado em sistema e a conferência com o estoque físico, a Gerência imediata deverá ser comunicada para que sejam providenciadas averiguações. 7) DO INVENTÁRIO ANUAL 7.1 Os inventários de encerramento de exercício dos materiais permanentes nas unidades serão coordenados pela Comissão Permanente de Avaliação Patrimonial da Secretaria Municipal de Administração - SEMAD, com o apoio da Divisão de Patrimônio, cabendo à Comissão, ao final dos trabalhos, apresentar: a) relatório das atividades desenvolvidas; b) ata das reuniões; c) parecer sobre o controle exercido no Almoxarifado Central; d) relação dos bens agrupados e totalizados por conta contábil; e) indicação do estado de conservação dos bens. 7.2 Os inventários anuais serão efetuados sob responsabilidade da Comissão Permanente de Avaliação Patrimonial da SEMAD, e o de encerramento de exercício deve ser realizado até o dia 5º dia útil do mês de dezembro de cada ano. 7.3 O inventário dos materiais de consumo apurará a existência física e os respectivos valores monetários, em confronto com as informações registradas no Sistema JADE, ocasião em que o almoxarife observará o estado de conservação dos materiais por ocasião dos levantamentos. 7.3.1 O material considerado inservível ou descartável, será considerado: a) ocioso: quando, embora em perfeitas condições de uso, não estiver sendo requisitado para uso por um período a ser definido pela Comissão; b) antieconômico: quando sua manutenção em estoque for onerosa, em virtude de deterioração, desgaste prematuro ou obsoletismo; c) irrecuperável: quando não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina, devido à perda de suas propriedades e/ou características. 7.3.2 O processo de desfazimento e baixa de bens, mediante processo administrativo, deverá conter no mínimo, os seguintes documentos: a) portaria de designação da comissão de desfazimento; b) relação dos bens para desfazimento; c) laudo de avaliação; d) justificativa do desfazimento; e) termo de ciência e autorização do Secretário Municipal de Administração; f) contrato, conforme a modalidade de desfazimento; g) relação de materiais baixados.
8) DO DESCARTE DE MATERIAIS 8.1 Todo material com prazo de validade vencido, inservível e/ou descartável, como papel, pneus usados, cartucho de tinta e tonner, bem como fitas de impressoras matriciais, e outros suprimentos de informática e gráficos deverão ser encaminhados ao Almoxarifado, para destinação e descarte apropriados. 8.2 Os materiais identificados como obsoletos ou desuso, em estoque do almoxarifado deverão ser separados e relacionados, objetivando as ações para o seu descarte e baixa. 8.3 O Secretário de Administração, quando motivado, solicitará à Comissão de Permanente de Patrimônio, nomeada através de Portaria, avaliação e parecer sobre as condições dos bens relacionados para baixa e o destino sugerido. 8.3.1 O Parecer da Comissão Permanente Patrimonial, poderá ser: a) de doação de alguns bens; b) de recuperação de alguns bens; c) de alienação através de Leilão Oficial; d) de inutilização-baixa; 8.4 Em qualquer um dos casos sugeridos pela Comissão, e homologado pelo Secretário Municipal de Administração, procederá a Divisão de Patrimônio/Almoxarifado o registro de baixa, no sistema informatizado próprio; 8.5 A Divisão de Patrimônio adotará os seguintes procedimentos: a) Retirará dos bens o código de identificação numeral inutilizando-os; b) Registrará no sistema JADE, no Campo Baixa, o motivo, número do processo e data; c) Extrairá do processo cópia da autorização do Secretário e a relação de bens baixados e arquivará na pasta Responsáveis pela Guarda de Bens Patrimoniais ; d) Colocará no processo a plaqueta Tombado e o enviará para o Departamento Contábil para fins de escrituração contábil da desincorporação dos bens permanentes. 8.6 Concluído o processo administrativo de baixa os bens serão liberados do almoxarifado para o fim apropriado autorizado. 9) DA CONCILIAÇÃO COM OS REGISTROS CONTÁBEIS 9.1 O critério para a valoração dos estoques, para fins de contabilização, será o preço médio ponderado das compras (Lei 4320/64 art. 106, inc. III). 9.2 Mensalmente, até o dia 10 do mês seguinte, deverá ser efetuada a conciliação entre o valor das entradas, saídas e saldo em estoque registrado no Sistema JADE, com os registros contábeis, de responsabilidade da Gerencia de Contabilidade, devendo a Gerência de Patrimônio e almoxarifados encaminhar relatório do controle de estoque de materiais de consumo, emitido via sistema JADE. 9.3 Anualmente, até o dia 30 de janeiro, antes do encerramento do Balanço Geral, deverá ser efetuada a conciliação entre o valor do estoque registrado no Sistema JADE com o saldo da Conta Almoxarifado, no Sistema de Contabilidade, com base em relatório de estoque anual encaminhado
pela Gerência de Patrimônio e Almoxarifados. 10) DO RECEBIMENTO DO BEM PERMANENTE: 10.1 Todo o bem patrimonial comprado, deverá ser entregue nos almoxarifados respectivamente de cada secretaria; 10.2 O responsável pelo recebimento dos materiais permanentes no Almoxarifado deverá repassar de imediato ao Setor de Patrimônio a Nota Fiscal carimbada e assinada; 10.3 Todos os Materiais Permanentes adquiridos deverão ser emplaquetados, ainda no almoxarifado, antes de seu deslocamento para o destino final, em cumprimento à Lei 4.320 Art. 94 e 96; 10.4 Uma via da Nota Fiscal deverá ficar em poder do Departamento de Patrimônio para servir de registro; 10.5 A primeira via da Nota Fiscal, depois de conferida e assinada o recebimento pelo Depto. de Patrimônio, deverá ser encaminhada ao Depto. Contábil para fins de Liquidação do Empenho. Nesta Nota deverá ter o carimbo tombado e a data; 11) DO REGISTRO NO SISTEMA (Tombamento) Art. 94 Lei 4.320/64 11.1 O Departamento de Patrimônio de posse da 2ª via ou cópia da Nota Fiscal lançará a entrada no Sistema Patrimonial, inserindo um número de tombamento sobre a Nota Fiscal; 11.2 Depois de lançado no Sistema Patrimonial, a 2ª via ou cópia da Nota Fiscal será arquivada em pasta própria, por Secretaria; 11.3 Após o lançamento no Sistema Patrimonial e gerado a etiqueta de numeração, o Depto. de Patrimônio deverá colar a etiqueta ou plaqueta no bem conf. 2.2.4; 11.4 O Depto. de Patrimônio deverá certificar-se de que a identificação (plaqueta ou etiqueta de numeração patrimonial) ficou bem colocada e de fácil visualização; 12) DA IDENTIFICAÇÃO DO BEM PARA TOMBAMENTO: 12.1 Os Bens Móveis Patrimoniais que tenha ingressado nos órgãos da Prefeitura terão, obrigatoriamente, o número de registro (tombamento) antes de serem utilizados ou distribuídos; 12.2 Os números de registro patrimonial terão ordem crescente rigorosa, a partir de 1 (um), afim de evitar falha ou repetição e serão precedidos da sigla da Prefeitura Municipal de Rondonópolis; 12.3 Nos veículos de tração mecânica, além da fixação da plaqueta de identificação será escrito nas portas laterais a frase: Prefeitura Municipal de Rondonópolis Uso Exclusivo em Serviço 12.4 Quando não for possível a utilização de plaquetas próprias para a fixação do número de registro patrimonial (tombamento), deverá recorrer a outros processos, desde que os números sejam gravados de forma indelével; 12.5 Caso não seja possível a afixação da plaqueta, a mesma deverá ser anexada junto ao relatório na pasta de Responsáveis pela Guarda de Bens Patrimoniais da respectiva Unidade Administrativa;
13) DA TRANFERENCIA OU CEDENCIA DE BENS: 13.1 Nenhum bem Patrimonial deverá ser transferido de um órgão para outro sem a emissão da Guia de Transferência Patrimonial; 13.2 A Guia de Transferência deverá ser solicitada ao Departamento de Patrimônio antes da efetiva movimentação do bem; 13.3 As cedências ou empréstimos de bens móveis pertencentes ao município para terceiros somente ocorrerão quando autorizadas pelo Prefeito, após cumpridas as exigências legais e celebrado o Termo de Acordo; 13.4 O Departamento de Patrimônio remeterá o processo que autoriza a cedência ao Departamento Contábil, para a escrituração no Sistema Compensado da responsabilidade de utilização de entidade beneficiada; 13.5 A entidade beneficiada com o empréstimo terá tratamento de Unidade Administrativa recebedora, ficando a ficha de classificação por Órgão arquivada em seu nome; 13.6 Através da Guia de Transferência, o Departamento de Patrimônio deverá alterar no Sistema a responsabilidade pela guarda do bem; 13.7 O Bem transferidos conservará o número de origem e, em hipótese alguma e sob pena de responsabilidade, poderá receber novo número. 14) DA REAVALIAÇÃO PATRIMONIAL - Art. 106 3º e Art. 108 2ºLei 4.320/64 14.1 A determinação de reavaliar os bens, será solicitada pelo Departamento de Patrimônio através de Processo Administrativo e será efetuada pela Comissão de Reavaliação de Bens Patrimoniais nomeada pelo Prefeito; 14.2 O Departamento de Patrimônio relacionará por unidade administrativa, no formulário Termo de Responsabilidade Patrimonial, os bens sob a responsabilidade de cada uma delas, de acordo com a Listagem emitida pelo Sistema informatizado. 14.3 A Comissão de Reavaliação, a vista de cada um dos bens patrimoniais e de acordo com os critérios estabelecidos, determinará o valor de reavaliação; 14.4 Na verificação do estado de conservação de cada móvel, para fins de responsabilidade e ressarcimento, será adotada a seguinte classificação: (Novo, Bom, Precário e Inutilizado); 14.5 Depois de efetuado o levantamento de Reavaliação, será o processo encaminhado ao Departamento de Patrimônio que adotará as seguintes providências; 14.5.1 Extrairá cópia das relações de avaliação; 14.5.2 Pelas relações de reavaliação atualizará os registros no Sistema; 14.5.3 Arquivará as relações de avaliação ou reavaliação na pasta de Responsáveis pela Guarda de Bens Patrimoniais da respectiva Unidade Administrativa.
15) DAS DISPOSIÇÕES FINAIS: 15.1 Em se tratando de equipamentos de alta tecnologia a conferencia deverá ser realizada com auxílio de um servidor técnico da área competente. 15.2 A guarda e o zelo pelos bens móveis será sempre de responsabilidade do secretário (a) Municipal, em que o bem estiver alocado; 15.3 A relação de guarda e responsabilidade de bens emitidos pelo Sistema Patrimonial deverá estar sempre atualizado; 15.4 A cada Final de mandato deverá ser feita uma relação completa dos bens e, elaborada uma ata de transmissão de bens que será assinada pelos Prefeitos (o que deixa a gestão e o que inicia nova gestão); 15.5 A atualização monetária por conta da depreciação e reavaliação dos bens móveis será realizada por comissão técnica nomeada formalmente pelo gestor da pasta, mediante portaria. 15.6 O descarte de quaisquer materiais em desuso com substâncias contaminantes deverá seguir instruções específicas abalizadas pela Secretaria Municipal de Meio Ambiente. 15.7 Toda e qualquer dúvida ou omissão gerada por esta Norma deverá ser solucionada junto a Unidade Central de Controle Interno. 15.8 Esta Norma entrará em vigor com a aprovação pelo Chefe do Poder Executivo Municipal. Unidade Central de Controle Interno Prefeito