ALGUMAS REGRAS DE FUNCIONAMENTO PARA A CONTABILIDADE DO DECIVIL 1. Enquadramento É essencial assegurar a uniformidade de procedimentos em todos os Serviços de Contabilidade do IST que dispõem de autonomia financeira. É também importante recordar que o DECivil é uma unidade académica do IST. Como tal, os movimentos realizados em todas as contas que gere estão sujeitos às regras da Contabilidade Pública. Este documento tem por finalidade listar alguns procedimentos que devem ser seguidos, tanto pelos Serviços de Contabilidade do DECivil, quanto pelos docentes responsáveis pela movimentação de cada conta. Trata-se de um texto que, pela sua natureza, estará sempre em actualização. A sua divulgação a todos os docentes será efectuada através da NET, para que todos possam ter acesso a esta informação. Identificam-se também neste documento as contas de receitas próprias que as secções, os mestrados, os laboratórios e as licenciaturas devem movimentar. 2. Contas das Secções As Secções do DECivil dispõem de duas contas que podem gerir e movimentar consoante o tipo de despesa e a execução financeira que se pretende assegurar para as dotações do OE. 2.1 Verbas do OE As verbas referentes à dotação dos órgãos centrais (vulgarmente designadas por verbas do OE), são geridas directamente pela Contabilidade Central. Quando se pretende efectuar um pagamento através dessas verbas, os serviços de contabilidade do DECivil fazem seguir a requisição e o justificativo para os órgãos centrais, que se encarrega depois do lançamento contabilístico formal e da preparação do pagamento. Entretanto, a despesa é lançada pelos nossos serviços de contabilidade no módulo de Gestão Orçamental das Unidades Académicas. Em qualquer altura, o Coordenador de Secção pode solicitar à contabilidade do DEC um extracto da conta correspondente. Terá assim, em tempo real, uma visão do saldo disponível e da execução orçamental. A partir de Setembro de 2003, será enviado mensalmente um extracto dessa conta a todos os Coordenadores de Secção. 2.2 Verbas de Receitas Próprias das Secções As secções dispõem ainda de uma conta de Receitas Próprias que deverão utilizar para todos os movimentos que não passam pela utilização das verbas de OE (recebimento de overheads, transferências internas entre secções, pagamentos diversos, etc). Os Coordenadores terão à sua disposição um livro de requisições da conta correspondente, a qual é gerida por inteiro pelos serviços do DECivil. Desta forma, e uma vez recebida a requisição com o justificativo correspondente, será efectuado o lançamento da despesa no módulo de gestão de projectos, no programa de contabilidade do IST e será processado o respectivo pagamento.
A utilização do módulo de gestão de projectos será lançada no próximo mês de Setembro de 2003. A cada Coordenador será atribuída uma palavra-passe que lhe permitirá, como responsável pelo projecto da sua secção efectuar o controlo orçamental da conta respectiva. Para as Secções actualmente existentes, as contas de receitas próprias são as seguintes: Secção de Estruturas e Construção 722101 Secção de Hidráulica e Recursos Hídricos e Ambientais - 722201 Secção de Mecânica Aplicada - 722301 Secção de Urbanismo, Transportes, Vias e Sistemas - 722401 Secção de Geotecnia - 722501 Secção de Arquitectura, Cartografia e Métodos Gráficos 722601 NOTA: Todas as requisições assinadas pelos Coordenadores de Secção devem referir o número do projecto correspondente. 3. Contas de Receitas Próprias das Licenciaturas Também as licenciaturas possuem contas de receitas próprias na Contabilidade do DECivil. Estas verbas podem resultar, por exemplo, de dotações complementares às dos órgãos centrais da Escola. As regras de utilização e movimentação destas contas são em tudo semelhantes às que se devem adoptar no caso das contas de receitas próprias das secções. Os responsáveis pela movimentação dessas contas são os Coordenadores de Licenciatura. Os códigos respectivos são os seguintes: LEC 725100 LET 725200 LEAmb - 725300 LEGI - 725400 LA - 725500 Estas contas integrarão também o módulo de gestão de projectos 4. Contas de Receitas Próprias dos Laboratórios Os Laboratórios (experimentais e informáticos) do DECivil possuem também um conjunto de contas na contabilidade do ICIST, com regras de utilização semelhantes às descritas para as das Receitas próprias das Secções. Neste instante, essas contas são as seguintes: Laboratório de Estruturas e Resistência de Materiais 723111 Laboratório de Construção; Direcção - 723121 Laboratório de Construção; Materiais 723122 Laboratório de Construção; Edificações 723123 Laboratório de Construção; Fogo 723124 Laboratório de Geotecnia 723130
Laboratório de Ambiente 723140 Laboratório de Hidráulica - 723150 Laboratório de Mecânica Computacional - 723200 Os responsáveis pela movimentação destas contas, também incluídas no módulo de gestão de projectos, serão os coordenadores de cada laboratório. Todas as requisições de despesas referentes a laboratórios deverão identificar claramente o laboratório/ projecto a que dizem respeito. 5. Contas de Receitas Próprias dos Mestrados Ao contrário do que sucedia até ao ano passado, a gestão de todas as verbas referentes a cursos de mestrado passará a ser assegurada pela contabilidade do DECivil, em vez da Contabilidade Central. Os órgãos centrais transferirão com regularidade para as contas do Departamento os overheads referentes a todas as propinas cobradas. Para os cursos actualmente existentes, as contas têm os seguintes códigos: Mestrado em Estruturas - 724100 Mestrado em Construção - 724200 Mestrado em Construção (conta com IVA) - 724201 Mestrado em Hidráulica e Recursos Hídricos - 724300 Mestrado em Investigação Operacional 724400 Mestrado em Transportes 724500 Mestrado em Planeamento Regional e Urbano 724600 Mestrado em Sistemas de Informação Geográfica 724700 Mestrado em Logística 724800 Mestrado em Geotecnia 724900 Mestrado em Urbanística e Gestão do Território 725000 A movimentação destas contas está a cargo dos coordenadores de cada curso. Dada a importância das verbas envolvidas, torna-se essencial que os responsáveis elaborem no início do ano civil um orçamento para o respectivo curso, eventualmente revisto após conhecimento do volume de propinas efectivamente cobrável. As despesas que não estiverem contidas nesse orçamento só serão autorizadas mediante justificação e existência de cabimento. 6. REQUISIÇÕES Cada projecto/conta deverá ter um livro de requisições próprio, o qual se deve encontrar na posse do respectivo coordenador/responsável. É importante ter em conta que: Todas as requisições devem vir assinadas pelo responsável pela conta; Em todas as requisições deve vir identificado o número do projecto/conta que se pretende debitar; Os pagamentos superiores a 50 não devem ser efectuados por caixa.
Cada requisição deve conter apenas um pedido de pagamento. Exceptuam-se os casos em que as várias despesas se enquadram numa mesma rubrica e o pagamento é efectuado apenas a uma única entidade (a utilização eficaz do módulo de projectos pressupõe que esta regra é seguida); Nos casos em que uma dada despesa é para ser repartida por vários projectos (como por exemplo, as aquisições comuns para os mestrados do Departamento), cada projecto/conta deve passar uma requisição com o valor correspondente a debitar. Nesses casos, uma das requisições deverá ser acompanhada do original, e as outras de suas cópias. Quer o original quer as cópias devem conter informação sobre a forma de repartição daquela despesa pelas várias contas Todas as transferências, movimentos e internos devem ser efectuados mediante apresentação de uma requisição; 7. Recuperação do IVA O IVA só pode ser recuperado desde que a conta por onde se efectua o movimento tenha sido considerada na altura da sua abertura como sendo uma conta com IVA. Para se proceder à recuperação do IVA, é necessário que as facturas sejam entregues no Serviço de Contabilidade do Departamento o mais tardar até ao dia 10 do mês posterior ao da sua emissão. 8. Normas Gerais de Gestão de Projectos (retiradas da página do GGP) Transcrevem-se de seguida algumas das normas gerais de gestão de projectos elaboradas pelo GGP. Recordo que todos os Serviços de Contabilidade Autónoma do IST estão obrigados a seguir exactamente os mesmos procedimentos. Para o assegurar, está em estudo por parte do CD a criação de uma Comissão de Auditoria Interna 8.1 Deslocações em Portugal Para o pagamento das ajudas de deslocação em Portugal é necessário entregar o Boletim Itinerário devidamente preenchido. No caso de utilização de viatura própria é necessário justificar e solicitar a devida autorização ao CD. É possível solicitar uma autorização genérica, válida para todas as deslocações durante o período de vigência de um projecto. O pedido de autorização genérica deve incluir a indicação dos locais de destino das deslocações e uma previsão do número total de deslocações durante o período em causa. O recurso a automóvel de aluguer só deve verificar-se nos casos em que a sua utilização seja considerada absolutamente indispensável ao interesse dos serviços e mediante prévia autorização ( Art.21º do Decreto-Lei nº 106/98 de 24/04). 8.2 Deslocações ao estrangeiro Os funcionários que se desloquem ao/no estrangeiro por motivos de serviço público têm direito, em alternativa, a uma das seguintes prestações (DL nº 192/95, de 28/07): 1) Abono da ajuda de custo diária em todos os dias da deslocação de acordo com a tabela em vigor;
2) Alojamento em estabelecimento hoteleiro de 3 estrelas, ou equivalente, acrescido do montante de 70% da ajuda de custo diária; 3) No caso de se incluir a despesa com uma ou ambas as refeições diárias, a ajuda de custo deverá ser deduzida de 30% por cada refeição incluída, embora o valor pago não possa ser inferior a 20% do montante previsto na tabela em vigor para a ajuda de custo diária. Todas as requisições para pagamento de deslocações ao/no estrangeiro deverão vir acompanhadas de cópia do Modelo 94, sem o que não será possível emitir o(s) cheque(s) correspondente(s). Esta emissão só será processada após autorização da deslocação pelo Conselho Directivo. No caso de a deslocação ser efectuada sem entrega prévia do Modelo 94, o Coordenador deve solicitar ao Presidente do IST a devida autorização, anexando o Modelo 94 devidamente preenchido e justificando os motivos que inviabilizaram a entrega do processo dentro dos prazos previstos. O reembolso/pagamento de viagens de avião é efectuado mediante a apresentação da factura/recibo ou V/D da Agência de Viagens, assim como do bilhete de avião e dos talões de embarque. O reembolso/pagamento de alojamento é efectuado mediante factura/recibo ou V/D do Hotel/Agência de Viagens. Em qualquer dos casos para além dos dados do I.S.T. deverá constar o período, o nome do hotel e quem usufruiu do serviço. As deslocações ao estrangeiro em viatura própria carecem de justificação e de autorização por parte do Conselho Directivo. A solicitação em causa deve ser acompanhada de um orçamento de uma Agência de Viagens com o valor do bilhete de avião para o destino pretendido (tarifa de classe económica). Caso seja autorizado, o pagamento será efectuado com base no custo do bilhete de avião. A requisição correspondente deve conter a nota: valor equivalente ao custo da passagem aérea.... O recurso a automóvel de aluguer só deve verificar-se nos casos em que a sua utilização seja considerada absolutamente indispensável ao interesse dos serviços e mediante prévia autorização ( Art.21º do Decreto-Lei nº 106/98 de 24/04). 8.3 Vales e Adiantamentos A emissão de um vale/adiantamento deverá ser solicitada pelo coordenador do projecto através de um ofício. Para montantes superiores a 1000 ou para a emissão de um vale/adiantamento caso ainda existam vales anteriores por regularizar no âmbito do mesmo projecto, é necessário apresentar uma justificação e posterior autorização pelo CD. Todos os vales/adiantamentos deverão ser regularizados no prazo máximo de um mês. Exceptuam-se os vales solicitados em Dezembro que devem ser regularizados até ao fim desse mês, ou seja no mesmo ano civil em que é pedido o adiantamento. Assim, é importante que o montante solicitado seja próximo do que efectivamente se prevê gastar durante o mês em causa.
8.4 Diversos Todas as despesas efectuadas no âmbito dos projectos (por exemplo, despesas de correio, táxis, refeições, hotéis, etc.) só serão reembolsadas mediante recibo em nome do IST e contendo o respectivo número de contribuinte (501 507 930). Adicionalmente, e independentemente de se terem efectuado em Portugal ou no estrangeiro, todos os documentos de despesa de deslocação (táxis, bilhetes de comboio, etc.), de hotéis e de refeições deverão também mencionar quem efectuou as despesas. Relativamente às refeições, o documento de despesa deverá discriminar o consumo e o coordenador do projecto deverá mencionar o motivo dessa refeição e as pessoas ou entidades que nela participaram. O reembolso de almoços em dias úteis dará origem ao desconto do subsídio de refeição (no caso de Unidades com contabilidade própria, a devida informação deverá ser enviada à Secção de Vencimentos). No caso do recibo ou V/D (documento de Venda a Dinheiro) da refeição não identificar se é almoço ou jantar, os Serviços efectuarão o desconto do subsídio de refeição. No caso de recibos que contenham data e hora não é necessário que o coordenador identifique o serviço (almoço ou jantar). As aquisições ao estrangeiro (quer sejam efectuadas no local ou com base em Portugal, nomeadamente através da Internet) serão reembolsadas mediante factura em nome do IST e com o número de contribuinte do IST. No que respeita às aquisições através da Internet, basta incluir na order form as referências: IST, NC 501507930 e o nome do Coordenador do projecto. Nas requisições relativas às despesas de reembolsos a funcionários docentes e não docentes e remunerações adicionais deve constar o número mecanográfico e contribuinte. Nas requisições relativas às despesas de bolsas, ajudas de custo, pagamentos a firmas e restantes reembolsos deve constar o número de contribuinte, no caso de entidades estrangeiras o número de passaporte. Para além do estipulado na Nota Informativa 19/01, todas as requisições para pagamento de bolsas, remunerações adicionais e honorários num determinado mês devem dar entrada até ao dia 12 desse mês. As requisições para pagamento de honorários deverão vir acompanhadas da Nota de Honorários devidamente preenchida e assinada pelo prestador do serviço. Até indicações em contrário, o subsídio per diem para despesas de alojamento, alimentação e utilização de transportes internos, a atribuir a participantes estrangeiros que se desloquem a Portugal, é igual a 84,79. Para o pagamento do referido subsídio devem ser entregues os seguintes documentos: Fotocópia do Passaporte, BI ou outro documento equivalente, nome completo e morada completa no estrangeiro (incluindo o País). Luís Castro 24 de Junho de 2003