CICLO DE WORKSHOPS PRÁTICOS ORÇAMENTO DO ESTADO PARA 2011 - IMPLICAÇÕES NA GESTÃO Workshop: Tribunal de Contas e Autarquias Locais: Auditoria Interna e Gestão de Riscos
Conteúdos programáticos: 1 - A tutela inspectiva do Tribunal de Contas. 2 - Adopção de medidas preventivas de controlo de legalidade da organização e dos procedimentos. 3 - Oportunidade e mérito de um serviço de auditoria interna. 4 - Competências. 5 - Auditoria e avaliação do controlo interno 6 - Métodos e técnicas de auditoria. 7 - Rigor orçamental e Procedimental. 8 - A Gestão de Riscos nas Autarquias Locais.
Lei de Organização e Processo do Tribunal de Contas Lei n.º 98/97, 26 de Agosto Artigo 1.º Definição e jurisdição 1 O Tribunal de Contas fiscaliza a legalidade e regularidade das receitas e das despesas públicas, aprecia a boa gestão financeira e efectiva responsabilidades por infracções financeiras. 2. 3 -..
Artigo 2.º Âmbito de competência 1 Estão sujeitas à jurisdição e aos poderes de controlo financeiro do Tribunal de Contas as seguintes entidades: a) O Estado e seus serviços; b) As Regiões Autónomas e seus serviços; c) As autarquias locais, suas associações ou federações e seus serviços, bem como as áreas metropolitanas; d) Os institutos públicos; e) As instituições de segurança social.
Artigo 5.º Competência material essencial 1 Compete, em especial, ao Tribunal de Contas: d) Verificar as contas dos organismos, serviços ou entidades sujeitos à sua prestação; f) Apreciar a legalidade, bem como a economia, eficácia e eficiência, segundo critérios técnicos, da gestão financeira das entidades referidas nos n.º 1 e 2 do artigo 2.º, incluindo a organização, o funcionamento e a fiabilidade dos sistemas de controlo interno
Lei n.º 54/2008, de 4 de Setembro Cria o Conselho de Prevenção da Corrupção (CPC): - entidade administrativa independente, - funciona junto do Tribunal de Contas, - desenvolve uma actividade de âmbito nacional - domínio da prevenção da corrupção e infracções conexas.
Atribuições e competências do CPC: (art.º2º) Prevenção da corrupção, incumbindo-lhe designadamente, recolha e organização de informações relativas à prevenção da ocorrência de factos relacionados com: -corrupção activa ou passiva; -criminalidade económica e financeira; - branqueamento de capitais; - tráfico de influência; - apropriação ilegítima de bens públicos; - administração danosa; - peculato; - participação económica em negócio; - abuso de poder ou violação de dever de segredo; - aquisições de imóveis ou valores mobiliários em consequência da obtenção ou utilização ilícitas de informação privilegiada no exercício de funções públicas.
Atribuições e competências do CPC (cont.) Acompanhar a aplicação dos instrumentos jurídicos e das medidas administrativas adoptadas pela Administração Pública e sector público empresarial para a prevenção e combate dos factos antes referidos e avaliar a respectiva eficácia; Dar parecer sobre a elaboração ou aprovação de instrumentos normativos, internos ou internacionais, de prevenção ou repressão dos factos referidos no primeiro ponto.
Composição: Presidente: Presidente do Tribunal de Contas - Director-geral do Tribunal de Contas, que é o secretário-geral; - Inspector-geral de Finanças; - Inspector-geral das Obras Públicas, Transportes e Comunicações; - Inspector-geral da Administração Local; - Um magistrado do Ministério Público, designado pelo Conselho Superior do Ministério Público, com um mandato de quatro anos, renovável; - Um advogado, nomeado pelo conselho geral da Ordem dos Advogados, com um mandato de quatro anos, renovável; - Uma personalidade de reconhecido mérito nesta área, cooptada pelos restantes membros, com um mandato de quatro anos, renovável.
As entidades públicas, organismos, serviços e agentes da administração central, regional e local, bem como as entidades do sector público empresarial, devem prestar colaboração ao CPC, facultando-lhe, oralmente ou por escrito, as informações que lhes forem por este solicitadas, no domínio das suas atribuições e competências. O incumprimento injustificado deste dever de colaboração deverá ser comunicado aos órgãos da respectiva tutela para efeitos sancionatórios, disciplinares ou gestionários. (art.º 9.º)
Recomendações e Deliberações Recomendação n.º 1/2009: Os órgãos dirigentes máximos das entidades gestoras de dinheiros, valores ou património públicos, seja qual for a sua natureza, devem, no prazo de 90 dias, elaborar planos de gestão de riscos de corrupção e infracções conexas. Recomendação n.º 1/2010: Publicidade dos planos de prevenção de riscos de corrupção e infracções conexas no sítio da respectiva entidade na Internet
Quatro partes: Guião - Atribuições da entidade, organograma e identificação dos responsáveis. - Identificação dos riscos de corrupção e infracções conexas - Medidas preventivas dos riscos - Estratégias de aferição da efectividade, utilidade, eficácia e eventual correcção das medidas propostas
Definição pelo IIA (Institute of Internal Auditors) A Auditoria Interna: É uma actividade independente, garante de objectivos e assessora, concebida para providenciar valor acrescentado e melhorar o desempenho das operações da organização. Auxilia a organização na concretização dos seus objectivos pela abordagem sistemática e disciplinada de avaliação e melhoria da eficácia dos processos de gestão de risco, controlo e governo
Porque criar uma actividade de auditoria Interna? Avaliar e melhorar a eficiência e eficácia dos processos de controlo
Serviços prestados: a) Serviços de avaliação avaliação independente, relativa a um processo, sistema ou outro assunto. b) Serviços de consultoria serviços executados por solicitação específica, de carácter consultivo e destinados a apoiar a gestão na concretização dos objectivos definidos e cuja natureza e âmbito têm que ser validados com o requerente do serviço. c) Serviços especiais de investigação serviços solicitados pelo Executivo que não caiem no âmbito dos serviços de avaliação ou assessoria.
Controlo Interno: Processo, efectuado pelo Administração, direcção e outro pessoal de uma companhia, concebido para proporcionar confiança a um nível razoável na concretização de objectivos nas seguintes categorias: Eficácia e eficiência das operações (e salvaguarda dos activos) Fiabilidade da informação (financeira e não financeira) Conformidade com legislação e regulamentos (Internal control integrated framework COSO)
Componentes do Controlo Interno: Ambiente de Controlo Avaliação de Risco Actividades de Controlo Informação e Comunicação Monitorização
Ambiente de Controlo: O núcleo de qualquer negócio é os seus recursos humanos (os atributos e particularidades dos indivíduos incluindo a integridade pessoal, ética e competência) e o ambiente em que estes trabalham. Estes são o motor que impulsiona a entidade e a fundação sobre a qual tudo assenta.
Avaliação de Risco: A entidade deverá conhecer e antecipar os riscos que enfrenta. Deverá estabelecer: Objectivos, integrados com as suas actividades de forma a que a organização opere de forma concertada; Mecanismos para identificar, analisar e gerir os riscos relacionados com as suas operações.
Actividades de Controlo: Deverão ser estabelecidas e executadas políticas e procedimentos de controlo de forma a assegurar que as acções identificadas pela gestão como necessárias para tratar o riscos de não realização dos objectivos da entidade são efectuadas de forma eficiente.
Informação e Comunicação: Estes sistemas permitem que as pessoas da entidade recolham e permutem a informação necessária para conduzir, gerir e controlar as operações.
Monitorização: O processo, na sua globalidade, deverá ser controlado devendo ser efectuadas modificações sempre que necessário. Desta forma, o sistema pode reagir dinamicamente modificando-se sempre que as condições o requeiram.
O Controlo Interno é desenhado para fornecer garantias razoáveis de que: Erros materialmente relevantes e irregularidades serão detectados e corrigidos pelos colaboradores, num período de tempo reduzido, no decurso da realização das suas tarefas.
Risco A possibilidade de que um evento (definido como um incidente ou ocorrência, causados por factores internos ou externos à entidade e que poderão afectar a implementação da estratégia ou a concretização dos objectivos) poderá ocorrer e afectar adversamente a concretização dos objectivos COSO Enterprise Risk Management Framework
Duas fases: Metodologia de Auditoria Interna -Planeamento e análise do risco -Actividades de projecto
Metodologia de Auditoria Interna (cont) 1ª Fase: Planeamento e análise de risco=> 6 passos: - Compreensão de conceitos do risco - Planeamento - Recolha de Informação e Identificação de riscos - Avaliação - Preparação do plano de auditoria - Reporte do plano
Metodologia de Auditoria Interna (cont) 2ª Fase: Actividades de projecto: -Planear e definir o âmbito (plano de acção) -Execução -Reporte -Wrap-up (finalização) -Follow-up
Metodologia de Auditoria Interna (cont) 2ª Fase, 2ª Etapa: A Execução Avaliação do desenho de controlos dos processos (Reunir informação, Compreender o Processo, Avaliar) Testes de controlos (Desenho de Testes: - determinar controlos Chave; - determinar atributos de controlo - determinar periodicidade; Amostra; Testar; Considerar Testes Substantivos Testes substantivos (Desenho de testes:- determinar controlos chave,- determinar atributos de controlo, - determinar periodicidade; Amostra; Resultados) Descrever deficiências (Avaliar razões, Prioritizar, Acordar rectificação com a Gestão)
Riscos:
Aquisições de bens e serviços: Incumprimento do CCP Elaboração de peças procedimentais com requisitos passíveis de privilegiar ou excluir determinadas entidades; Não definição ou definição inadequada de especificações técnicas; Deficiente definição dos factores e subfactores de avaliação de propostas;
Aquisições de bens e serviços: (cont) Deficiente ou insuficiente definição dos critérios de adjudicação; Insuficiente fundamentação do recurso ao ajuste directo; No âmbito do ajuste directo, propor o convite ou convidar entidades a apresentar propostas que tenham excedido os limites definidos no art.º 113 do CCP;
Aquisições de bens e serviços: (cont) Conflito de interesses por quem participou na elaboração da proposta Admissão de propostas extemporâneas ou de entidades com impedimentos legais; Conflito de interesses dos elementos que integram o júri; Não audição dos concorrentes quando há lugar a exclusão /relatório preliminar; Subjectividade ou deficiente apreciação das propostas;
Recepção dos bens: Desvio ou não fiscalização da quantidade e qualidade dos bens; Retenção de material para uso próprio do trabalhador; Entrega, pelos fornecedores, de quantidades de material inferiores às contratadas;
Celebração e execução dos contratos: Possibilidade de celebração de contratos que: Contenham cláusulas ilegais; Não exista correspondência entre as cláusulas contratuais e as definidas nas peças do respectivo concurso; Não prevejam e regulem a eventual ocorrência de trabalhos e serviços a mais.
Atribuição de apoios/subsídios: Inexistência de instrumento, geral e abstracto, que estabeleça as regras de atribuição de benefícios públicos; Prática de concessão de benefícios públicos não uniforme; Prática de concessão de benefícios em desacordo com legislação existente; Candidatos a beneficiários relacionados com funcionários intervenientes ou decisores no processo de concessão de benefícios;
Atribuição de apoios/subsídios (cont) Existência de situações em que os beneficiários não juntam todos os documentos necessários à instrução do processo/ documentos não válidos; Não apresentação, pelos beneficiários, dos relatórios das actividades, bem como comprovativos das despesas efectuadas com aquisição de material.
Obras particulares: Requerimento de obra em desconformidade com requisitos regulamentares Acumulação de funções privadas por parte dos técnicos e/ou de funcionários administrativos Falta de imparcialidade no tratamento dos processo
Recursos Humanos: Dados mestre de recursos humanos não mantidos correctos e actuais; Salvaguarda de todos os dados pessoais de funcionários; Registo parcial de tempos de trabalho; Existência de faltas não justificadas; Parcialidade em procedimento concursal; Ajudas de custo inválidas ou fictícias.
Alguns riscos transversais: Aprovação de documentos por quem não tem competência; Erro de cálculo; Supressão de procedimentos;
Grata pela atenção. Paula Crisóstomo cristina.crisostomo@gmail.com