Manual de Procedimentos POSI-E3

Manual de Procedimentos POSI-E3 13 de Abril de 2012 1

Índice 1. INTRODUÇÃO 3 2. COORDENAÇÃO GERAL 5 3. DOCENTES E DISCIPLINAS 7 3.1 INFORMAÇÃO AOS ALUNOS 7 3.2 RELAÇÕES ALUNOS / DOCENTES 8 4.1 ÁREA PEDAGÓGICA 10 4.1.1 Coordenação ao Nível de Cadeira 10 4.1.2 Reunião de Coordenação de cada Período 11 4.1.3 Reunião de Acompanhamento de cada Período 13 4.1.4 Reunião de Avaliação de cada Período 13 4.1.5 Procedimentos Pedagógico/Administrativos 14 4.2 ÁREA ADMINISTRATIVA 15 4.3 ÁREA INFORMÁTICA 16 4.4 ÁREA FINANCEIRA 17 4.5 SÍTIO NA WEB 17 5.1 BIBLIOGRAFIA 18 5.2 RECLAMAÇÕES 18 5.3 FUNCIONAMENTO DAS AULAS 18 5.3.1 Assiduidade e Pontualidade 18 5.3.2 Silêncio e Ordem 19 5.4 AVALIAÇÕES 19 5.4.1 Assiduidade e Pontualidade 19 5.4.2 Avaliação de Recurso 20 2

1. INTRODUÇÃO O POSI-E3, Pós-Graduação em Sistemas de Informação, Especialização em Engenharia Empresarial é um curso de Pós-Graduação Profissional 3º Ciclo Bolonha, de elevada qualidade, oferecido pelo Instituto Superior Técnico (IST), uma escola de reconhecido historial, prestígio e competência, através do seu Departamento de Engenharia Informática (DEI). O POSI-E3 é operacionalizado por um Consórcio entre o IST e o sistema INESC, cabendo ao INESC as funções de gestão e suporte. O sucesso do POSI-E3 mede-se pelo sucesso dos seus diplomados em atingirem os seus objectivos de carreira e de realização profissional e social. O DEI/IST perspectiva-se, com este curso, numa óptica de serviço aos seus alunos pós-graduados, tendo por ambição dinamizar com eles, com o corpo docente, e com o pessoal de apoio administrativo e técnico, um ambiente de busca de qualidade total, orientado aos objectivos últimos de aprendizagem e sucesso dos graduados deste curso. O presente Manual visa explicitar formalmente a informação mais relevante e os procedimentos operacionais essenciais para o funcionamento do curso. Esta versão recolhe os ensinamentos das edições anteriores. Esperamos o contributo activo de todos os participantes no POSI-E3 para melhorarmos esta versão e, sobretudo, para fazermos dela um instrumento activo de melhoria das operações do curso na óptica dos altos padrões de qualidade que é nosso objectivo alcançar e manter de forma sustentada. A excelência de uma organização é directamente proporcional ao rigor e à exigência dos seus clientes e dos seus colaboradores. 3

O DEI/IST espera assim de todos os envolvidos no POSI-E3 uma cooperação crítica e activa, construtiva e razoável, para aperfeiçoarmos esta iniciativa. PROF. JOSÉ M. TRIBOLET Prof Catedrático do DEI / IST 4

2. COORDENAÇÃO GERAL Professor Responsável Prof. Cat. José Tribolet Coordenador da Pós-Graduação Profisssional do DEI Funções da Coordenação Geral O Professor do DEI responsável pela Coordenação do POSI-E3 responde perante as entidades académicas da Escola Presidente do IST; Conselho Científico, Conselho Pedagógico e Comissão de Gestão, Presidente e Comissão Executiva do DEI por todos os aspectos do funcionamento do POSI-E3. Toda a estrutura operacional do POSI-E3 nas áreas pedagógica, administrativa, informática e financeira responde directamente à Coordenação do Curso. A Coordenação do POSI-E3 é a entidade que assegura o diálogo com os alunos de pós-graduação e com as empresas promotoras e o mercado externo. Este Manual de Procedimentos é da responsabilidade da Coordenação do POSI-E3. Qualquer aluno do POSI-E3 tem o direito de contactar em tempo útil a coordenação do curso e de lhe expor quaisquer problemas relacionados com o seu funcionamento. Na óptica deste manual, o relacionamento entre os alunos e a Coordenação do POSI-E3 constitui uma peça fundamental no esforço para a qualidade total do curso. 5

A Coordenação do POSI-E3 é a entidade responsável por assegurar atempadamente o planeamento, a organização e o apoio ao funcionamento das disciplinas. A Coordenação do POSI-E3 é a entidade responsável pela dinamização do diálogo com as empresas promotoras, reportando regularmente sobre o funcionamento do curso e recolhendo as opiniões destas em ordem à melhor adequação do curso aos seus objectivos e às necessidades dos seus profissionais. A Coordenação do POSI é a responsável pela selecção dos alunos e pela promoção do curso e dos seus graduados no exterior. 6

3. DOCENTES E DISCIPLINAS Os Docentes das disciplinas do POSI-E3 Professores, Assistentes e Monitores são seleccionados anualmente pela Coordenação do Curso, e provêm quer do IST quer do exterior à Escola. A actividade dos docentes do POSI-E3 é monitorada e avaliada. Neste processo, a avaliação feita pelos alunos, quer dos docentes quer das suas disciplinas, constitui um dos elementos relevantes para a avaliação desta actividade e da sua adequação aos objectivos do curso. 3.1 Informação aos Alunos Antes do início de cada período de aulas, a informação relevante para o funcionamento de cada disciplina desse período estará disponível no site do POSI-E3, nomeadamente: Objectivos da Cadeira Programa da Cadeira Bibliografia e Documentação de Apoio Método de Avaliação (Trabalhos, Exame Final) Plano Detalhado das Aulas Calendário das Aulas, dos Trabalhos e da Avaliação Equipa Docente (Professor, Assistentes) Formas de Acompanhamento e Apoio aos Alunos Mecanismos de Contacto com os Docentes Para o efeito, os docentes responsáveis de cada disciplina devem apresentar à Coordenação todos estes elementos em formato adequado para publicação no site do POSI-E3, no mínimo uma semana antes do início das aulas. 7

3.2 Relações Alunos / Docentes Normalmente, a relação entre os alunos de uma disciplina e os respectivos docentes processa-se de forma directa, sem intermediações. Naturalmente que as equipas técnicas e administrativas do POSI-E3, que existem para servir o ensino e apoiar as disciplinas, são parte integrante e natural nesta interacção. Tem constituído uma prática positiva nos últimos anos a designação conjunta pelos Alunos e pela Coordenação de um Delegado de Curso, que facilite a interacção e o diálogo entre as partes. Sempre que situações existentes e transmitidas directamente aos responsáveis das disciplinas não tenham tido uma resposta clara deverão ser reencaminhadas para as estruturas do curso. Nestas condições, os alunos deverão dirigir-se, em primeira instância, aos responsáveis pelas disciplinas ou, numa segunda instância, à Coordenação do POSI-E3 (seguindo os procedimentos descritos abaixo). Situações envolvendo: Monitor Professor Cadeira Serviços de apoio Acção Falar com o monitor e tentar resolver. Se não resultar, ou se estiver a demorar, enviar um email para o professor da cadeira respectiva, com conhecimento para a coordenação do POSI-E3. Falar com o professor e tentar resolver. Se não resultar, ou se estiver a demorar, enviar um email para a coordenação do POSI-E3 com conhecimento para o professor respectivo. Falar com o professor e tentar resolver. Se não resultar, ou se estiver a demorar, enviar um email para a coordenação do POSI-E3 com conhecimento para o professor e monitor respectivo. Enviar um e-mail para a coordenação do POSI-E3. 8

É de notar que qualquer email enviado deverá obrigatoriamente ser identificado no Assunto com a designação do curso (POSI-E3), do aluno (Aluno N.º XX, Nome) e do assunto respectivo. Coordenação do POSI-E3 posi-coordenacao@posi.ist.utl.pt A Coordenação considera fundamental que o POSI-E3 consiga responder a tempo aos problemas que possam surgir ao longo do curso, registando as suas causas e procurando que não se repitam no futuro. 9

4. ACTIVIDADES DE COORDENAÇÃO 4.1 Área Pedagógica O responsável pela área pedagógica é o Professor José Tribolet, com o apoio da equipa de coordenação. 4.1.1 Coordenação ao Nível de Cadeira Com uma antecedência mínima de dois meses antes do início das aulas de um dado período, a Coordenação do POSI-E3 definirá com cada docente responsável por uma disciplina desse período os seguintes pontos: Objectivos da Cadeira tendo em atenção os objectivos finais de aprendizagem definidos para cada edição do POSI-E3. Programa da Cadeira tendo em atenção o corpo de alunos admitidos a cada POSI-E3. Bibliografia os textos de base a serem usados, com vista à sua encomenda e disponibilização aos alunos no início das aulas. Documentação de Apoio o material de apoio a ser usado deverá ser disponibilizado pelos docentes de preferência sob forma electrónica, no site do curso, com acesso reservado aos alunos de cada disciplina. O uso de fotocópias e de transparências deve ser evitado se possível. Quando necessário, um conjunto com boa qualidade de impressão deve ser entregue ao apoio administrativo com uma semana de antecedência face à data de utilização, a fim de ser copiado atempadamente em boas condições técnicas e financeiras. Em casos de excepção, perante a apresentação súbita de material pedagógico não entregue antecipadamente, os alunos não deverão utilizar individualmente os meios de impressão disponíveis no andar do POSI-E3 para imprimir esse material, remetendo antes essa tarefa para o secretariado do POSI-E3, que tudo fará para o 10

proporcionar colectivamente e ASAP as fotocópias em boas condições. Método de Avaliação o processo de avaliação, por recurso a trabalhos durante o período, trabalho final, testes intermédios, exame final, etc, deverá ser apresentado e discutido, com vista a assegurar, por um lado, a coordenação com a avaliação das restantes disciplinas do período e por outro, a razoabilidade do esforço que é pedido aos alunos, quer por disciplina, quer na sua totalidade. 4.1.2 Reunião de Coordenação de cada Período A Coordenação do POSI-E3 reunirá com o conjunto dos docentes responsáveis das disciplinas de cada período numa data que anteceda, no mínimo, em duas semanas o início das aulas desse período. Nesta reunião estarão presentes os responsáveis pelas áreas operacionais, nomeadamente administrativa e informática. Nesta reunião serão abordados e definidos os seguintes tópicos: Plano Detalhado das Aulas O plano detalhado das aulas deverá ser apresentado e a correlação com os objectivos e os instrumentos de avaliação será feita. Alterações posteriores ao plano das aulas, negociadas entre os alunos e os docentes de uma disciplina só poderão ser feitas com autorização prévia e explícita da coordenação, tendo em vista a garantia da harmonia do esforço que se está a pedir aos alunos ao longo de cada período, e evitar conflitos entre disciplinas!!! Calendário das Aulas, dos Trabalhos e da Avaliação A calendarização detalhada das aulas, dos trabalhos e das avaliações será feita, por disciplina e por período. As datas de entrega dos 11

enunciados dos trabalhos, as datas das aulas de acompanhamento e de apoio, as datas de entrega e de avaliação devem ser definidas nesta reunião. Alterações posteriores ao calendário das aulas só poderão ser feitas com autorização prévia e explícita da coordenação, tendo em vista garantir a não existência de conflitos de horário entre disciplinas e a disponibilidade atempada dos meios técnicos e pedagógicos necessários. Equipa Docente (Professores, Assistentes) Toda a informação relativa à equipa docente deve ser apresentada na reunião. A equipa docente deverá fornecer o seu CV, sob a forma de página Web, com vista à sua disponibilização no site do curso. Formas de Acompanhamento e Apoio aos Alunos As formas previstas de acompanhamento e apoio dos alunos devem estar claramente delineadas. Em particular, as formas adoptadas para tirar dúvidas devem ser claramente definidas e calendarizadas. A calendarização da entrega aos alunos dos trabalhos corrigidos, da sua eventual discussão ou do seu feedback personalizado deve ser igualmente feita com rigor e num prazo pré-definido no inicio do trimestre. A interacção entre docentes e alunos deve usar por princípio os instrumentos disponíveis no Moodle. As questões e dúvidas dos alunos devem ser apresentadas no Moodle e as respostas dos docentes aí expressas para conhecimento de todos. Mecanismos de Contacto com os Docentes As formas de contacto com os docentes de cada disciplina devem estar enunciadas, em termos de números de telefone ou endereços email. Os contactos efectuados com os docentes por email deverão ser correctamente 12

identificados com a designação do curso (POSI-E3) e número do aluno e com o assunto. Deve-se privilegiar o uso dos mecanismos Moodle para o efeito. Material Informático Os professores serão informados do software existente em cada posto de trabalho, devendo nesta reunião pedir o software extra necessário para a disciplina, bem como definir com rigor as datas a partir das quais tem de estar disponível. Compete às equipas docentes testar antecipadamente as configurações de Hardware e a operacionalidade do software instalado antes de cada trimestre se iniciar. 4.1.3 Reunião de Acompanhamento de cada Período A meio de cada período realizar-se-á uma reunião de acompanhamento das actividades, com os docentes e os responsáveis das restantes áreas operacionais, com vista a avaliar o andamento do curso e realizar os ajustes que eventualmente se afigurem adequados. Toda a informação fornecida pelos alunos sobre o funcionamento do POSI- E3 será apreciada nesta reunião e ser-lhes-ão comunicadas as decisões daí resultantes. 4.1.4 Reunião de Avaliação de cada Período No final de cada período realizar-se-á uma reunião com os mesmos elementos onde são apresentados e avaliados os relatórios de cada disciplina e a avaliação que dela foi feita pelos alunos. Nesta reunião onde estará presente o delegado de turma, será apresentado pela coordenação uma síntese das reclamações feitas pelos alunos e o respectivo seguimento, com vista a melhorar a próxima edição da disciplina. 13

4.1.5 Procedimentos Pedagógico/Administrativos Associados ao funcionamento de cada disciplina existem alguns procedimentos administrativos que importa cumprir com eficácia e rigor. Lista dos Alunos Esta lista será fornecida pela Área Administrativa a cada docente, em formato electrónico. Logo após o início do curso, todos os alunos terão uma página pessoal no site do POSI-E3, com fotografia. Os endereços das páginas e o email de cada aluno serão fornecidos aos docentes. Pautas As pautas com as notas dos trabalhos, do exame e finais deverão ser enviadas nas datas previstas para a Área Administrativa devidamente assinadas. A publicação das notas dos trabalhos e dos exames será feita, formalmente, pela Área Administrativa, em papel. As pautas deverão também ser publicadas pelos docentes no site de cada disciplina. A publicação das pautas finais é feita nos sites e em papel após registo na AA e homologadas pela Coordenação. Avaliação da Disciplina e dos Docentes No final de cada período, na última aula, serão distribuídas aos alunos pelos respectivos docentes, as fichas de avaliação que serão recolhidas nessa mesma aula. O objectivo é que todos os alunos se empenhem no esforço de avaliação e melhoria contínua da qualidade do POSI-E3. Relatório Final de Disciplina O relatório final de cada disciplina deve ser entregue pelo seu professor à coordenação do curso, até um mês depois de concluídas as avaliações. Deste relatório deverão constar explicitamente todas as componentes relevantes em termos de conteúdo, organização e avaliação. Estes elementos são 14

fundamentais não apenas em termos legais, mas para poderem servir de base factual à eventual atribuição de créditos pós-graduados em outros cursos que no futuro venham a ser oferecidos quer pelo DEI/IST quer por outras entidades académicas ou profissionais. Arquivo Legal Os requisitos legais impõem que se mantenha um arquivo das provas prestadas pelos alunos durante um certo período de tempo. A fim de facilitar este processo, sugere-se que os docentes requeiram aos alunos, sem excepção, a entrega dos seus trabalhos em formato electrónico e que as anotações aos trabalhos e a nota final fique também neles inserida. Desta forma, o arquivo a entregar poderá ser convenientemente guardado em CD-ROM, com (eventual) excepção dos exames escritos finais. A responsabilidade da construção deste arquivo é da coordenação administrativa. Avaliação do POSI Uma semana antes de terminar o POSI-E3 serão distribuídas aos alunos, pelo Secretariado do POSI-E3, as fichas de avaliação que deverão ser devolvidas ao Secretariado durante essa semana. O objectivo é que todos os alunos se empenhem no esforço de avaliação e melhoria contínua da qualidade do POSI-E3. 4.2 Área Administrativa A Área Administrativa do POSI-E3 é coordenada pela Alice Serrenho, com o apoio da Luísa Rocha. A missão da Área Administrativa é fazer o planeamento da PGP e preparar toda a organização de cada edição, nomeadamente: Promover o marketing na comunicação social e na Web Angariar Candidatos Organizar o atendimento e preparação das pré-inscrições Gerir o relacionamento com as entidades financiadoras 15

Elaboração das inscrições definitivas Planear, organizar e preparar a abertura de cada edição Assegurar o funcionamento entre IST, DEI e SECRETARIA da PÓS- GRADUAÇÃO Resolver os problemas desta área, que apareçam durante o curso Marcar e organizar as reuniões com Docentes e coordenação Publicar as Pautas Finais e assegurar o registo oficial no IST Entrega dos respectivos dossiers pedagógico e de alunos no IST A missão do Secretariado é: Assegurar o apoio logístico às aulas Gerir as instalações Preparar toda a documentação necessária para cada aula Recolher as fichas de assiduidade dos alunos Recolher as fichas de assiduidade dos Docentes e Sumários Proceder ao tratamento estatístico das avaliações Proceder à recolha dos Relatórios e Pautas das Disciplinas Assegurar a existência do arquivo Geral PGP 4.3 Área Informática A Área Informática do POSI-E3 é gerida, em regime de outsourcing, pela empresa Linkcom. A missão da área Informática é : Gerir as infra-estruturas informáticas de apoio ao curso Fornecer apoio aos utilizadores Definir, com a área administrativa, os serviços e privilégios dos utilizadores 16

4.4 Área Financeira A área financeira é da responsabilidade do INESC (Alice Serrenho), como entidade Gestora do Consórcio. A missão da área Financeira é: Elaborar Mapa de planificação dos pagamentos das propinas Controlar e receber o pagamento das propinas dos alunos Controlar e receber o pagamento das entidades financiadoras Execução dos planos Orçamentais PGP Elaboração dos Mapas Finais do realizado e orçamentado Fecho contabilístico de cada edição da PGP 4.5 Sítio na Web A Coordenação designará um responsável pelo sítio na Web que tem como objectivo: Fazer a promoção do curso Criar condições para a manutenção de conteúdos programáticos do curso na plataforma Moodle Manter informação sobre os docentes do curso 17

5. FUNCIONAMENTO GERAL 5.1 Bibliografia A bibliografia de base de cada disciplina é fornecida a cada aluno, no início do período. Adicionalmente, o aluno pode utilizar a biblioteca do POSI-E3 para consultar livros pertencentes à bibliografia recomendada de cada disciplina. O levantamento de qualquer livro da biblioteca implica o preenchimento da ficha de requisição respectiva. A esta requisição deverá estar associado um prazo para a sua devolução. O aluno fica assim obrigado a devolver os livros requisitados no prazo solicitado, pois, de outro modo, os livros ser-lhe-ão facturados. Caso o aluno desista do curso, deverá imediatamente proceder à devolução de todos os livros requisitados, mesmo que estes se encontrem no prazo de requisição. 5.2 Reclamações Para além das reclamações relativas ao decorrer das aulas (que deverão ser dirigidas aos docentes, de acordo com o explicitado no ponto 3.2), poderão existir reclamações relacionadas com o funcionamento geral do POSI-E3. Estas reclamações devem ser apresentadas por escrito ao secretariado do POSI-E3, que dará conhecimento à coordenação. 5.3 Funcionamento das aulas 5.3.1 Assiduidade e Pontualidade Os alunos deverão proceder obrigatoriamente ao preenchimento de uma folha de presenças que será retirada imediatamente após o seu início. Uma segunda folha estará disponível nos primeiros 30 minutos de cada aula, para registar eventuais atrasos dos alunos. Esta folha será retirada pelo Secretariado meia hora após o início da aula. Assim, todos os alunos que se atrasem para além deste período não poderão ter acesso ao preenchimento 18

da folha de presença dessa aula. Os mapas de presenças dos alunos nas disciplinas serão publicados no Auditório. Caso um aluno não compareça a uma determinada aula, deverá informar atempadamente o secretariado, indicando as razões na origem da ausência. 5.3.2 Silêncio e Ordem No decorrer das aulas, cada aluno deverá respeitar os seus colegas, mantendo-se em silêncio excepto quando o docente o requisitar. Do mesmo modo, não deverão ser utilizados, no decorrer das aulas, quaisquer aparelhos que perturbem o ambiente, tais como telemóveis e pagers. Para qualquer eventualidade de um aluno necessitar ser contactado, podem dispor dos serviços de Secretariado, que se encarregarão de fazer chegar a mensagem atempadamente. Os alunos devem também obrigar-se a manter a ordem na sala de aula, evitando perturbar o seu bom funcionamento. A utilização do auditório Alfa só é permitida durante o período de aulas que sejam leccionadas no mesmo. Embora aparentemente desnecessárias, estas regras servem para salvaguardar o direito a um bom ambiente de aprendizagem, do qual todos os alunos do POSI-E3 deverão dispor. 5.4 Avaliações 5.4.1 Assiduidade e Pontualidade Todos os alunos têm a obrigação de estar presentes, no horário determinado em todas as datas de avaliação presencial, tais como exames finais ou discussões de projectos/exercícios. 19

Serão tomadas em consideração situações excepcionais, desde que o professor e a coordenação sejam avisados com a devida antecedência. O não cumprimento destas regras será equivalente a uma nota de 0 (zero) na avaliação correspondente. 5.4.2 Avaliação de Recurso O regulamento do POSI-E3 não prevê a existência de avaliações de recurso. Não está, no entanto, posta de parte a hipótese de que, em casos excepcionais e devidamente justificados, esta venha a ser considerada, desde que tenha o acordo do docente responsável da disciplina e da coordenação do curso. 20