S1SF SINAl 4rendizaqem do Transporte INSTRUÇÃO DE SERVIÇO IS-DEX/SEST/SENAT N. 015/2017 Dispõe sobre o de de e Conipliance no SEST SENAT. Manual Atuação da Área Corporativa Normas de Governança âmbito O Departamento Executivo do SEST e do Aprendizagem do Transporte SENAT, representado por sua Diretora Executiva Nacional. NICOLE GOULART, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo ATO PRE-CN/SEST/SENAT/N. 110/15, do INSTRUI: Art. 1 Quanto à aprovação do Manual de Normas de Atuação da Área de Govemança Corporativa e Compliance, a ser aplicado no âmbito do SEST SENAT. 2 Quanto ao estabelecimento de regras de atuação da área de Govemança Corporativa e Compliance do SEST SENAT. visando assegurar a aderência dos procedimentos adotados à legislação vigente, às normas e regras estabelecidas pelos Órgãos de Controle, às Políticas e Nonnas Internas e às melhores práticas de mercado. Art. Art. 3 Esta Instrução de Serviço entra em vigor nesta data, revogandose quaisquer disposições em contrário. Brasília, 07 de abril de 2017. COLE Dir ora x tiva Naci nal do SEST SENAT SAUS Ouadra 1, Bloco U - Ed. Confederação Nacional do Transporte - Brasflia-OF - Tel.: (61) 33153000- Fax: (61) 3223.2915 CEP: 70070-944 - Fale com o SEST SENAT: 0800 728 2891 - www.sestsenat.org.br
S Es,w Aprendizaqem do Transporte SUMÁRIO Objetivo 3 Relevância do Documento para Demonstrações Financeiras e Riscos 3 Empresas/áreas envolvidas 3 Descrição da Norma 3 1. Atuação da área de Governança Corporativa e Compliance 3 1.1 Objetivos da área 3 1.2 Canais de comunicação 4 1.3 Avaliação de fornecedores e terceiros 4 1.4 Aderência às normas e leis 5 1.5 Gerenciamento de Riscos e Controles - GRC 5 1.6 Emissão de relatório e plano de ação para correção de não conformidades 5 1.7 Assunção de riscos pela área em análise 6 1.8 FolIow-Up dos pontos de Compliance 6 1.9 Prazos de relatório e plano de ação 7 1.10 Prorrogação do prazo de implementação 8 Referências 8 Áreas aprovadoras 8 Informações de apoio 8 do 2 SAUS Quadra 1, Bloco J - Ed. Confederação Nacional do Transporte - Brasilia-DF - Tel.: (61) 3315.7000 - Fax: (61) 3223.2915 CEP: 70070-944 - Fale com o SEST SENAT: 0800 728 2891 - www.sestsenat.org.br
Todas S Aprendizagem do Transporte Objetivo Estabelecer as regras de atuação da área de Governança Corporativa e Compliance do SEST SENAT, visando assegurar a aderência dos procedimentos adotados à legislação vigente, às normas e regras estabelecidas pelos Órgãos de Controle, às Politicas e Normas internas e às melhores práticas adotadas pelo mercado. Relevância do Documento para Demonstrações Financeiras e Riscos Reputacional (RR) Legal Empresas/áreas envolvidas as áreas e Unidades Operacionais do SEST SENAT. Descrição da Norma 1. Atuação da área de Governança Corporativa e Compliance 1.1 Objetivos da área 1.1.1 Assegurar que os procedimentos adotados estejam em conformidade com as políticas e normas internas, a legislação e as melhores práticas executadas pelo mercado. 1.1.2 Atuar como consultor e orientador para todas as áreas e Unidades, quer seja sob demanda específica quer em ifinção dos trabalhos realizados no dia a dia. 1.1.3 Estabelecer e observar o cumprimento do Código de Ética e Conduta do SEST SENAT a fim de assegurar a conformidade com os procedimentos internos e a legislação com os padrões e as boas práticas. 1.1.4 Monitorar continuamente a reputação, idoneidade e conformidade de fornecedores e prestadores de serviço com o Código de Ética e Conduta do SEST SENAT. 1.1.5 Coordenar, fiscalizar e controlar a utilização da Sala do Fornecedor, monitorada 24 horas por dia. 1.1.6 Propor campanhas de conscientização e treinamentos para os colaboradores do SEST SENAT que incentivem boas práticas corporativas, conforme o Código de Ética e Conduta, incluindo ações que revelem a importância da publicidade, assim como a salvaguarda de informações. 1.1.7 Estabelecer e operar o canal de denúncia Fale com o Conzpliaizce, para que sejam registrados eventuais relatos de desvios de conduta e atos de corrupção em ações das instituições, provenientes de colaboradores e fornecedores do SEST SENAT, garantindo a confidencialidade e o anonimato da denúncia. 1.1.8 Criar ações que estimulem os colaboradores a utilizar o canal de d núnc as Fale com o Compliance do SEST SENAT. jco(e t anaciqfl do 1SEST ENAT 3 SAUS Quadra 1, Bloco Y - Ed. Confederação Nacional do Transporte - Brasflia-DF - Tel.; (61) 3315.700 - Fax: (61) 3223.2915 CEP: 70070-944 - Fale com o SEST SENÂT: 0800 728 2891 - www.sestsenat.orqb
SESF SENAT Aprendizagem do Transporte 1.1.9 Apurar a veracidade das denúncias, garantindo ao denunciado ampla defesa, podendo solicitar ao denunciado e à Diretoria Executiva Nacional do SEST SENAT a apresentação de documentos. 1.1.10 Acompanhar a conduta dos empregados, em especial quanto ao comportamento e enriquecimento ilícito. 1.1.11 Recomendar à Direção do SEST SENAI, em casos comprovados de descumprimento do Código de Ética e Conduta ou de práticas ilegais, a aplicação de punições conforme o referido Código e1ou o encaminhamento do caso às autoridades competentes, conforme o caso. 1.2 Canais de comunicação 1.2.1 A área de Governança Corporativa e Conipliance é responsável por gerir os canais de comunicação, compliance(sestsenat.org.br e 0800 728 2890, os quais estarão disponíveis para receber informações, denúncias e sugestões sobre o Código de Ética e Conduta e as Políticas Anticorrupção, Conheça seu Fornecedor e Conheça seu Funcionário, quer sejam do público interno quer sejam do público externo. 1.2.2 O SEST SENAT garante o sigilo absoluto para a pessoa que comunicar o evento e impedirá qualquer tentativa de retaliação e intimidação contra qualquer pessoa da Instituição. 1.2.3 Toda denúncia sobre desvios de conduta, fraudes, corrupção, conflitos de interesse, ou qualquer não conformidade em relação ao Código de Ética e Conduta e/ou cumprimento da legislação serão devidamente apuradas pela área de Governança Corporativa e Compliance, que poderá solicitar apoio à Auditoria nas investigações e nos trabalhos de levantamento. 1.2.4 Após a conclusão dos trabalhos, a área de Governança Corporativa e Compliance emitirá um relatório específico sobre o evento e o encaminhará ao Presidente dos Conselhos Nacionais do SEST SENAT e à Diretoria Executiva Nacional. 1.2.5 As medidas disciplinares que forem definidas serão enviadas à Diretoria Executiva Nacional para as providências necessárias. 1.3 Avaliação de fornecedores e terceiros 1.3.1 A área de Governança Corporativa e Compliance é responsável por avaliar a reputação e idoneidade dos fornecedores e terceiros prestadores de serviços. 1.3.2 Para tanto, a área de Governança Corporativa e Compliance utilizará técnicas próprias para levantar o histórico do fornecedor/terceiro. Além disso, os fornecedores e terceiros receberão uma cópia do Código de Ética e Conduta e da Política Anticorrupção e deverão responder um questionário específico de Co ance sobre procedimentos anticorrupção, além de declararem que leram, comp ende m e estão SAUS Quadra 1, Bloco 4i - Ed. Confederação Nacional do Transporte - Brasflia-DË - Tel.: (61t331.7000-Fax: (61) 3223.2915 CEP: 70070-944 - Fale com o SEST SENAT: 0800 728 2891 - www.sestsena.orq.br 4
SEST SENAF Aprendizaqem do Transporte em conformidade com o Código de Ética e Conduta do SEST SENAT. 1.3.3 A área de Governança Corporativa e Compliance é responsável por supervisionar o uso da Sala do Fornecedor, cujo monitoramento ocorre 24 horas por dia, e utilizará técnicas específicas para realização do seu trabalho. 1.3.4 Todos e quaisquer eventos de não conformidade ou suspeita de fornecedor inidôneo deverão ser apurados pela área de Govemança Corporativa e Conipliance e deverão ser devidamente documentados. A área de Governança Corporativa e Compliance poderá solicitar apoio da Auditoria Interna nos trabalhos de apuração. 1.3.5 Após a conclusão da avaliação, será emitido um relatório sobre os fatos apurados e as respectivas recomendações, sendo encaminhado à Diretoria Executiva Nacional e à Presidência. 1.4 Aderência às normas e leis 1.4.1 A área de Governança Corporativa e Conipliance pode realizar, a qualquer momento e em qualquer área ou Unidade, testes de aderência às Políticas, Normas Internas, Leis ou qualquer normativo ao qual o SESI SENAT esteja submetido. 1.4.2 Ao final dos testes, todas as não conformidades deverão ser documentadas e descritas em relatórios próprios. 1.5 Gerenciamento de Riscos e Controles - GRC 1.5.1 A gestão de Riscos e Controles está a cargo da área de Governança Corporativa e Compliance e a metodologia utilizada está baseada no COSO Comrnittee of Sponsoring Organizations of the Treadway C ornmission e COBIT Control Objectives for JnJbrmation and Related Technology 1.5.2 Os levantamentos dos Riscos e Controles serão baseados em trabalhos suportados pela metodologia de CRSA Contrai and Risk SelfAssessrnent 1.5.3 Os procedimentos e detalhes do trabalho de GRC serão descritos em norma própria. 1.6 Emissão de relatório e plano de ação para correção de não conformidades 1.6.1 As não conformidades apuradas durante os trabalhos de compliance serão classificadas em função do seu potencial de perda financeira ou de dano à imagem e reputação do SEST SENAT, bem como em relação à sua probabilidade e ao prazo de ocorrência. A classificação de risco obedecerá à seguinte gradua( Alto; Médio; gçwok OU TE Baixo. 39 J setlt SAUS Quadra 1, Bloco J - Ed. Confederação Nacional do Transporte - Brasilia-DE - Tel.: (61) 3315. 000 - Fax: (61) 3223.2915 CEP: 70070-944 - Fale com o SEST SENAT: 0800 728 2891 - www.sestsenat.o qbr 5
SESF SENAT Serviço Sodal do Transporte Aprendizagem do Transporte 1.6.2 O relatório de Compliance acerca dos trabalhos executados é gerado após a reunião de encerramento com o responsável da área e encaminhado à Diretoria Executiva Nacional e ao Presidente. 1.6.3 O destinatário do relatório é responsável por manifestar-se formalmente sobre o conteúdo disposto e encaminhar os planos de ação necessários à correção das não conformidades identificadas. 1.6.4 O responsável pela área deverá se manifestar no prazo de 10 (dez) dias úteis sobre o plano de ação para correção das deficiências identificadas. Caso não ocorra a manifestação por parte do responsável nesse prazo estipulado, a área de Govemança Corporativa e Conipliance poderá conceder um prazo adicional de 5 (cinco) dias úteis para resposta. Persistindo a situação de não manifestação, o(a) Diretor(a) Executivo(a) Nacional e o(a) Presidente serão devidamente informados. 1.6.5 Os planos elaborados devem descrever, de forma clara e objetiva, as ações cujas implantações mitigarão as não conformidades identificadas, com a indicação dos responsáveis por sua implantação e as datas previstas para conclusão. 1.6.6 A área de Govemança Corporativa e Compliance tem a prerrogativa de aceitar ou não os planos de ação apresentados pelas áreas. Nota: Em caso de não concordância, o fato deve ser comunicado à área em questão e será concedido o prazo adicional de 5 (cinco) dias úteis, contados a partir da comunicação da reprovação do plano de ação, para envio de novos planos. 1.6.7 Planos de ação com prazos superiores aos estabelecidos no item 1.9 adiante devem ser justificados e apresentados com cronogramas, os quais serão submetidos à aprovação pela Diretoria Executiva Nacional e pelo Presidente. 1.7 Assunção de riscos pela área em análise 1.7.1 Para a solicitação de assunção de riscos pela não implementação de solução para as não conformidades apontadas pela área de Govemança Corporativa e Compliance, o principal executivo da área deve apresentar justificativa, por escrito, ao Conipliance. 1.7.2 A área de Govemança Corporativa e Compliance deve emitir parecer sobre a solicitação e, quando aplicável, recolher a opinião das Coordenações de Conformidade Legal e da Auditoria Interna. Após isso, deve submeter a solicit - para aprovação da Diretoria Executiva Nacional e apresentar ao Presidente. 1.8 FoIIo -Up dos pontos de Compliance 1.8.1 Até a data prevista de implementação das ações corretivas, a área em análisfr deve encaminhar as evidências necessárias à área de Govemança Corpor4iva e Compliance. Caso essas evidências não sejam enviadas, a área de Govenança Corporativa e Compliance deve encaminhar um e-mail de cobrança ao(à) Diritor(a) Executivo(a) e ao gestor responsável. SAUS Quadra 1, Bloco.1 - Ed. Confederação Nacional do Transporte - Brasilia-DF - Tel.: (61) 33151000 - Fax: (61) 3223.2915 CEP: 70070-944- Fale com o SEST SENAT: 0800 728 2891 - www.sestsenat.org.br 6
SEsr Aprendizagem do Transporte 1.8.2 Os testes para avaliação da efetividade da implementação dos planos de ação devem ser realizados a critério da área de Govemança Corporativa e Compliance. Nota: Caso o plano de ação implementado seja reprovado, a área em análise terá prazo de 10 (dez) dias úteis para apresentar o complemento. Decorrido esse prazo, a área de Govemança Corporativa e ( ompliance deve comunicar o vencimento/atraso na implementação do plano de ação ao principal executivo da área, à Diretoria Executiva Nacional e ao Presidente. 1.9 Prazos de relatório e plano de ação 1.9.1 Os prazos para emissão do relatório de Compliance, elaboração e aceitação dos planos de ação para correção das não conformidades, bem como para implemenlação destes, são os seguintes: Atividade Prazo Prazo adicional Emissão do relatório de Conipliance após a.. -. - 3 (tres) dias uteis Nao ha reumao de fechamento dos trabalhos 5 (cinco) dias úteis (a Elaboração e encaminhamento dos planos de critério da área de ação pelas áreas responsáveis para correção das 10 (dez) dias úteis Govemança não conformidades Corporativa e Compliance) Aceitação ou recusa pela área de Govemança.. -.. - 3 (tres) dias uteis Nao ha Corporativa e Conzphance dos planos de açao Prazo adicional no caso de planos de ação não -... (cinco) dias uteis Nao ha aceitos - - Conforme cada Conforme cada Prazo para implementaçao dos planos de açao. -. - situaçao situaçao 20 (vinte) dias úteis, Não conformidade de risco alto contados desde a 10 (dez) dias úteis emissão do relatório 40 (quarenta) dias Não conformidade de risco médio úteis, contados desde a 10 (dez) dias úteis emissão do relatório 60 (sessenta) dias Não conformidade de risco baixo úteis, contados desde a 10 (dez) dias úteis emissão do relatório ÕbsDaso não seja possível a implantação de planos de ação nos prazos acima estipulados, em função da sua complexidade (por exemplo: desenvolvimento/aquisição de sistemas), a área deverá implantar ações que mitiguem os riscos (por exemplo: dupla conferência, conciliaçõe em pra os mais curtos) dentro dos prazos estipulados e definir planos de ação mais longos c m soluç es definitivas. 7 SAUS Quadra 1, Bloco ij - Ed. Confederação Nacional do Transporte - Brasflia-DF - Tel.: (61) Fax: (61) 3223.2915 CEP: 70070-944 - Fale com o SEST SENAT: 0800 728 2891 - www.sestsenat.org.br
SES1 SENAT Aprendizaqem do Transporte 1.10 Prorrogação do prazo de implementação 1.10.1 Os planos de ação de não conformidades apontadas pela área de Govemança Corporativa e Compliance, com nível de risco alto, somente poderão ser prorrogados com aprovação do Presidente. 1.10.2 Para planos de ação com nível de risco médio ou baixo, é permitida uma única prorrogação da data de implementação de até 15 (quinze) dias úteis, e a solicitação de prorrogação deve ser encaminhada à área de Govemança Corporativa e Compliance que dará ciência das prorrogações à Diretoria Executiva Nacional e ao Presidente. Referências -N/A Áreas aprovadoras Coordenação de Compliance Informações de apoio -N/A Grupo Referência Manual de Normas Govemança Corporativa e Conipliance Assunto Compliance - Titulo Atuação da Área de Governança Corporativa e Compliance Criação 10/04/2017 Alteração - Versão 1.0 8 SAUS Quadra 1, Bloco U - Ed. Confederação Nacional do Transporte - Brasflia-DF - Tel.: (61) 3315.7000 - Fax: (61) 3223.2915 CER: 70070-944 - Fale com o SEST 5ENAT; 0800 728 2891 - www.sestsenat.org.br a