UNIVERSIDADE FEDERAL RURAL DE PERNAMBUCO NÚCLEO DE RELAÇÕES INSTITUCIONAIS E CONVÊNIOS CARTILHA DE FISCALIZAÇÃO DE CONVÊNIO MAIO 2018
DIRIGENTES DA UFRPE: MARIA JOSÉ DE SENA Reitora MARCELO BRITO CARNEIRO LEÃO Vice-Reitor NÚCLEO DE RELAÇÕES INSTITUCIONAIS E CONVÊNIOS NURIC: DALTON FRANCISCO DE ARAÚJO Diretor EMERSON MARINHO PEDROSA Diretor da Divisão de Captação e Projetos NORMA NANCY EMANUELLE SILVÉRIO DA SILVA Diretora da Divisão de Convênios MICHELLE LIMA CELESTINO Chefe da Seção de Acompanhamento e Fiscalização GEIVERSON NEVES SENA Chefe da Seção de Prestação de Contas TALITA ROBERTA VASCONCELOS Secretária
APRESENTAÇÃO A Cartilha de Fiscalização de Convênio agrega determinações legais, orientações objetivas, procedimentos que se destinam a subsidiar o Fiscal de Convênio na execução das suas atividades, almejando a simplificação e agilidade no acompanhamento e fiscalização dos convênios. Convênio é o ajuste firmado entre o poder público e entidades públicas ou privadas para a realização de objetivos de interesse comum, mediante mútua colaboração (PIETRO, 2010, p. 314), onde há a transferência de recursos públicos. A legislação impõe a obrigatoriedade de o poder público realizar o acompanhamento e fiscalização dos convênios, a fim de garantir a boa e regular administração dos recursos públicos, a prevalência do interesse público, a transparência, publicidade e legalidade dos atos praticados na gestão do convênio. Assim, o acompanhamento e fiscalização dos convênios são um tipo de controle interno realizado pela Administração Pública, onde o fiscal de convênio assume o papel de representante da Administração - UFRPE no acompanhamento da execução do convênio. A presente Cartilha será continuamente atualizada, de acordo com as mudanças na legislação, nos normativos internos da UFRPE, bem como por sugestões dos fiscais. Este e outros documentos relacionados às atividades de fiscalização de convênios estão disponíveis em www.nuric.ufrpe.br/fiscalizacao.
1. INTRODUÇÃO Para efetivar o acompanhamento e fiscalização da execução de Convênio, os fiscais deverão acompanhar e fiscalizar de forma a garantir a regularidade dos atos praticados e a plena execução do objeto, respondendo o Convenente pelos danos causados a terceiros, decorrentes de culpa ou dolo na execução do convênio. A execução do convênio será acompanhada pelo fiscal, designado e registrado no sistema SICONV, que anotará em registro próprio todas as ocorrências relacionadas à consecução do objeto, adotando as medidas necessárias à regularização das falhas observadas. Deverá também registrar os atos de acompanhamento da execução do objeto. O acompanhamento da execução do projeto no SICONV pelo fiscal requer conhecimento das atividades que foram pactuadas no plano de trabalho.
2. LEGISLAÇÃO A Portaria Interministerial nº 424/16, estabelece normas para execução das normas relativas às transferências de recursos da União mediante convênios nos moldes do Decreto nº 6.170/07. A Portaria trouxe diversas inovações por meio da adoção de medidas que objetivam aprimorar a gestão orçamentária e financeira dos recursos operacionalizados por meio de transferências voluntárias da União, buscando aperfeiçoar o processo de acompanhamento e fiscalização. A Portaria estabelece que: Art. 53. A execução será acompanhada e fiscalizada de forma a garantir a regularidade dos atos praticados e a plena execução do objeto, respondendo o convenente pelos danos causados a terceiros, decorrentes de culpa ou dolo na execução do instrumento. 1º Os agentes que fizerem parte do ciclo de transferência de recursos são responsáveis, para todos os efeitos, pelos atos que praticarem no acompanhamento e fiscalização da execução do instrumento, não cabendo a responsabilização do concedente por inconformidades ou irregularidades praticadas pelos convenentes, salvo nos casos em que as falhas decorrerem de omissão de responsabilidade atribuída ao concedente. 2º Os processos, documentos ou informações referentes à execução de instrumento não poderão ser sonegados aos servidores do órgão ou entidade pública concedente e dos órgãos de controle interno do Poder Executivo Federal e externo da União. 3º Aquele que, por ação ou omissão, causar embaraço, constrangimento ou obstáculo à atuação do concedente e dos órgãos de controle interno e externo do Poder Executivo Federal, no desempenho de suas funções institucionais relativas ao acompanhamento e fiscalização dos recursos federais transferidos, ficará sujeito à responsabilização administrativa, civil e penal. Art. 55. A execução do instrumento será acompanhada por um representante do concedente ou mandatária, registrado no SICONV, que anotará em registro próprio todas as ocorrências relacionadas à consecução do objeto, adotando as medidas necessárias à regularização das falhas observadas. 1º No prazo máximo de 10 (dez) dias contado da assinatura do instrumento, o concedente ou a mandatária deverá designar formalmente os servidores ou empregados responsáveis pelo seu acompanhamento. 2º O concedente ou mandatária deverá registrar no SICONV os atos de acompanhamento da execução do objeto e fiscalização do instrumento, conforme disposto no art. 4º desta Portaria. 3º O concedente ou a mandatária, no exercício das atividades de acompanhamento dos instrumentos, poderão:
I - valer-se do apoio técnico de terceiros que, no caso dos empreendimentos enquadrados no inciso III do art. 3º desta Portaria, deve ser acompanhado por funcionário do quadro permanente da mandatária, que participará da equipe e assinará em conjunto os documentos técnicos; II - delegar competência ou firmar parcerias com outros órgãos ou entidades que se situem próximos ao local de aplicação dos recursos, com tal finalidade; e III - reorientar ações e decidir quanto à aceitação de justificativas sobre impropriedades identificadas na execução do instrumento. Art. 56. No acompanhamento da execução do objeto serão verificados: I - a comprovação da boa e regular aplicação dos recursos, na forma da legislação aplicável; II - a compatibilidade entre a execução do objeto, o que foi estabelecido no plano de trabalho, e os desembolsos e pagamentos, conforme os cronogramas apresentados; III - a regularidade das informações registradas pelo convenente no SICONV; e IV - o cumprimento das metas do plano de trabalho nas condições estabelecidas. Parágrafo único. A conformidade financeira deverá ser aferida durante toda a execução do objeto, devendo ser complementada pelo acompanhamento e avaliação do cumprimento da execução física do cumprimento do objeto, quando da análise da prestação de contas final. Art. 57. O concedente ou a mandatária comunicará ao convenente quaisquer irregularidades decorrentes do uso dos recursos ou outras pendências de ordem técnica, apurados durante a execução do instrumento, e suspenderão a liberação dos recursos, fixando prazo de 45 (quarenta e cinco) dias para saneamento ou apresentação de informações e esclarecimentos, podendo ser prorrogado por igual período. 1º Recebidos os esclarecimentos e informações solicitados, o concedente ou mandatária, no prazo de 45 (quarenta e cinco) dias, apreciará, decidirá e comunicará quanto à aceitação ou não das justificativas apresentadas e, se for o caso, realizará a apuração do dano ao erário. 2º Caso as justificativas não sejam acatadas, o concedente abrirá prazo de 45 (quarenta e cinco) dias para o convenente regularizar a pendência e, havendo dano ao erário, deverá adotar as medidas necessárias ao respectivo ressarcimento. 3º A utilização dos recursos em desconformidade com o pactuado no instrumento ensejará obrigação do convenente devolvê-los devidamente atualizados, conforme exigido para a quitação de débitos para com a Fazenda Nacional, com base na variação da Taxa Referencial do Sistema Especial de Liquidação e de Custódia - SELIC, acumulada mensalmente, até o último dia do mês anterior ao da devolução dos recursos, acrescido esse montante de 1% (um por cento) no mês de efetivação da devolução dos recursos à conta única do Tesouro.
5º A permanência da irregularidade após o prazo estabelecido no 2º deste artigo, ensejará o registro de inadimplência no SICONV e, no caso de dano ao erário, a imediata instauração de tomada de contas especial. 6º As comunicações elencadas no caput e nos 1º e 2º deste artigo serão realizadas por meio de correspondência com aviso de recebimento - AR, devendo a notificação ser registrada no SICONV, e em ambos os casos com cópia para a respectiva Secretaria da Fazenda ou secretaria similar, e para o Poder Legislativo do órgão responsável pelo instrumento. Art. 58. O concedente deverá comunicar os Ministérios Públicos Federal e Estadual e à Advocacia-Geral da União quando detectados indícios de crime ou ato de improbidade administrativa. 3. Sistema de Gestão de Convênios SICONV O SICONV (https://idp.convenios.gov.br/idp/) foi instituído pelo Decreto no 6.170/07, cujas regras foram detalhadas pela Portaria Interministerial no 127/08, substituída pela Portaria Interministerial no 507/11 e, em seguida, pela Portaria Interministerial no 424/16 vigente. O Sistema veio modernizar a administração pública no que concerne à informatização dos procedimentos de celebração, execução e prestação de contas de convênio, além disso, tornar transparentes as transferências voluntárias, que não decorrem de determinação constitucional ou legal, realizadas com outros entes em regime de colaboração. A utilização do sistema contribui para a desburocratização da máquina pública, com foco na substituição do processo físico pelo eletrônico e no registro de todos os procedimentos, o que permite maior transparência e celeridade. 3.1 OPERANDO O SICONV A fiscalização no ambiente do SICONV deve ser periódica e de acordo com a execução do convênio. O primeiro passo é o login no sistema para isso o fiscal de estar cadastrado no sistema. O login consta de CPF e senha, é importante a periodicidade de acompanhamento no sistema, pois o usuário torna-se inativo após 30-60 dias de inoperância.
O Núcleo de Relações Institucionais e Convênios (NURIC) da UFRPE está a disposição para ajudar a sanar as dúvidas que possam surgir durante essas atividades. Figura 01: Login no SICONV. 3.1.1 Fiscalizando a Execução do Convênio no Sistema Para fiscalização do objeto de Convênio os itens abaixo deverão ser verificados: A comprovação da boa e regular aplicação dos recursos, na forma da legislação aplicável; A compatibilidade entre a execução do objeto, o que foi estabelecido no Plano de Trabalho, e os desembolsos e pagamentos, conforme os cronogramas apresentados; A regularidade das informações registradas pelo convenente ou contratadas no SICONV; O cumprimento das metas do Plano de Trabalho nas condições estabelecidas. Para análise de tais itens, o fiscal deve logar no sistema, selecionar o convênio o qual é fiscal e clicar na aba Execução Convenente.
Figura 02: Selecionando convênio. Figura 03: Aba de Execução Convenente. Dentro da aba de Execução Convenente existem outas abas cujas principais para acompanhar a execução do convênio são:
Processo de Execução Contém todos os processos de aquisições de bens, serviços, contratação de pessoa física, bem como, informações a respeito das licitações e suas modalidades; Contratos/Subconvênio Contém todos os contratos ou outros instrumentos firmados para aquisição de bens, serviços e contratação de pessoa física; Documentos de Liquidação Contêm todos os documentos comprobatórios das despesas efetuadas no convênio; Movimentações Financeiras Demostra as movimentações financeiras realizadas na conta corrente do convênio; Relatórios de Execução Relatórios periódicos emitidos pelo Convenente demonstrando a execução do convênio e o cumprimento do objeto. 3.1.2 Análise dos Relatórios de Execução Os relatórios de execução podem ser gerados a partir de dados já cadastrados no sistema ou a partir de informações inseridas pelo usuário no momento da geração. Alguns desses relatórios são descritos abaixo: Os relatórios de "Bens Adquiridos", "Serviços Contratados", "Bens e Serviços de Obra", "Despesas Administrativas" e " Documentos de Liquidação incluídos" são obtidos a partir da relação de Documentos de Liquidação de um convênio que representem notas fiscais. As notas fiscais consideradas na relação são aquelas cuja data de emissão estejam no mesmo período indicado pelo relatório. Para cada tipo de relatório, serão listados os itens do cujo tipo seja equivalente: Bem para "Bens Adquiridos", Serviço para "Serviços Contratados", Obra para "Bens e Serviços de Obra". Os itens de notas incluídas entram no relatório "Documentos de Liquidação Incluídos", os pagamentos realizados entram no relatório "Pagamentos Realizados" e os itens de notas marcadas como despesa administrativa entram no relatório "Despesas Administrativas". Os relatórios de "Beneficiários", "Treinados ou Capacitados", "Bens Produzidos ou Construídos" e "Bens e Serviços de Contrapartida" são preenchidos manualmente pelo usuário elaborador.
O relatório "Financeiro do Plano de Trabalho" é obtido através dos valores atribuídos às metas e etapas nos pagamentos ocorridos dentro do período informado no relatório. Esses valores são agrupados por etapa. O relatório de "Receita e Despesa do Plano de Trabalho" é gerado automaticamente de forma parcial, onde os campos de despesa são obtidos através da lista de pagamentos ocorridos no período do relatório. Figura 05: Relatórios de Execução. 3.1.3 Inclusão de Solicitação de Esclarecimentos Para incluir uma solicitação de esclarecimentos, o usuário representante com o perfil: Fiscal Acompanhamento e Fiscalização, deverá clicar no menu Acompanhamento e Fiscalização e logo após clicar na opção Esclarecimentos. Para realizar a inclusão da solicitação é necessário que um Convênio esteja selecionado. O NURIC disponibiliza um modelo de check list em seu endereço eletrônico www.nuric.ufrpe.br/fiscalizacao com os principais itens a serem verificados pelo fiscal. Esse modelo, quando preenchido, pode ser anexado ao SICONV como Solicitação de Esclarecimentos, se houver questionamentos. O sistema exibirá tela com as abas que deverão ser preenchida para inclusão da solicitação. Ao clicar no botão Salvar, o sistema salva a solicitação.
Contudo, somente ao clicar no botão Salvar que será disponibilizado o botão Enviar para conseguir enviar o Esclarecimento para apreciação da convenente. Figura 06: Esclarecimentos de Convênio-Acompanhamento.
REFERÊNCIAS BRASIL. Portal de convênios do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão. Portaria Interministerial no 424/2016. Disponível em: <http://portal.convenios.gov.br/legislacao/portarias/portaria-interministerial-n-507-de- 24-de-novembro-de-2011>. Acesso em 26/6/2017. MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO ORÇAMENTO E GESTÃO. Portal dos convênios SICONV. Execução Processo de Compra, Contrato, Documento de Liquidação, Ingresso de Recursos, Relatórios de Execução e Termo de Parceria. Perfil Convenente. Manual do usuário. SERPRO, 2015. TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO. Convênios e outros repasses. 6. Ed. Brasília: Secretaria-Geral de Controle Externo: 2016. PIETRO, M. S. Z. D. Direito Administrativo. Rio de Janeiro: Ed. Atlas, 2010.