P.º C.N. n.º 3/2010 SJC-CT - Certidão de documento particular autenticado por advogado. Reconhecimento ou não a este profissional da mesma possibilidade que o artigo 8.º do Estatuto do Notariado outorga ao notário de, sob a sua responsabilidade, autorizar um ou vários trabalhadores com formação adequada a praticar determinados actos ou certas categorias de actos. PARECER 1 - A questão em apreço foi assim textualizada (transcrevemos): Sou advogada e tenho autenticado diversos documentos particulares e efectuado o respectivo depósito. Estou a exercer com outros dois colegas, a questão é a seguinte: poderá algum dos meus colegas emitir uma certidão dos contratos originais depositados e arquivados no meu escritório em minha substituição (na minha ausência e quando solicitado por alguém?). Qualquer coisa como a delegação de funções que existe para os colaboradores do notário privado, isso existe no caso dos advogados ou não? Na informação prestada a este respeito pelos Serviços Jurídicos e do Contencioso do IRN 1, após uma breve resenha sobre o que do Código do Notariado resulta acerca da função notarial e da competência do notário, destacando entre os actos que, em especial, lhe competem, designadamente os previstos no n.º 2 do art.º 4.º, o de exarar termos de autenticação em documentos particulares ou de reconhecimento da autoria da letra com que esses documentos estão escritos ou das assinaturas neles apostas; o certificar, ou fazer e certificar, traduções de documentos; o extrair públicas-formas de documentos que, para esse fim, lhe sejam presentes ou conferir com os respectivos originais e certificar as fotocópias extraídas pelos interessados, manifesta-se o entendimento de 1 Na qual, relativamente aos termos da consulta acima (no texto) transcrita, se esclarece que a Exponente se refere à possibilidade prevista no art.º 8.º do Estatuto do Notariado, aprovado pelo D.L. n.º 26/2004, de 4 de Fevereiro, do notário autorizar, sob a sua responsabilidade, um ou vários trabalhadores com formação adequada a praticar determinados actos ou certas categorias de actos (n.º 1), autorização que deve ser expressa e o respectivo texto afixado no cartório em local acessível ao público (n.º 3), sendo certo que se encontra vedada a autorização para a prática de actos titulados por escritura pública, testamentos públicos, instrumentos de aprovação, de abertura e de depósito de testamentos cerrados ou de testamentos internacionais e respectivos averbamentos, actas de reuniões de órgãos sociais e, de um modo geral, todos os actos em que seja necessário interpretar a vontade dos interessados ou esclarecê-los juridicamente (n.º 2). 1
que são estes exactamente os actos a que se refere o artigo 38.º do Decreto-Lei n.º 76- A/2006, de 29 de Março. Concluindo que, através deste preceito, foi atribuída também às câmaras de comércio e de indústria reconhecidas nos termos do Decreto-Lei n.º 244/92, de 29 de Outubro, a conservadores e oficiais do registo, a advogados e solicitadores a competência dos notários em matéria de reconhecimentos, autenticação de documentos, tradução de documento (e/ou sua certificação), certificação da conformidade das fotocópias com os originais, e extrair fotocópias dos originais que lhe sejam apresentados para certificação ( ), transcrevendo, para o efeito, o que sobre o assunto se escreveu no parecer emitido no P.º CN 12/2007, de 15 de Março, a cuja doutrina foi dado aval pelo Sr. Director-Geral no dia 27, dos mesmos mês e ano. A informação a que nos reportamos ocupa-se, em seguida, das inovações introduzidas pelo Decreto-Lei n.º 116/2008, de 4 de Julho, diploma que veio completar o ciclo da criação de balcões únicos, eliminação das formalidades e disponibilização de serviços on-line no sector dos registos, adoptando para o registo predial e actos notariais conexos várias medidas de eliminação de actos e formalidades e simplificação.. Neste âmbito, considerando a regulamentação jurídica decorrente da previsão contida no artigo 24.º, dá como assente que: os documentos particulares que titulem actos sujeitos a registo predial devem conter os requisitos legais a que estão sujeitos os negócios jurídicos sobre imóveis, aplicando-se subsidiariamente o Código do Notariado (n.º 1); a validade da autenticação de tais documentos está dependente do respectivo depósito electrónico, bem como do mesmo depósito de todos os documentos que os instruam (n.º 2); a consulta electrónica desses documentos electronicamente depositados substitui para todos os efeitos a apresentação perante qualquer entidade pública ou privada do documento em suporte de papel (n.º 5); compete às entidades autenticadoras arquivar os originais dos documentos autenticados (n.º 6). Após o que faz alusão à Portaria n.º 1535/2008, de 30 de Dezembro, mediante a qual se processou a regulamentação dos requisitos e condições de utilização da plataforma electrónica para o depósito de documentos particulares autenticados que titulem actos sujeitos a registo predial e dos documentos que os instruem, acabando por constatar, face ao estabelecido no seu artigo 6.º, que é à entidade que efectua a autenticação que incumbe proceder ao depósito electrónico, sendo certo que a promoção 2
deste dispensa o registo informático previsto na Portaria n.º 657-B/2006, de 29 de Junho. Refere ainda que, de acordo com o previsto no artigo 8.º da dita Portaria, é às entidades autenticadoras que depositem documentos que compete arquivar os respectivos originais, assistindo às câmaras de comércio e indústria, à Câmara dos Solicitadores, à Ordem dos Advogados e à Ordem dos Notários a possibilidade de criar sistemas de arquivo centralizados que, para o efeito, serão mantidos por elas ou por entidades terceiras e para os quais é possível transferir os originais dos documentos depositados. Admite-se, pois, que seja a estes documentos autenticados, que devem ser arquivados pela entidade que procedeu ao depósito electrónico, que a consulente se refere. Ora, assim como se constata que, segundo o Código do Notariado, incumbe ao notário, em especial, conservar os documentos que por lei devam ficar no arquivo notarial e os que lhe forem confiados com esse fim [art.º 4.º, n.º 2, alínea m)], bem como passar certidões de documentos arquivados [art.º 4.º, n.º 2, alínea g)], também se defende que a questão suscitada pela consulente assenta no pressuposto de que, enquanto advogada, pode emitir certidão do documento que autenticou e submeteu a depósito electrónico. De facto, ao lavrar termos de autenticação de documentos particulares, o advogado exerce excepcionalmente funções notariais; mas, no caso específico destes documentos que titulem actos sujeitos a registo predial, a validade da autenticação está dependente do seu depósito electrónico, assim como o documento autenticado e sujeito a tal depósito deve ser arquivado pela entidade que, no exercício de funções notariais, o autenticou e o submeteu a depósito. E, por isso, dever-se-ia aplicar a estes documentos o mesmo regime a que, de acordo com o disposto no Código do Notariado, estão sujeitos os documentos cuja conservação incumbe ao notário, por imperativo legal, documentos esses cujo conteúdo se pode provar por certidão extraída pelo responsável pelo arquivamento. No entanto, chamando à colação o parecer emitido por este Conselho no P.º R.P. 67/2009 SJC-CT - a propósito do documento particular autenticado e depositado electronicamente -, do qual respiga alguns trechos que aqui também nos permitimos reproduzir: O documento particular autenticado depositado electronicamente e os documentos instrutórios também depositados electronicamente devem ser arquivados 3
pela entidade autenticadora ( ) Temos, assim, um documento escrito que é o documento particular autenticado, que a própria lei (citados art.s 24.º, n.º 6, do D.L. n.º 116/2008 e 8.º, n.º 1 da Portaria n.º 1535/2008) chama de original. Deste documento poderão, segundo cremos, ser extraídas certidões e públicas-formas (cfr. art.s 383.º e 386.º do C.C.), mas o original não comprova o facto que, como já acentuámos, só estará completamente titulado com o depósito electrónico (o realce a negro é da transcritora original), a informação em apreço realça o aparentemente diverso entendimento professado a tal respeito pelos Srs. Notários reformados, Dr. Neto Ferreirinha e Dr.ª Zulmira Neto Lino da Silva. É que estes, na obra de que são autores, sujeita ao título A Função Notarial dos Advogados - Teoria e Prática, 1.ª edição, escreveram: feita a distinção entre certidões, públicas-formas e conferência de fotocópias, torna-se claro que a competência dos advogados não abrange a extracção de certidões de documentos por si realizados, mas tão só a passagem de públicas-formas e de fotocópias conferidas relativas a documentos que lhe sejam apresentados.. Não obstante, sem tomar partido, ainda que partindo do princípio, na linha do entendimento adoptado no citado P.º CN 12/2007, que compete ao advogado que, no desempenho excepcional de funções notariais, arquivou documento também por ele autenticado e submetido a depósito electrónico, extrair fotocópia do documento assim arquivado, certificando a conformidade com o original, os Serviços Jurídicos e do Contencioso pronunciaram-se no sentido de que a consulente deveria ser informada de que essa competência é pessoal, razão por que, inexistindo disposição legal que o autorize, não pode ser exercida por outrem, sendo assim a emissão da respectiva certidão atribuição exclusiva da entidade a quem incumbe o arquivamento do documento. 2 - Em suma, considerando tudo o que acabámos de resumidamente expor, entendemos que a dilucidação do problema ora submetido à apreciação deste Conselho se confina à resposta a dar ao problema equacionado pela Sr.ª Advogada consulente, na qual confluem duas questões, a primeira relativa à competência do advogado para extrair certidões dos documentos particulares por si autenticados, depositados electronicamente e arquivados, e a segunda, condicionada pelo reconhecimento de tal competência às entidades em causa, respeitante à possibilidade legal das mesmas autorizarem um ou vários dos profissionais que as coadjuvem ou com elas colaborem no exercício das 4
respectivas funções, desde que dotados de formação adequada, a praticar aqueles actos integrados na dita competência. Deste modo, tendo em vista a consecução do dito objectivo, faremos referência, ainda que de forma sintetizada e correndo o risco de repetir ideias e expressões já aqui enunciadas, aos actos que, tradicionalmente integrados na competência profissional dos notários, vieram a ser progressivamente enquadrados, por força da lei, na competência atribuída a outras entidades a quem se reconheceu que reuniam condições propicias a facilitar o acesso dos particulares ao serviço, habilitando a sua mais rápida prestação, sem prejuízo da simultânea garantia do rigor e certeza dos actos praticados, por forma a corresponder à celeridade imposta pelas necessidades da vida moderna 2. Fundamentação 1 - Destarte, iniciando o percurso que nos propomos pelo Código do Notariado, deparamos logo, no seu artigo 1.º, com a identificação do fim a que se mostra endereçada a função notarial, e que é o de dar forma legal e conferir fé pública aos actos jurídicos extrajudiciais, a que se segue, no artigo 3.º, a previsão do desempenho excepcional de funções notariais por parte das entidades enumeradas nas alíneas a) a c), do n.º 1, e daquelas a quem a lei atribua, relativamente a certos actos, a competência dos notários [c), do mesmo n.º 1], bem como a sujeição ao preceituado neste Código, na parte que lhes for aplicável, dos actos praticados por aquelas entidades no uso da competência de que gozam os órgãos especiais da função notarial. A previsão da competência dos notários decorre do n.º 1 do art.º 4.º, preceito que enuncia, no n.º 2, os actos que, em especial, lhes incumbem, entre os quais figuram: o exarar termos de autenticação em documentos particulares ou de reconhecimento da autoria da letra com que esses documentos estão escritos ou das assinaturas neles apostas; o certificar, ou fazer e certificar, traduções de documentos; o passar certidões de instrumentos públicos, de registos ou de outros documentos arquivados, extrair públicas-formas de documentos que, para esse fim, lhes sejam presentes, ou conferir com os respectivos originais e certificar as fotocópias extraídas pelos interessados. 2 Cfr. preâmbulo do D.L. n.º 28/2000, de 13 de Março, que veio atribuir competência para certificar a conformidade de fotocópias com os documentos originais que lhe sejam apresentados, bem como para proceder à extracção de fotocópias dos originais que lhes sejam apresentados para certificação, às juntas de freguesia e ao operador de serviço público de correios, CTT, do mesmo passo que reconheceu a possibilidade de praticar estes mesmos actos aos advogados e solicitadores e às câmaras de comércio e indústria reconhecidas nos termos do D.L. n.º 244/92, de 29 de Dezembro. 5
2 - Revisto e enunciado o teor dos referidos preceitos legais insertos no Código do Notariado, fácil e imediatamente evidente se mostra a correspondência entre estes actos próprios da específica competência dos notários e aqueles que vieram a ser integrados na competência atribuída a outras entidades, por intermédio do preceituado no artigo 38.º do Dec.-Lei n.º 76-A/2006, de 29 de Março. Entidades nas quais se incluem as câmaras de comércio e indústria, reconhecidas nos termos do Dec.-Lei n.º 244/92, de 29 de Outubro, os conservadores, os oficiais do registo, os advogados e solicitadores, a quem, pelo n.º 1 do referido artigo, sem prejuízo da competência atribuída a outras entidades, é facultada a possibilidade de fazer reconhecimentos simples e com menções especiais, presenciais e por semelhança, autenticar documentos particulares, certificar, ou fazer e certificar, traduções de documentos nos termos previstos na lei notarial, bem como certificar a conformidade das fotocópias com os documentos originais e tirar fotocópias dos originais que lhes sejam presente para certificação, nos termos do D.L. 28/2000, de 13/03. Sucede ainda que, segundo o disposto no n.º 2 do mesmo preceito, os reconhecimentos, as autenticações e as certificações efectuadas por aquelas entidades conferem ao documento a mesma força probatória que teria se tais actos tivessem sido realizados com intervenção notarial. Há, pois, uma clara e decisiva equiparação dos actos praticados, neste domínio, pelas entidades ali identificadas, aos actos efectuados com intervenção notarial, sendo legalmente conferido ao documento o mesmo valor probatório destes, o que se traduz na atribuição àquelas entidades da competência dos notários, a enquadrar na falada previsão do n.º 1 do artigo 3.º do Código do Notariado. Acresce que, ex vi do disposto nos números 6 e 7, aditados ao mencionado artigo 38.º pelo artigo 19.º do Dec.-Lei n.º 8/2007, de 17 de Janeiro, foi reconhecida às entidades em causa, assim como aos notários, a possibilidade de certificar a conformidade dos documentos electrónicos com os originais em suporte de papel, em termos a regulamentar por portaria do membro do Governo responsável pela área da Justiça (o que, ao que nos é dado conhecer, ainda não ocorreu), bem como a de proceder à digitalização dos originais que lhes sejam apresentados para certificação. 3 - Assim criado o assento legal da competência dos advogados em sede de autenticação de documentos particulares, estava dado o passo indispensável no caminho 6
da desformalização dos documentos necessários à titulação da larga maioria dos actos obrigatoriamente sujeitos a registo predial. Nesta senda, o Decreto-Lei n.º 116/2008, de 4 de Julho, veio tornar facultativas as escrituras relativas a diversos actos da vida dos cidadãos e das empresas, designadamente, as escrituras públicas para a compra e venda e para a constituição ou modificação de hipoteca voluntária que recaia sobre bens imóveis e, consequentemente, para os demais contratos onerosos pelos quais se alienem bens ou se estabeleçam encargos sobre eles, aos quais sejam aplicáveis as regras da compra e venda, deixando igualmente de ser obrigatória a escritura pública para a doação de imóveis, para a alienação de herança ou de quinhão hereditário e para a constituição do direito real de habitação periódica (in preâmbulo, D.L. cit.), actos que passam a poder ser realizados por documento particular autenticado. Medida esta que, em atenção aos proclamados objectivos de simplificação, sem - ao que se pretende e anuncia - descurar os importante valores da certeza e segurança jurídicas, aparece secundada por duas outras igualmente importantes, que consistem em fazer recair sobre as entidades com competência para praticar actos relativos a imóveis por escritura pública ou documento particular autenticado (que, no que a este respeita e como já antes dissemos, não são apenas os advogados) a obrigação de promover o registo predial do acto em que tenham intervenção, e em criar um elemento de segurança adicional para os actos titulados por este documento particular, consistente na realização de um depósito electrónico do próprio documento e dos demais que serviram para a sua instrução (que devem ficar arquivados por não constarem de arquivo público), cuja consulta substitui, para todos os efeitos legais, a apresentação perante qualquer entidade pública ou privada do documento em suporte de papel. Foi esta a orientação que acabou por ficar consignada nos artigos 22.º e 24.º do diploma legal em apreço, cuja disciplina jurídica iniciou a sua vigência em 1 de Janeiro de 2009 (n.º 3 do art.º 36.º do cit. Dec.-Lei). 4 - Aqui chegados, alguma coisa cumpre dizer sobre o apelidado documento particular autenticado ao qual passou, como se viu, a ser reconhecida a possibilidade de titular os actos enunciados no artigo 22.º do Dec.-Lei n.º 116/2008 em pé de igualdade, no que à sua validade concerne, com a escritura pública -, e do qual não se encontra na lei qualquer definição, aliás também similarmente ao que sucede com a noção de escritura pública. 7
É sabido que a competência para lavrar este tipo de documento continua a pertencer aos notários [cfr. art.º 4.º, n.º 2, b), C. Notariado], tendo vindo a entender-se que, conceptualmente, a dita escritura é um documento elaborado pelo notário mediante a sujeição a um rigoroso procedimento que passa pelas exigências, verbi gratia, da sua redacção em língua portuguesa, da presença simultânea de todos os intervenientes, do controlo da identidade das partes, da validade da sua representação e da legalidade do acto -, que nele consigna por forma expressa e escrita a declaração da vontade das parte, e que é subscrito pelo próprio e pelos outorgantes (cuja vontade o mesmo exprime e autentica - n.º 2 do art.º 42.º, C.N), noção esta à qual é ainda inerente o facto do original do documento ficar arquivado (art.º 36.º, n.º 1, C. N.). 3 Mas não é só através da celebração de escrituras que o notário pode intervir na titulação dos actos enumerados no mencionado artigo 22.º, já que, como decorre do anteriormente referido, entre os actos que integram a sua competência se conta também o de exarar termos de autenticação em documentos particulares [cfr. art.º 4.º, n.º 2, alínea c), C. N.], razão pela qual, também por esta via, lhe está aberta a possibilidade de efectivar aquela intervenção. A apontada ausência de uma definição deste documento particular autenticado 4 não impede que, recorrendo aos diplomas legais que dele se ocupam D.L. n.º 116/2008, de 4 de Julho e Portaria n.º 1535/2008, de 30 de Dezembro identifiquemos os seus elementos caracterizadores, tarefa já desenvolvida por este órgão colegial, no 3 Cfr. Parecer emitido no Proc. n.º 76/92 R.P. 4, referenciado e citado no parecer proferido no P.º R. P. 67/2009 SJC-CT, publicado na Intranet. 4 Nem sequer, como acertadamente se fez notar no parecer emitido no P.º C.P. 127/2008 SJC-CT, do documento particular autenticado (tradicional), uma vez que o artigo 373.º do Código Civil apenas dispõe quanto à assinatura do documento particular pelo seu autor e do artigo 377.º do mesmo Código só resulta que tais documentos têm a força probatória dos documentos autênticos (arts. 369.º e segs, cit. Código). Pela sua parte, o artigo 150.º, n.º 1, do Código do Notariado, prescreve que os documentos particulares adquirem a natureza de documentos autenticados, mediante a confirmação do seu conteúdo pelas partes, perante o notário. Assim, apresentado o documento ao notário para autenticação, deve o mesmo reduzir esta a termo, lavrado no próprio documento ou em folha anexa, termo que, além de satisfazer, com as necessárias adaptações, o disposto nas alíneas a) a n) do n.º 1 do art.º 46.º do C.N., deve também conter a declaração das partes de que já leram o documento ou que conhecem perfeitamente o respectivo conteúdo e que este traduz a sua vontade, além de outros requisitos comuns e especiais prescritos pelos artigos 151.º e 152.º do mesmo Código. 8
âmbito do parecer emitido no P.º R.P. n.º 67/2009 SJC-CT, cuja exposição acompanharemos de perto. Assim, o documento particular é outorgado e assinado pelas partes e, nesta fase, a intervenção da entidade autenticadora apenas ocorrerá, eventualmente, na sua qualidade de profissional habilitado e no exercício da função de aconselhamento técnicojurídico, que lhe é própria, ajudando as partes na redacção do documento em causa ou até redigindo-o para depois ser assumido e assinado somente pelas partes. Ainda que sem prazo fixado, a contar da data da sua assinatura, para a autenticação, o documento é, numa segunda fase, a esta submetido, sendo para tal efeito apresentado à entidade autenticadora, cujo labor é, relativamente aos documentos particulares que titulem os actos especificados no art.º 22.º do Dec.-Lei n.º 116/2008, de 4 de Julho, muito mais exigente e exaustivo do que o que é exercido na autenticação dos demais documentos particulares. 5 Por último, demanda a lei, como condição da validade da autenticação do documento particular em apreço, que o mesmo, bem como os documentos que o instruíram, sejam depositados pela entidade que procedeu à respectiva autenticação na plataforma electrónica através do sítio na Internet com o endereço www.predialonline.mj.pt (cfr. art.º 24.º, n.º 2, D.L. n.º 116/2008, cit., e art.º s 4.º, n.º s 1 e 3, 5.º, n.º 2, e 6.º, todos da Portaria n.º 1535/2008, de 30/12). Mas, para que esse depósito electrónico seja válido, necessário se mostra que ele seja efectuado na data da autenticação (art.º 7.º, n.º 1, daquela Portaria), admitindo-se, porém, que isso aconteça nas quarenta e oito horas seguidas, unicamente quando em 5 A este respeito, aludindo à prescrição contida no n.º 1 do artigo 24.º do referido D.L. n.º 116/2008 no sentido de que Os documentos particulares que titulem actos sujeitos a registo predial devem conter os requisitos legais a que estão sujeitos os negócios jurídicos sobre imóveis, aplicando-se subsidiariamente o Código aprovado pelo Decreto-Lei 207/95, de 14 de Agosto., o parecer emitido no P.º R.P. 67/2009 SJC-CT, que vimos seguindo, salienta que aquela norma não se aplicará a todos os documentos particulares que titulem actos sujeitos a registo predial, mas apenas aos especificados no citado artigo 22.º, e também que, enquanto título de tais actos, o documento tem de conter os requisitos de legalidade, inclusive substantiva, do correspondente negócio jurídico, aplicando-se-lhe, no que não se encontrar expressamente disciplinado, o Código do Notariado. O que significa que, no momento da autenticação, a entidade que a ela procede tem de verificar os requisitos da legalidade do acto, recusando a autenticação, no caso do mesmo ser nulo, ou alertando as partes para a sua possível anulabilidade ou ineficácia (cfr. arts.º 173.º e 174.º, C. N.). Ali se defende ainda o entendimento de que a norma transcrita impõe à entidade autenticadora a explicação às partes do próprio conteúdo do documento e não só, como acontece no termo de autenticação comum, do próprio termo -, sendo certo que a confirmação do conteúdo do documento perante a entidade autenticadora tem de ser simultaneamente efectuada por todos os declarantes, dado estar em causa um negócio jurídico para cuja validade a lei exige documento particular autenticado. Cfr. também sobre estas questões o parecer proferido no P.º C. P. 81/2009 SJC-CT, publicado na Intranet. 9
virtude de dificuldades de carácter técnico respeitantes ao funcionamento da plataforma electrónica não for possível realizar o depósito, situação em que este facto deve ser expressamente mencionado em documento instrutório a submeter, indicando o motivo, a data e a hora do facto e a identificação da entidade autenticadora (n. 2 do cit. art.º 7.º). Deste modo, quando o dito depósito for inválido, porque efectuado fora do prazo mencionado ou com inobservância dos demais requisitos legais, essa invalidade irá afectar a validade da autenticação, não chegando o documento, por tal razão, a adquirir a natureza de documento particular autenticado. O aproveitamento pelas partes desse documento particular implica uma nova confirmação do seu conteúdo perante a entidade autenticadora (que pode ser a mesma ou outra), seguida de novo depósito electrónico. Este depósito electrónico do documento particular autenticado é, pois, condição indispensável à completa titulação do facto objecto imediato de registo, conquanto a lei imponha também à entidade autenticadora o dever de arquivar o respectivo documento particular autenticado, em suporte de papel, o qual é apelidado pela lei de original (cfr. art.º 24.º, n.º 6, D.L. n.º 116/2008, e art.º 8.º, n.º 1, Portaria n.º 1535). No plano registral, interessa consequentemente determinar, face ao disposto no n.º 1 do artigo 43.º do Código do Registo Predial Só podem ser registados os factos constantes dos documentos que legalmente os comprovem como há-de comprovar-se, para o efeito, o facto jurídico titulado pelo documento particular a que temos vindo a reportar-nos. 4.1 - Ora, norteados por esse propósito, afigura-se-nos de algum interesse proceder previamente à caracterização, em termos substantivos e notariais, do que se entende por certidões, públicas-formas e conferências de fotocópias, tendo em linha de conta que, do ponto de vista da questão em debate neste processo, os advogados têm, como já se referiu, competência expressa para extrair fotocópias dos originais que lhes sejam presentes para certificação, para conferir fotocópias com os documentos originais e para certificar a conformidade dos documentos electrónicos com os documentos originais, em suporte de papel, bem como digitalizar os originais que lhes sejam apresentados para certificação. Deste modo, nos termos das disposições contidas nos artigos 383.º do Código Civil, e 164.º do Código do Notariado, entende-se por certidões os documentos expedidos por notário ou outro depositário público autorizado que provam o conteúdo dos instrumentos, registos e documentos arquivados nos cartórios ou noutras repartições 10
públicas, as quais são havidas pela lei (art.º 35.º, n.º 2 C. N.) como documentos autênticos, fazendo, em consequência, prova plena dos actos que referem como praticados pela autoridade ou oficial público respectivo, bem como dos factos que neles são atestados com base nas percepções da entidade documentadora (art.º 371.º, n.º 1, C. C.). Por seu turno, face ao teor dos artigos 386.º do Código Civil, e 171.º do Código do Notariado, públicas-formas são cópias expedidas também por notário ou outro oficial público autorizado de documentos estranhos ao arquivo do cartório ou ao arquivo de outras repartições públicas que, para esse efeito, lhes sejam apresentados. Caso o documento estranho ao arquivo do cartório ou de outra repartição pública seja fotocopiado fora do cartório notarial, o notário pode, mesmo assim, proceder à conferência da fotocópia, contanto que esta e o documento lhe sejam apresentados para esse fim, sem prejuízo daquela entidade poder exigir que a fotocópia seja tirada no próprio cartório, quando a natureza ou extensão de tais documentos implique uma conferência excessivamente demorada (cfr. art.º 171.º-A, C.N.). Feita esta distinção, a doutrina invocada na informação que subjaz a este processo e que alinha no sentido de que a competência dos advogados não abrange a extracção de certidões dos documentos por si realizados, mas apenas a passagem de públicas-formas e de fotocópias conferidas relativas a documentos que lhes sejam apresentados 6, não parece levar em conta a específica natureza destes documentos particulares autenticados a que nos vimos referindo, sujeitando-os à mesma disciplina jurídica aplicável aos tradicionais documentos particulares autenticados, os quais, não sendo documentos lavrados por notário, antes redigidos pelas partes e somente por ele autenticados, não são passíveis de arquivamento no cartório a seu cargo (cfr. n.º 4 do art.º 36.º, do Cód. do Notariado) e, consequentemente, deles não pode ser extraída certidão. 6 A este respeito, pondera-se, a págs. 20 do livro atrás citado A Função Notarial dos Advogados Teoria e Prática, que transcrevemos se a lei considera como públicas-formas as cópias dos documentos estranhos ao arquivo dos cartórios que sejam presentes aos notários para esse efeito, então as fotocópias dos originais apresentados aos advogados para certificação têm a mesma designação e o mesmo valor, qual seja o valor probatório dos originais cfr. art.º 387.º, n.º 2, do C.C., e se o documento for fotocopiado fora do escritório do advogado, este pode proceder à conferência da fotocópia, desde que tanto a fotocópia como o documento sejam apresentados para esse fim, embora o advogado possa exigir, pelas razões expostas, que a fotocópia seja extraída no próprio escritório, quando a natureza ou extensão desses documentos implique uma conferência excessivamente demorada. 11
Sucede que, como vimos, relativamente aos documentos particulares que ora nos ocupam, a lei impõe às entidades que procedem à autenticação (entre as quais também se conta o notário), o dever de arquivar o respectivo original (em suporte de papel). O que, a aceitar-se a distinção exposta, apoiada no facto para que parece apontar o teor literal da referenciada definição de certidão 7 - de só se poderem extrair certidões de documentos pertencentes ao arquivo dos cartórios notariais ou ao arquivo de outras repartições públicas, conduziria a um tratamento diverso, relativamente à possibilidade de extracção de certidões do dito documento original, consoante a autenticação tivesse estado a cargo do notário ou de outra qualquer das demais entidades com competência para o efeito. A legitimação assim fundada na circunstância de só poderem ser extraídas certidões de documentos pertencentes ao arquivo dos cartórios notariais 8 ou ao arquivo de outras repartições públicas, levaria a negar essa capacidade às entidades a que nos vimos referindo, a quem foi legalmente atribuída competência para autenticar os documentos particulares em causa, e cujo arquivo, não sendo público, apenas as habilitaria então a extrair públicas-formas ou a conferir fotocópias, não obstante o respectivo original em suporte de papel ter sido por elas autenticado e arquivado. 7 De facto, nos preceitos legais em que tal definição se apoia, precisa-se que as certidões são extraídas de documentos arquivados nos cartórios notariais ou noutras repartições públicas, enquanto que as cópias extraídas de documentos avulsos, estranhos ao arquivo do cartório ou ao arquivo de outras repartições públicas são públicas-formas. 8 Note-se que, após a reforma do notariado português e consequente adopção do notariado latino se consagrou uma nova figura de notário, que reveste uma dupla condição, a de oficial, enquanto depositário de fé pública delegada pelo Estado, e a de profissional liberal, que exerce a sua actividade num quadro independente. Na verdade, esta dupla condição do notário, decorrente da natureza das suas funções, leva a que este fique ainda na dependência do Ministério da Justiça em tudo o que diga respeito à fiscalização e disciplina da actividade notarial enquanto revestida de fé pública e à Ordem dos Notários, que concentrará a sua acção na esfera deontológica dos notários. ( ) no novo sistema, o notário exercerá a sua função no quadro de uma profissão liberal, mas são-lhe atribuídas prerrogativas que o farão participar da autoridade pública, devendo, por isso, o Estado controlar o exercício da actividade notarial, a fim de garantir a realização dos valores servidos pela fé pública (cfr. relatório do D.L. n.º 26/2004, de 4 de Fevereiro, que aprovou o Estatuto do Notariado). Assim é que, neste quadro em que se insere a privatização do notariado, o respectivo arquivo continua a ter a natureza pública que sempre o caracterizou, mostrando-se, de resto, expressamente prevenido referido Estatuto (art.ºs 47.º a 51.º, inclusive) o destino do mesmo, em caso de cessação da actividade do respectivo notário. 12
Ainda que a fragilidade, digamos, deste arquivo privado se encontre aqui mitigada pela singular natureza do documento particular autenticado em apreço, a cujo original em suporte de papel (arquivado) falta qualidade para titular o facto, objecto imediato do registo - qualidade que só virá a adquirir com a efectivação do correspectivo depósito electrónico -, o certo é que o mesmo não oferece, de facto, à partida, as garantias normalmente associadas a um arquivo público, designadamente, em termos de integridade, conservação, permanência e continuidade dos documentos que o integram. O que não significa que tal deficiência não possa ser suprida, antes aconselha que, com vista a esse objectivo, sejam criadas por lei as condições propícias à satisfação de tais requisitos, adoptando, por exemplo, soluções análogas à preconizada no Estatuto do Notariado (art.º 51.º 9 ) relativamente ao destino dos livros e documentos notariais, em caso de extinção do lugar do notário que haja cessado a sua actividade. Aliás, a nosso ver, o legislador terá já ensaiado um passo nesse sentido, ao prever (cfr. n.º 2 do artigo 8.º da Portaria n.º 1535/2008, de 30 de Dezembro) a criação de sistemas de arquivo centralizados por parte das referenciadas entidades autenticadoras câmaras de comércio e indústria, Câmara dos Solicitadores, Ordem dos Advogados e Ordem dos Notários cuja manutenção incumbe às próprias ou a entidades terceiras contratadas para o efeito. A verdade é que o acesso ao simples documento particular autenticado em suporte de papel, mediante a passagem de certidão, pode continuar a apresentar interesse, designadamente, na hipótese da ocorrência de qualquer irregularidade que venha a afectar aquele depósito, implicando a necessidade de submeter o documento original a um novo depósito perante a mesma ou outra entidade tituladora. Assim, reiterando a orientação antes firmada pelo Conselho, atenta a pretendida (pelo legislador) e já mencionada equiparação das funções reconhecidas a estas novas entidades tituladoras às funções tradicionalmente integradas na competência notarial, somos de parecer que as mesmas - de modo análogo ao que sucede com os notários [cfr. alínea g), n.º 2, art.º 4.º, C.N.] - têm legitimidade para passar certidões dos documentos por elas arquivados (ainda que o chamado documento original não 9 Nos termos do qual: 1 - Se, na sequência de revisão do mapa notarial, o lugar do notário que haja cessado a actividade for extinto, o Conselho do Notariado determina que os seus livros e documentos notariais sejam entregues definitivamente a outro ou outros notários, que devem providenciar pela sua guarda e conservação. 2 É notário depositário o outro notário do município ou, havendo mais do que um, o titular da licença mais antiga. 3 O Conselho do Notariado deve notificar o notário designado nos termos do número anterior para, no prazo de 10 dias e na presença de um trabalhador indicado pelo Conselho, transferir do antigo cartório notarial os livros e documentos que ficam à sua guarda.. 13
comprove o facto), bem como para dos mesmos extrair públicas-formas (cfr. art.ºs 383.º e 386.º, C.C., respectivamente). Competência esta que, por lei, pode incumbir igualmente a outras entidades depositantes, tendo em atenção o programático conteúdo vertido na redacção do antes citado n.º 2 do artigo 8.º da Portaria n.º 1535/2008, de 30 de Dezembro, nos termos do qual, as entidades aí identificadas podem criar sistemas de arquivo centralizados, mantidos por estas ou por entidades terceiras contratadas para o efeito, para os quais podem ser transferidos os originais dos documentos depositados, informando o IRN, I.P., por meios electrónicos, da relação das câmaras de comércio e indústria, advogados, notários e solicitadores que utilizam esses sistemas.. 4.2 Posto isto, considerando a específica natureza, por demais salientada, destes documentos particulares e tendo em linha de conta que o depósito electrónico se analisa na recepção e arquivo em suporte informático do documento particular autenticado, momento a partir do qual a respectiva leitura só pode fazer-se no monitor de um computador, entende-se que esse documento depositado electronicamente reveste a natureza de documento electrónico escrito em sentido estrito 10, o qual, segundo a posição deste Conselho, veiculada pelo parecer em exame (P.º R. P. 67/2009 SJC-CT), reveste a natureza de pública-forma do original em suporte de papel arquivado pela entidade que o autenticou; e porque só esta pode proceder ao respectivo depósito electrónico, o acto de certificação de conformidade com o original decorre automaticamente, por força da lei, daquele depósito. Esse documento electrónico, face ao preceituado no n.º 5 do art.º 24.º do D.L. n.º 116/2008 A consulta electrónica dos documentos depositados electronicamente substitui para todos os efeitos a apresentação perante qualquer entidade pública ou privada do documento em suporte de papel. -, tem a força probatória do original em 10 Sendo o documento electrónico, basicamente, o documento formado mediante o uso de um equipamento informático, maxime, de um computador, há que distinguir entre os documentos electrónicos em sentido estrito - que são os memorizados em forma digital, em memórias magnéticas ou ópticas, destinados a ser lidos apenas pelo computador, não podendo por isso ser lidos ou apercebidos directamente pelo homem -, e os documentos electrónicos em sentido amplo, ou, simplesmente, documentos informáticos que são todos os gerados através de equipamentos periféricos do computador, como, v. g., uma impressora, de modo a serem lidos ou interpretados pelo homem. Vide pareceres do CT, emitidos nos P.º R. P. 159/2007 DSJ-CT e P.º C. P. 127/2009 SJC-CT, publicados na Intranet, citando Miguel Pupo Correia, in Direito da Sociedade de Informação, Vol. VI. 14
suporte de papel, não lhe sendo, por isso, aplicável o disposto no artigo 386.º do Código Civil. Nesta conformidade, o título que reúne os requisitos de forma ad substantiam e ad probationem do negócio jurídico registando há-de ser o documento particular autenticado (original) recebido e arquivado no suporte informático www.predialonline.mj.pt, ou cópia autenticada que poderá ser extraída deste documento em diferente tipo de suporte. 11 5 Não perdendo de vista que só o documento acabado de caracterizar pode servir de título ao negócio jurídico a submeter a registo, resta saber se a competência do advogado que intervenha como entidade tituladora nas condições referidas, autenticando o documento particular original, depositando-o electronicamente e arquivando-o, é extensível aos colegas advogados que trabalhem no escritório daquele que interveio como entidade tituladora. Resulta da lei (art.º 13.º da Portaria n.º 1535/2008, de 30 de Dezembro) que a validade da autenticação de documentos particulares que titulem actos sujeitos a registo predial está subordinada ao depósito electrónico desses documentos e de todos aqueles que os instruam, que o acesso à plataforma electrónica que viabiliza aquele depósito se mostra limitado pela qualidade de advogado, solicitador, notário, conservador e oficial dos registos (mesmo que a entidade autenticadora e depositante seja uma câmara de comércio e indústria, que sempre terá que ser representada por advogado ou solicitador) dos seus utilizadores, e que para a autenticação destes, comprovando a sua qualidade profissional, são necessários os respectivos certificados digitais [excepção feita quando o depósito for realizado por conservadores, oficiais do registo e notários afectos ou integrados em serviços dependentes do IRN, em que a qualidade de utilizador da plataforma em causa é comprovada mediante autenticação no Sistema Integrado de Registo Predial (SIRP)] confirmados através de listas electrónicas de certificados disponibilizadas pela Ordem dos Advogados, pela Ordem dos Notários e pela Câmara dos 11 Cfr., sobre o assunto, o parecer emitido no P.º R. P. 159/2007, antes citado, em especial a conclusão n.º 6, cujo teor é o seguinte: Dos documentos electrónicos podem ser extraídas cópias em diferente tipo de suporte os denominados documentos informáticos, que são todos os gerados através de equipamentos periféricos do computador, de modo a serem lidos ou interpretados pelo homem -, e da conjugação do disposto no art.º 4.º do Dec.-Lei n.º 290-D/99 com o n.º 2 do art.º 397.º do C.C. resulta que aquelas cópias só terão a força probatória do original se a conformidade com este for atestada por notário (ou pelas outras entidades dotadas de fé pública), devendo então constar da certificação se o original contém as assinaturas electrónicas dos contraentes e, em caso afirmativo, se as mesmas são qualificadas e foram exaradas ao abrigo de certificados válidos emitidos por entidade(s) certificadora(s) credenciada(s) nos termos da lei.. 15
Solicitadores, ou, tratando-se de câmaras de comércio e indústria, e de notários que não devam estar inscritos na respectiva Ordem, através de listas (de advogados e solicitadores) disponibilizadas ao IRN, I.P. pelas ditas câmaras, e pelas entidades responsáveis por tais notários. Somos, pois, levados a concluir, face ao exposto, que a competência para extrair certidões do original arquivado do documento particular autenticado é reconhecida às entidades autenticadoras 12, acima identificadas, a quem legalmente competir o arquivo a que se referem o n.º 6 do artigo 24.º do D.L. 116/2008, de 4 de Julho, e o n.º 2 do artigo 8.º da Portaria 1535/2008, de 30 de Dezembro. Portanto, respondendo à questão colocada nos autos, concluímos por afirmar que a competência para este efeito caberá à entidade autenticadora na qualidade de responsável pelo arquivamento e enquanto a ela pertencer a respectiva manutenção. Parecer aprovado em sessão do Conselho Técnico de 28 de Julho de 2010. Maria Eugénia Cruz Pires dos Reis Moreira, relatora, João Guimarães Gomes Bastos, Isabel Ferreira Quelhas Geraldes, António Manuel Fernandes Lopes, Luís Manuel Nunes Martins, Maria Madalena Rodrigues Teixeira, José Ascenso Nunes da Maia. Este parecer foi homologado pelo Exmo. Senhor Presidente em 16.08.2010. 12 Considerando a categoria dos advogados, nela se hão-de ter por incluídas também as sociedades de advogados, representadas por um ou alguns dos seus sócios. 16