IN 005 - UTILIZAÇÃO DE VEÍCULOS DAS ENTIDADES DO SISTEMA FIEG 002 1 - OBJETIVO Estabelecer as regras, os critérios e as orientações para a utilização de veículos da frota própria a serviço das entidades do Sistema FIEG. Aplica-se a todas as Entidades/Unidades do Sistema FIEG. 2 - AUTORIDADE E RESPONSABILIDADE Atividade Autoridade Responsabilidade Credenciar empregados para dirigir veículos Gestor Requisitar veículo Gerências e unidades Liberar a utilização de veículos Conduzir veículos Regularizar situações de acidentes, furtos e roubos de veículos. Controlar documentação e licenciamento de veículos Regularizar a quitação de infrações de trânsito Abastecer veículos Registrar a utilização de veículos a serviço das entidades do sistema FIEG Serviços Condutores de veículos habilitados Condutores de veículos/unidades 3 - DETALHAMENTO/GENERALIDADES 3.1 - Credenciar empregados para dirigir veículos 3.1.1 Para dirigir veículos da frota própria das entidades do Sistema FIEG o empregado, necessariamente, terá de ser credenciado conforme FO 059 Termo de Credenciamento e responsabilidade para dirigir veículo. 3.1.2 Para efeito de seu credenciamento o empregado deve possuir Carteira Nacional de Habilitação - CNH em categoria compatível com o porte do veículo a ser dirigido. 3.1.3 O Termo de credenciamento e responsabilidade para dirigir veículo terá o mesmo prazo de validade da Carteira Nacional de Habilitação - CNH, sendo emitido pela Serviços na Sede e pelas unidades e autorizado pelo Gestor. 3.1.4 Uma via do Termo de credenciamento e responsabilidade para dirigir veículo será arquivada na pasta funcional do empregado na GERHC e constitui-se a partir de então o documentos hábil que formaliza a condição de "condutor autorizado".
3.1.5 A Gerencia de Serviços e as unidades manterão controle sobre os vencimentos dos Termos de credenciamento e de responsabilidade para dirigir veículos, cobrando a renovação e a apresentação da Carteira de Nacional de Habilitação - CNH, conforme os prazos de validade estabelecidos. 3.2 - Requisitar veículo 3.2.1 A requisição de veículos será feita por meio do sistema SISFROTA. 3.2.2 A Requisição de Utilização de Veículos será preenchida diretamente pelo próprio empregado que fará o uso do transporte e autorizada eletronicamente pelo seu respectivo gerente imediato. 3.2.3 A Requisição de Utilização de Veículos após a sua emissão e autorização deverá ser encaminhada até as 16h do dia anterior quando se tratar de transporte para realizar trabalhos locais e com 03 (três) dias de antecedência quando se tratar de viagens, conforme seguinte destinação: a) Sede: encaminhar à Serviços; b) Unidades: encaminhar ao gerente/diretor da unidade ou ao empregado responsável pelo controle da utilização de veículos. 3.3 - Liberar a utilização de veículos 3.3.1 Na Sede a liberação de veículos será feita pela Serviços. 3.3.2 Nas unidades a liberação será feita pelo empregado responsável pelo controle da utilização de veículos. 3.3.3 O meio de transporte deve ser apropriado ao tipo de serviço a ser realizado, cabendo ao responsável pela liberação, designar o veículo mais indicado para atender a requisição. 3.3.4 Não havendo disponibilidade de frota própria, o responsável pela liberação poderá valer-se da opção de taxi ou veículo do empregado mediante o reembolso em forma de pagamento de ajuda de custo por km rodado, autorizando a que for mais econômica. 3.3.5 Nas requisições de veículos para viagens envolvendo o deslocamento de um ou mais empregados e a sua paralização por longo período de tempo em um determinado local, deverá ser analisada a viabilidade de utilização de transporte coletivo urbano ou interurbano, conforme for o caso. 3.4 - Conduzir veículos a serviço das entidades do sistema FIEG 3.4.1 O condutor de veículos da frota própria das entidades do sistema FIEG observará as determinações, conforme estabelecidas no formulário FO 059 Termo de credenciamento e responsabilidade para dirigir veículos das entidades do sistema FIEG. 3.4.2 Ao retirar o veículo o condutor deverá: a) Certificar-se de que se encontra de posse do certificado de registro e licenciamento do veículo - CRLV; da sua carteira nacional de habilitação - CNH e do formulário FO 058 - Requisição de Utilização de Veículo emitido pelo sistema SISFROTA; b) Verificar itens obrigatórios como, estepe, macaco, pneus, faróis, setas e etc. 3.4.3 O condutor anotará, obrigatoriamente, com clareza e precisão a movimentação do veículo, informando locais, datas, horário e quilometragem inicial e final do roteiro ou da viagem realizada.
3.4.4 O formulário FO 058 - Requisição de Utilização de Veículo, devidamente preenchido, será devolvido pelo condutor a Serviços na Sede ou ao empregado responsável pelo controle de veículos nas unidades, imediatamente após a realização dos serviços e no ato da devolução do veículo. 3.5 - Regularizar situações de acidentes, furtos e roubos de veículos. 3.5.1 No caso de acidentes, furto, roubo ou outros sinistros com o veículo o condutor fará, imediatamente, a ocorrência policial no local do acidente, obtendo o correspondente Boletim de Ocorrência - BO/Termo Circunstancial de Ocorrências. 3.5.2 O Boletim de Ocorrência - BO/Termo Circunstancial de Ocorrências deverá ser encaminhado prontamente à Serviços na Sede ou ao responsável pelo controle da utilização de veículos nas unidades, que tomarão as necessárias providências junto à seguradora. 3.5.3 Em caso de atropelamento, primeiramente o condutor deverá socorrer a vítima. 3.5.4 Em hipótese alguma o condutor poderá fazer qualquer acordo no local do acidente. 3.6 - Controlar documentação e licenciamento de veículos 3.6.1 Será disponibilizado para porte nos veículos o original do Certificado de Registro e Licenciamento de Veículos - CRLV. 3.6.2 A Serviços arquivará uma cópia do Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo - CRLV e de cada veículo da frota do sistema FIEG, ficando nas unidades a cópia da chave de seus respectivos veículos. 3.6.3 A Serviços providenciará com a antecedência necessária a renovação do licenciamento dos veículos pertencentes às entidades do sistema FIEG. 3.7 - Regularizar a quitação de infrações de trânsito 3.7.1 As infrações de trânsito notificadas às entidades do sistema FIEG serão quitadas nas datas de vencimento pela Serviços na Sede e pelas unidades. 3.7.2 A Serviços na Sede e as unidades analisarão as notificações recebidas, identificando o condutor e apurando a sua culpa ou responsabilidade pela infração notificada. 3.7.3 Constatada a culpa do condutor a Serviços na Sede e as unidades negociarão forma de reembolso à entidade do Sistema FIEG do valor correspondente à infração. 3.7.4 Acertada a forma de reembolso, a Recursos Humanos e Conhecimento - GERHC será informada para efetuar o desconto no salário do empregado culpado pela infração. 3.9 - Abastecer veículos 3.9.1 O abastecimento de veículos será feito em postos credenciados e de inteiro conhecimento das entidades e condutores, devendo ser atendida a exigência de possuir documentação fiscal onde consta a sua identificação e CNPJ. 3.9.2 Nos casos de abastecimento em viagens ou fora dos postos credenciados o condutor efetuará o pagamento e solicitará nota fiscal ou cupom fiscal constando: data de emissão, quantidade de litros, valor unitário e total do combustível. Na nota fiscal ou cupom fiscal deverá ser anotada a placa do veículo e a quilometragem na data do abastecimento.
3.9.3 O requisitante do veículo fará a prestação de contas efetuando, diretamente, a entrada das informações no sistema Zeus financeiro e encaminhando a documentação conforme os procedimentos estabelecidos pela GEFIN. 3.9.4 Quando do abastecimento dos veículos das unidades o condutor apresentará ao posto credenciado a requisição de combustível emitida em duas vias para posterior processamento, conforme seguinte orientação: a) a primeira via ficará em poder do posto e a segunda via será devolvida pelo condutor juntamente com a Requisição de Utilização de Veículo ao responsável pelo controle de veículos da unidade para o lançamento no SISFROTA; b) ao final de cada apuração semanal, quinzenal ou mensal o consumo de combustíveis em litros e os valores inseridos no SISFROTA deverão corresponder às mesmas quantidades e valores da nota fiscal a ser paga ao posto credenciado; c) a nota fiscal quando de sua emissão para solicitação de pagamento tem que ser individualizada para cada veículo da unidade. 3.10 - Registrar a utilização de veículos a serviço das entidades do sistema FIEG 3.10.1 A Serviços na Sede e as unidades farão a apuração da quilometragem rodada e de outras informações sobre a utilização de cada veículo da frota própria, dando entrada das informações no sistema de Gestão de Transportes, diariamente. 4- REGISTROS DA QUALIDADE Item Formulário/Registro Descrição 5 REVISÕES CONTROLE DE REVISÕES Revisão Data Ação Corretiva Exclusão: excluído o glossário de 1 a 8 no início do texto; Exclusão: retirado o item 6- Definições, para o qual está disponibilizada a matriz de termos e definições na intranet no portal do SGQ/arquivos referenciais; 002 27/12/2011 Exclusão: retirados os links de atalho antes disponibilizados para acessar os anexos e outros documentos referenciados diretamente da PO ou IN em questão, estes a partir de então passam a ser apenas referenciados nestes documentos, e para acessá-los faz-se necessário buscar o portal do SGQ; Inclusão: acrescentado o quadro de melhoria do processo, onde deverão ser registradas as melhorias que este processo obteve.
MELHORIAS Data Melhoria o processo 6- APROVAÇÃO E VIGÊNCIA Esta Instrução Normativa foi aprovada pelo Gestor em 25/04/2008 com vigência a partir desta data. 7 - ANEXOS