Código de Conduta de Fornecedores Microsoft (Microsoft Vendor Code of Conduct VCC) A Microsoft espera ser mais do que uma boa empresa ela espera ser uma empresa excelente. O que vai torná-la excelente é um forte compromisso com nossa missão de permitir às pessoas e aos negócios - pelo mundo realizarem seu potencial. Atingir nossa missão não se limita apenas a criar tecnologias inovadoras, mas também diz respeito a quem somos como empresa e indivíduos, como gerenciamos nosso negócios internamente e como pensamos e trabalhamos com clientes, parceiros, governos, fornecedores e comunidades. O ambiente corporativo global está em constante mudança e exige mais de nós como empresa e como empregados. O mundo não espera somente que forneçamos os melhores produtos e serviços, mas espera também que esses negócios sejam conduzidos por nós de maneira ética e responsável. É fundamental agir em todos os momentos com integridade e em total cumprimento às leis e regulamentos que regem nossas atividades corporativas globais. A Microsoft estabeleceu um conjunto de padrões de prática de negócios e cumprimento regulatório que se encontram presentes nos Padrões de Conduta de Negócios (Standard of Business Conduct), aplicáveis a todos os seus empregados, diretores e executivos (www.microsoft.com/mscorp/legal/buscond). Os Padrões de Conduta de Negócios da Microsoft são uma extensão de seus valores e refletem o compromisso da Microsoft com práticas de negócios éticas e cumprimento legal. A Microsoft espera que seus fornecedores ( Vendors ) compartilhem e sejam aderentes a esses ideais e compromisso com a integridade. A Microsoft reconhece que os Fornecedores são entidades independentes; entretanto, suas práticas e atitudes de negócios podem impactar e/ou refletir sobre a Microsoft. Nesse sentido a Microsoft espera que todos os seus Fornecedores e seus empregados, agentes e subcontratados (doravante denominados simplesmente Representantes ) sigam o Código de Conduta de Fornecedores (Vendor Code of Conduct - VCC) enquanto estejam realizando negócios com e/ou em nome da Microsoft. Todos os Fornecedores da Microsoft deverão treinar seus Representantes a fim de garantir que os mesmos estejam cientes e ajam conforme o Código de Conduta de Fornecedores Microsoft (Vendor Code of Conduct - VCC). PRÁTICAS EM CONFORMIDADE COM AS LEIS E REGULAMENTOS Todos os Fornecedores da Microsoft e seus Representantes devem conduzir suas atividades comerciais em total conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis em seus respectivos países, enquanto realizam negócios com e/ou em nome da Microsoft. Além das obrigações especificadas no contrato firmado com a Microsoft, os Fornecedores devem, sem limitação: Cumprir todos os controles comerciais, leis e regulamentações aplicáveis na exportação, re-exportação e importação;
Conduzir seus negócios em total conformidade com as leis antitruste e de livre concorrência aplicáveis às jurisdições onde mantêm atividades comerciais; Cumprir todas as leis e regulamentos ambientais aplicáveis a materiais perigosos, emissões no ar, resíduos e descarga de detritos, incluindo a produção, transporte, armazenagem, manuseio e liberação destes materiais no meio ambiente; Ser diretos, honestos e leais em discussões com representantes de agências reguladoras e autoridades do governo; Não participar de boicotes internacionais que não sejam sancionados pelas leis aplicáveis; Anticorrupção: A Microsoft proíbe a corrupção de oficiais do governo e o pagamento de subornos ou gratificações de qualquer tipo nas negociações com oficiais públicos ou indivíduos do setor privado. A Microsoft tem o compromisso de observar os padrões de conduta definidos na Lei Americana de Práticas de Corrupção no Exterior (FCPA) e nas leis anticorrupção e antilavagem de dinheiro dos países em que opera. Os fornecedores e seus representantes devem cumprir todas as leis anticorrupção e antilavagem de dinheiro, incluindo a FCPA, leis antissuborno, leis que regem lobbies, gratificações e pagamentos a autoridades públicas, leis de contribuição para campanhas políticas e outras regulamentações relacionadas. Nenhum fornecedor ou seu representante deve, direta ou indiretamente, oferecer ou pagar qualquer valor (incluindo viagens, presentes, gastos relacionados à hospitalidade e caridades) a qualquer oficial ou funcionário de qualquer governo, agencia governamental, partido político ou organização pública internacional, ou ainda a qualquer candidato a cargo político, a fim de (i) influenciar de forma inadequada qualquer ato ou decisão de tal oficial, funcionário ou candidato para os fins de promover os interesses comerciais de qualquer natureza da Microsoft, ou (ii) de outro modo promover de forma inadequada os interesses comerciais de qualquer natureza da Microsoft. PRÁTICAS COMERCIAIS Os Fornecedores da Microsoft e seus Representantes devem conduzir suas atividades comerciais com integridade e de acordo com as obrigações ajustadas nos contratos específicos celebrados com a Microsoft. Além das obrigações especificadas no contrato firmado com a Microsoft, os Fornecedores devem, sem limitação: Registrar e apresentar relatórios com informações comerciais exatas e cumprir todas as leis aplicáveis à precisão de tais registros;
Criar, manter e dispor os registros comerciais de acordo com todas as leis aplicáveis e requisitos reguladores; Proteger e utilizar de forma responsável tanto os bens físicos quanto intelectuais da Microsoft, incluindo propriedades, matérias-primas, consumíveis e equipamentos, quando a utilização desses bens for autorizada pela Microsoft; Utilizar a tecnologia de informação e sistemas fornecidos pela Microsoft (incluindo e- mail) apenas para fins comerciais autorizados pela Microsoft. Fornecedores e seus Representantes são expressamente proibidos de utilizar as tecnologias e sistemas da Microsoft para criar, acessar, armazenar, imprimir, solicitar ou enviar qualquer material que seja intimidador, ameaçador, que possa causar assédio, abusivo, sexualmente explícito, ofensivo ou inapropriado de qualquer outro modo, e/ou enviar comunicações maliciosas, falsas ou depreciativas utilizando informações de bens e sistemas fornecidos pela Microsoft; Cumprir todos os requisitos da Microsoft referentes à manutenção de senhas, confidencialidade, segurança e procedimentos de privacidade como condição para oferecer bens ou serviços ou para receber acesso à rede corporativa interna, sistemas e instalações da empresa. Todos os dados armazenados ou transmitidos através de equipamentos de propriedade ou arrendados pela Microsoft devem ser considerados privados e são de propriedade da Microsoft. A Microsoft poderá monitorar todos os usos da rede corporativa e de todos os sistemas (incluindo e-mail) e/ou acessar todos os dados armazenados ou transmitidos através de sua rede corporativa. Cumprir todos os direitos de propriedade intelectual da Microsoft e de terceiros, incluindo, sem limitação, direitos autorais, patentes, marcas registradas e segredos comerciais; Utilizar softwares, hardwares e conteúdo apenas conforme as licenças e/ou termos de uso associados a esses; Falar com a imprensa em nome da Microsoft somente quando expressamente autorizada por escrito pela Microsoft; Desestimulamos a prática de dar presentes aos funcionários da Microsoft uma vez que, mesmo um presente bem-intencionado, pode representar, em determinadas circunstâncias, um suborno, ou criar um conflito de interesses. Não ofereça nada de valor para obter vantagens ou benefícios indevidos, e não ofereça nada que possa parecer influenciar, comprometer o julgamento ou obrigar o funcionário da Microsoft. Caso pretenda oferecer um presente, refeição ou entretenimento a funcionários da Microsoft, use bom senso, discrição e moderação. O Fornecedor e/ou seus Representantes devem evitar oferecer a funcionários da Microsoft um presente individual ou uma combinação de presentes com valor superior a US$ 400,00 (quatrocentos dólares norte-americanos) por ano (ou qualquer valor inferior, de acordo com a legislação aplicável) e jamais oferecer propina, suborno, acordo em troca de bens
ou serviços e/ou qualquer incentivo a um empregado Microsoft para obter ou manter negócios com a Microsoft. Antes de presentear um funcionário da Microsoft, o Fornecedor e/ou seus Representantes devem primeiro determinar se o presente é permitido no âmbito da política do país e da unidade de negócios do funcionário da Microsoft, já que as políticas regionais e comerciais da Microsoft podem proibir inteiramente ou restringir o valor dos presentes a, no máximo, US$ 400,00. Os fornecedores não têm a permissão de dar presentes de qualquer valor a nenhum membro do Global Procurement Group (GPG) ou seus representantes. Qualquer presente, refeição ou entretenimento oferecido ou recebido deve estar de acordo com a lei, não devendo violar as políticas de quem oferece e/ou recebe e deve ser consistente com as práticas e costumes locais. Evitar a aparência de e/ou a real impropriedade e/ou conflitos de interesses. Os Fornecedores e/ou seus Representantes não devem lidar diretamente com qualquer empregado Microsoft cujo cônjuge, companheiro ou outro membro da família ou parente tenha interesse financeiro no Fornecedor. Tratar diretamente com cônjuge, companheiro ou outro membro da família ou parente de um funcionário da Microsoft durante as negociações do contrato de um Fornecedor ou durante a realização das obrigações de um Fornecedor também é proibido; Evitar insider trading que ocorre com a compra ou venda de ações da Microsoft ou de outra empresa, quando em posse de informações sobre a Microsoft ou sobre a outra empresa não disponíveis ao público investidor e que poderiam influenciar a decisão de um investidor comprar ou vender ações. PRÁTICAS EMPREGATÍCIAS A Microsoft espera que seus Fornecedores compartilhem o compromisso com os direitos humanos e oportunidades iguais no ambiente de trabalho. Os Fornecedores devem conduzir as práticas empregatícias em conformidade com todas as leis e regulamentos aplicáveis e devem, sem limitação: Cooperar com compromisso Microsoft em manter uma mão-de-obra livre de abusos e discriminações ilegais. Por reconhecer e respeitar diferenças culturais, a Microsoft acredita que as empresas de Fornecedores não devem praticar atos de discriminação durante seus processos de contratação, remuneração, acesso a treinamento, promoção, demissão ou aposentadoria baseados em raça, cor, sexo, nacionalidade, religião, idade, deficiência, identidade ou expressão sexual, estado civil, orientação sexual, participação sindical, filiação partidária ou idade avançada; Oferecer um ambiente de trabalho seguro e saudável, conforme leis, regulamentos e práticas de segurança e saúde. As medidas adequadas devem ser tomadas para minimizar os perigos inerentes ao ambiente de trabalho; Proibir o uso, posse, distribuição e/ou venda de álcool e/ou drogas ilegais em instalações de propriedade ou arrendadas pela Microsoft;
Utilizar somente trabalho voluntário. O uso de trabalhos forçados, através de trabalho acordado, vinculado ou de prisioneiros, por um Fornecedor e/ou seus subcontratados, é proibido; Não deve ser exigido que seus empregados mantenham depósitos ou tenham retidos seus documentos de identidade. Os funcionários são livres para se demitir de acordo com as leis ou regulamentações locais e nacionais sem que incorram em qualquer penalidade; Cumprir todas as leis e requerimentos locais e nacionais que estabeleçam a idade mínima para trablho e não utilizar trabalho infantil. Os Fornecedores não podem empregar pessoas com idade inferior a 16 (dezesseis) anos, com estejam em idade de conclusão dos estudos obrigatórios ou inferior à idade mínima permitida por lei, a que for maior. A Microsoft apóia somente programas legítimos de aprendizado no local de trabalho para benefício educacional dos jovens e não conduzirá negócios com aqueles que violarem tais sistemas. Funcionários com idade inferior a 18 (dezoito) anos não podem desempenhar trabalhar perigosos; Não desempenhar práticas de disciplina físicas ou abusivas. O abuso ou prática de disciplinas físicas, a ameaça de abuso físico, assédio sexual ou verbal e qualquer outra forma de intimidação são proibidos; Pagar remunerações que permitam condições humanas. Todos os empregados devem receber informações claras, por escrito, sobre suas condições empregatícias e salariais antes da contratação, e, conforme o necessário, durante o período de contratação. Reduções salariais como medida disciplinar não são permitidas, como não são permitidas quaisquer deduções salariais que não sejam previstas na legislação nacional sem a expressa permissão do empregado. Todas as medidas disciplinares devem ser registradas. Os salários e benefícios pagos para uma semana de trabalho padrão devem estar de acordo, no mínimo, com os padrões legais nacionais; Não deve ser solicitado que os empregados trabalhem mais do que o limite máximo de horas de um dia de trabalho conforme estabelecido pelas leis e regulamentações locais e nacionais; Manter, de acordo com as leis e regulamentações locais e nacionais, registros dos funcionários e fornecer, em momento oportuno, via recibo de pagamento ou documentação similar, a base na qual os funcionários estão sendo pagos. CONFORMIDADE COM O CÓDIGO DE CONDUTA DE FORNECEDORES MICROSOFT É responsabilidade do Fornecedor garantir que seus Representantes estejam cientes e cumpram o Código de Conduta de Fornecedores (Vendor Code of Conduct -VCC) e informar seu contato na Microsoft (ou membro da gerência) se e quando houver qualquer situação que o obrigue a atuar violando o código de conduta estabelecido neste documento. A Microsoft
espera que seus Fornecedores façam um auto-monitoramento da conformidade com o Código de Conduta de Fornecedores. Além de qualquer direito que a Microsoft possa ter de acordo com contrato com o Fornecedor, pode solicitar a remoção imediata de qualquer Representante que aja de maneira ilegal ou inconsistente com este Código ou qualquer de suas políticas. NOTIFICAÇÃO DE COMPORTAMENTO QUESTIONÁVEL E/OU POSSÍVEL INFRAÇÃO Caso tenha a intenção de notificar um comportamento questionável ou possível infração ao Código de Conduta de Fornecedores ocorridos durante o fornecimento de bens ou serviços à Microsoft, esta disponibiliza diversos recursos para auxílio. Os Fornecedores devem trabalhar com o contato primário dentro da Microsoft para resolver assuntos referentes à conformidade ou práticas comerciais. Entretanto, a Microsoft reconhece que em algumas situações isto não é possível ou apropriado. Nesse caso, o contato deverá ser feito através de um dos meios abaixo: 1. Telefone de Conduta Comercial Microsoft (Microsoft Business Conduct Line): +1-877- 320-MSFT (6738). 2. Fora dos Estados Unidos: É possível fazer uma chamada a cobrar para o Telefone de Conduta Comercial Microsoft (Microsoft Business Conduct Line), acessando uma telefonista internacional e solicitando chamada a cobrar para +1-704-540-0139. 3. Fornecedor com acesso à intranet da Microsoft: Enviar e-mail ao Diretor de Conformidade (Director of Compliance) para Business Conduct and Compliance, buscond@microsoft.com. 4. Por carta ao Diretor de Conformidade (Director of Compliance) na Microsoft Corporation, Law and Corporate Affairs, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052 ou via fax confidencial para +1-425-705-2985. A Microsoft não irá tolerar/permitirá qualquer castigo ou retaliação contra qualquer indivíduo que tenha, com boa fé, buscado conselho ou notificado comportamento questionável e/ou possível infração.