SORAIA CLEMENTE DE JESUS Contadora, Consultora, MBA em Gestão Estratégica de Negócios, Instrutora de Cursos e Palestras, Sócia-Diretora da Empresa Preserve Contabilidade Preventiva, Professora Autora Anima. Atualização/2017 6ª Edição A Reprodução deste material fica proibida sem o expresso consentimento da autora.
CONTABILIDADE PARA INICIANTES SORAIA CLEMENTE DE JESUS Contadora, Consultora, MBA em Gestão Estratégica de Negócios, Instrutora de Cursos e Palestras, Sócia-Diretora da Empresa Preserve Contabilidade Preventiva, Professora Autora Anima. Atualização/2017 6ª Edição A Reprodução deste material fica proibida sem o expresso consentimento da autora.
SUMÁRIO Introdução 04 A Contabilidade 05 Contas 08 Plano de Contas 09 Escrituração 13 Livros Obrigatórios 15 Demonstrações 17 SORAIA CLEMENTE DE JESUS Contadora, Consultora, MBA em Gestão Estratégica de Negócios, Instrutora de Cursos e Palestras, Sócia-Diretora da Empresa Preserve Contabilidade Preventiva, Professora Autora Anima. Atualização/2017 6ª Edição A Reprodução deste material fica proibida sem o expresso consentimento da autora.
4 A contabilidade é o maior instrumento de análise de uma entidade. As informações prestadas por esta ciência se tornou tão valorosa que atualmente além das Normas Brasileiras de Contabilidade, NBCs, ainda temos o aparato que são as Normas Internacionais de Contabilidade, ou IFRS, que vieram para uniformizar os conceitos e funções a que a contabilidade deverão se prestar. Imagine que atualmente, as empresas em seus relatórios financeiros fornecem dados que são importantes não só para os usuários brasileiros, mas também para os internacionais. Então é fundamental que você conheça alguns conceitos para que posteriormente possa entender toda esta metodologia que colocou as empresas brasileiras, sejam de pequeno, médio ou grande porte na lista internacional de possíveis investimentos por parte das entidades estrangeiras. Portanto, neste trabalho iremos abordar sucintamente o que é contabilidade e quais as suas funções. Boa Leitura...
5 CONTABILIDADE Conceito "Contabilidade é a ciência que estuda e pratica as funções de orientação, de controle e de registro relativas aos atos e da administração econômica". Objetivo O objetivo da contabilidade é o estudo, o registro e o controle do Patrimônio, com a finalidade de fornecer dados à administração ou a terceiros (Fornecedores, Bancos ou Autoridades Fiscais), sobre a situação econômico-financeira de determinada entidade, seja ela com ou sem finalidade lucrativa. Campo De Aplicação O campo de atuação da contabilidade é o das entidades com fins lucrativos (empresas) ou sem fins lucrativos (instituições).
6 O Patrimônio O Patrimônio é um conjunto de bens. Esse conjunto de Bens pode pertencer a uma pessoa física ou jurídica. Considerando o Patrimônio de uma empresa, ele pode se apresentar de três formas diferentes: 1º - Os bens da empresa, que estão em seu poder; 2º - Os bens da empresa, em poder de terceiros, ou seja, os seus DIREITOS; 3º - Os bens de terceiros, em poder da empresa, ou seja, as suas OBRIGAÇÕES. Assim, definimos o Patrimônio como "o conjunto de bens, direitos e obrigações, avaliável em moeda e pertencente a uma física ou jurídica". O Patrimônio esta dividido em duas partes: Ativo que é a parte positiva, onde estão os bens e direitos. Passivo que é parte negativa, onde estão as obrigações. A diferença entre o Ativo (+) e o Passivo (-), denomina-se PATRIMÔNIO LIQUIDO que aparece vinculado ao Passivo, para que haja uma igualdade entre este e o Ativo, a qual chamamos de EQUAÇÃO PATRIMONIAL ou EQUILÍBRIO PATRIMONIAL.
7 Resumo ATIVO PASSIVO BENS (+) DIREITOS OBRIGAÇÕES PATRIMÔNIO LÍQUIDO
8 CONTAS Conceito Conta é a representação gráfica dos elementos patrimoniais de uma entidade. Para cada elemento constitutivo do Patrimônio (Ativo, passivo ou Patrimônio Liquido) existe uma conta para representá-lo. Exemplos: Caixa: Representa os valores mantidos dentro da empresa Moveis e Utensílios: Como o próprio nome diz são os móveis e utensílios existentes na empresa. Duplicatas a Receber ou clientes: São os valores relativos a vendas realizadas a prazo. Duplicatas a Pagar ou Fornecedores: São os valores relativos a compras realizadas a prazo. Função das contas A função de cada conta é representar graficamente a variação patrimonial que um fato promoveu no Patrimônio da empresa.
9 PLANO DE CONTAS O plano de contas é um dos aspectos mais importantes da empresa, esse destina e orienta o registro das operações, oferecendo a vantagem de uniformização das contas utilizadas com eficiência e exatidão. Ao se elaborar um Plano de Contas é necessário se estudar juntamente com os representantes da empresa a natureza da entidade que ele vai pertencer, colhendo-se os seguintes dados: a) Forma jurídica da entidade; b) Ramo de atividades; c) Sistema de operações; d) Volume dos negócios; e) Exigências de ordem legal. O plano de contas deve ser dividido em 04 grupos de contas: Ativo Que são os bens e direitos existentes na empresa, exemplo: Caixa, bancos, imóveis, valores a receber. Passivo Que são as obrigações da empresa para com terceiros e sócios. Receitas Grupo onde são contabilizadas as receitas de vendas, serviços, assim como as demais receitas sejam elas financeiras ou não operacionais. Custos
10 Grupo onde se registra os valores relativos aos custos de produção de bens ou serviços. Despesas Neste grupo são registradas as despesas operacionais e não operacionais da entidade. Vejamos o exemplo de um elenco de contas de uma empresa comercial: ELENCO DE CONTAS ATIVO PASSIVO 1.000 CIRCULANTE 4.000 CIRCULANTE 1.100 DISPONÍVEL 4.001 duplicatas a pagar 1.101 caixa 4.002 contribuição a recolher 1.102 bancos c/movimento 4.003 impostos a recolher 1.200 CRÉDITOS 5.000 NÃO CIRCULANTE 1.201 duplicatas a receber 5.001 contas a pagar 1.202 (-) duplicatas descontadas 6.000 PATRIMÔNIO LÍQUIDO 1.203 adiantamentos 6.001 capital social 1.300 ESTOQUE 6.100 RESERVAS DE CAPITAL 1.301 mercadorias 6.200 RESERVAS DE LUCROS 1.400 DESPESAS ANTECIPADAS 6.300 LUCROS OU PREJUÍZOS 1.401 seguros a vencer 2.000 NÃO CIRCULANTE ACUMULADOS 2.001 contas a receber 6.301 lucros acumulados 6.302 prejuízos acumulados
11 3.000 PERMANENTE 3.100 IMOBILIZADO 3.101 móveis e utensílios 3.102 instalações 3.103 veículos 3.104 (-) depreciação acumulada 3.200 DIFERIDO 3.201 despesas pré-operacionais 3.202 (-) amortização acumulada CONTAS DE RESULTADO 7.000 RECEITAS 7.001 vendas 7.002 descontos obtidos 7.003 receitas de juros 7.004 receitas diversas 8.000 DESPESAS 8.001 salários 8.002 alugueis 8.003 impostos e taxas 8.004 material de escritório
12 8.005 água, luz e telefone 8.006 seguros 8.007 descontos concedidos 8.008 despesas de juros 8.009 despesas bancarias 8.010 despesas diversas
13 ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL Débito e Crédito As palavras Débito e Crédito, na linguagem contábil, têm significados muito diferentes daqueles que têm na linguagem cotidiana. É errado associar o débito e o crédito da contabilidade, com subtração e adição do financeiro. O correto é associá-los aos termos Destino e Origem, respectivamente. O patrimônio da empresa que constitui seus bens, direitos e obrigações, é representado nos grupos do Ativo, Passivo e contas de Patrimônio Líquido que são as Receitas, Despesas e Custos e tem seu funcionamento da seguinte maneira: Portanto: Debitar significa anotar na coluna do Débito de uma conta: Para aumentar o seu valor (se a conta representa um Bem ou um Direito), ou Para diminuir seu valor (se a conta representa uma obrigação).
14 Creditar significa registrar uma importância na coluna de Crédito de uma conta: Para aumentar seu valor (se a conta representa uma obrigação), ou Para diminuir seu valor (se a conta representa um Bem ou Direito). Exemplo: Uma empresa comprou um terreno do valor de $80.000,00. Para pagar à vista, foi usado o dinheiro disponível no caixa da empresa. Lançamos o registro destas duas contas da seguinte forma: D- Imóveis (O terreno teve destino na conta em questão, já que faz parte dos imóveis da empresa.) C- Caixa (O lançamento teve origem na conta Caixa, já que foi pago à vista com o dinheiro da empresa.) Se uma conta recebe algo ou assume o compromisso de entregar algo, é debitada. Se uma conta entrega algo ou adquire o direito de receber algo, é creditada.
15 LIVROS DE ESCRITURAÇÃO A escrituração das variações patrimoniais ocorridas numa empresa é feita em livros próprios. Livros Principais Chamamos de livros principais aqueles imprescindíveis ao bom funcionamento de um sistema contábil eficiente e moderno. São eles: Diário O Diário é um livro cronológico e obrigatório e como tal, serão sujeito as formalidades legais extrínsecas e intrínsecas. Nele contém o registro de todos os fatos contábeis registrados, como o próprio nome diz, diariamente. Este livro quando não for obrigatório o ECD deverá ser registrado fisicamente nos órgãos competentes seja pessoalmente ou por meio de registro digital. Razão O Razão é um livro sistemático. Neste livro destina-se uma página a cada conta, divididas em dois Campos, uma para DÉBITO e outra para CRÉDITO. Os lançamentos são transcritos do Diário e servem para controlar os movimentos de débito e crédito de todas as contas. O razão, embora obrigatório, não exige registro, exceto quando a empresa está sujeita a entrega do ECD.
16 ECD Escrituração Contábil Digital Com o advento do projeto SPED que inovou os processos fiscais, surgiu uma nova forma de apresentação da escrituração contábil que substitui o livro físico registrado nas Juntas Comerciais e Cartórios para as empresa do Lucro Real e Presumido. O que ocorre é que os livros Diário e Razão, assim como as demonstrações obrigatórios para cada empresa passam a ser gerados em validador próprio fornecido pelo fisco e as informações serão enviadas a base da RFB onde será possível maior monitoramento pelos auditores fiscais.
17 DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS Para fins de atendimento dos usuários da informação contábil, a entidade deverá apresentar suas demonstrações contábeis também usualmente denominadas demonstrações financeiras de acordo com as normas regulamentares dos órgãos normativos. Estas demonstrações são o resultado da escrituração realizada nos livros Diário e Razão e são as ferramentas pelas quais os usuários tomam a decisão de quando, comprar, vender e investir em determinada empresa ou negócio. Componentes Um conjunto completo de demonstrações contábeis inclui os seguintes componentes: Balanço Patrimonial; Demonstração do Resultado; Demonstração dos lucros ou prejuízos acumulados, podendo ser substituído pela Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido; Demonstração dos Fluxos de Caixa; Demonstração do Valor Adicionado, se divulgada pela entidade; e Notas Explicativas, incluindo a descrição das práticas contábeis.
18 Vamos falar daquelas demonstrações comuns às pequenas e médias empresas: Balanço Patrimonial O Balanço Patrimonial é um demonstrativo que traz importantes informações sobre a estrutura contábil. A Norma Brasileira de Contabilidade define o Balanço Patrimonial como a demonstração contábil destinada a evidenciar qualitativa e quantitativamente, numa determinada data a posição patrimonial e financeira da entidade. O balanço apresenta a posição patrimonial e financeira de uma empresa em dado momento. A informação que esse demonstrativo fornece é totalmente estática e, muito provavelmente, sua estrutura se apresentará relativamente diferente algum tempo após seu encerramento. No entanto, pelas importantes informações de tendências que podem ser extraídas de seus diversos grupos de contas, o balanço serve como elemento de partida indispensável para o conhecimento da situação econômica e financeira de uma empresa. Demonstração do Resultado do Exercício A Demonstração do Resultado do Exercício é uma peça contábil que apresenta a gestão econômica e financeira de uma empresa. Conforme Assaf Neto (2001, p.75), esse demonstrativo visa a fornecer, de maneira esquematizada, os resultados (lucro ou prejuízo) auferidos pela empresa em determinado exercício social. Ela é apresentada de forma vertical, ou seja, da receita subtraem as deduções, os custos e as despesas, resultando assim, em lucro ou prejuízo.
19 Demonstração dos Lucros e Prejuízos Acumulados Esse demonstrativo descreve os elementos que provocaram modificação, para mais ou menos no saldo da conta lucros e prejuízos acumulados. Em função das informações referentes a estes demonstrativos estarem inseridas na Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido, quando a empresa optar pela elaboração deste último, não terá obrigação de elaborar a Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados. Demonstração das Mutações do Patrimônio Liquido A Norma Brasileira de Contabilidade define que a demonstração das mutações do patrimônio líquido é aquela destinada a evidenciar as mudanças, em natureza e valor, havidas no patrimônio líquido da entidade, num determinado período de tempo. Considerando que as variações nas contas representam aumento ou diminuição do Patrimônio Líquido, mas também ocorrem operações entre elementos do grupo sem afetar o seu total. A Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido é um demonstrativo contábil mais abrangente que a Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados. Notas Explicativas As demonstrações contábeis deverão ser complementadas por notas explicativas necessárias para um melhor esclarecimento da situação patrimonial e dos resultados do exercício, quando se fizer necessário.
20 Demonstração do Fluxo de Caixa Além destas demonstrações, a Demonstração de Fluxo de Caixa, mesmo não sendo obrigatória para todas as entidades, as empresas vem publicando com o objetivo de fornecer informações sobre a movimentação das disponibilidades da empresa e demonstrar o impacto final de tal movimentação nesse grupo de contas, tendo como objetivo principal explica a variação da disponibilidade imediatas da empresa. Esta foi à forma resumida que apresentamos as peças principais fornecidas pela contabilidade e que são fundamentais para a gerência e administração de qualquer negócio.