Conselho de Administração / Diretoria / Comitê de Risco Comitê de Risco Operacional e Controles Internos...

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1 Sumário: 01. OBJETIVO: CONCEITUAÇÃO / DEFINIÇÃO: ABRANGÊNCIA / ÁREAS ENVOLVIDAS: Estrutura Organizacional RESPONSABILIDADES: Responsáveis pela execução das atribuições desta política Conselho de Administração / Diretoria / Comitê de Risco Comitê de Risco Operacional e Controles Internos Compliance Risco Operacional Controles Internos Gestores dos processos Demais funcionários da Instituição Responsáveis pelo monitoramento da execução das atribuições desta política Responsáveis pela manutenção desta política ALÇADAS: DIRETRIZES: Gestão Reativa Objetivo Detalhamento do processo de gestão Gestão Preventiva Objetivo Detalhamento do processo de gestão Monitoramento Monitoramento por meio de avaliações periódicas (Ciclos de Control Risk Self Assessment) CONSIDERAÇÕES FINAIS: LEGISLAÇÃO/REGULAÇÃO RELACIONADA: /7

2 09. REFERÊNCIA INTERNA BIBLIOGRAFIA: GLOSSÁRIO: CONTROLE DE VERSÕES: APROVAÇÕES: ANEXOS: /7

3 01. OBJETIVO: Esta política constitui um conjunto de princípios que norteiam a estratégia do Conglomerado Financeiro BBM ( BBM ) no controle e no gerenciamento de Risco Operacional. 02. CONCEITUAÇÃO / DEFINIÇÃO: Risco Operacional é a possibilidade de perda direta ou indireta, resultante de inadequação ou falhas de processos internos, pessoas e sistemas, ou de eventos externos. Soma-se à definição de risco operacional, o risco legal que está associado à inadequação ou inobservância da regulamentação em vigor no que se refere aos produtos/serviços oferecidos pelo BBM, bem como às indenizações por danos a terceiros decorrentes de atividades desenvolvidas pela instituição, e às sanções advindas de descumprimento de dispositivos legais. 03. ABRANGÊNCIA / ÁREAS ENVOLVIDAS: A política abrange todos os funcionários e estagiários do BBM Estrutura Organizacional Compõem a estrutura organizacional de risco operacional o Comitê de Risco, o Comitê de Risco Operacional e Controles Internos e as áreas de Risco Operacional, Controles Internos e Compliance. 04. RESPONSABILIDADES: Responsáveis pela execução das atribuições desta política Quanto à execução, as áreas têm as seguintes responsabilidades: Conselho de Administração / Diretoria / Comitê de Risco Tomada de decisões estratégicas para o controle de Risco Operacional Comitê de Risco Operacional e Controles Internos Analisar os eventuais incidentes operacionais que tenham ocorrido, reforçando a cultura de controle de risco operacional e caso necessário, decidindo ações a serem tomadas no sentido de mitigar riscos incorridos; Analisar situações relevantes de exposição da instituição a riscos operacionais, propondo adequações necessárias à organização Compliance Atuar como canal de divulgação da entrada em operação de novos produtos, serviços, processos e sistemas ou alteração nos mesmos para a área de Risco Operacional Risco Operacional Avaliar os potenciais efeitos dos riscos operacionais aos quais o BBM está exposto e reportar suas conclusões interna e externamente, quando necessário; 3/7

4 Desenvolver estudos de quantificação e/ou mitigação de riscos operacionais. Propor uma política de gerenciamento de riscos operacionais e sugerir alterações quando forem necessárias para serem aprovadas junto ao Conselho de Administração e Diretoria; e Definir papéis e responsabilidades de cada integrante da estrutura de Risco Operacional Controles Internos Realizar o mapeamento dos processos e procedimentos existentes no BBM, tendo em vista a identificação de riscos operacionais inerentes aos mesmos; Receber e armazenar em base de dados as boletas de incidente operacional; Realizar o monitoramento periódico dos riscos operacionais identificados com objetivo de verificar se eventuais mitigadores adotados estão sendo efetivos e/ou se há aumento de frequência de incidentes relativos a estes riscos; Elaborar os relatórios de avaliação de riscos, controles e perdas com informações relevantes aos riscos identificados e os planos de ação propostos; e Estruturar a continuidade dos negócios contemplando as estratégias a serem adotadas para assegurar condições de contingência das atividades mais críticas e mitigar graves perdas decorrentes de risco operacional Gestores dos processos Manter a ciência dos riscos inerentes aos seus processos, avaliando-os quanto à probabilidade de ocorrência e seus possíveis impactos. Auxiliar na elaboração dos mapeamentos de processos; e Informar sobre alterações em processos, procedimentos e controles que possam eventualmente causar mudanças na avaliação de exposição a risco Demais funcionários da Instituição Identificar e reportar os riscos operacionais aos gestores Responsáveis pelo monitoramento da execução das atribuições desta política É de responsabilidade do Gestor da área de Risco Operacional o monitoramento da execução das atribuições desta política Responsáveis pela manutenção desta política É de responsabilidade da área de Risco Operacional a manutenção desta política. 05. ALÇADAS: O Comitê de Risco Operacional e Controle Internos, a Diretoria e o Conselho de Administração devem aprovar esta política. 4/7

5 O Conselho de Administração deve analisar situações não previstas nessa política. 06. DIRETRIZES: O processo de gestão do risco operacional do BBM está dividido metodologicamente em Preventivo e Reativo Gestão Reativa Objetivo A gestão reativa do Risco Operacional busca o tratamento de eventos de perda e/ou problemas operacionais já ocorridos. Ela consiste no registro do Problema/Perda Operacional e na análise das suas causas e dos impactos sobre os processos de negócio, bem como na orientação acerca das ações que deverão ser tomadas, proporcionando, ainda, a criação de uma base de perdas Detalhamento do processo de gestão Definição de Funcionário Responsável pelo Registro de Ocorrência Ocorrido um incidente operacional, qualquer funcionário pode fazer o registro do mesmo. O registro será feito em formulário eletrônico e estará sujeito à avaliação/aprovação do gestor da área, sendo também notificadas as áreas de Controles Internos, Auditoria Interna e o Comitê de Risco Operacional e Controles Internos. Cada um destes pode solicitar mais informações caso julgue necessário, quer aos envolvidos no incidente, quer ao funcionário que efetuar o registro. Para a formação da base de dados de perdas internas serão consideradas as perdas de risco operacional materializadas na forma de despesa. Reporte de fraudes O BBM tem como postura repudiar toda e qualquer forma de atividade fraudulenta por parte de seus funcionários, prestadores de serviços, agentes e corretores. Por atividade fraudulenta entende-se falsificação, desvio de recursos, roubo, uso pessoal de ativos, corrupção ativa e passiva, apropriação indébita, pagamentos e recebimentos questionáveis, improbidade administrativa, entre outras. Pensando sempre no objetivo de proporcionar bons resultados, com total confiabilidade, segurança e transparência, as fraudes devem ser comunicadas à Gerência de Compliance de forma que a mesma inicie as investigações pertinentes. Ressalta-se que, por seu teor sensível, as suspeitas de fraudes serão tratadas de forma sigilosa Gestão Preventiva Objetivo A metodologia preventiva compreende a análise dos motivos/causas das perdas esperadas ou não esperadas e a criação de métodos que permitam evitar, mitigar, transferir ou aceitar o risco residual. 5/7

6 Detalhamento do processo de gestão A área de Controles Internos fará o mapeamento dos processos e procedimentos existentes no BBM, tendo em vista a identificação de riscos operacionais inerentes aos mesmos. O mapeamento deve também buscar identificar mitigadores de risco existentes implantados ou não. Os riscos devem ser avaliados com base em seu impacto e a vulnerabilidade do processo (probabilidade de ocorrência de falha). Uma vez mapeados os riscos, seus impactos e mitigadores se existentes, toma-se uma decisão quanto ao referido risco: evitar, mitigar, transferir ou aceitar Monitoramento Monitoramento por meio de avaliações periódicas (Ciclos de Control Risk Self Assessment) Após a identificação de algum risco operacional, tomada a decisão quanto ao que fazer a seu respeito, será feito monitoramento periódico do mesmo pela área de Controles Internos com objetivo de verificar se eventuais mitigadores adotados estão sendo efetivos e/ou se há aumento de frequência de incidentes relativos a este risco. 07. CONSIDERAÇÕES FINAIS: Este documento é de uso estritamente interno, não devendo ser disponibilizado a terceiros sem que o Gestor da área de Risco Operacional seja consultado. 08. LEGISLAÇÃO/REGULAÇÃO RELACIONADA: Sound Practices for the Management and Supervision of Operational Risk; International Convergence of Capital Measurements and Capital Standards (Basiléia II); International Regulatory Framework for Banks (Basiléia III); Resolução do Bacen de 29 de junho de 2006; Carta Circular 3640 do Bacen de 04 de março de Resolução 4193 do Bacen de 01 de março de 2013; 09. REFERÊNCIA INTERNA Política de Controles Internos; Política de Gestão da Continuidade Operacional; Política de Backup e Restore; Política de Aprovação de Produtos; e Política de Avaliação de Processos BIBLIOGRAFIA: N/A. 6/7

7 11. GLOSSÁRIO: N/A. 12. CONTROLE DE VERSÕES: Versão Data Histórico Autor 1. 27/06/2007 Criação do Documento Risco Operacional 2. 10/12/2008 Revisão do Documento Risco Operacional 3. 14/12/2009 Revisão do Documento Risco Operacional 4. 31/12/2010 Revisão do Documento Risco Operacional 5. 13/12/2011 Revisão do Documento Risco Operacional 6. 03/12/2012 Revisão do Documento Risco Operacional 7. 04/12/2013 Revisão do Documento Risco Operacional 8. 13/12/2014 Revisão do Documento Risco Operacional 9. 29/12/2015 Revisão do Documento Risco Operacional /12/2016 Revisão do Documento Risco Operacional 13. APROVAÇÕES: Monique Verboonen Gerente de Risco Operacional Alexandre Lowenkron Diretor de Risco 14. ANEXOS: N/A 7/7

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