POLÍTICA DE DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES DA DIVISÃO TÉCNICA DE BIBLIOTECA E DOCUMENTAÇÃO UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA CAMPUS DE BOTUCATU / RUBIÃO JR.

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1 POLÍTICA DE DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES DA DIVISÃO TÉCNICA DE BIBLIOTECA E DOCUMENTAÇÃO UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA CAMPUS DE BOTUCATU / RUBIÃO JR. Sulamita Selma Clemente Colnago Diretora Técnica Revisoras: Aparecida Regina Denadai da Silva Rosangela Aparecida Lobo Atualização: Luciana Pizzani Rosangela Aparecida Lobo 2ª edição revista e atualizada Botucatu 2018

2 POLÍTICA DE DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES DA DIVISÃO TÉCNICA DE BIBLIOTECA E DOCUMENTAÇÃO UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA CAMPUS DE BOTUCATU / RUBIÃO JR. 2ª edição revista e atualizada Botucatu 2018

3 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO 3 2 CARACTERIZAÇÃO INSTITUCIONAL Histórico Estrutura organizacional Missão, visão e valores Serviços e produtos Participação em sistemas e redes de informação Estrutura física Comunidade usuária Acervo Composição Cobertura temática Perfil das coleções 9 3 PROCESSO DE SELEÇÃO Fases do processo Critérios de seleção Seleção qualitativa Seleção quantitativa Critérios gerais Critérios específicos 13 4 PROCESSO DE AQUISIÇÃO Compra Doação Permuta Transferência Produção própria Acervos especiais 18 5 PROCESSO DE AVALIAÇÃO DO ACERVO Métodos de avaliação Resultados da avaliação 20 6 CONSIDERAÇÕES FINAIS 21 REFERÊNCIAS 22 ANEXO I - TERMO DE DOAÇÃO DE MATERIAL ANEXO II - FLUXOGRAMA DA DOAÇÃO ANEXO III FLUXOGRAMA DO DESBATAMENTO

4 3 1 INTRODUÇÃO A Política de Desenvolvimento de Coleções da Divisão Técnica de Biblioteca e Documentação da UNESP - Campus de Botucatu estabelece normas e padrões para orientar o processo decisório de determinar a conveniência de se adquirir, manter e descartar coleções, visando ao desenvolvimento uniforme do acervo, de forma coerente e com qualidade, que atenda às necessidades reais de sua comunidade. Define os critérios e as diretrizes para a seleção e aquisição de materiais em todas as suas formas, por meio da compra, doação e permuta, além de orientar a avaliação do acervo existente, identificando os documentos que devem ser descartados ou remanejados. Porém, esse documento não deve ser estático, pronto e definitivo e sim um instrumento dinâmico da execução da política que visa acompanhar as mudanças impostas pelas necessidades dos usuários, pelo surgimento de novas tecnologias e pelos novos programas e linhas de ação da instituição. Segundo Miranda (2007) o principal papel da biblioteca universitária é atender às necessidades informacionais da comunidade acadêmica, corpo docente, discente, técnico-administrativo e pesquisadores, direcionando sua coleção aos conteúdos programáticos ou projetos acadêmicos dos cursos ministrados pela universidade na qual encontra-se inserida. Nesse contexto, a Política de Desenvolvimento de Coleções pode ser vista como uma ferramenta de trabalho para planejar e acompanhar de forma padronizada e segura a formação e o desenvolvimento de coleções na Biblioteca, desde sua seleção até o seu possível descarte, servindo de instrumento para tomada de decisões na alocação e aplicação dos recursos orçamentários, para manutenção e atualização das coleções bibliográficas. O processo de desenvolvimento de coleções foi, durante muito tempo, considerado como uma soma das atividades de seleção e aquisição. Hoje, os termos seleção e aquisição já não são mais capazes de expressar toda a complexidade das atividades correlatas, necessárias para formar e desenvolver coleções. Seu conceito foi ampliado para gerenciamento de coleções, e é representado por um processo dinâmico, que envolve a análise da comunidade e dos programas acadêmicos. Os bibliotecários, para determinar a inclusão de uma obra na coleção, deparam-se com grandes desafios: as limitações orçamentárias, o acelerado avanço da tecnologia, a multiplicidade do suporte, a explosão bibliográfica e a racionalização do espaço físico. No tocante à formação e desenvolvimento de acervos de biblioteca, o diferencial se dá pela filtragem adequada das informações, obedecendo a padrões estabelecidos de seleção que garantam a disponibilidade de obras confiáveis nos diversos suportes informacionais. Assim sendo, é imprescindível

5 4 conhecer as necessidades da comunidade a fim de permitir um planejamento com qualidade e eficácia na formação e desenvolvimento das coleções. Miranda (2007) afirma que para que a informação tenha qualidade é necessário que seja relevante, confiável, atual, acessível, precisa, oportuna e deve ser ajustada às demandas e expectativas dos usuários. O valor da informação está associado à utilidade que ela apresenta para o público a quem se destina. A inexistência de uma política de desenvolvimento de coleções pode ter como consequência a duplicidade desnecessária de material bibliográfico, o grande número de obras obsoletas ocupando espaços preciosos nas bibliotecas e um crescimento desordenado do acervo. Um acervo que não é planejado não é capaz de atender às necessidades dos seus usuários e para uma efetiva atuação da política de desenvolvimento de coleções é necessário haver uma estreita interação entre os objetivos da instituição e a coleção existente na Biblioteca. A política de desenvolvimento de coleções é tão importante quanto o próprio acervo. 2 CARACTERIZAÇÃO INSTITUCIONAL 2.1 Histórico A Universidade Estadual Paulista Júlio de Mesquita Filho (UNESP) resultou da incorporação dos Institutos Isolados de Ensino Superior do Estado de São Paulo, então unidades universitárias, situadas em diferentes pontos do interior paulista. Abrangendo diversas áreas do conhecimento, tais unidades haviam sido criadas, em sua maior parte, em fins dos anos 50 e inícios dos anos 60. Em 1976, por determinação do então governador Paulo Egydio Martins e de comum acordo com o Secretário da Educação, essas escolas passaram a assumir uma direção própria, na forma de Universidade, uma autarquia submetida ao governo do Estado de São Paulo. De conformidade com a Lei 952 de 30 de janeiro de 1976, foi criada a Universidade Estadual Paulista que recebeu do governador o nome de "Júlio de Mesquita Filho", da qual passavam a fazer parte os Institutos Isolados. A Divisão Técnica de Biblioteca e Documentação do Campus de Botucatu/Rubião Jr. foi criada em 1964, na então Faculdade de Ciências Médicas e Biológicas de Botucatu (FCMBB), inicialmente denominada Serviço de Biblioteca e Documentação.

6 5 O primeiro livro do acervo, publicado em 1957, foi tombado e adicionado ao patrimônio da Universidade em 31/07/ Estrutura organizacional A Biblioteca faz parte da Rede de Bibliotecas da UNESP, composta por 32 Bibliotecas distribuídas em 24 cidades do Estado de São Paulo, sob a coordenação da Coordenadoria Geral de Bibliotecas (CGB). É subordinada hierarquicamente ao Grupo Administrativo do Campus de Botucatu (GAC), formado pelos diretores e vice-diretores das quatro unidades universitárias do campus: Faculdade de Medicina, Faculdade de Medicina Veterinária e Zootecnia, Instituto de Biociências de Botucatu e Faculdade de Ciências Agronômicas, esta última com uma Biblioteca exclusiva para a Unidade. Seu organograma é composto de uma Diretoria de Divisão, uma Secretaria e duas Seções Técnicas: Seção Técnica de Aquisição e Tratamento da Informação (STATI) e Seção Técnica de Referência e Atendimento ao Usuário e Documentação (STRAUD). O quadro de pessoal conta com sete bibliotecárias e nove assistentes de suporte acadêmico I. Possui duas comissões: a Comissão de Biblioteca, composta por seis docentes e seis discentes representantes de cada uma das três unidades universitárias do campus, dois bibliotecários e um assistente e também a Comissão Técnica, composta por quatro bibliotecários e um assistente.

7 6 2.3 Missão, visão e valores Missão: Promover o acesso à informação e a produção do conhecimento nas Unidades do Campus de Botucatu, na UNESP e a todo cidadão. Visão: Ser reconhecida por sua comunidade como uma instituição imprescindível na prestação de serviços de informação, como um agente de agregação entre as Unidades e pessoas do Campus e a cidade de Botucatu e como uma unidade produtora do conhecimento na área da Ciência da Informação. Valores: 2.4 Serviços e produtos A Biblioteca oferece serviços de informação e apoio às atividades de ensino, pesquisa e extensão desenvolvidas pelas Unidades do Campus de Botucatu: Faculdade de Medicina de Botucatu, Faculdade de Medicina Veterinária e Zootecnia e Instituto de Biociências de Botucatu. Acesso à rede Wi-Fi, Achados e perdidos, Alimentação de bases de dados (referenciais e bibliográficas), Assessoria na aquisição de material bibliográfico, Assessoria para publicações periódicas e monográficas, Atendimento ao Fale Conosco do site e caixas de sugestão, Catalogação na fonte (para publicações locais, teses e trabalhos de conclusão de curso), Catálogos informatizados, Comutação bibliográfica nacional e internacional,

8 7 Consulta e empréstimo, Cursos, treinamentos e aulas, Caixa de autodevolução de material bibliográfico, Disponibilização de sala de multimídia, Empréstimo de netbooks, Empréstimo entre bibliotecas, Fotocópias, Guarda volumes, Impressão e escaneamento de documentos, Levantamento bibliográfico, Manutenção do site na Internet, Mezzanino para exposições e eventos artísticos, culturais e científicos, Orientação bibliográfica, Participação em campanhas sociais, Posto de Atendimento da FAPESP e Venda de livros e instrumentos do programa PALTEX. 2.5 Participação em sistemas e redes de informação BIBLIODATA Biblioteca Virtual de Educação Médica RAEM, Biblioteca Virtual em Medicina Veterinária e Zootecnia, BIBLIOSUS, BIREME, British Library, BVS - Biblioteca Virtual de Saúde, CENDOTEC. CIN-CNEN, COMUT, N.L.M., Rede SUS, Repositório Institucional CRUESP e UNIBIBLI.

9 8 2.6 Estrutura física A Biblioteca tem um prédio próprio construído na década de 70, estrategicamente localizado no campus, com fácil acesso pela comunidade usuária. piso C. Ocupa uma área total de 1.573,43 m 2, dividido em : 511,43 m 2 piso A, 394 m 2 piso B, 668 m Comunidade usuária A comunidade usuária é formada principalmente por alunos de graduação, pós-graduação, aprimoramento e especialização, residentes, estagiários, docentes e funcionários das 3 Unidades Universitárias do Campus de Botucatu. Uma política de desenvolvimento de coleções deve se adequar às demandas dos usuários à medida que as necessidades vão se atualizando. É preciso estar atento a essas necessidades, processo fundamental para nortear o planejamento e a tomada de decisões. 2.8 Acervo O acervo é especialmente voltado para as áreas de graduação em Medicina, Enfermagem, Medicina Veterinária, Zootecnia, Ciências Biológicas, Ciências Biomédicas, Nutrição e Física Médica, programas de pós-graduação nas áreas de Medicina Humana, Medicina Veterinária e Biologia, residências em Medicina e Medicina Veterinária e cursos de aprimoramento e especialização ofertados pelas Unidades locais. Está organizado de acordo com a sua natureza, de forma a preservar e disponibilizar a informação em todos os tipos de suporte Composição O acervo geral é composto de livros, folhetos, periódicos e materiais especiais. Esta coleção do acervo é destinada à consulta e ao empréstimo e obedece às regras estabelecidas no Regulamento da Biblioteca, gerenciado pela STRAUD, área responsável por fixar as diretrizes quanto ao atendimento da Biblioteca. O acervo de teses, trabalhos de conclusão de curso e obras de referência são destinados apenas para consulta local.

10 Cobertura temática A cobertura temática definida para a formação e desenvolvimento do acervo está focada nas áreas específicas dos cursos oferecidos nas unidades universitárias do campus de Botucatu, mas o acervo pode também disponibilizar documentos de apoio aos servidores que atuam nas diversas áreas do campus, nas áreas de Biblioteconomia e Ciência da Informação, Administração, Direito, Informática, dentre outras, mediante acordo e justificativa de necessidade destes documentos para o desenvolvimento de suas atividades técnicas e administrativas e que são disponibilizados para empréstimo, obedecendo ao regulamento da Biblioteca Perfil das coleções Tabela 1 - Distribuição percentual do acervo de Livros e folhetos classes áreas títulos porcentagem 0 Generalidades 359 2,14% 100 Filosofia 576 3,44% 200 Religião 13 0,08% 300 Ciências Sociais ,24% 400 Linguística 30 0,18% 500 Ciências puras ,12% 600 Ciências aplicadas ,60% 700 Artes 44 0,26% 800 Literatura 223 1,33% 900 História e Geografia 103 0,62% total

11 10 Tabela 2 - Idade do acervo geral ano títulos porcentagem Tabela 3 - Idiomas cobertos pela coleção 39,51% geral ,22% ,38% ,24% até ,65% total Tabela 3 - Idiomas cobertos pela coleção geral língua títulos porcentagem alemão 98 0,36% espanhol ,94% francês 425 1,56% inglês ,77% português ,58% múltiplos idiomas e outras línguas 219 0,80% Total PROCESSO DE SELEÇÃO Miranda (2007) afirma que uma das etapas mais importantes da política de desenvolvimento de coleções é o processo de seleção, pois através dele são estabelecidos os critérios que garantem a qualidade e o ajustamento para atender a contento as reais necessidades dos usuários. O processo de seleção consiste em aplicar um conjunto de normas, critérios e procedimentos que orientam a tomada de decisão nas ações de incorporação de documentos ao acervo em formação, desenvolvimento e atualização.

12 11 É uma operação intelectual que se faz presente na rotina diária da unidade de desenvolvimento de coleção das bibliotecas. A tarefa de selecionar o material para o acervo é executada pelo bibliotecário, com a assistência de especialistas da área, se necessário. 3.1 Fases do processo O processo de seleção se dá em dois momentos: Antes da aquisição principalmente no caso do processo de compra, quando se seleciona primeiramente o material a ser adquirido, comparando diferentes documentos bibliográficos ou especiais. Alguns critérios são bastante relevantes neste caso: a demanda, o preço e a acessibilidade do documento em outros meios, buscando aperfeiçoar a aplicação dos recursos financeiros disponíveis. Após o recebimento dos documentos por meio de doação espontânea, utilizando o mesmo conjunto de critérios, porém adotando maior rigor na aplicação dos mesmos, pois o fator preço não é decisivo neste caso. Todos os documentos recebidos pela biblioteca são submetidos ao processo de seleção, exceto as teses de livre-docência, memoriais e trabalhos de conclusão de curso, pois são avaliados pelas respectivas Bancas e Conselhos de Curso de cada uma das Unidades Universitárias do Campus. 3.2 Critérios de seleção Alguns critérios determinam a condição favorável ou não de incorporação ao acervo: Seleção qualitativa Assunto os documentos incorporados ao acervo da biblioteca devem estar inseridos nas áreas temáticas, abrangendo a literatura convencional e não convencional; Relevância além da cobertura temática o documento deve ser analisado sob o aspecto da sua relevância técnico-científica, informativa, histórica ou simplesmente como contribuição ao desenvolvimento e atualização do acervo; publicações com cobertura temática interdisciplinar poderão integrar o acervo após a análise de sua relevância para o mesmo; Idioma os idiomas dos documentos incorporados ao acervo devem ser acessíveis aos usuários da Biblioteca, preferencialmente o português, inglês e espanhol. Os documentos com os demais idiomas poderão ser incluídos no acervo após análise minuciosa por parte do selecionador e aprovação de especialistas, verificando a demanda real existente;

13 12 Idade deve ser observada a relação idade/demanda/custo de manutenção de documentos muito antigos, bem como seu valor histórico. Outro fator a ser observado é a atualização do tema abordado no documento; Originalidade não é permitida a incorporação ao acervo de cópias de qualquer tipo de material, com exceção daqueles que possam ser reproduzidos legalmente conforme dispõe a legislação brasileira de direito autoral, Lei nº 9.610, de 19 de fevereiro de 1998, caso o original tenha sido inutilizado ou extraviado. Outras exceções devem ser analisadas com cuidado pela equipe de seleção da Biblioteca; Censura não deve haver qualquer tipo de censura aos conteúdos dos documentos, respeitando o direito de liberdade de expressão; Formato/edições não deve haver restrições quanto ao formato dos documentos para incorporação ao acervo. Há, no entanto, uma orientação para não adquirir documentos em suporte ou edições/versões que necessitam de equipamentos especiais não disponíveis na Biblioteca; Preço o custo do material a ser adquirido deve ser compatível com a expectativa de uso e corresponder aos valores praticados no mercado para documentos similares; Estado de conservação (no caso da doação espontânea): não serão aceitos materiais em mau estado de conservação, deteriorados e/ou infectados, pois poderão contaminar o acervo da biblioteca Seleção quantitativa Livros, folhetos e materiais especiais quantidade vinculada ao uso da obra, de acordo com estatística de empréstimo, consulta e reserva do material; para os livros da bibliografia básica dos cursos, a Biblioteca segue a orientação de um exemplar da obra para cada oito alunos; esse cálculo deve ser feito com base no número de alunos de cada disciplina que usará simultaneamente o material; Teses de livre-docência e memoriais 1 exemplar impresso com capa dura; a entrega do arquivo eletrônico e a autorização para publicação online é opcional para teses de livre-docência; Trabalhos de conclusão de curso 1 arquivo eletrônico em pdf; é obrigatório o preenchimento da Autorização para publicação online na Biblioteca Digital C@pelo, disponível no site da Biblioteca para os trabalhos aprovados pela Coordenação do curso; Periódicos 1 exemplar de cada fascículo do título existente no acervo.

14 Critérios gerais Os documentos que necessitam de uma avaliação mais consistente para determinar sua incorporação ou não ao acervo recebem um tratamento diferenciado. Tais documentos são cadastrados na base local de forma resumida (catalogação rápida), possibilitando sua identificação, localização e recuperação para consulta e empréstimo. São armazenados em local separado do acervo geral mas estrategicamente acessível ao público para que sejam facilmente visualizados, de forma que o próprio usuário seja um agente no processo de seleção. A obra consultada ou emprestada é então selecionada para compor de forma definitiva o acervo da Biblioteca, passando pelo processo completo de cadastramento. É importante ressaltar que alguns tipos de publicação não farão parte do acervo por estarem fora do escopo ou em desacordo com a legislação vigente. O material não selecionado para incorporação no acervo é encaminhado como doação para outras instituições, outras unidades da UNESP, outros departamentos de ensino ou seções do campus ou ainda para usuários da própria Biblioteca. A Biblioteca mantém uma estante no hall de entrada com o material de doação para os usuários. A estatística de uso dos materiais, seja consulta, empréstimo ou reserva, é sempre necessária para a tomada de decisão no processo de seleção e aquisição do material. 3.4 Critérios específicos a) Periódicos São adotados critérios nacional e internacionalmente aceitos para seleção de periódicos, como a completeza da coleção, o fator de impacto, a indexação do título em base de dados e o comitê editorial. Também devem ser observados outros aspectos como a existência do título em outras bibliotecas da Rede UNESP e em outras bibliotecas brasileiras, a disponibilização e acesso online e a demanda de comutação bibliográfica do título.

15 14 b) Publicações eletrônicas A seleção de publicações eletrônicas requer, além da aplicação de todos os critérios mencionados, um estudo especial que exige a avaliação de especialistas tanto das áreas de interesse da comunidade universitária, como da Ciência da Informação, sempre assessorado pelo pessoal de suporte de informática. Na maioria dos casos se adquire assinaturas feitas com empresas de bases de dados, por algum período definido, em que o acesso é disponibilizado. Ao final da assinatura, fica impossibilitado este acesso, não se caracterizando, portanto, como acervo, devido à temporalidade. Assim, é necessária uma avaliação mais focada na necessidade de informação do usuário naquele tempo e espaço, e não na formação e desenvolvimento da coleção física real. É neste momento, portanto, que deve ser discutido o que é mais adequado, se a propriedade do documento físico ou o acesso eletrônico à informação. c) Eventos As publicações de eventos realizados nas Unidades do Campus são incorporadas ao acervo, independentemente de trazerem os trabalhos completos ou apenas resumos dos trabalhos. As publicações de outras instituições que apresentarem somente resumos dos trabalhos não são adicionadas ao acervo da Biblioteca d) Teses, dissertações e outros trabalhos acadêmicos As teses, dissertações e outros trabalhos acadêmicos apresentados em outras instituições por autores que não tenham vínculo com as unidades do campus de Botucatu não serão incorporados ao acervo, exceto em casos especiais em que se justifique a necessidade da Biblioteca disponibilizar localmente a obra. Conforme deliberação GAC Nº 020/2015, os exemplares impressos de Teses (doutorado) e Dissertações não devem ser entregues para o acervo da Biblioteca e, com a efetivação do Repositório Institucional Unesp, não há mais a necessidade de entregar o arquivo eletrônico, pois o trabalho será disponibilizado online diretamente pelo repositório.

16 15 4 PROCESSO DE AQUISIÇÃO Aquisição é um procedimento para agregar itens à coleção para o desenvolvimento do acervo, o qual é formado por meio dos processos de compra, doação, permuta e transferência, além da modalidade de produção própria. 4.1 Compra Compra é a aquisição remunerada de bens, ou seja, ato para adquirir material informacional com moeda corrente. Sendo a UNESP uma instituição pública, o processo de compra segue a Lei de 1993, que estabelece normas gerais sobre licitações. Licitação é o procedimento administrativo formal em que a administração pública convoca, mediante condições estabelecidas em ato próprio (edital ou convite), empresas interessadas na apresentação de propostas para o oferecimento de bens e serviços. A Seção de Materiais de cada Unidade do Campus é responsável pela efetivação do processo de compra desde o contato com os fornecedores para abertura do processo até o controle de recebimento e conferência do material solicitado. O pagamento e a contabilização do material é feito respectivamente, pela Seção de Finanças e Seção de Contabilidade. Os documentos adquiridos pelo processo de compra são identificados e selecionados por meio de vários instrumentos de solicitação, tais como indicação da comunidade usuária pelo site da biblioteca, indicação da equipe da biblioteca com base nas solicitações da comunidade usuária, indicação de docentes e consulta à bibliografia básica dos cursos. A Biblioteca é responsável por reunir todas as solicitações, completar os dados necessários para identificação das obras, verificar a disponibilidade da obra no mercado, fazer o levantamento da estimativa de preço e encaminhar a listagem completa aos representantes de cada Unidade na Comissão de Biblioteca. As sugestões são reunidas e organizadas em bancos de dados de demanda pretendida, separadas por Unidade do Campus e submetidas aos critérios de seleção. Esse procedimento contribui para que seja adquirido somente material indispensável e dentro da disponibilidade dos recursos orçamentários e financeiros da unidade. A compra de livros didáticos, ou seja, os títulos fundamentais e consagrados em cada área ou disciplina dos cursos de graduação, é realizada a partir de uma verba liberada anualmente pela Reitoria para cada uma das unidades e são efetivadas de acordo com as prioridades estabelecidas pelo Conselho

17 16 de Curso de cada unidade. O valor liberado anualmente para cada uma das Unidades Universitárias do Campus é definido a partir de critérios adotados pela Coordenadoria Geral de Bibliotecas para a distribuição da verba total recebida pela Reitoria. São considerados o número de alunos matriculados por curso e o preço médio do livro em cada área, calculando assim, o percentual da verba destinado a cada unidade. Os livros de pesquisa são adquiridos com verba própria das Unidades do Campus, por meio de fundações locais e também em programas especiais como o FAPLIVROS da FAPESP (Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo), que acontece, em média, a cada cinco anos e destina-se às Bibliotecas de Unidades que tenham pesquisadores vinculados a projetos apoiados pela FAPESP. O objetivo do Programa é apoiar a aquisição de livros necessários para a pesquisa científico-tecnológica, além de e-books e de textos publicados em outras mídias. Esses materiais de pesquisa não estão sujeitos aos critérios de seleção estabelecidos pela Biblioteca, pois são adquiridos para atender necessidades de projetos específicos. 4.2 Doação O processo de doação é uma forma bastante usual de formação de acervos e é adotado pela Biblioteca representando uma grande parte de suas aquisições. Porém, para receber um documento em doação, é aplicado o mesmo critério de seleção utilizado para os documentos adquiridos por compra, ou seja, não é aceito como doação qualquer material que não seria adquirido caso possuísse a verba para tanto, pois nenhum material é absolutamente gratuito para qualquer biblioteca. O custo para tratamento técnico e armazenamento de um material recebido por doação é idêntico ao daquele adquirido por compra. As doações podem acontecer de duas formas: espontânea ou solicitada. No caso da doação espontânea, a biblioteca recebe todas as doações mediante assinatura do Termo de Doação de Material (Anexo I) mas se reserva o direito de submeter os documentos recebidos aos critérios de seleção com o objetivo de definir as ações, ou seja, incorporar ao acervo, remanejar ou descartar, conforme fluxograma (Anexo II) A doação solicitada é feita por meio da identificação, análise e envio de listas de duplicatas e doações de instituições da área ou outras bibliotecas da própria rede UNESP. A Biblioteca solicita também doações de novas publicações, como livros, periódicos e materiais especiais, por meio de contatos e correspondências às editoras, livrarias, instituições de ensino e pesquisa, órgãos

18 17 governamentais e/ou qualquer instituição que publique/edite e distribua publicações de interesse da Biblioteca. Os documentos recebidos por doação que, pelos critérios de seleção, não são incorporados ao acervo, são disponibilizados para doação às bibliotecas da Rede UNESP ou de outras instituições, para usuários da própria biblioteca ou para descarte, a saber: Banco de duplicatas documentos que já fazem parte do acervo da biblioteca em número de exemplares suficientes; Banco de doações documentos doados que não foram selecionados para incorporar o acervo da Biblioteca; Descarte documentos que pelo estado de conservação precário, erros de encadernação, comprometimento de conteúdo, informações desatualizadas não serão incorporados ao acervo, não devem ser doados e/ou permutados sendo somente descartados. 4.3 Permuta É uma modalidade de aquisição que consiste na troca de documentos publicados por duas instituições. Para tanto, deve-se possuir uma lista de instituições nacionais e internacionais e suas respectivas publicações para que se possa realizar o processo de permuta. Tendo definido os títulos a serem permutados, deve-se realizar um acordo de permuta entre as duas instituições manifestando o interesse no recebimento das publicações. A Coordenadoria Geral de Bibliotecas é responsável pela modalidade de permuta para todas as bibliotecas da Rede UNESP. 4.4 Transferência É um processo não muito usual que consiste, de forma oficial, na transferência de material bibliográfico entre as Unidades da Unesp, visando a adequação e melhor localização do acervo. A Biblioteca interessada faz a solicitação formal à Biblioteca que possui o material disponível para transferência e recebe o material após o cumprimento de todas as etapas do processo, aberto especialmente para formalizar essa modalidade de aquisição.

19 Produção própria É por meio desta modalidade que a Biblioteca recebe as teses de livre-docência, memoriais e trabalhos de conclusão de curso apresentados nos cursos das faculdades de cada Unidade Universitária do Campus. As teses de livre-docência e memoriais devem ser entregues em formato impresso; a entrega do arquivo eletrônico e a autorização para publicação online é opcional para teses de livre-docência. Os trabalhos de conclusão de curso devem ser entregues somente em formato eletrônico, juntamente com a respectiva autorização para disponibilização na Biblioteca Digital C@pelo. 4.6 Acervos especiais Acervos especiais são formados por obras oriundas de pessoa física e /ou jurídica de destaque nacional e internacional, sejam elas autoras ou apenas detentoras deste material. critérios: A biblioteca poderá receber este tipo de coleção desde que sejam considerados os seguintes a) avaliação criteriosa do acervo a ser doado, considerando sua relevância acadêmico-científica; b) avaliação do estado de conservação do material; c) elaboração de lista, após avaliação, relacionando as obras que irão compor o acervo; d) a disponibilidade de espaço físico na biblioteca e as condições adequadas para alocação do material a ser recebido. A Diretoria da biblioteca e Comissão de biblioteca indicarão, no mínimo, dois especialistas da área de conhecimento do acervo a ser doado/comprado, que serão responsáveis pela avaliação e acompanhamento do processo de aquisição. 5 PROCESSO DE AVALIAÇÃO DO ACERVO Ao iniciar-se a avaliação do acervo deve ser verificado, segundo Lancaster (1996), o que a biblioteca deveria possuir e não possui, e o que possui, mas não deveria possuir, tendo em vista fatores de qualidade e adequação da literatura publicada, sua observância, as mudanças de interesses dos usuários, e a necessidade de otimizar o uso de recursos financeiros limitados. A avaliação do acervo é um procedimento periódico que deve ser realizado pela Biblioteca ao menos uma vez a cada dois anos para adequá-lo às novas diretrizes traçadas pela instituição e originadas pela demanda da comunidade usuária, identificando falhas anteriormente não percebidas no processo de seleção ou mesmo o reposicionando de modo a otimizar o espaço físico disponível.

20 19 Figueiredo (1991) enfatiza que um meio para realizar a avaliação é através da análise comparativa do que é comprado, verso o uso subsequente; esta análise favorece o melhoramento da seleção, quer pela identificação dos tipos de material com pouca chance de ser utilizado, quer pela alteração no processo de seleção que acarreta em compra de materiais desnecessários para a clientela. 5.1 Métodos de avaliação Os métodos utilizados para avaliar o acervo são: quantitativos (tamanho e crescimento) e qualitativos (julgamento por especialistas, análise do uso real), em que os resultados são comparados e analisados, assegurando o alcance dos objetivos da avaliação da coleção e garantindo uma melhor qualidade da política de desenvolvimento de coleções. Os indicadores quantitativos são coletados ao longo de um período definido de uso do acervo, priorizando o número de empréstimos e consultas e a relação existente entre o número de exemplares e o número de usuários. A avaliação qualitativa é orientada pelos mesmos critérios e procedimentos já descritos no processo de seleção. O processo de avaliação do acervo deve ser executado pela Biblioteca, pautada em critérios qualitativos e quantitativos, definidos neste documento, e referendada pela Comissão de Biblioteca e Comissão Técnica. Os serviços de Referência e Processamento Técnico são os responsáveis pela pré-seleção dos documentos para posterior análise da Comissão de Biblioteca e Comissão Técnica. Não são passíveis de avaliação, remanejamento ou descarte as obras que compõem o Acervo Histórico da Biblioteca, coleção essa armazenada em sala especial, onde são preservados um exemplar de cada edição dos títulos do acervo. 5.2 Resultados da avaliação O resultado do processo de avaliação gera uma lista de títulos com recomendações que devem ser implementadas para correção dos erros apontados. Após essa avaliação, o acervo passa pelo processo de desbastamento, conforme fluxograma (Anexo III) O desbastamento é o processo pelo qual se retira do acervo ativo, títulos e/ou exemplares, partes de coleções, para remanejamento ou descarte.

21 20 Deve ser realizado periodicamente, logo após o processo de Avaliação do Acervo, e tem como objetivos principais adequar a coleção aos interesses dos usuários, evitar o crescimento desordenado da coleção e evitar desperdícios de recursos humanos, financeiros e de infraestrutura. São duas as modalidades de desbastamento: a) Remanejamento É o processo de deslocamento de um documento ou uma coleção para locais de menor acesso, igualmente seguros e higienizados, como forma de facilitar a sua recuperação caso venha a ser solicitado pelo usuário. Assim o documento ou a coleção remanejada não são descartados, ao contrário, continuam fazendo parte do acervo. O processo de remanejamento do acervo é fundamental para a organização e disponibilização da coleção, tendo em vista que o espaço físico disponível não oferece condições de crescimento. A Biblioteca tem uma sala especial para as obras remanejadas do acervo geral. As obras são armazenadas exatamente como no acervo normal, podendo ser consultadas ou emprestadas da mesma forma como qualquer outro material do acervo. São remanejadas as obras que não são mais tão frequentemente usadas para consulta ou empréstimo; na maioria dos casos por terem sido atualizadas com edições mais recentes por meio de compra ou doação. Essas obras remanejadas são avaliadas pelo período mínimo de dois anos; se forem consultadas ou emprestadas, voltam para o acervo normal imediatamente após o uso; se no período de dois anos não foram solicitadas, entram na lista de baixa e são descartadas do acervo após serem devidamente avaliadas pelos órgãos competentes. b) Descarte Descarte é o processo de retirada definitiva e total do documento ou da coleção, motivada pelo desuso comprovado: exemplares excedentes, títulos fora da área de cobertura temática definida, documentos danificados (sujos, infectados, deteriorados ou rasgados), desatualizados, ou seja, com conteúdos superados por novas edições, entre outros critérios definidos pela comissão de avaliação para cada estudo em andamento. Após rigorosa análise do conteúdo e relevância do documento, se for considerado de valor e não estiver disponível no mercado para substituição, o documento passa por um processo de restauração.

22 21 Quando houver possibilidade de substituição e o seu custo for inferior ao da restauração, é feita a aquisição e o documento danificado descartado. No caso de dúvida a comissão analisa novamente o documento, para que sejam evitadas perdas de documentos de valor cultural, científico ou histórico. No processo de descarte a coleção de periódicos recebe uma atenção especial e é avaliada com base em alguns critérios especiais como: coleções não correntes ou incompletas, títulos disponíveis online e com baixo uso do exemplar impresso, título não solicitado pelo serviço de comutação bibliográfica, existência do título em outras bibliotecas da Rede UNESP ou em outras bibliotecas brasileiras. Os documentos descartados em bom estado de conservação e sem comprometimento de seu conteúdo são disponibilizados para doação a outras instituições ou a usuários. Documentos em mau estado de conservação, deteriorados, obsoletos e sem valor histórico, inutilizados e sem conteúdo relevante para outras bibliotecas devem ser descartados. 6 CONSIDERAÇÕES FINAIS A adoção de uma Política de Desenvolvimento de Coleções é imprescindível para o crescimento racional do acervo para que esse se desenvolva com qualidade e responda de forma coerente às necessidades da comunidade servida pela Biblioteca. Critérios bem definidos contribuem para que a tomada de decisão quanto aos processos de seleção, aquisição, avaliação e desbastamento seja realizada de forma mais segura, evitando erros de interpretações pessoais quanto a necessidade de um documento ser ou permanecer incorporado ao acervo da Biblioteca. As omissões e dúvidas deste documento serão dirimidas pela Diretoria da Biblioteca e pela Comissão de Biblioteca.

23 22 REFERÊNCIAS LANCASTER, F.W. Avaliação de serviços de bibliotecas. Brasília: Briquet de Lemos, p. MIRANDA, A.C.C. Desenvolvimento de coleções em bibliotecas universitárias. Rev. Digit. Bibliotecon. Cienc. inf.. v. 4. p. 1-19, BIBLIOGRAFIA CONSULTADA ANDRADE, D. ; VERGUEIRO, W. Aquisição de materiais de informação. Brasília: Briquet de Lemos, p. BRASIL. Ministério da Saúde. Secretaria-Executiva. Subsecretaria de Assuntos Administrativos. Política de desenvolvimento de coleções da Biblioteca do Ministério da Saúde. 2. ed. Brasília: Editora do Ministério da Saúde, p. Série A. Normas e Manuais Técnicos. CARVALHO, M.C.R. Estabelecimentos de padrões para bibliotecas universitárias. Fortaleza : UFC ; Brasilia : ABDF, p. FIGUEIREDO, N. M. Metodologias para a promoção do uso da informação: técnicas aplicadas particularmente em bibliotecas universitárias e especializadas. São Paulo: Nobel, FIGUEIREDO, N.M. Paradigmas modernos da ciência da informação. São Paulo: Polis : APB, p. RANGANATHAN, S.R. As cinco leis da biblioteconomia. Brasília: Briquet de Lemos, p. VALENTIM, M.L.P. (Org.) Ambientes e fluxos de informação. São Paulo: Cultura Acadêmica, p. VERGUEIRO, W.C.S. Desenvolvimento de coleções. São Paulo: Polis, APB, p. VIEIRA, S. Como escrever uma tese. 5. ed. ver. ampl. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, p. WEITZEL, S.R. Elaboração de uma política de desenvolvimento de coleções em bibliotecas universitárias. Rio de Janeiro: Interciência; Niterói: Intertexto, p.

24 23 ANEXO I TERMO DE DOAÇÃO DE MATERIAL Eu,, declaro que estou ciente que o material doado à Divisão Técnica de Biblioteca e Documentação, listado em anexo, poderá ser enviado a outra Biblioteca, doado aos usuários ou mesmo ser descartado, se for constatado que o mesmo não atende aos critérios de seleção adotados pela Biblioteca para incorporação do material ao acervo. Botucatu, / /

25 24 ANEXO II SIM

26 25 ANEXO III Desbastamento do acervo NÃO Obra foi emprestada/consultada menos que 5 vezes no últimos 10 anos? NÃO Está em boas condições físicas, sem comprometimento de seu conteúdo? NÃO SIM SIM Remanejar para outro local para ser avaliado por 2 anos Oferecer para as bibliotecas da Rede Unesp e depois para demais instituições Foi utilizado? NÃO Houve interesse? SIM Enviar para o interessado NÃO SIM Volta para o acervo normal Disponibilizar na estante de doação para usuário no hall da biblioteca por 15 dias NÃO Descarte