Política de Contabilidade e Reporte

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1 Versão 2.0 Efetiva: Política de Contabilidade e Reporte Allianz Portugal Política do Grupo Allianz Classificação: Interna Allianz Portugal 2016 Autorização: O conteúdo deste documento foi revisto e aprovado da seguinte forma: Versão Válido a partir de: Autorizado por: Equipa de Políticas do Grupo À atenção de: Comité de Direção da Allianz Portugal

2 Aviso de diversidade: Para facilitar a leitura deste documento, os autores utilizaram consistentemente o género masculino como referência a qualquer individuo. Tabela de Conteúdos Capítulo Conteúdo Pág. A. Introdução 1 I. Objetivos e Âmbito de Aplicação 1 II. Autorização e Atualizações 1 B. Princípios da função de Contabilidade e Reporte 3 I. Princípios Gerais 3 II. Requisitos Específicos da função de Contabilidade e Reporte 4 C. Tarefas e processos da função de Contabilidade e Reporte 6 I. Estabelecimento dos princípios e procedimentos de Contabilidade e Reporte 6 II. Atividades de Fecho 6 III. Reporte Externo 7 IV. Documentação 8 D. Funções e Responsabilidades - Governação da Contabilidade e Reporte I. Allianz Portugal 9 9 II. Interfaces 9 Índice de termos utilizados e abreviaturas 11 Anexo A Anexo B Anexo C Normas internas relevantes para a função de Contabilidade e Reporte Statement of Accountability (SoA) para as IFRS e MVBS Principais documentos de Contabilidade e Reporte

3 Aviso de diversidade: Para facilitar a leitura deste documento, os autores utilizaram consistentemente o género masculino como referência a qualquer individuo. A. Introdução I. Objetivos e Âmbito de Aplicação 1. A Política de Contabilidade e Reporte da Allianz Portugal define o enquadramento para a prestação de informação financeira realizada pela Allianz Portugal de forma fiável e de qualidade, devendo facilitar, desta forma, a implementação dos requisitos regulamentares e de contabilidade. Destina-se a minimizar qualquer risco de Contabilidade e Reporte para proteger a estabilidade financeira e a reputação da Allianz Portugal. A Política descreve os princípios das funções e processos de Contabilidade e Reporte da Allianz Portugal e estabelece a estrutura de governação associada. 2. Esta Política abrange tudo o que se relaciona com o Reporte externo. No contexto desta Política, reporte externo significa reporte das demonstrações financeiras individuais e consolidadas da Allianz Portugal, bem como reporte regulamentar quantitativo e qualitativo. O termo Reporte regulamentar utilizado nesta Política também abrange os relatórios para o público (divulgação) e para o supervisor (reporte). A Política aplica-se a todos os requisitos de reporte contabilísticos, financeiros e regulamentares ao nível da Allianz Portugal. 3. Esta Politica aplica-se às seguintes empresas do Grupo Allianz em Portugal (Companhia de Seguros Allianz Portugal e Allianz - Sociedade Gestora e Fundos de Pensões) doravante designadas de forma genérica como Allianz Portugal. 4. A Política é obrigatória para todos os colaboradores da Allianz Portugal. A sua implementação é adequada à natureza, dimensão, complexidade e regulamentação da Allianz Portugal, tendo em consideração o princípio da proporcionalidade, e sempre de acordo com os requisitos legais (nomeadamente dando cumprimento à NR 14/2005 da Autoridade de Supervisão de Seguros e Fundos de Pensões e ao DL 147/2015). O princípio da proporcionalidade aplica-se somente à forma como esta é implementada. 5. Sendo a Allianz Portugal uma seguradora do Espaço Económico Europeu (EEE), esta Política decorre também da obrigação prevista no regime de Solvência II e foi devidamente aprovada pelo Comité de Direção da Allianz Portugal. 6. Sempre que a Política venha a entrar em conflito com as leis ou regulamentos locais, estes prevalecem. Neste caso, o Responsável pelo Departamento de Contabilidade da Allianz Portugal deverá informar imediatamente o Departamento de Contabilidade e Reporte do Grupo Allianz de forma a decidir como aplicar a mesma. Para além disso, qualquer desvio material desta Política deverá ser antecipadamente informado por escrito ao Departamento de Contabilidade e Reporte do Grupo Allianz. Cabe ao Responsável do Departamento de Contabilidade da Allianz Portugal esclarecer qualquer o Departamento de Contabilidade e Reporte do Grupo. 7. A Política de Contabilidade e Reporte da Allianz Portugal é complementada com diversos documentos que especificam ainda mais as áreas relevantes (ver Anexo A). II. Autoria e Atualizações A Direção Financeira é a proprietária desta Política e é o responsável por manter este documento atualizado. 1

4 Este documento é revisto no mínimo uma vez por ano. Esta Política e todas as suas alterações significativas necessitam de aprovação do Comité de Direção da Allianz Portugal. A Política está disponível na Intranet (Allinfo) e deverá ser aplicada a partir da data da sua publicação. 2

5 B. Princípios da Função da Contabilidade e Reporte A Política de Contabilidade e Reporte da Allianz Portugal centra-se nas tarefas da Função de Contabilidade e de Reporte e sua aplicação. O termo Função deve ser entendido como a capacidade para cumprir com todas as tarefas de contabilidade e Reporte, incluindo a governação associada a Contabilidade e Reporte, independentemente da decisão de como organizar a função (incluindo a atribuição das respetivas funções e responsabilidades). No caso da Allianz Portugal, a Função de Contabilidade e Reporte é assegurada pela sua Área Financeira (Direção Financeira e Direção de Planeamento Estratégico). I. Princípios Gerais Os princípios fundamentais da Função de Contabilidade e Reporte são: 1. Transparência A cooperação com auditores, reguladores, Comité de Direção, acionistas, outros departamentos da Companhia, agentes públicos e outros, é conduzida sob a intenção de atuar tanto de forma transparente como adequada. Isto implica a comunicação de fatos relevantes e circunstâncias que são necessários à respetiva parte de forma proativa. 2. Cumprimento com o quadro legal A informação financeira é produzida em conformidade com todos os requisitos legais e regulamentares relevantes. As demonstrações financeiras anuais e trimestrais são elaboradas de acordo com as Normas Internacionais de Informação Financeira (IFRS), tal como aprovado pela UE. O reporte regulamentar está classificado com base nos requisitos europeus, por exemplo, o estabelecido pelo EIOPA e pela Autoridade de Supervisão de Seguros e Fundos de Pensões (ASF). 3. Consistência A fim de assegurar o fornecimento fiável do reporte externo, as normas internas são aplicadas de forma coerente ao longo do tempo em toda a Companhia. 4. Interpretação de requisitos de reporte externo A Função de Contabilidade e Reporte avalia e decide sobre a interpretação dos requisitos de reporte externo da Allianz Portugal. Isto é suportado por normas da ASF e do Grupo Allianz alinhadas com os requisitos de reporte IFRS e Solvência. 5. Qualidade da Informação A informação fornecida para o reporte externo é neutral, completa, imparcial e representa fielmente as atividades económicas, em particular os riscos inerentes no negócio. A informação é proporcional às necessidades dos destinatários. Toda a informação relevante é recolhida, revista e validada de forma precisa, documentando os processos do princípio ao fim. 3

6 Estão implementados processos de qualidade de dados como os Controlos Internos sobre Informação Financeira (ICOFR) para o Reporte Financeiro. 6. Cultura de Reporte Dentro da Função de Contabilidade e Reporte é promovida uma cultura para que a ocorrência de erros se reduza ao mínimo. Os erros não são considerados como falhas individuais, mas como oportunidades de melhoria, sendo tratados adequadamente e sem demora. II. Requisitos Específicos da função de Contabilidade e Reporte 1. Linha de Reporte O responsável da função de Contabilidade reporta diretamente ao Chief Executive Officer (CEO) da Companhia e funcionalmente ao Chief Financial Officer (CFO) Ibérico. 2. Linha Funcional de Governação De acordo com a Política de Controlo e Governação do Grupo Allianz, a nomeação ou demissão do responsável das funções de Contabilidade e Reporte da Companhia deve ser aprovada pelo responsável do Grupo Allianz por estas funções. 3. Acesso sem Restrições à Informação A função de Contabilidade e Reporte tem o direito de obter quaisquer informações, registos, ou dados necessários para cumprir as suas responsabilidades, dentro do legalmente permitido. 4. Idoneidade e Qualificação Adequada O responsável pela função de Contabilidade e Reporte deve ter as qualificações, experiência e conhecimentos necessários para gerir as suas responsabilidades. O responsável em particular deve ter sólidos conhecimentos e experiência profissional nas áreas de contabilidade, financeira, regulamentação externa e informática, bem como um conhecimento da organização de empresas de seguros ou financeiras. De forma a atingir e manter o nível profissional, o responsável desta função deve estar sujeito a programas de desenvolvimento contínuos. Facilidade de comunicação e de análise são caraterísticas igualmente importantes. A função de Contabilidade e Reporte é uma função chave no entendimento do Grupo Allianz. O responsável pela função de Contabilidade e Reporte deve ter capacidade de executar a sua função na proporção do risco e complexidade do negócio e da natureza e dimensão da Companhia. O responsável deve partilhar caraterísticas de (i) honestidade, integridade e reputação, (ii) competência e capacidade, e (iii) conhecimentos financeiros sólidos. 4

7 5. Outsourcing e Delegação das Tarefas de Contabilidade e Reporte Quaisquer atividades de outsourcing das tarefas de Contabilidade e Reporte (fora do Grupo Allianz) têm de ser previamente comunicadas ao Departamento de Contabilidade e Reporte do Grupo Allianz. 5

8 C. Tarefas e processos da Função de Contabilidade e Reporte No seguimento, estruturam-se as tarefas e processos da Função de Contabilidade e Reporte de acordo com o seu ciclo de trabalho. O cumprimento das normas internas constitui a base de todas as atividades seguintes. Estas normas têm que ser consideradas durante as atividades de fecho e produção para permitir um reporte adequado. I. Estabelecimento dos princípios e procedimentos de Contabilidade e Reporte 1. Estabelecimento de normas internas de Contabilidade e Reporte Para definir como se cumprem os requisitos externos, a Allianz Portugal estabelece princípios e procedimentos para a Função da Contabilidade e Reporte que incluem o seguinte: O estabelecimento e a atualização periódica das normas relativas à área de Contabilidade e Reporte (ver Anexo A para as normas e documentos mais relevantes). Isto inclui a coordenação com o auditor externo. A gestão da aplicação da nova regulamentação (p.e. Solvência II) e requisitos de reporte IFRS dentro da Allianz Portugal. 2. Formação e Comunicação A Allianz Portugal comunica as normas e monitoriza a sua aplicação Para garantir um adequado nível de conhecimentos técnicos, a Allianz Portugal estabelece requisitos mínimos de formação, organizando, assim, as mesmas. 3. Interpretação dos temas de Contabilidade e Reporte A Allianz Portugal aplica as diretrizes fornecidas pelo Departamento de Contabilidade e Reporte do Grupo Allianz, assim como as respetivas interpretações. 4. Seleção do Auditor Externo Caso a Companhia tenha que proceder à rotação dos auditores externos previamente a informar o Grupo Allianz, de acordo com a regulamentação portuguesa, esta deverá informar o Departamento de Contabilidade e Reporte do Grupo Allianz. II. Atividades de Fecho As tarefas de fecho descrevem o processo de coordenação, compilação, consolidação e revisão qualitativa da informação quantitativa relevante para o Reporte financeiro e regulamentar relacionados com os requisitos para as Demonstrações Financeiras IFRS da Allianz Portugal e MVBS sob os critérios de Solvência II. 6

9 1. Coordenação das atividades de fecho O Departamento de Contabilidade da Allianz Portugal comunica a frequência dos fechos, o âmbito da informação e os prazos requeridos através dos canais de comunicação existentes, com a antecedência suficiente para o cumprimento atempado dos requisitos legais. 2. Compilação de Dados A informação relevante necessária para efeitos de reporte externo obtém-se diretamente através da função local de Contabilidade e Reporte com a correspondente ferramenta de reporte. A maior parte da compilação de informação será centralizada através do SAP. A tarefa de Contabilidade e Reporte da Allianz Portugal será garantir a entrega atempada e completa por parte do responsável de cada função de todos os eventos relevantes no âmbito do reporte. Além de uma comunicação antecipada dos prazos e requisitos, alcançada através de validações automáticas no SAP, controlos adicionais do Departamento de Contabilidade da Companhia e um escalonamento atempado em caso de atrasos são atingidos. III. Reporte Externo A Função de Contabilidade e Reporte estabelece processos e procedimentos que asseguram o fornecimento atempado de informação fiável e de alta qualidade da Allianz Portugal para o Grupo Allianz e para os grupos de interesse relevantes. Os principais produtos de Reporte de Contabilidade e Reporte estão definidos no Anexo C. As principais atividades de reporte externo compreendem o seguinte: 1. Reporte Qualitativo de Solvência II O Reporte Qualitativo compreenderá o Solvency and Financial Condition Report (SFCR) e o Regular Supervisory Report (RSR). O Narrative Report e o RSR têm de ser apresentados ao regulador, enquanto o SFCR é um relatório público. A Allianz Portugal coordena o processo de produção dos relatórios acima referidos para o Grupo Allianz. Isto é conseguido através dos seguintes passos: Toda a informação necessária para o Reporte Qualitativo é recolhida dos diferentes departamentos envolvidos da Companhia (p.e: Risco, Atuarial) - o GAR atribuirá as respetivas responsabilidades. Todos os responsáveis são informados dos prazos do processo de Reporte atempadamente pela Contabilidade e Reporte da Allianz Portugal. 7

10 2. Reporte Quantitativo Solvência II (QRT Reporting) Os QRTs são gerados centralmente com um sistema de reporte especialmente criada para o efeito (ABACUS), devendo ser seguidos os seguintes passos: Toda a informação necessária para o reporte dos QRT é recolhida através dos diferentes departamentos envolvidos (p.e: Risco, Atuarial); Todos os responsáveis são informados dos prazos do processo de reporte atempadamente pela Contabilidade e Reporte da Allianz Portugal; A Allianz Portugal revê a informação compilada, considerando especialmente a sua consistência e, se necessário, solicitará os devidos ajustes. Isto permite assegurar que o reporte dos QRT cumpre os requisitos regulamentares e que os reportes são entregues a tempo. 3. Reporte IFRS As tarefas e os principais processos de Contabilidade e Reporte da Allianz Portugal para a preparação do reporte externo de IFRS são os seguintes: Atribuir responsabilidades da informação necessária dentro da Função de Contabilidade e Reporte a outros departamentos da Companhia. Recolher e analisar a informação necessária dos responsáveis dos diferentes departamentos envolvidos. O objetivo é garantir um reporte externo consistente e a divulgação da totalidade das demonstrações financeiras, bem como a sua consistência ao longo do tempo. Garantir a revisão das Demonstrações Financeiras da Allianz Portugal através do Comité de Reporte Financeiro e sua subsequente aprovação pelo Comité de Direção da Allianz Portugal. IV. Documentação É obrigação da Função de Contabilidade e Reporte a criação e arquivo de registos e outras evidências sobre o desempenho do controlo das atividades e tarefas que são responsabilidade da Função de Contabilidade e Reporte. Os registos deverão ser são guardados por um período mínimo de 10 anos, começando no final do ano em que se finalizou a tarefa de controlo. Os registos arquivam-se de acordo com a lei aplicável e as Normas da Allianz Portugal na Salvaguarda de Arquivos e Gestão da Documentação. A eliminação destes registos deve ser previamente analisada com o responsável do Departamento de Fiscalidade. 8

11 D. Funções e Responsabilidades Governação da Contabilidade e Reporte 1. Comité de Direção O Comité de Direção é responsável por criar uma estrutura organizacional e operacional e procedimentos sólidos para cumprir integralmente com os requisitos desta Política. O CEO e o CFO da Allianz Portugal certificam a sua responsabilidade em relação à informação reportada à Contabilidade e Reporte do Grupo Allianz e o cumprimento com as diretrizes do Grupo Allianz com uma declaração escrita (Statement of Accountability, ver Anexo B). O CFO tem a responsabilidade global da informação entregue para o reporte externo da Allianz Portugal. 2. Departamento de Contabilidade O Departamento de Contabilidade entrega os reportes de informação ao Departamento de Contabilidade e Reporte do Grupo Allianz, nos prazos estabelecidos, alinhando também com o GAR todas as atividades relacionadas com questões de Contabilidade e Reporte. 3. Comité de Reporte Financeiro Em conformidade com a Política de Governação e Controlo da Allianz Portugal, foi criado o Comité de Reporte Financeiro, que se reúne trimestralmente para revisão das demonstrações financeiras da Allianz Portugal. I. Interfaces A Função de Contabilidade e Reporte da Allianz Portugal coopera e apoia-se em outras funções que proporcionam informação para produtos de reporte externos, p.e. relatórios IFRS trimestrais e anuais, bem como relatórios regulamentares qualitativos e quantitativos. Estas entregas fazem parte da responsabilidade das respetivas funções. Para garantir uma elevada qualidade dos dados utilizados e a consistência do reporte externo, é solicitado que estas funções se adequem também aos princípios expostos nesta Política. A seguinte lista mostra exemplos das interfaces mais significativas com conteúdo relacionado com outras Funções: Departamento de Risco: responsável pelo correto preenchimento dos Quantitative Reporte Templates (QRTs). Descrição do Sistema de Gestão de Risco e do Sistema de Controlo Interno para o Reporte Qualitativo de Solvência II. Departamento Atuarial: responsável pelo adequado nível de reservas da Companhia. Elaboração de comentários sobre os movimentos das Provisões Técnicas e resumo dos princípios da Função Atuarial para o Reporte Qualitativo de Solvência II. 9

12 Departamento Fiscal: responsável pelos saldos das contas impostos nas Demonstrações Financeiras da Allianz Portugal. Departamento Jurídico e de Compliance: descrição da Função de Compliance, Sistema de Governação, Sistema de Controlo Interno, Princípios de Competência e Idoneidade para o Reporte Qualitativo de Solvência II e os Standards Mínimos na Salvaguarda de Arquivos e Gestão da Documentação. Departamento de Recursos Humanos: proporcionar um resumo dos Princípios de Competência e Idoneidade para o Reporte Qualitativo de Solvência II. 10

13 Índice de termos utilizados e abreviaturas Abreviações CEO CFO CoA Comité de Direção Companhias do Grupo Allianz EIOPA FPM Função GAM GAR Grupo Allianz IAIS ICOFR ISP IFRS MVBS OE QRT Descrições Chief Executive Officer Chief Financial Officer Chart of Accounts Órgão coletivo responsável pela direção dos negócios da Allianz Portugal e manutenção do negócio diário Allianz SE e subsidiárias, tal como a Allianz Portugal. European Insurance and Occupational Pensions Authority Field Population Manual O termo Função deve ser entendido genericamente como a capacidade administrativa para desempenhar tarefas de governação particulares independentemente da estrutura orgânica da empresa. Group Accounting Manual Group Accounting & Reporte Allianz SE e suas subsidiárias, excluindo as empresas associadas, joint ventures e holdings sem funções operacionais ou estratégicas, mas incluindo subgrupos (i.e unidades organizacionais de um segmento de negócio ou negócio dentro de uma região que seja organizado por uma holding separada que controle as subsidiárias e defina os seus standards) e unidades organizacionais como a Allianz Re. International Association of Insurance Supervisors Internal Controls Over Financial Reporting Instituto de Seguros de Portugal International Financial Reporting Standards Market Value Balance Sheet Operating Entity (Entidade de gestão incluída num segmento de negócio, independentemente da sua forma jurídica. Uma OE pode consistir numa ou mais entidades legais, ou, vice-versa, uma entidade legal pode compreender duas OEs) Quantitative Reporting Template 11

14 Anexo A: Regras Internas relevantes para a Função de Contabilidade e Reporte I. Reporte da Solvência No que respeita ao Reporte da Solvência, aplicam-se as seguintes regras chave: MVBS Accounting Manual: Este documento fornece as diretrizes para a valorização de ativos e passivos que devem ser reportados em MVBS. Own funds compilation guideline: Estas regras fornecem as diretrizes para determinar os fundos próprios e incluem a descrição dos Own funds QRTs e como completá-los. (Solvency II Reporting Functional Rules) e (Solvency II Disclosure and Reporting Functional Rules) especificarão os detalhes e processos para a implementação e produção do Reporte Qualitativo e o QRT Reporting para o Grupo Allianz, e consequentemente para a Allianz Portugal. II. Reporte IFRS No que respeita ao Reporte IFRS, aplicam-se as seguintes linhas matrizes: O Group Accounting Manual (GAM) resume a interpretação da Allianz no que respeita às IFRS e é o documento principal para a aplicação de IFRS. O Group Chart of Accounts (CoA) é utilizado pela Allianz Portugal de forma obrigatória. A informação financeira reportada ao Grupo Allianz deve ser reportada utilizando a estrutura do CoA aprovada pelo Grupo Allianz incluindo informação estatística, se não for solicitada pela Contabilidade e Reporte do Grupo Allianz. No Field Population Manual (FPM) encontra-se resumida informação detalhada e a descrição de cada conta. As GAR Closing Instructions enviadas pelo Grupo Allianz trimestralmente informam os últimos desenvolvimentos sobre os requisitos de Contabilidade e Reporte. 12

15 Anexo B: Statement of Accountability (SoA) para IFRS e MVBS & Own funds I. SoA para IFRS e MVBS Para: Oliver Bate Presidente do Conselho de Administração e Chief Executive Officer do Grupo Allianz Dr. Dieter Wemmer Membro do Conselho de Administração (H2) e CFO do Grupo Allianz SoA/Certificação para o CEO e CFO do Grupo Allianz Em relação a todos os dados financeiros relevantes (adiante designados de dados ) submetidos a Allianz Group Center, departamentos de H2, e/ou seus agentes, bem como aqueles que agem como prestadores de serviços (e.g. IDS GmbH) para os [xxxxx meses] terminados em [dd.mm., 20xx], e utilizados nos relatórios financeiros de (nome e código EC-CS da entidade que certifica) e aquelas entidades que figuram no Apêndice 1 (de forma conjunta, a seguir designadas, as "Unidades"), que estão sob nossa supervisão e que nós analisámos, vimos por este meio, em conjunto e solidariamente certificar que, com o melhor do nosso conhecimento e convicção: 1. Os registos e relatórios financeiros destas unidades são mantidos e utilizados para as demonstrações consolidadas de acordo com todas as políticas institucionais de Contabilidade e Reporte conforme especificado pelo Allianz Group Center (por exemplo, o Allianz Group Accounting Manual), e que todos os registos e relatórios financeiros são mantidos de acordo com as diretrizes que Allianz SE s Group Accounting & Reporting / Accounting Policy Department emitiu. 2. Os dados representam de forma completa e justa e não enganosa as condições financeiras e o resultado operativo de todas as unidades sob nossa supervisão e, em particular, não contêm nem refletem quaisquer: a. Erros materiais nos dados financeiros e na informação qualitativa, ou b. Violação real ou possível de quaisquer leis e regulamentos, cujo efeito seria material nas demonstrações financeiras consolidadas do Grupo Allianz. 3. Todos os passivos significativos, sejam diretos ou contingentes, sejam internos ou externos à Allianz Portugal, orais ou escritos, tais como, sem limitação, garantias ou de propósito especial, foram acumulados, divulgados e comunicados a todos os departamentos implicados da Allianz Portugal e do Grupo Allianz, incluindo, sem limitação aos, Group Accounting e Group Risk, sob todos os fatos e circunstâncias. 4. Todos os eventos significativos posteriores a data da última demonstração financeira têm de ser comunicados desde o primeiro até ao quarto trimestre por escrito ao GAR. No caso do reporte financeiro a meio e no final do ano serão reportados adicionalmente nos Subsequent Events FRQ e na GIN FRQ Tool na data [mês, Dia, 20xx]. 13

16 5. Todas as provisões necessárias e adequadas foram realizadas por contrapartida de resultados por eventuais perdas por contingências materiais, quando: a. É provável que um ativo se desvalorize e haja perdas ocorridas até à data dos relatórios financeiros; e b. Os montantes das perdas são estimados razoavelmente. 6. Todas as unidades estão em conformidade com os termos, convénios, disposições ou condições dos seus acordos e obrigações de dívida. 7. As políticas e programas de gestão de custos foram efetivamente comunicados e os controlos financeiros foram implementados para garantir a conformidade com estas políticas ou prevenir possíveis incumprimentos, tais como a apropriação indevida de fundos da Companhia e garantir que todas as exceções recebem os sign-offs adequados. 8. As informações financeiras fornecidas pelo Relatório de Gestão ou outras publicações internas ou externas à Allianz Portugal, bem como quaisquer comentários efetuados no Profile Package e/ou no Management Summary fornecidos para o Group Planning and Controlling, dão-nos uma completa, justa e não enganosa imagem das unidades sob nossa supervisão, do ponto de vista da gestão, à luz dos fatos e circunstâncias existentes no momento da assinatura deste documento. Em particular, as informações financeiras representam toda a informação relevante, e não incluem nenhuma declaração falsa de um fato relevante ou omitem qualquer fato relevante necessário para que a informação financeira possa tornar-se enganosa. Todas as circunstâncias conhecidas que podem resultar num impacto material nas unidades sob nossa supervisão foram descritas e discutidas. 9. Reconhecemos a nossa responsabilidade para a completa, atempada, precisa e reconciliável transmissão dos dados financeiros que reflitam a situação financeira e os resultados operativos dos departamentos de H2 do Allianz Group Center e todos os sistemas e instrumentos utilizados para a compilação dos dados, incluindo, mas não limitando, a Allianz Group Consolidation System (ECCS) e Allianz Group Investment Data Base (IDS), tanto a nível agregado como detalhado, para permitir a apresentação correta e completa destes dados no Allianz Group Annual Report de acordo com as políticas de contabilidade regulamentares e o Allianz Group Accounting Manual (disponível na intranet do Grupo Allianz dentro do portal Group Accounting). 10. Certificamos que com o melhor do nosso conhecimento e convicção, tendo sido aconselhados e compreendido os requisitos aplicáveis de cumprimento normativo e legal, as unidades sob nossa supervisão cumpriram e trabalharam de acordo com todos os requisitos legais e regulamentares relevantes, salvo disposição em contrário, a saber: a. Qualquer incumprimento material foi identificado de acordo com os pontos 3 e 4 acima; b. Qualquer contingência legal, regulamentar ou de cumprimento normativo foi apropriadamente identificada em conformidade com os pontos 3 e 4 acima. 14

17 11. Declaração para as Companhias que submetem MVBS e Own funds a. Os dados relevantes de MVBS e de Own funds destas unidades são gerados e enviados ao Grupo Allianz de acordo com as políticas e diretrizes especificadas pelo Allianz Group Center (em particular o Manual de Contabilidade MVBS e a diretriz de compilação de Own funds). Certifica-se que os dados cobrem todas as unidades sob a nossa supervisão e que não há partes materiais omitidas. Não foram realizadas modificações ao MVBS ou Own funds a não ser aquelas em conformidade com as Normas da Allianz SE. b. Certifica-se, com base no nosso conhecimento e convicção, que foram revistos e entendidos os requisitos regulamentares do Grupo Allianz, e certifica-se que as unidades sob nossa supervisão completam todos os requisitos relacionados com o MVBS e os Own funds. i. Entendemos e revimos todos os efeitos materiais de reavaliações entre os valores IFRS e os valores MVBS, e garante-se a consistência entre ambos para as unidades sob supervisão. ii. Entendemos e revimos todos os efeitos de reconciliações materiais entre os valores do ativo dos acionistas segundo as IFRS e os Own funds segundo a Solvência II (baseado nos Own funds fornecidos pelo Grupo Allianz). iii. Entendemos e revimos a qualidade da informação estatística submetida ao Grupo Allianz sobre Own funds, particularmente incluindo informações (como fundos excedentários) relevantes para a contagem de itens disponíveis de fundos próprios a nível do Grupo Allianz. iv. Concordamos com os dados atuariais para a valorização das provisões técnicas e resseguros recuperáveis com a função atuarial local. c. Entendemos que o relatório MVBS e o relatório Own funds do Grupo BW, são semelhantes com os QRTs do Pilar III para todas as (res)seguradoras reguladas pela nossa supervisão e portanto são a base da nossa população no ABACUS QRTS. 12. Declaração para as Companhias que submetem Own funds setoriais ou equivalentes: Os dados relevantes destas entidades são apresentados ao Grupo Allianz de acordo com as políticas e diretrizes (se aplicável), conforme especificado pelo setor correspondente ou equivalente e respetivas normas internas da Allianz se aplicáveis (em particular a diretriz referente aos Own funds). Certificamos que os dados abrangem todas as entidades sob nossa supervisão e que nada com materialidade foi omitido. Nenhumas alterações aos dados foram feitas em conformidade com as normas aplicáveis ao setor ou equivalentes. 15

18 13. Em relação ao Allianz Anti-Corruption Program, revimos os livros e registos e certificamos que com o melhor do nosso conhecimento e convicção: a. Foi realizada a avaliação dos livros anticorrupção e registos bandeira vermelha e os indicadores de corrupção foram avaliados com base em cumprir ou explicar o enfoque. b. Os processos de controlo anticorrupção em livros diários e registos estão implementados e são efetivamente realizados de forma contínua; e c. Em caso de falta ou insuficiência de controlos, realizam-se planos de ação detalhados e documentados para remediar as deficiências nos controlos, e realiza-se a monitorização da implementação destes planos de ação. 14. No que se aplica ao nosso negócio: a. Temos plena consciência de todos os contractos de resseguro relevantes e dos seus termos e condições, incluindo todos os contractos de resseguro limitados independentemente da sua materialidade; além disso, para todos os contractos de resseguro para os quais a transferência do risco não se considera razoavelmente evidente, a documentação relativa à intenção económica e uma análise da transferência de risco evidenciando que o tratamento contabilístico é fundamentado, documentado e justificado em forma de testes de transferência de risco conforme SFAS 113, parágrafo 9, que exige que o ressegurador assuma um risco de seguro e que tenha oportunidade razoavelmente possível de perdas significativas para cumprir com os requisitos de contabilidade do resseguro (o processo de documentação para qualificar o contracto de acordo com o parágrafo 9 é conhecido geralmente como teste de transferência de risco ). b. Temos cumprido integralmente com as normas IFRS / US GAAP e com todas as normas legais aplicáveis relativas à contabilidade de todos os contractos de resseguro, incluindo todos os contractos de resseguro limitados. c. Não existem acordos escritos e orais separados entre a entidade de reporte (ou afiliadas ou companhias controladas) e o suposto ressegurador que possam sob qualquer circunstância, reduzir, limitar, mitigar ou produzir qualquer outra afetação, em perdas reais ou potenciais para as partes sob o contracto de resseguro, mais que os contractos de seguros que estão explicitamente definidos no contracto de resseguro ou aqui desagregados. d. Temos controlos adequados para monitorizar a utilização do resseguro; e e. Informámos o Responsável do Departamento de Contabilidade do Grupo, e o Responsável de Departamento de Compliance, de todas e quaisquer correspondências recebidas por qualquer agência ou entidade reguladora, incluindo a nossa empresa de auditoria independente registada publicamente, relativamente à adequação da nossa contabilidade de resseguro 16

19 15. Para unidades sob a nossa supervisão as quais estão incluídas no âmbito do processo de cumprimento ICOFR para o Grupo Allianz: a. Consistente com as instruções e os prazos comunicados, temos apresentado todas as deficiências reportáveis conhecidas por nossa parte no prazo adequado ou via OpenPages (ORGS) ou via outras ferramentas do Group Risk; e b. Realizámos o nosso Financial Reporting and Disclosure Committee trimestral, antes da assinatura do SoA e foi fornecida ao Group Risk uma cópia da ata desta reunião em inglês junto com o SoA. 16. Confirmamos que foi fornecida com uma periodicidade mensal a informação completa e precisa sobre as nossas participações à Allianz Group Center usando o sistema CIM para monitorar os dados mestres e a estrutura da holding de entidades sob nossa supervisão. Estes incluem as IFRS e os atributos da Solvência II como ações, modelos, regulamentação, etc. para todos os investimentos que excedem 5% ao nível do Grupo Allianz. 17. Revimos o Apêndice 3 (no.2) e divulgamos todos os princípios e práticas contabilísticas adotadas e que se desviam da Política de Contabilidade do Grupo Allianz (IFRS e MVBS) e documentamos o respetivo impacto nas demonstrações financeiras da Companhia. Nome e data: Assinatura: (CHIEF FINANCIAL OFFICER/CHIEF EXECUTIVE OFFICER) 17

20 Anexo C: Principais documentos de Contabilidade e Reporte Nome GAAP / Regulamentação Frequência Requisitos Destinatário Público / Reguladores IFRS (International Financial Reporting Standards) Anual Público Demonstrações Financeiras consolidadas anuais Relatório Intermédio Relatório Quantitativo de Solvência II (relatório QRT) Relatório Qualitativo de Solvência II Relatório de Solvência I IFRS (International Financial Reporting Standards) De acordo com a regulação de Solvência II De acordo com a regulação de Solvência II De acordo com o Instituto de Seguros de Portugal Segundo Trimestre Anual, trimestral Balanço consolidado Demonstração de Resultados Consolidados Demonstração de Resultados Globais Consolidados Demonstração das Variações Capital Próprio Consolidado Demonstração dos Fluxos de Caixa Consolidados Notas (incluindo relatórios por segmento) e Relatório de Gestão para o Grupo Allianz Balanço consolidado Sintético Demonstração de Resultados Sintética Demonstração de Resultados Globais Consolidados Sintética Demonstração das Variações do Capital Próprio Consolidado Sintética Demonstração dos Fluxos de Caixa Consolidados Sintética Notas Sintéticas (incluindo relatórios por segmento) e Relatório de Gestão intermédio para o Grupo Allianz Quadros de Relatórios Quantitativos (QRTs) de acordo com a regulação de Solvência II 1 Informação para todos os acionistas/ interessados Informação para todos os acionistas/ interessados Informação a reguladores / interessados Anual Narrativas de acordo com a regulação de Solvência II 2 Informação a reguladores / interessados Anual, trimestral Quadros de acordo com o Instituto de Seguros de Portugal, p.e. cálculo da margem de solvência Informação a reguladores Público Reguladores / Público Reguladores / Público Reguladores Sistema de Gestão de Risco De acordo com Instituto de Seguros de Portugal Anual Detalhe da estrutura organizativa e legal, bem como do Sistema de Governação Informação a reguladores / interessados Reguladores / Público 3 1 Durante a fase intermédia de implementação do Solvência II, a divulgação pública não é necessária. O regulador em seu lugar requer um âmbito mais reduzido dos Quantitative Reporting Templates (QRTs). Com a completa implementação da Solvência II, o âmbito dos QRTs será alargado e extensível ao público na medida do necessário. 2 O relatório qualitativo de Solvência II designa-se de Narrative Report durante a fase intermédia até ao fim de Depois da implementação completa de Solvência II em 2016 o relatório qualitativo fará parte do Solvency and Financial Condition Report (SFCR) e Regular Supervisory Report (RSR). O Narrative Report e RSR devem ser enviados ao regulador, enquanto o SFCR é um relatório público. 3 Um organigrama simplificado está publicado no sítio web da Allianz. 18

21 Informação do documento: Documento: Autor(es): Pessoa(s) de Contacto: Área de Aplicação: Política de Contabilidade e Reporte da Allianz Portugal Direção Financeira Carlos Teixeira / Francisco Gonçalves Allianz Portugal Alterações e Atualizações: Versão Data Razão e âmbito das alterações Autor(es) Versão Inicial Direção Financeira Atualização de acordo com a versão 3.0 da Direção Financeira Allianz Group Accounting and Reporting Policy (GARP) 19