VOLUNTARIADO REGULAMENTO INTERNO

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1 VOLUNTARIADO REGULAMENTO INTERNO

2 INDICE 1. NOTA PRÉVIA VOLUNTARIADO VOLUNTÁRIO Direitos e Deveres do Voluntário MODELO DE GESTÃO DO VOLUNTARIADO Levantamento de Necessidades de Voluntariado Tipificação de Projetos Bolsa de Ofertas de Voluntariado e Bolsa de Voluntariado Divulgação das Ofertas de Voluntariado Informação sobre a CDC e Projetos de Voluntariado Inscrição de Candidatos a Voluntário Entrevista e Avaliação Inicial Assinatura do Contrato e Formalização do Projeto Formação Supervisão e Motivação Avaliação Reconhecimento EQUIPA DO VOLUNTARIADO CDC INTERVENIENTES E SUAS FUNÇÕES Direção Gestor do Voluntariado Facilitador Avaliador Departamento de Recursos Humanos LEGISLAÇÃO

3 1.NOTA PRÉVIA O presente regulamento interno tem como principal objetivo regular e facilitar o processo de gestão de voluntários na Cáritas Diocesana de Coimbra (CDC), sendo facultada informação no que concerne à caraterização e princípios do voluntariado, definição de voluntário, seus direitos e deveres. Inclui ainda o Modelo de Gestão do Voluntariado, a composição da Equipa do Voluntariado CDC e a legislação aplicável nesta matéria. É um documento dinâmico que será alterado sempre que se verifique tal necessidade e cuja atualização e melhoramento reclama a participação e sugestão de todos no sentido de melhorar o funcionamento deste serviço. Este regulamento e todos os documentos de suporte necessários ao processo estão disponíveis na intranet em Normas Técnicas -> Voluntariado. 3

4 2. VOLUNTARIADO É o conjunto de ações de interesse social e comunitário, realizadas de forma desinteressada por pessoas, no âmbito de projetos, programas e outras formas de intervenção ao serviço dos indivíduos, das famílias e da comunidade, desenvolvidos sem fins lucrativos por entidades públicas ou privadas. Não são consideradas atuações voluntárias ainda que, desinteressadas, todas aquelas que tenham um carácter isolado e esporádico ou sejam determinadas por razões familiares, de amizade e boa vizinhança (Art.º 2.º da Lei n.º 71/98, de 3 de Novembro) 3. VOLUNTÁRIO Indivíduo que de forma livre, desinteressada e responsável se compromete, de acordo com as suas aptidões próprias e no seu tempo livre, a realizar ações de voluntariado no âmbito de uma organização promotora. A qualidade de voluntário não pode, de qualquer forma, decorrer de relação de trabalho subordinado ou autónomo ou de qualquer relação de conteúdo patrimonial com a organização promotora. (Art.º 3.º da Lei n.º 71/98, de 3 de Novembro) Em suma, podemos dizer que o VOLUNTARIADO: - ESTÁ ao serviço das pessoas, das famílias e das comunidades, contribuindo para a melhoria da qualidade de vida e do bem-estar das populações; - TRADUZ-SE num conjunto de ações de interesse social e comunitário, realizadas de forma desinteressada, expressando o trabalho voluntário; - DESENVOLVE-SE através de projetos e programas de entidades públicas e privadas com condições para integrar voluntários, envolvendo entidades promotoras; - CORRESPONDE a uma decisão livre e voluntária apoiada em motivações e opções pessoais que caracterizam o voluntário. 4

5 3.1. Direitos e Deveres do Voluntário Direitos dos Voluntários (Art.º 7º da Lei n.º 71/98, de 3 de Novembro): - Desenvolver um trabalho de acordo com os seus conhecimentos, experiências e motivações; - Ter acesso a programas de formação inicial e contínua; - Dispor de um cartão de identificação de voluntário; - Enquadrar-se no regime do seguro social voluntário, caso não esteja abrangido por um regime obrigatório de segurança social; - Exercer o seu trabalho de voluntário em condições de higiene e segurança; - Estabelecer com a entidade que colabora um programa de voluntariado que regule as suas relações mútuas e o conteúdo, natureza e duração do trabalho voluntário que vai realizar; - Ser ouvido na preparação das decisões da entidade promotora que afetem o desenvolvimento do seu trabalho voluntário. Deveres dos Voluntários (em relação aos destinatários, Instituição e sociedade): (Art.º 8º da Lei n.º 71/98, de 3 de Novembro): DESTINATÁRIOS - Respeitar a vida privada e a dignidade da pessoa; - Respeitar as convicções ideológicas, religiosas e culturais; - Guardar sigilo sobre assuntos confidenciais; - Usar de bom senso na resolução de assuntos imprevistos, informando os respetivos responsáveis; - Atuar de forma gratuita e interessada, sem esperar contrapartidas e compensações patrimoniais; - Contribuir para o desenvolvimento pessoal e integral do destinatário; - Garantir a regularidade do exercício do trabalho voluntário. 5

6 INSTITUIÇÃO - Observar os princípios e normas inerentes à atividade, em função dos domínios em que se insere; - Conhecer e respeitar estatutos e funcionamento da organização, bem como as normas dos respetivos programas e projetos; - Atuar de forma diligente, isenta e solidária; - Zelar pela boa utilização dos bens e meios postos ao seu dispor; - Participar em programas de formação para um melhor desempenho do seu trabalho; - Dirimir conflitos no exercício do seu trabalho de voluntário; - Garantir a regularidade do exercício do trabalho voluntário; - Não assumir o papel de representante da Cáritas prévia autorização; - Utilizar a identificação como voluntário no exercício da sua atividade; - Informar a Cáritas de Coimbra com a maior antecedência possível sempre que pretenda interromper ou cessar o trabalho voluntário. - Colaborar com os profissionais da Cáritas de Coimbra, potenciando a sua atuação no âmbito de partilha de informação e em função das orientações técnicas inerentes ao respetivo domínio de atividade; - Contribuir para o estabelecimento de uma relação fundada no respeito pelo trabalho que cada um compete desenvolver; - Respeitar a dignidade e liberdade dos outros voluntários, reconhecendo-os como pares e valorizando o seu trabalho; - Fomentar o trabalho de equipa, contribuindo para uma boa comunicação e um clima de trabalho e convivência agradável. SOCIEDADE - Fomentar uma cultura de solidariedade; - Difundir o voluntariado; - Conhecer a realidade sociocultural da comunidade, onde desenvolve a sua atividade de voluntário; - Complementar a ação social das entidades em que se integra; - Transmitir com a sua atuação, os valores e os ideais do trabalho voluntário. 6

7 4. MODELO DE GESTÃO DO VOLUNTARIADO O modelo de gestão do voluntariado da Cáritas Diocesana de Coimbra congrega duas vertentes de recrutamento: uma, decorrente das necessidades diagnosticadas nas diversas estruturas (Equipamentos/RS/Departamentos); outra, em resultado da candidatura espontânea de interessados em exercer voluntariado na Instituição. Levantamento de Necessidades Informação sobre a CDC e os Projetos de Voluntariado Trabalho em Equipa Tipificação de Projetos Bolsa de Ofertas de Voluntariado Divulgação das Ofertas de Voluntariado Ficha Candidatura Recebida Entrevista e Avaliação Inicial Entrevista e Avaliação de Candidatos para Oferta de Voluntariado Inscrição de Candidatos a Voluntários Entrevista e Avaliação Inicial Bolsa de Voluntariado Trabalho em Equipa Assinatura do Contrato e Formalização do Projeto Formação Supervisão e Motivação Avaliação Reconhecimento 7

8 4.1. Levantamento de Necessidades de Voluntariado É feito pelo responsável de cada Equipamento/RS/Departamento, que deve responder às seguintes perguntas: - Para que é que precisamos de voluntários?; - Quais são os objetivos das suas ações?; - Que tarefas lhes vão ser atribuídas?; - Em função dos objetivos e das tarefas, que requisitos/perfil deve ter o voluntário?; - Qual o número de voluntários necessários?; - Qual a periodicidade, duração e horário em que são necessários? Anualmente, nos meses de Fevereiro e Setembro, cada Equipamento/RS/ Departamento terá de fazer um levantamento das necessidades de voluntariado previsíveis para o semestre seguinte e enviar para a equipa de Voluntariado, utilizando para o efeito o modelo Mod. DR01_VOLUNT Levantamento de Necessidades de Voluntariado. Esta previsão servirá para facilitar a gestão de voluntários e dar resposta em tempo útil aos pedidos de voluntariado. A definição destes dois tempos não invalida contudo que cada Equipamento/RS/Departamento comunique ao Gestor de Voluntariado as necessidades que entretanto surjam Tipificação de Projetos Tendo por base o levantamento das necessidades de voluntariado, o responsável do Equipamento/RS/Departamento deve preencher o formulário online ou o Mod. DR02_VOLUNT Tipificação de Projetos/Ofertas de Voluntariado e enviar para o voluntariado@caritascoimbra.pt. Após validação da oferta pela Direção, a mesma é disponibilizada nos diversos meios de comunicação da CDC (vide ponto 4.4.). 8

9 4.3. Bolsa de Ofertas de Voluntariado e Bolsa de Voluntariado A Bolsa de Ofertas de Voluntariado é uma base de dados onde constam as ofertas de voluntariado da CDC, decorrentes das necessidades diagnosticadas pelos Equipamentos/RS/Departamentos. A Bolsa de Voluntariado traduz as caraterísticas (número e perfil) de voluntários disponíveis para desempenhar voluntariado na CDC, após primeira fase de entrevista e seleção Divulgação das Ofertas de Voluntariado As ofertas de voluntariado da CDC são disponibilizadas nos diversos meios de comunicação da Instituição, nomeadamente no site, na intranet e no facebook. Podem também ser consultadas na Sede da Cáritas ou num dos Equipamentos. A divulgação passa de igual forma pela utilização de flyers e cartazes próprios e da participação em feiras de Voluntariado Informação sobre a CDC e Projetos de Voluntariado É disponibilizada informação sobre a CDC, Guia do Voluntariado (DS03_VOLUNT Guia de Acolhimento de Voluntariado), portefólio de projetos/ofertas de voluntariado e condições da sua realização. Esta informação está disponível nos meios indicados em 4.4. Divulgação das Ofertas de Voluntariado Inscrição de Candidatos a Voluntário Os candidatos a voluntário podem inscrever-se numa das ofertas disponíveis na Bolsa de Voluntariado ou candidatar-se a uma potencial oferta. A inscrição deve ser feita preferencialmente on-line no site ou no facebook da CDC. Os interessados podem ainda inscrever-se preenchendo a Ficha de Inscrição de Voluntariado disponível na Sede da Cáritas ou num dos seus equipamentos (DR03_VOLUNT Ficha de Inscrição de Voluntariado). 9

10 4.7. Entrevista e Avaliação Inicial É feita pelo Avaliador da equipa de Voluntariado (vide 5.4. Avaliador), tendo por base o guião de entrevista de voluntariado (Mod. DS04_VOLUNT Guião de Entrevista de Voluntariado) e, nos casos em que se aplique, a oferta de voluntariado (DR02_VOLUNT Tipificação de Projeto/Oferta de Voluntariado). Após esta avaliação poderão obter-se três resultados: 1º resultado: a avaliação do candidato é Não favorável ; Neste caso o processo é encerrado; 2º resultado: o candidato obtém avaliação Favorável mas não existe oferta de voluntariado com um perfil que encaixe nas suas qualificações e aptidões. O seu processo é inserido na Bolsa de Voluntariado da CDC para necessidades/oportunidades que surjam no futuro; 3º resultado: o candidato obtém avaliação Favorável e existe uma oferta de voluntariado que corresponde às suas qualificações e aptidões. O Avaliador comunica ao Gestor do Voluntariado que tomará as diligências necessárias para proceder ao contato com o candidato no sentido de fazer nova entrevista com um projeto a propor Assinatura do Contrato e Formalização do Projeto Após escolha do voluntário para ocupar uma oferta de voluntariado este é contatado no sentido de lhe ser apresentada a proposta e condições do projeto. O voluntário é informado das normas e procedimentos seguir no âmbito da sua colaboração com a CDC, seguindo-se a primeira visita ao Equipamento/Departamento onde irá desempenhar as suas funções. Após acordo entre as duas partes procede-se à assinatura do contrato (Mod. DR04_VOLUNT Contrato de Voluntariado) que contém, entre outros, os seguintes elementos: - Âmbito do trabalho voluntário; - Definição das funções do voluntário (em consonância com a oferta de voluntariado); - Duração do contrato e do trabalho voluntário; - Formação e avaliação dos voluntários. 10

11 O DT/Responsável do Departamento e o voluntário procedem ao preenchimento do Programa de Voluntariado (Mod. DR05_VOLUNT Programa de Voluntariado), que é assinado por ambos, ficando em anexo ao contrato. É entregue ao voluntário um cartão próprio, emitido pela CDC, que lhe permite aceder e circular nos locais onde irá prestar o seu trabalho (Mod. DS05_VOLUNT Cartão Identificativo do Voluntário) Formação O dever da formação é parte integrante do compromisso sério do voluntário. Torna-se importante apostar na formação, adquirindo competências ajustadas á realidade atual e às novas exigências da sociedade, especificamente no que concerne à informação e formação de voluntários, de gestores de programas de voluntariado, de dirigentes associativos e de todos os que direta ou indiretamente estão envolvidos neste processo. A ação voluntária deve ter competência humana e qualidade técnica. A CDC promove sessões de formação de voluntariado com periodicidade trimestral, cujos destinatários serão voluntários, candidatos a voluntários, colaboradores da CDC e demais interessados (Mod. DS06_VOLUNT Plano de Formação de Voluntariado e Mod. DR06_VOLUNT Formação de Voluntários - Registo de Presenças). Estas sessões serão compostas por dois tipos de formação que se complementam: - Formação Genérica, sessões em grupo onde é feito o enquadramento da CDC quanto às suas estruturas, áreas de atuação e plano estratégico; - Formação Especifica: são organizados pequenos grupos, em função da Resposta Social, onde serão debatidos temas concretos da área de atuação, colocadas questões e dúvidas sobre as tarefas a executar e onde cada um poderá dar a sua opinião e contar a experiências vividas ou expetativas esperadas no seu trabalho como voluntário. Pretende-se que nas ações de formação promovidas pela CDC haja um intercâmbio e partilha de experiências e saberes entre os participantes. 11

12 4.10. Supervisão e Motivação A supervisão quotidiana do exercício da ação do voluntariado é da competência do responsável do Equipamento/RS/ Departamento. Deve ser utilizado o registo de assiduidade do voluntário (Mod. DR07_VOLUNT Mapa de Assiduidade do Voluntário) a enviar mensalmente para o Departamento de Recursos Humanos, salvo em ações de voluntariado com duração inferior a um mês, casos esses em que o mapa é enviado no final do projeto. A motivação dos voluntários deve ser uma preocupação do responsável do voluntário no Equipamento/RS/Departamento, para que este exerça a sua função de forma correta Avaliação O responsável pelo voluntário no Equipamento/RS/Departamento faz a avaliação (intercalar e final) do trabalho desenvolvido por este (Mod. DR08_VOLUNT Ficha de Avaliação do Voluntário pelo Equipamento/Departamento). No final do contrato também o voluntário é convidado a fazer a sua autoavaliação bem como a avaliação do projeto e do trabalho realizado e da equipa coordenadora (Mod. DR09_VOLUNT Ficha de Avaliação do Projeto feita pelo Voluntário) Reconhecimento No final do contrato de voluntariado, o voluntário será reconhecido pelo seu trabalho e empenho, através do Certificado de Voluntário emitido pela CDC. (Mod. DR10_VOLUNT Certificado do Voluntário). Anualmente, no dia 05 de dezembro, celebra-se o dia do Voluntário, data em que todos os voluntários da CDC são convidados a participar num almoço-convívio onde serão reconhecidos publicamente pelo seu trabalho e desempenho. De referir, que quando não for possível esta data, será agendada uma outra para o efeito. 12

13 5. EQUIPA DO VOLUNTARIADO CDC INTERVENIENTES E SUAS FUNÇÕES Para uma gestão correta e eficiente do Voluntariado da CDC foi implementada uma equipa composta por cinco elementos multidisciplinares e polivalentes, com o intuito de responder a todas as necessidades e fases do processo, desde a receção dos candidatos a voluntário até à fase de conclusão do projeto. Cabe à equipa as seguintes funções: - Definir as estratégias a adotar no âmbito do Voluntariado; - Estabelecer e definir os procedimentos a seguir no processo de acolhimento e seleção dos candidatos a voluntários e no processo de deteção de necessidades de voluntários; - Planear um modelo que permita o recrutamento de voluntários adequados às necessidades dos Equipamentos/RS/Departamentos, por um lado; e proporcionar bases que facilitem a identificação da disponibilidade de voluntários para a execução de determinada função ou tarefa, por outro. A equipa é formada por um elemento da Direção, um Gestor do Voluntariado, um Facilitador, um Avaliador e um representante dos Recursos Humanos, cujas funções e responsabilidades são as a seguir enunciadas: 5.1. Direção - Aprovar o Regulamento Interno do Voluntariado; - Aprovar o Guia de Acolhimento do Voluntariado; - Validar os elementos de informação e registos utilizados no processo; - Validar as ofertas de voluntariado elaboradas com base nas necessidades dos Equipamentos/RS/Departamentos e de outras oportunidades de voluntariado que sejam relevantes para a Instituição; - Validar os pedidos de voluntários por parte dos Equipamentos/RS/Departamentos; - Aprovar os programas de voluntariado propostos por cada Equipamento/RS/ Departamento; - Analisar e validar as propostas de alteração ao projeto de Voluntariado. 13

14 5.2. Gestor do Voluntariado - Deter a visão geral do processo do voluntário e do voluntariado na CDC; - Rececionar as fichas de inscrição dos candidatos a voluntário; - Rececionar o mapa de levantamento de necessidades de voluntariado elaborado pelo Equipamento/RS/Departamento; - Rececionar as fichas de Tipificação de Projetos/Ofertas de Voluntariado; - Proceder ao levantamento das ofertas de voluntariado existentes e elencar sugestões resultantes dos contatos com o Facilitador, voluntários e demais interessados; - Elaborar as ofertas de voluntariado de acordo com o âmbito de intervenção; - Elaborar e disponibilizar o portfólio de ofertas de voluntariado; - Organizar a bolsa de ofertas de voluntariado e a bolsa de voluntariado; - Supervisionar as várias etapas do processo de voluntariado e articula com todos os intervenientes no processo de forma a garantir a sua correta execução; - Comunicar ao Facilitador listagem de candidatos a convocar para entrevista inicial e entrevista de recrutamento para uma oferta concreta; - Desenvolver, em parceria com o Departamento de Informática, uma plataforma de gestão de ofertas de voluntariado e candidaturas espontâneas de voluntários; - Responsável pela comunicação e imagem do voluntariado da CDC, na estrutura interna e para o exterior, em articulação com o Departamento de Inovação; - Elaborar e apresentar à Direção relatórios periódicos com informação relativa ao número de candidatos a voluntário, número de pedidos de voluntários por parte dos Equipamentos/RS/Departamentos, quantificação e caraterização dos projetos onde participaram/participam os voluntários; - Dinamizar estudos sobre a prática do voluntariado nos Equipamentos/RS/Departamentos com o objetivo de melhorar a execução do mesmo; - Recolher, tratar e difundir informações sobre o voluntariado; - Rececionar sugestões e opiniões para posterior análise e apresentação à Direção e à equipa de Voluntariado com o objetivo da melhoria contínua do mesmo. 14

15 5.3. Facilitador - Disponibilizar a todos os interessados informação sobre a CDC, sobre o projeto de voluntariado e ofertas disponíveis; - Recolher e entregar ao Gestor de Voluntariado as fichas de inscrição dos candidatos a voluntários; - Sempre que solicitado pelo Gestor de Voluntariado, estabelecer contato com os candidatos a voluntário para marcação de entrevista inicial com o Avaliador e o Gestor do Voluntariado; - Estabelecer contato com o candidato a voluntário para marcação de entrevista com o Avaliador, DT do Equipamento/Responsável de Departamento e Gestor do Voluntariado; - Após escolha do candidato a ocupar a oferta de voluntariado, informar o candidato selecionado da decisão assim como o dia, hora e local de início da sua colaboração; - Informar os candidatos que não foram selecionados da decisão do processo de seleção; - Reunir mensalmente com o Gestor do Voluntariado para fazer o ponto de situação do contato com o público e eventuais propostas de melhoria ao processo Avaliador - Definir os perfis adequados às ofertas de voluntariado enviadas pelo Gestor de Voluntariado, bem como critérios de seleção; - Entrevistar os candidatos a voluntário e avaliar o enquadramento do perfil dos mesmos com a oferta do voluntariado; - Selecionar o voluntário adequado ao perfil pretendido por cada projeto de Voluntariado; - Rever, periodicamente, perfis de voluntário e, caso se justifique, comunicar ao Gestor de Voluntariado as propostas de alteração, que posteriormente serão apresentadas à Direção. 15

16 5.5. Departamento de Recursos Humanos - Gerir o processo do voluntário, desde o início da sua colaboração com a CDC até ao términus do contrato; - Elaborar o Contrato de Voluntariado; - Assegurar a criação do processo individual e o arquivo da documentação respeitante ao novo voluntário; - Providenciar a inclusão do voluntário no seguro de acidentes de trabalho da CDC; - Assegurar as autorizações para condução das viaturas da Instituição; - Criar o cartão de identificação de voluntário; - Articular com os Setores de Informática, Gabinete Jurídico e Receção para garantir a execução global do processo de admissão do voluntário. No contexto do Voluntariado é também evidente a importância do Diretor Técnico do Equipamento, do Responsável da Resposta Social ou do Departamento, consoante o âmbito do voluntariado. Desta forma, apraz-nos igualmente identificar quais as suas funções e responsabilidades: - Propor programas de voluntariado que resultem das necessidades encontradas no âmbito e trabalho do Equipamento/RS/Departamento; - Organizar o plano de trabalho e recursos do voluntário; - Assegurar o acolhimento do voluntário prestando-lhe as informações necessárias para a execução da sua função e acompanhar o processo de integração; - Apoiar o voluntário no desenvolvimento adequado das funções que lhe foram atribuídas, de o envolver no fluxo de comunicação da Instituição e de lhe dar informação sobre o seu desempenho numa perspetiva construtiva que lhe permita corrigir eventuais desvios e assim melhorar continuamente a sua forma de trabalhar; - Manter atualizado o processo do voluntário; - Valorizar, incentivar e reconhecer a participação do voluntário; - Enviar mensalmente os registos de presença do voluntário (Mod. DR07_VOLUNT Mapa de Assiduidade do Voluntário) ao Departamento de Recursos Humanos; - Avaliar periodicamente o desempenho do voluntário (Mod. DR08_VOLUNT Ficha de Avaliação do Voluntário e do Projeto pelo Equipamento/Departamento). 16

17 6. LEGISLAÇÃO Lei n.º 71/98, de 3 de novembro - Estabelece as bases do enquadramento jurídico do voluntariado; Decreto-Lei n.º 389/99, de 30 de setembro - Regulamenta a Lei n.º 71/98, de 3 de Novembro, criando as condições que permitam promover e apoiar o voluntariado; Resolução de Conselho de Ministros n.º 50/2000, de 30 de março ( publicada no D.R., II série, n.º94, de 20 de Abril) - Define a composição e o funcionamento do Conselho Nacional para a Promoção do Voluntariado; Decreto-Lei n.º 40/89, de 12 de fevereiro - Institui o seguro social voluntário, regime contributivo de carácter facultativo no âmbito da Segurança Social, em que podem ser enquadrados os voluntários. O seguro social voluntário foi objeto de adaptação ao voluntariado pelo Decreto-Lei n.º 389/99, de 30 de Setembro; Decreto-Lei n.º 176/2005, de 25 de outubro - Altera o n.º 1 do art.º 4.º do Dec-Lei n.º 389/99, de 30 de Setembro; Portaria n.º 87/2006, de 24 de janeiro - Aprova o Modelo de Cartão de Identificação do Voluntário. 17