Regulamento Interno do Voluntariado AEVA SERVIR

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1 O presente regulamento interno tem como principal objetivo regular e facilitar o processo de gestão de voluntários na, sendo facultada informação no que concerne à caraterização e princípios do voluntariado, definição de voluntário, seus direitos e deveres. Inclui ainda a legislação aplicável nesta matéria. É um documento dinâmico que será alterado sempre que se verifique tal necessidade e cuja atualização e melhoramento reclama a participação e sugestão de todos no sentido de melhorar o funcionamento deste serviço. Este regulamento e todos os documentos de suporte necessários ao processo estão disponíveis na página da internet do SERVIR. I - CONCEITOS E VALORES VOLUNTARIADO Definição de voluntariado: É o conjunto de ações de interesse social e comunitário, realizadas de forma desinteressada por pessoas, no âmbito de projetos, programas e outras formas de intervenção ao serviço dos indivíduos, das famílias e da comunidade, desenvolvidos sem fins lucrativos por entidades públicas ou privadas. Não são consideradas atuações voluntárias ainda que, desinteressadas, todas aquelas que tenham um carácter isolado e esporádico ou sejam determinadas por razões familiares, de amizade e boa vizinhança. (Art.º 2.º da Lei n.º 71/98, de 3 de Novembro) VOLUNTÁRIO Indivíduo que, de forma livre, desinteressada e responsável se compromete, de acordo com as suas aptidões próprias e no seu tempo livre, a realizar ações de voluntariado no âmbito de uma organização promotora. A qualidade de voluntário não pode, de qualquer forma, decorrer de relação de trabalho subordinado ou autónomo ou de qualquer relação de conteúdo patrimonial com a organização promotora. (Art.º 3.º da Lei n.º 71/98, de 3 de Novembro) Em suma, o VOLUNTARIADO: ESTÁ ao serviço das pessoas, das famílias e das comunidades, contribuindo para a melhoria da qualidade de vida e do bem-estar das populações; TRADUZ-SE num conjunto de ações de interesse social e comunitário, realizadas de forma desinteressada, expressando o trabalho voluntário; DESENVOLVE-SE através de projetos e programas de entidades públicas e privadas com condições para integrar voluntários, envolvendo entidades promotoras;

2 CORRESPONDE a uma decisão livre e voluntária apoiada em motivações e opções pessoais que caracterizam o voluntário. DIREITOS E DEVERES Direitos dos Voluntários (Art.º 7º da Lei n.º 71/98, de 3 de Novembro): Desenvolver um trabalho de acordo com os seus conhecimentos, experiências e motivações; Ter acesso a programas de formação inicial e contínua; Dispor de um cartão de identificação de voluntário; Enquadrar-se no regime do seguro social voluntário, caso não esteja abrangido por um regime obrigatório de segurança social; Exercer o seu trabalho de voluntário em condições de higiene e segurança; Estabelecer com a entidade que colabora um programa de voluntariado que regule as suas relações mútuas e o conteúdo, natureza e duração do trabalho voluntário que vai realizar; Ser ouvido na preparação das decisões da entidade promotora que afetem o desenvolvimento do seu trabalho voluntário. Deveres dos Voluntários (em relação aos destinatários, Instituição e sociedade): (Art.º 8º da Lei n.º 71/98, de 3 de Novembro): Respeitar a vida privada e a dignidade da pessoa; Respeitar as convicções ideológicas, religiosas e culturais; Guardar sigilo sobre assuntos confidenciais; Usar de bom senso na resolução de assuntos imprevistos, informando os respetivos responsáveis; Atuar de forma gratuita e interessada, sem esperar contrapartidas e compensações patrimoniais; Contribuir para o desenvolvimento pessoal e integral do destinatário; Garantir a regularidade do exercício do trabalho voluntário; Observar os princípios e normas inerentes à atividade, em função dos domínios em que se insere; Conhecer e respeitar estatutos e funcionamento da organização, bem como as normas dos respetivos programas e projetos; Atuar de forma diligente, isenta e solidária; Zelar pela boa utilização dos bens e meios postos ao seu dispor; Participar em programas de formação para um melhor desempenho do seu trabalho; Garantir a regularidade do exercício do trabalho voluntário;

3 Não assumir o papel de representante da sem prévia autorização; Utilizar a identificação como voluntário no exercício da sua atividade; Informar a, com a maior antecedência possível, sempre que pretenda interromper ou cessar o trabalho voluntário. Colaborar com os profissionais da Marca / Serviço onde está inserido, potenciando a sua atuação no âmbito de partilha de informação e em função das orientações técnicas inerentes ao respetivo domínio de atividade; Contribuir para o estabelecimento de uma relação fundada no respeito pelo trabalho que a cada um compete desenvolver; Respeitar a dignidade e liberdade dos outros voluntários, reconhecendo-os como pares e valorizando o seu trabalho; Fomentar o trabalho de equipa, contribuindo para uma boa comunicação e um clima de trabalho e convivência agradável.

4 II - MODELO DE GESTÃO DO VOLUNTARIADO NA O modelo de gestão do voluntariado do SERVIR congrega duas vertentes de recrutamento: uma (A), decorrente das necessidades diagnosticadas pelas diversas Marcas / Serviços da AEVA; outra (B), em resultado da candidatura espontânea de interessados em exercer voluntariado na Instituição. A resposta a oferta Levantamento de Necessidades Bolsa de Ofertas de voluntariado Divulgação das Ofertas de Voluntariado Ficha de candidatura recebida Entrevista e avaliação final Entrevista com responsável da Marca/Serviço Assinatura de contrato e formalização do programa de voluntariado Formação se necessário Supervisão e Motivação Avaliação Reconhecimento. B candidatura espontânea Informação sobre o SERVIR e os Programas de Voluntariado Inscrição de Candidatos a Voluntários Entrevista e Avaliação Inicial Bolsa de Voluntariado Entrevista com responsável da Marca/ Serviço Reunião com Responsável/Tutor da Marca/Serviço Assinatura do Contrato e formalização do Programa de Voluntariado Formação (se necessário) Supervisão e Motivação Avaliação Reconhecimento. Levantamento de Necessidades de Voluntariado Anualmente, nos meses de agosto e setembro, cada Marca/Serviço realiza um levantamento das necessidades de voluntariado previsíveis para o ano letivo, preenche o formulário disponível internamente online, referente à identificação de necessidades, e envia para aevaservir@aeva.eu. Esta previsão tem como objetivo facilitar a gestão de voluntários e dar resposta em tempo útil aos pedidos de voluntariado. A definição destes dois tempos não invalida, contudo, que cada Marca / Serviço comunique ao coordenador do SERVIR as necessidades que, entretanto, surjam. Bolsa de Ofertas de Voluntariado A Bolsa de Ofertas de Voluntariado é uma base de dados onde constam as ofertas de voluntariado do SERVIR, decorrentes das necessidades diagnosticadas pelas várias Marcas ou Serviços. As ofertas de voluntariado do SERVIR são disponibilizadas nos diversos meios de comunicação da Instituição, nomeadamente no Website e no Facebook. Podem também ser consultadas junto da Marca SERVIR. Pode igualmente passar pela distribuição de flyers, cartazes ou pela eventual participação em feiras de Voluntariado.

5 Bolsa de Voluntariado A Bolsa de Voluntariado traduz as caraterísticas (número e perfil) de voluntários disponíveis para desempenhar voluntariado na AEVA, após primeira fase de entrevista e seleção. Inscrição do candidato a Voluntário O candidato a voluntário pode inscrever-se numa das ofertas disponíveis na Bolsa de Voluntariado ou candidatar-se espontaneamente. A inscrição deve ser efetuada, preferencialmente, online, utilizando o formulário de inscrição disponível para o efeito. Primeira Entrevista e Avaliação Inicial É realizada pelo Coordenador do SERVIR, tendo por base o guião de entrevista de voluntariado e, nos casos em que se aplique, a oferta de voluntariado. Após esta avaliação poderão obter-se três resultados: 1º resultado: a avaliação do candidato é Não favorável - neste caso o processo é encerrado; 2º resultado: o candidato obtém avaliação Favorável, mas não existe oferta de voluntariado com os requisitos que se adequem ao seu perfil, qualificações e aptidões. O seu processo é inserido na Bolsa de Voluntariado do SERVIR para necessidades / oportunidades que surjam no futuro; 3º resultado: o candidato obtém avaliação Favorável e existe uma oferta de voluntariado que corresponde ao seu perfil, qualificações e aptidões. O Coordenador do SERVIR contacta o candidato no sentido de fazer nova entrevista com a Marca/Serviço, a qual irá propor-lhe um programa de voluntariado concreto. Segunda Entrevista, Programa de Voluntariado e Contrato O voluntário é entrevistado pelo Responsável da respetiva Marca / Serviço. O Responsável da Marca/Serviço (ou o Tutor) e o Voluntário procedem ao preenchimento da Ficha do Programa de Voluntariado - onde se indicam os resultados esperados através da sua colaboração - o qual é assinado por ambos e anexado ao contrato. O voluntário é informado das normas e procedimentos a seguir no âmbito da sua colaboração, seguindo-se a sua integração e regularização do processo junto dos Recursos Humanos. Após acordo entre as partes, procede-se à assinatura do contrato de voluntariado que contém, entre outros, os seguintes elementos: Âmbito do trabalho voluntário; Definição das funções do voluntário (em consonância com a oferta de voluntariado); Duração do contrato e do trabalho voluntário;

6 Direitos e deveres na instituição de acolhimento. É entregue ao voluntário um cartão próprio, emitido pela AEVA, que lhe permite aceder e circular nos locais onde irá prestar o seu trabalho. O voluntário tem direito a almoçar na cantina da AEVA nos dias em que realiza as suas tarefas de voluntariado. Formação O dever da formação é parte integrante do compromisso sério do voluntário. Torna-se importante apostar na formação, adquirindo competências ajustadas à realidade atual e às novas exigências da sociedade, especificamente no que concerne à informação e formação de voluntários, de gestores de programas de voluntariado e de todos os que direta ou indiretamente estão envolvidos neste processo. A ação voluntária deve ter competência humana e qualidade técnica. A Marca SERVIR promove sessões de formação de voluntariado com periodicidade semestral, cujos destinatários são voluntários, candidatos a voluntários, colaboradores da AEVA e demais interessados. Estas sessões serão compostas por dois tipos de formação, complementares: Formação Genérica: sessões em grupo de apresentação da ; Formação Especifica: em pequenos grupos, em função da Resposta Social, com debate de temas concretos relativos à área de atuação e esclarecimentos sobre o desempenho de funções previstas. Pretende-se que nas ações de formação promovidas pelo SERVIR haja um intercâmbio, partilha de experiências e saberes entre os participantes. Supervisão e Motivação A supervisão quotidiana do exercício da ação do voluntariado é da competência do responsável da Marca/Serviço. Deve ser utilizado o registo de assiduidade do voluntário a enviar mensalmente para o Departamento de Recursos Humanos, salvo em ações de voluntariado com duração inferior a um mês, casos esses em que o mapa é enviado no final do projeto. A motivação dos voluntários deve ser uma preocupação do responsável do voluntário na Marca/ Serviço, para que este exerça a sua função de forma correta. Avaliação O responsável pelo voluntário na Marca/Serviço efetua a avaliação (intercalar e final) do trabalho desenvolvido por este através da Ficha de Avaliação disponível para o efeito. No final do contrato também o voluntário é convidado a fazer a sua autoavaliação, bem como a avaliação do programa de voluntariado e da equipa coordenadora, através de um documento próprio.

7 Reconhecimento No final do contrato de voluntariado, o voluntário será reconhecido pelo seu trabalho e empenho, através do Certificado de Voluntário emitido pelo SERVIR. Anualmente, no dia 05 de dezembro, celebra-se o Dia do Voluntário, juntamente com o Centro de Informação Europe Direct de Aveiro, data em que todos os voluntários do SERVIR são convidados a participar num almoço-convívio, onde são reconhecidos publicamente pelo seu trabalho e desempenho. De referir, que quando não for possível esta data, será agendada uma outra para o efeito. III EQUIPA ENVOLVIDA Equipa do SERVIR A equipa do SERVIR é composta por um Diretor e um Coordenador, a quem cabe responder a todas as necessidades e fases do processo, desde a receção dos candidatos a voluntário, até à fase de conclusão do projeto. Cabe a esta Equipa: Definir as estratégias a adotar no âmbito do Voluntariado; Planear um modelo que permita o recrutamento de voluntários adequados às necessidades das Marcas / Serviços da AEVA, por um lado; e proporcionar bases que facilitem a identificação da disponibilidade de voluntários para a execução de determinada função ou tarefa, por outro. Definir e validar os procedimentos a seguir: i) no processo de acolhimento e seleção dos candidatos a voluntários, ii) no processo de deteção de necessidades de voluntários e ofertas por parte das Marcas/Serviços ou outras oportunidades de voluntariado relevantes para a Instituição; iii) na aprovação dos programas de voluntariado; iv) nos processos de avaliação e autoavaliação. Aprovar o Regulamento Interno do Voluntariado; Aprovar o Manual de Acolhimento do Voluntariado.

8 Ao Coordenador do SERVIR cabe, ainda: Deter a visão geral do processo do voluntário e do voluntariado no SERVIR; Supervisionar as várias etapas do processo de voluntariado e articular com todos os intervenientes no processo de forma a garantir a sua correta execução; Rececionar as fichas de inscrição dos candidatos a voluntário; Rececionar as fichas de identificação de necessidades de voluntariado elaborado pelas Marcas/ Serviços; Desenvolver uma plataforma de gestão destinada a: i) candidaturas espontâneas; ii) bolsa de ofertas de voluntariado; iii) bolsa de voluntariado; Convocar e realizar a entrevista inicial, bem como convocar para a entrevista de recrutamento em resposta a uma oferta concreta (realizada pela Marca/Serviço), informando o candidato da decisão assim como o dia, hora e local de início da sua colaboração; Informar os candidatos que não foram selecionados sobre a decisão do processo de seleção; Selecionar o voluntário adequado ao perfil pretendido por cada projeto de Voluntariado; Certificar-se que o representante dos Recursos Humanos assegura os procedimentos que lhe cabem. Rececionar as fichas de avaliação preenchidas pela Marca/Serviço e as fichas de autoavaliação preenchidas pelo voluntário; Emitir os Certificados de Voluntário; Convidar os voluntários a participar no almoço por ocasião do Dia do Voluntário; Articular com o SQI AEVA a comunicação e imagem, interna e externa, da marca SERVIR; Elaborar e apresentar à Direção da AEVA relatórios anuais com informação relativa ao número de candidatos a voluntário, número de pedidos de voluntários por parte das Marcas/ Serviços, quantificação e caracterização dos projetos onde participaram/participam os voluntários; Recolher, tratar e difundir informações sobre Voluntariado; Rececionar sugestões e opiniões para posterior análise e apresentação à Direção da AEVA com o objetivo da melhoria contínua do mesmo. No apoio ao processo de integração dos voluntários, encontra-se também um Representante dos Recursos Humanos, a quem compete: Assegurar a criação do processo individual e o arquivo da documentação respeitante ao novo voluntário, assegurando a sua atualização; Providenciar a inclusão do voluntário no seguro de acidentes de trabalho do SERVIR; Formalizar o Contrato de Voluntariado; Criar o cartão de identificação de voluntário; Articular com os SI com vista ao processo de admissão do voluntário; Informar o universo AEVA do novo colaborador ao nível do voluntariado, referindo a Marca / Serviço onde se encontra atribuído; Apresentar o(a) voluntário(a) à direção da AEVA; Rececionar os registos de presença; Enviar o Manual de Acolhimento ao voluntário. Responsável da Marca/Serviço ou Tutor As funções e responsabilidades do responsável da Marca / Serviço são as seguintes: Preencher a ficha de identificação de necessidades antes do início do ano letivo e atualizá-la sempre que se justifique;

9 Propor programas de voluntariado que resultem das necessidades encontradas no âmbito e trabalho da Marca / Serviço; Preencher a ficha do Programa de Voluntariado; Enviar para os Recursos Humanos o contrato pré-preenchido (com o máximo de informação possível relativa aos dados do voluntário e ao âmbito da sua ação); Organizar o plano de trabalho e recursos do voluntário; Assegurar o acolhimento do voluntário, incluí-lo no fluxo de comunicação da Instituição e acompanhar o seu processo de integração; Prestar ao voluntário as informações necessárias para a execução da sua função e dar feedback sobre o seu desempenho numa perspetiva construtiva, com vista à correção de eventuais desvios e à melhoria contínua; Valorizar, incentivar e reconhecer a participação do voluntário; Enviar mensalmente ao Departamento de Recursos Humanos os registos de presença do voluntário; Avaliar periodicamente o desempenho do voluntário através da ficha existente para o efeito. Solicitar ao voluntário o preenchimento da ficha de autoavaliação. IV - LEGISLAÇÃO Lei n.º 71/98, de 3 de novembro - Estabelece as bases do enquadramento jurídico do voluntariado; Decreto-Lei n.º 389/99, de 30 de setembro - Regulamenta a Lei n.º 71/98, de 3 de Novembro, criando as condições que permitam promover e apoiar o voluntariado; Resolução de Conselho de Ministros n.º 50/2000, de 30 de março (publicada no D.R., II série, n.º94, de 20 de Abril) - Define a composição e o funcionamento do Conselho Nacional para a Promoção do Voluntariado; Decreto-Lei n.º 40/89, de 12 de fevereiro - Institui o seguro social voluntário, regime contributivo de carácter facultativo no âmbito da Segurança Social, em que podem ser enquadrados os voluntários. O seguro social voluntário foi objeto de adaptação ao voluntariado pelo Decreto-Lei n.º 389/99, de 30 de Setembro; Decreto-Lei n.º 176/2005, de 25 de outubro - Altera o n.º 1 do art.º 4.º do Dec-Lei n.º 389/99, de 30 de Setembro; Portaria n.º 87/2006, de 24 de janeiro - Aprova o Modelo de Cartão de Identificação do Voluntário. Documentos anexos: - Ficha de inscrição do voluntário - Ficha de identificação de necessidades - Ficha de autoavaliação do voluntário - Ficha de avaliação da ação do voluntário - Ficha do programa de voluntariado - Contrato de voluntariado - Guião da entrevista de voluntariado - Manual de acolhimento