Município de Guarujá MANUAL DE PROCEDIMENTOS PARA A REALIZAÇÃO DE PARCERIAS COM O TERCEIRO SETOR. Controladoria Geral do Município

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1 Município de Guarujá MANUAL DE PROCEDIMENTOS PARA A REALIZAÇÃO DE PARCERIAS COM O TERCEIRO SETOR Controladoria Geral do Município

2 Município de Guarujá Manual de Procedimentos para a realização de parcerias com o Terceiro Setor EDIÇÃO ATUALIZADA COM A LEI /2014 Controladoria Geral do Município 2015 CONTROLADORIA Página 2

3 Sumário Marco Regulatório Lei / Roteiro básico para realização de parceria...05 Chamamento Público...05 Requisitos para a celebração de parcerias...06 Estrutura do plano de trabalho...07 Vedações de parcerias...08 Formalização do instrumento da parceria...09 Cláusulas essências do Instrumento Jurídico...10 Funções e Responsabilidades...12 Comissão de Seleção...12 Comissão de Monitoramento e Avaliação...12 Gestor...13 Controle Interno...13 Administrador Público...13 Normatização das Compras...14 Transparência e Controle...15 Prestação de Contas...16 Quadro de Procedimento formalização da parceria...21 Quadro de Tarefas e Responsabilidades execução e avaliação da parceria...21 Anexo...22 Modelo de Projeto CONTROLADORIA Página 3

4 MARCO REGULATÓRIO - Lei /2014 Com o advento da Lei /2014 inicia-se uma nova relação entre o Poder Público e as entidades que recebem ou pleiteiam receber recursos públicos para a consecução de objetivos sociais. A nova legislação elimina o termo "convênio" entre o poder público e as entidades privadas sem fins lucrativos, e cria uma nova terminologia: termo de fomento ou colaboração. O termo convênio somente será utilizado nas parcerias entre os entes da Administração Pública. Já as entidades sem fins lucrativos passam a ser chamadas de organizações da sociedade civil e o instrumento jurídico adotado entre uma parceria com o poder público será ou termo de colaboração ou termo de fomento. Esta Lei aplica a observância aos princípios do art. 37 da Constituição Federal, em relação à moralidade, legalidade, impessoalidade, publicidade e eficiência, na utilização dos recursos públicos, por parte das organizações da sociedade civil, e ainda exige a aplicação dos princípios da economicidade, da isonomia, da probidade, entre outros. O Art. 1º da Lei /2014 traz o seguinte texto: Estabelece o regime jurídico das parcerias voluntárias, envolvendo ou não transferências de recursos financeiros, entre a administração pública e as organizações da sociedade civil, em regime de mútua cooperação, para a consecução de finalidades de interesse público; define diretrizes para a política de fomento e de colaboração com organizações da sociedade civil; institui o termo de colaboração e o termo de fomento. Segue abaixo a definição dos termos de colaboração e de fomento: a) Termo de Colaboração: instrumento pelo qual são formalizadas as parcerias estabelecidas pela administração pública com organizações da sociedade civil, selecionadas por meio de chamamento público, para a consecução de finalidades de interesse público propostas pela administração pública. b) Termo de Fomento: instrumento pelo qual são formalizadas as parcerias estabelecidas pela administração pública com organizações da sociedade civil, selecionadas por meio de chamamento público, para a consecução de finalidades de interesse público propostas pelas organizações da sociedade civil. CONTROLADORIA Página 4

5 ROTEIRO BÁSICO PARA REALIZAÇÃO DE PARCERIA 1 Elaborar o edital de chamamento; 2 Emitir parecer jurídico da minuta do edital; 3 Publicar o chamamento público; 4 Receber os projetos das entidades; 5 Realizar a seleção das entidades; 6 Emitir parecer técnico sobre a proposta das entidades; 7 Realizar classificação das entidades; 8 Homologar em ata o resultado da seleção e classificação; 9 - Análise e verificação da documentação; 10 Assinatura do instrumento jurídico (termo de fomento ou termo de colaboração; 11 Acompanhar e fiscalizar a parceria; 12 Analisar a prestação de contas; 13 Liberar as parcelas dos recursos; 14 Exigir relatório do cumprimento do objeto; 15 Emitir parecer conclusivo. CHAMAMENTO PÚBLICO De acordo com o 1º do art. 24 da Lei /2014 o Chamamento Público deverá conter no mínimo: 1 A programação orçamentária; 2 O tipo de parceria a ser celebrada; 3 O objeto da parceria; 4 As datas, os prazos, as condições, o local e a forma de apresentação das propostas; 5 As datas e os critérios objetivos de seleção e julgamento das propostas, inclusive no que se refere à metodologia de pontuação e ao peso atribuído a cada um dos critérios estabelecidos, se for o caso; 6 O valor previsto para a realização do objeto; 7 A exigência de que a organização da sociedade civil possua no mínimo: a) 3 (três) anos de existência no CNPJ; b) Experiência prévia na realização, com efetividade, do objeto da parceria; c) Capacidade técnica e operacional. CONTROLADORIA Página 5

6 REQUISITOS PARA A CELEBRAÇÃO DE PARCERIAS Conforme artigos 33 e 34 da Lei /2014 a entidade deverá atender: 1 Que seus Estatutos disponham das seguintes normas: a) Objetivos voltados à promoção de atividades e finalidades de relevância pública e social; b) A constituição de conselho fiscal ou órgão equivalente, dotado de atribuição para opinar sobre relatórios de desempenho financeiro e contábil e sobre as operações patrimoniais realizadas; c) A previsão de que, em caso de dissolução da entidade, o respectivo patrimônio líquido seja transferido à outra pessoa jurídica de igual natureza que preencha os requisitos da Lei /2014; d) Normas de prestação de contas sociais que determinarão no mínimo: d.1 A observância dos princípios fundamentais das normas brasileiras de contabilidade; d.2 Que se dê publicidade, por qualquer meio eficaz, no encerramento do exercício fiscal, ao relatório de atividades e demonstrações financeiras da entidade, incluídas as certidões negativas de débito unificada com a Fazenda e com o Fundo de Garantia; 2 Prova da propriedade ou posse legítima do imóvel, caso seja necessário à execução do objeto pactuado; 3 Certidões de regularidade fiscal, previdenciária, tributária, de contribuições e de dívida ativa de acordo com a legislação aplicável de cada ente federado ; 4 Certidão de existência jurídica expedida pelo cartório de registro civil ou cópia do estatuto registrado e eventuais alterações; 5 Documento que evidencie a situação das instalações e as condições materiais da entidade, quando essas instalações e condições forem necessárias para a realização do objeto pactuado; 6 Cópia da ata de eleição do quadro dirigente atual; 7 Relação nominal atualizada dos dirigentes da entidade, com endereço, número e órgão expedidor da carteira de identidade e número de registro no Cadastro de Pessoas Físicas CPF de cada um deles; 8 Cópia de documento que comprove que a organização da sociedade civil funciona no endereço registrado no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica - CNPJ ; 9 Regulamento de compras e contratações, próprio ou de terceiro, aprovado pela Administração Pública celebrante, em que se estabeleça, no mínimo, a observância dos CONTROLADORIA Página 6

7 princípios da legalidade, da moralidade, da boa-fé, da probidade, da impessoalidade, da economicidade, da eficiência, da isonomia, da publicidade, da razoabilidade e do julgamento objetivo e a busca permanente de qualidade e durabilidade. ESTRUTURA DO PLANO DE TRABALHO Deverá constar no Plano de Trabalho, de acordo com o Art. 22 da Lei /2014: 1 Diagnóstico da realidade: demonstrar a realidade atual e onde se pretende chegar (diagnóstico, objetivos e metas); 2 Descrição pormenorizada (detalhada) de metas quantitativas e mensuráveis de forma precisa e detalhada do que se pretende obter, bem como quais os meios usados para alcançar as metas; 3 Prazo para a execução das atividades e o cumprimento das metas; 4 Definição dos indicadores, qualitativos e quantitativos, a serem utilizados para a aferição do cumprimento das metas; 5 Elementos que demonstrem a compatibilidade dos custos com os preços praticados no mercado ou com outras parcerias da mesma natureza, devendo existir elementos indicativos da mensuração desses custos, tais como: cotações, tabelas de preços ou outras fontes de informação disponíveis ao público; 6 Plano de aplicação dos recursos a serem desembolsados pela Administração Pública; 7 Estimativa de valores a serem recolhidos para pagamentos de encargos previdenciários e trabalhistas das pessoas envolvidas diretamente na consecução do objeto, durante o período de vigência proposto; 8 Valores a serem repassados, mediante cronograma de desembolso compatível com os gastos das etapas vinculadas às metas do cronograma físico; 9 Modo e periodicidade das prestações de contas, compatíveis com o período de realização das etapas vinculadas às metas e com o período de vigência da parceria, não se admitindo periodicidade superior a 1 (um) ano ou que dificulte a verificação física do cumprimento do objeto; 10 Prazos de análise da prestação de contas pela Administração Pública responsável pela parceria. CONTROLADORIA Página 7

8 VEDAÇÕES DE PARCERIAS De acordo com o Art. 39 da Lei /2014, as vedações são: 1 Entidade que não esteja regularmente constituída ou, se estrangeira, não esteja autorizada a funcionar no território nacional; 2 Que esteja omissa no dever de prestar contas de parceria anteriormente celebrada; 3 Tenha como dirigente agente político de Poder ou do Ministério Público, dirigente de órgão ou entidade da Administração Pública de qualquer esfera governamental, ou respectivo cônjuge ou companheiro, bem como parente em linha reta, colateral ou por afinidade, até o segundo grau; 4 Tenha tido as contas rejeitadas pela Administração Pública nos últimos 5 (cinco) anos, enquanto não for sanada a irregularidade que motivou a rejeição e não forem quitados os débitos que lhe foram eventualmente imputados, ou for reconsiderada, ou revista a decisão da rejeição; 5 Tenha sido punida com uma das seguintes sanções, pelo período que durar a penalidade: a) Suspensão de participação em licitação e impedimento de contratar com a Administração; b) Declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a Administração Pública; c) Tenha tido contas de parcerias julgadas irregulares ou rejeitadas por Tribunal de Contas ou Conselho de Contas de qualquer esfera da Federação, em decisão irrecorrível, nos últimos 8 (oito) anos; d) Tenha entre seus dirigentes pessoa: d.1 - Cujas contas relativas a parcerias tenham sido julgadas irregulares ou rejeitadas por Tribunal de Contas ou Conselho de Contas de qualquer esfera da Federação, em decisão irrecorrível, nos últimos 8 (oito) anos; d.2 Julgada responsável por falta grave e inabilitada para o exercício de cargo em comissão ou função de confiança, enquanto durar a inabilitação; d.3 Considerada responsável por ato de improbidade, enquanto durarem os prazos estabelecidos nos incisos I, II e III do art. 12 da Lei 8.429/1992. Também é vedado parceria conforme art. 40: 1 Para delegação das funções de regulação, de fiscalização, do exercício do poder de polícia ou de outras atividades exclusivas do Estado; 2 Para prestação de serviços ou de atividades cujo destinatário seja o aparelho CONTROLADORIA Página 8

9 administrativo do Estado; 3 Para contratação de serviços de consultoria, com ou sem produto determinado; 4 Para apoio administrativo, com ou sem disponibilização de pessoal, fornecimento de materiais consumíveis ou outros bens. FORMALIZAÇÃO DO INSTRUMENTO DA PARCERIA Para a celebração e formalização do Termo de Colaboração ou de Fomento, a Administração Pública deverá adotar as seguintes providências: 1 Realização de chamamento público; 2 Indicação expressa da existência de prévia dotação orçamentária para execução da parceria; 3 Demonstração de que os objetivos e finalidades institucionais e a capacidade técnica e operacional da organização da sociedade civil foram avaliados e são compatíveis com o objeto; 4 Aprovação do Plano de Trabalho a ser apresentado; 5 Emissão de parecer técnico da Administração Pública, que deverá pronunciar-se, de forma expressa, a respeito: a) Do mérito da proposta, em conformidade com a modalidade de parceria adotada; b) Da identidade e da reciprocidade de interesse das partes na realização, em mútua cooperação, da parceria prevista; c) Da viabilidade de sua execução, inclusive no que se refere aos valores estimados, que deverão ser compatíveis com os preços praticados no mercado; d) Da verificação do cronograma de desembolso previsto no plano de trabalho, e se esse é adequado e permite a sua efetiva fiscalização; e) Descrição de quais serão os meios disponíveis a serem utilizados para a fiscalização da execução da parceria, assim como dos procedimentos que deverão ser adotados para avaliação da execução física e financeira, no cumprimento das metas e objetivos; f) Da descrição de elementos mínimos de convicção e de meios de prova que serão aceitos pela Administração Pública na prestação de contas; g) Da designação do Gestor da parceria; h) Da designação da Comissão de Monitoramento e Avaliação da parceria; CONTROLADORIA Página 9

10 i) Da aprovação do Regulamento de Compras e Contratações apresentado pela organização da sociedade civil, demonstrando a compatibilidade entre a alternativa escolhida e a natureza e o valor do objeto da parceria, a natureza e o valor dos serviços, e as compras passíveis de contratação, conforme aprovado no plano de trabalho; j) 6 Emissão de parecer jurídico da Administração Pública acerca da possibilidade de celebração da parceria. CLÁUSULAS ESSÊNCIAS DO INSTRUMENTO JURÍDICO (TERMO DE FOMENTO OU DE COLABORAÇÃO) Depois de tomadas as providencias anteriores, o instrumento jurídico deverá ser formalizado e no mesmo deverá conter as seguintes cláusulas: 1 descrição do objeto pactuado; 2 as obrigações das partes; 3 o valor total do repasse e o cronograma de desembolso; 4 a classificação orçamentária da despesa, mencionando-se o número, a data da nota de empenho e a declaração de que, em termos aditivos, indicar-se-ão os créditos e empenhos para sua cobertura, de cada parcela da despesa a ser transferida em exercício futuro; 5 a contrapartida, quando for o caso, e a forma de sua aferição em bens e/ou serviços necessários à consecução do objeto; 6 a vigência e as hipóteses de prorrogação; 7 a obrigação de prestar contas com definição de forma e prazos; 8 a forma de monitoramento e avaliação; 9 a obrigatoriedade da restituição de recursos, nos casos previstos na Lei; 10 a definição se for o caso, da titularidade dos bens e direitos remanescentes na data da conclusão ou extinção da parceria; 11 a estimativa de aplicação financeira e as formas de destinação dos recursos aplicados; 12 a prerrogativa do órgão ou da entidade transferidora dos recursos financeiros de assumir ou de transferir a responsabilidade pela execução do objeto, no caso de paralisação ou da ocorrência de fato relevante, de modo a evitar a sua descontinuidade; 13 a previsão de que, na ocorrência de cancelamento de restos a pagar, o quantitativo CONTROLADORIA Página 10

11 possa ser reduzido até a etapa que apresente funcionalidade; 14 a obrigação de a organização da sociedade civil manter e movimentar os recursos na conta bancária específica da parceria em instituição financeira indicada pela Administração Pública; 15 o livre acesso dos servidores da Administração Pública repassadora dos recursos, do controle interno e do Tribunal de Contas correspondentes aos processos, aos documentos, às informações referentes aos instrumentos de transferências regulamentados pela Lei, bem como aos locais de execução do objeto; 16 a faculdade dos partícipes rescindirem o instrumento, a qualquer tempo, com as respectivas condições, sanções e delimitações claras de responsabilidades, além da estipulação de prazo mínimo de antecedência para a publicidade dessa intenção, que não poderá ser inferior a 60 (sessenta) dias; 17 a indicação de foro para dirimir as dúvidas decorrentes da execução da parceria; 18 a obrigação de a organização civil inserir cláusula, no contrato que celebrar com fornecedor de bens ou serviços com a finalidade de executar o objeto da parceria, que permita o livre acesso dos servidores da Administração Pública repassadora dos recursos públicos, bem como dos órgãos de controle, aos documentos e registros contábeis da empresa contratada, nos termos da Lei, salvo quando o contrato obedecer a normas uniformes para todo e qualquer contratante; 19 a responsabilidade exclusiva da organização da sociedade civil pelo gerenciamento administrativo e financeiro dos recursos recebidos, inclusive no que diz respeito às despesas de custeio, de investimento e de pessoal; 20 a responsabilidade exclusiva da organização da sociedade civil pelo pagamento dos encargos trabalhistas, previdenciários, fiscais e comerciais relativos ao funcionamento da instituição e ao adimplemento do termo de colaboração ou de fomento, não se caracterizando responsabilidade solidária ou subsidiária da Administração Pública pelos respectivos pagamentos, qualquer oneração do objeto da parceria ou restrição à sua execução. Constarão ainda como anexos do respectivo instrumento: a) O Plano de Trabalho, que dele é parte integrante e indissociável; b) O Regulamento de Compras e Contratações adotado pela organização da sociedade civil, devidamente aprovado pela Administração Pública parceira. CONTROLADORIA Página 11

12 FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES Comissão de Seleção A Comissão de Seleção está prevista no inc. X do Art. 2º da Lei /2014, que tem a seguinte definição: É o órgão colegiado da Administração Pública destinado a processar e julgar chamamentos públicos, composto por agentes públicos, destinado por ato publicado em meio oficial de comunicação, sendo, pelo menos 2/3 (dois terços) de seus membros servidores ocupantes de cargos permanentes do quadro pessoal da Administração Pública realizadora do chamamento público. As etapas do processamento e julgamento são: 1 - Receber os projetos das entidades; 2 Realizar a seleção das entidades; 3 Emitir parecer técnico sobre a proposta das entidades; 4 Realizar a classificação das entidades; 5 Homologar o resultado da seleção e classificação; 6 - Analisar e verificar a documentação; 7 Responder a recursos impetrados Comissão de Monitoramento e Avaliação A Comissão de Monitoramento e Avaliação está prevista no inc. XI do Art. 2º da Lei /2014, que tem a seguinte definição: É o órgão colegiado da Administração Pública destinado a monitorar e avaliar as parcerias celebradas com organizações da sociedade civil, composto por agentes públicos, designados por ato publicado em meio oficial de comunicação, sendo, pelo menos 2/3 (dois terços) de seus membros servidores ocupantes de cargos permanentes do quadro de pessoal da Administração Pública. A fiscalização deverá ser feita por meio de visitas in loco, como também deverá ser elaborado Relatório Técnico de monitoramento e avaliação. CONTROLADORIA Página 12

13 No Relatório Técnico de monitoramento e avaliação deverá conter: 1- Descrição sumária das atividades e metas estabelecidas; 2 Análise das atividades realizadas; 3 - Cumprimento das metas; 4 O impacto do benefício social obtido em razão da execução do objeto até o período, com base nos indicadores aprovados no plano de trabalho; 5 Valores efetivamente transferidos pela Administração Pública e valores comprovadamente utilizados; 6 Quando for o caso, os valores pagos nos termos do art. 54 da Lei; 7 Os custos indiretos; 8 Os remanejamentos efetuados; 9 As sobras de recursos financeiros, incluindo as aplicações financeiras; 10 Eventuais valores devolvidos aos cofres públicos; 11 Análise dos documentos comprobatórios das despesas; 12 Análise das auditorias realizadas pelos controles interno e externo, no âmbito da fiscalização preventiva, bem como de suas conclusões e das medidas que tomaram em decorrência dessas auditorias. Gestor De acordo com o Art. 61 da Lei /2014, são obrigações do Gestor: 1 Acompanhar e fiscalizar a execução da parceria; 2 - Informar ao seu superior hierárquico a existência de fatos que comprometam ou possam comprometer as atividades ou metas da parceria; 3 Informar indícios de irregularidades na gestão dos recursos; 4 Informar providências adotadas ou que serão adotadas para sanar os problemas detectados; 5 Emitir parecer técnico conclusivo de análise da prestação de contas final; 5 Disponibilizar materiais e equipamentos tecnológicos necessários às atividades de monitoramento e avaliação. CONTROLADORIA Página 13

14 Controle Interno O Controle Interno está inserido nos arts. 42, 48 e 71 da Lei /2014. No art. 42 prevê que a entidade deve permitir livre acesso aos membros do controle interno, no sentido de fiscalizar e também acompanhar a parceria. No art. 48 compete ao controle interno, sem prejuízo dos demais responsáveis, apontar eventuais irregularidades e exigir saneamento destas, e enquanto não solucionadas, os recursos repassados à entidade devem ser bloqueados. O art. 71 prevê que quando a administração pública, mais precisamente o gestor, deixar de cumprir com os prazos de análise da prestação de contas da entidade parceira, deverá encaminhar ao controle interno os motivos desse atraso. Administrador Público De acordo com o Art. 2º inc. V da Lei /2014, administrador público é: Agente público, titular do órgão, autarquia, fundação, empresa pública ou sociedade de economia mista competente para assinar instrumento de cooperação com organização da sociedade civil para a consecução de finalidades de interesse público. Também é de competência do administrador público conforme o art. 32 1º da Lei /2014, justificar e dar publicidade sobre a escolha da entidade parceira por dispensa ou inexigibilidade no site da Administração Pública. NORMATIZAÇÃO DAS COMPRAS O Art. 43 da Lei /2014 cria a obrigatoriedade por parte da entidade parceira de criar um regulamento de compras que deverá ser aprovado pela Administração Publica. Segue abaixo o artigo na íntegra: As contratações de bens e serviços pelas organizações da sociedade civil, feitas com o uso de recursos transferidos pela Administração Pública, deverão observar os princípios da legalidade, da moralidade, da boa-fé, da probidade, da impessoalidade, da economicidade, da eficiência, da isonomia, da publicidade, da razoabilidade e do julgamento objetivo e a busca permanente de qualidade e durabilidade, de acordo com o regulamento de compras e contratações aprovado para a consecução do objeto da parceria. CONTROLADORIA Página 14

15 TRANSPARÊNCIA E CONTROLE O art. 9º da Lei diz que, a cada ano civil a Administração Pública fará publicar, nos meios oficiais de divulgação, os valores aprovados na Lei orçamentária anual vigente para execução de programas e ações do plano plurianual em vigor, que poderão ser executados por meio de parcerias previstas na Lei /2014. A Administração também deverá manter em seu sítio oficial na internet, a relação das parcerias celebradas, em ordem alfabética, pelo nome da organização da sociedade civil, por prazo não inferior a 5 (cinco) anos, contado da apreciação da prestação de contas final da parceria. E ainda, a Administração deverá informar em seu sítio oficial no mínimo as seguintes informações: 1 data de assinatura e identificação do instrumento de parceria e do órgão da Administração Pública responsável; 2 nome da organização da sociedade civil e seu número de inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica CNPJ; 3 descrição do objeto da parceria; 4 valor total da parceria e valores liberados; e 5 situação da prestação de contas da parceria, que deverá informar a data prevista para a sua apresentação, a data em que foi apresentada, o prazo para sua análise e o resultado conclusivo. CONTROLADORIA Página 15

16 PRESTAÇÃO DE CONTAS O que significa prestação de contas? Prestação de contas é o conjunto de documentos e informações disponibilizados pelos dirigentes das entidades aos órgãos interessados e autoridades, de forma a possibilitar a apreciação, conhecimento e julgamento das contas e da gestão dos administradores das entidades, segundo as competências de cada órgão e autoridade, na periodicidade estabelecida em lei. Em outras palavras, é o meio pelo qual o órgão repassador pode aferir a legalidade dos atos praticados e comprovar o efetivo cumprimento da parceria. Quem deverá prestar contas? Prestará contas qualquer pessoa física ou entidade pública ou privada que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores públicos. O que significa prestação de contas parcial? É a apresentação da documentação comprobatória das despesas referentes a uma das parcelas recebidas. O que significa prestação de contas final? É a documentação comprobatória da despesa, apresentada ao final da execução do objeto da parceria. Qual a finalidade da prestação de contas? Conforme dito anteriormente, os elementos presentes na prestação de contas permitem à Administração aferir a legalidade dos atos praticados e comprovar o efetivo cumprimento da parceria. As impropriedades detectadas poderão resultar em rejeição das contas e instauração de Tomada de Contas Especial, a ser julgada pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, que irá apurar os fatos ocorridos, identificar os responsáveis e quantificar o débito daqueles que deram causa a perda, extravio, desvio de recursos ou outra irregularidade que resulte dano ao erário público. CONTROLADORIA Página 16

17 Qual a importância de se apresentar a prestação de contas de forma correta e no prazo regular? A não apresentação da prestação de contas de forma correta e no prazo regulamentar vem causando sérios transtornos à Administração Pública, resultando, com frequência, na instauração de Tomada de Contas Especial. A entrega da prestação de contas O ato de recebimento, pelo órgão, do expediente referente à prestação de contas não significa que houve a sua aceitação, como regular, nem tampouco a quitação da prestação de contas ou a desobrigação da juntada de outros documentos previstos em cláusula do instrumento jurídico da parceria. Para tanto, haverá a necessidade do exame quanto ao conteúdo da documentação encaminhada, da comprovação das despesas com base em documentos fiscais reconhecidamente hábeis, emitidos em nome da beneficiária. Salienta-se a importância da observação do prazo fixado no instrumento da parceria para entrega da prestação de contas. Cabe ressaltar que as prestações de contas entregues de maneira incompleta poderão ter o seu recebimento rejeitado, de pleno, pelo Órgão responsável pela apreciação, sujeitando-o às penalidades previstas em lei. Qual a importância de se apresentar a prestação de contas de forma correta e no prazo regular? A não apresentação da prestação ou irregularidades apresentadas acarretarão a suspensão dos pagamentos ou até mesmo seu cancelamento. A continuidade das irregularidades ocasionará a devolução dos valores recebidos e a impossibilidade de receber novos recursos. Prestação de contas parcial A prestação de contas parcial deve ocorrer após o recebimento de cada parcela. A prestação de contas parcial deverá ser instruída conforme preceituam as normas estipuladas pela Prefeitura e pela Instrução Normativa nº 2 de 2008 do Tribunal de Contas CONTROLADORIA Página 17

18 do Estado de São Paulo. A medida que as parcelas vão sendo liberadas e apresentadas as prestações de contas, será montado um processo administrativo para tanto. Em tal processo de prestação de contas é feita uma análise da regularidade da aplicação dos recursos. Se não estiver regular A Prefeitura irá suspender a liberação das parcelas restantes, notificando o convenente para, no prazo de 15 dias, sanar as irregularidades ou cumprir a obrigação. Se houver a regularização, a Prefeitura dará continuidade na liberação das parcelas. Se não houver a regularização, permanece suspensa a liberação de parcelas, podendo inclusive ser cancelado o repasse. Prestação de contas final A prestação de contas final ocorre quando é feita a liberação da última parcela da parceria. Trata-se de uma etapa onde são apresentados todos os documentos relacionados nas normas estipuladas pela Prefeitura e pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo. Vencido o prazo previsto para aplicação da última parcela ou para o cumprimento das obrigações pactuadas na parceria, a beneficiária deverá apresentar a prestação de contas final à Prefeitura no prazo de trinta dias. A Prefeitura, ao receber a prestação de contas final, providenciará, imediatamente, o registro de seu recebimento. Caso a referida prestação não seja apresentada no prazo de trinta dias, é feito um registro de inadimplência do convenente. O órgão repassador deverá, em 60 (sessenta) dias, contados do recebimento da prestação de contas final, verificar a correta e regular aplicação dos recursos da parceria e emitir relatório sobre a aprovação ou não da prestação de contas apresentada. Constatada irregularidade na prestação de contas, o órgão repassador fixará prazo de 15 dias, para a beneficiária promover sua correção, apresentar justificativa e ou devolver os recursos cuja aplicação tenha sido impugnada, devidamente corrigido. Se a beneficiária não tomar providências, será registrada a inadimplência do mesmo. Todas as prestações de contas serão encaminhas ao Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, conforme Instrução Normativa nº 2/2008, juntamente com o parecer CONTROLADORIA Página 18

19 conclusivo emitido pelo órgão fiscalizador. Prestação de contas rejeitada Se a prestação de contas for rejeitada, seja por omissão do partícipe conveniado, seja pela aplicação dos recursos transferidos em desacordo com o previsto no objeto da parceria ou mesmo pela ausência injustificada de prestação de contas, se em decorrência da execução da parceria resultarem prejuízos ao erário, o gestor do órgão repassador solicitará a devolução ao erário público do valor recebido, com as devidas correções. Caso o valor não seja devolvido será inscrito em Dívida Ativa. Pontos que geram ressalva ou glosa As notas fiscais deverão ser apresentadas com especificações detalhadas dos materiais adquiridos e serviços prestados e com o devido atesto de recebimento dos materiais/serviços realizados. Quanto ao plano de trabalho: - Remanejamento de recursos com relação ao plano de trabalho sem autorização prévia (GLOSA); Quanto aos comprovantes de despesas: - Documentos comprobatórios de despesas em xerox (GLOSA); - Utilização de recursos em desacordo com o Plano de Trabalho (GLOSA); - Despesa paga sem a respectiva comprovação em extrato bancário (GLOSA); - Não utilização correta da contrapartida (GLOSA); - Pagamento de juros e multas com recursos da parceria; - Documentos comprobatórios de despesas que não sejam documentos fiscais hábeis (GLOSA); - Documentos de despesas rasurados ou faltando preenchimento (GLOSA); - Ausência do documento comprobatório dos recolhimentos dos tributos, quando for o caso (GLOSA). Quanto ao patrimônio: - Ausência do Termo de Doação de Bens, quando for o caso. - Quanto ao prazo: - Utilização dos recursos antes e após a vigência da parceria (GLOSA); CONTROLADORIA Página 19

20 - Encaminhamento da prestação de contas fora do prazo; - Notas fiscais com prazo vencido para sua emissão (GLOSA); Quanto à movimentação financeira: - Falta de aplicação dos recursos no mercado financeiro; - Ausência de extratos bancários e/ou apresentação incompleta dos mesmos; - Contas bancárias não específicas. - Não podem ser antecipados os pagamentos a fornecedores. A entidade será responsabilizada pelo montante pago (GLOSA) Quais as irregularidades e falhas mais frequentes na execução financeira das parcerias? a) Saque total dos recursos sem levar em conta o cronograma físico-financeiro de execução do objeto; b) Realização de despesas fora da vigência; c) Utilização de recursos para finalidade diferente daquela prevista na parceria; d) Pagamento antecipado a fornecedores de bens e serviços; e) Transferência de recursos da conta corrente específica para outras contas bancárias da entidade; f) Retirada de recursos da conta para outras finalidades, com posterior ressarcimento; g) Falta de conciliação entre os débitos em conta e os pagamentos efetuados; h) Ausência de aplicação de recursos da parceria no mercado financeiro; l) Uso dos rendimentos de aplicação financeira para finalidade diferente da prevista; entre outros. CONTROLADORIA Página 20

21 QUADRO DE PROCEDIMENTO FORMALIZAÇÃO DE PARCERIA Etapa Procedimento Órgão 1 Abertura de processo administrativo Secretaria Gestora 2 Justificativa e descrição do objeto Secretaria Gestora 3 Estudo de economicidade Secretaria Gestora 4 Indicação de dotação orçamentária Secretaria Gestora 5 Confecção da minuta de chamamento público Secretaria Gestora 6 Parecer jurídico da minuta Advocacia Geral do Município 7 Publicação do chamamento público Secretaria Gestora 8 Seleção, classificação e parecer técnico Comissão de Seleção 9 Homologação da classificação Secretário da pasta gestora 10 Análise e verificação da documentação Comissão de Seleção 11 Aprovação do regulamento de compras Comissão de Seleção 12 Assinatura do instrumento do termo da parceria Secretário da pasta gestora 13 Publicação do termo da parceria Gabinete TAREFAS E RESPONSABILIDADES DURANTE A EXECUÇÃO DA PARCERIA Tarefas Acompanhamento e fiscalização da execução e documentação (mensal) Parecer técnico da execução (mensal) Relatório técnico de execução (anual) Recebimento e análise prévia da prestação de contas (mensal) Emissão de parecer da prestação de contas (anual) Aprovação da execução e liberação do pagamento (mensal) Emissão de Parecer Conclusivo (anual) Órgão responsável Comissão de Monitoramento e Avaliação Controle Interno Gestor CONTROLADORIA Página 21

22 EXEMPLO DE MODELO DE PROJETO ANEXO 1 - Identificação completa: Do Proponente (Entidade): Nome da entidade proponente: CNPJ: Endereço: Identificação do responsável pelo pedido: Da Coordenação Técnica: Técnico responsável pelo projeto: Formação profissional: Registro profissional: 2 - Identificação do Objeto a ser executado (quem será atendido através do projeto proposto e de que forma isto será feito): Introdução: diagnóstico sócio-territorial (descrição do território de abrangência, da demanda e da oferta) descrição das ações. Justificativa: explicar/esclarecer a importância das ações propostas diante do problema descrito, os benefícios a serem alcançados pela instituição e os resultados esperados para a comunidade Objetivo Geral do Projeto Objetivos Específicos do Projeto Público Alvo do Projeto. Relação dos recursos existentes a serem utilizados pelo projeto: físicos, financeiros, humanos, consumo, equipamentos etc.; especificar a fonte financiadora de cada item e nos recursos humanos especificar o tipo de vínculo. 3 - Metas a serem atingidas * Resultados quantitativos do projeto; Resultados qualitativos do projeto. Indicadores utilizados 4 - Etapas ou fases de execução (como será realizado o projeto, em quantas fases e CONTROLADORIA Página 22

23 especificar no cronograma das atividades os dias, os horários, bem como os profissionais responsáveis por cada ação): * Descrição das etapas do projeto; * Descrição das ações propostas do projeto; Descrição dos prazos de cada etapa (cronograma de atividades): 5 - Plano de aplicação dos recursos financeiros (como e quando será gasto o recurso): ITEM DESCRIÇÃO QUANTIDADE VALOR UNITÁRIO VALOR TOTAL TOTAL GERAL Demonstração dos custos do projeto - Beneficiária Materiais / Serviços Cotação A Cotação B Cotação C Demonstração do RH do projeto - Beneficiária Cargo Descrição Custo Contratado c/ Forma de *Média da recurso contratação Salarial do Função público? Mercado Sim ou Não * Informar a fonte CONTROLADORIA Página 23

24 6 - Cronograma de Desembolso: Cronograma de Desembolso MÊS VALOR 7 - Fontes de recursos da entidade (de onde vêm os recursos da entidade). 8 Periodicidade da prestação de contas Informar datas As datas devem convergir com as etapas de execução 9 - Avaliação (formas de monitoramento e indicadores de análise dos resultados alcançados) Previsão do início e fim da execução do objeto, bem como da conclusão das etapas ou fases programadas previstas no projeto: Previsão de Duração Início Dia/Mês/Ano Término Dia/Mês/Ano CONTROLADORIA Página 24

25 Município de Guarujá Manual de Procedimentos para a realização de parcerias com o Terceiro Setor Controladoria Geral do Município Controladoria Geral do Município de Guarujá Sites: ou CONTROLADORIA Página 25