Apresentação Coletiva Pronunciamento de Orientação CODIM Nº17 Relacionamento da Companhia com a Imprensa

Transcrição

1 Apresentação Coletiva Pronunciamento de Orientação CODIM Nº17 Relacionamento da Companhia com a Imprensa 02/Junho/2014

2 2 CODIM Instituído em 2005, com o objetivo de ser uma nova e eficiente ferramenta de trabalho para o aperfeiçoamento do mercado de capitais. OBJETIVO discutir, divulgar e sugerir as melhores formas de divulgação de informações pelas companhias abertas para os seus mais diferentes usuários, incentivando assim as companhias a manterem o diálogo permanente com seus públicos estratégicos. COMPROMISSO elaborar pareceres de orientação que devem alinhar as melhores práticas de divulgação nacionais e internacionais, estabelecendo princípios básicos e a utilização de recursos tecnológicos compatíveis com as necessidades dos agentes do mercado de capitais. O Comitê é uma iniciativa inédita no mundo, que congrega diferentes entidades e reguladores, visando o fortalecimento do mercado de capitais brasileiro através do ativo intangível - informação.

3 O CODIM conta com a presença de dois representantes de cada uma das 12 entidades-membro: 3 ABRAPP ABRASCA AMEC ANBIMA ANEFAC ANCORD APIMEC BM&FBOVESPA CFC IBGC IBRACON IBRI Associação Brasileira das Entidades Fechadas de Previdência Complementar Associação Brasileira das Companhias Abertas Associação de Investidores no Mercado de Capitais Associação Brasileira das Entidades dos Mercados Financeiro e de Capitais Associação Nacional dos Executivos de Finanças, Administração e Contabilidade Associação Nacional das Corretoras e Distribuidoras de Títulos e Valores, Câmbio e Mercadorias Associação dos Analistas e Profissionais de Investimento do Mercado de Capitais Bolsa de Valores, Mercadorias e Futuros Conselho Federal de Contabilidade Instituto Brasileiro de Governança Corporativa Instituto dos Auditores Independentes do Brasil Instituto Brasileiro de Relações com Investidores Participa ainda do CODIM, na qualidade de membro observador, a CVM Comissão de Valores Mobiliários

4 4 Estrutura do Comitê Coordenadores Haroldo R. Levy Neto Sub-coordenadora: Ligia S.L. Montagnani Helmut Bossert Sub-coordenador: Hélio Garcia Sistemática: Membros do CODIM definem os temas relevantes a serem debatidos O tema em questão é discutido pelos membros do CODIM, sob responsabilidade de dois relatores (necessariamente de entidades diferentes) Os relatores elaboram a minuta do Pronunciamento de Orientação (P.O.) e é discutido pelos membros do CODIM; O P.O. é colocada em audiência restrita entre os membros das entidades participantes do CODIM (prazo de 30 dias) Volta ao CODIM que re-analisa as considerações e, após consenso, coloca em Audiência Pública (30 dias) Volta ao CODIM que re-analisa as considerações e, após consenso do texto final do Pronunciamento de Orientação, ocorre a divulgação

5 5 Entidades-Membro e Representantes Renata Lima / Yara Piaulino Emílio Mayrink/ Wilson Carlos Duarte Delfino Erika Lacreta / João Carlos G.Silva Ana Paula Tomé/ Vinícius Correa Antonio Machado / Edmir Carvalho Daniela Zolko/ Renato Vetere Carlos Alberto Rebello/ Patricia Pellini Gardênia Braga / Rogério Vieira de Andrade Alberto Whitaker / Lélio Lauretii Jairo Soares / Marco A. Muzilli Membro observador: Dov Rawet

6 Pronunciamento de Orientação Nº 17 Relacionamento da Companhia com a Imprensa Relatores: Helio Garcia e Patrícia Pellini Coordenadores: Haroldo R. Levy Neto e Helmut Bossert 2/Junho/2014 6

7 Conceituação Relacionamento estruturado com a imprensa (*): ampliação do conhecimento sobre a companhia por meio da divulgação de informações e esclarecimentos de dúvidas. Regime de prestação de informações das companhias, em especial das listadas em Bolsa, faz com que elas se tornem alvo do acompanhamento sistemático da imprensa. Adoção de cautelas para evitar divulgação seletiva de informações no relacionamento com a imprensa em geral. Objetivo do Pronunciamento Instruir as companhias sobre procedimentos e mecanismos capazes de propiciar relacionamento estruturado com a imprensa, cumprindo seu compromisso com a transparência na divulgação de informações relevantes aos seus acionistas e demais públicos estratégicos. (*) Leia-se meios de comunicação em geral. 7

8 Importância da imprensa Alcance dos públicos estratégicos, construção e manutenção da reputação da companhia. Capilaridade dos meios empregados e linguagem mais acessível. Via de mão dupla: Emissora e receptora de questionamentos do mercado e demais públicos. Disseminação de informações e percepção da repercussão das decisões tomadas pelos administradores e acionistas. Companhia deve evitar criação de obstáculos ao acesso de informações e elaboração de matérias pela imprensa. 8

9 Principais Recomendações Interlocutores Centralização de demandas da imprensa. Atuação alinhada com área de relações com investidores. Diretrizes aplicáveis ao tratamento de informações e aprovação de posicionamentos internos. Indicação criteriosa e justificada de porta-vozes autorizados a falar com a imprensa. Perda de controle sobre o sigilo de informações ou prestação seletiva de informações. 9

10 Principais Recomendações (cont.) Relacionamento habitual com a imprensa: Mediato: há prazo para o atendimento da demanda. Imediato: ao vivo ; questionamento fora da pauta originalmente planejada ou sobre assunto fora do alcance do conhecimento do porta-voz. Relacionamento com a imprensa pode e deve ter continuidade mesmo nos períodos de silêncio, desde que as informações prestadas já tenham sido divulgadas. 10

11 Principais Recomendações (cont.) Informações a serem prestadas Linguagem adequada, clara, objetiva e didática. Comunicação uniforme: não privilegiar um meio de comunicação. Postura e entonação. Atendimento de todas as demandas da imprensa. Informação que ainda não é pública ou não está disponível em sua totalidade. Mapeamento de pontos críticos e disponibilidade de estatísticas: prestação de informações e contextualização. Divulgação de press release e identificação de erro na reprodução de informação divulgada pela companhia. Informações desfavoráveis relevantes devem ser divulgadas com presteza e franqueza. Divulgação de resultados ou de fatos de grande relevância ao mercado: realização de teleconferências distintas com jornalistas e outros profissionais dos meios de comunicação e com analistas, investidores e demais interessados, sem prejuízo de realização de coletiva de imprensa. 11

12 Principais Recomendações (cont.) Acompanhamento das informações Monitoramento de notícias e identificação de necessidade de comunicação oficial. Entrevista exclusiva: adoção de cautelas para evitar divulgação seletiva de informação. Registro do teor das informações prestadas. Comentários sobre desempenho relacionados a informações já divulgadas. Informações complementares e úteis ao entendimento dos negócios. Projeções de resultados abordadas caso já tenham sido divulgadas. Informações devem se basear em relatórios contábeis arquivados e divulgados. Presença necessária de membro da área de relações com investidores ou da área de comunicação. Alcance equitativo dos investidores: companhias listadas em bolsa devem se atentar ao horário de divulgação. Preferencialmente fora do horário de pregão. Durante período de silêncio, informação deverá estar acompanhada de aviso quanto à existência de oferta pública de distribuição em curso e à necessidade de ler o prospecto. 12

13 Principais Recomendações (cont.) Divulgação por outros meios e registro das informações Facilitação do acesso da imprensa às informações já divulgadas. Website com página dedicada à imprensa. Registro das informações divulgadas para comprovar relacionamento habitual em períodos de silêncio. Envio de comunicados à comunidade financeira, agências de notícias, imprensa em geral e inserção no website: adequada disseminação. Mercados internacionais e/ou investidores estrangeiros: distribuição simultânea de notícias relevantes por serviços de wire (rede de agências de notícias e terminais financeiros com cobertura de todos os mercados). Relacionamento com as mídias sociais Observância das mesmas orientações, com ênfase no monitoramento das informações divulgadas. Identificação de conteúdo veiculado que implique desinformação ao mercado: ampla divulgação a correções e esclarecimentos necessários. 13

14 Principais Recomendações (cont.) Comunicação em situações de crise Cobertura intensa da imprensa: plano e procedimentos aplicáveis a gerenciamento de crises. Procedimentos claros, executáveis e revistos com frequência: Identificação dos principais riscos inerentes à companhia e ao setor Indicação de integrantes da equipe de comunicação e porta-vozes de grupo específico ( comitê de crises ) Estratégia de relacionamento com a imprensa e redes sociais. Grupo específico: no mínimo, diretor presidente, DRI, área de comunicação e jurídico. Porta-voz específico para comunicação com a imprensa. Celeridade e informações corretas. Realização de entrevistas, inclusive coletivas; elaboração de respostas e veiculação de comunicados na imprensa. Informações devem ser simples, claras e precisas: pronunciamento transparente, reconhecimento da gravidade do fato, comprometimento com a solução dos problemas com maior brevidade possível e de medidas efetivas para evitar novas ocorrências. Seis P.O. do CODIM relacionados ao tema 14

15 Muito obrigado! Relatores: Helio Garcia e Patrícia Pellini 2/Junho/

16 16 Relatorias por Entidade TEMA ENTIDADES RELATORAS DATA DO PRONUNCIAMENTO CARTAS DE ORIENTAÇÃO Teleconferências Apresentações Públicas IBRI Apimec Apimec Ancord Geraldo Soares Haroldo Levy Ligia Montgnani Eduardo Fonseca P.O. n 01 de 05 /out /2005 P.O. n 02 de 13 /jul/ Enviadas Reuniões Restritas IBRI Abrasca Helio Garcia Edina Biava P.O. n 03 de 26 /nov/2007 Guidance Ato ou Fato Relevante IBRI BM&FBovespa Amec Ibracon Geraldo Soares Edna Holanda Edison Garcia Marcos Sanches P.O. n 04 de 17 /abr /2008 P.O. n 05 de 27 /nov/2008 Release IBRI CFC Hélio Garcia Alexandre Oliveira P.O. n 06 de 05 /mar/ Enviada

17 Relatorias por Entidade TEMA ENTIDADES RELATORAS DATA DO PRONUNCIAMENTO CARTAS DE ORIENTAÇÃO Período de Silêncio antes da Divulgação das Demonstrações Contábeis Apimec Ibracon Haroldo Levy Marco Muzili P.O. nº /set/ Enviadas Correção 06 - Elogios Melhores Práticas de Divulgação de Resultados Periódicos Apimec CFC Ligia Montagnani Alexandre Oliveira P.O. n 08 12/fev/2011 Instruções Preparativas para o Formulário de Referência IBGC Apimec Charles Holland Haroldo Levy P.O n 09 27/abr/2011 Comunicação Eletrônica Website de RI IBRI Amec Helio Garcia Edison Garcia P.O n 10 de 05/out/2011 Período de Silêncio em Ofertas Públicas de Distribuição Manifestação na Mídia BM&FBovespa Anbima Carlos Rebello João C. Gonçalves P.O n 11 11/jan/2012

18 18 Ultimos PO s elaborados por Entidade TEMA ENTIDADES RELATORAS DATA DO PRONUNCIAMENTO CARTAS DE ORIENTAÇÃO Comunicação Eletrônica IBRI Amec Helio Garcia Edison Garcia P.O n 12 17/mai/2012 Melhores Práticas para Elaboração e Divulgação do Relatório Anual Abrasca Ibracon Edina Biava Marco Muzilli P.O n 13 15/jun/2012 Melhores Práticas de Divulgação de Informações sobre Sustentabilidade IBRI Apimec Geraldo Soares Haroldo Levy P.O n 14 04/set/2012 Código de Conduta das Companhias BM&FBovespa IBGC Carlos Rebello Alberto Whitaker P.O n 15 14/nov/2012 Informação Relevante não Divulgada ao Mercado IBRI IBGC Geraldo Soares/ João C. Gonçalves da Silva P.O n 16 31/out/2013

19 19 Pronunciamentos em Elaboração Segmentação da Comunicação do público dentro do Mercado de Capitais, como atender? Estimativas Contábeis Período de Silêncio em Relação a Relatórios de Analistas Simultaneidade na Divulgação de Informações Visitas às Companhias Importância dos Intangíveis Melhores Práticas de Divulgação de Notas Explicativas das Demonstrações Contábeis Manual de Assembléias de Acionistas Relato Integrado

20 20 Para outras informações acesse o site do CODIM Dê sua sugestão: codim@codim.org.br