Instrumentos transversais de gestão de documentos. Alexandra Lourenço DGLAB I Encontro de Arquivos CIM Região de Coimbra 30 de junho de 2017

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1 Instrumentos transversais de gestão de documentos Alexandra Lourenço DGLAB I Encontro de Arquivos CIM Região de Coimbra 30 de junho de 2017

2 1. Enquadramento: criação de referenciais 2. Construção de uma linguagem comum para a Administração: da MEF à LC 3. Avaliação suprainstitucional: ASIA 4. Dos referenciais aos instrumentos organizacionais: desenvolvimento de PC e TS 5. A aplicação do PCIAAL

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4 1. Enquadramento Relatório do Questionário 2013 (Medida 15, RCM 12/2012) 27% das entidades dispõe de Regras e procedimentos para o registo/descrição de documentos de uso corrente, 31% de Plano de classificação, 17% de Tabela de seleção para avaliação e 3% de Plano de preservação digital.

5 1. Enquadramento Classificação Avaliação

6 1. Enquadramento LISTA CONSOLIDADA ASIA Harmonização 3ºs níveis PC / TS Instrumentos organizacionais ou pluriorganizacionais PCIAAL Construção de uma linguagem comum MEF Concertação de prazos e destinos finais CONSTRUÇÃO DE REFERENCIAIS

7 1. Enquadramento

8 Documento metodológicos MEF Funções da AP PN Processos de Negócio ASIA ogramas-eprojectos/modernizacaoadministrativa/macroestrutura -funcional-mef/

9 Lista Consolidada - Excerto

10 1. Enquadramento Como interpretar o documento Excel disponibilizado FRD resultados Classificação Código Título Descrição Notas de aplicação Notas de exclusão Termos de índice Análise de contexto Decisões de avaliação Aplicação de avaliação Prazo de conservação administrativa Justificação Destino final Justificação Formas de contagem dos prazos

11 LISTA CONSOLIDADA (*) Processo de negócio Subfunção Função M E F (*) Após publicação dos resultados do Projeto ASIA

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14 Da Macroestrutura funcional(mef) à Lista Consolidada (LC) Construção de uma linguagem comum para a Administração

15 Macroestrutura Funcional (MEF): principais aspetos inovadores orientados ao valor interoperabilidade Ponto de vista supra organizacional - captar a transversalidade dos processos Classificação funcional e não orgânica, e não temática Rejeição do modelo de diferenciação funções-meio/funções-fim Metodologia de desenvolvimento baseada na análise de processos de negócio - e não na análise da organização de documentação acumulada Criação de interface entre a linguagem natural e a linguagem controlada índice de termos comuns mapeados às classes da MEF

16 Construção de uma linguagem comum para a Administração: processo de desenvolvimento Projetos DGLAB MEF (Macroestrutura Funcional) Projeto Harmonização Lista Consolidada (MEF + PN) Representa Funções executadas pela Administração Processos de negócio executados pelos organismos Plano de classificação 1º nível 2º nível 3º nível Lista construída de forma incremental Base para o desenvolvimento de planos de classificação Coordenação pela DGLAB da atribuição de códigos de classificação

17 Macroestrutura Funcional (MEF): Modelo conceptual suprainstitucional que estrutura as funções da Administração 150Planeamento e gestão estratégica 200 Execução da política externa 250 Administração das relações de trabalho 400 Prestação de serviços de Identificação e registo 550 Execução de operações de segurança, proteção ou defesa 600 Administração da justiça 650 Prestação de serviços de proteção e inclusão social 700 Prestação de cuidados de saúde 710 Prestação de serviços de higiene e salubridade públicas 750 Prestação de serviços de ensino e formação 800 Prestação de serviços técnico e científicos, investigação e desenvolvimento 850 Execução de programas e ações de incentivo 900 Dinamização e comunicação 950 Administração da participação cívica 100 Ordenamento jurídico e normativo 300 Administração de direitos, bens e serviços 350 Administração financeira 450 Reconhecimentos e permissões 500 Supervisão, controlo e responsabilização

18 Da Macroestrutura funcional à Lista Consolidada Classes de 1º e 2º nível (MEF = representação das funções da Administração ) Mapa conceptual Classes de 3º nível (representação dos processos de negócio)

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20 Da classificação à avaliação O projeto ASIA Avaliação Suprainstitucional da Informação Arquivística

21 Relatórios de avaliação de documentação acumulada Portarias de gestão de documentos Passado Futuro Presente Momento em que se constituem as ferramentas que retratam o passado e projetam o futuro

22 Avaliação suprainstitucional Adoção de uma perspetiva Transversal Funcional Princípio base Avaliação a priori Pressupostos Independência da forma ou suporte em que se materializa a informação arquivística. Avaliação como processo independente da aquisição Reutilização da informação

23 Avaliação suprainstitucional Princípios Prover uma resposta a necessidades societais, ao nível de: garante de direitos garante de deveres preservação da memória Prover uma resposta a necessidades gestionárias, ao nível das práticas de boa gestão informacional Valores Densidade Complementaridade Completude METODOLOGIA RELACIONAL Critérios associa Prazo Conservação Administrativa Legal Gestionário Utilidade Administrativa Destino Final Legal Densidade informacional Complementaridade informacional Relações entre PN s - Cruzamento - Sucessão - Suplementar - Síntese - Complementar Relações entre entidades intervenientes

24 Avaliação suprainstitucional Apuramento de receita e despesa 350 Relações de síntese Aplicação do critério da densidade informacional para determinar o destino final 350 Lançamento de receita e despesa Prestação de contas 150 Realização de auditorias Cobrança de receita e pagamento de despesa Controlo sistemático de numerário e valores Relações suplementares 350 Conjugação do critério de utilidade administrativa (conservação em razão da sua utilização para controlo) com o critério legal (prazos para prescrição da responsabilidade) para determinação dos prazos de conservação administrativa

25 Dos referenciais aos instrumentos organizacionais Planos classificação e Tabelas de seleção

26 Dos referenciais aos instrumentos organizacionais Processos de Negócio MEF (Macroestrutura Funcional) Projeto Harmonização Lista Consolidada (MEF + PN) Funções da Administração Pública ASIA (Avaliação Suprainstitucional) Construção de uma linguagem comum Concertação de prazos e destinos da informação Apoio DGLAB PROJETOS ORGANIZACIONAIS Planos de classificação Portarias de Gestão de Documentos Consultoria Fichas técnicas Plataforma CLAV Pluriorganizacionais (ministeriais, Administração Local, ) ou organizacionais

27 Da Lista Consolidada à Portaria de Gestão de Documentos Ficha técnica 2 Etapas do procedimento

28 Apresentação de novo processo de negócio para integração na lista consolidada Ficha técnica 3 1 Conferência da LC A atividade executada pela entidade está representada nos PN da LC? S Inicio Lista Consolidada FT 4 Da LC à PGD Fim N Publicitação Integração na LC Codificação do PN Quando não se encontra contemplado um Processo de Negócio na Lista Consolidada Etapas do procedimento 2 N Preparação da submissão de novo PN Leitura de documentos metodológicos Enquadramento do PN no mapa conceptual relativo à função/subfunção Preenchimento dos elementos de informação do PN Envio à DGLAB 3 N Análise do PN, pela DGLAB, para integração na LC Aceitação de novo PN? Procedimentos para esclarecimentos complementares Necessário esclarecimentos complementares? S S

29 O Plano de classificação: subconjunto da LC

30 Aplicação do Plano de classificação

31 Aplicação do plano de classificação Apoio DGLAB Manual de aplicação

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33 Manual de implementação do PCIAAL

34 Manual de implementação do PCIAAL

35 CHECKLIST Manual de implementação do PCIAAL DIAGNÓSTICO CAPTURA /REGISTO Nº e tipo de pontos de entrada e saída Nº e tipo de canais de comunicação Nº e tipo de pontos de registo O que se regista CLASSIFICAÇÃO Quem classifica Em que momento se classifica O que se classifica Como se classifica Que ferramentas de apoio se utilizam no processo de classificação Características do Plano de Classificação utilizado

36 CHECKLIST Manual de implementação do PCIAAL DIAGNÓSTICO

37 Manual de implementação do PCIAAL CENÁRIOS PARA A IMPLEMENTAÇÃO

38 Manual de implementação do PCIAAL Como classificar

39 Manual de implementação do PCIAAL Como criar as agregações Estrutura hierárquica clássica TIPOLOGIAS DE OCORRÊNCIAS: CONSTITUIÇÃO DE AGREGAÇÕES E SUBAGREGAÇÕES (FONTE: MOREQ2010 ADAPTADO)

40 Manual de implementação do PCIAAL Como criar as agregações Estrutura alternativa TIPOLOGIAS DE OCORRÊNCIAS: CONSTITUIÇÃO DE AGREGAÇÕES E SUBAGREGAÇÕES (FONTE: MOREQ2010 ADAPTADO)

41 Classes Manual de implementação do PCIAAL Como criar as agregações Estrutura alternativa TIPOLOGIAS DE OCORRÊNCIAS: CONSTITUIÇÃO DE AGREGAÇÕES E SUBAGREGAÇÕES (FONTE: MOREQ2010 ADAPTADO)

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43 A informação global relativa a uma entidade (por ex.: um trabalhador) pode ser recuperada virtualmente a partir de uma pesquisa. Tal, implica um processo de normalização da informação relativa ao atributo que permite recuperar a entidade. Poderá efetuar-se através de: Manual de implementação do PCIAAL Denominação das agregações 1) Definição formal do título da agregação de modo a que o mesmo inclua a informação que se pretende recuperar, como por exemplo: Tipo de entidade Informação a constar no título normalizado (exemplos) Funcionário O título deve incluir: - Nome do trabalhador ou - Nº do trabalhador (quando existente) ou ainda - NIF Viatura O título deve incluir a matrícula Utente / Cliente O título deve incluir: - Nome do cliente ou - Nº do cliente (quando existente) ou ainda - NIF Obra O título deve incluir: - Nº matricial ou - Código SIG 2) Identificação/seleção de atributo, expresso em campo próprio de indexação elemento de metainformação, como por exemplo: Tipo de entidade Funcionário Viatura Utente / Cliente Obra Informação a constar em campo de indexação (exemplos) Nº do funcionário (quando existente) ou NIF Matrícula NIF Nº matricial ou código SIG

44 Plataforma CLAV Plataforma modular: prova de conceito Projeto U. Minho / JCR

45 Plataforma CLAV

46 Plataforma CLAV Desmaterialização e simplificação dos serviços de: Avaliação da informação/documentos produzida pela AP (atividades de recolha de dados, submissão, análise e decisão sobre as propostas) em substituição dos atuais formulários em Excel, submetido por ou correio; Controlo de eliminação de informação/documentos (procedimento obrigatório, de acordo com o Decreto-Lei n.º 447/88), em substituição do atual procedimento de submissão via correio ou .

47 Desafios 1. Fundamental aderir a modelos de trabalho cooperativo 2. Necessário implementar modelos de qualificação dos sistemas de arquivo 3. Indispensável criar instrumentos de gestão de informação de arquivo orientados para a interoperabilidade e desenvolvidos de forma harmonizada

48 Obrigada