Lista Consolidada: soluções aplicacionais. Alexandra Lourenço. 24 de Maio, Reitoria da Universidade do Porto

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1 Lista Consolidada: soluções aplicacionais Alexandra Lourenço 24 de Maio, Reitoria da Universidade do Porto

2 Agenda: 1. O que é a Lista Consolidada (LC) 2. LC: ação da BAD 3. LC: aplicações 4. LC: instrumento de apoio à implementação do Regulamento Geral de Proteção de dados (RGPD) 5. LC: instrumento de apoio à implementação da Agenda 2030 Objetivos para o Desenvolvimento Sustentável (ODS) Alexandra Lourenço 2

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4 Lista Consolidada (LC): o que é Projeto colaborativo do órgão de coordenação da política arquivística (DGLAB) com entidades públicas ou em exercício de funções públicas Sucessivo alargamento do envolvimento de entidades: ACE AL SPE IPSS Referencial para o desenvolvimento de instrumentos organizacionais ou pluriorganizacionaispara a classificação e avaliação da informação pública Alexandra Lourenço 4

5 Lista Consolidada (LC): o que é LC é o culminar de um caminho que aglutina vários projetos: 1. Projeto MEF Macroestrutura Funcional ; 2. Projeto Harmonização de classes de 3.º nível em planos de classificação conformes à MEF ; 3. Projeto ASIA Avaliação Suprainstitucionalda Informação Arquivística. Alexandra Lourenço 5

6 Lista Consolidada (LC): o que é LC é o culminar de um caminho que aglutina vários projetos: 1. Projeto MEF Macroestrutura Funcional ; 2. Projeto Harmonização de classes de 3.º nível em planos de classificação conformes à MEF ; 3. Projeto ASIA Avaliação Suprainstitucionalda Informação Arquivística. LISTA CONSOLIDADA ASIA Harmonização 3ºs níveis -PN MEF Alexandra Lourenço 6

7 Lista Consolidada -Excerto

8 Projeto 1 : identificação e caracterização das funções da Administração LISTA CONSOLIDADA M E F Processo de negócio Função Subfunção Projeto 2 : identificação e caracterização dos processos de negócio da Administração

9 Projeto 3 : Contextualização dos PN para fundamentação da sua avaliação e aplicação de prazos e destinas LISTA CONSOLIDADA Elementos fundamentais: - Tipificação do PN (elemento facilitador para a produção de TS) - Participantes no PN (entidade responsável pela conservação) - Legislação (fundamentação legal para prazos e destinos) - Relaçõesentre PN (base para aplicação de critérios para definição de prazos e destinos)

10 Projeto 3 : Determinações de prazos de conservação administrativa e destinas finais LISTA CONSOLIDADA CRITÉRIO CRITÉRIO CRITÉRIO CRITÉRIO

11 Lista Consolidada Apreciação dos profissionais Normalização Interoperabilidade Transparência Defensores Opositores Especificidade de cada arquivo Alexandra Lourenço 11

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13 LC: Ação da BAD Missão -> Promover uma melhor política e prática de Gestão da Informação Grupos de Trabalho -> Interação entre profissionais / Melhoria dos serviços Pronúncia formal sobre o trabalho desenvolvido (audição pública) Fórum de discussão: documentos metodológicos, fichas técnicas Apoio à implementação: esclarecimento de dúvidas sobre o PCIAAL Formação Transparência Cidadania Solidariedade Qualificação Alexandra Lourenço 13

14 LC: Ação da BAD Discussão - Documentos metodológicos MEF Funções da AP Projeto 1 PN Processos de Negócio Projeto 2 ASIA Projeto 3 -e-projectos/modernizacaoadministrativa/macroestruturafuncional-mef/

15 LC: Ação da BAD Discussão Fichas técnicas FT1 Elaboração de relatórios de avaliação de documentação acumulada FT2 O que é a Lista Consolidada FT3 Apresentação de novo processo de negócio para integração na Lista Consolidada FT4 Elaboração de uma Portaria de Gestão de Documentos a partir da Lista Consolidada FT5 Aplicação de uma tabela de seleção -e-projectos/modernizacaoadministrativa/macroestruturafuncional-mef/

16 Da Lista Consolidada à Portaria de Gestão de Documentos Ficha técnica 2 Etapas do procedimento

17 Apresentação de novo processo de negócio para integração na lista consolidada Ficha técnica 3 1 Conferência da LC A atividade executada pela entidade está representada nos PN da LC? S Inicio Lista Consolidada FT 4 Da LC à PGD Fim N Publicitação Integração na LC Codificação do PN Quando não se encontra contemplado um Processo de Negócio na Lista Consolidada Etapas do procedimento 2 N Preparação da submissão de novo PN Leitura de documentos metodológicos Enquadramento do PN no mapa conceptual relativo à função/subfunção Preenchimento dos elementos de informação do PN Envio à DGLAB 3 N Análise do PN, pela DGLAB, para integração na LC Aceitação de novo PN? Procedimentos para esclarecimentos complementares Necessário esclarecimentos complementares? S S

18 LC: Ação da BAD Formação: referenciais e instrumentos GI APLICAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO PARA A ADMINISTRAÇÃO LOCAL Vila Real Castelo Branco Aveiro Coimbra Leiria Santarém Santiago do Cacém Aljustrel Sines Faro AVALIAÇÃO, SELEÇÃO E ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS ACUMULADOS Bragança Aveiro Castelo Branco Coimbra Lisboa Évora Castro Verde Alexandra Lourenço 18

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20 LC: Ponto de situação Plataforma para disponibilização da LC e serviços associados Desenvolvimento conceptual 2015, 12º Congresso BAD Funcionalidades 2016, 12º Encontro Arquivos Municipais BAD Elementos base 2017, CIGIA BAD Apresentação 2018, 2ª Jornada Arquivistas e Informáticos BAD Suporte legal Decreto-lei em audição > Gabinetes Ministeriais e serviços de apoio Alexandra Lourenço 20

21 Apresentação A Lista Consolidada como instrumento facilitador de aplicação do RGPD 2ª Jornada Arquivistas e Informáticos BAD Alexandra Lourenço 21

22 LC: Aplicações Desenvolvimento de instrumentos organizacionais ou pluriorganizacionais TS TS TS TS LC TS TS TS TS TS TS TS LC Lista Consolidada Referencial comum para a classificação e avaliação TS Tabelas de seleção (incluindo plano de classificação) Instrumentos organizacionais ou pluriorganizacionais derivados da LC Alexandra Lourenço 22

23 Plataforma CLAV Apresentação A Lista Consolidada como instrumento facilitador de aplicação do RGPD 2ª Jornada Arquivistas e Informáticos BAD

24 Manual de implementação do PCIAAL Como criar as agregações Estrutura hierárquica clássica TIPOLOGIAS DE OCORRÊNCIAS: CONSTITUIÇÃO DE AGREGAÇÕES E SUBAGREGAÇÕES (FONTE: MOREQ2010 ADAPTADO)

25 Manual de implementação do PCIAAL Como criar as agregações Estrutura alternativa TIPOLOGIAS DE OCORRÊNCIAS: CONSTITUIÇÃO DE AGREGAÇÕES E SUBAGREGAÇÕES (FONTE: MOREQ2010 ADAPTADO)

26 Classes Manual de implementação do PCIAAL Como criar as agregações Estrutura alternativa TIPOLOGIAS DE OCORRÊNCIAS: CONSTITUIÇÃO DE AGREGAÇÕES E SUBAGREGAÇÕES (FONTE: MOREQ2010 ADAPTADO)

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29 LC: instrumento de apoio à implementação do RGPD Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, Proteção de pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento (automatizado ou não) de dados pessoais e à sua livre circulação Revoga a Diretiva 95/46/CE e a Lei n.º 67/98 (Portugal) Legislação nacional complementar: Proposta de Lei 120/XIII, atualmente na Assembleia da República Alexandra Lourenço 29

30 LC: instrumento de apoio à implementação do RGPD condicionam Para a execução do tratamento, é necessário contextualizar os dados Contextualizar os dados passa por integrá-los no processo de negócio Os PN e respetivos prazos constam da LC

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32 LC: instrumento de apoio à implementação da Agenda 2030 Alexandra Lourenço 32

33 LC: instrumento de apoio à implementação da Agenda 2030 Estratégia da BAD Sessão pública para apresentação da sua estratégia sobre os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) e a Agenda 2030, 27 julho 2017, Auditório docamões, Instituto da Cooperação e da Língua, em conjunto com a APDIS. Traduçãodo Toolkit: Libraries, Development and the United Nations 2030 Agenda. Questionárioonline -registo dos projetos desenvolvidos em bibliotecas, arquivos e museus relacionados com os ODS. Site disponibilização dos projetos. Realização de workshops e seminários. Participação no IAP (Internacional Advocacy Programme) IFLA. Alexandra Lourenço 33

34 LC: instrumento de apoio à implementação da Agenda Alexandra Lourenço 34 ContribuirParaAAgenda2030DasNa%C3%A7%C3%B5esUnidas

35 LC: instrumento de apoio à implementação da Agenda otecasarquivoseodesenvolvimentosustent% C3%A1velExemplosDeComoPodemContribuir ParaAAgenda2030DasNa%C3%A7%C3%B5es Unidas Alexandra Lourenço 35

36 LC: instrumento de apoio à implementação da Agenda rquivoseodesenvolvimentosustent%c3%a1velexem plosdecomopodemcontribuirparaaagenda2030das Na%C3%A7%C3%B5esUnidas Alexandra Lourenço 36

37 LC: instrumento de apoio à implementação da Agenda 2030 Alexandra Lourenço 37

38 Obrigada Alexandra Lourenço