POLÍTICA DE RESERVAS E INFORMAÇÕES GERAIS ESCRITÓRIO PORTO DIGITAL SÃO PAULO SP

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1 POLÍTICA DE RESERVAS E INFORMAÇÕES GERAIS ESCRITÓRIO PORTO DIGITAL SÃO PAULO SP Válida a partir de 26/06/2012 DEFINIÇÕES E RESPONSABILIDADES o PORTO DIGITAL: também chamado NGPD, mantém contratado o ESCRITÓRIO SP, junto ao OPERADOR SP. o ESCRITÓRIO SP: escritório para uso compartilhado pelas empresas EMBARCADAS, localizado na cidade de São Paulo SP. o SOFTEX RECIFE: é o representante local da operação, a quem cabe operar as reservas do SERVIÇO PADRÃO, para uso do ESCRITÓRIO SP. o OPERADOR SP: a empresa VBA é o operador imobiliário em São Paulo e responsável direto pelo gerenciamento dos serviços no local. o EMBARCADAS: são as empresas usuárias do ESCRITÓRIO SP, que por serem embarcadas no Porto Digital, estão aptas a se beneficiar dos serviços oferecidos. o PONTO DE TRABALHO: compreende um conjunto formado por mesa individual e cadeira sob rodízios, com acesso a internet sem fio e pontos elétricos disponíveis, de uso compartilhado pelas EMBARCADAS, na sala do ESCRITÓRIO SP; o SERVIÇO PADRÃO: resume um conjunto padrão de serviços (detalhes a seguir), oferecidos às embarcadas e incluídos no uso dos PONTOS DE TRABALHO, com custos subsidiados pelo PORTO DIGITAL. o SERVIÇOS EXTRAS: resume um conjunto extra de serviços (detalhes a seguir), de acordo com portfólio adicional de espaços e facilidades, disponibilizado diretamente pelo OPERADOR SP às empresas EMBARCADAS. Página 1 de 10

2 SERVIÇO PADRÃO INFORMAÇÕES GERAIS o ENDEREÇO: O ESCRITÓRIO SP Está localizado na cidade de São Paulo SP, com endereço à Av. Paulista, 2.073, sala 1703, 17º andar, torre HORSA II e com recepção e atendimento administrativo pelo OPERADOR SP, na sala o INSTALAÇÕES: O espaço descrito acima é composto por 09 PONTOS DE TRABALHO individuais e mesa de reuniões, localizada no mesmo ambiente, com capacidade para 04 pessoas. o USUÁRIOS: Apenas empresas EMBARCADAS estão aptas a utilizar o ESCRITÓRIO SP, de acordo com lista fornecida pelo PORTO DIGITAL e controlada pelo SOFTEX RECIFE. o RESERVAS: As reservas para uso do ESRITÓRIO SP, para uso de PONTO(S) DE TRABALHO pelas EMBARCADAS deverão ser realizadas junto ao SOFTEX RECIFE, através do (telefone / apoio@next.org.br / pessoa: Manoel Borba Filho) no horário das 9:00h às 17:00h, em dias úteis; o RESERVAS: As reservas dos SERVIÇOS EXTRAS deverão ser realizadas diretamente junto ao OPERADOR SP (detalhes a seguir); o ANTECEDÊNCIA DAS RESERVAS: As reservas junto ao SOFTEX RECIFE deverão ser realizadas com no mínimo 72h (em dias úteis) de antecedência em relação à data de uso do ESCRITÓRIO SP; o DISPONIBILIDADE: As reservas junto ao SOFTEX RECIFE estarão sujeitas a disponibilidade e respeitarão reservas anteriores previamente realizadas; o PADRÃO OFERECIDO: O SERVIÇO PADRÃO, observados os limites definidos abaixo, compreende: 1. A utilização de pontos de trabalho individuais por colaboradores das EMBARCADAS; Página 2 de 10

3 2. A utilização da mesa de reunião localizada no mesmo ambiente, para até 04 pessoas; 3. O uso da TV LED 32, disponível na mesa de reuniões, exclusivamente para apresentações; 4. O consumo de energia elétrica; 5. O uso de rede sem fio de banda larga para conexão à internet; 6. Os serviços de conservação e limpeza do ambiente, de acordo com rotinas do OPERADOR SP; 7. O uso de sanitário unissex exclusivo, com acesso localizado no interior do ESCRITÓRIO SP; 8. O uso de equipamentos de telefone em ramais analógicos, disponíveis em cada ponto de trabalho; 9. O uso de material básico de escritório (canetas, lápis, papéis de anotações); o TAXA DE USO E CONSERVAÇÃO: Para efetivação de reservas pelo SOFTEX RECIFE do SERVIÇO PADRÃO, em favor da EMBARCADA, será cobrada uma Taxa de uso e conservação e manutenção no valor de R$ 50,00 (cinquenta Reais) / por ponto de trabalho / por diária de uso; o DIÁRIA DE USO: As reservas do SERVIÇO PADRÃO ocorrerão sempre na forma de diárias, sendo vedado o fracionamento deste período, para efeito do recolhimento da Taxa de conservação e manutenção; o INFORMAÇÕES PARA RESERVA: A EMBARCADA, no ato da reserva do SERVIÇO PADRÃO, deverá informar seus dados para faturamento de serviços extras (Razão Social, CNPJ e Endereço da Empresa) e o nome do(s) colaborador(es) (com identidade) que irão utilizar o(s) ponto(s). o ENTIDADES DE REPRESENTAÇÃO: As entidades de representação, o NGPD, o SOFTEX RECIFE e a ASSESPRO, deverão submeter-se, como as empresas EMBARCADAS, às disponibilidades do sistema de reserva; o CHECK-IN: Para inicio de uso do ESCRITÓRIO SP, na data reservada da 1ª diária de cada período, a EMBARCADA deverá OBRIGATORIAMENTE Página 3 de 10

4 fazer seu check-in na recepção e atendimento administrativo do OPERADOR SP, na sala 1702; o ACESSO A SALA: O recolhimento da chave para uso do ESCRITÓRIO SP somente será autorizada mediante a confirmação da reserva pelo SOFTEX RECIFE ao OPERADOR SP e acontecerá no ato do check-in; o CUSTOS SERVIÇOS EXTRAS: No ato do Check-in a EMBARCADA deverá solicitar informações sobre as políticas, custos dos SERVIÇOS EXTRAS oferecidos, inclusive para uso dos telefones ramais fixos disponíveis na sala; o INTERNET SEM FIO: No ato do Check-in a EMBARCADA deverá solicitar informações sobre nome de da rede sem fio e senha para uso da conexão à internet disponível no ESCRITÓRIO SP; o CHECK-OUT: Ao final de cada diária de uso do ESCRITÓRIO SP, a EMBARCADA deverá OBRIGATORIAMENTE fazer seu check-out na recepção e atendimento administrativo do OPERADOR SP, na sala 1702; 1. Caso alguma EMBARCADA saia depois do horário de atendimento do OPERADOR IMOBILIÁRIO, a mesma deverá fazer o check-out no dia seguinte; 2. Caso alguma EMBARCADA saia depois do horário de atendimento do OPERADOR IMOBILIÁRIO, e a mesma não retornará para o ESCRITÓRIO SP, ficará obrigada a realizar o cheque-out em Recife, diretamente com o SOFTEX RECIFE. o DEVOLUÇÃO DA CHAVE: Ao final de cada diária de uso, a última EMBARCADA a deixar a sala deverá devolver a chave do ESCRITÓRIO SP na recepção e atendimento administrativo do OPERADOR SP, na sala 1702; 1. Caso alguma EMBARCADA saia depois do horário de atendimento do OPERADOR IMOBILIÁRIO, a mesma deverá devolver a chave no dia seguinte as 08:00 da manhã; Página 4 de 10

5 2. Caso alguma EMBARCADA saia depois do horário de atendimento do OPERADOR IMOBILIÁRIO, e a mesma não retornará para o ESCRITÓRIO SP, ficará obrigada a devolver a chave na sede do SOFTEX RECIFE. o PAGAMENTO SERVIÇOS EXTRAS: No ato do Check-out caberá a EMBARCADA arcar com os custos cobrados pelos SERVIÇOS EXTRAS prestados pelo OPERADOR SP; o HORÁRIO DE ATENDIMENTO: 1. A sala estará disponível 24 horas por sete dias da semana; 2. O atendimento pelo OPERADOR IMOBILIÁRIO será efetuado de 2ª a 6ª feira, em horário das 8:00h às 20:00h, e sábados em horário das 08:00h às 12:00h, exceto feriados; 3. O Acesso à portaria do Conjunto Nacional fora do horário comercial, só ocorrerá mediante autorização prévia, com antecedência mínima de 72h (em dias úteis) o MESA DE REUNIÃO COMPARTILHADA: Para cada reserva diária de uso de, no mínimo, 01 PONTO DE TRABALHO, a EMBARCADA poderá solicitar, desde que haja disponibilidade, reserva de meia diária (Turno da Manhã e Turno da Tarde) de uso da mesa de reunião para 04 pessoas, combinada com o uso da TV LED de 32, sem custo adicional; o MESA DE REUNIÃO: As reservas para uso da mesa de reunião deverão ser respeitadas pelos usuários dos PONTOS DE TRABALHO individuais, nos dias e momentos em que mais de uma EMBARCADA esteja compartilhando os serviços do ESCRITÓRIO SP; o USO DAS ÁREAS EXTERNAS: Não são permitidas reuniões, ligações em celulares ou discussões de qualquer tipo, tratando de assuntos ou negócios das EMBARCADAS, nas áreas externas ao ESCRITÓRIO SP, quais sejam nos corredores de circulação, nas salas de espera, nos saguões do edifício ou elevadores. Página 5 de 10

6 o LIMITES DAS RESERVAS: São considerados limites de reservas e uso para cada EMBARCADA: 1. No máximo 02 pontos de trabalho poderão ser utilizados simultaneamente, por uma mesma EMBARCADA, num mesmo dia; 2. No máximo 05 dias consecutivos poderão ser utilizados, por uma mesma EMBARCADA, independente do número de pontos de trabalho ocupados em cada dia; 3. No máximo 10 dias a cada mês poderão ser utilizados, por uma mesma EMBARCADA, independente do número de pontos de trabalho ocupados em cada dia; o TARIFAÇÃO TELEFÔNICA: A tarifação telefônica de ligações efetuadas a partir do ESCRITÓRIO SP não esta incluída no SERVIÇO PADRÃO oferecido e será cobrada diretamente pelo OPERADOR SP da EMBARCADA, no ato do check-out; o REGISTRO DE ENDEREÇO: AS EMBARCADAS não poderão utilizar o endereço do ESCRITÓRIO SP como seu endereço filial, comercial ou fiscal. o REGISTRO DE ENDEREÇO: Caso uma EMBARCADA tenha interesse em dispor de endereço filial, comercial ou fiscal, a OPERADORA SP poderá ser consultada e prover estes serviços diretamente. SERVIÇOS EXTRAS INFORMAÇÕES GERAIS o RESERVAS: As reservas para uso dos SERVIÇOS EXTRAS (detalhes a seguir), facilidades adicionais agregados ao uso do ESRITÓRIO SP, deverão ser realizadas diretamente junto ao OPERADOR SP, através do (telefone / comercial.pa@vba.com.br / pessoa: Sr. Leonardo) no horário das 9:00h às 17:00h, em dias úteis; Página 6 de 10

7 o CUSTOS EXTRAS: Os SERVIÇOS EXTRAS tem custos que deverão ser arcados pelas EMBARCADAS de acordo com regras específicas do OPERADOR SP; o ATENDIMENTO: O OPERADOR SP está localizado na cidade de São Paulo SP, com endereço à Av. Paulista, 2.073, sala 1702, 17º andar, torre HORSA II, no mesmo pavimento onde se encontra o ESCRITÓRIO SP. o REGRAS DE RESERVA: São regras gerais para reservas de SERVIÇOS EXTRAS e das salas e equipamentos associados a estes serviços: 1. TABELA DE SERVIÇOS E PREÇOS: A solicitação de reserva de SERVIÇOS EXTRAS estará sempre condicionada à tabela serviços e respectivos preços do OPERADOR SP (ANEXO 1); 2. RESERVAS NOTURNAS: Reservas de salas com início em 1/2 hora quebrada, somente serão aceitas a partir das 9:30hs, sendo que o período reservado, sempre será no mínimo de 1h. 3. RESERVAS EM FIM DE SEMANA: Reservas em períodos extraordinários (semana após as 22hs e sábados após as 12hs) terão acréscimo de 50% sobre o valor da tabela do operador. Domingos e feriados terão acréscimo de 100% sobre valor da tabela do operador. 4. POLÍTICA DO OPERADOR SP: Para os SERVIÇOS EXTRAS, as regras próprias do OPERADOR SP prevalecerão sobre estas, assim como as mesmas podem ser alteradas por este, segundo seus critérios e a qualquer tempo; 5. ANTECEDÊNCIA DAS RESERVAS: As reservas junto ao OPERADOR SP deverão ser realizadas com no mínimo 72h (em dias úteis) de antecedência em relação à data de uso do SERVIÇO EXTRA pretendido; 6. DISPONIBILIDADE: As reservas junto ao OPERADOR SP, para os SERVIÇOS EXTRAS, estarão sujeitas a disponibilidade; 7. USUÁRIOS: Os critérios para possíveis usuários e reserva dos SERVIÇOS EXTRAS, seguem as regras e critérios específicos do Página 7 de 10

8 OPERADOR SP, inclusive a tabela de custos praticados para estes serviços. 8. TARIFAS DE TELEFONIA: A empresa pagará pelas ligações e pelas transferências de chamadas realizadas nas salas oferecidas como SERVIÇOS EXTRAS, tais quais minutos de tarifas locais, regionais, celulares, DDD e DDI, registrados em Software de tarifação no valor indicado na tabela de preços do operador. 9. SINAL DA RESERVA: Garantia de reserva de serviços extras: Pagamento de 50% dos valores previstos, diretamente com o operador, na data da reserva do serviço. 10. CONFIRMAÇÃO DA RESERVA: Em interesse duplo de reservas, o primeiro interessado deverá efetuar depósito de 100% do valor para garantia do uso, ou perderá a data para o segundo interessado que também deverá efetuar o pagamento integral. 11. PRÉ-RESERVAS: Pré-reservas deverão ser confirmadas até 10 dias úteis antes da data do evento, para clientes contratuais e 15 dias para clientes eventuais. 12. SALDO DA RESERVA: O saldo devedor (50%) será pago em espécie ou transferência bancária confirmada, no início do evento, diretamente com o operador. 13. FORMA DE PAGAMENTO: Os pagamentos deverão ser efetuados em espécie, pelo contratante ou de seu representante legal. 14. CHEQUES: Pagamentos ou depósitos efetuados em cheques terão validade para o bloqueio de serviços extras, somente após a compensação do cheque. 15. CHEQUES DE TERCEIRO: Não serão aceitos cheques de terceiros ou cheques pré-datados. 16. PERÍODO DE USO: Períodos eventuais (part-time) gozarão de descontos proporcionais de acordo com a quantidade utilizada, segundo critérios específicos do OPERADOR SP; Página 8 de 10

9 17. USO ADICIONAL: As reservas de salas serão contadas a partir do horário de abertura da sala e cobradas sempre pelas horas inteiras do período reservado acrescidas efetivamente utilizadas a mais; 18. CUSTO ADICIONAL: Reservas que ultrapassarem mais de 10mim e até 40mim do horário reservado, serão cobradas com (½) meia hora adicional e acima de 40minutos serão cobradas com 01 hora adicional. 19. POLÍTICA DE DEVOLUÇÃO: Reservas confirmadas e canceladas perderão o direito a devolução do sinal. Comunicados de cancelamento ou alterações de reservas, datas ou tipo de salas, em prazo inferior ou igual há 03 dias útil anteriores ao dia do evento, serão cobrados nos valores totais. 20. INÍCIO DO USO: Será cobrado o tempo de sala para configurações gerais e/ou para acomodação de pessoal participante antes do evento recomendando-se 01 hora antecipada. 21. TEMPO DE USO: O operador não se responsabilizará por perdas de tempo dentro do horário reservado. 22. SOLICITAÇÃO DE EQUIPAMENTOS: Equipamentos deverão ser confirmados com no mínimo uma semana de antecedência. Solicitações imediatas estarão sujeitas a disponibilidade dos recursos. 23. TAXA DE EQUIPAMENTOS EXTERNOS: A instalação de tela de projeção pelo cliente e/ou uso de equipamento próprio será cobrada a taxa de R$ 30, TAXA DE COFFE-BREACKS EXTERNOS: Coffee-breaks trazidos pelo cliente será cobrada taxa de limpeza de R$ 30,00 por coffeebreak. 25. PARTICIPANTES DE COFFE-BREACK: A contratante deverá informar o nº de participantes para os coffee-breaks, com no mínimo de 48 h de antecedência e sendo que estes serão sempre cobrado pelo número de participantes pré-estabelecidos e/ou excedentes. Página 9 de 10

10 26. COFFE-BREACKS ESPECIAIS: Coffee-breaks especiais estão sujeitos à aprovação prévia por parte da do operador. 27. Eventos ou reuniões com 04 ou mais participantes que se servirem dos coffee-breaks das recepções, será cobrado o valor de coffeebreak por participante. 28. REFEIÇÕES NAS SALAS: É terminantemente proibido consumir qualquer tipo de alimento no interior das salas locadas, que não sejam os espaços designados pelo operador, para esta finalidade. 29. RESTRIÇÃO AO FUMO: Conforme lei estadual é terminantemente proibido fumar no interior das salas ou do edifício, devendo ser utilizada a área definida para esta finalidade, localizada no térreo do edifício. 30. LIMITE DE CAPACIDADE DE EVENTOS: Anúncios e divulgações do local para reuniões abertas, entrevistas, seleção de R.H, dinâmica de grupos ou qualquer outro tipo de evento que gere acumulo de pessoas, deverão ser previamente aprovados pelo operador. 31. INÍCIO DE USO DAS SALAS: Acúmulo acima de 05 pessoas na recepção ou no saguão do edifício acarretará na abertura de sala adicional adequada, sendo cobradas as horas de uso da empresa responsável. DAS SANÇÕES o DECLARAÇÃO DE CONHECIMENHO: as empresas usuárias EMBARCADAS, e seus representantes ou colaboradores, declaram conhecer as regras Política de Reservas e uso do ESCRITÓRIO SP; o IMPEDIMENTO DE USO: As empresas que não cumprirem as regras desta Política de Reservas e uso não poderão mais utilizar o escritório de São Paulo do Porto Digital. o PERDA DA CHAVE: A EMBARCADA pagará uma taxa de R$20,00 (vinte reais) para repor a chave perdida. Página 10 de 10