PROCEDIMENTO DE VENDAS E FACTURAÇÃO SGF

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1 PROCEDIMENTO DE VENDAS E FACTURAÇÃO

2 Código: _PR_04 ÍNDICE Índice Âmbito Referências Registos Responsabilidade Circulação do Documento Vendas e Facturação Príncipios gerais Venda de Produtos PEFC Venda de Produtos FSC Comunicação das vendas Anexo 1 Exemplos de facturas/recibos com venda de produtos certificados FSC Edição/Revisão n.º Data Alterações efectuadas Revisão nº 1 12/10/2010 Pág. 3 Introdução de novo registo _F_23_Declaração. Pág. 4 Sempre que solicitado pelos aderentes será entregue uma cópia do certificado do Grupo ACHARsgf e a _F_23_Declaração que comprova a adesão ao grupo. Pág. 5 Os produtos florestais certificados devem ser devidamente classificados e diferenciados dos produtos florestais não certificados, através de marcação ou separação, em todas as fases de manipulação até ao ponto de venda. e ou sempre, que exista cortiça não certificada, por exemplo, proveniente de áreas excluídas, e ou sempre, que exista madeira não certificada, por exemplo, Elaborado e aprovado por: ACHAR Data: 23/6/2016 Página 2 de 13

3 Código: _PR_04 proveniente de áreas excluídas,... Pág. 6 ou sempre, que exista pinha não certificada, por exemplo, proveniente de áreas excluídas, Pág. 7 seguinte informação (ver exemplos em anexo): Revisão nº 2 1/2/2011 Pág. 8 Na utilização do símbolo FSC o aderente deverá ter em atenção os seguintes aspectos: Pág. 9 Introdução do Anexo 1. Pág. 7 a denominação FSC 100% Revisão nº 3 29/05/2012 Pág. 9,10,11 Alteração de exemplos de facturas/recibos com alteração para FSC 100% Alteração para FSC 100% Pág 4,5,6,7,9 introdução ou entidades previamente identificadas Revisão nº 4 4/07/2012 Pág 5 e caso se aplique identifica as entidades que podem proceder à venda de produto certificado. Pág 6 eliminação da frase No entanto, a mesma factura/documento de transporte não pode apresentar os dois logotipos Revisão nº 5 19/02/2013 Pág. 9 - Eliminação da palavra certificado a seguir à venda de produtos. Introdução à venda de produtos da UGF certificada no âmbito do Grupo ACHARsgf, o Aderente deve comunicar à ACHAR a quantidade de produtos vendidos, nome do cliente Elaborado e aprovado por: ACHAR Data: 23/6/2016 Página 3 de 13

4 Código: _PR_04 Revisão nº 6 2/6/2014 Alteração para NP 4406:2013 Revisão nº 7 22/9/2015 Revisão nº 8 23/6/2016 Alteração para NP 4406:2014 Alteração da alegação para 100% certificado PEFC Pág. 7 Eliminação Venda de Mel Pág.8 Eliminação e respetiva validade Foi adicionado sempre que possível ; Elaborado e aprovado por: ACHAR Data: 23/6/2016 Página 4 de 13

5 Código: _PR_04 1. Âmbito Este procedimento descreve as orientações e responsabilidades para a venda e facturação de todos os produtos comercializados pelo Grupo. 2. Referências NP 4406: Sistemas de Gestão Florestal Sustentável - Aplicação dos critérios paneuropeus para a gestão florestal sustentável. FSC-STD : FSC Principles and Criteria for Forest Stewardship. _04_Manual de Gestão. 3. Registos Factura de venda; _F_05_Lista de Produtos Vendidos. Documentação de transporte. _F_23_Declaração 4. Responsabilidade É da responsabilidade do Aderente e da Entidade Gestora o cumprimento dos requisitos definidos por este procedimento. 5. Circulação do Documento Interna. 6. Vendas e Facturação Os Aderentes do Grupo de Certificação Florestal FSC&PEFC ACHARsgf ou entidades previamente identificadas podem vender os seguintes produtos certificados: Madeira de Eucalipto; Madeira de Pinho; Madeira de Sobro (para lenha) Cortiça; Pinha. Elaborado e aprovado por: ACHAR Data: 23/6/2016 Página 5 de 13

6 Código: _PR_04 A venda deve ser feita preferencialmente a clientes com Cadeia de Responsabilidade certificada (FSC e/ou PEFC) Príncipios gerais Sempre que solicitado pelos aderentes será entregue uma cópia do certificado do Grupo ACHARsgf e a _F_23_Declaração que comprova a adesão ao grupo e caso se aplique identifica as entidades que podem proceder à venda de produto certificado. Os produtos florestais certificados devem ser devidamente classificados e diferenciados dos produtos florestais não certificados, através de marcação ou separação, em todas as fases de manipulação até ao ponto de venda. Venda de madeira No caso da venda de material lenhoso, os Aderentes ou entidades previamente identificadas podem realizar a venda com a madeira em pé, em pilha ou à porta da fábrica. Caso a venda ocorra em pilha, o carregadouro deve estar localizado sempre que possível na propriedade correspondente. Caso isso não seja possível, ou sempre, que exista madeira não certificada, por exemplo, proveniente de áreas excluídas, o Aderente deve colocar um papel com a indicação da categoria da madeira (FSC 100% e 100% certificada PEFC) nas duas extremidades da pilha de forma a separar perfeitamente esta madeira de madeira não certificada. Caso a venda ocorra à porta da fábrica o Aderente tem que verificar que, no mesmo camião não é misturada madeira certificada (FSC 100% e/ou Madeira certificada) com madeira não certificada. Venda de cortiça Os Aderentes ou entidades previamente identificadas podem vender a cortiça na árvore, em pilha ou à porta da fábrica. Caso a venda ocorra em pilha, o parque deve estar localizado sempre que possível na propriedade correspondente. Caso isso não seja possível, ou sempre, que exista cortiça não certificada, por exemplo, proveniente de áreas excluídas, o Aderente deve colocar um papel com Elaborado e aprovado por: ACHAR Data: 23/6/2016 Página 6 de 13

7 Código: _PR_04 a indicação da categoria da cortiça (FSC 100% e 100% certificado PEFC) nas duas extremidades da pilha de forma a separar perfeitamente esta cortiça de cortiça não certificada. Caso a venda ocorra à porta da fábrica o Aderente tem que verificar que, no mesmo camião não é misturada cortiça certificada (FSC 100% e/ou 100% certificada PEFC ) com cortiça não certificada. Venda de pinha Os Aderentes ou entidades previamente identificadas podem vender a pinha na árvore no parque ou à porta da fábrica. Caso a venda ocorra no parque deve estar localizado sempre que possível na exploração correspondente. Caso isso não seja possível, ou sempre, que exista pinha não certificada, por exemplo, proveniente de áreas excluídas, o Aderente deve colocar um papel com a indicação da categoria da pinha (FSC 100% e 100% certificado PEFC) nas duas extremidades da pilha de forma a separar perfeitamente esta pinha de pinha não certificada. Caso a venda ocorra à porta da fábrica o Aderente tem que verificar que, no mesmo camião não é misturada pinha certificada (FSC 100%e/ou 100% certificado PEFC) com pinha não certificada. Facturas e documentação de transporte A mesma factura/documento de transporte pode conter produtos vendidos exclusivamente como produtos FSC, produtos vendidos exclusivamente como produtos PEFC e produtos PEFC e FSC (por exemplo pinha FSC 100% e 100% certificado PEFC). No caso da venda de produtos FSC e PEFC (FSC 100% e 100% certificado PEFC) a factura/documento de transporte deve disponibilizar a informação exigida pelos dois esquemas de certificação que se indica em seguida. Elaborado e aprovado por: ACHAR Data: 23/6/2016 Página 7 de 13

8 Código: _PR_ Venda de Produtos PEFC O Aderente deve assegurar que toda a documentação de venda (facturas e/ou guias de remessa/transporte), sua ou das entidades previamente identificadas, de produtos PEFC contém a seguinte informação: Nome e morada do cliente; Data de emissão da factura; Identificação do Aderente; Número de certificado; Descrição do(s) produto(s) de forma idêntica à identificada no certificado, sempre com a denominação 100% certificado PEFC ;; Quantidade de produtos vendidos, sempre que possível; Data de entrega Venda de Produtos FSC Na venda de produtos FSC, o Aderente deve assegurar que todas as facturas e/ou guias de remessa/transporte suas ou das entidades previamente identificadas contêm a seguinte informação (ver exemplos em anexo): Nome e morada do cliente; Data de emissão da factura e data de venda (caso seja diferente da data de emissão da factura); Descrição do(s) produto(s) de forma idêntica à identificada no certificado, sempre com a denominação FSC 100% ; Quantidade de produtos vendidos, sempre que possível;; Número correcto do certificado; Caso, na mesma factura/documento de transporte, existam produtos de várias propriedades, deve haver uma referência à propriedade de origem de cada produto discriminadamente. Uma vez que apenas utiliza a marca registada FSC fora do produto, o Aderente deve garantir ainda que: Elaborado e aprovado por: ACHAR Data: 23/6/2016 Página 8 de 13

9 Código: _PR_04 O número do certificado constante das facturas está claramente relacionado com os produtos certificados; Quando existam, na mesma factura, vários códigos que cubram diferentes produtos certificados, é possível estabelecer uma relação clara entre os produtos e o código respectivo; Não existe qualquer dúvida, na mesma factura, entre quais os produtos certificados FSC e quais os não certificados FSC. O Aderente não pode utilizar a marca FSC para a promoção de produtos que não atinjam os requisitos mínimos de classificação produto FSC. Na utilização do símbolo FSC o aderente deverá ter em atenção os seguintes aspectos: Todas as utilizações devem ser previamente enviadas à ACHAR para posteriormente submeter à Entidade Certificadora para aprovação. Associado ao símbolo FSC, deverá estar associado o código da licença, a frase A marca da gestão responsável e referência a As marcas registadas do FSC devem ser directamente acompanhadas pelos simbolos. O tamanho mínimo é de 17 mm de largura para os rótulos verticais (portait) e 12 mm de altura para rótulos horizontais (landscape). Para os mini-rótulos, 11mm e 8mm, respectivamente. A cor verde corresponde ao Pantone 626C. O tipo de letra é Arial Unicode MS. Os rótulos não podem ser usados na capa de uma brochura ou no cimo de um papel timbrado. A etiqueta promocional não pode ser usada em cartões de comerciais. No entanto, se o cartão comercial é em papel certificado FSC, o mini rótulo do produto pode ser utilizado. Sempre que o logotipo do FSC é usado nas facturas, notas de entrega, etc, o código de Certificado deve ser fornecido para além da etiqueta promocional (com o código de licença), juntamente com a frase «Apenas os produtos que são identificados como tal no presente documento são certificados FSC». Elaborado e aprovado por: ACHAR Data: 23/6/2016 Página 9 de 13

10 Código: _PR_04 Os sub-códigos não devem ser adicionados ao código de licença Comunicação das vendas Após a emissão de qualquer factura correspondente à venda de produtos da UGF certificada no âmbito do Grupo ACHARsgf, o Aderente deve comunicar à ACHAR a quantidade de produtos vendidos, nome do cliente e a data de emissão das facturas em seu nome ou das entidades previamente identificadas. Com base nesta informação, a ACHAR deve actualizar a Lista de produtos vendidos (_F_05). ANEXO 1 EXEMPLOS DE FACTURAS/RECIBOS COM VENDA DE PRODUTOS CERTIFICADOS FSC. Elaborado e aprovado por: ACHAR Data: 23/6/2016 Página 10 de 13

11 Código: _PR_04 Elaborado e aprovado por: ACHAR Data: 23/6/2016 Página 11 de 13