SEB PANORAMA DE ATUAÇÃO

Transcrição

1 SEB PANORAMA DE ATUAÇÃO IV Workshop de Gestão da Informação na Embrapa Brasília, DF, 24 a 28/11/2014 Rosângela Galon de Arruda Supervisão da Biblioteca da Sede Coordenação do Sistema Embrapa de Bibliotecas Equipe: Alessandra Rodrigues da Silva Francisco de Assis Matias Jeane de Oliveira Dantas Maria de Fátima da Cunha Rosângela de Almeida L. Vasconcelos Estagiários Gabriel Oliveira de Moraes Rego Jéssica Ferreira da Silva Matheus de Andrade Gomes

2 SEB: PANORAMA DE ATUAÇÃO

3 PRINCIPAIS ATIVIDADES DE COMPETÊNCIA DO SEB

4 O SEB NO CONTEXTO DA EMBRAPA 41 anos líder em agricultura tropical 42 Unidades destinadas a pesquisa 5 unidades de serviços 15 unidades administrativas 14 escritórios de negócios 2 unidades de produção empregados são pesquisadores. Laboratórios virtuais Labex: Estados Unidos, Europa, Asia, Projetos na África e Venezuela. Coordena o Sistema Nacional de Pesquisa Agropecuária Instituições do SNPA Sistema Nacional de Pesquisa Agropecuária.

5 SEB: HISTÓRICO

6 VINCULAÇÃO DO SEB COORDENAÇÃO TÉCNICA

7 OBJETIVOS DO SEB O Sistema Embrapa de Bibliotecas (SEB), de acordo com Deliberação nº 14/2003, publicada no BCA nº 34, de , subordinado à Gerência de Organização e Difusão da Informação, Embrapa Informação Tecnológica, tem como finalidade promover, de forma integrada, a gestão da informação científica e tecnológica no âmbito da Embrapa, visando potencializar o intercâmbio, o compartilhamento, a disponibilidade e o acesso a informações científicas e tecnológicas sobre agricultura.

8 NORMAS E DIRETRIZES: PADRONIZAÇÃO Manual de editoração Manual de Referenciação Manual Gestão do acervo documental Política de desenvolvimento de coleções Política de preservação de acervo Orientações básicas

9 SÍNTESE DOS EVENTOS ANTERIORES I Workshop 2009 O Seb no contexto da Informação científica e tecnológica - Acesso Aberto - Normas, Aquisição, Projetos - Produtos e serviços - Diagnósticos do usuário e do SEB - Comut - Mudança nos ambientes de bibliotecas - Identificação dos pontos fortes e fracos - Criação de grupos de trabalho - Palestra: Identidade, valores e mudanças: os bibliotecários subsistem na era da informação? Maria Tereza Machado Walter (STF). II Workshop 2010 Proposta de modelo de gestão para o SEB - Proposta de Regimento do Seb - Política de preservação de acervos - Política de desenvolvimento de coleções - Ainfo e Acesso aberto - Treinamento Web of Science/End Note - Apresentação de Grupos de trabalho : Referenciação, Disseminação, Marketing, Bibliometria, Terminologia e Memória - Oficina de preservação de acervo. - Palestra: Gestão de conversas. Sônia Oliveira Braga/CEF.

10 SÍNTESE DOS EVENTOS ANTERIOS III Workshop 2012 O Seb de Planejamento estratégico - Política de Informação - Boas práticas Embrapa Florestas e Embrapa Soja - GT- Refer Manual de Referenciação - CP-Ainfo e Ainfo - Acesso aberto - BME - E-books Springer - Direitos Autorais - Editoração e CLP - Agência de Informação - Site do SEB - Palestra: Gestão de conflitos. Regina Lourenço/ DGP Seminário Tendências da Gestão da Informação em Instituições de Ciência e Tecnologia - Estabelecer diretrizes de gestão da informação. - Integrar os sistemas corporativos de informação para evitar duplicação de esforços. - Desenvolver taxonomias baseadas em modelos sintáticos e semânticos. - Consolidar e ampliar as iniciativas de acesso aberto à informação. - Apoiar a comunicação científica por meio de estudos métricos. - Estabelecer instrumentos metodológicos e tecnológicos para a disseminação seletiva da informação (DSI).

11 O SEB EM NÚMERO Acervo documental Produção científica Títulos de periódicos Títulos de e-books Acervo documental Produção científica Títulos de Periódicos Livros eletrônicos Usuários inscritos Alice Download Consulta Infoteca Download Consulta Sabiia 2014 Visitas Hits

12 FONTES DE INFORMAÇÃO ADQUIRIDAS PELO SEB Publicações 2014 Custo R$ Portal de Periódicos ,14 ABNT Coleções 1.200,00 Dicionários 1.000,00 Acta Horticulturae ,00 Total ,14 E-books (atualização) U$191, títulos Ano Acessos Ranking Acessos x custo R$ 18, º R$ 1, º R$ 10, º R$ 2, ,34 8º R$ 1, º R$ 1, º R$ 2, º R$ 1, * º R$ 4, º R$ 4,03

13 RELATO Equipe Acervo Diagnóstico do Sistema Embrapa de Bibliotecas - SEB Espaço de convivência Serviços Atividades

14 PARTICIPANTES Seleção: O questionário foi enviado para os/as representantes das 44 (quarenta e quatro) bibliotecas que compõe o Sistema Embrapa de Bibliotecas (SEB). Desse universo, houve o retorno de 40 respondentes. Questionário: Composto por 5 sessões, o questionário abordou os principais tópicos relacionados ao funcionamento das bibliotecas (recursos humanos, acervo, espaço físico, serviços). Envio do questionário: O link do questionário eletrônico, elaborado no software LimeSurvey, foi enviado para a lista de discussão do Sistema Embrapa de Bibliotecas em que estão cadastrados/as os/as representantes das bibliotecas. Lembretes foram encaminhados para a mesma lista, além de lembretes específicos aos representantes das bibliotecas. Período em que pesquisa foi realizada: O questionário ficou ativo entre os meses de setembro e outubro de 2014.

15 DESCRIÇÃO DO NOME DAS BIBLIOTECAS UNIDADE NOME DA BIBLIOTECA Embrapa Amapá Embrapa Amazônia Ocidental Embrapa Amazônia Oriental Embrapa Agroindústria Tropical Embrapa Mandioca e Fruticultura Embrapa Tabuleiros Costeiros Embrapa Informação Tecnológica Embrapa Pantanal Embrapa Recursos Genéticos e Biotecnologia Embrapa Gado de Leite Embrapa Meio Ambiente Biblioteca Dr. Dorival Pimentel Biblioteca Juramir Ferreira Lima Biblioteca Eng. Agrôn. Milton de Albuquerque Biblioteca Lianna Maria Saraiva Teixeira Biblioteca Archimar Bittencourt Baleeiro Biblioteca Maria Ferreira de Melo Biblioteca Edmundo da Fountora Gastal (Biblioteca da Sede) Biblioteca Mestres do Conhecimento Biblioteca Dalmo Catauli Giacometti Biblioteca Homero Abílio Moreira Biblioteca Dr. Reinaldo Forster

16 PARTICIPANTES UNIDADES DA REGIÃO NORTE Embrapa Acre Embrapa Amapá Embrapa Amazônia Ocidental Embrapa Amazônia Oriental Embrapa Roraima UNIDADES DA REGIÃO CENTRO-OESTE Embrapa Agroenergia Embrapa Agropecuária Oeste Embrapa Agrossilvipastoril Embrapa Arroz e Feijão Embrapa Cerrados Embrapa Gado de Corte Embrapa Hortaliças Embrapa Informação Tecnológica Embrapa Pantanal Embrapa Recursos Genéticos e Biotecnologia UNIDADES DA REGIÃO NORDESTE Embrapa Agroindústria Tropical Embrapa Caprinos e Ovinos Embrapa Cocais Embrapa Mandioca e Fruticultura Embrapa Meio-Norte Embrapa Semiárido Embrapa Solos - UEP Recife Embrapa Tabuleiros Costeiros UNIDADES DA REGIÃO SUDESTE Embrapa Agrobiologia Embrapa Agroindústria de Alimentos Embrapa Gado de Leite Embrapa Gestão Territorial Embrapa Instrumentação Embrapa Meio Ambiente Embrapa Milho e Sorgo Embrapa Monitoramento por Satélite Embrapa Pecuária Sudeste Embrapa Solos UNIDADES DA REGIÃO SUL Embrapa Clima Temperado Embrapa Florestas Embrapa Pecuária Sul Embrapa Soja Embrapa Suínos e Aves Embrapa Trigo Embrapa Uva e Vinho

17 Apontamentos PARTICIPANTES DO DIAGNÓSTICO Total de respondentes: 40 Unidades que os representantes não responderam (4): Embrapa Algodão (Região Nordeste) Embrapa Meio-Norte - UEP (Região Nordeste) Embrapa Rondônia (Região Norte) Embrapa Informática Agropecuária (Região Sudeste)

18 NOME DAS BIBLIOTECAS Quantidade de bibliotecas que possuem nome

19 Apontamentos BIBLIOTECAS QUE POSSUEM NOME EM HOMENAGEM 10 Bibliotecas de Unidades possuem nomes em homenagem a pesquisadores/as da Embrapa. 1 Biblioteca possui nome em homenagem geral ao saber: Biblioteca Mestres do Conhecimento, Embrapa Pantanal.

20 VINCULAÇÃO DAS BIBLIOTECAS NO ORGANOGRAMA DAS UNIDADES

21 VINCULAÇÃO DAS BIBLIOTECAS NO ORGANOGRAMA DAS UNIDADES Por região REGIÃO VINCULAÇÃO DAS BIBLIOTECAS TT P&D CHEFIA Norte CPAF-AP, CPAF-AC, CPAA, CPATU Uep-Recife Nordeste CPATC, CPATSA, CNPC, CNPAT CPAMN, CPACP, CNPMF, Centro- Oeste Sudeste CNPAE, CPAP, CNPH, CNPGL, CNPAF, CNPGC CNPAB, SGTE, CNPS, CNPMS, CNPM, CNPMA, CTAA CNPDIA, CPAO, CENARGEN CPPSE CPAC, CNPAMT Sul CNPT, CNPUV, CNPSA, CNPF CPPSUL CNPSO Totais Comunicação: apenas 1 biblioteca: Embrapa Roraima (CPAF-RR). Tecnologia da Informação: apenas 1 biblioteca: Embrapa Clima Temperado (CPACT). Organização e Difusão da Informação: apenas 1 biblioteca: Embrapa Informação Tecnológica (SCT).

22 VINCULAÇÃO DAS BIBLIOTECAS NO ORGANOGRAMA DAS UNIDADES Evolução VINCULAÇÃO Pesquisa e desenvolvimento PERÍODO Comunicação Administrativa Transferência de tecnologia Outros 1 1 2

23 Apontamentos VINCULAÇÃO DAS BIBLIOTECAS NO ORGANOGRAMA DAS UNIDADES A maioria das bibliotecas está atualmente vinculada à área de transferência de tecnologia (25), seguida pela área de pesquisa e desenvolvimento (8). Ao observamos a evolução da vinculação, percebemos que antes a maioria das bibliotecas estava vinculada à área de comunicação, logo a vinculação à área de TT tem se caracterizado como uma tendência para as bibliotecas da Embrapa. Sugestões: - Pesquisar como essa vinculação está relacionada à missão e à atuação das bibliotecas da Embrapa; - Verificar a possibilidade da Diretoria Executiva recomendar à chefia geral das Unidades a uniformização das bibliotecas no organograma para que possam trabalhar de forma mais integrada.

24 RECURSOS HUMANOS DAS BIBLIOTECAS Quantidade de colaboradores/as de acordo com a função exercida Quantidade de bibliotecários/as Quantidade de bibliotecas Não possui 1* Quantidade de Assistentes/outros /as profissionais Quantidade de bibliotecas Não possui ** 5 1*** * Embrapa Rondônia (não consta resposta), mas no momento não possui bibliotecário/a; Embrapa Clima Temperado: possui uma bibliotecária em licença médica; Embrapa Gado de Corte: possui uma bibliotecária em licença médica. ** Um dos assistentes trabalha meio horário. *** A biblioteca da Embrapa Amazônia Oriental possui 5 assistentes.

25 RECURSOS HUMANOS DAS BIBLIOTECAS Quadro comparativo com levantamentos anteriores Quadro de pessoal das bibliotecas Bibliotecários/as Assistentes (ou analistas)

26 RECURSOS HUMANOS DAS BIBLIOTECAS Cargos descritos como necessários

27 Apontamentos RECURSOS HUMANOS DAS BIBLIOTECAS Quantidade de colaboradores/as de acordo com a função exercida O levantamento aponta que a maioria das bibliotecas possui apenas um bibliotecário/a o que acarreta dificuldades, já que na ausência deste/a não há outro profissional com a mesma qualificação para substituilo. Essa defasagem se torna mais preocupante ao analisarmos o número total de assistentes (34), pois existem 15 bibliotecas que não contam com assistentes em seus quadros de colaboradores. A descrição dos recursos humanos indica que a maioria das bibliotecas necessita de assistentes e bibliotecários/as. Deve-se ressaltar as previsões de aposentadorias, bem como os/as colaboradores/as licenciados.

28 RECURSOS HUMANOS DAS BIBLIOTECAS Bibliotecários/as Tempo de atuação na Embrapa Obs.: Esta questão foi respondida por 41 participantes.

29 RECURSOS HUMANOS DAS BIBLIOTECAS Supervisão/ gratificação

30 Apontamentos RECURSOS HUMANOS DAS BIBLIOTECAS Tempo de atuação/ supervisão/ gratificação Tempo de atuação na empresa: nos últimos anos houve a contratação de um número significativo de bibliotecários/as, contudo ainda existe a necessidade de contratação de profissionais de acordo com os gráficos de slides anteriores. Gratificação e supervisão: necessidade de institucionalizar a atuação do/a bibliotecário/a como supervisor/a da biblioteca, inclusive com o recebimento da gratificação, já que a responsabilidade pelo acervo documental é dividida de forma solidária entre a Chefia Geral da Unidade e o/a bibliotecário/a supervisor/a.

31 Apontamentos REFORMA DAS BIBLIOTECAS Embrapa Amapá Embrapa Acre (necessidade apontada desde 2009) Embrapa Amazônia Ocidental Embrapa Amazônia Oriental Embrapa Agroindústria Tropical Embrapa Mandioca e Fruticultura (necessidade apontada desde 2009) Embrapa Caprinos e Ovinos Embrapa Agropecuária Oeste Embrapa Hortaliças Embrapa Agrobiologia (necessidade apontada desde 2009) Embrapa Instrumentação Embrapa Pecuária Sul (necessidade apontada desde 2009)

32 ESPAÇO FÍSICO DAS BIBLIOTECAS Bibliotecas que necessitam adquirir equipamentos e computadores Principais necessidades apontadas: Não respondeu Equipamento Mobiliário estantes (livros e para materiais multimídia), estantes deslizantes, carrinho de materiais, cabine de estudo, balcão de atendimento, mesas, cadeiras, bibliocantos, expositores, divisórias, guarda volumes, climatizadores, bebedouros de água.

33 ESPAÇO FÍSICO DAS BIBLIOTECAS Sistema anti furto BIBLIOTECAS QUE POSSUEM ALGUM SISTEMA ANTI FURTO Embrapa Acre (Região Norte) Embrapa Pantanal (Região Centro-Oeste) Embrapa Gado de Corte (Região Centro-Oeste) Embrapa Gado de Leite (Região Sudeste) Embrapa Uva e Vinho (Região Sul) Apenas os/as representantes de cinco bibliotecas da Embrapa informaram que nas bibliotecas em que trabalham existe algum tipo de sistema anti furto.

34 ESPAÇO FÍSICO DAS BIBLIOTECAS Periodicidade de higienização do acervo físico das bibliotecas

35 ESPAÇO FÍSICO DAS BIBLIOTECAS Higienização do acervo físico das bibliotecas: alguns comentários recebidos Uma coisa é o acervo, outra coisa é a biblioteca. Biblioteca tem que ser diária. Não se faz higienização do acervo aqui. Deveria ser, pelo menos, a cada 30 dias. O ambiente é limpo todos os dias e o acervo é feito um mutirão a cada 6 meses. A biblioteca existe há 1 ano apenas. O acervo foi higienizado somente por ocasião do término da reforma. As prateleiras do acervo só são limpas a pedido. Higienização leiga. Ainda estamos sem método, depois que quatro anos aqui nunca presenciei esta atividade. Do acervo nunca aconteceu. Do ambiente todos os dias, porém de forma precária. Nunca foi feita higienização do acervo. Nunca foi feito higienização. Apenas limpeza semanal (pessoal do serviço de limpeza geral).

36 ACERVO DAS BIBLIOTECAS A biblioteca possui sistema de refrigeração? Possui sistema de refrigeração; 26 Não possui sistema de refrigeração; 11 N/A; 3

37 ACERVO DAS BIBLIOTECAS Relação de solicitação x compra de material bibliográfico Solicitado e adquirido; 16 Não solicitado; 16 Solicitado, mas não foi adquirido; 7 Sem resposta; 1 A relação entre as bibliotecas que solicitaram (ainda que não tenham sido atendidas) e aquelas que não solicitaram materiais é muito próxima, isso indica que ainda que os pedidos não estejam sendo atendidos eles também não estão sendo apresentados.

38 ESPAÇO FÍSICO DAS BIBLIOTECAS Processamento do acervo Parcialmente cadastrado na base; 22 Totalmente cadastrano na base; 18

39 ACERVO DAS BIBLIOTECAS Inventário do acervo Observação: - 4 Representantes de Unidades informaram que nunca fizeram inventário, seja porque as Unidades são recentes, seja porque o acervo físico ainda é muito pequeno. - Recorda-se que o inventário deve ocorrer a cada três anos ou quando houver mudança na Chefia-Geral da Unidade de acordo com a Norma de Gestão do Acervo Documental.

40 ACERVOS DAS BIBLIOTECAS Inventário do acervo: alguns comentários recebidos Ainda não fizemos inventário depois que recebemos o kit ainfo. Não. Nem todos os itens estão com o código de barras. Apenas para a parte do acervo registrado no AINFO. O inventário não é totalmente automatizado, já que o acervo não está todo nas bases de dados. Dificuldade com os leitores de código de barras. Parte do inventário foi feita de modo automatizado... A outra parte (periódicos) não há previsão de colocação de códigos de barras porque depende de mão de obra para desmembrar as coleções de periódicos no Ainfo, no campo fascículos. O Acervo de periódicos apesar de estar todo descrito na Base de dados, não possui etiqueta de código de barras em todos os fascículos.

41 ACERVO DAS BIBLIOTECAS Divulgação de produtos e serviços Informativo Interno da UD Informativo próprio 6 Sim murais, palestras e , site, intranet Não faz divulgação 2 Observar o recomendação da Secom: necessidade de unificação do veículo de divulgação.

42 ACERVO DAS BIBLIOTECAS Unidades em que a biblioteca é responsável pela digitalização Digitaliza a produção científica; 32 Não digitaliza a produção científica; 8

43 ACERVO DAS BIBLIOTECAS Digitalização: inserção de texto completo Digitalização de texto completo: os/as representantes de todas as bibliotecas estão digitalizando o texto completo e inserindo a restrição de visualização conforme o tipo de licença do conteúdo. Dois/duas representantes de Unidades mencionaram que só inserem em texto completo o que é entregue em formato eletrônico na Biblioteca. Um/uma representante de Unidade mencionou que a capacidade de armazenamento do Ainfo limita a inserção de alguns arquivos.

44 OUTRAS FRENTES DE ATUAÇÃO DAS EQUIPES DAS BIBLIOTECAS

45 CAPACITAÇÃO Capacitações solicitadas e/ou participação em eventos

46 SUGESTÕES RECEBIDAS x AÇÕES PREVISTAS TEMAS/AÇÕES Arranjos e projetos Gestão do SEB Regimento SUGESTÕES RECEBIDAS - Pensar de forma integrada a organização da informação; - Criar um projeto de digitalização das obras raras ou especiais da Embrapa; - Oferecimento de mais oportunidades de participação dos/as bibliotecários/as do SEB em projetos desenvolvidos pela Embrapa Sede. - Diálogo permanente entre os bibliotecários para que as Unidades tenham uma política de atuação comum; - Forma de atuação do SEB; - Avaliar a possibilidade de trabalharmos em rede, não em formato de sistema; - Possibilitar que as equipes das bibliotecas se sintam mais estimuladas (visitas in loco da coordenação); - Ter uma % de recurso estipulado pela Diretoria para compra de livros; - Centralizar a aquisição de material de suporte para as bibliotecas. - Possibilitar que cada biblioteca tenha o mínimo de recursos humanos; - Padronizar a vinculação das bibliotecas a mesma chefia (orientação via Diretoria); - Orientar as chefias das unidades que o responsável pela Biblioteca seja sempre o/ao bibliotecário/a; - Orientar as chefias das unidades para que em todas as Unidades conste a biblioteca no organograma ; - Padronizar as bibliotecas considerando a realidade de cada UD.

47 SUGESTÕES RECEBIDAS x AÇÕES PREVISTAS TEMAS/AÇÕES Grupos de trabalho Tecnologias Parcerias SUGESTÕES RECEBIDAS - Criar um grupo para avaliação dos acervos (conteúdo e uso); - Criar uma comissão para realizar estudo da coleção de periódicos das bibliotecas (remanejamento, doação, etc.); - Criação de um grupo para elaborar para todas as bibliotecas Serviço de Disseminação Seletiva da Informação; - Definição de uma política de descarte mais prática e menos burocrática; - Respaldo do SEB para criação e manutenção de um processo permanente de - higienização do acervo, nos moldes da Biblioteca da Sede; Criar POP das atividades desenvolvidas pelas bibliotecas; Treinamentos via Webex para os assistentes. - Aperfeiçoar o Ainfo e a BDP@; - Desenvolver uma plataforma para troca de experiências. - Proporcionar a cooperação técnica entre o SEB e bibliotecas e órgãos de gestão da informação de outras instituições.

48 Como podemos nos estruturar em rede? O modelo de gestão sugerido no Regimento pode aperfeiçoar nossa atuação como bibliotecários/as na Embrapa? Devemos mudar o nome da Biblioteca para Área ou Setor de Informação para desvincular da área física. Qual bibliotecário/a você deseja ser na Embrapa?

49 Muito obrigada! Sistema Embrapa de Bibliotecas Rosângela Galon Arruda / +55(61)