Soja de Portugal: Liderança e visão estratégica em implementação pioneira

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1 Soja de Portugal: Liderança e visão estratégica em implementação pioneira Parceiro de

2 Soja de Portugal Indústria Indústria Agroalimentar Produtos e Serviços Carne de Aves, Alimentos Compostos para Avicultura e Pecuária, Pet-Food, Alimentos Compostos para Aquacultura, Valorização e Tratamento de Subprodutos. Web Site Soluções SAP SAP ERP e SAP IS-CWM (Catch Weight Management) Parceiro ROFF Aplicando uma estratégia sustentada em objetivos de liderança e visão de futuro, a Soja de Portugal foi um dos Grupos pioneiros a nível mundial na implementação de uma solução de gestão de peso da peça em duas das suas empresas. O resultado do investimento em inovação tem benefícios claros no negócio, refletindo-se na satisfação dos clientes e na rapidez de resposta, e traz garantias de evolução futura. 2

3 Recentrar o negócio para garantir sinergias e escala Prestes a assinalar os 70 anos, o Grupo teve origem no negócio de extração de grão de soja e refinação de óleos alimentares, evoluindo depois para o sector dos alimentos compostos para animais e diversificando a atividade ao longo dos anos. Na década de 90 o Grupo estava presente em múltiplas áreas, desde a suinicultura e transformação de carne de suínos à imobiliária. Todavia com a nova estrutura acionista da Soja de Portugal a estratégia foi no sentido de recentrar a atividade em áreas que garantissem sinergias e escala, alienando negócios não estratégicos e realizando uma concentração e fusão das unidades de produção para maior eficiência. Nessa linha de atuação, em 1998, foi adquirida a totalidade da Avicasal, que já era na altura o terceiro maior matadouro nacional, e mais tarde, a Savinor, que detinha uma dimensão considerável no processamento de aves, tratamento e valorização de subprodutos, que se integrava na linha estratégica do Grupo. Atualmente constituído por 12 empresas, o Grupo continua a aplicar a sua estratégia e visão de centralização, estando mais de 90% do negócio concentrado na Sorgal, Avicasal e Savinor. No total o Grupo serve mais de 3,3 mil clientes ativos e tem um volume de faturação consolidado de 135 milhões de euros (sendo o não consolidado de aproximadamente 175 milhões de euros). A estratégia de liderança de mercado e a visão inovadora da gestão têm permitido modernizar as unidades fabris e definir novas áreas de atuação, reforçando o investimento em I&D, que ultrapassou os 2,4 milhões de euros em dois anos. Estas apostas refletem-se também no reconhecimento da empresa em prémios internacionais, nomeadamente no Bright Challenge 2013 onde uma equipa de colaboradores conquistou o prémio de melhor gestão de motivação de equipa. 135 milhões de euros de faturação 2,4 milhões de investimento em I&D em 2 anos 3

4 Mudar processos para garantir competitividade O crescimento acelerado do Grupo e a visão da administração para uma redefinição estratégica exigiam uma base sustentável a nível dos sistemas de informação, que garantisse a flexibilidade e robustez às decisões de gestão. Com a implementação do SAP ERP o objetivo da Soja de Portugal foi uniformizar as soluções de gestão de todas as empresas e centralizar o datacenter em Ovar, melhorando também a comunicação de dados, mas o segundo passo de extensão da solução à área de produção era também um desafio tecnológico e de gestão, do qual se esperava uma alteração radical na melhoria da eficiência e redução do desperdício. As atividades de duas das empresas do Grupo, Avicasal e Savinor, impunham a adoção de soluções específicas na área da produção, nomeadamente a capacidade de registar os produtos em dupla unidade, num modelo ainda pouco usado na indústria. O processo era feito de forma artesanal e a profissionalização da informação e tratamento foi considerada de importância fulcral para o negócio. Num negócio gerido ao minuto, onde a cadeia de produção começa na incubação dos ovos e termina na entrega do produto a mais de clientes, em todo o país. A garantia de uma solução robusta, que cobrisse as especificidades do negócio e integrasse os melhores processos e tecnologias foi considerada estratégica. Por isso a Administração não hesitou em investir na solução industrial SAP IS-CWM, reconhecendo a oportunidade de dar um salto competitivo, apesar de não existirem ainda outras experiências entre os clientes SAP a nível mundial. Este foi um investimento vultuoso, mas estratégico. Representa uma aposta na inovação para estarmos suportados num ERP que suportasse a atividade de forma robusta, credível, aberta e que permitisse à empresa evoluir. António Isidoro, Administrador da Soja de Portugal 4

5 Reconhecimento e fiabilidade sustentam decisão A solução usada na Soja de Portugal era baseada em AS400 e existiam aplicações de gestão diferenciadas nas várias empresas, que causavam dificuldades na uniformização da informação. O software não era adequado aos objetivos da gestão, que queria informação em tempo real para suportar decisões estratégicas, pelo que se optou por fazer uma consulta para procurar outras soluções. Com base num caderno de encargos foram selecionados vários fornecedores e a escolha recaiu sobre a SAP. A SAP é um fornecedor de software reconhecido mundialmente, que já tinha dado provas de qualidade e capacidade de evolução e por isso se adequava aos nossos objetivos, afirma António Isidoro, do Grupo Soja de Portugal. A ROFF foi o parceiro escolhido na implementação da solução de Catch Weight Management, na qual a Soja de Portugal foi pioneira a nível mundial, o que exigiu à software house a flexibilidade para responder ao desafio que a implementação representava. Após pesquisa ao mercado e rigorosa selecção de parceiros de implementação SAP, a ROFF sobrepôs-se pela experiência demonstrada e pela solidez da sua estrutura empresarial, tendo apresentado a proposta mais competitiva, aliada a um elevado nível de competências técnicas., refere Stephen Hemsworth. A SAP era sem dúvida o fornecedor com a melhor solução e garantia de estabilidade e evolução de futuro à medida das ambições da Soja de Portugal Stephen Hemsworth, IT Director e gestor do projeto na Soja de Portugal 5

6 sem margem para falhas A compatibilização do ERP em todas as empresas do Grupo Soja de Portugal foi definida na primeira fase da implementação como um dos objetivos estratégicos a atingir com a adoção do SAP, mas a componente pioneira do projeto estava centrada na utilização da solução industrial SAP IS-CWM, onde as duas empresas de abate de aves tiveram um papel pioneiro em Portugal e no mundo. O projeto teve início em Abril de 2011, estendendo- -se até Fevereiro de 2012 e abrangendo a áreas de produção, gestão de stocks, vendas e compras, gestão da qualidade e área financeira. Para reduzir o impacto num negócio sempre em movimento, onde a rapidez e eficiência são fundamentais, optou-se por começar a implementação Nenhum cliente ficou sem entrega de produtos no Go Live. Não podia ser de outra forma. Pedro Fontes, responsável da ROFF, parceira de implementação na Savinor, estendendo depois a solução à Avicasal, até porque a primeira empresa tinha alguns processos mais simplificados. A metodologia usada foi a ASAP, constituída por 5 fases: preparação do projeto; levantamento de processos ou BBP, realização, preparação final, Go- -Live e suporte, explica Pedro Fontes, responsável pela equipa da ROFF envolvida na implementação. A calendarização do processo de implementação e a sintonia conseguida entre as equipas da Soja de Portugal e da ROFF foram dois elementos fundamentais para o sucesso do projeto, reconhecendo António Isidoro o esforço e dedicação dos elementos que permitiram que os timings fossem cumpridos em todas as fases. Mesmo no meio de mudanças radicais nos processos, não houve paragens na operação de abate, desmanche e colocação de produtos na rede de distribuição. A ideia é defendida por António Isidoro, que lembra que não havia possibilidade de falhas. O custo seria elevadíssimo na imagem da empresa e satisfação dos clientes. 6

7 à medida de um negócio muito específico A implementação de SAP ERP nas empresas do Grupo garantiu a base necessária para que a Avicasal e a Savinor pudessem dar o passo pioneiro de implementação da solução industrial SAP IS-CWM, respondendo às necessidades do negócio que exigem a gestão da dupla unidade de medida. O desafio tinha à partida uma enorme complexidade mas o empenho, visão e know how do Grupo Soja, da ROFF e o apoio da SAP permitiram transformar o projeto numa referência a nível internacional, que serviu de exemplo a grandes grupos industriais nos Estados Unidos e na Europa. A solução foi desenvolvida para responder a exigências específicas na produção, como as que se registam na Avicasal e Savinor. Ao longo do processo produtivo o produto regista alterações de peso, desde a entrada dos pintos para criação até que o frango é abatido e expedido para o cliente final. A chave para o controlo do negócio está na capacidade de conferir os pesos e as quebras ao longo do processo, maximizando a eficiência e conseguindo o menor índice de conversão. Todo o processo está integrado em SAP, com controle do sistema de apoio de 150 prestadores de serviço de criação de aves externos, que fornecem e a quem são fornecidos os alimentos compostos por parte da Sorgal para alimentação dos animais. No âmbito do projeto foram desenvolvidos processos específicos de apoio à produção e logística na área do abate de aves e distribuição do produto, nomeadamente programas de interface com softwares de balanças industriais, labeling e movimentos de stocks por rádio frequência. Estes desenvolvimentos colocam a Avicasal e a Savinor na linha da frente em termos de processos e tecnologia. Controle e eficiência Com a introdução do sistema de código de barras na Avicasal e na Savinor todas as encomendas recebidas passaram a estar integradas de forma automática nas balanças e nos monitores nas fábricas nas áreas de expedição. Existe igualmente um controlo efetivo de existências produzidas, através das diversas integrações feitas entre o SAP e o sistema que gere as balanças industriais, auxiliados por processos de rádio frequência. 7

8 alargados e reforço do controle de gestão A maximização das sinergias do grupo e o aumento do controle da operação são as principais mais-valias identificadas com a implementação da solução SAP IS-CWM e a integração no ERP. Em termos de informação fornecida pelo sistema, os ganhos conseguidos são drásticos e evidentes, afirma António Isidoro. O administrador da Soja de Portugal destaca ainda os sistemas de validação e alertas, a facilidade da visualização da informação do negócio e a centralização dos dados de todas as empresas num único sistema como benefícios obtidos pela implementação da solução. A melhor métrica é apurada também pela satisfação dos clientes. Inês Nabais, responsável pela área de marketing, refere que o nível de satisfação atinge os 70%, no que diz respeito à exatidão da faturação e das encomendas, quando antes da implementação do novo sistema este número rondava os 40 a 50%. António Isidoro sublinha ainda que o planeamento é a base decisiva para que todo o processo funcione sem falhas, dando resposta rápida às variações do mercado e usando a informação de histórico para fazer previsões verosímeis e exequíveis num negócio com um ciclo de produção ao minuto e que responde a uma base de clientes. As vantagens de ter um ERP da SAP estendem-se à integração com diversas áreas e sistemas autónomos que são fundamentais na área industrial, como acontece na Soja com a formulação das rações, ou sistemas que facilitam a integração das encomendas e produção e o próprio controle de produção. Ao nível do controle de gestão e dos processos a mudança é incomparável. Temos acesso a toda a informação de forma simplificada. António Isidoro, Administrador da Soja de Portugal 8

9 Soja de Portugal Bases sólidas para concretizar projetos de futuro Mesmo em cenário de crise económica, que conjunturalmente não permite projetar grandes investimentos, o Grupo Soja não deixa de olhar para o futuro e de avaliar os desenvolvimentos da tecnologia que podem trazer benefícios ao negócio. Atualmente está a ser implementada a solução de Recursos Humanos, mas há outras áreas de evolução possível, nomeadamente a nível da mobilidade. A SAP tem vindo a apresentar várias soluções na área de mobilidade e para nós poderia ser interessante, sobretudo na força de vendas porque quanto mais cedo forem registadas as encomendas, mais eficaz e rentável se torna o planeamento de produção, para além de permitir uma informação mais up-to-date sobre todo o pipeline comercial, explica Stephen Hemsworth. Esta perspectiva abre possibilidades de melhorias na distribuição e na satisfação do cliente, mas há outras áreas de desenvolvimento em vista. O Grupo está a aumentar o peso da exportação no seu negócio e prepara-se para alterações legislativas que podem ter impacto a nível das unidades de produção. Alimentos Compostos para Avicultura e Pecuária Alimentos Compostos para Aquacultura Pet-Food Carne de Aves Unidade de tratamento de Subprodutos CMPxxxxx (2013/03) 9