RELATÓRIO DE DESEMPENHO DA UNIDADE ORGÂNICA

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1 UNIDADE ORGÂNICA: DIRIGENTE: DIVISÃO DE GESTÃO DA QUALIDADE LILIANA CRISTINA DA SILVA VEIGA DATA DE ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO ANUAL: 13 DE FEVEREIRO DE 2012 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS OEI - PROMOVER E COORDENAR PROCESSOS DE SIMPLIFICAÇÃO E MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA E EXECUTÁ-LOS EM COLABORAÇÃO COM OS RESTANTES SERVIÇOS MUNICIPAIS OEII - IMPLEMENTAR A ESTRATÉGIA DE MELHORIA CONTÍNUA DOS SERVIÇOS, NUMA LÓGICA ORIENTADA PARA O CLIENTE INTERNO E EXTERNO OEIII - IMPLEMENTAR EM COLABORAÇÃO COM OS RESTANTES SERVIÇOS MUNICIPAIS, A POLÍTICA DE QUALIDADE DO MUNICÍPIO EFICÁCIA Objetivo 1: Promover a simplificação administrativa do Município Grau de execução do programa de simplificação administrativa do município Taxa de adesão interna ao programa de simplificação administrativa do município Meta definida Resultado obtido (resultado obtido inferior à meta definida) 70% 94% Não aplicável 80% 0% A adesão para 2012 acabou por não acontecer até ao final do ano, tal como era esperado pela DGQ (pois normalmente o programa SIMPLEX inicia-se entre Setembro e Outubro). Este indicador esteve sempre pendente do programa da Agência Justificação pela manutenção (ou não) do objetivo/ indicador para o ano seguinte No relatório de execução do programa Simplex Autárquico 2010/2011 da Agência para a Modernização Administrativa (AMA), a Câmara Municipal de Braga apresentou uma taxa de execução de 94%. Este relatório está disponível no site do Simplex Autárquico e no Portal institucional. Objetivo não cumprido. Apesar de não ter sido possível concretizar este objetivo em 2011, pretendemos fazê-lo em 2012, ou seja, prevemos manter este indicador. SIADAP 1

2 Taxa de disponibilização de conteúdos "Simplex Autárquico" no site institucional da CMB para a Modernização Administrativa e consequentemente do início oficial do Simplex Autárquico, ditado pela referida agência. 75% 162,50% Não aplicável Todos os conteúdos previstos no plano foram disponibilizados no site durante o 1.º trimestre (100% de execução em relação ao previsto). No 2.º trimestre disponibilizamos ainda o menu para fazer o balanço das medidas Simplex e um formulário que apela à participação dos cidadãos no programa de simplificação e modernização da autarquia (correspondeu a 37,5% de resultado). No 3.º trimestre disponibilizamos as Perguntas e Respostas Frequentes das diversas áreas temáticas (correspondeu a 12,5%). No 4.º trimestre foram ainda disponibilizadas várias perguntas frequentes adicionais ao menu já disponibilizado (correspondeu a 12,5% de resultado obtido). No final do 4.º trimestre temos uma taxa de disponibilização de conteúdos aproximadamente de 162,5%, isto é, mais de 60% dos conteúdos que estavam previstos no plano inicial. No entanto, tendo em conta que este indicador será concretizado através apenas de atualizações de conteúdos tendo em conta o programa Simplex para 2012, prevemos substituir este indicador em EFICIÊNCIA Objetivo 2: Dinamizar círculos de melhoria contínua com o objetivo de reengenharia de processos Meta Resultado definida obtido (resultado obtido inferior à meta definida) Justificação pela manutenção (ou não) do objetivo/ indicador para o ano seguinte Nº de círculos criados 3 10 Não aplicável Na totalidade foram realizados 10 círculos de melhoria, a saber: SIADAP 2

3 » 1 Círculo do Licenciamento Zero» 2 Círculo para a atualização da regulamentação municipal» 2 Círculo para a desmaterialização com os vários intervenientes dos serviços» 2 Círculo para a cooperação e agilização de procedimentos entre a cultura e a educação» 1 Círculo de melhoria para a simplificação de procedimentos na Divisão de Apoio às Freguesias» 2 Círculo de melhoria para a desmaterialização de procedimentos na autarquia Nº de processos resultantes da reengenharia 2 3 Não aplicável Tendo em conta a importância deste objetivo, prevemos manter em 2012 este indicador.» Dos 2 círculos de melhoria da desmaterialização, resultou um conjunto de normas internas relativas aos procedimentos, tendo em conta o objetivo da desmaterialização progressiva na autarquia (Ordem de serviço n.º 4/2011 e a I/45/DSI/2011).» Do primeiro círculo de melhoria para a articulação entre o Turismo, Cultura e Educação, surgiu desde já uma proposta para atuação diferente no campo destas 3 áreas (I/5/DGQ/2011).» Do 2.º círculo de melhoria para a articulação entre o Turismo, Cultura e Educação, a DGQ elaborou uma proposta de reengenharia sobre os métodos de gestão da qualidade do serviço prestado, por forma a gerar consenso na receção dos pedidos em termos do seu conteúdo e também do seu encaminhando nos casos em que isso faz sentido.» Foi ainda realizado um círculo de melhoria com vista à reengenharia de procedimentos na proteção civil, mas que apesar de já estar delineada a reengenharia, ainda se encontra pendente de execução. SIADAP 3

4 QUALIDADE Objetivo 3: Garantir a qualidade do serviço prestado Elaborar proposta de procedimento para a gestão das reclamações da autarquia Meta definida Resultado obtido (resultado obtido inferior à meta definida) Não aplicável Justificação pela manutenção (ou não) do objetivo/ indicador para o ano seguinte Foi efetuada uma proposta de procedimento em gestão documental (I/1/DGQ/2011 e I/3/DGQ/2011). DESEMPENHO: RELEVANTE (100%) SIADAP 4

5 OPÇÕES SEGUIDAS PELA UNIDADE ORGÂNICA RECURSOS HUMANOS Recursos planeados vs. executados Opção de gestão de recursos Informação resultante da audição dos trabalhadores na autoavaliação A Divisão de Gestão da Qualidade foi criada pelo Despacho n.º A/2010, de 31 de Dezembro de 2011 tendo sido provida em regime de substituição apenas em Fevereiro. O quadro de pessoal de 2011 previa um técnico superior em regime de mobilidade que não foi preenchido. A opção da Divisão foi no sentido de recorrer a um elemento contratado através de programa ocupacional através do Centro de emprego (no entanto só iniciou funções em Setembro), e a 1 estagiário da Universidade do Minho que só iniciou a colaboração com a DGQ igualmente em Setembro (pelo período de 5 meses) e 1 técnico administrativo cedido por outro serviço a 50%. Não aplicável RECURSOS FINANCEIROS Recursos orçamentados vs. realizados Opção de gestão de recursos Causas de incumprimento de ações/ projetos e medidas necessárias para a sua efetiva prossecução Não aplicável Não aplicável Não aplicável SIADAP 5