POLÍTICA INSTITUCIONAL DE EVENTOS

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1 POLÍTICA INSTITUCIONAL DE EVENTOS 1 INTRODUÇÃO A ANEC Associação Nacional de Educação Católica do Brasil, através de sua estrutura organizacional e de seus colaboradores, tem avançado muito no cumprimento de sua missão de representar, assessorar e defender os interesses de suas associadas. Considerando o crescimento da ANEC nos últimos anos, bem como a necessidade e o desafio de aliar este crescimento à sustentabilidade econômico-financeira, é fundamental que a instituição invista no aperfeiçoamento de seus processos de trabalho, tornando-os cada vez mais eficientes e eficazes. Para tanto, faz-se necessário estabelecer Manuais de Políticas Institucionais que orientem sobre os processos adequados para gestão e controle dos recursos e das ações da ANEC. Os eventos são hoje uma grande expressão da ação da ANEC em prol dos interesses e necessidades de suas associadas, e contribuem exponencialmente para a visibilidade e fortalecimento institucional. Por isso, a gestão dos eventos corporativos assume um caráter cada vez mais prioritário, figurando como uma área crítica para o desenvolvimento da ANEC. Neste sentido, a Política Institucional de Eventos ora instituída constitui-se como documento norteador para promover a boa gestão dos custos e despesas com eventos corporativos, definindo regras claras para a realização de tais eventos. Desse modo, pretende-se assegurar o atendimento de todas as necessidades institucionais, sem excessos ou demasiadas restrições, mas de forma efetivamente responsável e segura. 2 OBJETIVO Estabelecer as regras e diretrizes para o correto planejamento, organização e realização de eventos corporativos promovidos pela ANEC. 3 ABRANGÊNCIA Esta Política aplica-se ao Escritório Central e aos Escritórios Estaduais, e para todos os formatos de eventos promovidos pela ANEC, realizados em nível nacional, estadual ou local. 4 REGRAS 4.1 Do Planejamento e Realização de Eventos

2 I. Todos os eventos corporativos, sem exceção, devem ter como prerrogativas básicas para sua realização: o atendimento das necessidades e interesses das associadas; e, a geração de resultados positivos à ANEC, sejam estes financeiros, organizacionais, acadêmicos ou pastorais. II. Os Escritórios Estaduais devem observar as diretrizes nacionais para o planejamento e realização de eventos, priorizando a comunhão com os eventos nacionais e regionais da ANEC. III. Todos os eventos comuns da ANEC devem adotar uma nomenclatura padrão, previamente aprovado pela Diretoria para facilitar a sua organização e divulgação. IV. Todo e qualquer evento corporativo deve ser programado no ano anterior ao de sua realização, mediante inclusão no orçamento anual da ANEC. V. As Câmaras da ANEC e os Escritórios Estaduais devem elaborar o orçamento para todos os eventos que pretendem realizar no ano seguinte, conforme Planilha Orçamentária de Eventos e deve enviá-lo ao Setor Financeiro conforme data previamente determinada pela Diretoria, para o financeiro1@anec.org.br VI. A duração e os orçamentos para eventos, enviados pelos Escritórios Estaduais e demais setores, ficam sujeitos à análise e aprovação da Diretoria da ANEC. VII. As Câmaras da ANEC e os Escritórios Estaduais devem priorizar, em seus planos e organização de atividades, a sustentabilidade econômico-financeira de seus eventos. VIII. Tendo em vista o atendimento da recomendação anterior, poderá ocorrer o cancelamento de determinado evento quanto este não alcançar público suficiente para atingir o equilíbrio financeiro. Nestes casos, o cancelamento deve ocorrer preferencialmente com o mínimo de 08 (oito) dias de antecedência da data do evento, quando eventos regionais e 15 (quinze) dias quando eventos nacionais. IX. A realização de quaisquer despesas com determinado evento fica condicionada aos limites do respectivo orçamento apresentado, salvo os casos devidamente autorizados pela Diretoria Nacional. X. A receita realizada com os eventos corporativos, deve ser realizada exclusivamente através do Sistema de Inscrições de Eventos da ANEC, disponível no sitio eletrônico da Associação, conforme estabelecido na Política Institucional de Administração de Bens e Recursos.

3 XI. Para cada evento, o responsável direto deve elaborar um Cronograma de Tarefas (conforme formulário próprio) para orientar o processo de organização do evento, dispondo as ações necessárias, os responsáveis e respectivos prazos para execução. XII. Para fins econômicos e de valorização de nossas associadas, a locação de espaço para realização de eventos deve ocorrer prioritariamente junto às Instituições filiadas à ANEC. XIII. A contratação de palestrantes e/ou assessorias para os eventos deve priorizar o trabalho voluntário através do convite à colaboradores das Associadas e parceiros. Quando isso não for possível, a contratação fica restrita aos limites estabelecidos pela Diretoria conforme a natureza do evento. XIV. Os Escritórios Estaduais devem buscar ainda o equilíbrio regional dos gastos e receitas com eventos estaduais semelhantes, de modo que os mesmos possuam valores de inscrição e material distribuídos de forma padronizada. 4.2 Da Prestação de Contas I. Os responsáveis por cada evento devem prestar contas de todas as despesas tidas com o evento, apresentando todos os comprovantes de pagamento originais e prestando todas as informações necessárias ao Setor Financeiro. II. A prestação de contas dos eventos deve ocorrer juntamente com a prestação de contas do mês em que foi realizado o evento, conforme estabelecido na Política Institucional de Administração de Bens e Recursos. 5 DISPOSIÇÕES GERAIS I. Esta Política e as futuras atualizações, informações complementares, documentos e formulários necessários para sua operacionalização deverão ser publicados e disponibilizados para todos os colaboradores no endereço eletrônico II. A partir da data de sua publicação, os Escritórios e todos os colaboradores têm o prazo de 30 (trinta) dias corridos para se adaptar e adotar todas as providências necessárias ao cumprimento integral desta Política. III. Os casos omissos ou não contemplados nesta Política serão analisados pela Diretoria da ANEC.

4 IV. Esta Política entra em vigor a partir desta data, revogadas todas as disposições em contrário. ANEXO I NOMECLATURA PADRÃO DOS EVENTOS DESCRIÇÃO DO EVENTO Abertura do ano letivo das Escolas Católicas Competições esportivas entre as Escolas Católicas Encontros relativos à Campanha da Fraternidade NOMECLATURA PADRÃO Dia ANEC Jogos ANEC Encontro da CF DIA ANEC JOGOS ANEC ENCONTRO DA CAMPANHA DA FRATERNIDADE

5 ANEXO II PLANILHA ORÇAMENTÁRIA DE EVENTOS Código Descrição Valor 01 ALUGUEL DO ESPAÇO R$ - 09 CERIMONIALISTA R$ - 02 ALUGUEL DE VEÍCULOS R$ - 03 LANCHES E REFEIÇÕES(COFFEE BREAK E ALIME R$ - 04 HOSPEDAGEM E DIÁRIAS R$ - 05 PASSAGENS AÉREAS E TERRESTRES R$ - 06 TRANSPORTE E LOCOMOÇÃO(TÁXI E OUTROS) R$ - 07 HONORÁRIOS DE INSTRUTORES E CONFERENCISTA (PALESTRANTES) R$ - 08 SERVIÇO E MATERIAL DE INFORMÁTICA R$ SERVIÇOS DE CORREIO R$ DECORAÇÃO R$ MATERIAL DE EXPEDIENTE R$ ENCARGOS R$ ALUGUEL DE MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS R$ SERVIÇO DE RECEPCIONISTA R$ COMBUSTÍVEIS E LUBRIFICANTES R$ ATIVIDADES CULTURAIS R$ ECAD R$ SERVIÇO DE SEGURANÇA R$ CONSERVAÇÃO E LIMPEZA R$ SERVIÇO DE BUFFET E GARÇONS R$ SERVIÇO DE MONTAGEM DE EQUIPAMENTOS R$ SERVIÇO DE TRADUÇÃO R$ FRETES E CARRETOS R$ SERVIÇOS DE AMBULÂNCIA R$ DIVULGAÇÃO INSTITUCIONAL(FOLDER) R$ DIVULGAÇÃO INSTITUCIONAL(BANNER) R$ DIVULGAÇÃO INSTITUCIONAL (PASTAS E OUTROS) R$ 0, DESPESAS COM MISSA R$ DESPESAS COM FILMAGEM R$ - Total de despesas: R$ - 32 Inscrições R$ 0,00 Total de receitas: R$ 0,00

6 ANEXO III CRONOGRAMA DE TAREFAS EVENTO X DATAS/PERÍODOS 01 a 30/01 02/02 Até 05/02 TAREFA Realizar Inscrições Realização do Evento Relatório do Evento RESPONSÁVEL Jesus Maria José

7 ANEXO IV TETO PARA PAGAMENTO DE PRÓ-LABORE À PALESTRANTES ABRANGÊNCIA EVENTO TETO PARA PALESTRANTE Estadual Dia ANEC Estadual Encontros da CF Estadual Fóruns de Lideranças Juvenis Estadual Encontros de Educadores, etc. Nacional Fóruns de Diretores, Gestores, etc. Nacional Fórum de IES Nacional Fórum de Mantenedores Nacional Congresso Nacional de Ed. Católica