Gestão Eletrônica de Portarias Federais

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1 Gestão Eletrônica de Portarias Federais Pamela T. P. L. de Jesus, Lucas de Jesus, Daniel F. Anderle, Rodrigo Nogueira. Resumo. Visando atender a Lei /2011, de 18 de novembro de 2011 e a Lei de 08 de janeiro de 1991, este projeto tem como objetivo a viabilização e controle das portarias do Gabinete da Direção-Geral do Instituto Federal Catarinense - Campus Camboriú, através do gerenciamento eletrônico. Abrangendo as etapas de criação, edição, consultas, impressões, publicações e emissão de relatórios, bem como o controle de acesso a documentos sigilosos e demais operações gerenciais relacionadas às portarias federais. Incrementando a produtividade de relatórios e processos a serem realizados, além de permitir a integração entre sistemas e tecnologias através da implementação de um Web Service. Palavras-chave: Portaria. Gerenciamento. Controle. Documentos. Federais. Abstract. In order to comply with Law / 2011, of November 18, 2011 and Law of January 8, 1991, this project has the objective of enabling and controlling the ordinances of the Office of the General Directorate of the Federal Institute of Santa Catarina - Campus Camboriú, through electronic management. Covering the stages of creation, editing, consultation, printing, publishing and reporting, as well as the control of access to sensitive documents and other management operations related to federal ordinances. Increasing the productivity of reports and processes to be performed, besides allowing the integration between systems and technologies through the implementation of a Web Service. Keywords: Ordinance. Management. Control. Documents. Federal. 1. Introdução O direito à informação ganhou enfoque considerável com o advento da Lei , de 18 de novembro de 2011, conhecida como Lei de Acesso à Informação, na qual regulamenta o direito, previsto na Constituição Federal, de qualquer pessoa solicitar e receber dos órgãos e entidades públicos, de todos os entes e poderes, informações públicas por eles produzidas ou custodiadas (Brasil, 2006, p. 7). A Lei de acesso, entretanto, prevê algumas exceções ao acesso de documentos públicos, notadamente informações cujas divulgações indiscriminadas possam trazer riscos à sociedade ou ao Estado (Brasil, 2011). De acordo com o art. 4, inciso I e inciso II, da Lei nº /2011, informações são dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, registrados em qualquer suporte ou formato. E unidades de registro de informações em qualquer que seja o suporte ou formato, são identificadas como documentos (Brasil, 2011, p. 1). A Gestão de Documentos é definida no art. 3º da Lei Federal n 8.159, de 08 de janeiro de 1991, onde considera a gestão de documentos o

2 conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Brasil, 1991, p. 1). Um dos documentos oficiais essenciais para a gestão pública em uma instituição de ensino é a portaria, pois dispõe sobre assuntos de natureza administrativa individual e concreta, especialmente os relativos à gestão de pessoas e ao funcionamento de comissões e grupos de trabalho (Brasil, 2012, p. 81). Conforme dispõe o art. 8, parágrafo 2 e 3, da Lei de Acesso à Informação, os órgãos e entidades públicas deverão utilizar todos os meios e instrumentos legítimos de que dispuserem, sendo obrigatória a divulgação em sites oficiais da rede mundial de computadores (internet), sendo que os sites que tratam o parágrafo 2º, deverão, na forma de regulamento, atender, entre outros, aos seguintes requisitos: conter ferramenta de pesquisa de conteúdo que permita o acesso à informação de forma objetiva, transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão. Além de, possibilitar a gravação de relatórios em diversos formatos eletrônicos, inclusive abertos e não proprietários, tais como planilhas e texto, de modo a facilitar a análise das informações; possibilitando o acesso automatizado por sistemas externos em formatos abertos, estruturados e legíveis por máquina (Brasil, 2011, p. 3). Tendo em vista, que o modo como as portarias são disponibilizadas no site do Instituto Federal Catarinense Campus Camboriú, atende parcialmente o disposto no art.8 da Lei , de 18 de novembro de 2011, visto que, não possibilita a gravação de relatórios em formatos eletrônicos, dificultando a análise das informações. Além disso não viabiliza o acesso automatizado por sistemas externos. Ocasionando em demanda para o setor do Gabinete, pois como não existe um sistema eletrônico para gestão de portarias, a cada ocorrência de emissão, alteração ou revogação de portaria, as planilhas necessitam ser alimentadas manualmente uma a uma, para poder gerar os relatórios necessários. Mediante ao pressuposto, visando atender a Lei /2011 e, por conseguinte aumentar a produtividade quanto aos processos a serem realizados, o objeto do projeto foi viabilizar o controle das portarias do Gabinete da Direção-Geral do Instituto Federal Catarinense - Campus Camboriú, permitindo o gerenciamento eletrônico de portarias federais, possibilitando criação, edição, consultas, impressões, bem como o controle de acesso a documentos sigilosos e demais operações gerenciais. 2.Materiais e métodos Para realização do plano de trabalho, foram necessários recursos de hardware e de software: notebook (Processador 1.6 GHz, 6GB de memória RAM), Sistema Windows, Microsoft Office, Sublime Text, Bootstrap, Slim, Pingendo, Sql Power Architect, Astah Community, Composer, MySQL e WampServer. A metodologia ocorreu em 5 etapas, na etapa 1 realizou-se um briefing 1, com o setor responsável pela administração de portarias do Instituto Federal Catarinense - Campus Camboriú. Em seguida analisou-se o briefing e a partir das informações obtidas foi possível criar um layout de acordo com as necessidades e preferência dos usuários, com o propósito de atender o art. 8, parágrafo 2º, da Lei nº /2011. Na etapa 2 elaborou-se o documento de requisitos 2, que teve como propósito, a especificação de todos os requisitos funcionais e não funcionais, bem como a 1 Briefing disponível para consulta no link: 2 Documento de Requisitos disponível no link:

3 elaboração do diagrama de casos de uso do sistema e suas restrições de operação e propriedades gerais, levando em conta as funcionalidades levantadas no escopo do projeto. Na etapa 3 implementou-se a interface gráfica seguindo as normas de identidade estabelecidas no Manual de Produtos e Serviços da Coordenação-Geral de Comunicação do Instituto Federal Catarinense 3. Além disso, tendo como base os resultados obtidos nas etapas anteriores, foi possível criar a modelagem de dados e implementar o código para conexão, criação, consultas, atualizações e exclusões no banco de dados. Na etapa 4 desenvolveu-se o diagrama de classes objetivando descrever a estrutura do sistema, através da modelagem de classes, atributos, operações e relações entre objetos, possibilitando representar as informações do sistema de uma forma simples e lógica, nesta etapa realizou-se a implementação do padrão MVC com as classes e respectivos métodos atrelados. Na etapa 5 verificou-se a disponibilidade de um servidor para hospedagem do sistema, bem como para o WebService a ser desenvolvido e os trâmites necessários para implantação do mesmo. 3.Resultados e Discussão Vale ressaltar que o projeto foi desenvolvido utilizando o padrão MVC e o diagrama de classes foi baseado no padrão, porém por se tratar de um diagrama muito extenso, foi disponibilizado para consulta no link: Na figura 1 pode-se observar o layout da aplicação, conforme padrão da CECOM. Figura 01 Layout inicial da aplicação Baseada nos Padrões da CECOM - Cabeçalho 3 Manual de Produtos e Serviços da Coordenação-Geral de Comunicação do IFC disponível no link:

4 Na figura 2 observa-se o caso de uso do sistema GEP. Figura 02 Casos de Uso do Sistema GEP Na figura 3 é apresentado o resultado do template da tela inicial da aplicação. Figura 03 Painel Inicial Administrador/Usuário

5 3.Considerações finais Futuramente com base no retorno da implementação do sistema, pretende-se realizar ajustes e adicionar novas funcionalidades, como: gerenciar notificações de portarias que irão expirar, aviso relacionados a temporalidade das portarias (arquivamento), possibilitar que o usuário crie relatórios personalizados, envio de aos servidores ou alunos relacionados às portarias e proporcionar compartilhamento de relatórios entre os setores da instituição. Após a pesquisa pode-se concluir que o delineamento do projeto trouxe uma perspectiva de potencial ascensão na organização, desenvolvimento e gerenciamento de portarias federais. 4.Referências Brasil. (08 de jan. de 1991). LEI Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências., pp Disponível em: < em: 15 de mar. de Brasil. (16 de mar. de 2006). PORTARIA INTERMINISTERIAL Nº 140, DE 16 DE MARÇO DE Disciplina a divulgação de dados e informações pelos orgãos e entidades da Administração Pública Federal., pp Disponível em: < cgu.gov.br/sobre/legislacao/arquivos/portarias/portaria_cgu-mpog_140_2006.pdf>. Acesso em: 15 de mar. de Brasil. (18 de nov. de 2011). Acesso à Informação. Lei de Acesso à Informação (LAI). Disponível em Site sobre a Lei de Acesso à Informação (LAI).: < acessoainformacao.gov.br/perguntas-frequentes/aspectos-gerais-da-lei>. Acesso em 15 de mar. de Brasil. (18 de nov. de 2011). LEI Nº , DE 18 DE NOVEMBRO DE Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do 3º do art. 37 e no 2º do art. 216 da Constituição Federal., pp Disponível em : < Acesso em 15 de mar. de Brasil. (2012). Manual de Padronização de Atos Administrativos Normativos. Ato Oficial. Técnica Legislativa. Legislação Administrativa Senado., pp Disponível em: < pdf?sequence=1>. Acesso em 15 de mar. de MEDEIROS, Helder. TRF4 - SEI - Sistema Eletrônico de Informações: Sobre o SEI Disponível em: < Acesso em: 04 abr