ROTEIRO DE AUDITORIA/PESSOAL ESTATUTÁRIO

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1 ROTEIRO DE AUDITORIA/PESSOAL ESTATUTÁRIO 1 - OBJETIVO A auditoria de pessoal tem por objetivo certificar-se da regularidade dos atos praticados pela administração, relativos a nomeação, classificação, lotação, movimentação, concessão de benefícios, pagamento, afastamento e exoneração de servidores estatutários, da normalidade dos procedimentos adotados e da eficiência e segurança dos controles internos. 2 - ASPECTOS ORGANIZACIONAIS O Setor de Pessoal será objeto de observação inicial pela equipe de Auditoria quanto à organização, instalações, arquivos, equipamentos, horário de funcionamento e atendimento às partes, bem como a quantidade, a qualificação e a experiência dos servidores que ali prestam serviços. 3 - DOCUMENTOS Para fins de consulta, exame, conferência e anotações, a equipe de Auditoria deverá obter: I - Legislação (Leis, Decretos, Resoluções, Portarias, Deliberações etc) relacionada com a política de pessoal adotada pela PREFEITURA; II - Manual de normas e procedimentos para o Setor de Pessoal; III- Plano de carreira com a classificação de cargo, salário e quadro setorial de lotação; IV - Relação de pessoal efetivo em exercício na PREFEITURA indicando a matrícula, o cargo, lotação e local de exercício (poderá, se for o caso, ser solicitado o quadro de cargos distribuído pelas unidades de sua estrutura orgânica - lotação e a quantidade de pessoal em exercício); V - Relação de servidores em exercício de cargo de direção e de confiança (de provimento em comissão); VI- Relação de pessoal estatutário de outros órgãos/entidades colocados à disposição da PREFEITURA, com ou sem ônus; VII- Relação do pessoal da PREFEITURA à disposição de outros órgãos ou entidades, com ou sem ônus; VIII- Relação de pessoal contratado por outras entidades e colocado à disposição da PREFEITURA, com ou sem ônus; IX - Relação de bolsistas e estagiários; X - Relação de pessoal contratado através de empresas prestadoras de serviços; XI - Relação de trabalhadores autônomos ou avulsos; XII - Livros de posse e exercício; XIII - Atos relativos a pessoal, de competência da PREFEITURA; XIV - Relação de pessoal beneficiado com vale transporte e vale alimentação. 1

2 4 - VERIFICAÇÕES Para fins de verificações no Setor de Pessoal, a equipe de Auditoria deverá examinar: I - Pastas funcionais; II - Fichas Financeiras; III -Escala de férias; IV - Cartões, livros ou folhas de presença; V - Folhas de comando de apuração de freqüência mensal; VI - Comunicação de férias regulamentares e férias-prêmio; VII - Relação dos funcionários autorizados e convocados para serviço extraordinário; VIII - Contratos de estagiários; X - Comando de pagamento de salário, vantagens e benefícios; XI - Concessões de vantagens e benefícios; XII - Comunicação de posse e exercício; XIII - Contratos e Convênios relacionados a pessoal; XIV - Cadastramento do servidor no PIS/PASEP; XV - Comprovantes de recolhimento de obrigações sociais e fiscais. 5 - ROTEIRO DE TRABALHO Nomeação I - Verificar se a nomeação de pessoal em cargo efetivo obedece ao sistema de concurso público que atenda, eficientemente, às necessidades de melhor qualificação e especialização em proveito do órgão; II - Verificar o cumprimento das normas constitucionais e regulamentares, no que se refere aos artigos 20 e 21, seus incisos e parágrafos, da Constituição Estadual: a - Nomeação; b - Cessão, empréstimo, transferência, lotação, remoção, disposição, adjunção, reclassificação, readaptação designação de servidor para o desempenho de função técnica ou de confiança; c - Realização de concurso, acesso, seleção competitiva ou qualquer outra forma de seleção de pessoal; III - Se está ocorrendo movimentação de pessoal (remoção, exoneração, dispensa, etc.), em quantidade superior ao necessário, que possa caracterizar alta rotatividade de pessoal ( em caso afirmativo, analisar as causas determinantes); 2

3 IV - Se houve nomeações e exonerações em desacordo com as normas prescritas pela legislação eleitoral. Levantar as nomeações para cargo efetivo e em comissão em determinado período, confrontando-as com o plano de cargos e salários, planos de carreira e/ou quadros de pessoal Plano de Carreira, Plano de Classificação de Cargos e Funções e Quadros de Pessoal. I - Verificar se o Plano de Classificação de Cargos e Funções está devidamente amparado por instrumento legal, emanado de autoridade competente. II - Verificar se para as nomeações e promoções são observadas as qualificações do servidor, previstas no referido plano; III- Verificar se a quantidade de servidores existente está de acordo com o previsto no Plano; IV - Verificar se as promoções e progressões são realizadas em conformidade com o Plano, atentando para a periodicidade, mudanças de nível e de classe; V - Verificar se os salários, gratificações e outras vantagens percebidas pelos servidores correspondem aos previstos no Plano; VI - Verificar se existe isonomia salarial. Elaborar teste de verificação, confrontando os dados relativos às pastas funcionais e o Plano de Cargos e Salários, visando certificar-se da regularidade do enquadramento funcional e salarial de determinado número de servidores Registro em fichas e pastas funcionais. I - Verificar se as fichas funcionais estão corretamente preenchidas e atualizadas (no caso de arquivo em processamento de dados - CPD ou micro, realizar consultas em terminal de vídeo ou impressora); II - Verificar se constam nas pastas funcionais os originais, cópias autenticadas ou anotações dos seguintes documentos: a - atos de nomeação, classificação, lotação, remoção, transferência, progressão, promoção e de concessão de direitos e vantagens; b - cópia da carteira de identidade e CPF; c - comunicações ou cópia de Termo de Posse e Exercício; d - certidão de nascimento dos dependentes e declarações de dependentes para fins de Imposto de Renda; f - anotação de cadastramento no PIS/PASEP; g outros documentos exigidos pela legislação para o exercício do cargo/função. III- Verificar se a recepção de documentos de interesse do servidores é precedida de análise e verificação de autenticidade antes de seu registro e arquivamento; IV - Verificar se há protocolo eficiente para a entrada e saída de documentos; 3

4 V - Verificar se o arquivo de fichas e pastas funcionais apresenta segurança contra extravios ou inviolabilidade do sigilo documental Controle e Apuração da Freqüência. I - Verificar se existem normas complementares para controle e apuração da freqüência e para disciplinar a jornada de trabalho e funcionamento, II - Verificar se o controle e apuração da freqüência vem se processando satisfatoriamente; III - Verificar se há servidores dispensados da assinatura de ponto; em caso afirmativo, verificar a autorização e legalidade da concessão; IV - Verificar se os comandos decorrentes de apuração de freqüência são encaminhados tempestivamente para o setor de preparação da folha de pagamento. Confrontar as folhas de freqüência de um determinado setor com o respectivo quadro de pessoal em vigor. Levantar dados dos mapas de apuração de freqüência, comparando-os com as folhas de freqüência respectivas Férias I - Verificar se existe escala anual de férias e se a mesma vem sendo cumprida; II- Verificar se o comando para pagamento da remuneração de férias anuais vem sendo realizado tempestivamente; III- Verificar se a concessão de férias-prêmio é feita através de ato regular, publicado no órgão oficial; IV - Verificar se o tempo de serviço computado para a concessão de férias-prêmio está de acordo com a legislação; V - Verificar se nas comunicações de férias vem sendo indicado início e término da fruição, Reajustes, Gratificações e outras vantagens. I - Verificar se as gratificações e outras vantagens concedidas têm amparo na legislação estatutária; II - Verificar se os reajustes salariais são concedidos consoante a legislação e percentuais fixados em lei; III - Verificar se quando da ocorrência de horas-extras é observada a legislação pertinente, no que diz respeito a: a - limite máximo permitido; b - adicional sobre a hora normal e noturna; c - autorização expressa para a convocação de serviço extraordinário; d - controle eficiente no início e término do serviço extraordinário; Fazer um levantamento, tomando por base os reajustes salariais concedidos em um determinado período, observando se os mesmos estão de acordo com os percentuais fixados (na hipótese de emissão da folha de pagamento através de processamento de dados, solicitar para análise os comandos de alterações de valores). 4

5 5.7 - Folha de Pagamento. I - Verificar se a quantidade de servidores constantes da Folha de Pagamento confere com a relação de servidores em exercício; II - Verificar se são observados os limites e proibições de descontos em folha; III - Verificar se as faltas e atrasos não abonados foram descontados corretamente; IV - Verificar se os cálculos da Folha de Pagamento estão corretos; V - Verificar se o líquido pago confere com o valor depositado em conta corrente bancária ou com o valor constante do Boletim de Caixa; VI - Verificar se as horas-extras pagas conferem com a apuração do respectivo ponto; VII - Verificar se o abono por dependente e os descontos por dependente para fins de cálculo do Imposto de Renda estão corretos; VIII - Verificar se os valores constantes das Folhas de Pagamento conferem com os registros contábeis e com as fichas financeiras. Confrontar os valores constantes das Folhas de Pagamento com os das fichas financeiras, conferindo os cálculos e os nomes dos servidores Prestação de serviço sem vínculo empregatício. I - Verificar se existe pessoal prestando serviço sem vínculo empregatício, pago em caráter continuado; II - Verificar se os pagamentos dessa natureza se processam correta e regularmente em conformidade com a legislação em referência; III - Verificar se são efetuados os recolhimentos de encargos sociais incidentes sobre a remuneração a esse título; IV - Verificar se os salários pagos ao pessoal temporário são equivalentes aos percebidos pelos servidores da Prefeitura que ocupem a mesma função Prestação de serviço por empresas mediante contrato. I - Verificar se o contrato está em vigor e se contém todos os elementos indispensáveis ao seu correto cumprimento, tais como: a - quantidade homens/hora; b - especificação das tarefas (diárias, semanais, mensais e eventuais); c - valor homem/hora; d - cláusula de reajuste; e - especificação e percentual dos encargos incidentes sobre a folha; f - prazo de pagamento da fatura; g - prazo de apresentação da Folha de Pagamentos e dos encargos quitados; 5

6 h - vigência do contrato (início e término); i - local de prestação de serviços; III - Verificar se existe encarregado da Empresa contratada como supervisor do pessoal (com subordinação direta à Empresa); IV - Verificar se há controle diário da freqüência - homem/hora trabalhado (atentar para abono de falta e índice de absenteísmo); V - Verificar se as faturas estão corretas e nos termos do contrato; VI - Verificar se existe pagamento à parte de encargos, em duplicidade com os encargos já incidentes sobre a folha (13o. salário, aviso prévio, indenização, férias, descanso remunerado, hora-extra, substituição, etc.); VII - Verificar se existe desvio de função; VIII- Verificar se as tarefas desempenhadas pelo pessoal da Empresa contratada não se identificam com as exercidas pelos funcionários efetivos da PREFEITURA e/ou estão inseridos na sua atividade-fim (indicando admissão indireta de pessoal) Descontos e Encargos Sociais e Fiscais. I - Verificar se os cálculos das consignações e obrigações sociais e fiscais estão corretos, bem como se são recolhidos dentro dos prazos estabelecidos e nas instituições financeiras credenciadas: a - INSS/IPSEMG/Regime próprio de previdência; b - IRRF; c - PIS/PASEP. Fazer levantamento dos encargos sociais e fiscais pagos em determinado período, avaliando a regularidade dos recolhimentos e a correção dos cálculos Estagiários I - Verificar se existem estudantes-estagiários em exercício na Prefeitura; em caso afirmativo, levantar: a - a existência de convênio firmado pela Prefeitura, pelo aluno e pelo estabelecimento de ensino; b - a comprovação do pagamento, pela Prefeitura, de ajuda de custo ao estagiário, para transporte e material escolar, no valor estipulado no convênio; c - a duração do serviço prestado pelo estagiário, nunca superior a 05 horas diárias; no caso de período de férias escolares, a jornada poderá ser de 08 horas diárias; d - se as atividades desenvolvidas pelo estudante estagiário são compatíveis e correlatas com o curso que estiver freqüentando; II - Verificar se, em caso de prorrogação, houve aditamento do convênio; III - Verificar a forma de apuração de freqüência e seu controle Licenças e Afastamentos. I - Verificar se a Prefeitura mantém serviço médico próprio ou contratado para a realização de perícia médica, para a concessão de licença médica; 6

7 II- Verificar se para o afastamento do servidor, a concessão é publicada no órgão oficial do Estado; III- Verificar se está sendo concedida licença para tratar de interesses particulares e, em caso positivo, se estão sendo cumpridas as exigências constantes do Estatuto dos Funcionários; IV - Verificar se em caso de prorrogação de licença para tratar de interesses particulares há a anuência do prefeito Municipal; V - Verificar se nos demais casos permitidos para concessão de licença (doença em pessoa da família, gestação, para acompanhamento de marido funcionário, para ausentar-se do Estado, promoção de mandato eletivo, exercício de mandato eletivo e paternidade), estão sendo obedecidos o interesse da Administração e o rito prescrito na legislação estatutária Verificações Complementares. I - Verificar, em confronto com os registros contábeis: a - Se são adequadamente apropriadas e/ou orçadas as despesas relativas a: salários, férias, gratificações, horas-extras, ajudas de custo e outras vantagens, em seus respectivos centros de custo; b - Se as despesas financeiras referentes a pagamento de encargos sociais em atraso (multa, juros, correção monetária) estão corretamente apropriadas; II - Verificar o critério de distribuição e os controles sobre a concessão de vale transporte; III - Verificar o critério de distribuição e os controles sobre a concessão de vale alimentação; V - Verificar se as ocorrências de faltas disciplinares estão sendo devidamente apuradas através da corregedoria e adotadas as medidas permitidas na legislação estatutária. ALGUNS CONCEITOS SOBRE PESSOAL ESTATUTÁRIO CARGO PÚBLICO - atribuições e responsabilidades previstas na estrutura organizacional, que devem ser cometidas a um servidor. Os cargos públicos são criados por Lei, com denominação própria e vencimento pago pelos cofres públicos, para provimento em caráter efetivo ou em comissão. PROVIMENTO - é a forma pela qual a Administração preenche os cargos públicos criados em lei; far-se-á mediante ato da autoridade competente de cada Poder. São formas de provimento de cargo público: nomeação, promoção, acesso, readaptação, reversão, reintegração e transformação. Todos os atos de provimento de cargo público municipal só produzem efeito depois de publicados no Diário Oficial do Município. NOMEAÇÃO - é o ato de investidura da pessoa em cargo público de provimento efetivo, em classe inicial de carreira, que se completa com a posse e exercício. PROMOÇÃO - é a elevação do funcionário ao nível ou grau imediatamente superior de sua faixa de vencimento da respectiva classe. ACESSO é a passagem do servidor ocupante de cargo de classe isolada ou final de série de classes a cargo vago de classe isolada ou inicial de série de classe integrante da mesma carreira, observada a identidade funcional. REVERSÃO - é o retorno à atividade de servidor aposentado por invalidez quando, por junta médica oficial, forem declarados insubsistentes os motivos da aposentadoria. 7

8 REINTEGRAÇÃO - é a reinvestidura do servidor estável no cargo anteriormente ocupado, ou no cargo resultante de sua transformação, quando invalidada a sua demissão por decisão administrativa ou judicial, com ressarcimento de todas as vantagens. TRANSFORMAÇÃO é a alteração da denominação e das atribuições do cargo, mediante lei. READAPTAÇÃO - é a investidura do servidor em cargo de atribuições e responsabilidade compatíveis com a limitação que tenha sofrido em sua capacidade física ou mental verificada em inspeção médica. POSSE - é o ato que investe a pessoa em cargo de provimento efetivo, depois de nomeada; dar-se-á pela assinatura do respectivo termo, no qual deverão constar as atribuições, os deveres, as responsabilidades e os direitos inerentes ao cargo ocupado. EXERCÍCIO - é o início da atividade do funcionário nas tarefas específicas do cargo para o qual foi nomeado em sua unidade de lotação; é o efetivo desempenho das atribuições do cargo. O início, a suspensão, a interrupção e o reinício do exercício serão registrados no assentamento individual do servidor. LOTAÇÃO - é a vinculação de funcionário e seu respectivo cargo efetivo a um dos quadros próprios de cargos. CLASSIFICAÇÃO - é a indicação de funcionário para prestar serviços em unidade administrativa da repartição de sua lotação. REMOÇÃO - é o deslocamento do servidor, a pedido ou de ofício, com preenchimento de claro de lotação, no âmbito do mesmo quadro, com ou sem mudança de local de trabalho. EXONERAÇÃO - é a desvinculação do funcionário do quadro pessoal do serviço público. DEMISSÃO - é a perda do cargo público, em virtude de sentença judicial transitada em julgado em decorrência de processo administrativo. TEMPO DE SERVIÇO - a apuração do tempo de serviço será feita em dias, que serão convertidos em anos, considerando o ano como de 365 dias. Feita a conversão, os dias restante, até 182 dias, não serão computados, arredondando-se para um ano quando excederem este número, para efeito de aposentadoria. ESTAGIO PROBATÓRIO - é o interstício de três (03) anos de efetivo exercício em cargo público de provimento efetivo, de funcionário nomeado em virtude de concurso. Nesse período, o funcionário será avaliado quanto aos requisitos de idoneidade moral, assiduidade, disciplina e eficiência. DIREITO DE PETIÇÃO - é assegurado o direito de requerer aos Poderes Públicos, em defesa de direito ou interesse legítimo. O requerimento será dirigido à autoridade competente para decidi-lo e encaminhado por intermédio daquela a que estiver imediatamente subordinado o requerente. APOSENTADORIA - é a passagem do funcionário para a inatividade. CONCURSO PÚBLICO - processo seletivo promovido pelo órgão ou entidade para o preenchimento de vagas no respectivo quadro de pessoal, que tenha sido realizado para rigorosa observância dos princípios de publicidade, impessoalidade e moralidade e das formalidades legais obrigatórias na realização de concursos públicos. 8