Manual de Treinamento do Governador Assistente

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1 Manual de Treinamento do Governador Assistente Clubes de distritos pilotos do Plano Visão de Futuro devem usar o adendo, disponível em PT (810)

2 Esta é a edição de 2010 do Manual de Treinamento do Governador Assistente (244-PT), direcionada às gestões de , e As informações aqui contidas são baseadas nos Estatutos Prescritos para o Rotary Club, no Regimento Interno Recomendado para o Rotary Club, nos Estatutos do Rotary Internacional, no Regimento Interno do RI, e no Código Normativo do Rotary. Alterações a esses documentos que venham a ser efetuadas pelo Conselho de Legislação ou conselho diretor do RI após a impressão do manual, revogam as normas aqui dispostas.

3 Conteúdo Introdução 1 1 Atribuições e responsabilidades 3 Responsabilidades 3 Principais relações de trabalho 5 Treinamentos 6 Metas 6 2 Assessoria aos clubes 7 Plano de Liderança de Clube 7 Metas do clube 9 Apoio aos clubes 10 Clubes que requerem atenção especial 12 Visita oficial do governador 14 Encerramento do ano 15 3 Recursos 16 Recursos do clube 16 Recursos do distrito 17 Recursos do RI e da Fundação Rotária 20 Apêndices 1. Treinamentos distritais Dicas para resolução de problemas Exemplo de estrutura das comissões de clube Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs Obs.: Este material não reflete as mudanças da legislação brasileira referentes aos termos sócio e quadro social Relatório de Visitas a Clube Obs.: Este material não reflete as mudanças da legislação brasileira referentes aos termos sócio e quadro social Seminário de treinamento da equipe distrital Questões para debate 42

4 Folhas-tarefa (a ser preenchidas durante o treinamento) 1. Resumo da sessão Clubes eficazes Resumo da sessão Resumo da sessão Busca de recursos Resumo da sessão Guia para Planejamento Distrital Obs.: Este material não reflete as mudanças da legislação brasileira referentes aos termos sócio e quadro social Dificuldades do distrito 59

5 Introdução Cabe aos distritos favorecer o alcance do Objetivo do Rotary entre seus clubes. Como governador assistente, trabalhará com os líderes distritais para apoiar os clubes sob sua alçada. Este manual o ajudará a entender suas responsabilidades para dar melhor suporte aos clubes. Governadores assistentes fazem parte da equipe de líderes distritais, a qual inclui o governador e os membros das comissões. No seminário de treinamento da equipe distrital, você discutirá com esses líderes maneiras de assessorar os clubes. Utilize este manual para preparar-se para sua função, lendo-o antes do treinamento. Preste atenção especial às perguntas do Apêndice 6, para aproveitar ao máximo as discussões facilitadas durante a reunião. Guarde este manual, que continuará lhe servindo de referência no futuro. Introdução 1

6 Comentários? Encaminhe dúvidas ou comentários a: Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL EUA Tel.: Fax: Manual de Treinamento do Governador Assistente

7 C A P Í T U L O 1 Atribuições e responsabilidades Sua principal responsabilidade é prestar assistência ao governador de distrito, tornando os clubes mais eficazes. Responsabilidades Lembrete Para serem eficazes os Rotary Clubs devem: Manter ou aumentar seu quadro associativo. Implementar projetos que atendem a necessidades de comunidades locais e de outros países. Apoiar a Fundação Rotária por meio da participação em programas e contribuições financeiras. Formar líderes capazes de servir ao Rotary além do âmbito do clube. O governador assistente tem responsabilidades para com o governador e os clubes. Com relação ao governador: Ajudar a estabelecer metas distritais. Organizar a visita oficial do governador aos clubes. Informar ao governador os pontos fortes e fracos dos clubes e como estão com relação ao alcance das metas. Participar dos encontros distritais. Participar de programas, eventos e campanhas de captação de recursos da Fundação Rotária. Ajudar a formar futuros líderes distritais. Posicionar o próximo governador assistente quanto à situação dos clubes. atribuições e responsabilidades 3

8 Embora os governadores assistentes devam visitar cada clube pelo menos uma vez, isso nem sempre é possível por restrições de distância e orçamento. Nesses casos, é necessário manter contato por , telefone ou webconferência, como também visitar vários clubes de uma só vez para economizar dinheiro. Lembrete Cabe ao distrito determinar os fundos que serão encaminhados aos governadores assistentes para o cumprimento de suas tarefas. Com relação aos clubes: Visitar os clubes pelo menos trimestralmente. Ajudar o presidente eleito a estipular metas. Monitorar o progresso em direção ao alcance das metas. Ajudar os clubes a planejar a visita oficial do governador e comparecer a todas as assembleias de clube. Motivar os clubes a atender às solicitações do governador. Coordenar os treinamentos nos clubes com as respectivas comissões distritais. Promover o Plano de Liderança Distrital e o Plano de Liderança de Clube. Identificar e formar futuros líderes distritais. Incentivar o comparecimento à conferência e a reuniões distritais. Lembrete A lista atualizada de associados e o pagamento semestral de cotas devem ser entregues ao RI até 1 de julho. Ambos podem ser encaminhados pelo Acesso ao Portal em CRONOGRAMA SUGERIDO Preparação Fevereiro Analisar os estatutos e os documentos do clube e do RI Participar do seminário de treinamento da equipe distrital Informar ao governador eleito o que o distrito almeja Março Reunir-se no PETS com os presidentes eleitos dos clubes sob sua alçada Aconselhar o governador eleito com relação à seleção dos membros das comissões distritais Abril Reunir-se com os líderes de clube na assembleia distrital Maio/junho Encontrar-se com seu predecessor para discutir particularidades sobre os clubes da área O ano do mandato Julho Parabéns por sua nova função! Submeter até 1 de julho os formulários Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs (um para cada clube) ao governador entrante Marcar as visitas aos clubes 4 Manual de Treinamento do Governador Assistente

9 Agosto Dezembro Fevereiro Abril Maio Junho Iniciar as visitas do primeiro trimestre Auxiliar os líderes de clube a agendar e planejar a visita oficial do governador Lembrar os clube que a lista atualizada de associados e o pagamento semestral de cotas devem ser entregues ao RI até 1 de janeiro. Ambos podem ser enviados pelo Acesso ao Portal em Iniciar as visitas do segundo trimestre Iniciar as visitas do terceiro trimestre Iniciar as visitas do quarto trimestre Entregar até 15 de maio ao governador o Relatório de Visitas a Clube após sua visita final a cada um deles Reunir-se com o governador assistente entrante Lembrar os clubes que a lista atualizada de associados e o pagamento semestral de cotas devem ser entregues ao RI até 1 de julho. Ambos podem ser encaminhados pelo Acesso ao Portal em Principais relações de trabalho O governador assistente é o líder distrital que tem mais contato com os clubes, sendo o elo entre estes, o distrito e o Rotary International. Sendo assim, é essencial que haja um bom fluxo de comunicação. Seus principais contatos incluem: Líderes distritais Governador Governador eleito Governador indicado Presidentes de comissão Governadores assistentes Secretário executivo Líderes de clube Presidentes Secretários Tesoureiros Presidentes de comissão Instrutores Você deverá, junto com a equipe distrital, estabelecer uma estrutura que garanta o fluxo das informações, assunto que será tratado no seminário de treinamento da equipe distrital. É importante saber como e quando comunicar-se com clubes, governador, membros de comissão e demais governadores assistentes, para o bem do distrito e dos clubes. Sua interação com os líderes de clube e de distrito será discutida mais detalhadamente no Capítulo 2. atribuições e responsabilidades 5

10 Treinamentos Você terá que comparecer a vários eventos distritais, como PETS, assembleia, e seminários de capacitação, de desenvolvimento do quadro associativo e da Fundação Rotária. No PETS, ajudará o governador eleito a promover o espírito de equipe entre os presidentes eleitos. Seu papel em outras reuniões será determinado pelo convocador e pela comissão de capacitação. Esses treinamentos fazem com que os clubes aprendam mais sobre o Rotary e consequentemente sejam mais eficazes. O Apêndice 1, Treinamentos distritais, traz informações sobre o propósito e público de cada encontro. É importante promover a participação dos clubes nos treinamentos distritais. Você poderá coordenar as atividades de treinamento dos seus clubes com as respectivas comissões distritais. Por exemplo, o clube que quiser saber mais sobre a Fundação Rotária poderá falar diretamente com um membro da respectiva comissão distrital para realizar um workshop ou fazer uma apresentação no clube. Metas Lembrete Leve formulários de inscrição aos encontros distritais para distribuir nos clubes durante a visita. No seminário de treinamento da equipe distrital, governadores assistentes trabalham com o governador eleito e outros líderes distritais para estabelecer metas para o distrito. Eles também ajudam os clubes a estipular metas. Sua experiência em estabelecer metas adquirida como líder de clube e atual líder distrital o capacitará a ajudar os clubes a fixar metas realistas e desafiadoras. Embora diferentes em alguns aspectos, as metas de clube e distrito devem ser: Participativas Mensuráveis Desafiadoras Realistas Delimitadas Use estas características para avaliar constantemente as metas. Se alguma delas estiver faltando, é sinal de que a meta deve ser ajustada. Lembre os clubes que tão importante quanto estipular metas é ter um plano de ação para alcançá-las. 6 Manual de Treinamento do Governador Assistente

11 C A P Í T U L O 2 Assessoria aos clubes Sua função antes de assumir o cargo é oferecer ideias e orientação aos clubes de modo a prepará-los para o ano, servindo-lhes como consultor e os ajudando a alcançar suas metas. Plano de Liderança de Clube Mundo afora Cada Rotary Club é singular, e por isso cada um deles tem seu próprio leque de atividades. Apesar de flexível, o Plano de Liderança de Clube pede a atuação em todas as Avenidas de Serviços. Veja no Apêndice 3 exemplos de estrutura de comissão de clube. O Plano de Liderança de Clube (PLC) sugere uma determinada estrutura administrativa baseada nos elementos que caracterizam clubes eficazes, para que os clubes alcancem o Objetivo do Rotary por meio de atividades em cada uma das Avenidas de Serviços. Esteja preparado para ajudar os clubes com o PLC, de forma que a estrutura do clube se encaixe com as metas estipuladas. O Regimento Interno Recomendado para o Rotary Club sugere uma estrutura de comissões (veja Apêndice 3), a ser adaptada conforme necessário. Por exemplo, comissões que possuem responsabilidades similares podem ser consolidadas ou eliminadas. É possível que novas comissões tenham que ser formadas para funções que não tenham sido delegadas a outras comissões ou líderes do clube. Neste caso, é importante alterar o regimento interno para refletir a estrutura organizacional. Ao definir metas, considere as seguintes comissões de clube: Administração do clube Desenvolvimento do quadro associativo Projetos humanitários assessoria aos clubes 7

12 Fundação Rotária Imagem pública Lembrete O Guia para Planejamento Estratégico em orienta os clubes no estabelecimento de metas anuais e de longo-prazo. Embora seja voltado aos clubes, o distrito pode adaptá-lo para uso próprio. Lembrete É recomendável que todo rotariano complete o módulo de E-Learning Como participar no Rotary, com exemplos de rotarianos de todos os continentes se envolvendo com a entidade de diferentes maneiras. Implementando o Plano de Liderança do Clube Os clubes sob sua responsabilidade provavelmente já usam algumas das melhoras práticas empregadas pelos clubes eficazes, as quais são destacadas no Plano de Liderança de Clube. São elas: 1. Desenvolver metas amplas que incorporem os elementos de clubes eficazes. Tais metas devem abranger os próximos três a cinco anos rotários e destacar as Avenidas de Serviços e os elementos que caracterizam clubes eficazes: aumento do quadro associativo, projetos humanitários, Fundação Rotária e capacitação de líderes. Devem também incluir estratégias para o sucesso do clube em cada um desses elementos. À medida que o plano de liderança evolui, as metas precisam ser atualizadas. 2. Estabelecer metas anuais em concordância com as metas do clube, usando as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs (Apêndice 4). As metas anuais devem abordar cada Avenida de Serviços e possibilitar o alcance do Objetivo do Rotary. Durante a visita, analise o guia para planejamento junto com o clube para ver se é preciso modificar o plano de liderança. 3. Incentivar os líderes de clube a engajar os associados nas assembleias de clube e a mantê-los informados sobre as atividades do Rotary. As assembleias de clube possibilitam aos associados discutir decisões que afetam o clube e ouvir relatos das comissões. 4. Desenvolver um plano de comunicação entre os líderes de clube, os associados e os líderes distritais. Ajude os líderes de clube a desenvolver um plano que lhes possibilite manter contato entre si, com os associados e líderes distritais. Tal plano deve definir quem se comunicará com quem, periodicidade e métodos de comunicação. 5. Favorecer a continuidade quanto à administração do clube e à implementação de projetos humanitários. Como os dirigentes de Rotary Clubs mudam anualmente, é necessário ter sempre líderes preparados à disposição. Para facilitar a continuidade administrativa, é recomendável que as indicações sejam feitas para mais de um ano, ou que o atual presidente de clube trabalhe junto com o presidente eleito, o presidente indicado e o último ex-presidente. A continuidade na liderança dos projetos é especialmente importante quando estes duram mais de um ano. 6. Alterar o Regimento Interno do Rotary Club de modo a refletir suas práticas internas, inclusive a estrutura das comissões e as responsabilidades dos líderes do clube. Ajude os dirigentes de clube a reformular o Regimento Interno Recomendado para o Rotary Club, para que reflita as operações administrativas do clube sem desrespeitar as leis locais. 8 Manual de Treinamento do Governador Assistente

13 7. Oferecer oportunidades para aumentar o companheirismo entre os associados. Associados que apreciam o Rotary tendem a ser mais atuantes. A ênfase no companheirismo também aumenta o interesse pela prestação de serviços humanitários. Lembrete Incentive os clubes a terem um instrutor para treinar os associados em diversos tópicos. Acesse /pt/trainers para mais informações. 8. Certificar-se de que todos os associados estejam envolvidos com algum projeto ou atividade no clube. A participação nas iniciativas do clube ensina os associados sobre o Rotary e os motiva a se dedicar à organização. 9. Elaborar plano abrangente de treinamento. O treinamento é fundamental à formação de futuros líderes e ajuda a manter os dirigentes atuais informados e capacitados para exercer suas funções e elevar o nível dos serviços rotários. O plano de treinamento deve assegurar que: Líderes de clube participem dos treinamentos distritais. Seminários de orientação de novos associados sejam oferecidos regularmente. Associados tenham oportunidades constantes de aprendizado. Associados desenvolvam qualidades de líder. Você deverá avaliar com o clube suas atuais práticas administrativas e, se necessário, ajudar os presidentes a ajustarem o plano durante o ano. Dirigentes de clube atuais, anteriores e entrantes devem colaborar na adaptação do plano de liderança que englobe as nove melhores práticas de clubes eficazes. Metas do clube Junto com os líderes de clube, o governador assistente estabelece metas calcadas nos elementos de um clube eficaz dentro das Avenidas de Serviço. Tendências passadas e práticas atuais do clube devem ser analisadas para elaborar metas e planos que venham melhorar as operações. Lembrete O clube tem que estipular metas alinhadas às prioridades do Plano Estratégico. Incentive os líderes a analisar os registros antigos do clube, os quais podem conter: Informações básicas para estabelecer metas. Dados sobre tendências do quadro associativo e de frequência a reuniões que impactam os planos e objetivos do clube. Dados sobre como melhorar o planejamento e a implementação de projetos. Pergunte ao governador ou governador assistente atual onde encontrar esses registros. assessoria aos clubes 9

14 O estabelecimento de metas é fundamental ao sucesso, pois possibilita o desenvolvimento de um plano de ação. Esse processo inclui: 1. Análise dos pontos fortes e fracos do clube. Antes do PETS, os presidentes eleitos e governadores assistentes devem identificar tendências e considerar metas que ajudem a superar os pontos fracos do clube e realçar seus pontos fortes. 2. Definição de metas. Durante o PETS, o governador assistente deve trabalhar em conjunto com os presidentes eleitos para estabelecer metas e desenvolver estratégias. Use as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs* (Apêndice 4) para definir metas que contem com a aprovação da equipe entrante de líderes, bem como elaborar estratégias para o alcance destas. Recolha de cada clube, até 1 de julho, o formulário Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs. 3. Avaliação do progresso. Avalie com o conselho diretor do clube o progresso alcançado com relação ao alcance das metas, fazendo sugestões sobre como alcançá-las, modificá-las ou acrescentar novas conforme necessário. Apoio aos clubes É necessário conhecer cada clube para fornecer ideias e indicar recursos. Como você interage com diversos clubes, certamente conhece estratégias diferentes para resolver problemas comuns. Além disso, pode oferecer sugestões que venham a ajudar os clubes a alcançar suas metas e vencer desafios. Para dar melhor suporte aos clubes: Esteja disponível. Visite os clubes regularmente. Dê atenção especial a clubes fracos ou em dificuldades. Comunique-se com eles frequentemente. Dê assistência com base na necessidade do clube. Peça que lhe deem opinião sobre o seu trabalho. Lembrete Os clubes podem fazer seus pagamentos semestrais e atualizar dados de associados e de contato pelo Acesso ao Portal. Incentive os líderes de clube a se cadastrar e usar esta ferramenta. Transmissão de informações O fluxo de comunicação está diretamente relacionado ao sucesso de qualquer organização. Por servir de elo entre o clube e o distrito, você deverá compartilhar questões específicas referentes a determinado clube com o governador de distrito, governador eleito, devidas comissões distritais, bem como com os dirigentes entrantes de clube e distrito, e especialmente com o seu sucessor. Estas conversas garantirão a continuidade e superação de desafios, além de dar aos líderes indicados a chance de conhecerem os clubes. * Também incluso do Manual do Presidente de Clube (222-PT) e do Manual do Secretário de Clube (229-PT) 10 Manual de Treinamento do Governador Assistente

15 Você poderá também servir como elo entre os Rotary Clubs, pois estará conhecendo suas atividades e poderá disseminá-las a outros clubes, incentivando a cooperação entre eles. Lembrete Divergências de opinião causam desavença no clube, as quais devem ser abrandadas. Veja Apêndice 2 sobre dicas para resolução de problemas. Mundo afora Os clubes operam dentro da cultura em que estão inseridos. Para que seja usado o mesmo critério de avaliação dos clubes, fale com o governador antes do início do ano para assegurar que haja consenso quanto à flexibilidade no sistema de avaliação. Poderá ter que discutir os seguintes itens com os clubes: Pagamento das cotas distritais e do RI. Entrega ao RI dos relatórios semestrais. Uso do Acesso ao Portal para pagar cotas, atualizar dados de associados e de contato dos dirigentes. Envio ao RI até 31 de dezembro dos dados dos novos dirigentes de clube, para inclusão no Official Directory. Obediência aos prazos estabelecidos para entrega das indicações a prêmios do RI e da Fundação Rotária. Divulgação da conferência, assembleia, PETS e outros eventos distritais. Visita aos clubes Visite cada clube uma vez por mês, ou no mínimo uma vez a cada três meses. Durante a visita: Divulgue recursos do distrito e do RI. Monitore o progresso do clube e sugira estratégias para o alcance de metas. Sugira soluções práticas para desafios que o clube enfrenta. Colete dados sobre: Quadro associativo Projetos humanitários Participação e apoio a programas da Fundação Rotária Funções importantes de clube Frequência Desentendimentos Ajude a programar a visita oficial do governador. Relatório de Visitas a Clube O Relatório de Visitas a Clube auxilia os líderes distritais a avaliar a eficácia de cada clube. O documento possibilita o registro anual do progresso do clube para informação do distrito e RI, devendo ser entregue até 15 de maio ao governador. Assim como as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs, o Relatório de Visitas a Clube se baseia nos elementos que caracterizam clubes eficazes, devendo ser usado para avaliar o progresso do clube com relação a: Desenvolvimento do quadro associativo Implementação de projetos Apoio à Fundação Rotária Formação de futuros líderes assessoria aos clubes 11

16 Imagem pública Critérios administrativos Prepare um relatório para cada visita. Se houver obstáculos, os líderes de clube deverão utilizar as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs para avaliar novamente as metas e elaborar estratégias para alcançá-las. Submeta ao governador no fim do ano uma versão final do Relatório de Visitas a Clube, com suas observações baseadas em todas as visitas feitas, que servirá para avaliar o progresso alcançado em cada clube durante o ano rotário. Guarde cópias das versões finais para sua referência e entregue-as a seu sucessor. Com o Relatório de Visitas a Clube o distrito fica a par quanto às tendências nos clubes. Assembleias de clube Rotary Clubs realizam entre quatro e seis assembleias por ano, para discutir a situação do clube e ideias para o futuro. Você deverá comparecer à assembleia de clube conduzida durante a visita oficial do governador. Verifique de antemão qual será seu papel no evento. Clubes que requerem atenção especial Geralmente os clubes são capazes de vencer os desafios, no entanto, aqueles com dificuldades para alcançar os padrões mínimos estabelecidos pelo conselho diretor quanto a quadro associativo, frequência, etc., precisam de atenção especial. Padrões mínimos para Rotary Clubs Padrões mínimos são critérios operacionais básicos para o bom funcionamento dos clubes, desenvolvidos para que todos os clubes atinjam o Objetivo do Rotary, contribuam à comunidade, e contem com o apoio de rotarianos experientes. São padrões mínimos: Realizar reuniões regularmente. Implementar projetos comunitários e internacionais. Preparar a visita do governador, governador assistente e administradores do RI. Pagar as cotas per capita ao RI. Ter todo associado com assinatura de uma das publicações da Rotary World Magazine Press. Obter seguro de responsabilidade civil. Agir de acordo com os Estatutos e Regimento Interno do RI, e o Código Normativo do Rotary. Pagar as taxas devidas ao distrito e ao RI sem assistência externa. Fornecer regularmente ao secretário geral listas atualizadas de associados. 12 Manual de Treinamento do Governador Assistente

17 Mundo afora Clubes nos EUA pagam seguro de responsabilidade civil junto com o relatório semestral. Resolver desavenças internas de maneira amigável. Manter relação de cooperação com o distrito. Não processar o Rotary International, a Fundação Rotária, fundações associadas e escritórios internacionais. Se um de seus clubes precisar de atenção especial: Aumente o número de visitas ao clube. Comunique-se com o clube mais frequentemente. Incentive a formação de parceria com um clube forte. Busque o auxílio da comissão distrital apropriada. Falta de pagamento das cotas per capita Seis meses após o prazo final de 1 de janeiro ou de 1 de julho, os clubes que estiverem devendo mais de US$250 ao RI são desativados Como governador assistente, você deverá ajudar os clubes a evitar a desativação e favorecer a reativação daqueles que foram desativados. Reativação Dentro de 90 dias da data de desativação, o clube deverá quitar suas dívidas com o RI, assim como pagar uma taxa de reativação de US$10 por associado relativa a no mínimo 10 associados. Transcorridos entre 90 e 365 dias da data de desativação, o clube deverá ao RI toda a quantia devida mais a taxa de reativação de US$10, relativa a no mínimo 10 associados; e pagar uma taxa adicional de US$15 por associado, relativa a no mínimo 10 associados, além de remeter o formulário de reativação. Após 365 dias da desativação, o clube perde seu diploma de admissão e não poderá mais ser reativado. Lembrete Leve o Relatório de Visitas a Clube (Apêndice 5) para preenchê-lo quando for aos clubes. Muitas das informações usadas para determinar se um clube está cumprindo os padrões mínimos encontram-se no Relatório de Visitas a Clube. Ao menos duas vezes por ano o RI fornece ao governador uma lista dos clubes que não obedecem aos padrões mínimos. Ao tomar conhecimento desses clubes, dê a eles todo o suporte para que atinjam tais padrões. Isto é esperado de você justamente pelo estreito contato que terá com os clubes. Se o clube não for capaz de atingir os padrões mínimos, poderá: Consolidar-se com outro clube Solicitar voluntariamente sua desativação (em último caso) assessoria aos clubes 13

18 Visita oficial do governador Durante seu mandato o governador deve visitar cada um dos clubes individualmente ou vários ao mesmo tempo em reuniões interclubes. O propósito da visita é chamar atenção a tópicos importantes, motivar os rotarianos a servir e possibilitar que os associados discutam assuntos de interesse geral. A visita é uma das maiores responsabilidades do governador e importante ocasião para o clube. Diferenças entre visita a clube e visita oficial Em visita a clube, o governador assistente: Verifica o progresso do clube em direção a suas metas. Avalia as estratégias do clube. Sugere soluções práticas para problemas enfrentados pelo clube. Utiliza o Relatório de Visitas a Clube. Em visita oficial, o governador: Motiva os associados a participar de projetos e atividades de clube e distrito. Enfatiza o lema anual e tópicos rotários importantes. Reconhece projetos do clube e o trabalho de rotarianos que se destacaram. Dá atenção especial a clubes fracos ou em dificuldades Planejamento da visita oficial Para marcar as visitas oficiais aos clubes, coordene os detalhes com o clube e o governador: Agende a visita para que coincida com eventos relevantes do clube, tais como: Cerimônia de inauguração Cerimônia de admissão de novos associados Orientação de novos associados Eventos da Fundação Entrega de prêmio Reunião interclubes Marque para o início do ano rotário as visitas a novos clubes e clubes que requeiram atenção especial. Considere a distância e o tempo de viagem para chegar ao clube. Verifique se todas as medidas logísticas foram tomadas para receber o governador e seu cônjuge. Preparativos para a visita oficial Para garantir que a maioria dos associados esteja presente, peça aos líderes do clube que promovam a visita: Anunciando-a nas reuniões semanais. 14 Manual de Treinamento do Governador Assistente

19 Publicando lembretes no boletim e site do clube. Solicitando aos associados que organizem seus compromissos pessoais e profissionais de modo a não interferir com a visita oficial. Organizando a entrega de prêmios ou reconhecimentos feitos pelo governador. Prepare o governador para as visitas oficiais: Oferecendo dados estatísticos atualizados de cada clube sobre quadro associativo, projetos, índices de frequência, participação em programas da Fundação Rotária e apoio financeiro à entidade. Fornecendo informações sobre os sucessos e os desafios de cada clube. Provendo a agenda de cada visita. Programação Desenvolva com o clube uma programação que utilize a experiência e os conhecimentos do governador, incluindo: Discussão do progresso do clube com relação a suas metas conforme estabelecidas com base nas Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs. Elaboração de apresentações sobre as atividades, realizações e planos de trabalho das comissões. Reconhecimento de projetos individuais e de clube. Sessão para esclarecimento de perguntas sobre normas e atividades distritais e do RI. Encerramento do ano Será recompensador durante o ano ver seus clubes recrutando novos associados, implementando projetos e participando de programas da Fundação. Encerre o ano com o mesmo entusiasmo do início, de modo a fazer com que os clubes sintam-se prontos para dar o melhor de si no novo ano rotário. Eis algumas sugestões: Reconheça o trabalho realizado pelos clubes durante o ano. Procure fazer com que os clubes se conscientizem sobre seus pontos fortes e continuem a utilizar o que têm de melhor. Indique as áreas que necessitam de aprimoramento no ano seguinte. Analise as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs, para que os clubes possam estar cientes do progresso atingido em relação às metas. Forneça aos clubes cópias dos Relatórios de Visitas a Clube, para que as usem como referência durante o estabelecimento das metas para o ano seguinte. Antes do final do ano, informe o governador assistente entrante sobre o progresso alcançado pelos clubes, bem como a respeito de seus pontos fortes e fracos. assessoria aos clubes 15

20 C A P Í T U L O 3 Recursos Líderes de clube e distrito podem lhe pedir assistência. Mesmo que não tenha todas as respostas, faça o possível para obtê-las, utilizando-se dos vários recursos disponíveis para ajudar os clubes e o distrito a cumprir seus objetivos. Recursos do clube Lembrete Acesse /pt/ para fazer o download das publicações a seguir, encontrar recursos adicionais e encomendar publicações do Catálogo do RI (019-PT). Alguns dos recursos mais importantes ao clube se encontram no próprio clube. Procure incentivar os clubes a aproveitar os conhecimentos e as habilidades de seus associados, líderes e contatos, assim como de pessoas da comunidade. Além disso, crie oportunidades para os clubes formarem laços, trocarem ideias e executarem projetos. Líderes de clube Os presidentes de clube devem ouvir a opinião de outros líderes para verificar o progresso com relação às metas e coletar opiniões. Eles são o seu maior contato nos clubes e podem lhe informar sobre os pontos fortes e fracos dos clubes, ajudando-o a identificar áreas que precisam do seu apoio. Os secretários fornecem dados sobre quadro associativo, frequência e práticas administrativas. 16 Manual de Treinamento do Governador Assistente

21 Os tesoureiros gerenciam os fundos do clube e devem atuar dentro de boas práticas financeiras, conforme detalhadas no Manual do Tesoureiro de Clube. Comissões de clube As comissões de clube, similares às distritais, planejam, promovem e implementam atividades e projetos que mantêm o clube e servem às comunidades locais e internacionais. Trabalhe com as comissões para garantir que o trabalho realizado por elas vai ao encontro das metas do clube e distrito. Instrutores de clube Alguns clubes indicam ou elegem instrutores. Trabalhe com eles para assegurar que as necessidades de treinamento do clube estejam sendo supridas e, se for o caso, indique-os à comissão distrital de capacitação para que ofereçam mais apoio e ideias. Se o clube não possui conhecimento em determinada área, ponha o instrutor de clube em contato com o integrante da comissão distrital apropriada, o qual pode oferecer-lhe ideias de treinamento. Integrantes e organizações da comunidade Rotary Clubs bem-sucedidos participam ativamente da vida comunitária. Ao manter contato com organizações e membros de destaque da comunidade, os clubes podem determinar que tipos de projetos humanitários são mais apropriados para atender às necessidades locais. A interação com membros da comunidade gera interesse pelo Rotary e a atrai novos associados, além de promover a cooperação. Recursos do distrito Por causa do tipo de relação que você tem com os clubes, eles o verão como fonte de informações. Utilize os seguintes recursos para facilitar seu trabalho: Governador Governador eleito e indicado Outros governadores assistentes Ex-líderes distritais Comissões distritais Carta mensal do governador Treinamentos distritais Diretório distrital Site do distrito Governador O governador é um administrador do Rotary International e o elo do distrito com o presidente e o conselho diretor do RI. Responsável por acompanhar o progresso dos clubes, sua principal atribuição é orientá-los, motivá-los e recursos 17

22 auxiliá-los a adotar estratégias que aumentem sua eficácia. No papel de governador assistente, você estará representando o governador, provendo-lhe informações e ajudando-o a desempenhar suas funções. Forneça ao governador todas as informações sobre os clubes. O governador informa seus assistentes sobre as estratégias e recursos em apoio aos clubes, fatores que podem afetá-los, e assuntos do RI e do distrito que devem ser comunicados aos clubes. O Manual de Procedimento traz mais informações sobre o papel do governador. Governador eleito e governador indicado Antes do início do ano rotário, o governador eleito estabelece as metas para seu ano, supervisiona o treinamento dos próximos líderes de clube e distrito e consulta os governadores assistentes sobre as melhores opções para integrar as comissões. É conveniente que o governador indicado esteja a par do planejamento, principalmente se as atividades se estenderem ao ano de seu mandato. O governador eleito e o indicado podem orientar e disponibilizar recursos a clubes que requeiram cuidado especial de longo prazo ou que tenham projetos que se prolonguem por mais de um ano. No entanto, isso não deve interferir com as atividades do atual governador de distrito. Outros governadores assistentes Comunique-se frequentemente com seus colegas para que possa entender o distrito melhor e descortinar oportunidades de parcerias entre os clubes. Ex-líderes distritais Ex-líderes distritais costumam ser atuantes em assuntos de clube e distrito, pois o conhecimento que têm sobre os clubes e a experiência em liderança são muito úteis no alcance de metas. Busque sempre a opinião deles. Comissões distritais As comissões distritais têm funções específicas, de acordo com as metas e os planos de ação distritais. Elas mantêm contato com a comissão da Fundação Rotária e comissões e grupos de apoio do RI para discutir atividades de clube e distrito. As comissões trabalham com os clubes para: Transmitir conhecimentos específicos aos líderes de clube e ajudá-los a implementar estratégias para alcançar metas definidas previamente. Apoiar e monitorar as atividades dos clubes. Incentivar os trabalhos de alcance das metas distritais. Informar os clubes sobre recursos disponíveis. Identificar e homenagear clubes e rotarianos. 18 Manual de Treinamento do Governador Assistente

23 Lembrete O distrito pode ter comissões adicionais. O conselho diretor do RI recomenda os distritos a formar comissões que tratem dos seguintes assuntos: Conferência distrital Programas (como Intercâmbio de Jovens, Rotaract, RYLA, Serviços à Comunidade Mundial) Expansão Finanças Desenvolvimento do quadro associativo Imagem pública Promoção da convenção Fundação Rotária Capacitação É aconselhável que se familiarize com cada uma delas, para que possa assessorar melhor os clubes. Carta mensal do governador A carta mensal é enviada mensalmente pelo governador aos presidentes e secretários de clube, e visa informar, motivar e prestar reconhecimento aos rotarianos do distrito. Ela pode ser encaminhada aos clubes por ou postada no site do distrito. Traga à atenção do governador qualquer assunto que deva ser divulgado na carta mensal, como projetos humanitários que mereçam atenção especial. Incentive os associados a ler a carta mensal. Treinamentos distritais Os treinamentos durante o ano possibilitam aos rotarianos adquirir conhecimentos e desenvolver habilidades de modo a desempenhar suas funções eficazmente. Sob a supervisão do governador ou do governador eleito, a comissão distrital de capacitação é responsável por conduzir as atividades de treinamento em vários encontros (Apêndice 1). Antes do PETS e da Assembleia Distrital, consulte o instrutor distrital para se informar sobre a programação e o papel que você desempenhará. Converse com o instrutor sobre as necessidades de treinamento dos clubes, inclusive treinamento especializado para as comissões de clube. Diretório distrital O diretório distrital traz informações sobre horário e data das reuniões dos clubes, além de dados para contato do governador, governador eleito, governadores assistentes, comissões distritais, dirigentes de clube e outros líderes rotários. recursos 19

24 Site do distrito Muitos distritos possuem um site através do qual fornecem informações sobre atividades dos clubes, do próprio distrito e do RI. Se for o caso de seu distrito, utilize o recurso virtual para manter-se informado sobre eventos relevantes e para divulgar projetos bem-sucedidos de clube. Incentive os líderes dos clubes a acessar o site. Recursos do RI e da Fundação Lembrete Faça o download de publicações em ou encomende-as por meio de shop.rotary.org, shop. [email protected] ou do escritório internacional de sua região. O RI oferece inúmeros recursos sobre normas, procedimentos, programas e encontros de treinamento, além de atividades e projetos empreendidos pelos clubes em todo o mundo. Os materiais a seguir visam auxiliar os clubes a obter as informações de que necessitam. Informações de contato dos funcionários da sede mundial e administradores do RI e da Fundação encontram-se no Official Directory e em Grupos indicados pelo RI e pela Fundação Rotária Comissões do RI o conselho diretor determina as atribuições e responsabilidades dessas comissões, cujos membros são nomeados pelo presidente do RI. As comissões orientam o conselho diretor quanto às normas que afetam o Rotary International, distritos e clubes. Grupos de apoio do RI rotarianos indicados pelo presidente do RI para auxiliar os Rotary Clubs e distritos a conduzir tarefas relacionadas às ênfases presidenciais. Líderes de treinamento do RI rotarianos indicados anualmente pelo presidente eleito do RI, que são treinados para liderar sessões de grupos de discussão dos governadores eleitos na Assembleia Internacional. Coordenadores do Rotary (CRs) rotarianos indicados para ajudar distritos e clubes em todos os aspectos do Rotary (programas, clubes eficazes, desenvolvimento do quadro associativo, imagem pública) em apoio ao Plano Estratégico do RI. Assistentes de coordenadores do Rotary rotarianos indicados para auxiliar os CRs e oferecer apoio adicional aos clubes e distritos. Coordenadores regionais da Fundação Rotária (CRFRs) rotarianos indicados para auxiliar os clubes e distritos em assuntos ligados à Fundação Rotária. Assistentes de coordenadores regionais da Fundação Rotária rotarianos indicados para ajudar os CRFRs, distritos e clubes em assuntos ligados a doações anuais e extraordinárias, e participação em programas. Coordenadores de ex-participantes de programas da Fundação (RFACs) rotarianos indicados para ajudar os CRFRs, clubes e distritos a restabelecer contato com os ex-participantes e envolvê-los nas atividades da Fundação. 20 Manual de Treinamento do Governador Assistente

25 Secretaria A Secretaria do Rotary International atua como o órgão administrativo de Rotary Clubs de todo o mundo, coletando, analisando, traduzindo e divulgando informações rotárias. Ela é composta pela sede mundial, localizada em Evanston, Illinois, EUA, e por sete escritórios internacionais, servindo a rotarianos, Rotary Clubs e líderes rotários para que o Objetivo do Rotary seja alcançado. Representantes da equipe de Suporte a Clubes e Distritos (CDS) são funcionários na sede mundial e nos escritórios internacionais que podem responder a questões administrativas, bem como direcionar perguntas aos devidos funcionários do RI e da Fundação Rotária. Materiais de referência Kit para Dirigente de Clube (225-PT) Fornece diretrizes administrativas e descrição geral das responsabilidades dos dirigentes do clube, inclusive exemplos de questões para debates. O kit é composto dos seguintes materiais: Manual do Presidente de Clube (222-PT) Manual do Secretário de Clube (229-PT) Manual do Tesoureiro de Clube (220-PT) Manual da Comissão de Administração do Clube (226A-PT) Manual da Comissão de Desenvolvimento do Quadro Associativo (226B PT) Manual da Comissão de Imagem Pública (226C-PT) Manual da Comissão de Projetos Humanitários (226D-PT) Manual da Comissão da Fundação Rotária (226E-PT) Manual de Procedimento (035-PT) contém os documentos estatutários do RI e dos clubes, além de normas e diretrizes estabelecidas pelo Conselho de Legislação, conselho diretor do RI e curadores da Fundação Rotária. Uma edição revisada é publicada a cada três anos, após o Conselho de Legislação. Official Directory (007-EN) contém informações de contato para administradores, comissões, grupos de apoio e funcionários da Secretaria do RI; lista mundial de distritos e governadores; e lista de clubes em cada distrito, inclusive dados de contato. Uma nova edição é publicada todos os anos. Catálogo (019-PT) lista de publicações, audiovisuais, formulários e materiais do RI. Revisado anualmente. Lembrete Incentive seus clubes a assinarem o Rotary Leader em Notícias atuais Rotary Leader publicação bimestral para presidentes de clube, governadores de distrito, dirigentes potenciais e outros líderes, disponível em oito idiomas. Oferece informações, dicas e recursos para ajudar na administração de clubes e distritos. Weekly Update boletim sobre as últimas notícias do Rotary. Pode ser incorporado a sites e boletins de clubes e distritos. recursos 21

26 The Rotarian revista oficial do RI, publicada mensalmente, que divulga projetos de clube e distrito, decisões do conselho diretor e eventos do RI. Além da The Rotarian, são publicadas 31 revistas regionais em 25 idiomas. Lembrete Confira as últimas notícias em Lembrete Assine os boletins em /newsletters. Lembrete Acesse /pt para mais publicações. Desenvolvimento do quadro associativo Ferramentas de Avaliação do Clube suplemento on-line do Guia para Desenvolvimento do Quadro Associativo, com instruções sobre como, quando e porque realizar atividades de avaliação do clube. Guia para Desenvolvimento do Quadro Associativo (417-PT) descreve procedimentos básicos para ajudar os clubes a elaborar um plano de ação para recrutamento e retenção de associados. Guia para Organização de Novos Clubes (808-PT) material para governadores de distrito e seus representantes. Curtas do Quadro Associativo boletim eletrônico que contém estratégias e ferramentas referentes ao desenvolvimento do quadro associativo. Faça sua assinatura em Ingresse no Rotary, cartão de bolso e postal (612 e 613) Utilize estes cartões para convidar associados em potencial a reuniões do Rotary. Projetos Humanitários Prevenção de Abuso e Assédio Manual de Treinamento e Guia para Líderes (775-PT) Guia de proteção aos jovens que pode ser adaptado à legislação local e a situações específicas, de modo a oferecer um ambiente seguro aos participantes de programas pró-juventude. Ferramentas para Identificar as Necessidades da Comunidade diretrizes para avaliar necessidades comunitárias. Comunidades em Ação (605-PT) informações detalhadas sobre como desenvolver, executar e avaliar um projeto humanitário. Inclui também os tipos de projetos recomendados pelo RI aos clubes e distritos. Como Iniciar um Projeto Humanitário módulo de e-learning sobre os primeiros passos para se começar um projeto humanitário. ProjectLINK banco de dados on-line de projetos que precisam de assistência e lista de projetos bem-sucedidos de clubes que servem de exemplos e melhore práticas. (somente em inglês) Programas do RI Manual do Interact (654-PT) guia sobre formação e administração de Interact Clubs, voltado a Rotary Clubs patrocinadores e líderes de Interact Club. Manual do Rotaract (562-PT) guia sobre organização e administração de Rotaract Clubs. Inclui projetos humanitários e de aperfeiçoamento profissional. Manual dos Núcleos Rotary de Desenvolvimento Comunitário (770-PT) informações básicas para organização de núcleos, inclusive novos estudos de caso, ideias de projetos e maneiras de identificar líderes potenciais. 22 Manual de Treinamento do Governador Assistente

27 Manual dos Grupos de Companheirismo do Rotary (729-PT) guia para organização e promoção de Grupos de Companheirismo do Rotary. Manual do Intercâmbio Rotário da Amizade guia on-line para visitantes e anfitriões, com informações sobre organização de intercâmbio e modelos de itinerários. Lembrete Acesse /pt para fazer o download das publicações a seguir, encontrar recursos adicionais e encomendar publicações do Catálogo do RI (019-PT). Manual dos Voluntários do Rotary (263-PT) guia sobre como se tornar voluntário do Rotary e como obter assistência para projetos. Manual do Programa Prêmios Rotários de Liderança Juvenil (694-PT) guia para a organização de evento RYLA, cujo objetivo é o desenvolvimento da capacidade de liderança nos jovens. Manual dos Serviços à Comunidade Mundial: Um Guia de Ação (742-PT) informações sobre como os clubes podem participar de projetos humanitários internacionais. Manual do Intercâmbio de Jovens (746-PT) guia sobre o programa Intercâmbio de Jovens. Fundação Rotária Manual do Seminário Distrital da Fundação Rotária (438-PT) recurso para ajudar distritos no planejamento do seminário. Todos os Rotarianos, Todos os Anos Kit Sucesso (958-PT) folhetos, adesivos e instruções para ajudar os Rotary Clubs a incentivar doações ao Fundo Anual para Programas. Folheto do Pólio Plus (323-PT) notícias sobre os esforços para erradicação global da pólio, inclusive os últimos acontecimentos, dados estatísticos, descrição das contribuições do Rotary e de seus principais parceiros, além dos desafios enfrentados para o alcance de um mundo livre da pólio. Cartão de bolso da Fundação Rotária (159-EN) Dados estatísticos sobre a entidade. Desafio 200 Milhões de Dólares do Rotary (985-DVD) oferece uma visão geral dos esforços do Rotary na luta pela erradicação da pólio e da iniciativa para equiparar as doações da Fundação Gates. Fundação Rotária: Guia de Referência (219-PT) folheto sobre programas e serviços oferecidos pela Fundação Rotária. Lembrete Adendos a todas as publicações sobre treinamento estarão disponíveis aos clubes e distritos participantes do piloto do Plano Visão de Futuro até 1º de julho de Acesse para mais informações. Plano Visão de Futuro E-Learning Center do Rotary diversos módulos de e-learning estão disponíveis aos rotarianos, entre eles: Acesso ao Portal: Qualificação do Distrito guia sobre o processo online de qualificação para o governador de distrito, governador eleito e presidente da comissão distrital da Fundação Rotária. Acesso ao Portal: Solicitação de Subsídio Distrital guia sobre o processo on-line de solicitação de subsídios. recursos 23

28 Escolhendo um Subsídio da Fundação Rotária módulo interativo em que os usuários escolhem o tipo de subsídio adequado para diferentes tipos de atividades e projetos. Áreas de enfoque uma série de módulos informativos sobre as seis áreas de enfoque. Página sobre o Plano Visão de Futuro no site do RI ( /pt/fvdistrict) oferece um panorama da nova estrutura de subsídios, perguntas mais frequentes e documentos pertinentes. Imagem pública Imagem Pública Eficaz: Guia para Rotary Clubs (257-PT) sugestões e orientações sobre como divulgar as atividades do clube. Materiais da campanha Humanidade em Ação anúncios de utilidade pública para TV, rádio, outdoors, internet e materiais impressos que destacam os esforços dos rotarianos para tratar de problemas críticos da comunidade. Kit sobre o Pólio Plus recursos de imagem pública on-line referentes à pólio, que podem ser adaptados conforme a abordagem adotada pela mídia local. Contém modelos de matérias jornalísticas, editoriais, cartas ao editor, comunicados à imprensa, fotos e dicas para veiculação das matérias em jornais e revistas. Rotary PR Tips boletim quinzenal enviado via com ideias para clubes e distritos promoverem o Rotary em suas comunidades. Faça sua assinatura em Capacitação Manual de Capacitação Distrital (246-PT) visa ajudar a comissão distrital de capacitação do distrito a planejar e conduzir reuniões de treinamento. Inclui informações sobre planejamento e um guia para seminário de preparação dos líderes de treinamento. Seção Para Instrutores do site do RI contém informações sobre o planejamento de treinamentos, princípios do aprendizado adulto, treinamento para rotarianos, webinars, instrutores de clube e melhores práticas (clique em Associados Treinamento Para instrutores). Guias para líderes oferecem informações sobre planejamento e organização de seminários de treinamento, incluindo roteiros de sessões, folhas informativas, formulários de avaliação e slides. Faça o download dos guias no site do RI (clique em Associados Eventos Para líderes distritais). Rotary Training Talk boletim mensal enviado por com informações sobre distribuição de materiais informativos, eventos, pesquisas e dicas de treinamento. Faça sua assinatura em 24 Manual de Treinamento do Governador Assistente

29 Site do RI provê informações sobre os diversos aspectos do Rotary, inclusive quadro associativo, Fundação Rotária, programas, notícias, eventos, suporte aos clubes e distritos, treinamentos e materiais para download. Seção Administração do distrito ajuda líderes distritais no desempenho de suas funções (clique em Associados Administração do distrito Para líderes distritais). Acesso ao Portal seção exclusiva mediante cadastro, possibilita aos rotarianos contribuir à Fundação Rotária, gerenciar recebimento de s do RI, inscrever-se para encontros e verificar os benefícios oferecidos ao quadro associativo. Dirigentes de clube e distrito têm acesso a dados e relatórios especiais. E-learning Center do Rotary seção do site criada para o estudo independente de assuntos rotários, incluindo: Módulos interativos sobre diversos tópicos. Sua Voz, Sua Solução uma compilação de melhores práticas e soluções para os desafios encontrados por rotarianos no dia a dia. Noções Básicas do Rotary uma introdução on-line ao Rotary. recursos 25

30 Apêndice 1: Treinamentos distritais Lembrete Por enquanto o seminário distrital sobre gerenciamento de subsídios é para os distritos pilotos do Visão de Futuro. Depois de janeiro de 2013, todos os distritos terão que realizar este seminário em preparação ao lançamento da nova estrutura em julho de A tabela lista os treinamentos anuais que o distrito realiza para os líderes de clube. Para mais detalhes sobre estes encontros, incluindo tópicos e recursos, veja a seção eventos, na página associados do site do Rotary. Preencha a última coluna com a data de seus treinamentos distritais e informe os clubes quanto a isto. Evento Propósito Público Seminário de treinamento da equipe distrital Prepara governadores assistentes e líderes de comissão distrital Governadores assistentes e líderes de comissão distrital entrantes Data que seu distrito fará o encontro Seminário de treinamento de presidentes eleitos de clube (PETS) Assembleia Distrital Seminário distrital de capacitação Seminário distrital sobre desenvolvimento do quadro associativo Seminário distrital da Fundação Rotária É a chance para a nova equipe trabalhar na elaboração e estratégia das metas distritais Prepara presidentes eleitos Prepara líderes entrantes de clube Motiva rotarianos a servir além do clube Prepara líderes de clube e distrito a dar apoio a iniciativas de quadro associativo Motiva rotarianos a apoiar e participar de programas da Fundação Presidentes de clube entrantes Presidente, secretário, tesoureiro e presidentes de comissão de clube entrantes Todos os rotarianos Presidente de clube, presidente da comissão de clube do quadro associativo, rotarianos interessados no assunto Presidente da comissão de clube da Fundação Rotária, rotarianos interessados no assunto 26 Manual de Treinamento do Governador Assistente

31 Evento Propósito Público Seminário distrital sobre gerenciamento de subsídios Conferência Distrital Treinamento de líderes distritais do Rotaract Programa de capacitação de líderes Prepara os associados para gerenciarem subsídios da Fundação (o comparecimento faz parte do processo de qualificação para os clubes receberem subsídios globais) Promove o Objetivo do Rotary por meio do companheirismo, palestras inspiradoras e discussão de assuntos relevantes Prepara líderes e presidentes de Rotaract Clubs Aprimora qualidades de líder Presidente eleito de clube ou outro rotariano indicado pelo clube Todos os rotarianos Rotaractianos, rotarianos, não-rotarianos Todos os rotarianos Data que seu distrito fará o encontro apêndices 27

32 Apêndice 2: Dicas para resolução de problemas Você poderá ter que ajudar a resolver problemas que venham a surgir na equipe de líderes distritais e nos clubes sob sua responsabilidade. O seguinte plano de ação visa auxiliá-lo durante o ano na resolução de possíveis problemas. 1. Identifique o problema. Faça perguntas tais como: O que está impedindo este Rotary Club de alcançar suas metas? Certifique-se de que o ponto no qual está se detendo é realmente o problema e não apenas um sintoma. 2. Analise o problema. Descreva o problema de forma sucinta, usando uma única sentença. Se o texto for vago demais, será difícil encontrar soluções. Se for muito elaborado, a solução será provavelmente complexa demais para ser implementada. 3. Identifique os efeitos do problema. Responda às seguintes perguntas: Quem está sendo afetado pelo problema? Quem mais está vivenciando o problema? O que está sendo feito para resolvê-lo? 4. Procure por alternativas. Quais são algumas das soluções para o problema? Faça um brainstorm sozinho e com as pessoas que estão vivenciando o problema. Busque a opinião de amigos e de outros rotarianos ou governadores assistentes. 5. Selecione uma possível solução. Considere os aspectos positivos e negativos de cada alternativa e escolha a melhor. Busque um consenso entre as pessoas afetadas quanto à melhor solução. 6. Crie e implemente um plano. Uma vez que a solução tenha sido escolhida, crie um plano detalhado de ação. Estabeleça quem se encarregará de cada etapa, como será conduzida e quando. 7. Avalie a solução. Responda às perguntas: Quão efetiva foi a solução? Como esta impactou a situação? Houve algum resultado inesperado? O que falta ser feito? 28 Manual de Treinamento do Governador Assistente

33 Apêndice 3: Exemplo de estrutura Apêndice das A: comissões Exemplo de de clube estrutura das comissões de clube Lembrete A estrutura de comissões é específica a cada clube, tendo por base suas metas e necessidades operacionais. Há cinco comissões permanentes recomendadas no Plano de Liderança do Clube, podendo ser criadas comissões e subcomissões adicionais dedicadas a atender interesses especiais do clube ou determinados projetos de prestação de serviços. Do mesmo modo, tais comissões e subcomissões podem ser eliminadas se o clube considerar conveniente. Seguem abaixo exemplos de subcomissões para cada comissão permanente, de acordo com o tamanho do clube. Escolha a estrutura que melhor atenda às metas do clube e, com os demais líderes, modifique-a conforme as necessidades locais específicas. Se precisar de assistência para definir subcomissões, contate o governador assistente ou o governador do distrito. OPÇÃO 1: Rotary Club de tamanho regular Conselho diretor Comissão de planejamento estratégico (opcional) COMISSÕES Adminis tração do clube Desenvolvimento do quadro associativo Imagem pública Projetos humanitários Fundação Rotária POSSÍVEIS SUBCOMISSÕES Programação semanal Boletim e website do clube Frequência Companheirismo Recrutamento de associados Retenção de associados Orientação e educação Classificação Relações com a mídia Propaganda e marketing Profissionais Educacionais Serviços à Comunidade Internacionais Programas do RI (como RYLA, SCM ou Rotaract) Captação de recursos para projetos Participação em programas Captação de recursos para a Fundação Trabalho com os líderes do clube e distrito apêndices 25 29

34 OPÇÃO 2: Rotary Club grande Conselho diretor Comissão de planejamento estratégico (opcional) COMISSÕES Adminis tração do clube Desenvolvimento do quadro associativo Imagem pública Projetos humanitários Fundação Rotária POSSÍVEIS SUBCOMISSÕES Programação semanal Boletim do clube Website Ética Frequência Arquivos Companheirismo Família rotária Diretor de protocolo Recrutamento de associados Retenção de associados Educação Mentores Avaliação e planejamento das atividades para desenvolvimento do quadro associativo Classificação Relações com a mídia Propaganda e marketing Eventos especiais Relações externas Mídia social e relações na internet Profissionais Educacionais Humanitários Serviços à Comunidade Internacionais Programas do RI (como RYLA, SCM ou Rotaract) Captação de recursos para projetos de clube Projetos em andamento Ex-participantes de programas Doações anuais Subsídios Intercâmbio de Grupos de Estudos Fundo Permanente Pólio Plus Bolsas Rotary pela Paz Bolsas Educacionais OPÇÃO 3: Rotary Club pequeno Conselho diretor Comissão de planejamento estratégico (opcional) COMISSÕES Adminis tração do clube Desenvolvimento do quadro associativo Imagem pública Projetos humanitários Fundação Rotária Manual manual de do Treinamento PresidenTe de do clube Governador Assistente

35 Apêndice 4: Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs Apêndice I DIRETRIZES PARA AUMENTAR A EFICÁCIA DOS ROTARY CLUBS Agosto de 2009 Rotary International Estas diretrizes foram elaboradas com base no Plano de Liderança de Clube para ajudar os clubes a avaliar sua situação atual e estabelecer metas para o ano seguinte. Cada seção deste material inclui sugestões de estratégias para alcance das metas pelos clubes, embora estes sejam incentivados a desenvolver alternativas próprias. Os presidentes eleitos devem preencher este formulário com a assessoria de outros líderes do clube e submeter uma cópia aos governadores assistentes até 1º de julho. O download da versão em Word deste material pode ser feito no site Rotary Club de Ano rotário do mandato: Nome do presidente: Endereço: Telefone: Fax: E mail: QUADRO SOCIAL Situação atual Número atual de sócios: Número de sócios em 30 de junho do ano passado: Número de sócios homens: e em 30 de junho cinco anos atrás: Número de sócias: Idade média dos sócios:. Número de sócios que são ex participantes de programas do RI e da Fundação: Número de sócios admitidos de 1 a 3 anos atrás: 3 a 5 anos atrás: 5 a 10 anos atrás: Número de rotarianos que propuseram novos sócios nos últimos dois anos: Assinale os aspectos relacionados à diversidade da comunidade refletidos no quadro social do clube: Profissão Faixa etária Sexo Etnia O levantamento das classificações foi atualizado em e contém classificações, das quais não estão preenchidas. (data) (número) (número) Descreva o programa atual do clube para orientação de novos sócios: Descreva os programas de orientação continuada, tanto para novos sócios quanto para os veteranos: O clube apadrinhou um novo clube nos últimos 24 meses? Sim Não Número de Grupos de Companheirismo e Grupos Rotarianos em Ação que contam com a participação de sócios do clube: Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs 1 apêndices 31

36 O que faz com o clube seja atraente a sócios potenciais? Que aspectos do clube poderiam dificultar o processo de recrutamento de novos sócios? Situação no futuro Meta de desenvolvimento do quadro social no próximo ano rotário: Contar com sócios até 30 de junho de (número) (ano) Fontes de sócios potenciais na comunidade identificadas pelo clube: Como o clube planeja alcançar as metas de desenvolvimento do quadro social? (assinale todas as opções aplicáveis) Executando plano de retenção que vise motivar os sócios por intermédio de sua participação em programas, projetos e atividades de orientação e companheirismo. Certificando se de que a comissão de desenvolvimento do quadro social conheça e saiba aplicar técnicas eficazes de recrutamento. Desenvolvendo plano de recrutamento que vise tornar o clube um reflexo da diversidade da comunidade. Descrevendo a rotarianos potenciais o que o clube espera de seus sócios. Implementando programa de orientação de novos sócios. Elaborando material que ofereça dados gerais sobre o Rotary e informações específicas a respeito do clube para sócios potenciais. Indicando um rotariano experiente como mentor para cada novo sócio. Homenageando rotarianos que trazem novos sócios. Incentivando os sócios a afiliar se a um Grupo de Companheirismo ou um dos Grupos Rotarianos em Ação. Participando do programa Reconhecimento do RI por Desenvolvimento do Quadro Social. Apadrinhando um novo clube. Outros (queira descrever): Medidas a ser tomadas: PROJETOS DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS Situação atual Número de participantes do programa Intercâmbio de Jovens: Recebidos Patrocinados Número de Interact Clubs patrocinados pelo clube: Rotaract Clubs: Núcleos Rotary de Desenvolvimento Comunitário: Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs 2 32 Manual de Treinamento do Governador Assistente

37 Número de atividades dos Prêmios Rotários de Liderança Juvenil (RYLA): Número de Intercâmbios Rotários da Amizade: Número de participantes do programa Voluntários do Rotary: Número de projetos de Serviços à Comunidade Mundial (SCM): Número de outros projetos atualmente implementados pelo clube: Situação no futuro O clube estabeleceu as seguintes metas de prestação de serviços para o próximo ano rotário: Na comunidade local: Em comunidades no exterior: Como o clube planeja alcançar as metas de prestação de serviços? (assinale todas as opções aplicáveis) Certificando se de que a comissão de projetos de prestação de serviços do clube saiba como planejar e conduzir projetos. Conduzindo um levantamento das necessidades da comunidade para identificar possíveis projetos. Analisando os projetos em andamento para confirmar que atendem às necessidades da comunidade e interessam os sócios. Identificando questões sociais da comunidade que o clube gostaria de incluir nas metas de prestação de serviços. Determinando se as atividades de angariação de fundos do clube atendem às necessidades financeiras dos projetos. Envolvendo todos os sócios nos projetos de prestação de serviços do clube. Homenageando sócios que participam e atuam como líderes em projetos de prestação de serviços do clube. Identificando clubes parceiros para implementação conjunta de projetos de Serviços Internacionais. Participando de: Interact Intercâmbio Rotário da Amizade Serviços à Comunidade Mundial Rotaract Voluntários do Rotary Intercâmbio de Jovens Núcleos Rotary de Desenvolvimento Comunitário Prêmios Rotários de Liderança Juvenil (RYLA) Usando subsídios da Fundação Rotária para financiar projetos de clube. Registrando no ProjectLINK um projeto que necessite de financiamento, suprimentos ou voluntários. Outros (descreva): Medidas a ser tomadas: Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs 3 apêndices 33

38 FUNDAÇÃO ROTÁRIA Situação atual Número de subsídios recebidos: Subsídios Distritais Simplificados: Subsídios Equivalentes: Número de beneficiários de Bolsas Educacionais: Indicados Selecionados Recebidos Número de membros de equipe de Intercâmbio de Grupos de Estudos (IGE): Indicados Selecionados Recebidos Número de Bolsas Rotary pela Paz Mundial: Indicados Selecionados Recebidos Contribuições deste ano a atividades do Pólio Plus: Contribuições deste ano ao Fundo Anual para Programas: Contribuições deste ano ao Fundo Permanente: Número de sócios que são Companheiros Paul Harris: Benfeitores: Doadores Extraordinários: Contribuintes Especiais da Fundação Rotária: Membros da Sociedade de Doadores Testamentários: Número de ex participantes de programas da Fundação cujas informações de contato constam do banco de dados do clube: Situação no futuro Metas referentes à Fundação estabelecidas pelo clube para o próximo ano rotário (registradas no relatório Metas do Clube quanto a Captação de Recursos): Contribuições ao Pólio Plus: Doações extraordinárias: Contribuições ao Fundo Anual para Programas: Benfeitores: Membros da Sociedade de Doadores Testamentários: O clube participará dos seguintes programas da Fundação Rotária: Como o clube pretende alcançar as metas relacionadas à Fundação Rotária? (assinale todas as opções aplicáveis) Certificando se de que a comissão da Fundação Rotária conheça bem os programas da Fundação e promova os subsídios da entidade. Conscientizando os sócios sobre a relação entre contribuir à Fundação e implementação dos programas da entidade. Planejando a cada trimestre dedicar uma reunião ordinária do clube a assuntos da entidade, especialmente em novembro, mês da Fundação Rotária. Incluindo breve relato a respeito da Fundação em toda reunião semanal do clube. Programando apresentações para informar os sócios sobre a Fundação. Incentivando o presidente da comissão de clube da Fundação Rotária a participar do seminário distrital da Fundação. 34 Manual de Treinamento Diretrizes do para Governador Aumentar Assistente a Eficácia dos Rotary Clubs 4

39 Usando subsídios da Fundação para financiar projetos internacionais do clube. Dando destaque à participação dos sócios nos programas da Fundação Rotária e às contribuições financeiras feitas à entidade. Incentivando os sócios a contribuir anualmente à Fundação Rotária. Participando de: Intercâmbios de Grupos de Estudos Subsídios Equivalentes Subsídios Distritais Simplificados PólioPlus Bolsas Educacionais Bolsas Rotary pela Paz Mundial Convidando ex participantes de programas da Fundação a tomar parte em atividades do clube. Outros (descreva): Medidas a ser tomadas: CAPACITAÇÃO DE LÍDERES Situação atual Número de sócios que participaram de Assembleia distrital: Seminário distrital da Fundação Rotária: Seminário distrital sobre desenvolvimento do quadro social: Seminário distrital de capacitação: Conferência distrital: Número de sócios envolvidos em atividades distritais: Número de vezes em que recebeu o governador assistente neste ano rotário: Situação no futuro Metas para capacitação de futuros líderes estabelecidas para o próximo ano rotário: Quais são os planos para preparação de futuros líderes? (assinale todas as opções aplicáveis) Incentivar o presidente eleito a participar do seminário de treinamento de presidentes eleitos (PETS) e da assembleia distrital. Incentivar os presidentes de comissão de clube a participar da assembleia distrital. Incentivar ex presidentes de clube a participar do seminário distrital de capacitação. Indicar um instrutor de clube para desenvolver os conhecimentos e habilidades dos sócios. Desenvolver um programa de capacitação de líderes de clube. Utilizar a experiência do governador assistente. Encorajar novos sócios a assumir posições de liderança servindo como membros de comissão de clube. Sugerir aos sócios que visitem outros clubes para trocar ideias e trazer novas informações a seus clubes. Outros (queira descrever): Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs 5 apêndices 35

40 Medidas a ser tomadas: RELAÇÕES PÚBLICAS Situação atual Relacione as atividades do clube divulgadas pela mídia, especificando o meio de comunicação usado (rádio, imprensa, televisão, internet, etc.): Situação no futuro Metas referentes a relações públicas estabelecidas pelo clube para o próximo ano rotário: Como o clube pretende alcançar as metas relacionadas a relações públicas? (assinale todas as opções aplicáveis) Certificando se de que a comissão de relações públicas do clube seja treinada para conduzir campanhas multimídia. Planejando atividades de relações públicas que divulguem projetos do clube. Implementando programa de conscientização pública dirigido a empresários e profissionais com vistas a explicar o que o Rotary é e faz. Providenciando para que anúncios de utilidade pública sejam veiculados em canais de televisão, estações de rádio, revistas ou jornais locais. Outros (queira descrever): Medidas a ser tomadas: ADMINISTRAÇÃO Situação atual Seu clube segue um Plano de Liderança de Clube? Sim Não Quando e com que frequência o conselho diretor do clube se reúne? Quando as assembleias de clube são realizadas? Como o orçamento do clube é preparado? O orçamento é analisado por um agente financeiro independente e qualificado? Sim Não O clube segue um plano estratégico de longo prazo? Sim Não O clube desenvolveu um sistema para assegurar a continuidade administrativa no conselho diretor do clube, nas comissões, etc.? Sim Não Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs 6 36 Manual de Treinamento do Governador Assistente

41 O clube desenvolveu um sistema para favorecer o envolvimento dos sócios nas atividades rotárias? Sim Não O clube usa o Acesso ao Portal no site para atualizar a lista de sócios? Sim Não Com que frequência o boletim do clube é publicado? Descreva como as programações semanais dos clubes são elaboradas: O clube tem seu próprio website? Sim Não Com que frequência o site é atualizado? O clube comemora os meses especiais do calendário rotário, como o Mês da Fundação Rotária ou o Mês da Revista? Sim Não Com que frequência o clube realiza atividades de companheirismo? Como o clube envolve as famílias dos rotarianos nas atividades rotárias? Situação no futuro Como o clube conduz suas atividades administrativas? (assinale todas as opções aplicáveis) Reuniões periódicas do conselho diretor do clube. O clube reavaliará o Plano de Liderança de Clube nas seguintes datas: Os planos estratégico e de comunicação serão atualizados nas seguintes datas:. assembleias de clube foram marcadas para as seguintes datas: (número) O clube adotou a última versão do regimento interno recomendado para o Rotary Club ou revisou o seu próprio regimento (sugerido após cada conselho de legislação). As eleições do clube serão realizadas em. (data) Um mínimo de delegados tomarão parte da conferência distrital. (número) Boletins de clube serão publicados para informar os sócios. O site do clube será atualizado (número) vezes por ano. Um plano foi desenvolvido para assegurar que programações semanais sejam interessantes e relevantes. A frequência mensal será divulgada aos devidos líderes distritais até o dia do mês seguinte. (número) O Acesso ao Portal será usado para registro dos dados do clube até 1 de julho e 1 de dezembro, de modo a contribuir para a precisão dos relatórios semestrais. As mudanças no quadro social serão informadas ao RI dentro de dias de sua ocorrência. (número) Os relatórios devidos ao RI, inclusive o relatório semestral, serão submetidos regularmente dentro do prazo estabelecido. As seguintes atividades de companheirismo envolvendo todos os sócios do clube foram planejadas para o ano: Outros (descreva): Medidas a ser tomadas: Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs 7 apêndices 37

42 Nosso clube gostaria de receber ajuda do governador ou do governador assistente no que se refere aos seguintes aspectos: Nosso clube gostaria de discutir os seguintes tópicos com o governador ou governador assistente durante a visita oficial: Assinatura do presidente Ano rotário Assinatura do governador assistente Data Data 38 Manual de Treinamento Diretrizes do para Governador Aumentar Assistente a Eficácia dos Rotary Clubs 8

43 SUMÁRIO DAS METAS DO ROTARY CLUB DE PARA O ANO ROTÁRIO DE _ Assinale a(s) Avenida(s) de Serviço(s) apropriada(s) a cada meta estabelecida pelo clube para o próximo ano rotário. Para uma distribuição balanceada na prestação de serviços, deverá estabelecer pelo menos uma meta para cada avenida. A maioria das metas envolverá uma ou duas avenidas. Serviços Internos Serviços Profissionais Serviços à Comunidade Serviços Internacionais Meta de desenvolvimento do quadro social sócios até 30 de junho de (número) (ano) Metas de prestação de serviços Na própria comunidade: Em comunidades no exterior: Metas relativas à Fundação Rotária A meta de arrecadação ao Pólio Plus é A meta de arrecadação ao Fundo Anual para Programas é. A meta de arrecadação ao Fundo Permanente é. O clube participará dos seguintes programas da Fundação: Metas referentes à capacitação de líderes Metas de relações públicas Metas de administração do clube Outra meta Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs 9 apêndices 39

44 Apêndice 5: Relatório de Visitas a Clube Relatório de Visitas a Clube Governador assistente: Preencha este formulário após a última visita ao clube e entregue-o ao governador do distrito até 15 de maio. Governador de distrito: Inclua comentários sobre suas próprias visitas e entregue o documento ao representante da equipe de Suporte a Clubes e Distritos até 1º de junho. Guarde uma cópia em seus arquivos. Rotary Club de. Distrito Nome do governador assistente Marco 2010 O governador assistente visitou este clube (número total) vezes no decorrer deste ano. Favor assinalar as opções apropriadas. Se respondeu não a qualquer das questões de 1 a 26, inclua explicação em folha separada. Desenvolvimento do quadro associativo 1. Houve um crescimento real no quadro associativo do clube? Sim Não 2. O clube possui um plano para recrutamento de associados? Sim Não 3. O clube tem conduzido programas de orientação para novos associados? Sim Não 4. O clube conseguiu alcançar as metas do ano relativas ao desenvolvimento do quadro associativo? Sim Não Comentários: Projetos humanitários 5. O clube está envolvido em atividades humanitárias na comunidade? Sim Não 6. O clube está envolvido em atividades humanitárias internacionais? Sim Não 7. O clube alcançou suas metas de serviços humanitários este ano? Sim Não Fundação Rotária 8. O clube participou de programas da Fundação Rotária este ano? Sim Não 9. O clube alcançou a meta de doações à Fundação estipulada para o ano? Sim Não Comentários: Formação de futuros líderes 10. O presidente eleito do clube participou do PETS? Sim Não 11. Quantos líderes de clube participaram da assembleia distrital?. 12. Quantos associados participaram da conferência distrital?. 13. Quantos associados participaram do seminário distrital de capacitação?. Relações públicas 14. O clube alcançou suas metas de relações públicas este ano? Sim Não 40 Manual de Treinamento do Governador Assistente

45 Critérios administrativos O clube pagou as cotas per capita ao RI? Sim Não 16. pagou as taxas devidas ao distrito e ao RI, sem assistência externa? Sim Não 17. realizou reuniões regularmente? Sim Não 18. certificou-se de que os associados assinaram alguma publicação rotária? Sim Não 19. implementou projetos humanitários em comunidade locais e/ou internacionais? Sim Não 20. recebeu visitas do governador, governador assistente e outro dirigente rotário? Sim Não 21. possui seguro de responsabilidade civil? Sim Não 22. agiu de acordo com os Estatutos e Regimento Interno do RI e o Código Normativo do Rotary? Sim Não 23. forneceu regularmente ao secretário geral listas atualizadas de associados? Sim Não 24. resolveu desentendimentos de maneira amigável? Sim Não 25. manteve relações de cooperação com o distrito? Sim Não 26. cooperou com o RI, não iniciando ou mantendo litígios contra o Rotary International, Sim Não a Fundação Rotária, fundações associadas e escritórios internacionais? 27. Como suas visitas foram recebidas pelo clube? Fui muito bem-vindo. O clube informou-me com antecedência sobre os assuntos que desejava abordar. Fui bem-vindo. O clube recebeu-me calorosamente e estava preparado para discutir suas realizações. Minha visita teve caráter administrativo. A preparação para os encontros foi mínima, não havendo interesse em discutir sugestões de fora do clube. Não fui bem recebido. Favor anexar explicação em folha separada. O clube recusou-se a aceitar minha visita. Favor anexar explicação em folha separada. 28. Qual é sua avaliação geral do clube? Excelente Os associados conhecem os quatro elementos de um clube eficaz e se esforçam para colocá-los em prática através: da manutenção e/ou ampliação do quadro associativo; da implementação de projetos que visem sanar necessidades locais e de outras comunidades no mundo; do apoio à Fundação Rotária, participando de seus programas e oferecendo contribuições financeiras; da formação de líderes capazes de servir o Rotary além do âmbito do clube. Bom Os associados parecem bem informados e participativos, mas poderiam aumentar a eficácia do clube se se concentrassem em. Satisfatório O clube é funcional, mas necessita implementar várias melhorias. Fraco O clube necessita de assistência. Inaceitável O clube não atende aos requisitos administrativos básicos estabelecidos pelo conselho diretor do RI (veja as perguntas 15 a 26 acima). Nome do governador assistente Nome do governador de distrito Data da visita oficial: apêndices 41

46 Apêndice 6: Seminário de treinamento da equipe distrital Questões para debate Examine as seguintes questões e leia o Manual de Treinamento dos Governadores Assistentes, de forma que esteja bem preparado e possa aproveitar ao máximo o treinamento. Comunicação no distrito Quando e com que frequência os membros da equipe distrital devem comunicar-se? Que informações devem ser divulgadas aos líderes distritais? Como essas informações serão transmitidas? Atribuições e responsabilidades Quais são suas responsabilidades para com os clubes e os distritos? Com quem irá trabalhar? Elementos de um Rotary Club eficaz Qual é o papel do distrito no suporte aos clubes? Quais são as características de um clube eficaz? Metas de clube Por que a definição de metas é tão importante? Como você pode ajudar os clubes a estabelecer metas? Assessoria aos clubes Como você poderia usar o Plano de Liderança de Clube em seus esforços para tornar os clubes mais eficazes? Quais são alguns dos desafios que os clubes devem vencer? Que tipos de clubes merecem atenção especial? Qual é seu papel no que se refere a ajudar os clubes e o governador a se prepararem para a visita oficial? Que estratégias gostaria de compartilhar com os outros governadores assistentes? Como as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Clubes podem ajudar a identificar áreas com problemas? Que estratégias gostaria de compartilhar com os outros governadores assistentes? Recursos Como você poderá colaborar com as comissões distritais e os outros governadores assistentes de modo a assessorar os clubes eficazmente? Que recursos existem? 42 Manual de Treinamento do Governador Assistente

47 Para ser preenchido no seminário de treinamento da equipe distrital Folha-tarefa 1: Resumo Observações Atribuições e responsabilidades OBSERvAÇõES ObservaçõesContatosAprendi...Irei... Folha-tarefa 1: Resumo da sessão 1Plano para desenvolvimento do quadro social Aprendi... Contatos Irei... Folhas-tarefa 43

48 Para ser preenchido no seminário de treinamento da equipe distrital Folha-tarefa 2: Clubes eficazes Para cada elemento de um clube eficaz, relacione exemplos de atividades ou programas afins. Após isso, especifique qual é o papel do governador assistente no assunto. Elementos de um Rotary Club eficaz Ampliar e/ou manter estável o quadro associativo Exemplo de programa ou atividade de clube Papel do governador assistente Implementar projetos comunitários e internacionais Apoiar a Fundação Rotária através da participação nos programas da entidade e de contribuições financeiras Formar líderes capazes de servir o Rotary além do âmbito do clube. 44 Manual de Treinamento do Governador Assistente

49 Para ser preenchido no seminário de treinamento da equipe distrital Folha-tarefa 3: Resumo Observações Assessoria aos Clubes OBSERvAÇõES ObservaçõesContatosAprendi...Irei... Folha-tarefa 1: Resumo da sessão 1Plano para desenvolvimento do quadro social Aprendi... Contatos Irei... Folhas-tarefa 45

50 Para ser preenchido no seminário de treinamento da equipe distrital Folha-tarefa 10: Resumo Observações Recursos OBSERvAÇõES ObservaçõesContatosAprendi...Irei... Folha-tarefa 1: Resumo da sessão 1Plano para desenvolvimento do quadro social Aprendi... Contatos Irei Manual de Treinamento do Governador Assistente

51 Governadores assistentes e comissões distritais Governadores assistentes e comissões distritais Para ser preenchido no seminário de treinamento da equipe distrital Folha-tarefa 11: Busca de de recursos OBSERVAÇÕES Este exercício dá enfoque sobre como encontrar informações para os clubes. Responda às perguntas em pequenos grupos (algumas podem ter mais de uma resposta). Considere os recursos do clube, distrito e RI, inclusive publicações, ferramentas on-line e líderes rotários e comunitários. Consulte a lista de recursos do Manual de Treinamento do Governador Assistente (244-PT) e do Manual das Comissões Distritais (249-PT). 1. Um presidente de clube pede-lhe ideias sobre como desenvolver uma estratégia para recrutar novos associados. Que recursos o clube pode usar para elaborar esta estratégia? 2. Um dos clubes de sua área quer realizar um projeto humanitário. Os líderes do clube buscam ajuda sobre como determinar o efeito do projeto na comunidade. Que recursos podem ajudar o clube a verificar a eficácia do projeto? 3. Um clube de seu distrito tem tido dificuldade em evitar a baixa de novos associados. Muitos saem depois de alguns meses. Você incentiva o presidente a formar uma comissão de desenvolvimento do quadro associativo e um plano de retenção. Que recursos podem ajudar na realização dessas iniciativas? 86 SEMINÁRIO DE TREINAMENTO DA EQUIPE DISTRITAL GUIA PARA LÍDERES Folhas-tarefa 47

52 Governadores assistentes e comissões distritais Governadores assistentes e comissões distritais Para ser preenchido no seminário de treinamento da equipe distrital 4. Um clube reclamou que recentemente um pedido de Subsídio Global foi retornado sem ter sido aprovado. Que recursos estão disponíveis para ajudar o clube a finalizar o processo de pedido de subsídio? OBSERVAÇÕES 5. Um clube deseja mudar sua estrutura de comissões. Que recursos sugeriria que o clube consultasse? 6. Um clube tem um histórico de ótimos projetos, mas não divulga suas realizações na comunidade. Que recursos sugeriria que o clube usasse? 7. Um clube quer divulgar um anúncio de utilidade pública em rádio local. Que recursos estão disponíveis para ajudar este clube? 48 Manual de Treinamento do Governador Assistente SESSãO 3: REcURSOS 87

53 Governadores assistentes e comissões distritais Governadores assistentes e comissões distritais Para ser preenchido no seminário de treinamento da equipe distrital 8. Um associado de um clube do distrito mostrou interesse em usar no Rotary seus conhecimentos de informática. Que recursos estão disponíveis para ajudar este rotariano? OBSERVAÇÕES 9. Um clube mostrou interesse em trabalhar com jovens e fundar um Rotaract Club. Que recursos estão disponíveis para ajudar o clube a organizar um Rotaract Club? 10. Um clube está planejando uma campanha de captação de recursos e pediu seu conselho sobre como ter sucesso. Que recursos contêm informações sobre planejamento de atividades de captação de recursos e diretrizes sobre gerenciamento adequado dos fundos? 88 SEMINÁRIO DE TREINAMENTO DA EQUIPE DISTRITAL GUIA PARA LÍDERES Folhas-tarefa 49

54 Para ser preenchido no seminário de treinamento da equipe distrital Folha-tarefa 13: Resumo Observações Planejamento distrital OBSERvAÇõES ObservaçõesContatosAprendi...Irei... Folha-tarefa 1: Resumo da sessão 1Plano para desenvolvimento do quadro social Aprendi... Contatos Irei Manual de Treinamento do Governador Assistente

55 Governadores assistentes e comissões distritais Para ser preenchido no seminário de treinamento da equipe distrital Governadores Folha-tarefa 14: assistentes Guia para para e Planejamento comissões Distrital distritais Distrital OBSERVAÇÕES Fevereiro de 2009 GUIA PARA PLANEJAMENTO DISTRITAL Rotary International O Guia para Planejamento Distrital é embasado no Plano de Liderança Distrital e visa ajudar os distritos a avaliar sua situação atual e estabelecer metas para o ano seguinte. Preencha este formulário durante seu mandato como governador eleito e, juntamente com a equipe de líderes distritais, defina as metas que o auxiliarão a cumprir o plano estratégico do distrito. Reavalie as metas no decorrer do ano e ajuste as conforme necessário. Este documento pode também ser baixado do site do RI, Número do distrito: Ano rotário do mandato: Nome do governador: Nome do governador anterior: Nome do governador eleito: Nome do governador indicado: ADMINISTRAÇÃO DO DISTRITO Situação atual O distrito possui um plano estratégico? SIM NÃO Caso afirmativo, qual é a data de adoção do plano ou da última revisão? Número de clubes que implementaram o Plano de Liderança de Clube: O distrito possui um plano de comunicações? SIM NÃO Quando é iniciado o processo de eleição para os seguintes cargos? Governador Representante no conselho de legislação Diretor do RI Que método de votação é usado pelo distrito? Comissão de indicação Votação na conferência distrital Votação por via postal Você usa a seção Acesso ao Portal no site SIM NÃO Como a carta mensal do governador é distribuída? Correio E mail Website Com que frequência o site do distrito é atualizado? Com que frequência o distrito realiza atividades de companheirismo? Como o distrito envolve as famílias dos rotarianos em suas atividades? Número de clubes que receberam a Menção Presidencial no ano passado: Relacione os prêmios e reconhecimentos recebidos pelo distrito no ano passado: Relacione os prêmios e reconhecimentos outorgados pelo distrito: 100 SEMINÁRIO DE TREINAMENTO DA EQUIPE DISTRITAL GUIA PARA LÍDERES Folhas-tarefa 51

56 Governadores assistentes e comissões distritais Governadores assistentes e comissões distritais Para ser preenchido no seminário de treinamento da equipe distrital Situação no futuro Durante meu mandato como governador, o distrito dará enfoque às seguintes áreas referentes a administração: CONFERÊNCIA DISTRITAL Situação atual Número de participantes: Número de clubes participantes: Principais palestras e tópicos: As respostas das avaliações foram analisadas? SIM NÃO Situação no futuro Durante meu mandato como governador, o distrito dará enfoque às seguintes áreas referentes à conferência distrital: OBSERVAÇÕES PROGRAMAS DISTRITAIS Situação atual Número de participantes no programa Intercâmbio de Jovens: Recebidos Patrocinados Número de Interact Clubs patrocinados: Número de Rotaract Clubs patrocinados: Número de interactianos: Número de rotaractianos: Número de Núcleos Rotary de Desenvolvimento Comunitário patrocinados: membros: Número de Número de atividades dos Prêmios Rotários de Liderança Juvenil (RYLA): Número de Intercâmbios Rotários da Amizade: Número de participantes no programa Voluntários do Rotary: Número de projetos de Serviços à Comunidade Mundial (SCM): Número de subsídios recebidos da Fundação Rotária para projetos de SCM: Número de outros projetos de Serviços à Comunidade: Número de outros projetos de Serviços Profissionais: Número de outros projetos de Serviços Internacionais: Número de rotarianos do distrito participando de: SESSãO 4: PLANEjAMENTO DISTRITAL Manual de Treinamento do Governador Assistente

57 Governadores assistentes e comissões distritais Governadores Grupos Rotarianos em assistentes Ação: e comissões distritais Para ser preenchido no seminário de treinamento da equipe distrital Grupos de Companheirismo do Rotary: Situação no futuro Durante meu mandato como governador, o distrito dará enfoque às seguintes áreas referentes ao aprimoramento de programas: EXPANSÃO Situação atual Quantos Rotary Clubs foram fundados no distrito nos últimos dois anos? Que comunidades foram identificadas pelo distrito como sendo áreas potenciais para novos Rotary Clubs? Por quanto tempo um Rotary Club padrinho dá assistência ao novo clube? Situação no futuro Durante meu mandato como governador, o distrito dará enfoque às seguintes áreas referentes à expansão do RI: OBSERVAÇÕES FINANÇAS Situação atual Como o orçamento do distrito é preparado? Quando o orçamento atual foi aprovado pela maioria dos clubes? O orçamento é analisado por um agente financeiro independente e qualificado? SIM NÃO Como o demonstrativo financeiro do distrito é compartilhado com os clubes? O distrito possui procedimentos para proteção dos fundos distritais? SIM NÃO Os documentos fiscais foram devidamente entregues às autoridades governamentais? SIM NÃO A taxa per capita é suficiente para cobrir as atividades distritais? SIM NÃO 102 SEMINÁRIO DE TREINAMENTO DA EQUIPE DISTRITAL GUIA PARA LÍDERES Folhas-tarefa 53

58 Governadores assistentes e comissões distritais Governadores assistentes e comissões distritais Para ser preenchido no seminário de treinamento da equipe distrital Situação no futuro Durante meu mandato como governador, o distrito dará enfoque às seguintes áreas referentes a finanças: OBSERVAÇÕES QUADRO SOCIAL Situação atual Número atual de rotarianos: Crescimento real durante o ano corrente (considerando somente clubes existentes): Número de homens: Número de mulheres: Média de idade dos rotarianos: Número de clubes com 20 sócios ou menos: Descreva os programas distritais de educação continuada, tanto para sócios novos quanto antigos: Situação no futuro Durante meu mandato como governador, o distrito dará enfoque às seguintes áreas referentes ao quadro social: RELAÇÕES PÚBLICAS Situação atual Relacione as atividades distritais divulgadas pela mídia, especificando o meio de comunicação (rádio, imprensa, televisão, etc.): O distrito incentiva os clubes a usar os materiais de relações públicas disponibilizados pelo RI? SIM NÃO O distrito leva em consideração o custo de anúncios e outdoors ao preparar o orçamento do ano? SIM NÃO Situação no futuro Durante meu mandato como governador, o distrito dará enfoque às seguintes áreas referentes a relações públicas: SESSãO 4: PLANEjAMENTO DISTRITAL Manual de Treinamento do Governador Assistente

59 Governadores assistentes e comissões distritais Governadores assistentes e comissões distritais Para ser preenchido no seminário de treinamento da equipe distrital PROMOÇÃO DA CONVENÇÃO DO RI Situação atual O distrito promove a participação dos rotarianos na convenção do RI? SIM NÃO Os materiais da próxima convenção do RI foram divulgados aos clubes para que estes promovessem o evento? SIM NÃO Quantos rotarianos do distrito participaram da convenção do RI do ano passado? OBSERVAÇÕES O site do distrito possui um link ao site do RI levando à página sobre a convenção? SIM NÃO Situação no futuro Durante meu mandato como governador, o distrito dará enfoque às seguintes áreas referentes à promoção da convenção do RI: FUNDAÇÃO ROTÁRIA* Situação atual Número de subsídios outorgados: Subsídios Distritais Simplificados: Subsídios Equivalentes: Número de beneficiários de Bolsa Educacional: Indicados Selecionados Recebidos do exterior Número de membros de equipe de Intercâmbio de Grupos de Estudos: Indicados Selecionados Recebidos do exterior Número de Bolsistas Rotary pela Paz Mundial: Indicados Selecionados Recebidos do exterior Número de atividades Pólio Plus: Contribuições ao Fundo Anual para Programas durante o ano anterior: Meta atual: Contribuições ao Fundo Permanente durante o ano anterior: Número de rotarianos que são: Meta atual: Contribuinte Especial da Fundação Rotária: Companheiro Paul Harris: *Cem distritos participarão da fase experimental da nova estrutura de subsídios da Fundação Rotária. Se o seu distrito for um deles, queira consultar para mais informações. 104 SEMINÁRIO DE TREINAMENTO DA EQUIPE DISTRITAL GUIA PARA LÍDERES Folhas-tarefa 55

60 Governadores assistentes e comissões distritais Governadores assistentes e comissões distritais Para ser preenchido no seminário de treinamento da equipe distrital Membro da Paul Harris Society: Benfeitor: OBSERVAÇÕES Doador Extraordinário: Membro da Sociedade de Doadores Testamentários: Membro da Sociedade Arch C. Klumph: Número de ex participantes de programas da Fundação Rotária contatados pelo distrito: Situação no futuro Durante meu mandato como governador, o distrito dará enfoque às seguintes áreas referentes a: Ex participantes de programas da Fundação Subsídios Intercâmbio de Grupos de Estudos (IGE) Pólio Plus Bolsas Rotary pela Paz Mundial Outras bolsas Fundo Anual para Programas Meta de contribuição: (Obs.: soma das metas do clube indicadas no formulário Metas do Clube quanto a Captação de Recursos) Fundo Permanente Número de Benfeitores: Número de membros da Sociedade de Doadores Testamentários: Número de Doadores Extraordinários: SESSãO 4: PLANEjAMENTO DISTRITAL Manual de Treinamento do Governador Assistente

61 Governadores assistentes e comissões distritais Governadores assistentes e comissões distritais Para ser preenchido no seminário de treinamento da equipe distrital CAPACITAÇÃO Situação atual Número de rotarianos que participaram do: Seminário de treinamento da equipe distrital: Seminário de treinamento de presidentes eleitos de clube: Assembleia distrital: Seminário distrital da Fundação Rotária: Seminário distrital sobre desenvolvimento do quadro social: Seminário distrital de capacitação: Programa de capacitação de líderes de clube: Número de clubes com sócios indicados para cargos distritais: Como o distrito dá suporte aos instrutores de clube? Situação no futuro Durante meu mandato como governador, o distrito dará enfoque às seguintes áreas referentes a capacitação de líderes: OBSERVAÇÕES 106 SEMINÁRIO DE TREINAMENTO DA EQUIPE DISTRITAL GUIA PARA LÍDERES Folhas-tarefa 57

62 Governadores assistentes e comissões distritais Para ser preenchido no seminário de treinamento da equipe distrital SUMÁRIO DAS METAS DO DISTRITO ANO ROTÁRIO Metas referentes à administração distrital OBSERVAÇÕES Metas referentes à conferência distrital Metas referentes aos programas distritais Na comunidade local: Em comunidades no exterior: Metas para expansão do RI Metas referentes a finanças Metas referentes ao quadro social Metas referentes a relações públicas Metas referentes à promoção da convenção do RI Metas referentes à Fundação Rotária O distrito participará dos seguintes programas da Fundação: A meta distrital de arrecadação ao Fundo Anual para Programas é. A meta distrital de arrecadação ao Fundo Permanente é. Metas referentes a capacitação Outras metas SESSãO 4: PLANEjAMENTO DISTRITAL Manual de Treinamento do Governador Assistente

63 Para ser preenchido no seminário de treinamento da equipe distrital Governadores assistentes e comissões distritais Governadores Folha-tarefa 15: assistentes Dificuldades e do comissões distrito distritais Folha-tarefa 15: Dificuldades do distrito OBSERVAÇÕES Neste exercício, você trabalha em grupo para desenvolver estratégias para solucionar uma ou mais dificuldades identificadas pela equipe de líderes distritais. Considere as seguintes perguntas: Quais são as principais dificuldades enfrentadas por seu distrito? Qual é a função do governador assistente em resolver essas questões? Qual é a função das comissões distritais em resolver essas questões? Qual é a função do governador em resolver essas questões? Como o distrito pode evitar a ocorrências dessas dificuldades ou resolver aquelas que já ocorreram? 108 SEMINÁRIO DE TREINAMENTO DA EQUIPE DISTRITAL GUIA PARA LÍDERES Folhas-tarefa 59

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68 ESTE ANO OS CLUBES PEDIRÃO SUA ORIENTAÇÃO E APOIO OS RECURSOS DO RI PODEM SER ÚTEIS Kit para Dirigente de Clube (225-PT) Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs Capacitação de Líderes Guia para Elaboração de Programa Rotary E-Learning Center (Associados Administração de clube) Mais publicações em shop.rotary.org. One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL EUA PT (810)