FORMULAÇÃO, RECEBIMENTO E TRATAMENTO DE DENÚNCIAS

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1 DI-1PBR B, Anario Rocha Quintino Junior/BRA/Petrobras Página 1 de 13 CÓPIA NÃO CONTROLADA DI-1PBR Versão B FORMULAÇÃO, RECEBIMENTO E TRATAMENTO DE DENÚNCIAS Aprovado por Mario Vinicius Claussen Spinelli (OUVIDORIA- GERAL) em 10/07/2018 Gerido por OUVIDORIA-GERAL/TDT Padrão ATIVO ATA DE APROVAÇÃO Não Aplicável. 1. OBJETIVO Fornecer orientações para que empregados e gestores reportem desconformidades, estabelecer a forma adequada para o recebimento dessas manifestações e parametrizar o seu tratamento pelas unidades da companhia. 2. ABRANGÊNCIA Este Padrão aplica-se à Petróleo Brasileiro S.A. 3. DESCRIÇÃO 3.1. AUTORIDADE E RESPONSABILIDADE Compete à Ouvidoria-Geral da Petrobras: - Gerir o processo de tratamento de denúncias, definindo as suas diretrizes e reportando os principais resultados à Direção Superior. - Emitir orientações em articulação com a APD sobre a utilização do Canal de Denúncia pelos empregados da companhia. - Gerir as interfaces com as unidades da companhia que atuam no processo de tratamento das manifestações recebidas pelo Canal de Denúncia. - Gerir as interfaces com as sociedades do Sistema Petrobras com ouvidoria

2 DI-1PBR B, Anario Rocha Quintino Junior/BRA/Petrobras Página 2 de 13 própria. - Monitorar a implementação de ações corretivas para as denúncias procedentes ou parcialmente procedentes, com exceção das ações relacionadas a denúncias apuradas pela APD ou pela Gerência de Inteligência/Monitoramento e Apurações de Segurança da Gerência Executiva de Inteligência e Segurança Corporativa Compete à Gerência-Geral de Apuração de Denúncias (APD): - Contribuir para a definição das diretrizes do processo de tratamento das denúncias de fraude, corrupção e lavagem de dinheiro, atuando em conjunto com a Ouvidoria-Geral. - Apurar as denúncias de fraude, corrupção e lavagem de dinheiro em até 50 dias, informando à Ouvidoria-Geral a (i) forma de apuração e itens a serem avaliados; (ii) o seu resultado, discriminando a procedência ou improcedência de todos os itens avaliados; e, nos casos de procedência, (iii) as suas consequências e (iv) as ações corretivas que serão implementadas, quando aplicável, o seu andamento e conclusão. - Confirmar ou não o entendimento da Ouvidoria-Geral nos casos de arquivamento das denúncias de fraude, corrupção e lavagem de dinheiro, por falta de materialidade. - Informar o prazo previsto para a conclusão da apuração sempre que o prazo previsto for ultrapassar 50 dias, contados do recebimento da denúncia Compete à Gerência de Inteligência/Monitoramento e Apurações de Segurança da Gerência Executiva de Inteligência e Segurança Corporativa: - Apurar as denúncias que lhe forem encaminhadas em um prazo médio de 50 dias, informando à Ouvidoria-Geral a (i) forma de apuração e itens a serem avaliados; (ii) o seu resultado, discriminando a procedência ou improcedência de todos os itens avaliados; e, nos casos de procedência, (iii) as suas consequências e (iv) as ações corretivas que serão implementadas, quando aplicável, o seu andamento e conclusão. - Atuar em conjunto com a Gerência-Geral de Apuração de Denúncias (APD), quando necessário. - Informar o prazo previsto para a conclusão da apuração sempre que o prazo previsto for ultrapassar 50 dias, contados do recebimento da denúncia.

3 DI-1PBR B, Anario Rocha Quintino Junior/BRA/Petrobras Página 3 de Compete à Auditoria Interna da Petrobras: - Apurar, em até 50 dias, as denúncias de fraude, corrupção e lavagem de dinheiro relacionadas à APD que lhe forem encaminhadas, informando à Ouvidoria-Geral a (i) forma de apuração e itens a serem avaliados; (ii) o seu resultado, discriminando a procedência ou improcedência de todos os itens avaliados; e, nos casos de procedência, (iii) as suas consequências e (iv) as ações corretivas que serão implementadas, quando aplicável, o seu andamento e conclusão - Informar o prazo previsto para a conclusão da apuração sempre que o prazo previsto for ultrapassar 50 dias, contados do recebimento da denúncia Compete ao Conselho Fiscal: - Receber, na forma do disposto no PP-1PBR-00510, as denúncias que envolvam membros do Conselho Fiscal para análise e providências cabíveis. Após o encaminhamento ao Conselho Fiscal, o protocolo será arquivado na Ouvidoria-Geral e o denunciante receberá resposta conclusiva sobre o encaminhamento feito Compete aos Gestores: - Apurar as denúncias que lhe forem encaminhadas em um prazo médio de 50 dias, informando à Ouvidoria-Geral: (i) o seu resultado, discriminando a procedência ou improcedência de todos os itens avaliados; e, nos casos de procedência, (ii) as suas consequências;(iii) implementar ações corretivas, quando aplicáveis. - Informar o prazo previsto para a conclusão da apuração sempre que o prazo previsto for ultrapassar 50 dias, contados do recebimento da denúncia. - Informar o andamento e a conclusão das ações corretivas: (i) à APD e à Inteligência e Segurança Corporativa, quando as mesmas foram originadas de relatórios das respectivas áreas; (ii) à Ouvidoria-Geral, nos demais casos de denúncias. - Orientar e auxiliar os membros da força de trabalho que desejem formular alguma denúncia, divulgando o Canal de Denúncia da Petrobras Compete a toda Força de Trabalho:

4 DI-1PBR B, Anario Rocha Quintino Junior/BRA/Petrobras Página 4 de 13 - Denunciar irregularidades relacionadas à atuação da Petrobras e demais sociedades do Sistema Petrobras por meio do Canal de Denúncia, de forma clara e objetiva e com o máximo de informações que tenha sobre o assunto. - A fim de possibilitar o adequado tratamento das denúncias encaminhadas ao Canal de Denúncia, relatos que contenham fatos pertencentes a grupos temáticos distintos entre si (vide Anexo A do PP-2OUV-00005), devem ser apresentados em tantos protocolos quantos forem os grupos temáticos, uma vez que é o grupo temático que determina a área apuradora com atribuição para a avaliação dos fatos. - Caso o denunciante não deseje fornecer a sua identificação, poderá apresentar sua denúncia anonimamente e deverá organizar seu relato de forma que sua identidade não seja conhecida por inferência quando da leitura pela área de apuração. As denúncias anônimas sobre questões comportamentais, que apontem violência física ou psicológica no trabalho, a exemplo de casos de assédio moral e sexual, serão aceitas apenas se contiverem nomes de pessoas relacionadas ao problema, sendo obrigatória a identificação precisa do denunciado e eventuais testemunhas. É necessário ainda, nesses casos de anonimato, indícios mínimos que possam subsidiar a apuração, tais como: unidade da companhia em que está ocorrendo o problema, fatos que caracterizem o desvio comportamental, acompanhados das referidas datas da(s) ocorrência(s). Diante de eventuais denúncias anônimas de violência no trabalho, nas quais a Ouvidoria-Geral entenda que o relato tende a possibilitar a identificação do denunciante por inferência, o profissional de ouvidoria deverá explicitar essa informação para o denunciante, solicitando que ele se manifeste pela concordância com o tratamento do relato em sua íntegra ou que opte pela exclusão de parte do texto que o revela por inferência. Por essa razão, os denunciantes devem disponibilizar meios de contatos que possibilitem a interlocução com a Ouvidoria-Geral DIRETRIZES DE FORMULAÇÃO, RECEBIMENTO E TRATAMENTO DE DENÚNCIAS O processo de tratamento e monitoramento de denúncias é registrado em sistema específico de tecnologia da informação, que inclui atendimento telefônico e página na rede mundial de computadores, ferramentas operadas por empresa contratada especializada.

5 DI-1PBR B, Anario Rocha Quintino Junior/BRA/Petrobras Página 5 de 13 Figura 1 - Macroprocesso simplificado do tratamento de denúncias Pelo telefone, o Canal de Denúncia funciona 24 horas por dia, sete dias na semana, com atendimento em português, inglês e espanhol. A página do Canal de Denúncia dispõe de formulários em diversos idiomas, os quais devem ser preenchidos com informações que permitam a apuração da irregularidade, como a descrição dos fatos ocorridos, a unidade e o período em que aconteceram, nome de pessoas ou empresas envolvidas. Pela página na rede mundial de computadores, é possível encaminhar documentos em versão eletrônica e indicar testemunhas das irregularidades. Os procedimentos para formulação, recebimento e encaminhamento de denúncias pelos empregados e gestores da Petrobras, de suas subsidiárias e controladas passam a ser detalhados a seguir.

6 DI-1PBR B, Anario Rocha Quintino Junior/BRA/Petrobras Página 6 de Formulação de denúncia Ao tomar conhecimento de qualquer irregularidade ou indício de irregularidade relacionada à conduta de integrantes da força de trabalho e/ou às atividades empresariais da Petrobras, de suas subsidiárias e controladas, o denunciante deve expor com clareza os fatos e os envolvidos. As denúncias devem ser formuladas em formulário eletrônico disponível no Canal de Denúncia, operado por empresa especializada e disponível na página da Ouvidoria-Geral da Petrobras e no seguinte endereço eletrônico: As denúncias também podem ser formuladas por telefone: DDG: Ao formular uma denúncia, o denunciante receberá um código e poderá acompanhar pela página do Canal na internet a situação atual do seu protocolo. Sempre que possível a apuração objetiva dos fatos relatados, a exemplo de casos de fraude, corrupção e lavagem de dinheiro, o denunciante poderá formular denúncias anônimas. O sistema utilizado pelo Canal de Denúncia não permite rastreamentos que possam identificar o denunciante Nas hipóteses em que a apuração dos fatos relatados necessitar avaliar versões e outros dados subjetivos, a exemplo de ofensas, assédio moral e assédio sexual, o denunciante deverá possibilitar ser contatado pela Ouvidoria-Geral e autorizar o trâmite da denúncia nos casos em que sua identidade possa vir a ser conhecida, ainda que por inferência Recebimento de denúncia As denúncias são recebidas exclusivamente pelo Canal de Denúncia, hospedado em ambiente externo à Petrobras (ambiente web), operado por empresa especializada e disponível na página da Ouvidoria-Geral da Petrobras e no seguinte endereço eletrônico:

7 DI-1PBR B, Anario Rocha Quintino Junior/BRA/Petrobras Página 7 de 13 As denúncias também podem ser formuladas por telefone: DDG: A Ouvidoria-Geral, para fins de cumprimento ao disposto no artigo 24, 2º da Lei nº , de 30/06/2016, apresentará ao Comitê de Auditoria Estatutário reporte trimestral das denúncias recebidas pelo Canal de Denúncia único da Petrobras, com capítulo dedicado ao detalhamento das denúncias de fraude e corrupção. As denúncias são recebidas prioritariamente pela empresa especializada contratada pela Petrobras, conforme item 6.1. Para fins de controle, segurança da informação e prestação de contas, não serão recebidas denúncias por qualquer outro meio eletrônico Protocolização de denúncias recebidas fora do Canal de Denúncia No caso de recebimento de denúncias de fraude e corrupção ou SMS por meio diverso do Canal de Denúncia, a Ouvidoria-Geral tem a atribuição de inseri-las no Canal de Denúncia único. Para os demais temas, a Ouvidoria- Geral indicará ao denunciante a forma adequada de inseri-la no Canal. A fim de evitar possíveis riscos às apurações das denúncias com indicativos de fraude e atos de corrupção e fragilidades à segurança da informação, a Ouvidoria-Geral não poderá desmembrar relatos mistos, quais sejam aqueles que apresentem fatos relacionados a temas de fraude e corrupção e aos demais temas de denúncias. Nestes casos, a Ouvidoria-Geral dará tratamento prioritário ao tema de fraude e corrupção e encaminhará a íntegra da manifestação à APD e indicará ao denunciante que retorne ao Canal de Denúncia e apresente novo registro específico para o tema diverso de fraude e corrupção Encaminhamento de denúncia para apuração A Ouvidoria-Geral deve encaminhar as denúncias, considerando a sua

8 DI-1PBR B, Anario Rocha Quintino Junior/BRA/Petrobras Página 8 de 13 classificação prévia, conforme o PP-2OUV TRATAMENTO E MONITORAMENTO DE DENÚNCIAS Apuração e formalização do resultado da apuração Apuração As áreas de apuração receberão do sitecontato Seguro, com log e senha respectiva para conhecer a denúncia e, após a devida apuração, deverão inserir o resultado no sistema. As denúncias devem ser apuradas nos prazos definidos no item 5 deste padrão. Caso a denúncia necessite de prazo de apuração superior a 50 dias, a área responsável deve informar à Ouvidoria-Geral da Petrobras o prazo previsto para a conclusão da apuração, com antecedência. Ao longo do período de apuração, sempre que houver modificação do prazo previsto para conclusão da apuração, a Ouvidoria-Geral deve informar ao denunciante sobre a situação em que se encontra a sua denúncia. Caso considere que não há elementos suficientes para apuração, a área deve devolver a denúncia para a Ouvidoria-Geral, opinando pelo seu arquivamento Formalização do resultado da apuração Ao fim da apuração, as áreas devem informar à Ouvidoria-Geral a (i) forma de apuração; (ii) o seu resultado, discriminando a procedência ou improcedência de todos os itens avaliados; e, nos casos de procedência, (iii) as suas consequências e (iv) as ações corretivas que serão implementadas, quando aplicável, o seu andamento e conclusão. As respostas devem ser objetivas e conclusivas. No caso de procedência, a unidade deve informar os fundamentos da conclusão e as providências adotadas ou o cronograma de implantação das ações, quando aplicável. No caso de improcedência, a unidade deve expor as razões que a levaram a esse resultado.

9 DI-1PBR B, Anario Rocha Quintino Junior/BRA/Petrobras Página 9 de 13 Quando julgar necessário, a Ouvidoria-Geral devolverá a denúncia às áreas de apuração, para que a resposta seja complementada ou retificada Implementação das ações corretivas As áreas gestoras são responsáveis pela implementação das ações corretivas. Nas denúncias procedentes ou parcialmente procedentes apuradas pela APD e pelas gerências executivas de Auditoria Interna, de SMS e de Inteligência e Segurança, o monitoramento da implementação das ações corretivas será realizado por essas áreas, que informarão a Ouvidoria-Geral quando de sua conclusão. Para as demais denúncias, a Ouvidoria-Geral monitora a implementação de ações corretivas pelas áreas responsáveis, devendo receber atualizações periódicas de seu andamento Encerramento do protocolo A denúncia será encerrada pela Ouvidoria-Geral após o envio da resposta conclusiva ao denunciante, mantendo, porém, junto às áreas de apuração, o acompanhamento das medidas corretivas porventura aplicadas Confidencialidade Todo aquele que tiver acesso às denúncias deve atender à política de confidencialidade da Petrobras, com o objetivo de evitar que o denunciante sofra retaliação e de que os empregados da companhia tenham exposição indevida. 4. REGISTROS Identificação Armazena- Proteção Recuperação Tempo de Descarte mento Retenção

10 DI-1PBR B, Anario Rocha Quintino Junior/BRA/Petro... Página 10 de 13 Demandas Sistema Acesso ao Backup Indeterminado Não se aplica recebidas por específico de Sistema restrito meio eletrônico tecnologia da por senha ou protocoladas informação, autorizadas a partir de através de atendimentos protocolos telefônicos e eletrônicos. presenciais Demanda Versão Física - Acesso ao Backup Indeterminado Não se aplica recebida por armário armário restrito meio físico localizado na por fechamento Ouvidoria-Geral com chave e, da área da Ouvidoria onde fica o armário, por CODIN. 5. DEFINIÇÕES Apuração de Denúncias (APD): Gerência-Geral responsável pela apuração de denúncias de fraude, atos de corrupção e lavagem de dinheiro. Apuração Especial: Procedimento corporativo para averiguar indícios ou ocorrências de danos contra a força de trabalho e/ou o patrimônio da empresa, bem como para subsidiar medidas administrativas e procedimentos decorrentes. Área respondente:empresa, órgão, área ou unidade responsável pelo procedimento de apuração aplicável a cada denúncia recebida. Canal de Denúncia:Serviço disponibilizado por empresa contratada, especializada e independente, para que os públicos interno e externo relatem irregularidades relacionadas às atividades empresariais do Sistema Petrobras, com garantia de confidencialidade aos denunciantes. Demanda:Manifestação apresentada por público interno ou externo e recebida pela Ouvidoria-Geral. Demandante:Pessoa física ou jurídica que encaminha manifestação à Ouvidoria-Geral da Petrobras. Denúncia:Manifestação que aponte violação de norma interna ou externa à

11 DI-1PBR B, Anario Rocha Quintino Junior/BRA/Petro... Página 11 de 13 Petrobras, atribuída a integrante da força de trabalho na condução de suas atividades laborais ou que, no caso de envolvimento exclusivo de atores externos, seja relacionada às atividades empresariais da Petrobras, causando danos diretos à companhia. A presente definição não contempla violações de normas externas sem relação direta às atividades empresariais da Petrobras. Denunciante:Pessoa física ou jurídica, identificada ou anônima, que apresente uma denúncia. Denunciado:Gestor, empregado do Sistema Petrobras, empresa fornecedora ou prestadora de serviços ou ainda profissional contratado por empresa que presta serviços para a Petrobras apontado como responsável pela desconformidade ou violação de lei, regulamento ou norma interna do Sistema Petrobras, ou responsável pela conduta comportamental abusiva. Despacho: Ato que movimenta o protocolo, enviando manifestação às áreas respondentes ou ao denunciante. Despacho interno:ato dos profissionais que atuam na Ouvidoria-Geral, que consiste na consulta, troca de entendimentos e orientações a respeito de um determinado protocolo. Distribuição:Ato ou atividade que consiste em estabelecer o responsável pelo tratamento da demanda recebida. Interlocutor:Integrante da força de trabalho ou grupo de pessoas designadas para o recebimento de denúncias nas áreas respondentes. Profissional de Ouvidoria: Integrante da força de trabalho que analisa e trata as demandas na Ouvidoria-Geral da Petrobras. Protocolo:Registro numérico que identifica a demanda recebida. Públicos de interesse:grupos de indivíduos e/ou organizações com questões e/ou necessidades comuns de caráter social, político, econômico, ambiental ou cultural, que estabelecem ou podem estabelecer relações com a Petrobras e são capazes de influenciar ou ser influenciados por atividades, negócios e/ou a reputação da companhia.

12 DI-1PBR B, Anario Rocha Quintino Junior/BRA/Petro... Página 12 de 13 SAC: Serviço de Atendimento ao Cliente. SIC: Serviço de Informação ao Cidadão. Sistema: Sistema de Tecnologia da Informação utilizado pela Ouvidoria- Geral para tratamento de demandas. 6. REFERÊNCIAS PL-0SPB POLÍTICA E DIRETRIZES DA FUNÇÃO OUVIDORIA DO SISTEMA PETROBRAS PP-2OUV TRATAMENTO E MONITORAMENTO DE DENÚNCIAS PP-2APD REALIZAR APURAÇÃO DI-1PBR GESTÃO DO PROGRAMA PETROBRAS DE PREVENÇÃO DA CORRUPÇÃO PPPC DI-1PBR VEDAÇÃO AO NEPOTISMO NO ÂMBITO DA PETROBRAS, CONFORME DECRETO Nº 7.203, DE 04 DE JUNHO de 2010 PP-2APD GERIR APURAÇÃO ESPECIAL PP-1PBR REGIME DISCIPLINAR DE EMPREGADOS E SISTEMA DE CONSEQUÊNCIAS DA ALTA ADMINISTRAÇÃO E CONSELHO FISCAL Código de Ética do Sistema Petrobras Guia de Conduta do Sistema Petrobras Regimento Interno da Comissão de Ética, aprovado pelo C.A. em 26/07/2017 DIP CONF 300/2015 Código de Conduta da Alta Administração Federal, de 21 de agosto de 2000 Lei , de 12 de agosto de 2013 (Lei Anticorrupção) Lei , de 16 de maio de 2013 (Lei que dispõe sobre o conflito de interesses) Lei nº , de 30 de junho de 2016 Sarbanes Oxley Act, de 30 de julho de 2002 (SOx) 7. ANEXOS Não aplicável.

13 DI-1PBR B, Anario Rocha Quintino Junior/BRA/Petro... Página 13 de 13 ***ÚLTIMA FOLHA DO PADRÃO***