SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

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1 SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS Versão 1 - Janeiro/2017

2 1. INTRODUÇÃO Conforme determina o Decreto Federal nº de 08 de outubro de 2015, autarquias da Administração Pública Federal dispõem de até dois anos para implantação do Processo Eletrônico em toda sua esfera Administrativa. Através do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN), o Governo Federal indica a utilização do Sistema Eletrônico de Informações - SEI, desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4). Após a análise dos projetos, programas, sistemas e legislações que norteiam a implantação de Processos Eletrônicos nos órgãos da Administração Federal entendemos que adotar o processo eletrônico significa mais que apenas migrar os expedientes já existentes para a plataforma digital adotada, significa: mudança na cultura da organização; reorganização dos fluxos processuais; implantação de métodos de assinatura através do uso de Login e senha e/ou de Certificação Digital; aplicação da Política de Segurança da Informação PSI para todos os usuários (funcionários, conselheiros, inspetores, prestadores de serviço, profissionais e empresas registradas); trabalho em conjunto dos responsáveis pela implantação do sistema e usuários/áreas; inclusão das informações necessárias ao funcionamento dos sistemas eletrônicos com cuidado e dentro das normas, leis, regimentos. Com base nesses preceitos em 03 de dezembro de 2015 foi instituída, pelo Presidente do CREA/RS, a Comissão Administrativa Sistema Informatizado CASI, para a escolha, normatização e implantação de sistema compatível com as atividades desenvolvidas no Conselho. Em sua primeira reunião, após análise prévia de alguns sistemas, a CASI resolve adotar o SEI, conforme indicado pelo PEN. Dando início ao processo de implantação o CREA-RS enviou, em 07/04/2016, Ofício e Plano de Ação (cronograma) - exigidos pelo Decreto Federal nº 8.539/ ao Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, onde solicita a cessão do direito de uso do Sistema Eletrônico de Informação - SEI e formaliza a participação do Conselho no projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN). Cumprindo as exigências para adesão do Conselho ao PEN e liberação do Conselho para utilização do SEI, em 22/07/2016, ocorreu a assinatura, entre o Presidente do CREA/RS, Eng. Civil Melvis Barrios Jr e os responsáveis diretos pela liberação no Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão MP, Diretor Wesley Rodrigo Couto Lira e Secretário 2

3 Gleisson Cardoso Rubin, do Acordo de Cooperação Técnica que dá ao CREA/RS autorização para utilização do SEI. Consequentemente em 02/01/2017 o SEI é instituído, a partir de Instrução da Normativa da Presidência nº 214, como sistema oficial de gestão e tramitação eletrônica de processos administrativos e documentos eletrônicos no CREA-RS, auxiliando na execução e fluxo de trabalho. Este manual é designado pela mesma Instrução Normativa da Presidência como ferramenta de operacionalização do sistema e terá como finalidade instruir detalhadamente os procedimentos administrativos e o uso do sistema eletrônico no âmbito do Conselho. 2. OBJETIVOS E ESPECIFICAÇÕES DESSE MANUAL O presente manual tem como objetivos: Descrever as competências, responsabilidades legais e funcionais e regulamentar questões administrativas de acesso e guarda das informações geradas no Crea-RS em razão das atividades que serão realizadas em meio eletrônico; Apresentar aos usuários do Sistema SEI normas e procedimentos administrativos (recebimento, registro, andamento, envio (tramitação), conclusão, arquivamento) em processos e documentos dentro do Sistema SEI. A alteração e manutenção desse material será de responsabilidade da CASI Comissão Administrativa Sistema Informatizado que disponibilizará o material no Padrão Operacional - POP (Apolo) e informará quando da ocorrência de alteração através do Espaço SEI no Em Dia e de comunicação às gerências e aos multiplicadores através de . Para entendimento de alguns termos que podem prejudicar a leitura desse manual estabelecemos: O termo UNIDADE: o Quando necessária a citação desse termo no sentido de área/departamento devidamente registrado no organograma será descrita como unidade administrativa; o Quando necessária a citação desse termo em sentido amplo, ou seja, desvinculado à organização administrativa expressa acima, será utilizada a descrição unidade (área); O termo POP: 3

4 o o Padrões Operacionais POP será utilizado quando o manual determina que certa informação deve constar no APOLO; Procedimento Operacional Padrão POP (é um documento organizacional que traduz o planejamento do trabalho a ser executado. É uma descrição detalhada de todas as medidas necessárias para a realização de uma tarefa) será utilizado quando a referência for ao documento que deverá ser apresentado pelas unidades (áreas) antes da migração dos processos para o SEI. 3. ABRANGÊNCIA Sul Crea-RS. Todas as áreas do Conselho Regional de Engenharia e Agronomia do Rio Grande do 4. FUNDAMENTOS LEGAIS Lei de 09/01/1991 regulamenta pelo Decreto nº 4.073, de 03/01/2002 que Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Lei de 29/01/1999 que Regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal. Decreto de 11/08/2009 que Dispõe sobre a simplificação do atendimento público prestado ao cidadão, ratifica a dispensa do reconhecimento de firma em documentos produzidos no Brasil, institui a Carta de Serviços ao Cidadão e dá outras providências. Lei de 18/11/2011 (LAI) que Regula o acesso à informação [...]. Lei de 09/07/2012 que Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos Resolução 37 de 19/12/2012, do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), que aprova a presunção de autenticidade de documentos arquivísticos digitais. Lei de 16/03/2015 que dispõe sobre o Código de Processo Civil. Decreto de 08/10/2015 que Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional. 4

5 Medida Provisória de 24/08/2001 que Institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia, e dá outras providências. Portaria Administrativa da Presidência 315 de 03/12/2015 que Institui comissão de natureza administrativa, encarregada dos procedimentos para a implementação de sistema informatizado para a gestão e o trâmite de processos administrativos eletrônicos, e designa seus membros. (Comissão Administrativa Sistema Informatizado CASI) Acordo de Cooperação Técnica, Processo Administrativo nº / de 22/07/2016 entre o Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão MP e o Conselho Regional de Engenharia e Agronomia do Rio Grande do Sul Crea-RS por meio do qual foi cedido gratuitamente ao Crea-RS o direito de uso do software SEI Sistema Eletrônico de Informações. Instrução Normativa da Presidência nº 214 de 02/01/2017 que Institui e regulamenta a utilização do Sistema Eletrônico de Informações SEI no âmbito do Conselho Regional de Engenharia e Agronomia do Rio Grande do Sul Crea-RS. Regimento Interno do Crea-RS. Regulamentos: Disciplinar, de Pessoal (concursados e não concursados), Portarias e Instruções da Presidência que organizam as atividades do Conselho. 5. O SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES - SEI 5.1 O Sistema Eletrônico de Informações-SEI é uma ferramenta de propriedade do Tribunal Regional Federal da 4ª Região TRF4 sendo seu uso concedido aos órgãos públicos através de Acordo de Cooperação Técnica, intermediado pelo Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão MP, ligado ao Poder Executivo Federal. 5.2 Segundo o acordo firmado entre o Crea-RS e o Ministério do Planejamento, o Conselho deve observar, entre outras, as seguintes cláusulas: 1.1 É vedada a transmissão parcial ou total do SEI a outra pessoa física ou jurídica sem a anuência do MP e do TRF4 [...]; 5

6 1.2 É vedada qualquer alteração unilateral, total ou parcial, que envolva modificações de códigos-fonte, exceto as que estão disponíveis na camada de parametrização do software. 5.3 A implantação do SEI no Crea-rs atenderá as seguintes diretrizes e objetivos do Conselho: a) Promover a modernização da gestão de documentos e dos fluxos de trabalho e sensibilizar os servidores/colaboradores para a mudança de cultura no que diz respeito à substituição do uso de documentos em papel para o meio digital; b) Assegurar eficácia, eficiência e efetividade da gestão administrativa documental; c) Promover com segurança, transparência e economicidade a produção de processos administrativos em meio digital; d) Garantir o controle da tramitação de processos; e) Fomentar a celeridade na tramitação dos processos; f) Viabilizar a sustentabilidade ambiental com o uso adequado da tecnologia da informação e comunicação; g) Propiciar satisfação dos usuários. 6. DIRETRIZES GERAIS 6.1 O Crea-RS, a partir da Instrução Normativa da Presidência nº 214 de 02/01/2017, aprova os critérios, conceitos e procedimentos de protocolização e organização de seus processos e documentos administrativos no Sistema Eletrônico de Informações SEI. O presente Manual de Normas e Procedimentos Administrativos do SEI vem auxiliar a referida instrução, explicando de forma clara e pontual os principais pontos da mesma. 7. DEFINIÇÕES E COMPETÊNCIAS 7.1 As definições gerais sobre a implantação do sistema SEI são dadas pela Instrução Normativa da Presidência nº 214 de 02/01/2017. As competências, dentro do processo de implantação e utilização do sistema SEI, são as seguintes: 01 PATROCINAR E NORMATIZAR: 6

7 Presidência e Diretoria: exercer a função de patrocinadores da implantação e normatização do Sistema Eletrônico de Informações SEI no Crea-RS GERIR: Comissão Administrativa Sistema Informatizado CASI: exercer, com apoio da GTIN, a função de Grupo Gestor do SEI, com as seguintes atribuições: a) Zelar pela contínua adequação do SEI às legislações vigentes, às necessidades do Crea- RS e aos padrões de uso e evolução definidos no âmbito do projeto Processo Eletrônico Nacional PEN; b) Realizar a gestão do SEI em seus aspectos técnicos, procedimentais e normativos; c) Analisar os casos de solicitação de inclusão de documentos e/ou processos em nível de acesso sigiloso, aplicando a legislação vigente. Em casos omissos, buscar junto ao jurídico do Conselho a medida a ser adotada; d) Receber, avaliar, autorizar, priorizar e acompanhar as demandas referentes ao SEI no Conselho; e) Apoiar a promoção de capacitação, suporte técnico-operacional e orientação aos usuários quanto à utilização do SEI; f) Realizar a interlocução com o Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão MP, garantindo a observância das diretrizes previstas no Acordo de Cooperação Técnica; g) Propor à Presidência e à Diretoria do Conselho revisões das normas afetas ao processo eletrônico; e h) Decidir sobre casos omissos a esse Manual ORGANIZAR: Gerência de Tecnologia da Informação GTIN: exercer, sob orientação da CASI, a implementação, gestão operacional e manutenção técnica do SEI. É responsabilidade da GTIN zelar pela boa utilização do sistema e pela segurança das informações, mantendo rotinas de backup e otimização do armazenamento dos documentos. Setor de Fluxos Processuais SFPR: exercer, sob a coordenação da GTIN, a função de gestão operacional do sistema, nas atividades de parametrização administrativa 1 do SEI. a) Inclusão e exclusão de: 1 Ver no item 8 desse manual a responsabilidade das unidades administrativas sobre a parametrização administrativa e a inclusão de informações no sistema. 7

8 I. Usuários (Internos e Externos); II. Unidades; III. Assinaturas e Credenciais de Acesso; e IV. Outras informações administrativas necessárias ao funcionamento do sistema. b) Inclusão e exclusão de informações relevantes ao funcionamento e adequação do sistema às normas e leis vigentes: I. Adequar o item Assunto ao Plano de Classificação de Documentos Arquivísticos e à Tabela de Temporalidade, assim que os mesmos estiverem adequados às leis arquivísticas federais e vigentes no Conselho; II. Receber os pedidos de inclusão de Tipos de Processos e/ou Documentos no SEI que, segundo os gerentes das unidades (áreas), apresentem informações Restrita ou Sigilosa, cadastrando-os nos níveis de acesso correspondentes aos citados no item 13 desse manual. Em caso de dúvida o SFPR enviará as informações à Ouvidoria 2 para devida instrução. c) Inclusão e exclusão de informações necessárias às atividades de protocolo 3 como: I. Padronização de documentos oficiais no sistema 4 ; II. Tipos de Documentos; III. Tipos de Processos; IV. Tipos de Conferência; V. Tipos de Suporte; VI. Outras demandas necessárias ao bom funcionamento do sistema. d) Receber, analisar e autorizar a criação e a tramitação de processos em meio físico, quando devidamente justificados pela área solicitante. Gerência das Áreas: exercer funções administrativas de treinamento e adequação de processos devendo: a) Zelar pelo bom funcionamento do sistema, pelo adequado andamento dos processos e pela qualidade dos mesmos em sua área de gestão; b) Facilitar as atividades do multiplicador criando condições favoráveis ao desenvolvimento de suas atividades; c) Monitorar e avaliar a utilização do sistema dentro de sua área; 2 Unidade administrativa responsável pela Lei de Acesso à Informação no Crea-RS. 3 Entende-se por atividade de protocolo toda e qualquer inclusão de processos/documentos dentro do sistema, indiferente de qual unidade (área) a faça. 4 A edição de documentos oficiais será demandada pelo Manual de Padronização de Documentos Emitidos pelo Crea-RS. 8

9 d) Acompanhar a adequada utilização do SEI, zelando pela qualidade das informações nele contidas; e) Fomentar mudança quando indicado por usuários da área; f) Reunir materiais (novos Tipos de Documentos, novos Tipos de Processos) e outras alterações provenientes de sua área, enviando as informações e pedidos de inclusão e exclusão dos mesmos para o Setor de Fluxos Processuais; g) Editar e disponibilizar os processos de sua área na Base de Conhecimento (SEI) e no Padrões Operacionais POP (Apolo); h) Atividades Iniciais (preparatórias para a implantação do sistema): I. Escolher o (s) multiplicador (es) 5 ; II. Preencher e entregar à CASI o PLANO DE TRABALHO; III. Efetuar manutenções periódicas no PLANO DE TRABALHO, para garantir o bom andamento do projeto; IV. Planejar e adequar as atividades do multiplicador que devem ser realizadas em horário expediente; V. Planejar, juntamente com o (s) multiplicador (es), o treinamento da área; VI. Organizar, junto aos funcionários da área, a reanálise e a descrição dos processos, indicando à CASI, através do Setor de Fluxos Processuais (processo específico), os Tipos de Processos que devem ser migrados, disponibilizando também a descrição (passo a passo) dos processos de responsabilidade de sua área. i) É facultado, quando devidamente documentado, ao gerente da área, delegar funções de cunho administrativo relacionadas aos processos ao Chefe da área correspondente EXECUTAR: Multiplicador: funcionário, indicado pelas Gerências, que será responsável por transmitir o conhecimento e as informações sobre a implantação e evolução do SEI aos demais funcionários do Conselho. O multiplicador deverá: a) Transmitir aos demais funcionários, indiferente da área dos mesmos, o aprendizado adquirido nos treinamentos de uso do SEI; 5 Ser parte integrante do quadro funcional do CREA-RS; Ter disponibilidade para atender às reuniões e treinamentos; Ter vontade e disposição para aprender a utilizar a nova ferramenta; Ter alguma habilidade em didática e oratória, a fim de melhor repassar as informações recebidas; Estar ciente do importante papel que desempenhará na implantação da ferramenta de processo eletrônico; Estar disposto a realizar as atividades propostas e contribuir com o bom andamento do projeto de implantação. 9

10 b) Servir de porta-voz da CASI junto às áreas quando da mudança ou inclusão de novas funcionalidades do Sistema; c) Atividades Iniciais (preparatórias para a implantação do sistema): I. Participar dos treinamentos propostos para a implantação do Sistema; II. Treinar os funcionários para o uso do Sistema. Usuários: todos os servidores/colaboradores 6 que utilizarão o SEI como ferramenta de trabalho, regular ou esporadicamente, dentro de suas atividades e atribuições, gerenciados por sua respectiva gerência e auxiliados pelo multiplicador. Terão como atividades: a) A execução da atividade de protocolo; b) A adequação dos processos para inclusão no SEI; c) A inclusão de textos padrão e Documentos Modelo que serão utilizados por suas áreas no SEI; d) Informar ao multiplicador problemas e necessidades de inclusão de informações nos materiais de apoio; e) Zelar pelo bom andamento e qualidade do seu trabalho realizado pelo Sistema e pela segurança da informação em seu poder MONITORAR: Controladoria: exercer o monitoramento e análise da qualidade da informação e dos processos incluídos no sistema, indicando aos gerentes das áreas, através de procedimento próprio, os erros e deficiências dos processos eletrônicos e solicitando adequação na realização das atividades. Será a área detentora da permissão sobre a funcionalidade Inspeção disponível no SEI. a) Atribui-se à Controladoria e aos gerentes das áreas, com auxílio da Comissão Administrativa Sistema Informatizado CASI (até sua dissolução), as responsabilidades de gestão e acompanhamento do SEI no âmbito do Conselho Regional de Engenharia e Agronomia do Rio Grande do Sul; b) A controladoria poderá, caso necessário, solicitar ao Presidente do Conselho a formação de uma Comissão Administrativa para auxílio na gestão e acompanhamento dos processos administrativos no Sistema Eletrônico de Informações SEI. 6 Todo e qualquer funcionário, incluindo Gerentes, Multiplicadores, Presidente do Conselho, Conselheiros, Inspetores, Membros de Comissão. 10

11 8. PARAMETRIZAÇÃO DO SISTEMA 8.1 A parametrização das informações no Sistema SEI será de responsabilidade da Gerência de Tecnologia da Informação (GTIN) e do Setor de Fluxos Processuais (SFPR). É importante apontar aos usuários as seguintes informações: a) Preferencialmente, a parametrização deverá basear-se em instrumentos e manuais disponibilizados por órgãos públicos: I. Formatos de Documentos Externos e de imagens permitidas: o Crea-RS utilizará os indicados no E-Ping 7 e no E-arq Brasil 8 ; II. Formatos de Documentos Oficiais: Por regra seguir o Manual de Padronização de Documentos Emitidos pelo Crea-RS. Caso esse não indique a formatação de documento específico atentar para o Manual de Redação da Presidência da República. b) Alimentação de dados administrativos internos: I. Pedidos de permissões, informações, alterações, movimentações e exclusões de usuários serão de responsabilidade do Núcleo de Recursos Humanos - NRHU; Será autorizada, conforme Instrução Normativa da Presidência nº 214 de 02/01/2017, art. 22, a movimentação de funcionários por solicitação fundamentada do gerente da área solicitante, em casos especiais, conforme art. 22 da Instrução Normativa da Presidência de nº 214 de 02/01/2017. II. Pedidos de inclusões, informações e exclusões de unidades serão de responsabilidade do Núcleo de Suporte Institucional - NSIN; Não serão incluídas unidades sem a existência delas no organograma administrativo do Crea-RS ou sem a existência de Portaria que a institua. III. Inclusão de Assinaturas das Unidades serão dadas a partir de: Cargo Devidamente registrado no NRHU; 7 Padrão de Interoperabilidade de Governo Eletrônico. Define um conjunto mínimo de premissas, políticas e especificações técnicas que regulamentam a utilização da Tecnologia de Informação e Comunicação (TIC) na interoperabilidade de serviços de Governo Eletrônico, estabelecendo as condições de interação com os demais Poderes e esferas de governo e com a sociedade em geral. 8 Semelhante ao E-Ping mas indicado pelo Conselho Nacional de Arquivos Conarq. 11

12 Função o Devidamente registrada no NRHU; o Outras indicadas através de portaria 9. c) Alimentação de informações processuais: I. Tipos de Processo: A partir das informações dadas pela área Dona do Processo; II. Tipos de Documentos: A partir das informações dadas pela área/usuário que solicitou a inclusão/exclusão; III. Níveis de Acesso: Cadastro inicial 10 será feito a partir das informações dadas pelo Dono do Processo que fará a previsão de Nível de Acesso ao descrever o processo. O suporte à classificação de Níveis de Acesso no Crea-RS se dará através da Ouvidoria. 8.2 Pedidos de alimentação de dados e de informações processuais deverão ser feitos através de Topo de Processo específico criado e disponibilizado no Padrão Operacional POP da CASI e em Base de Conhecimento (SEI) específica do Tipo de Processo. 9. A MIGRAÇÃO DOS PROCESSOS 9.1 A agenda preliminar de migração dos processos, aprovada pelas gerências em reunião no dia 29/11/2016, é a seguinte: DATA LIMITE TIPO DE ATIVIDADE 02/05/2017 Atividades Administrativas 11 02/09/2017 Atividades Finalísticas 02/10/2017 RH DATA FASE ÁREAS 02/01/2017 1ª Migração Administrativo, Qualidade, Ouvidoria, Setor de Fluxos Processuais. 02/02/2017 2ª Migração Marketing, Patrimônio, Ger. Executiva de Gabinete, Controladoria. 02/03/2017 3ª Migração Ger. Sistema Profissional, Ger. Inspetorias. 9 Esse item incluí: Fiscais de Contrato; Pregoeiras (titular e substituta); Integrantes de Comissões e GTs Administrativos (permanentes ou não). 10 Esse cadastro inicial não obsta, o funcionário responsável pela inclusão da informação no sistema, de cadastrar o nível de acesso adequado à informação recebida no decorrer do processo. 11 Entende-se por atividade administrativa toda aquela não diretamente vinculada à atividade finalística do Conselho, ainda que executada por área fim. 12

13 02/04/2017 4ª Migração Contabilidade, Financeiro, Jurídico, Ger. Institucional de Gabinete. 02/05/2017 5ª Migração ART, Contabilidade, Financeiro. 02/06/2017 6ª Migração ART, Fiscalização. 02/07/2017 7ª Migração ART, Fiscalização. 02/08/2017 8ª Migração Câmaras. 02/09/2017 9ª Migração Câmaras. 02/10/ ª Migração RH. 9.2 Comunicação de migração dos processos administrativos: a) Processos migrados serão comunicados pela CASI, através do Em Dia e de para as gerências, até o prazo final da migração, 10/2017; b) Atualizações e alterações dos processos já migrados serão comunicados pela área Dona do Processo após resposta do Setor de Fluxos Processuais sobre o pedido de alteração; c) Após o prazo final de migração, 10/2017, a responsabilidade sobre a comunicação de novos processos é da área Dona do Processo. 9.3 Para uma migração saudável dos processos de suporte físico (papel) para o eletrônico (digital) as gerências devem atentar e definir sobre: a) A padronização do nome dos destinatários e interessados em seus processos; b) A padronização dos seus processos e disponibilização da descrição dos mesmos na Base de Conhecimento (SEI) e no Padrão Operacional POP (Apolo); c) Revisar seus requerimentos e documentos de solicitações externas para que seja incluída cláusula que autorize o Crea-RS a responder as demandas por meio de documentos eletrônicos ao invés de documento físico (papel), que informe a responsabilidade do requerente sobre o documento físico devolvido e que indique a aceitação de ambas as partes à assinatura eletrônica (login e senha); d) Regrar os processos que poderão ser recebidos e respondidos através de observando que a validade e qualidade das informações recebidas via são frágeis juridicamente; e) Adequar a migração de informações do SEI para outros Sistemas de Informação. 9.4 Os documentos recebidos em suporte físico e que façam parte dos processos de trabalho liberados e já migrados para o SEI serão digitalizados e capturados de acordo com sua especificidade, por qualquer unidade e usuário de sistema. 13

14 10. O ACESSO AO SEI 10.1 O acesso ao SEI será por meio do login e senha utilizados para acessar a rede do CREA- RS, e passam a ter caráter de assinatura eletrônica, identificando unicamente os funcionários, diretores, conselheiros e demais colaboradores do sistema profissional Confea/Crea dentro do Crea/RS O acesso do usuário dar-se-á de acordo com a unidade administrativa na qual esteja lotado perante os registros do NRHU. a) A unidade administrativa superior terá acesso às unidades administrativas que lhe são hierarquicamente subordinadas; b) O cadastro das unidades administrativas no SEI será realizado conforme descrição presente nesse manual item 8.1 b II; c) O cadastro de usuários no SEI será realizado conforme descrição presente nesse manual item 12. d) Todas as unidades administrativas estarão com a característica Protocolo ativada O acesso dos usuários ao SEI se dará conforme as seguintes permissões: a) Perfil de Usuário: I. Básico: permissão para executar as funções básicas do sistema (Funções de criação e controle de processos, base de conhecimento, blocos e estatísticas). Será fornecido a todos os servidores, diretoria e conselheiros; II. Acesso de Leitura: permissão apenas para leitura. Será concedido a estagiários e reeducandos; III. Administrador: permissão para configurar itens de negócio do sistema. Será concedido à Gerente da Gerência de Tecnologia da Informação (GTIN) e à Chefe do Setor de Fluxos Processuais (SFPR), coordenadora e coordenadora adjunta da CASI, respectivamente, e aos respectivos substitutos, em caso de férias e afastamentos, por tempo equivalente ao período de ausência. b) Características dos Departamentos (unidades (áreas)): I. Protocolo, concedido a todas as unidades para fins de inclusão de documentos digitalizados e certificação dos mesmos; 14

15 II. Inspeção Administrativa: Acesso aos recursos específicos para quem trabalha com inspeção administrativa no órgão. Será concedida permanentemente à Controladoria; III. Auditoria, cedido a órgãos competentes para fins de auditoria dos processos administrativos desenvolvidos na autarquia; Em caso de auditoria, após autorização do Presidente do Conselho, será criado o perfil Auditoria de caráter excepcional e por prazo determinado e terá funções específicas para o tipo de auditoria. IV. Ouvidoria, cedido à Ouvidoria do Crea, para administração dos contatos realizados pela sociedade e profissionais/empresas do sistema Confea/Crea; V. Arquivamento, cedido à Comissão Permanente de Análise Documental CPAD, através do Setor de Fluxos Processuais SFPR. 11. O PROCESSO ELETRÔNICO 11.1 São objetivos do processo administrativo eletrônico: a) Abranger toda a documentação administrativa; b) Garantir a organicidade, a unicidade, a confiabilidade, a integridade, a autenticidade e a segurança das informações relacionadas à documentação administrativa; c) Oferecer transparência e celeridade às ações relacionadas à produção, tramitação e uso da documentação administrativa; d) Adotar práticas de gestão alinhadas aos princípios da sustentabilidade e da redução de impactos ambientais ocasionados pelas atividades institucionais; e) Gerir o conhecimento institucional, visando facilitar e agilizar a obtenção de informações gerenciais, bem como a tomada de decisões; f) Reduzir o volume de documentos físicos, otimizando espaço das instalações e o uso de recursos institucionais; g) Tornar a documentação administrativa acessível para diversos usuários simultaneamente. 15

16 11.2 A partir de 02/01/2017, data inicial de implantação do SEI no Crea-RS, todos os novos processos administrativos, liberados para a migração pela CASI, serão criados e tramitados exclusivamente no sistema SEI. a) O Prazo final para migração total dos processos administrativos nos órgãos da Administração Pública Federal ligadas ao Poder Executivo, conforme o Decreto de 2015, é 08/10/2017, portanto a data final de migração total dos processos administrativos no âmbito do Crea-RS será 08/10/ Processos já migrados criados em suporte físico (papel) deverão ser devolvidos à unidade (área) remetente, para que os procedimentos sejam efetuados conforme o disposto no presente manual. a) Apenas por motivo de força maior, devidamente justificados, será permitida a criação e tramitação da documentação administrativa institucional em suporte físico Todos os documentos no âmbito do SEI integrarão processos eletrônicos. a) No SEI: Um dos principais conceitos do sistema é a gestão por processo. Assim, para se criar um documento deve-se antes iniciar o Tipo de Processo correspondente ou inserir o documento em um processo já existente. b) Os documentos arquivísticos natos digitais juntados aos processos eletrônicos com garantia de origem e de seu signatário no SEI, na forma estabelecida pela Instrução Normativa da Presidência nº 214 de 02/01/2017 e por esse manual, serão considerados originais para todos os efeitos legais. c) Os documentos arquivísticos digitalizados juntados aos processos eletrônicos no SEI, na forma estabelecida na Instrução Normativa da Presidência nº 424 de 02/01/2017 e nesse manual, terão a mesma força probante dos originais, quando devidamente certificados pelo usuário que o incluiu no sistema. I. Em caso de alegação motivada e fundamentada de adulteração dos documentos apresentados deverá ser instaurado procedimento próprio para averiguação da alegação de adulteração ou qualquer arguição de falsidade O processo administrativo eletrônico no SEI deve ser criado e mantido pelos usuários de forma a permitir sua eficiente localização e controle, mediante o preenchimento dos campos próprios do sistema, observados os seguintes requisitos: a) Ser formado de maneira cronológica, lógica e contínua; 16

17 b) Possibilitar a consulta a conjuntos segregados de documentos, salvo os processos físicos já existentes que forem digitalizados e convertidos em processo eletrônico; c) Permitir a vinculação entre processos; d) Observar a publicidade das informações como preceito geral e o sigilo como exceção; e, e) Ter o nível de acesso de seus processos individualmente atribuído, quanto às informações neles contidas, como público, restrito ou sigiloso, ou alterado sempre que necessário, ampliando ou limitando o acesso O número automático do SEI, atribuído a partir da inclusão do processo por qualquer das unidades (áreas) protocolizadoras, deve ser obrigatoriamente mantido, exceto: a) Quando a unidade precisar digitalizar um processo físico; b) Quando da inoperância do sistema 12. I. Ver maiores instruções no Manual Prático do SEI. 12. USUÁRIOS 12.1 Usuário Interno: todo funcionário ativo do Conselho com cadastro na rede, poderá cadastrar e tramitar processos, bem como gerar e assinar documentos no âmbito do SEI de acordo com seu perfil de acesso e competências funcionais. a) Consideram-se também usuários internos do SEI: o Presidente do Conselho e sua diretoria; os Conselheiros; Inspetores; Inspetores Membros de Comissão. b) Inicialmente e até disposição em contrário, os estagiários e reeducandos terão acesso ao SEI somete com permissão de leitura; c) O cadastramento, a modificação de configurações de acesso e a desativação ou exclusão de usuários internos do SEI serão realizados pelo Setor de Fluxos Processuais SFPR. I. Essa solicitação é de responsabilidade do Núcleo de Recursos Humanos - NRHU que deverá comunicar imediatamente ao Setor de Fluxos Processuais em caso de mudanças para que o mesmo iniba/altere as permissões de acesso do usuário. II. Em casos especiais, devidamente justificados e analisados pelo SFPR (baseado em instruções da CASI e da Instrução Normativa da Presidência nº214), essa solicitação poderá partir do gerente da unidade (área) interessada. 12 A Gerência de Tecnologia da Informação GTIN é a unidade responsável por atestar o período de inoperância do sistema. 17

18 12.2 Usuário Colaborador: prestador de serviços ativo da instituição, que poderá cadastrar e tramitar processos, bem como gerar documentos no âmbito do SEI, mediante cadastramento solicitado por seu supervisor 13, que será corresponsável pelas ações realizadas pelo colaborador. a) Os Usuários Colaboradores não poderão assinar documentos no âmbito do SEI; b) A solicitação de inclusão de Usuário Colaborador deverá ser justificada e solicitada ao SFPR mediante processo próprio; c) O supervisor deverá, ao final das atividades do Usuário Colaborador, solicitar à SFPR, através do mesmo processo de inclusão, o fim da permissão Usuário Externo: pessoa física ou jurídica externa à instituição que, mediante credenciamento prévio, fica autorizada a visualizar processos e documentos do SEI. Também pode obter autorização para assinar documentos disponibilizados para este fim. a) O credenciamento de usuário externo é ato pessoal e intransferível, e dar-se-á a partir de solicitação externa ou interna. I. Solicitação externa: a partir de formulário e instruções que serão disponibilizados neste material e no site do Crea-RS quando o módulo de Peticionamento Eletrônico estiver liberado para produção; II. Solicitação Interna: será cadastrado pelo SFPR, mediante solicitação formal e documentos necessários, enviados pelo responsável da unidade (área) que detêm o processo que deverá ser acessado por esse usuário, conforme procedimento definido no Manual Prático do SEI no Crea-RS. Em casos específicos, o credenciamento poderá ser repassado ao Gerente de unidade (área) ou funcionário devidamente autorizado por ele. b) O usuário externo 14 poderá: I. Anexar e complementar processos nos quais sejam parte interessada e que tenham sido habilitados para tanto; II. Acompanhar trâmite de processos de seu interesse, por prazo determinado, mediante autorização da unidade (área) responsável pela informação; III. Assinar eletronicamente documentos com assinatura eletrônica ou com certificado digital; IV. Solicitar vista de processos, que não estejam sob sigilo. 13. NÍVEL DE ACESSO 13.1 Os processos e documentos no SEI devem, em regra, ter nível de acesso público. Restrição ou Sigilo são exceções e a classificação dos mesmos deverá ser devidamente fundamentada. 13 Gerente da unidade (área) onde o referido colaborador estará vinculado ou funcionário devidamente indicado pelo gerente para esse fim. 14 As funcionalidades e instruções sobre usuários externos serão melhor organizados no Manual Prático do SEI, item???, que fala exclusivamente sobre usuários externos. 18

19 13.2 A classificação de um documento ou processo como sigiloso ou restrito atinge a totalidade do conjunto (processo) ao qual pertence Os processos e documentos criados ou incluídos no SEI devem obedecer aos seguintes níveis de acesso: a) Público, com acesso garantido e sem formalidades a qualquer interessado; b) Restrito, informação sigilosa não classificada pela LAI. O acesso a esses processos e documentos por terceiros deverá ser formalizado conforme instruções da área responsável pelo acesso à informação no Crea-RS (Ouvidoria). I. Informação pessoal de natureza sensível art. 31 da LAI, regulamentado pelo decreto 7.421/12. Informações relacionadas à pessoa natural identificada ou identificável, apenas para informações pessoais que se refiram à intimidade, à vida privada, à honra e à imagem. Exemplos: Data de Nascimento Endereço pessoal ou comercial do requisitante Endereço eletrônico ( ) pessoal Número de telefone pessoal (fixo ou móvel) Informações financeiras e patrimoniais Informações referentes a alimentandos, dependentes ou pensões Informações médicas Origem racial ou étnica, orientação sexual, convicções religiosas, filosóficas ou morais. II. Determinação judicial art. 22 da LAI e art. 6º do Decreto 7.421/12. III. Sigilo Bancário Lei Complementar nº 105 de 10/01/2001. IV. Sigilo Fiscal art. 198, caput, da Lei 5.172/1966. V. Segredo de Justiça art. 5º, LX da CF e art. 155 do CPC. VI. Sigilo Industrial art. 5º, XXIX da CF VII. Sigilo decorrente de direitos autorais - art. 5º, XXVII da CF e arts. 07 e 24 da Lei 9.618/98 VIII. Sigilo empresarial art. 169 da Lei /2005. IX. Sigilo das Sociedades anônimas art. 155 da Lei nº 6.404/76 X. Sigilo decorrente de risco à governança empresarial - art. 173 da CF e art. 5º, 1º e 2º do Decreto 7.724/12. XI. Sigilo Profissional Conf. normas e legislações referentes às profissões. 19

20 XII. Restrição especial Documentos Preparatórios são documentos que, caso detectada necessidade, embasarão a abertura de um processo administrativo. Enquanto a fase inicial não for encerrada a publicidade desses documentos pode prejudicar o andamento do processo. Os documentos preparatórios e informações neles contidas deverão ter nível de acesso Restrito, segundo a hipótese legal correspondente, até a conclusão do ato ou decisão subsequente, momento a partir do qual é obrigatória a redefinição de seu nível de acesso para Público, exceto se incidir outra hipótese legal de sigilo sobre os correspondentes documentos. O disposto não se aplica quando ao documento preparatório tiver sido dada publicidade em decorrência de sua consulta pública ou de outras hipóteses previstas em lei ou em regulamentação específica. c) Sigiloso, informação sigilosa classificada pela LAI, por ser imprescindível à segurança da sociedade ou do Estado, nos termos dos artigos 23 e 24 da Lei nº /2011 (LAI), passível de classificação nos graus ultrassecreto, secreto ou reservado. I. Não identificamos no Crea-RS Tipos de Processos ou informações recebidas que se enquadrem como sigilosos Informações Classificadas. II. Caso venha a ser detectada a existência desse grau de sigilo a análise do fato será feita inicialmente pela CASI que posteriormente repassará a informação às áreas responsáveis pela decisão final de classificação e grau de sigilo adequado dentro do Conselho O Crea-RS, por suas atividades, possui diversos processos que demandam a restrição de acesso pelas razões citadas no item 13.3 desse manual, principalmente as relativas a informações pessoais sensíveis, para isso, a área responsável pelo processo (Dono do Processo) deve: a) Documentar à CASI, quando da migração do processo físico para o eletrônico, através de processo próprio, a previsão de que determinado Tipo de Processo/Tipo de Documento poderá conter informações restritas indicando as hipóteses legais cabíveis à classificação da informação. b) Através de processo, redefinir o nível de acesso já atribuído à informação sempre que necessário, ampliando ou limitando seu acesso, especialmente quando não mais subsistir a situação de fato ou de direito que justifique o nível de acesso atual. 20

21 13.5 Todo colaborador terá a responsabilidade sobre a indicação, durante o trâmite do processo, do nível de acesso adequado ao processo/documento. A não observância desse preceito acarretará em responsabilidade administrativa sobre a informação prestada. 14. A PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS 14.1 Como regra, todo documento oficial produzido no âmbito do Crea-RS deverá ser elaborado por meio do editor de texto do SEI, observando o seguinte: a) Documentos gerados no SEI receberão Número SEI e, quando aplicável, Número do Documento; b) Usuário interno poderá elaborar documentos, bem como assinar aqueles de sua competência em conformidade com normas próprias; c) Documentos que demandem análise preliminar formal de sua minuta, seja por parte da unidade de origem, de outra unidade organizacional, para fins de consulta interna ou Consulta Pública, devem ser formalizados por meio de tipo de documento próprio, MINUTA, que não se confunde com o documento final a ser posteriormente formalizado. I. Alterações necessárias podem ser sugeridas durante toda a fase de minuta pelos envolvidos na elaboração/aprovação do documento. II. A responsabilidade pela edição final do documento é da unidade (área) geradora da minuta, que deverá consolidar no documento final todas as alterações realizadas e propostas durante a fase de minuta. III. As assinaturas de elaboradores e demais responsáveis na hierarquia do órgão emissor do documento só serão apostas na versão definitiva para encaminhamento, superada, portanto, a fase de minuta. d) Processos com documentos que demandem assinatura de mais de um usuário devem ser encaminhados a unidade (área) subsequente somente depois da assinatura de todos os envolvidos. I. Recomenda-se que as assinaturas sejam realizadas em ordem decrescente de hierarquia, ou seja, do maior cargo/função para o menor. e) Excetuam-se os documentos produzidos em outros sistemas ou provenientes de fontes externas, os quais deverão ser capturados digitalmente e inseridos no SEI. 21

22 15. DA ASSINATURA ELETRÔNICA 15.1 Através da Instrução Normativa da Presidência nº 214 de 02/01/2017, em consonância com o Decreto 8.539/2015 e a Medida Provisória /2001, o Crea-RS institui a assinatura eletrônica de documentos produzidos no SEI válida para todos os efeitos legais. a) Considera-se assinatura eletrônica o registro realizado eletronicamente, por acesso identificado, através da utilização de usuário e senha de uso pessoal e intransferível, de modo a garantir o não repúdio. b) Para conferir a validade jurídica, a autenticidade do documento digital e o atributo de não repúdio referente à assinatura eletrônica o usuário deverá utilizar um dos seguintes meios: I. Assinatura cadastrada, utilizando login e senha, ou II. Assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) O uso da assinatura digital (certificada) é obrigatório para documentos de conteúdo decisório ou destinados a público externo ao Crea-RS, exceto em caso de existência de acordo firmado entre o Crea-RS e a parte que receberá o devido documento onde, neste único caso, poderá ser utilizada a assinatura cadastrada. É permitido ao usuário interno utilizar certificado digital emitido pela ICP-Brasil adquirido por meios próprios, desde que possua características compatíveis com as disposições da Instrução e desse manual, não sendo cabível, em qualquer hipótese, o ressarcimento pelo Crea-RS dos custos havidos Os dados (login e senhas) necessários para a concretização das assinaturas cadastrada e digital são de uso pessoal e intransferível, sendo responsabilidade do titular sua guarda e sigilo Com base na Política de Segurança da Informação PSI, atualizada pelo Crea-RS em 05/2016 (Instrução Normativa da Presidência nº 197) o acesso, através de login e senha, aos sistemas de informação utilizados pelo Crea-RS são considerados válidos e acarretam responsabilidades sobre sua utilização. 22

23 15.4 A assinatura eletrônica de documentos importa na aceitação das normas regulamentares sobre o assunto e na responsabilidade do usuário por sua utilização indevida A autenticidade de documentos gerados no SEI pode ser verificada em endereço do Crea-RS na Internet indicado na tarja de assinatura e declaração de autenticidade no próprio documento, com uso dos Códigos Verificador e CRC. 16. DO RECEBIMENTO, DIGITALIZAÇÃO E CAPTURA DA DOCUMENTAÇÃO 16.1 Considera-se recebido o processo administrativo eletrônico no momento de sua abertura no SEI Até que seja implementado o módulo de Peticionamento Eletrônico diretamente no SEI, o recebimento de documentos externos só será possível através da apresentação de documento em suporte físico, salvo quando expressamente autorizada a inclusão de documentos eletrônicos pela unidade (área) dona do processo Todos os documentos formalmente encaminhados ao Crea-RS ou a seus integrantes, no desempenho de suas funções, que façam parte dos processos de trabalho definidos e já migrados para o sistema, serão digitalizados e capturados no SEI de acordo com sua especificidade e devem ser registrados pela unidade (área) que os recebeu, salvo documentos recebidos pelo Serviço de Triagem. a) As atividades de recebimento da documentação pelas unidades (áreas) continuarão sendo efetivadas conforme o processo em papel, salvo mudanças que aconteçam, sejam descritas e informadas pela unidade (área) dona do processo na adequação de seus processos para a migração ao processo eletrônico ou pela gerência da área que recebe a documentação nos casos de atividades administrativas internas Antes da abertura de um novo processo para a inclusão de um documento externo recebido, deve-se pesquisar nos sistemas Apolo (processo físico) e SEI (processo eletrônico) identificando se o documento deve ser incluído em processo já existente ou se irá gerar novo processo. a) Identificado que o documento apresentado integra processo existente e já registrado no Apolo, definimos o processo como gerado e tramitado em meio físico (papel), seguir o trâmite já utilizado nos processos em papel. 23

24 b) Identificado que o documento apresentado integra processo existente e já registrado no SEI definimos o processo como gerado e tramitado em meio eletrônico (digital), seguir o trâmite referente ao processo digital conforme instruções da unidade (área) dona do processo Na inclusão dos processos no SEI, deverá ser escolhido o Tipo de Processo adequado em conformidade com o assunto do documento O Decreto 8.539/2015, art. 12, indica que A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional deverá ser acompanhada da conferência da integridade do documento digitalizado. a) Tem-se por conferência da integridade do documento digitalizado no Crea-RS o uso de certificação digital, em conformidade com o art. 6º do mesmo decreto O processo de digitalização será realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e garantir o mínimo de qualidade entre o arquivo digital gerado e o documento original, levando em consideração suas características físicas e estado de conservação. a) Deverá ser observado o Manual Prático do SEI no Crea-RS nº???, Orientações para Digitalização, onde estão descritos procedimentos e regras para a digitalização correta dos documentos O receptor, no Crea-RS, deverá digitalizar o documento e registrar no SEI se o documento apresentado pela parte requisitante é: a) Documento original b) Cópia autenticada em cartório c) Cópia autenticada administrativamente (confere com original interno) d) Cópia simples. I. Os documentos resultantes da digitalização de originais e capturados para o SEI serão considerados cópia autenticada administrativamente, e II. Os resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples e capturados para o SEI terão valor de cópia simples Definindo o que diz o 3º do art. 12, o Crea-RS considera que o receptor deve: 24

25 a) Como regra, proceder a digitalização imediata do documento apresentado e devolvêlo imediatamente ao interessado; b) Em casos especiais, quando devidamente autorizado pelas unidades (áreas) dona do processo e atentando para a responsabilidade sobre a inclusão e andamento cronológico do processo: I. Determinar que a protocolização de documento original seja acompanhada de cópia simples, hipótese em que o receptor atestará a conferência da cópia com o original (carimbo de confere com original + data + assinatura), devolverá o documento original imediatamente ao interessado e descartará a cópia simples após a sua digitalização; ou II. Receber o documento em papel para posterior digitalização, considerando que: Os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado, preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda do órgão ou da entidade, nos termos da sua tabela de temporalidade e destinação; e Os documentos em papel recebidos que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples podem ser descartados após realizada a sua digitalização, nos termos do caput e do 1º do art. 12 do Decreto. III. A documentação recolhida para digitalização posterior deverá ser incluída no sistema no mesmo dia em que essa documentação chegou ao Crea-RS O usuário, imediatamente após registrar e capturar o documento externo para o SEI deverá certificar esse documento eletronicamente. Essa certificação equipara-se ao confere com original aposto nos documentos em papel e conforme o Decreto, art. 6º 1º, expressa a comprovação pelo colaborador sobre a autoria, a autenticidade e a integridades dos documentos e da assinatura, nos processos administrativos eletrônicos. a) Importante: a partir da implantação dos processos eletrônicos, a guarda dos originais ou dos documentos que deram origem à digitalização passa a ser de responsabilidade da parte interessada, e não mais do Crea-RS. Essa responsabilidade deverá ser expressa nos requerimentos de solicitação feitas a partir de demandas externas Não deverão ser objeto de registro no SEI: 25

26 a) Jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demais materiais, salvo quando se caracterizam como documento arquivístico para o Conselho; e b) Correspondências particulares. 17. TRAMITAÇÃO E REMESSA DE DOCUMENTOS 17.1 O recebimento de processo administrativo eletrônico em uma unidade (área) se dará automaticamente a partir da tramitação (envio do processo) pelo SEI A data e hora da remessa e recebimento eletrônico de documentos e processos constarão no histórico de tramitação e seguirão o horário oficial de Brasília Até que seja implementado o módulo de Intimação Eletrônica diretamente no SEI, a remessa de documentos a destinatários externo será efetivada em suporte físico. a) Caso haja o acordo entre o Crea-RS e a parte interessada, de troca de informações entre ambos através de processo eletrônico, a remessa de documentos digitais poderá ser realizada por Até que a infraestrutura de remessa de processos e documentos eletrônicos entre órgãos públicos (Barramento) seja disponibilizada pelo Poder Executivo Federal, a remessa de documentos a destinatários externo (órgãos públicos) será efetivada em suporte físico. a) Caso haja o acordo entre o Crea-RS e o órgão público, de troca de informações entre ambos através de processo eletrônico, a remessa de documentos digitais poderá ser realizada por . b) A conferência de assinaturas de documentos digitais, recebidos de outros órgãos públicos, é de inteira responsabilidade do usuário que os incluí no processo. 18. ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO 18.1 Segundo diretrizes próprias de processos eletrônicos um processo eletrônico para ter validade deve no mínimo: a) Estar em ordem cronológica; b) Ter todos os documentos assinados; c) Os documentos externos digitalizados devem estar certificados; d) Os documentos externos devem estar legíveis As áreas responsáveis pelos processos operacionais (Donas do Processo) do CREA/RS DEVEM: 26