REGULAMENTO DA MOBILIDADE DE DOCENTES PARA MISSÕES DE ENSINO ERASMUS (STA)

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1 REGULAMENTO DA MOBILIDADE DE DOCENTES PARA MISSÕES DE ENSINO ERASMUS (STA) O presente regulamento institui as regras administrativas e financeiras inerentes à atividade Mobilidade de Docentes para Missões de Ensino (STA), a realizar pelo corpo docente da Universidade de Coimbra (UC) no âmbito do Programa ERASMUS. 1. CRITÉRIOS DE ELEGIBILIDADE O docente ERASMUS tem de estar vinculado à UC através de um Contrato de trabalho, para efeitos de atividade docente e em vigor no ano letivo de realização da mobilidade. A Missão de Ensino tem de decorrer numa universidade detentora de uma Carta Universitária Erasmus (EUC) e com a qual tenha sido previamente celebrado um acordo bilateral ERASMUS, que preveja a mobilidade de docentes e na área de estudos em questão. 2. PROCESSO DE CANDIDATURA STA Existência de Acordo ERASMUS Os docentes candidatos a esta atividade deverão primeiro contactar o respetivo Coordenador Departamental ERASMUS e/ou o Gabinete de Relações Internacionais (GRI) da sua Faculdade, por forma a verificar se existe um acordo ERASMUS válido com a Universidade onde pretendem lecionar. Caso não exista, o docente deverá comunicar ao respetivo Coordenador o seu interesse em visitar essa universidade europeia e, se o mesmo concordar, deverá solicitar à DRI a celebração do acordo através do dri.projects@uc.pt, especificando a área de estudos, duração da mobilidade e número de fluxos em cada sentido. Com a celebração do Acordo Bilateral fica criado o enquadramento necessário para que o docente realize uma missão de ensino nessa universidade e enquanto o acordo for válido Seleção e seriação dos docentes Normalmente em Fevereiro a DRI contacta as Faculdades (Coordenadores Departamentais ERASMUS e GRIs), com o objetivo de saber que docentes pretendem realizar Missões de Ensino no ano letivo seguinte. Com base nas respostas recebidas, até ao prazo limite definido anualmente, a DRI elabora a candidatura da UC ao Programa ERASMUS, na qual solicita à Agência Nacional para a Gestão do Programa Aprendizagem ao Longo da Vida (AN PROALV) o apoio financeiro necessário para a realização das mobilidades. Assim que a DRI tem conhecimento da verba ERASMUS atribuída pela AN PROALV (que é sempre insuficiente para financiar todos os pedidos de mobilidade), faz a sua divisão por Faculdade e informa os Diretores do valor do financiamento que cabe a cada uma. Estes serão os responsáveis por determinar em que condições e que docentes realizarão as missões de ensino com o apoio financeiro ERASMUS. Logo que a DRI recebe das Faculdades as seriações das Missões de Ensino, informa os docentes candidatos da decisão. De realçar que todas as mobilidades se poderão realizar, independentemente de serem ou não financiadas pelo Programa ERASMUS - trata-se de Missões de Ensino ERASMUS com bolsa zero Contactos com a Universidade de acolhimento Caso a mobilidade seja aprovada, caberá ao docente estabelecer os contactos com a universidade parceira, de forma a determinar as datas e o conteúdo da sua missão de ensino. Essa negociação é Informação atualizada a 06/nov/2013 1

2 formalizada mediante o preenchimento e assinatura do Programa da Missão de Ensino, pelo docente candidato e pela universidade de acolhimento Formalização da Missão de Ensino A candidatura terá de ser formalizada preferencialmente com 1 mês de antecedência face à data de realização da Missão e no máximo até dia 30 de abril, mediante entrega/envio à DRI pelo docente (ou via GRI da sua Faculdade) dos seguintes documentos: a) Ficha de Docente, preenchida e assinada; b) Fotocópias do Bilhete de Identidade/passaporte e do Cartão de Contribuinte; ou fotocópia do Cartão de Cidadão c) Programa da Missão de Ensino, preenchido e assinado. Quando a DRI recebe estes documentos dá início ao processo de mobilidade: comunica ao Diretor da Faculdade a ausência do docente em Missão de Ensino, emite o seu Contrato ERASMUS e, caso se aplique, faz o pedido de pagamento da primeira parte da Bolsa. A celeridade do processo depende da data de formalização da candidatura, sendo que não há garantia de pagamento antecipado de bolsa para as missões de ensino cujos documentos cheguem à DRI com menos de 1 mês de antecedência, face à data de realização da mobilidade. AS CANDIDATURAS NÃO FORMALIZADAS ATÉ O PRAZO LIMITE (30 DE ABRIL) SERÃO CONSIDERADAS NULAS. CASO SE TRATEM DE CANDIDATURAS COM FINANCIAMENTO ERASMUS, O MESMO SERÁ AUTOMATICAMENTE ATRIBUÍDO A OUTRA/S MOBILIDADE/S. 2.5 Pedido de Deslocação em serviço O docente é responsável por fazer o seu próprio pedido de deslocação em serviço ao estrangeiro, através da plataforma Lugus, existindo duas hipóteses: se tiver apenas o apoio financeiro ERASMUS - no pedido deverá indicar o nome do responsável (Coordenadora Institucional, Maria Filomena Marques de Carvalho), o PEP do orçamento ERASMUS (a indicar anualmente pela DRI) e que se trata de uma deslocação ao abrigo desse Programa, sem ajudas de custo associadas (vide exemplo de 2013/2014 em anexo); se tiver o apoio de outras fontes de financiamento (verbas da Faculdade, departamento, projeto, centro de investigação, entre outros) - o pedido terá como responsável a pessoa que gere o PEP em questão, a fundamentação da deslocação deverá obedecer a critérios próprios e o docente solicitará o tipo de despesa aplicável ao seu caso (ajudas de custo, aquisição de voo, aquisição de hotel, guias de transporte, etc.). 3. DURAÇÃO DA MOBILIDADE Uma Missão de Ensino ERASMUS tem a duração mínima de 5 horas (1 dia) e máxima de 6 semanas. Todavia a UC atribuirá bolsas correspondentes a um mínimo de 1 e a um máximo de 10 dias de lecionação, sendo que se recomenda que haja equilíbrio entre o número de dias em mobilidade e o número de horas de ensino. As missões poderão ser conjugadas com outras atividades, nomeadamente a monitorização de alunos, o desenvolvimento de novos projetos de cooperação, a investigação ou atividades decorrentes de outros projetos. As Missões de Ensino terão de ser realizadas até final do mês de julho e obrigatoriamente durante as atividades letivas da universidade de acolhimento. Informação atualizada a 06/nov/2013 2

3 4. BOLSA DE MOBILIDADE O financiamento ERASMUS contempla apenas parte das mobilidades propostas, pelo que é possível a realização de Missões de Ensino sem bolsa. A bolsa de mobilidade é uma contribuição para fazer face às despesas adicionais incorridas com a deslocação e o seu valor varia em função do país de destino e da duração da estadia. Para suportar a totalidade dos custos da mobilidade, e porque a Bolsa ERASMUS é acumulável, é normalmente necessário o recurso a outras fontes de financiamento, como a contribuição do próprio docente, programas de investigação, verbas da Faculdade/Instituto/Departamento, projetos diversos ou mesmo apoio dado pela universidade de acolhimento, nomeadamente em termos de alojamento Valor da Bolsa de Docente ERASMUS A Bolsa ERASMUS tem como referência a tabela de bolsas máximas que é elaborada todos os anos académicos pela AN PROALV e integra duas rubricas: a) Despesas de Subsistência ou per diem b) Despesas de Viagem a) Despesas de Subsistência É um montante fixo por país de destino, calculado com base em valores de referência diários ou semanais, e de acordo com a duração da mobilidade (dias úteis) que foi indicada pelo próprio docente na Ficha de Docente e/ou do Programa da Missão de Ensino - mínimo de 1 e máximo de 10 dias. Os per diem são uma contribuição para cobrir despesas relacionadas com alojamento, alimentação, transportes locais (ex: do hotel para o local das aulas), seguro de viagem e quaisquer custos com cancelamento de viagens, telecomunicações, internet e outros. Corresponde à primeira parte da bolsa ERASMUS. b) Despesas de viagem Trata-se da soma dos custos reais de viagem incorridos pelo docente com os meios de transporte utilizados desde Coimbra até à localidade onde se situa a universidade de acolhimento, e vice-versa. As despesas de viagem são reembolsadas desde que devidamente comprovadas, mediante a apresentação dos respetivos bilhetes, custos com visto, cartões de embarque e faturas emitidas em nome do docente (exceto se forem despesas a imputar a outra fonte de financiamento), e até o montante máximo definido anualmente para a rubrica Viagem pela AN PROALV. O Docente deverá utilizar o meio de deslocação mais económico sendo este, em regra, o avião. O Docente poderá fazer uso do comboio ou de viatura própria como forma de deslocação, mas para isso terá de apresentar previamente à DRI um pedido por escrito e acompanhado de provas em como: o a viagem de comboio ou em viatura própria ocorre por não existirem viagens de avião para o destino em causa; o a viagem de comboio ou em viatura própria é mais económica do que a viagem de avião. No caso de viagem em comboio, será pago o custo real do bilhete (até 1ª classe). A utilização de viatura própria, quer seja de e para o aeroporto português, ou para realização da totalidade da viagem, é uma situação excecional e que carece de aprovação prévia. Nesses casos o custo real da viagem será apurado utilizando os recibos de combustível e, se existirem, de portagens, emitidos em nome do docente. Significa que o docente que viaje em viatura própria receberá o valor correspondente à soma dos comprovativos de combustível e portagens que entregar, e relativos somente às viagens de ida e de regresso (e salvaguardando os montantes máximos para viagem, definidos anualmente). Informação atualizada a 06/nov/2013 3

4 4.2 - Processo de pagamento da bolsa A bolsa de Docente ERASMUS será paga em duas tranches, através de transferência bancária para o NIB indicado pelo próprio na Ficha de Docente. A 1ª tranche da Bolsa corresponde ao valor máximo do per diem, de acordo com o número de dias indicados pelo Docente e respeitando os valores máximos definidos anualmente por cada Faculdade. É, em regra, paga antes da mobilidade se realizar. O pagamento da 2ª tranche da Bolsa de Docente ERASMUS ocorrerá apenas após a mobilidade terminar e mediante entrega, pelo docente, de todos os comprovativos de despesas de viagem e de realização da Missão de Ensino. N.B.:. As datas dos comprovativos dos valores pagos pelo docente devem coincidir com as datas das viagens.. Para cálculo dos per diem e pagamento do custo real das viagens serão considerados elegíveis, no máximo, o dia imediatamente anterior ao início da Missão e o dia imediatamente seguinte ao seu final.. As despesas de viagem só podem ser imputadas a uma única fonte de financiamento - se for o Programa ERASMUS, os comprovativos têm todos que ser emitidos em nome do próprio docente; se for outra fonte de financiamento (vide 2.5), o docente terá apenas de entregar cópia das mesmas à DRI. 5. ENCERRAMENTO DO PROCESSO DE MOBILIDADE DOCUMENTOS FINAIS O processo de mobilidade ficará encerrado apenas depois do docente entregar os documentos finais, no máximo até 15 dias após o término da mobilidade: Declaração comprovativa de realização da mobilidade, emitida pela universidade de acolhimento; Relatório final da Missão de Ensino; Formulário Despesas de Viagem Mobilidade de Docentes, devidamente preenchido e acompanhado de todos os recibos e documentos que comprovem o custo real das deslocações realizadas; Preenchimento do inquérito anónimo em Poderá haver lugar à retificação do valor total da Bolsa de Mobilidade ERASMUS. O acerto do valor da bolsa implicará uma das seguintes situações: 1) Pagamento de nova tranche de bolsa - aplicável a situações em que a estimativa inicial da bolsa ficou abaixo do efetivamente realizado e comprovado; 2) Devolução de verba pelo docente à UC nos casos em que as despesas efetivamente realizadas no período de mobilidade foram inferiores ao inicialmente previsto e pago ao docente, pela UC. Todos os movimentos terão de estar consolidados até final do ano letivo em questão, isto é, no máximo até 30 de Setembro. No processo de pagamento de bolsas serão sempre respeitados os limites anuais da Tabela de Bolsas de Mobilidade ERASMUS, elaborada pela AN PROALV, e serão equacionadas a razoabilidade e necessidade das despesas apresentadas. Acresce que, em função da verba Erasmus atribuída anualmente à UC, os valores de bolsa de tabela poderão não ser pagos na totalidade. Informação atualizada a 06/nov/2013 4

5 ANEXO Pedido de deslocação em serviço ao estrangeiro, ao abrigo do Programa ERASMUS exemplo para um pedido efetuado no ano académico de 2013/2014 e para o qual haja apenas apoio financeiro do Programa ERASMUS NOTA: Este tipo de deslocação é considerada sem encargos para a UC, havendo possivelmente lugar ao pagamento de uma bolsa financiada pelo Programa ERASMUS

6 Pedido de Deslocações em Serviço 1 de :24 HOME PEDIDOS ORÇAMENTOS CANDIDATURAS DOCUMENTOS CORRESPONDÊNCIA SIADAP Criar Pedido Tipo de Pedido: Deslocações em Serviço Finalidade: A utilizar quando necessitar de se deslocar em serviço público. N.º do Requerente Nome do Requerente Ana Catarina Almeida Machado Costa Lista de Pedidos Gravar Submeter Eliminar Dados Gerais Identificação do responsável É o responsável? Nome do Responsável Orgânica do Responsável Orçamento Pedido Objectivo Data esperada Beneficiário É o Beneficiário da deslocação? É trabalhador da UC? Nome Ana Catarina Almeida Machado Costa Condição / Categoria Técnico Superior Escalão de ajudas de custo Escalão 1 UC37289@UC.PT Residência Oficial Elementos da deslocação

7 Pedido de Deslocações em Serviço 2 de :24 Tipo de Deslocação País de Origem Localidade de Partida País de Destino Localidade de Destino Data/Hora de Partida Data/Hora de Regresso YYYY-MM-DD HH:mm:SS N.º de Dias 0 dia(s) Fundamentação da Deslocação Observações Encargos Previstos Adicionar Tipo de Despesa Descrição Distância Valor Estimado A Adq Sem despesas... E Solicita Adiantamento? Gravar Submeter Eliminar Siga-nos Facebook Twitter Youtube itunes U UCV Newsletter Serviços Ensino a distância Bibliotecas DeGóis UC.PT - Dê a sua opinião Aviso legal