REGULAMENTO DE UTILIZAÇÃO DE ESPAÇOS PARA EVENTOS NA UNIVERSIDADE DO MINHO. Aprovado em:

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1 REGULAMENTO DE UTILIZAÇÃO DE ESPAÇOS PARA EVENTOS NA UNIVERSIDADE DO MINHO Aprovado em: Campus de Gualtar Braga P stec.gualtar@stec.uminho.pt Campus de Azurém Guimarães P stec.azurem@stec.uminho.pt Serviços Técnicos Revisão: 0 Maio 2008

2 I Princípios Gerais 1. O presente regulamento fixa as condições em que a Universidade do Minho (UM), no âmbito dos serviços que presta aos seus utilizadores internos e externos, pode ceder, para actividades de extensão académica, pedagógica, científica, cultural e comercial, as áreas e espaços indicados no Anexo I ao presente Regulamento. 2. Os espaços considerados no Anexo I são destinados à realização de eventos e cerimónias da Reitoria e suas unidades orgânicas e de entidades externas à UM, em regime de aluguer, sempre que solicitados, nas condições deste regulamento. 3. Os espaços considerados no Anexo I não poderão ser cedidos para a realização de actividades que prejudiquem o normal funcionamento da Universidade do Minho, que não se coadunem com a sua missão ou com o respeito pelos princípios que norteiam a sua actividade. Estes espaços não poderão ser cedidos para a realização de actividades que sejam consideradas não adequadas às estruturas disponíveis ou que possam colocar em risco a conservação das instalações e dos materiais. 4. A preparação dos espaços e os acertos técnicos são da responsabilidade dos Serviços Técnicos da UM (ST). II Condições de Cedência 1. A cedência dos espaços indicados no Anexo I tem carácter pontual e é feita por períodos de duração limitada. 2. Consideram-se utilizadores internos a UM, respectivos órgãos e unidades orgânicas. 3. Consideram-se utilizadores externos as entidades e instituições a quem a UM ceda a utilização de espaços. 4. O aluguer do Salão Medieval incluído no Anexo I requer autorização expressa por parte do Reitor da UM, sob proposta do Gabinete de Comunicação Informação e Imagem da UM (GCII), que se encarrega do primeiro contacto. 5. O aluguer dos restantes espaços, indicados no Anexo I, requer autorização expressa por parte do Reitor da UM, sob proposta dos ST, que se encarregam do primeiro contacto. 6. Outros espaços da UM que não estejam contemplados no Anexo I e estejam afectos, com carácter de uso autorizado, a qualquer uma das unidades orgânicas da UM, podem ser cedidos para a realização de eventos, em regime de aluguer, nas condições deste regulamento, para a realização de actividades de natureza científica e/ou cultural, que não prejudiquem o normal funcionamento da Universidade e se coadunem com a sua missão. 7. A cedência dos espaços referidos no número anterior é da responsabilidade das respectivas unidades orgânicas, responsáveis pelo seu uso regular, a quem cabe a elaboração de regras próprias para esse efeito, que não podem contrariar os princípios orientadores definidos no presente regulamento e carecem de autorização do Reitor da UM para que possam ser aplicadas. 8. O conjunto de regras específicas referido no número anterior, carece de autorização do Reitor da UM para que possa ser aplicado. 9. A cedência dos espaços referidos em 6. deve ter por base os recursos humanos e materiais habituais e disponíveis para o uso regular desses espaços, bem como as condições habituais para a exploração dos edifícios onde estes se inserem, nomeadamente em termos de mobiliário, equipamento, limpeza, vigilância, iluminação, alimentação eléctrica, redes de telecomunicações, climatização, estacionamento/acesso automóvel, horários de abertura/fecho das portas exteriores e respectivo regime de controlo de acessos. 10. Sempre que os eventos propostos para estes espaços e autorizados nos termos do presente regulamento, careçam, Regulamento de Utilização de Espaços para Eventos na Universidade do Minho Página 2 de 8

3 para a sua realização, de alterações às condições referidas no número anterior, as unidades orgânicas responsáveis pela sua cedência devem solicitar autorização para essas alterações aos ST com uma antecedência mínima de cinco dias úteis. 11. As alterações referidas no número anterior devem adequar-se aos princípios do presente regulamento e o custo da sua disponibilização encontra-se definido no Anexo XII. 12. Sempre que a entidade externa comunique o cancelamento do evento, com uma antecedência inferior a dez dias úteis sobre a data de ínicio do evento, a Universidade do Minho reserva-se o direito de exigir o pagamento de uma penalidade, correspondente a 50% do valor do aluguer, por impossibilidade de aluguer do espaço para outros eventos. 13. Os espaços são cedidos à entidade requisitante, não podendo esta entidade transmitir a autorização de cedência, sob qualquer forma, a outra entidade. III Capacidade 1. A capacidade (nº de utilizadores) de cada um dos espaços referidos em I é definida no Anexo II. 2. A área de palco ou boca de cena destes espaços, quando existente, encontra-se igualmente indicada no Anexo II. 3. As exposições que possam ser propostas para os espaços de hall devem adequar o seu lay-out às indicações constantes do Anexo II, para que sejam sempre garantidos os corredores de circulação previstos e os percursos de emergência/evacuação. 4. O mobiliário e equipamento fixo existente em cada um dos espaços referidos no Anexo I, encontra-se descrito e documentado em imagem no Anexo III. 5. É expressamente proibida a movimentação do equipamento e do mobiliário constante do Anexo III, com excepção dos casos indicados neste anexo e mediante autorização prévia da Reitoria (através dos ST). 6. Por razões de segurança, a UM, através dos vigilantes ou pessoal em serviço, poderá limitar a entrada de participantes, devidamente inscritos num evento, sempre que ultrapassem a capacidade do espaço alugado. IV Material de Apoio 1. Cada um dos espaços constantes do Anexo I conta com o apoio do equipamento constante do Anexo IV. 2. Para além dos equipamentos indicados para cada espaço no anexo IV, podem ainda ser partilhados e afectos à utilização dos espaços constantes do Anexo I, os equipamentos indicados no Anexo V. 3. Sempre que se revele necessário o uso de qualquer dos equipamentos referidos no número anterior, o requerente deverá assinalá-lo aquando do preenchimento do formulário de reserva/cedência. 4. Alguns dos espaços constantes do Anexo I dispõem de espaços de apoio, conforme consta do Anexo VI. 5. Sempre que o requerente pretenda utilizar algum destes espaços de apoio, deverá assinalá-lo aquando do preenchimento do formulário de reserva/cedência. 6. É da responsabilidade do requerente o bom uso e a guarda destes espaços de apoio durante o evento. 7. A prestação de serviços específicos, designadamente, alimentação eléctrica adicional, fotocópias, fax, telefone, limpeza, vigilância/segurança, decoração e arranjos florais, biombos, painéis para afixação de informação, mesas, cadeiras, sinalética própria para o evento, café/água/sumos/bolos, reserva de lugares de estacionamento, publicidade interior e/ou exterior deverá ser informada antecipadamente (com um mínimo de cinco dias úteis sobre a data do evento) para que sejam Regulamento de Utilização de Espaços para Eventos na Universidade do Minho Página 3 de 8

4 analisadas as condições de resposta ao solicitado, devendo, para o efeito, ser considerados os encargos referidos no Anexo VII. 8. Não está autorizado o serviço de refeições (almoços ou jantares ou qualquer serviço que inclua a necessidade de utilização de mesas e cadeiras) nestes espaços da UM. V Equipamento de som 1. Os espaços constantes do Anexo I dispõem, em alguns casos, de equipamento de amplificação e controlo de som. A caracterização do equipamento de som, existente em cada espaço, consta do Anexo VIII. 2. O custo associado ao aluguer de cada espaço inclui a utilização de todo o equipamento áudio-visual associado a esse espaço e a respectiva assistência técnica, que é prestada por um técnico habilitado, embora não de forma dedicada e exclusiva, por espaço e/ou por evento e dentro do horário definido no Anexo IX. 3. No Anexo IX são igualmente descritos os espaços que não dispõem da assistência do técnico referido no número anterior. 4. Sempre que o requerente pretenda requisitar os serviços do técnico referido em 2., de forma adicional às definições constantes do Anexo IX, deverá assinalá-lo aquando do preenchimento do formulário de reserva/cedência, devendo atender a que o valor destes serviços acresce ao valor do aluguer dos espaços, nos termos constantes do Anexo X. 5. É da responsabilidade do requerente providenciar um operador, caso pretenda utilizar os microfones de mão durante o evento. 6. A gravação vídeo dos eventos ou espectáculos que tenham lugar nestes espaços da UM poderá ser efectuada pelo requerente a expensas suas, mediante prévia autorização da Reitoria. 7. A gravação áudio poderá ser efectuada pela Reitoria, desde que requerida antecipadamente. Esta gravação processar-se-á apenas através das saídas dos microfones. 8. A aquisição de cassetes áudio necessárias à gravação é da responsabilidade do requerente. 9. Os espaços da UM referidos no Anexo I não estão equipados com sistema próprio para espectáculos em que seja necessária uma potência eléctrica elevada, quer para iluminação, quer para som. VI Ligação à Internet 1. Estes espaços da UM estão equipados com ligação à Internet com ou sem fios nos moldes definidos no Anexo XI. 2. A utilização deste serviço, que será assistido por um técnico do Serviço de Comunicações da UM (SCom), deverá ser requerida aquando do aluguer dos espaços. O valor deste serviço está incluído no valor do aluguer dos espaços. VII Exposições 1. As exposições podem decorrer nos espaços autorizados para esse efeito, em conformidade com as indicações constantes do Anexo II e com o conteúdo do nº 3 do capítulo III. 2. Sempre que um evento inclua a realização de uma exposição paralela, desde que relacionada com o evento, com a entidade organizadora ou com o universo académico, o requerente deverá dar notícia desta intenção no preenchimento do Regulamento de Utilização de Espaços para Eventos na Universidade do Minho Página 4 de 8

5 formulário de reserva/cedência. 3. A entidade responsável pela exposição deverá apresentar uma proposta que inclua o tema, o tipo de materiais a utilizar, o espaço necessário, a forma como os materiais irão ser expostos, o período de tempo em que a exposição ficará patente ao público, dias e horas de montagem e de desmontagem e outros pormenores que se considerem relevantes para o evento. 4. A autorização para a concretização da exposição nos espaços assinalados no Anexo II, cabe ao Reitor da UM, sob parecer dos ST. 5. Poderão ser instaladas nos espaços indicados no Anexo II exposições, independentemente de terem ou não um evento associado, desde que se insiram nas condições do presente regulamento. 6. Os organizadores das exposições não podem, em caso algum, ceder o direito de ocupação, promover ou permitir a promoção de artigos ou actividades que não tenham sido previamente autorizadas pela UM. Não é permitido distribuir, pintar, colar ou afixar publicidade nas paredes ou painéis instalados nos espaços da UM. 7. A exposição de viaturas ou outros equipamentos de grandes dimensões, com fins comerciais, nos espaços públicos dos Campi da Universidade do Minho carece de autorização expressa da Reitoria (através dos ST), mediante apresentação de comprovativo de que a exposição obedecerá à regulamentação municipal e nacional sobre a matéria, designadamente em matéria de licenciamento municipal, não sendo permitido causar obstrução de perspectivas panorâmicas ou afectação da estética, do ambiente dos lugares ou paisagem, prejudicar a beleza ou o enquadramento dos espaços e edifícios da UM, causar prejuízos a terceiros e afectar a segurança das pessoas ou das coisas, nomeadamente na circulação rodoviária e na circulação de peões, designadamente dos portadores de deficiência física. 8. Os organizadores das exposições são responsáveis pela montagem e desmontagem de todo o material. 9. As datas de montagem e desmontagem das exposições são acertadas, a partir da informação constante no formulário de reserva/cedência, com os ST e devem ser escrupulosamente seguidas. 10. A necessidade de alteração de algum pormenor terá de ser comunicada com uma antecedência mínima de três dias úteis aos ST. 11. Para a afixação de materiais, podem ser cedidos biombos, nos termos e condições definidas no nº 7 do capítulo IV. Não está autorizada a afixação de materiais nas demais paredes ou outros elementos estruturais existentes nestes espaços. 12. A afixação de materiais nos painéis ou biombos disponibilizados para esse efeito deve ser feita com recurso a meios que não deteriorem os elementos de fixação. 13. No fim da utilização destes espaços, o responsável pela exposição deverá deixá-los tal como os encontrou. VIII Condições Gerais de Utilização 1. Na altura do pedido de reserva do espaço, deverá o requerente informar todo o tipo de equipamento extra que pretende utilizar, declarando-se seu responsável, desde que isso não colida com as condições expostas no presente capítulo. 2. A Reitoria (através dos ST) deverá ser informada da identidade e movimentação (entrada ou saída) de pessoas ligadas à organização dos eventos. 3. O uso de todos os espaços referidos no presente regulamento, bem como dos materiais e equipamentos existentes no interior destes deve ser feito com correcção e responsabilidade, nunca colocando em causa a sobriedade dos mesmos. 4. A elaboração e colocação de cartazes e outro tipo de informação de divulgação é da responsabilidade da entidade Regulamento de Utilização de Espaços para Eventos na Universidade do Minho Página 5 de 8

6 organizadora do evento, devendo a sua afixação ser informada pelo requerente no preenchimento do formulário de reserva/cedência. 5. A afixação dos cartazes ou outros meios de divulgação de informação/publicidade é autorizada apenas nos locais e condições indicadas no Anexo XIII e a sua colocação deve ser feita de forma a não deteriorar os elementos de apoio e/ou fixação utilizados. 6. As paredes, portas, envidraçados ou caixilhos existentes nos espaços não poderão ser utilizados para suporte de objectos. 7. Não é autorizada a realização de qualquer fixação por furação de materiais ou equipamentos ao pavimento destes espaços. A colagem é autorizada, desde que a respectiva descolagem seja possível sem que fiquem danos na base de fixação (pavimento). 8. As condições de conforto térmico dos espaços indicados no Anexo I são caracterizadas no anexo XIV. 9. O regime de limpeza e higiene destes espaços insere-se no âmbito do regime geral de limpeza e higiene de todos os restantes espaços da UM, sendo realizado no mesmo período horário (ao final de cada dia útil). 10. O regime de vigilância e segurança e abertura e fecho das portas exteriores dos edifícios onde os espaços se inserem respeita o regime definido para os restantes espaços. 11. Caso o requerente pretenda adicionar às condições referidas em 9 e 10 uma prestação de serviços com carácter suplementar e específico para o evento deve dar notícia dessa intenção no preenchimento do formulário de reserva/cedência, devendo o custo destes serviços ser pago de forma adicional ao valor do aluguer, conforme disposto no Anexo VII. 12. Caso o requerente pretenda contratar externamente a prestação complementar dos serviços indicados no nº 7. do capítulo IV, a saber, fotocópias, limpeza, vigilância/segurança, café/água/sumos/bolos, poderá fazê-lo devendo informar essa sua intenção no preenchimento do formulário de reserva/cedência e atender às condições definidas no Anexo XV. 13. O técnico referido no nº 2 do capítulo V será apenas responsável pela preparação da mesa de conferência (som, mesa e cadeiras). Todas as restantes actividades são da responsabilidade do requerente. 14. No que se refere aos eventos da responsabilidade da Reitoria, a preparação e arrumação das salas é da responsabilidade dos respectivos secretariados, sob acompanhamento dos ST, devendo cumprir as normas estabelecidas no presente regulamento. 15. O requerente deve assegurar que todos os equipamentos eléctricos que venham a interligar à rede da UM estão em boas condições e não colocam em risco as instalações e os seus ocupantes. 16. No fim de cada evento será lavrado auto de encerramento, no qual devem ser registadas todas as observações relevantes sobre o mesmo, designadamente os danos e prejuízos causados nas instalações, devendo este auto ser assinado pelo requerente ou seu representante e pelo técnico referido no nº2 do capítulo V. 17. O requerente deverá assumir a reparação destes danos e prejuízos ou assumir o pagamento da sua reparação, mediante factura a apresentar pelos ST. 18. O requerente é ainda responsável pela manutenção da ordem nos espaços requisitados, sendo expressamente proibido fumar dentro das instalações e comer e beber dentro das salas e auditórios. 19. Os Campi da Universidade do Minho, em Braga e em Guimarães, dispõem de agências bancárias, bem como de diversas máquinas de caixautomática de multibanco (ATM). O processo de instalação de máquinas automáticas (ATM s), bem como o processo de instalação de terminais de pagamento automático para os organizadores de eventos que o solicitarem carecem de autorização expressa do Reitor da UM, mediante parecer favorável dos ST e deverão respeitar a regulamentação Regulamento de Utilização de Espaços para Eventos na Universidade do Minho Página 6 de 8

7 nacional, designadamente em matéria de segurança, visibilidade e acessibilidade a portadores de deficiência física. 20. Os organizadores de eventos que incluam a presença de entidades oficiais, deverão comunicar, obrigatoriamente, os convites efectuados e as presenças confirmadas, com cinco dias úteis de antecedência em relação à data do evento. IX Responsabilidade 1. Constitui responsabilidade da entidade requisitante do evento a segurança do evento, dos seus participantes, bens e equipamentos, bem como a reparação dos danos que do mesmo possam resultar, sem prejuízo da responsabilidade solidária de terceiros. 2. A UM não se responsabiliza por danos ou furtos, a pessoas e bens, ocorridos no âmbito da organização e realização dos eventos. 3. A UM não se responsabiliza por quaisquer acidentes pessoais ocorridos no âmbito da organização e realização dos eventos. X Requisição 1. Os pedidos de aluguer dos espaços referidos no Anexo I devem ser dirigidos ao GCII ou aos ST, nos termos constantes no capítulo II. 2. Os formulários a utilizar constam do anexo XVI e devem ser preenchimentos nos termos definidos no presente regulamento e assinados pelo responsável pela organização, devendo incluir informação detalhada sobre os contactos permanentes deste responsável. 3. Os espaços constantes do Anexo I estão encerrados todos os anos durante o mês de Agosto (de 1 a 31 de Agosto) e de 20 de Dezembro a 2 de Janeiro. 4. Os espaços constantes do Anexo I estão, nos restantes períodos do ano, em funcionamento, nas condições do presente regulamento, todos os dias entre as 7:00 horas e as 20:00 horas. Fora deste período não é permitida a permanência de pessoas nestes espaços. XI Estacionamento 1. Os espaços constantes do Anexo I, com excepção do Salão Medieval, dispõem de uma área de estacionamento próxima. 2. A entidade requisitante pode, para efeitos de montagem e desmontagem dos eventos, solicitar a afectação temporária e pontual de um lugar de estacionamento para cargas e descargas, devendo informar essa sua intenção no preenchimento do formulário de reserva/cedência. 3. O acesso de viaturas da organização aos campi da UM e demais parques de estacionamento é permitido desde que as viaturas sejam previamente identificadas pela entidade requisitante junto dos ST no formulário de reserva/cedência ou com uma antecedência de dois dias úteis. 4. A UM dispõe de regulamento próprio para o acesso e estacionamento automóvel nas suas instalações, que pode ser consultado na Intranet da Universidade do Minho. Regulamento de Utilização de Espaços para Eventos na Universidade do Minho Página 7 de 8

8 5. A entidade requisitante poderá solicitar no formulário de reserva/cedência a reserva temporária de lugares de estacionamento nos parques adjacentes aos espaços referidos no Anexo I e indicados no Anexo XVII, devendo o custo deste serviço ser adicionado ao custo do aluguer dos espaços, nos termos constantes do Anexo XVIII. 6. A reserva temporária de lugares de estacionamento é gratuita aos sábados, domingos e feriados. XII Custos de Utilização 1. Os valores dos custos de utilização são os constantes da tabela incluída no Anexo XIX. 2. Os valores constantes nesta tabela poderão ser alterados, sem aviso prévio, em casos excepcionais. 3. Estes valores serão actualizados anualmente, em Agosto. 4. Os valores dos custos de utilização de cada evento serão aqueles que estiverem em vigor na data de autorização do evento. 5. A cedência é efectuada na modalidade de aluguer, sendo, por princípio, onerosa. Em casos específicos, em que o interesse da UM o justifique, o pagamento pode ser dispensado, mediante autorização do Reitor da UM e nas condições previstas no presente no Anexo XIX, cabendo sempre à entidade requisitante o pagamento do custo associado aos encargos fixos de exploração e manutenção das instalações indicado no Anexo XIX. XIII Disposições finais e transitórias 1. As dúvidas resultantes da aplicação do presente regulamento serão resolvidas casuísticamente pelos Serviços Técnicos da Universidade do Minho (ST). 2. O desconhecimento da regulamentação da UM não limita a sua plena aplicabilidade. 3. O presente regulamento entra imediatamente em vigor, após a sua aprovação e homologação pelo Reitor. Regulamento de Utilização de Espaços para Eventos na Universidade do Minho Página 8 de 8