PPA Orientações para proposição de projetos com CSN

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1 PPA Orientações para proposição de projetos com CSN ATUALIZAÇÕES Atualizações em relação a versão 1.0 Tópico Item inserido na versão 2.0. Tópico Item inserido na versão

2 2017 Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas SEBRAE Todos os direitos reservados A reprodução não autorizada desta publicação, no todo ou em parte, constitui violação aos direitos autorais (Lei n 9.610). INFORMAÇÕES E CONTATOS Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas SEBRAE Unidade de Gestão Estratégica SGAS 605 Conjunto A Asa Sul Brasília/DF CEP Tel.: Conselho Deliberativo Nacional Presidente Robson Braga de Andrade Diretoria Executiva Diretor-Presidente Guilherme Afif Domingos Diretora-Técnica Heloísa Regina Guimarães de Menezes Diretor de Administração e Finanças Vinícius Lages Unidade de Gestão Estratégica 2

3 Introdução Este documento tem como objetivo orientar os Sebrae UF na proposição de projetos que solicitam recursos de CSN ao Sebrae Nacional. Todos os elementos que compõem este documento estão balizados nas Instruções Normativas 47.3 e É importante que cada item seja observado com atenção para que se otimize os prazos de análise e a consequente aprovação dos projetos para o PPA 2018/

4 Orientações acerca do Fluxo de Proposição Os projetos elaborados pelos gestores de projeto do Sebrae UF devem ser encaminhados para o Sebrae Nacional, respeitando o modelo de proposição de projeto aprovado na IN 47. Este modelo será detalhado ao longo deste documento. SUGESTÃO DE PROCESSO NO SEBRAE UF: Após o preenchimento dos campos do modelo de proposição por parte do gestor recomenda-se o encaminhamento para análise e complementação das unidades de atendimento e conhecimento e por fim, a proposta deve ser encaminhada para análise da UGE local. (Modelo em Anexo I) A UGE local verificará se o projeto: o Está consistente com a metodologia de projeto do Sistema Sebrae; o Tem conformidade com o que foi previsto e aprovado no PPA do Sebrae UF. Caso sejam necessárias alterações, a UGE local remeterá o projeto para o gestor UF, com as orientações de alteração. Estando o projeto em conformidade com os requisitos analisados, a UGE local o encaminhará para a diretoria de supervisão da unidade do gestor do projeto. O diretor supervisor analisará a proposta e, se estiver de acordo, deverá assinar e encaminhá-la para a diretoria responsável no Sebrae Nacional. Caso sejam necessários ajustes, o diretor supervisor remeterá o projeto para o gestor UF que, após a realização dos ajustes requeridos, o encaminhará novamente para a UGE local. SEBRAE NA: A diretoria de supervisão do Sebrae Nacional irá analisar se a proposta está em conformidade com a respectiva Estratégia Nacional, e designar uma unidade responsável pela análise e acompanhamento do projeto. o Caso o projeto não esteja em conformidade, a diretoria providenciará o seu arquivamento, e informará ao Sebrae UF. A unidade designada para analisar a proposta do Sebrae UF, na figura do gerente ou gerente adjunto, irá determinar o gestor responsável pela análise do projeto. 4

5 Pareceres das unidades de gestão estratégica, de gestão orçamentária e das unidades técnicas de conhecimento e atendimento, quando for o caso, complementarão a análise técnica do projeto a ser submetido à DIREX/NA. Caso o projeto precise de ajuste, o gestor responsável deve consolidar as sugestões dessas unidades e encaminhar para o gestor UF. O gestor UF, por sua vez deve realizar as alterações ou justificar a não realização, considerando os apontamentos de ajuste obrigatório, que devem ser alterados e os apontamentos de ajuste opcional que devem ser avaliados. Após as alterações realizadas pelo Gestor UF a proposta deve, antes de ser reencaminhada para o gestor responsável no Sebrae Nacional, ser verificada novamente pela UGE e diretoria local. Importante ressaltar que o projeto analisado pela diretoria responsável do Sebrae UF, que já tenha sido analisado pelo gestor do Sebrae Nacional, não precisa ser encaminhado novamente para a diretoria do Sebrae Nacional. Deve ser encaminhado diretamente para o gestor responsável pela análise no Sebrae Nacional. Caso as alterações estejam de acordo com os apontamentos realizados, o gestor responsável no Sebrae Nacional irá inserir o projeto na pauta da DIREX NA, para a sua apreciação. Importante ressaltar que o projeto deve estar estruturado no SGE conforme foi aprovado pela DIREX NA. Essa regra está explícita na apontado na IN 37. 5

6 Fluxo de Proposição de projetos 6

7 Regras Básicas para Proposição e Execução de Projetos e Atividades As regras básicas para proposição e execução de projetos e atividades estão formalizadas na IN 37.21, sendo esse documento um resumo estruturado a partir dos aspectos que historicamente suscitam maiores dúvidas nos colaboradores do Sebrae. Limites de participação Nos projetos de iniciativa do SEBRAE/NA, a participação financeira do SEBRAE/NA ficará a critério da DIREX/NA. Nos projetos de iniciativa do SEBRAE/UF, a participação financeira do SEBRAE/NA será de até 70% (setenta por cento) e a contrapartida do SEBRAE/UF será de no mínimo 30% (trinta por cento) do valor total do projeto, salvo exceção aprovada pela DIREX/NA. O SEBRAE/UF será o responsável por contabilizar os recursos financeiros de contrapartida, independentemente de sua origem. Vedações de utilização da CSN Realização de despesas com obrigações ou encargos de natureza civil, fiscal, tributária ou previdenciária, inclusive despesas a título de multas, juros ou correção monetária. Realização de despesas com pessoal em caráter permanente ou temporário, mesmo que esteja alocado na iniciativa proposta. Realização de despesas de custeio. Prestação de serviços de consultoria, assistência técnica ou assemelhados, por servidor ou empregado, que pertença, esteja lotado ou em exercício nos SEBRAE/UF, ou em quaisquer entidades parceiras, envolvidas de qualquer forma na iniciativa. Transferência de recursos e o pagamento de despesas para finalidades diversas das previstas para a execução do projeto apresentado pelo SEBRAE/UF ao SEBRAE/NA. Realização de despesas de passagens e diárias com empresas beneficiadas, funcionários e conselheiros do Sebrae para missões nacionais e internacionais. Realização de despesas com a aquisição de bens móveis, bens imóveis e na realização de despesas relacionadas a benfeitorias em imóveis, exceto se estiver previsto na Estratégia Nacional de Atuação estabelecida pelo SEBRAE/NA. 7

8 Realização de despesas vinculadas às ações básicas dos projetos, a saber: estruturação, gestão e monitoramento, mensuração e avaliação. Transferência de recursos entre os SEBRAE/UF. Alçadas de aprovação de alterações em projetos e atividades de atendimento: O objetivo do projeto ou atividade é imutável, uma vez que caracteriza outra iniciativa. Sem necessidade de autorização do SEBRAE/NA para remanejamento de recursos na mesma ação ou entre ações, ajustes de metas físicas de ações pactuadas, alteração na programação orçamentária mensal, alteração dos marcos críticos. Com autorização do gestor nacional para alterações nos resultados e público-alvo, criação e exclusão de novas ações, e alteração na composição de contrapartida. Com autorização da Diretoria de Supervisão do SEBRAE/NA para alteração de prazo de execução e casos omissos. Com autorização da DIREX/NA para alteração dos recursos de CSN aprovados e aumento da participação de CSN. Nesse contexto é possível alterar os recursos do projeto em relação a contrapartida, desde que se respeite a participação máxima de CSN para a estratégia nacional em questão. Ressalta-se que alterações em recursos de qualquer natureza devem implicar em análise e eventual ajustes de metas. Repasse de CSN (Projetos e Atividade de Atendimento) O Sebrae NA providenciará até o dia 15 de cada mês, com exceção do mês de dezembro o adiantamento financeiro aos SEBRAE/UF equivalente a 1/12 avos do orçamento atualizado da CSN aprovada para o exercício vigente. Esse recurso será aplicado pelo Sebrae UF de acordo com os cronogramas de cada uma das suas iniciativas. Projetos Gestão, Monitoramento e Prestação de Contas Apesar de não haver formalmente a necessidade de prestações de conta parciais, os coordenadores nacionais devem monitorar constantemente as iniciativas estaduais que estão sob a sua responsabilidade fazendo apontamentos sempre que necessário. Importante ressaltar que a interação constante entre o coordenador nacional e o gestor local ajudará a melhorar a dinâmica da execução da iniciativa, 8

9 permitindo medidas de gestão tempestivas para garantir o alcance dos resultados Caso haja apontamento e necessidade de ajustes para que a iniciativa fique em conformidade com o que foi aprovado pelo Sebrae NA, o coordenador nacional e UF devem pactuar um prazo para a realização do ajuste. Caso o ajuste não seja feito no prazo devido, o coordenador nacional, após consulta ao gerente e diretoria responsável, pode solicitar que a CSN aprovada para a iniciativa seja retirada do Cenário do Sebrae UF. Ocorrendo a regularização, deverá restabelecer a condição anterior comunicando a gerência e Diretoria de Supervisão. Caso seja necessário o coordenador nacional poderá solicitar a realização de uma auditoria durante a execução da iniciativa. Ao término da execução da iniciativa, o SEBRAE/UF deverá apresentar a prestação de contas, no prazo máximo de 60 (sessenta) dias ao SEBRAE/NA, contendo relatório de execução física-financeira, que explicitará as ações executadas, o público alvo atendido, metas de entrega e de atendimento, os resultados alcançados comparados aos propostos e quantidade de recursos alocados pelo SEBRAE/UF e parceiros, quando for o caso. No caso de rejeição da prestação de contas, total ou parcial, o SEBRAE/NA deverá comunicar ao SEBRAE/UF que terá 15 (quinze) dias corridos para oferecer justificativa. Caso a prestação de contas não seja acatada, o recurso deverá ser ressarcido ao SEBRAE/NA, mediante crédito na conta do SEBRAE/NA no prazo de 30 (trinta) dias corridos. A comprovação da execução física e financeira dos projetos, para fins de prestação de contas, será feita por meio de relatórios extraídos do SME. A falta de apresentação de prestação de contas, no prazo determinado implicará em não apreciação de novos projetos do respectivo SEBRAE/UF pela DIREX/NA até que a prestação de contas seja apresentada e aprovada pelo SEBRAE/NA. Além disso, a critério da DIREX/NA, a descentralização de crédito orçamentário poderá ser suspensa. Caso a CSN destinada à iniciativa não seja executado na sua totalidade, o SEBRAE/UF deverá encerrar a iniciativa e prestar contas conforme as regras vigentes. Atividade de Atendimento Gestão, Monitoramento e Prestação de Contas 9

10 O remanejamento de recursos entre produtos e serviços e canais de atendimento, ou entre atividades de atendimento, deverá ser comunicado mensalmente à UAI. A prestação de contas será trimestral com prazo de apresentação pelos SEBRAE/UF até o dia 20 (vinte) do mês subsequente ao trimestre. As prestações de contas serão analisadas pelo coordenador nacional de acordo com as orientações das fichas e manuais técnicos e documentos de referência utilizados no PPA, em especial quanto a aplicação da CSN, aos requisitos de contrapartida e às regras de operacionalização. As unidades de atendimento dos SEBRAE/UF serão informadas pela gerência da UAI do resultado da avaliação das prestações de contas. No caso de não conformidade, o SEBRAE/UF terá 10 (dez) dias corridos para apresentar justificativas ou ajustes. A não apresentação das prestações de contas no prazo estipulado acarretará na redução do orçamento do exercício corrente. A retomada ocorrerá no mês seguinte ao recebimento da prestação de contas pendente. Havendo execução financeira na prestação de contas final em desacordo com as regras estabelecidas, será submetido à apreciação da Diretoria de Supervisão o pedido de devolução do valor em desacordo. Aprovada a devolução, a gerência da UAI/NA deverá comunicar a diretoria do SEBRAE/UF para ressarcir o SEBRAE/NA mediante crédito em conta no prazo de 30 (trinta) dias corridos 10

11 Anexo I - Modelo para proposição de projetos Proponente Nome do Projeto Identificação dos responsáveis pelo Projeto Prazo de Vigência Público Alvo / Usuário Final Objetivo Geral Vínculo com a Estratégia do Sistema SEBRAE/Objetivo Estratégico do Sistema Sebrae Vínculo com a Estratégia Nacional de Atuação Justificativa Foco Estratégico / Especificação da Demanda Resultados # Indicador Meta Prazo Unidade de Medida Cadastrado no SGE? Ação 11

12 Nome da Ação: Descrição: Início: Término: Metas de Atendimento Métrica TOTAL Metas de Entrega Métrica TOTAL Receita Fonte da Receita CSO CSN TOTAL Tipo (Financeiro ou Econômico) 2018 (R$) 2019 (R$) TOTAL (R$) Recursos Fonte da Receita Tipo (Financeiro ou Econômico) 2018 (R$) 2019 (R$) TOTAL (R$) TOTAL GERAL Cronograma Físico Nome da ação Metas (Atendimento e Entrega) Métrica Quant. Quant. TOTAL Cronograma de Desembolso TOTAL Receita R$ Mês R$ Mês (R$) CSN Contrapartida TOTAL - - Cronograma Financeiro Ação Métrica 2018 (R$) 2019 (R$) TOTAL (R$) 12

13 Orientações para preenchimento de cada item do modelo O gestor UF, ao preencher o formulário de proposição de projetos deve orientar-se pelos seguintes documentos, além das orientações constantes nesse documento: Manual de Programas, Projetos e Atividades Instrução Normativa 37 Instrução Normativa 47 O Público do Sebrae PPA 2018/2019 Regras para a utilização de produtos e serviços nacionais Proponente Identificar o Sebrae responsável pelo projeto Nome do Projeto Inserir o nome do projeto, exatamente como ficará no SGE Identificação dos responsáveis pelo Projeto Identificar a linha gerencial do projeto: Gestor Coordenador Estadual Coordenador Nacional Prazo de Vigência O prazo de vigência deve ser informado em número de anos. Público Alvo / Usuário Final Para projetos de atendimento colocar o público-alvo: Detalhar o público-alvo explicitando também a quantidade de empresas atendidas por segmento e sua localização geográfica. Ex.: 20 pequenos negócios do macrossegmento de Saúde e Bem-estar, sendo 05 Microempresas e 10 Empresas de Pequeno Porte do elo Serviços -Clínicas médicas e Laboratórios e 05 Empresas de Pequeno Porte do elo Indústria de equipamentos, localizadas na Região do Vale do Aço. Atentar para a soma do público-alvo. Ao se indicar, por exemplo, 50 EPP em 2018 e 50 EPP em 2019 o total do público não deve somado, pois é o mesmo público que participa nos dois anos do projeto. Ressalta-se que não é permitido atender um conjunto de empresas diferente nos anos do projeto, isso indica a existência de dois projetos de um ano cada. 13

14 Detalhar os elos da cadeia produtiva trabalhada no projeto, tendo em vista que podem existir ações para cada grupo atingido. Lembre-se que as empresas atendidas por transbordamento não devem ser somadas ao número total do público-alvo do projeto. Devendo ser contabilizadas somente no número de empresas atendidas nas ações do projeto. Para projetos internos colocar usuário-final: Lembre-se que o usuário-final é o beneficiário com a execução do projeto. Objetivo Geral Descrever neste campo a síntese do que se pretende melhorar no públicoalvo/usuário-final com a execução do projeto, ou seja, qual a transformação pretendida. Questões a serem respondidas com o texto do objetivo: qual o problema a ser resolvido? o que será feito? Para quem será feito? Com qual finalidade? Coordenadores Nacionais de Projetos, por vezes, desenvolvem uma orientação de estruturação de projetos baseado em exemplos. Sugere-se não apenas copiar o exemplo, mas utilizá-lo como base para definição de um objetivo que reflita a realidade do projeto. Vínculo com a Estratégia do Sistema SEBRAE/Objetivo Estratégico do Sistema Sebrae Apontar qual objetivo estratégico do Sistema Sebrae o projeto irá contribuir. Deve-se informar apenas UM. Vínculo com a Estratégia Nacional de Atuação Apontar a qual estratégia nacional o projeto será vinculado. Deve-se informar apenas UM. Justificativa Relato sucinto apontando: Situação atual Histórico (Caso o projeto já esteja em execução, deve ser informado e dizendo o que já foi feito até o momento) Características principais do público-alvo Realidade do ambiente em que se insere o projeto O que o projeto pretende realizar 14

15 Foco Estratégico / Especificação da Demanda Para projetos de atendimento colocar Foco Estratégico: Caracterizar o foco estratégico com intuito de permitir a compreensão do desafio a ser enfrentado. A redação do foco deve permitir que se identifique o impacto das ações. O manual de programas, projetos e atividades exemplifica o formato de descrição desse campo. Todos os focos estratégicos devem ser desdobrados em ações que contribuam para o objetivo do projeto. Para projetos internos colocar Especificação da Demanda: Detalha o resultado que se deseja obter com o projeto para atender as necessidades do usuário final. Define o escopo do projeto e deve conter a descrição clara dos problemas a serem resolvidos e/ou das oportunidades a serem aproveitadas, das mudanças ou melhorias a serem alcançadas, com detalhamento suficiente para a avaliação de conformidade e aceitação do resultado pelo demandante no momento da entrega. Veja exemplos no Manual de Programas, Projetos e Atividades. Resultados Projetos de Atendimento: O SGE possui uma lista de indicadores cadastrados. Utilizar, sempre que possível, esses indicadores. Atentar para manter o nome do indicador conforme o cadastro. Quando o indicador não estiver cadastrado no SGE, o gestor deve solicitar a sua inserção à UGE local. Lembre-se que o projeto não pode ser aprovado sem que o indicador esteja inserido no SGE. Não deve ser criado um resultado para cada ano do projeto. Solicita-se que crie apenas um resultado e detalhe as metas por ano. As metas devem ser estabelecidas em relação à mensuração inicial (T0); sendo assim o resultado nos anos posteriores ao primeiro ano serão sempre cumulativos. Os indicadores de Satisfação, Aplicabilidade e Efetividade NÃO devem ser utilizados nos projetos. 15

16 Projetos Internos: A escolha dos indicadores de projetos internos não tem relação com a lista de indicadores do SGE. Ficando a cargo do gestor UF escolher os resultados de acordo com o que será entregue no projeto. Ação Os elementos das ações devem ser preenchidos de forma que possibilite o entendimento do que será realizado na ação, para tanto utilize bem o item: Descrição. Os projetos necessitam ter 4 ações básicas: a) Estruturação; b) Gestão e Monitoramento; c) Acompanhamento da execução da Mensuração; d) Acompanhamento da execução da Avalição. A ação de estruturação precisa prever uma meta de entrega no primeiro ano do projeto: projeto estruturado ou acordo de resultado assinado. A ação de mensuração precisa prever uma mensuração (registrada como meta de entrega) por ano além da mensuração T0. Ou seja, em um projeto de 2 anos é necessário fazer três mensurações (metas de entrega): T0, T1 e TF. A ação de avaliação precisa prever pelo menos uma avaliação (registrada como meta de entrega) por ano. Ou seja, em um projeto de dois anos é necessário fazer duas avaliações, respectivamente acerca do T1 e TF. Recomenda-se na ação de gestão e monitoramento propor um relatório de gestão por prestação de conta (registrada como meta de entrega). Esse relatório será utilizado para avaliar a execução do projeto. Solicita-se que missões e feiras dos projetos sejam detalhadas na descrição da ação, apontando quais missões e feiras serão visitadas ou realizadas. Recursos Especificar o que é recurso econômico e financeiro. Para o cálculo de contrapartida de CSN só é considerado o valor de recurso financeiro. O econômico não conta. Especificar por ano as seguintes fontes: CSN Contrapartida. Não é preciso detalhar a contrapartida. 16

17 A soma da CSN e da contrapartida distribuída nas ações precisa estar EXATAMENTE igual ao valor dessas fontes nesse item de recurso. Cronograma Físico Apontar o nome da ação e, para cada ação, apontar qual a meta (entrega ou atendimento), a(s) sua(s) métrica(s) e quantidades previstas para os anos de execução do projeto. Cronograma de Desembolso Cronograma Financeiro Apontar os recursos desembolsados, por ação, para cada ano de execução do projeto. O valor total do cronograma financeiro precisa estar EXATAMENTE igual ao valor total do projeto, apontado no item Recursos. 17

18 Anexo II - Parâmetros para análise de Projeto Importante ressaltar que todo gestor ou comitê de análise de projetos deve ter como base alguns documentos de referência para orientar a sua análise, além dos próprios Documentos de Referência de sua estratégia nacional de atuação: Manual de Programas, Projetos e Atividades Instrução Normativa 37 Instrução Normativa 47 O Público do Sebrae Regras para a utilização de produtos e serviços nacionais Orientações para elaboração de propostas de projetos Alinhadas a esses documentos seguem algumas orientações adicionais de análise: 1. Orientações Gerais Não é permitido fazer apontamentos de ajustes classificados como obrigatórios que não estejam embasados em algum documento de referência. 2. Público-alvo/usuário final Deve-se evitar apontar, de forma obrigatória, a inserção ou exclusão públicoalvo/usuário final, que já atenda a estratégia. Ressalta-se que é recomendado analisar se ao público apontado no projeto contempla as empresas que são atendidas via transbordamento. Esse grupo não deve fazer parte do público-alvo. 3. Resultados Verificar se o indicador de resultado do projeto está cadastrado no SGE, caso contrário é preciso solicitar ao gestor UF do projeto que dê início à solicitação de inclusão desse indicador. Essa solicitação será feita pela UGE local à UGE Nacional. Não se deve aprovar projetos que não tenham o indicador já cadastrado no SGE. Caso haja necessidade de sugerir a alteração/inserção de resultados, é preciso analisar o impacto dessa inserção nos outros elementos dos projetos. 4. Ações As ações são a forma de operacionalização dos projetos que permitem o alcance dos resultados e o cumprimento do objetivo geral e dos focos estratégicos apontados. Ao sugerir a inserção ou supressão de alguma ação no projeto o comitê deve analisar se a consistência do projeto se mantém. 18

19 5. Apontamentos de alteração Utilizar uma ata padrão para devolutiva das análises dos projetos apresentados. Toda ata deve informar se um determinado apontamento é obrigatório ou se é sugestão. Lembrando que o que for apontado como sugestão não é obrigatório ser seguido pelo gestor UF. 6. Projetos em andamento Alguns projetos submetidos à análise do Nacional já estarão em execução. É preciso que sejam analisados somente as informações relacionadas aos anos planejados no biênio do PPA em execução. Tais informações devem estar coerentes com a estratégia nacional a que o projeto se vincula. 19

20 Anexo III Orientações para solicitação de alterações de projetos O Sebrae UF deve elaborar uma Nota Técnica com as seguintes informações: Número da Resolução: Número do Projeto no SGE: Nome do Projeto: Tipo de Alteração: Informar o que se propõe alterar no projeto Justificativa: Informar o porquê da alteração, o impacto da mudança no escopo do projeto e se há impacto no resultado Observações: O documento deve ser assinado pelo gestor e seu gerente. Caso a alteração seja de CSN o diretor de supervisão também deve assinar Anexar a nova versão do projeto 20

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