Manual do Plano de Ação

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1 Manual do Plano de Ação Ref. Plano de Ação 2016 Instruções para a elaboração do Plano de Ação. A UNILA percebeu a necessidade de normatizar o processo de planejamento visando à sua consolidação. Nesse sentido a reitoria publicou as portarias 646 e 647/2015 disponíveis no Boletim de Serviços n Essas portarias deixaram mais transparente a elaboração, execução e prestação de contas das ações planejadas. Dessa forma, a portaria 646/15 instituiu a governança do planejamento por meio da elaboração, execução e monitoramento referentes aos seguintes instrumentos: o Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI), o Planejamento Estratégico Institucional (PEI) e o Plano de Ação (PA). O PDI já existe e orienta o planejamento de longo prazo (5 anos) e estará vigente na UNILA até O PEI deverá orientar o planejamento estratégico de longo prazo (5 anos), a partir dos objetivos e projetos estratégicos que serão realizados. Os esforços para a sua elaboração já foram iniciados ainda em 2015, que culminou na realização do Workshop de Planejamento Estratégico Institucional. O evento contou com a cooperação do Instituto Federal do Espírito Santos (IFES), que veio partilhar sua experiência de elaboração de planejamento estratégico participativo. Por fim, o PA que orienta o planejamento de curto prazo (1 ano) que também existia foi oficializado. Já a portaria 647/15 detalha a finalidade, o conteúdo e a vigência dos instrumentos, destacando a sua complementariedade. Essa informação é fundamental para melhorar a dinâmica do planejamento institucional, tal como ocorre com o planejamento do governo (PPA/LDO/LOA). O PDI tem o seu conteúdo garantido pelo artigo 16 do Decreto nº de 09 de maio de 2006, e por isso não foi mencionado nesta portaria. O PEI deverá conter: missão, visão, valores, objetivos estratégicos, metas e iniciativas (programas ou projetos). O PA deverá conter: objetivo vinculado, nome da ação, cronograma, orçamento e responsável pela ação. Juntamente, com essa estruturação foi criada a figura do Agente de Planejamento (AP), cuja função é realizar o acompanhamento, facilitação e suporte para a efetivação dos projetos/ações planejadas, além de subsidiar com informações e indicadores o (DPE) da PROPLAN. Conforme estabelecidos nas portarias, o monitoramento dos instrumentos de planejamento será realizado nos meses de março, julho e novembro em relação ao PA com a elaboração de relatório de desempenho no final destes meses. Para o PDI e o PEI o acompanhamento será anual também com relatórios de desempenho. As informações necessárias para a elaboração dos relatórios serão enviadas pelos AP's. Pretende-se para 2016 realizar evento para a Elaboração do Planejamento Estratégico Institucional e com isso consolidar os indicadores de gestão para as ações planejadas.

2 Por hora, o PA (com foco no curto prazo) é o mais conhecido e usual na UNILA. No entanto, as atividades para a elaboração do Plano de Ação precisam ser melhores detalhadas. É sabido que o PA tem algumas características a saber: Tem vigência de 01 ano (período de janeiro a dezembro); É elaborado e entregue para o DPE no final do ano anterior à sua vigência (por exemplo em novembro de 2015 para a vigência de janeiro a dezembro de 2016); A execução do plano é acompanhada pelo DPE, que monitora os indicadores e elabora relatórios de desempenho no final dos meses de março, julho e novembro (disponibilizado na página do DPE); A análise crítica (prestação de contas para o Relatório de Gestão) da execução do plano é realizada no início do ano seguinte à sua vigência; Em resumo, o PA é elaborado no final do ano anterior à sua vigência, é acompanhado pelo DPE na sua vigência e a prestação de contas é realizada no início do ano posterior à sua vigência. diversas fases: Para facilitar a compreensão desse ciclo, foi elaborado o diagrama com a interação entre as

3 Fig. 01 Ciclo do Plano de Ação Fase 01 ELABORAÇÃO Nessa fase, acontecem os seguintes eventos: O DPE encaminha para as áreas um memorando com as diretrizes do planejamento, os valores da PLOA e a planilha modelo para preenchimento do plano de ação. O memorando também deixa explícito o prazo para a entrega do documento.

4 Cada AP, de posse da planilha modelo, reúne as subunidades da estrutura em que está lotado para reunir as principais ações a serem realizadas pelos servidores. O AP deverá compilar essas informações na planilha (objetivo vinculado, nome da ação, etapas da ação, orçamento, cronograma, responsável pela ação) Após a consolidação da planilha, o AP deverá encaminhar a planilha ao DPE (no planejamento@unila.edu.br ou por memorando) Fase 02 MONITORAMENTO Principais eventos: O AP deverá entrar em contato constantemente com os responsáveis pelas ações planejadas. Essa talvez seja a maior contribuição do AP para o processo de planejamento. Com isso, será possível informar a evolução das ações em cada mês estipulado em portaria (março, julho e novembro). No mês de março, o monitoramento deverá prever apenas as ações que iniciam em janeiro e fevereiro. As demais serão excluídas da base de cálculo do indicador. Por exemplo, uma Pró-reitoria que tem dez ações no total, mas apenas duas iniciam em janeiro ou fevereiro terá a seguinte informação: planejadas 10, em execução 2, percentual de execução Ação 01 x%, percentual de execução Ação 02 y%. As ações em monitoramento que não iniciarem conforme planejado sairão do status planejadas para pendente. No mês de julho o monitoramento acontece de forma semelhante, ou seja, as ações previstas para iniciar até o final deste mês. Contudo, presume-se que grande parte das ações já devam ter iniciado. Aquelas que estão atrasadas podem ter o seu curso corrigido ou até mesmo chegar à conclusão da inviabilidade de alguma delas. No final de novembro acontece o último evento de monitoramento, onde o foco é realizar um último esforço para concluir as ações pendentes. É também a oportunidade para elaborar as justificativas e análise crítica sobre a execução do plano durante todo o ano. Concomitantemente é realizado o PA do ano seguinte, e por esse motivo é necessário uma boa dose de organização para não misturar as

5 informações. Fase 03 PRESTAÇÃO DE CONTAS Principais eventos: O AP deverá informar ao DPE a conclusão do trabalho após a análise crítica realizada no mês de novembro do ano anterior. Outras informações relevantes também poderão ser solicitadas atendendo a exigências do TCU que emite portaria sobre o Relatório de Gestão. Porém, uma grande parte do trabalho documental já terá sido executada, o que facilita a obtenção dessas informações. Nessa fase, sugere-se que a nomenclatura mude para Relatório de Ações Realizadas evitando assim a confusão com o PA que já está vigente.

6 ANEXOS BOLETIM DE SERVIÇO UNILA ANO VI Nº DE JULHO DE 2015 PORTARIA UNILA Nº 646, DE 14 DE JULHO DE 2015 O Reitor pro tempore da, designado pela Portaria nº 652/2013 do Excelentíssimo Senhor Ministro de Estado da Educação, no uso de suas atribuições legais, RESOLVE: Art. 1º Instituir o Planejamento Institucional, que será composto pelos instrumentos, assim definidos: I. PDI Plano de Desenvolvimento Institucional; II. PEI Planejamento Estratégico Institucional; III. PA Plano de Ação. DA GOVERNANÇA DO PLANEJAMENTO INSTITUCIONAL: Art. 2º Para formulação, execução e avaliação do planejamento institucional, ficam responsáveis: I. A PROPLAN; II. A REITORIA E ÓRGÃOS SUPLEMENTARES; III. PRÓ-REITORIAS E SECRETARIAS; IV. INSTITUTOS. Art. 3º São atribuições da PROPLAN: I. Prestar assessoramento técnico referente ao planejamento institucional; II. Criar comissões para elaboração do PDI, PEI e PA, conforme cronograma específico para cada instrumento; III. Designar servidores, por meio de Portaria específica, para exercerem a Função de Agente de Planejamento (AP) e Apoio de Agente de Planejamento (Apoio); IV. Apresentar métodos e critérios de rateio orçamentário; V. Disponibilizar manuais, tutoriais, planilhas e documentos auxiliares, de modo a orientar a elaboração dos referidos instrumentos; VI. Divulgar o calendário de orientações sobre a metodologia de planejamento através de workshops; VII. Controlar o recebimento dos instrumentos de planejamento preenchidos; VIII. Encaminhar a versão final do(s) documento(s) para apreciação do CONSUN. IX. Promover, nos meses de março, julho e novembro, reuniões para acompanhamento e coleta de dados sobre a execução e/ou desempenho do planejamento; X. Elaborar, ao final dos meses de março, julho e novembro os relatórios com indicadores de execução e/ou desempenho referentes aos instrumentos oficiais de planejamento; XI. Divulgar anualmente os resultados dos indicadores de execução e/ou desempenho na página do DPE. Art. 4º São atribuições da REITORIA, ÓRGÃOS SUPLEMENTARES, PRÓ-REITORIAS, SECRETARIAS e INSTITUTOS: I. Priorizar demandas seguindo os critérios de rateio definidos em cada comissão; II. Solicitar e compilar as informações de planejamento das menores instâncias de sua competência;

7 III. Fornecer os instrumentos de planejamento de sua competência preenchidos conforme orientações da PROPLAN; IV. Supervisionar a execução do PDI, PEI e do PA; V. Respeitar os prazos estabelecidos; VI. Indicar à PROPLAN dois representantes (um titular e um suplente) para assuntos relacionados ao planejamento institucional e da sua unidade, que serão designados por meio de portaria específica. DAS DISPOSIÇÕES FINAIS: Art. 5º Os casos omissos serão tratados pela PROPLAN. JOSUÉ MODESTO DOS PASSOS SUBRINHO PORTARIA UNILA Nº 647, DE 14 DE JULHO DE 2015 O Reitor pro tempore da, designado pela Portaria nº 652/2013 do Excelentíssimo Senhor Ministro de Estado da Educação, no uso de suas atribuições legais, CONSIDERANDO o disposto pela Portaria UNILA nº 646/2015, que instituiu o Planejamento Institucional, RESOLVE: Art. 1º Integrar ao conjunto de instrumentos oficiais de planejamento institucional: O Plano Estratégico Institucional (PEI) e o Plano de Ação (PA). Art. 2º O PEI é o documento que orienta o planejamento de longo prazo e tem por finalidade detalhar e apoiar a execução do PDI. 1º O documento deverá conter os seguintes elementos: I. MISSÃO é a razão de ser de uma organização, estando, por isso, ligada diretamente aos seus objetivos institucionais e aos motivos pelos quais foi criada. É a finalidade mais ampla ou objetivo maior que engloba a contribuição da organização para a sociedade. II. VISÃO DE FUTURO representa o sonho de realidade futura de uma organização, o qual lhe serve de guia. É estabelecida sobre os fins da instituição e corresponde à direção suprema em que a organização busca alcançar. III. VALORES INSTITUCIONAIS conjunto de crenças e princípios que orientam as atividades da organização. IV. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS são a explicitação de temas prioritários estabelecidos no PDI. V. INDICADORES são parâmetros representativos que mensuram os resultados e permitem gerir desempenhos. VI. METAS são resultados mensuráveis que representam a quantificação dos seus objetivos. VII. INICIATIVAS são projetos e programas planejados, executados e controlados, que contribuem para o alcance do desafio proposto pelas metas e objetivos estratégicos. 2º A sua vigência será de 5 (cinco) anos, com 01 (um) ano de atraso em relação ao PDI. 3º Será encaminhado para apreciação do CONSUN até novembro do ano anterior à sua vigência. 4º O primeiro documento a ser elaborado estará, excepcionalmente, fora da regra em que trata o 2º. Art. 3º O PA é o documento que estabelece o planejamento de curto prazo e tem por finalidade executar as

8 ações orçamentárias e não orçamentárias. Ele deverá estar alinhado com o PEI e em conformidade com o PDI. 1º O documento deverá conter os seguintes elementos: I. OBJETIVO VINCULADO informa o objetivo contido no PDI ou no PEI que possui relação direta com a ação proposta. II. NOME DA AÇÃO informa o nome de forma sucinta e que caracterize essa ação. III. CRONOGRAMA DE MARCOS demonstra as principais etapas que compõem a ação bem como a data prevista de execução. IV. ORÇAMENTO DA AÇÃO informa o orçamento necessário para a execução da ação, separado por custeio e/ou investimento. V. RESPONSÁVEL PELA AÇÃO informa a pessoa responsável pela execução da ação ou pessoa autorizada a fornecer informações atualizadas sobre a sua execução. 2º A sua vigência será de 1 (um) ano. DAS DISPOSIÇÕES FINAIS: Art. 4º Os casos omissos serão tratados pela PROPLAN. JOSUÉ MODESTO DOS PASSOS SUBRINHO FLUXOS

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