UNIVERSIDADE FEDERAL DE ALAGOAS - UFAL Pró-reitoria de Pesquisa e Pós-graduação - PROPEP Programa de Inovação Tecnológica e Empreendedorismo

Transcrição

1 MANUAL DO INCUBADO Apresentação O presente manual destina-se a ser um guia para os empreendedores que ingressam neste mecanismo de apoio à inovação e empreendedorismo, auxiliando-os a adaptar-se a esse novo universo e iniciar sua caminhada rumo à consolidação de seus empreendimentos. Incubadora de Empresas de Alagoas: Breve Histórico A Incubadora de Empresas de Alagoas surgiu como o primeiro empreendimento do tipo em 09 de novembro de 1999, atendendo a empreendimentos tecnológicos nas áreas de Química Fina, Biotecnologia, Tecnologia da Informação e serviços inovadores. Fruto da parceria de 11 instituições de peso no Sistema Local de Inovação de Alagoas, a INCUBAL é o marco histórico do movimento de incubadoras de empresas no Estado. Pioneira no processo de incubação de negócios tecnológicos, essa incubadora serviu como laboratório e celeiro de ideias, sendo o estopim para o surgimento de outras incubadoras como os núcleos Niex e Núcleo Espaço Gente (2003). Missão Incentivar e apoiar a criação e o desenvolvimento de empresas de base tecnológica e tradicionais em Alagoas, de forma a gerar novos empregos e renda e contribuir com o desenvolvimento socioeconômico regional e fortalecer a cultura de empreendedorismo inovador. Visão Ser referência como mecanismo de apoio à criação e ao desenvolvimento de empresas de base tecnológica e tradicionais no estado de Alagoas. Logomarcas Endereço e Contato UFAL / PROPEP / Incubadora de Empresas de Alagoas Campus A. C. Simões Av. Lourival de Melo Mota, s/n, Tabuleiro dos Martins CEP: Maceió Alagoas Brasil Tel.: incubal@propep.ufal.br Site: Facebook: Twitter:

2 Organização formal dentro da UFAL Existe como as Incubadora de Empresas de Alagoas e Núcleo de Incubação de Negócios Tradicionais e Socioculturais Espaço Gente, que junto ao Núcleo de Inovação Tecnológica integra o PITE, na Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós- Graduação da UFAL. Representante do Conselho Superior Profª. Drª. Maria Valéria Correia Costa Coordenadora Profª. Drª. Eliana Silva de Almeida Servidor técnico (Gerente) Carolina Conde e Sá Bolsistas Vítor Dantas Equipe gestora e operacional Perguntas mais frequentes O que é uma incubadora de empresas? De forma simplificada, uma incubadora de empresas é um mecanismo que se destina a apoiar empreendedores, proporcionando um ambiente encorajador e condições apropriadas para funcionamento de suas empresas como: serviços especializados de consultoria gerencial, orientação, espaço físico e infraestrutura básica para seu funcionamento. Fazendo uma comparação com a incubadora de bebês, podemos compreender a incubadora como um ambiente confortável que irá aquecer e proteger a ideia de negócio, para que essa se fortaleça e se torne uma empresa de sucesso. O que ela faz? A incubadora desempenha um papel importante no desenvolvimento da cultura empreendedora de uma localidade. A existência das incubadoras de empresas na Universidade Federal de Alagoas vem de encontro à necessidade do corpo docente e discente da UFAL em possibilitar a criação de negócios de base tecnológica de alto valor agregado no mercado, possibilitando a geração de empregos de padrão elevado e um forte incremento na renda. Elas são ambientes criados para a prospecção e desenvolvimento de negócios advindos do ambiente da pesquisa e desenvolvimento universitários. A incubadora empresta dinheiro ou financia negócios e/ou pesquisa? Não. A incubadora não tem por objetivo emprestar dinheiro, financiar pesquisas ou empresas. Seu único propósito é incentivar e apoiar o surgimento de empreendimentos de sucesso, que sejam financeiramente viáveis e adaptados ao mercado mesmo após deixarem a incubadora, geralmente em um prazo máximo de cinco anos. Esse incentivo é dado através de serviços subsidiados. Quais são as vantagens que a incubadora oferece?

3 As principais vantagens oferecidas pela incubadora são os seus serviços que ajudam a consolidar, como um empreendimento, a ideia inicial de negócio. Esses serviços são: Eventos oferecidos aos projetos incubados e público externo: cursos, workshops, seminários e palestras; Acompanhamento gerencial do desenvolvimento da ideia; Consultoria e assessorias para desenvolvimento da futura empresa; Espaço físico para instalação do negócio, caso haja disponibilidade; Infraestrutura básica: água, luz, telefone e acesso à internet; Infraestrutura complementar: móveis para escritório e computador, caso haja disponibilidade; Serviços compartilhados de secretariado, salas de reuniões e auditórios; Acesso à rede de relações da incubadora para busca de novas oportunidades de negócios e novas parcerias. Fui selecionado para entrar na incubadora. E agora? Assim que selecionados na seleção, os responsáveis pelos projetos assinam um Termo de Adesão ao Programa de Incubação pela modalidade de Pré-Incubação. São oferecidas capacitações que abordam questões sobre modelagem de negócios, planejamento estratégico, finanças, marketing, formalização de empresas e outros tópicos. Essas temáticas podem ser abordadas em diversos formatos e têm por objetivo capacitar o empreendedor para lidar com o mundo empresarial. A partir desta fase os empreendedores são estimulados a formalizar a empresa. Após a abertura de CNPJ, a empresa assinará o Termo de Adesão na modalidade de Incubação, para utilização dos serviços desta nova fase. Vale salientar que os docentes envolvidos nos projetos podem se tornar sócios das empresas, apenas não na modalidade Sócio Administrador ou Sócio Gerente. Após a abertura de CNPJ, a empresa assinará o Termo de Adesão na modalidade de Incubação, para utilização dos serviços desta nova fase. É importante salientar que os empreendedores envolvidos na fase de pré-incubação devem realizar o Plano de Negócios e/ou Canvas do Negócio antes da formalização da empresa, pois há custos que a empresa registrada tem que arcar, mesmo que ainda não comercialize, logo, o Plano de Negócios é uma ferramenta auxiliar na medida da viabilidade de uma empresa. Além disso, é necessário que a empresa estabeleça um contador para cuidar de suas responsabilidades quanto às declarações fiscais, contábeis e de encargos sociais. Tenho uma grande ideia inovadora que quero incubar, mas não posso falar o que é, pois tenho medo que a copiem. O que devo fazer? Primeiramente é preciso compreender que não há segredos no mundo empresarial. Quando temos uma boa ideia de negócio e a empreendemos, mesmo que essa ideia seja inovadora e de alta tecnologia, fatalmente surgirão outras empresas com produtos/serviços similares ou idênticos. Para se esconder um segredo de um bom negócio só há uma maneira: não empreender, o que é a mesma coisa de não tê-lo. O melhor a fazer para se proteger uma ideia é utilizar os meios legais como o registro de marcas e patentes, que garantem o direito sobre ela. O Núcleo de inovação Tecnológica atua junto às empresas incubadas para assistência quanto à propriedade intelectual delas, realizando o depósito de patentes, registro de marcas e o acompanhamento destes processos (nit@propep.ufal.br, ). O processo de seleção de empreendimentos

4 O processo de seleção dos projetos de incubação é realizado através de uma Chamada Pública, com previsão de lançamento anual. Os projetos escritos são recebidos durante o prazo estipulado por registro via Protocolo Geral da UFAL ou método descrito no edital; os projetos que não possuem todos os documentos necessários são notificados para a entrega complementar, caso ainda esteja dentro do prazo limite da Chamada. Os projetos que não entregarem a documentação completa são desqualificados. A seleção é composta por duas etapas: na primeira, é montada uma comissão formada por consultores da área de negócios, equipe gerencial da Incubadora, consultores especialistas e representantes dos parceiros da Incubadora, que juntos irão avaliar os projetos e emitir seus pareceres preliminares. A avaliação do projeto escrito é complementada pela apresentação oral do projeto, mas não é, somente ela, item desclassificatório. Na segunda etapa, cuja data deve ser definida em até 45 dias do término do prazo de submissão dos projetos escritos, são chamados os responsáveis dos projetos para entrevista, onde se pretende, com base no parecer preliminar, avaliar o empreendedor e sua ideia de negócio. Os documentos a serem enviados pelos candidatos para o processo de seleção são: Projeto de Incubação, Declaração de Anuência da Unidade Acadêmica caso possua espaço físico lá e cópia do RG, CPF, Comprovante de Residência e Título de Eleitor com o comprovante da última votação de cada sócio do projeto. No caso da proposta para incubada e associada, deve-se enviar também o comprovante do CNPJ. Os principais fatores a serem avaliados são a viabilidade técnica e econômica do projeto grau de inovação do produto/serviço/processo empregado no projeto, grau de impacto social do projeto e capacidade empreendedora dos envolvidos. Os projetos submetidos podem entrar nas seguintes modalidades: Serão considerados à fase de pré-incubação aqueles projetos que demonstrarem potencial inovador, mas que ainda não possuem estudo de viabilidade nem plano de negócios consistente; Serão considerados para a fase de incubação aquelas empresas que demonstrarem potencial inovador e viabilidade necessária ao seu desenvolvimento, com Planos de Negócios maduros; Serão considerados para a fase de associação os empreendimentos já formalizados, com condição jurídica e fiscal regular, que tenham planos de negócios consistentes e localização definida, com sede no Estado de Alagoas. Assim que selecionados, os responsáveis pelos projetos candidatos ao processo de incubação tomam conhecimento do funcionamento da Incubadora, seus direitos e deveres, através dos documentos enviados a eles quando da publicação do resultado da Chamada, que deve ser realizada em prazo máximo de 20 dias após a apresentação oral dos projetos, disponível no site das incubadoras e enviado por aos candidatos. Os documentos enviados aos candidatos aprovados são: Regimento Interno da UFAL e das Incubadoras de Empresas, Manual do Incubado e modelo do contrato a que eles se submeterão. Caso aceitem participar do programa, assinam um Termo de Adesão à Pré-Incubação, Incubação ou Associação (o primeiro com validade inicial de 1 ano, o segundo com validade de 3 anos e o terceiro com validade de 2 anos, todos prorrogáveis e modificáveis, respeitando o período máximo acumulado de 60 meses para cada projeto). Os contratos devem ser assinados em até 1 mês após a publicação do resultado da Chamada Interna; das duas vias assinadas, uma delas fica com os empreendedores e a outra fica arquivada na pasta da empresa.

5 No momento da assinatura, são lidos junto aos empreendedores: o Manual do Incubado e o Termo a ser firmado, para o empreendedor entrar no processo de incubação atento a seus deveres e direitos. O processo de seleção pode ser resumido neste organograma: O processo de incubação Na fase de incubação, assim como na de pré-incubação, os projetos recebem o apoio da incubadora na forma de capacitação gerencial, incentivos para a capacitação técnica, auxílio por meio de bolsas de estudo com instituições de apoio à pesquisa e com a própria universidade, estrutura física básica composta por espaço físico, mesas, cadeiras, armário e computador (quando disponível), apoio na elaboração de projetos de captação de recursos, apoio de consultores contábeis e jurídicos, participação em eventos, divulgação da empresa e seus produtos em eventos da incubadora e junto a instituições parceiras e os veículos de comunicação destas, entre outras facilidades que a rede de relacionamentos da incubadora e a sua mantenedora (UFAL) proporcionam. O processo de incubação é representado a seguir:

6 Durante o processo de incubação, é necessário enfatizar a importância da proteção intelectual da empresa, principalmente por meio do registro de suas marcas e patentes que porventura venham a ser desenvolvidas pelos projetos. O NIT/UFAL é o responsável pela assistência às empresas incubadas, tanto pelo pedido do registro e depósito da patente como pelo acompanhamento deste; apenas o custeio referente às taxas dos serviços do INPI e demais órgãos é ônus do projeto/empresa incubada. A fase inicial do processo de incubação de empresas é a Pré-Incubação, que o projeto recém-aprovado na Chamada Interna dá os primeiros passos em direção à organização formal de seu negócio, definição de equipe e de seus produtos/serviços. O foco principal na incubadora neste momento é dar o suporte para a formação da capacidade gerencial dos empreendedores, a futura formalização da empresa e a definição de sua estrutura inicial (quanto a produtos e serviços a oferecer, equipe e sua organização). A segunda fase é a Incubação, em que a empresa já formalizada inicia a comercialização e possui certa estrutura para a empresa. Além dos benefícios citados acima, um benefício a mais que a empresa incubada possui é que, por ser parte do programa de incubação e ser uma

7 empresa formalizada, pode participar de editais de subvenção econômica de entidades como a FINEP. Após a incubação, a empresa financeira e estruturalmente independente da incubadora é graduada e pode continuar a fazer parte da incubadora como empresa Associada ao programa de incubação. Na fase de Associação o suporte da incubadora à empresa se dá por meio de capacitações, participações em eventos, divulgação da empresa, envolvimento com a rede de contatos da incubadora, entre outras atividades. Em todas as fases os empreendedores deverão pagar taxas de manutenção da incubadora, sendo na pré-incubação uma taxa anual de R$ 60,00; na incubação, uma taxa mensal que varia de R$ 100,00 a R$ 300,00, dependendo do tempo de incubação; e na associação, taxa mensal de R$ 350,00, todas pagas por meio de Guias de Recolhimento da União geradas pela incubadora e enviadas via . Estas taxas coletadas serão revertidas em ações para os incubados e custearão algumas atividades da gestão da incubadora. As mudanças de fase da incubação (e consequentemente assinatura de novos contratos) são baseadas nos questionários de acompanhamento das empresas, preenchidos pela equipe da incubadora e analisados pela Gerência e/ou avaliadores externos para determinar a evolução do projeto. Os relatórios produzidos pelas visitas às empresas servem de base para avaliação de seu desenvolvimento, possibilitando sua mudança de fase de incubação e a decisão conjunta entre empresa e gerência da incubadora pela Graduação da empresa. A graduação é representada pelo recebimento de um diploma de empresa graduada pelos sócios da empresa incubada, que demonstra possuir independência financeira e estrutural. A partir deste momento, a empresa deve possuir espaço físico próprio. Obrigações da incubadora e do incubado Essas obrigações são partes constantes do Termo de Adesão ao Programa de Incubação de Empresas, nas modalidades de Pré-incubação, Incubação e Associação, assinado entre a incubadora e o empreendimento, sendo responsabilidade de ambos seu conhecimento e aplicação. Obs.: As obrigações da incubada estão descritas em seu Termo de Adesão ao Programa de Incubação de Empresas e deverão ser estudadas em detalhe para não haver qualquer dúvida. Caso necessário procure a gerência da incubadora para maiores informações. Qualificação para os Incubados Com o objetivo de instrução e qualificação gerencial e técnica dos sócios e colaboradores das empresas pré-incubadas e incubadas, por meio de cursos, palestras, workshops e consultorias coletivas e/ou individuais ofertadas pela incubadora e/ou parceiros.

8 As atividades dependem de recursos de projetos e/ou apoio de parceiros, mas devem ser ofertadas ao menos três atividades de eixos diferentes, semestralmente. As consultorias especializadas, independente da área temática, devem ofertadas ao menos duas vezes ao ano. Aos Pré-incubados: 1. Consultorias na área contábil sobre formalização de empresas; 2. Cursos e oficinas de Planos e Modelos de Negócios; 3. Palestras sobre comportamento empreendedor; 4. Cursos sobre gestão da inovação; 5. Cursos gerais sobre administração de empresas; 6. Consultoria específica para a área de conhecimento da empresa, a ser oferecida conforme demanda das empresas, a depender da disponibilidade de recursos da incubadora. Aos Incubados: 1. Palestras sobre comportamento empreendedor; 2. Cursos e oficinas de Planos e Modelos de Negócios; 3. Workshops sobre projetos para captação de recursos; 4. Cursos sobre gestão da inovação; 5. Consultoria específica para a área de conhecimento da empresa, a ser oferecida conforme demanda das empresas, a depender da disponibilidade de recursos da incubadora. Aos Associados: 1. Workshops sobre projetos para captação de recursos; 2. Consultoria específica para a área de conhecimento da empresa, a ser oferecida conforme demanda das empresas, a depender da disponibilidade de recursos da incubadora. Catálogo de cursos por eixo: EMPREENDEDOR Curso sobre Comportamento Empreendedor, de modo ao empresário identificar e desenvolver comportamentos e atitudes empreendedoras, empregando-as no ambiente empresarial;

9 Curso sobre Estratégias de Negociação e Gestão de Conflitos, contribuindo para o aprimoramento de sua relação com stakeholders e solução de problemas dentro da empresa; Curso sobre Liderança e Relações Interpessoais, de forma a instigar a liderança do empresário e como deve ocorrer seu relacionamento com colaboradores, fornecedores e demais indivíduos num ambiente empresarial. TECNOLOGIA Curso sobre Criação e Desenvolvimento de Novos Produtos, para que o empresário entenda como é o processo de desenvolvimento de novos produtos e serviços e como se dá a criação de um portfólio destes; Curso sobre Mensuração de Ciclo de Vida do Produto/Serviço, em conjunto com o desenvolvimento de novos produtos, servirá para a renovação do portfólio da empresa; Curso sobre Inovação, para que o empresário entenda a necessidade de agregar valor aos seus produtos, criando diferenciais que gerem retorno financeiro para a empresa e causem impacto na sociedade; Cursos específicos para a área de conhecimento de cada empresa, de forma a contribuir para a expansão do conhecimento técnico do empresário. GESTÃO Curso de Ferramentas de Gestão de Pessoas, para entender como funciona a contratação de pessoal, seus custos, sua capacitação e outras formas de desenvolvimento de pessoas; Curso de Planejamento Estratégico, envolvendo a definição do negócio, sua missão, visão e estratégias de crescimento; Curso de Planejamento e Gerenciamento de Projetos, para melhor desenvolvimento das atividades da empresa; Curso sobre Contratos e Licitações, para formalizar suas atividades e facilitar a participação da empresa em prestação de serviços para o governo e grandes empresas; Curso de Modelo e Plano de Negócios, assim como o curso de gestão estratégica, para fortalecer a identidade da empresa e reiterar sua forma de existência, direcionando suas atividades; Curso sobre Responsabilidade Social, para entender a importância do impacto social da empresa. CAPITAL

10 Curso sobre Planejamento Financeiro, para planificação de entradas e saídas de recursos da empresa e suas aplicações; Curso sobre Fontes de Financiamento, para identificar alternativas de origens de recursos para a empresa; Curso sobre Prospecção de Editais de Subvenção Econômica, para o empresário adquirir conhecimento específico para elaboração de projetos para editais de recursos públicos; Curso sobre Formalização de empresas e tributação para MPEs, para noção dos encargos e tributos com os quais a empresa formalizada deve arcar; Curso sobre Formação de Preços, para definição do preço de seus produtos/serviços, definição de sua margem de lucro e estratégias de crescimento desta. MERCADO Curso de Planejamento Estratégico, para definição de público-alvo e meios de inserção no mercado; Curso sobre Prospecção de Novos Mercados, para expansão/diversificação da empresa; Curso para Desenvolvimento de Plano de Marketing, para deixar registradas as intenções da empresa quanto ao desenvolvimento de produtos, canais de distribuição, meios de comunicação, prospecção de clientes e outros fatores ligados ao Marketing da empresa. Monitoramento da empresa Segundo a ANPROTEC, o principal objetivo de uma incubadora de empresas é a produção de empresas de sucesso: em sucessivo desenvolvimento, financeiramente viáveis e adaptadas ao mercado, mesmo após deixarem a incubadora, geralmente em um prazo de quatro anos. Pensando assim, a metodologia de acompanhamento desenvolvida leva em consideração que é a estrutura gerencial da incubadora a responsável pelo acompanhamento dos projetos selecionados para a pré-incubação e incubação. Para esse fim, é adotado o processo de análise do desenvolvimento das empresas através de visitas periódicas ao local de desenvolvimento das atividades desta, quando é aplicado um questionário padrão para as empresas, semestralmente. Também são avaliadas as participações da empresa em eventos, capacitações e reuniões promovidas pela incubadora e por terceiros, assim como recebimento de prêmios e participações em editais. QUESTIONÁRIO DE ACOMPANHAMENTO Caro empreendedor, com o intuito de conhecer mais sobre seu negócio, desenvolvemos este questionário de acompanhamento para coletar informações que possam nos auxiliar no processo de incubação. Pedimos para preenchê-lo completamente, com riqueza de detalhes, para assim podermos ter subsídio para planejar nossas ações

11 de uma forma mais eficiente e que atenda a todos os projetos/empresas. Caso tenha demandas (de capacitação, consultoria ou algo em que a incubadora possa auxiliar), favor informar no campo 27. Caso tenha sugestões de melhorias para nós, utilize o espaço no campo 28. Empresa: Estágio de incubação:( ) Pré-incubada ( )Incubada ( )Graduada/Associada Data do envio do questionário: Período de referência: 2016 Reservado à Incubadora Data de vencimento do atual contrato: Recomendada para mudança de fase de incubação/graduação? ( )Sim ( )Não IDENTIDADE VISUAL 1. Possui logomarca? ( )Sim ( )Não ( ) Em desenvolvimento 2. Ela é registrada? ( )Sim ( )Não ( ) Em processo de registro 3. Caso não seja registrada, já foi efetuada uma varredura da marca? ( )Sim ( )Não 4. Possui material de divulgação (folders, cartões de visita, banners, vídeo institucional, site e outros)? Quais? Obs.: Caso possua material de divulgação, encaminhe-o para a incubadora. Podemos ajudar na divulgação. FORMALIZAÇÃO E ATUAÇÃO 5. Possui CNPJ? ( ) Sim ( ) Não ( ) Em processo de formalização 6. A empresa possui um plano de negócio? ( ) Sim ( ) Não ( ) Em atualização 7. A empresa já comercializa seus produtos/serviços? ( ) Sim ( ) Não ( ) Cartela de clientes em construção EIXO EMPREENDEDOR / GESTÃO 8. Número de bolsistas B, colaboradores eventuais C e funcionários F, de acordo com escolaridade: Ensino Médio: Graduação: Mestrado: Doutorado: Total de postos de trabalho no projeto/empresa: 9. Escolaridade dos sócios: (Caso haja mudança na composição societária, favor indicar) Nome do Sócio 1: ( )Fundamental ( )Médio ( )Superior Incompleto ( )Superior Completo ( )Especialização ( )Mestrado Completo ( )Aluno de mestrado ( )Doutorado Completo ( ) Aluno de doutorado ( )Pós-doutorado 10. Como as funções e as responsabilidades dos colaboradores estão definidas (equipe gerencial e técnica)? 11. A empresa realizou/participou de capacitação para seus colaboradores na área gerencial e/ou técnica? Caso positivo, indicar data da última capacitação. 12. A empresa participou de eventos em sua área de atuação? Caso positivo, indicar a data do último evento. 13. Como é mensurado o desempenho dos funcionários? Eles estão satisfeitos/motivados? 14. Individualmente para cada sócio, pedimos que considerem seu estado atual quanto às competências pessoais e profissionais que possuem e, ao comparar com sua visão de futuro para si mesmo, descreva quais competências/habilidades/atitudes ainda deverão ser desenvolvidas. Competência que pretendo desenvolver PLANO DE DESENVOLVIMENTO PESSOAL - SÓCIO 1: Como posso Até quando pretendo desenvolvê-la desenvolvê-la Impacto esperado desta competência EIXO CAPITAL 15. A empresa participou/recebeu algum tipo de financiamento? Se sim, colocar o nome do órgão de fomento/instituição, o nome do edital/chamada e/ou tipo do financiamento e o valor pretendido/recebido. 16. A empresa realizou investimentos em máquinas, equipamentos ou mobília? 17. Como é feito o controle financeiro da empresa? Há alguém designado especificamente para isso? 18. Qual o faturamento médio da empresa neste período? EIXO TECNOLOGIA 19. A empresa se preocupa com o aperfeiçoamento de seus produtos/serviços? Já foi realizada alguma melhoria? Qual? Há uma previsão sobre a evolução de seu portfólio de produtos/serviços? 20. A empresa possui parcerias ativas? Quais? EIXO MERCADO

12 21. O que o diferencia dos seus concorrentes? Quais são eles? Eles são monitorados? ATUALIZAÇÕES 22. Principais conquistas da empresa neste período (prêmios, editais, novos clientes, novos produtos, parcerias, reportagens...): 23. Principais problemas para a empresa atualmente: 24. Perspectivas para o próximo período (n de vendas, novos contratos, clientes, produtos ou serviços, parcerias, etc): 25. Quais as atuais necessidades da empresa que a incubadora pode auxiliar? 26. Há alguma sugestão para a incubadora? ESTATUTO E REGIMENTO DA UFAL Disponível em: