AUDITORIA INTERNA(AUDIT)

Transcrição

1 RELATÓRIO DE AUDITORIA N 01 15/JUNHO/2016 RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO DOS INDICADORES DE DESEMPENHO ÁREA AUDITADA: PRÓ-REITORIA DE PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO Análise Gerencial Ao Magnífico Reitor da UFSJ, Por meio deste Relatório, apresentam-se os resultados dos trabalhos de avaliação dos Indicadores de Desempenho utilizados pela UFSJ, realizados pela Unidade de Auditoria Interna (AUDIT), conforme a atribuição da unidade em avaliar os resultados, quanto a eficácia, eficiência e economicidade da gestão orçamentária, financeira, patrimonial e de pessoal, prevista na Resolução CONSU n 006, de 09/03/2009. I. Introdução 1. O presente trabalho foi realizado na sede da UFSJ, em cumprimento ao item 3, do Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna (PAINT 2016), com o objetivo de avaliar os indicadores de desempenho utilizados pela UFSJ, quanto à sua qualidade, confiabilidade, representatividade e economicidade. 2. Sendo auditada a Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento (PPLAN), que é responsável pela elaboração e apresentação dos indicadores de desempenho à Secretária de Educação Superior (SESu), no sistema SIMEC até a segunda quinzena de fevereiro, assim como pela apresentação desses dados ao Tribunal de Contas da União (TCU), por ocasião da elaboração do Relatório de Gestão/ Prestação de Contas da entidade. 3. A legisla1ção utilizada nesta auditoria foi a Decisão TCU n 408/2002 Plenário e as orientações do Tribunal de Contas da União referente aos Indicadores de Desempenho a serem apresentados no Relatório de Gestão. 4. Os trabalhos foram realizados no período de 06 de abril a 20 de maio de 2016, sendo utilizados 120 homens/horas (2 servidores x 4 horas x 15 dias). Nenhuma restrição foi imposta para realização dos exames. 1

2 5. A metodologia empregada nos trabalhos consistiu no encaminhamento das Solicitações de Auditoria números 01/2016 e 02/2016; conferência das planilhas e cálculos que geraram os indicadores para o período de 2015, e, da base de dados fornecida pelas unidades; análise dos motivos para a variação apresentada no período; realização de reuniões com os responsáveis pelo preenchimento dos dados na área acadêmica (DICON) e na área de gestão de pessoas (DIPES e SEPAG), bem como reunião com o gestor responsável pela apresentação dos indicadores (Pró-Reitor de Planejamento e Desenvolvimento). II. Resultado dos trabalhos Item 01: Indicadores de Desempenho utilizados pela UG 6. Um indicador de desempenho mede um aspecto do desempenho, com o objetivo de comparar as metas preestabelecidas. O desempenho por sua vez pode ser compreendido como os esforços empreendidos para obtenção dos resultados a serem alcançados. desempenho. 7. A UFSJ não possui Indicadores Institucionais específicos para avaliar o seu 8. Nesse sentido, a entidade apura anualmente os Indicadores de Desempenho conforme as normas estabelecidas pela Decisão TCU n 408/2002. Entretanto, esses indicadores não são utilizados como avaliação da gestão. 9. Cabe registrar, contudo, que no Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI), reestruturado para o período de , são definidos 9 objetivos estratégicos para as áreas de ensino, pesquisa, extensão e administrativa da UFSJ, nos quais estão definidas metas quantitativas e/ou qualitativas. Porém, essas metas não foram definidas com base nos resultados dos indicadores de desempenho do TCU. 10. Os Indicadores de Desempenho utilizados pela UFSJ são os seguintes: 1) Custo Corrente sem HU/Aluno Equivalente 2) Aluno Tempo Integral/Professor Equivalente 3) Aluno Tempo Integral/ Funcionário Equivalente sem HU 2

3 4) Funcionário Equivalente sem HU/Professor Equivalente 5) Grau de Participação Estudantil 6) Grau de Envolvimento Discente com a Pós-Graduação 7) Conceito Capes MEC para Pós-Graduação 8) Índice de qualificação do Corpo Docente 9)Taxa de Sucesso na Graduação 11. A Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento (PPLAN) apresentou as tabelas abaixo contendo os dados referentes aos indicadores, por meio do Memorando Eletrônico n 41/2016-PPLAN, datado de 09/03/2016. Tabela 1 Indicadores Primários INDICADORES EXERCÍCIOS PRIMÁRIOS Custo Corrente sem HU , , , , ,27 Número de Professores 593, , ,50 Equivalentes Número de Funcionários 998,70 Equivalentes sem HU 998,70 829,20 747,7 702,6 Total de Alunos Regularmente Matriculados , , , ,50 na Graduação (AG) Total de Alunos na Pós- Graduação stricto sensu, incluindo-se alunos de mestrado e de doutorado (APG) Alunos de Residência Médica (AR) Número de Alunos Equivalentes da Graduação (AGE) Número de Alunos da Graduação em Tempo Integral (AGTI) Número de Alunos da Pós- Graduação em Tempo Integral (APGTI) Número de Alunos de 26 Residência Médica em Tempo Integral (ARTI) Fonte: PPLAN Memorando Eletrônico n 41/2016, de 09/03/2016. Tabela 2 Indicadores Decisão TCU 408/2002 Plenário Indicadores Decisão TCU 408/2002-P EXERCÍCIOS Custo Corrente sem HU/ Aluno Equivalente 9.531, , , , ,56 2. Aluno Tempo Integral/Professor Equivalente 13,86 12,82 9,14 7,59 9,39 3. Aluno Tempo Integral/ Funcionário Equivalente sem 11,58 HU 8,80 7,76 7,13 7,93 4. Funcionário Equivalente sem HU/ Professor 1,20 Equivalente 1,46 1,18 1,06 1,18 5. Grau de Participação Estudantil (GPE) 0,86 0,65 0,52 0,51 0,58 6. Grau de Envolvimento Discente com Pós-Graduação 0,12 (CEPG) 0,10 0,04 0,03 0,06 3

4 7. Conceito CAPES/MEC para Pós-Graduação 3,52 3,48 3,24 3,20 3,27 8. Índice de Qualificação do Corpo Docente (IQCD) 4,40 4,41 4,39 4,24 4,21 9. Taxa de Sucesso na Graduação (TSG) 61,00% 50,08% 41,89% 58,56% 25,22 Fonte: PPLAN Memorando Eletrônico n 41/2016, de 09/03/2016. Item 02: Avaliação dos Indicadores de Desempenho utilizados pela UG 12. Após análise dos dados fornecidos pela PPLAN, a AUDIT realizou conferência das planilhas para apuração dos seguintes dados: Custo Corrente (CC); Aluno de Graduação (AG); Aluno de Pós-Graduação (APG); Aluno de Residência Médica (AR); Aluno de Graduação Equivalente (AGE); Aluno de Graduação, de Pós-Graduação e de Residência Tempo Integral (AGTI, APGTI e ARTI); Professores e Funcionários Equivalente; dentre outros elementos que compõem os dados primários para apuração dos indicadores. 13. Além disso, realizou-se a conferência da base de dados fornecida pelas unidades: Setor de Orçamento (SETOR); Divisão de Acompanhamento e Controle Acadêmico (DICON); e, Divisão de Administração de Pessoal (DIPES). 14. Após análise detalhada da base de dados, e utilizando as orientações da Decisão TCU n 408/2002-P, a Unidade de Auditoria Interna identificou os seguintes achados de auditoria: 1) Na apuração do item Aluno de Pós-Graduação em Tempo Integral (APGTI) foram considerados os dados do Mestrado Profissional em Matemática (PROFMAT), contrariando as orientações do TCU no sentido de que não devem ser considerados alunos de mestrado profissionalizante. A norma estabelece ainda que para obter o Conceito CAPES da IFES, deve ser feita a média aritmética dos conceitos CAPES de todos os programas de pós-graduação stricto sensu (com mestrado ou com mestrado e doutorado) da instituição que tenham sido objeto de avaliação. Não devem ser considerados os cursos de mestrado profissionalizante. Na planilha abaixo demonstra-se a inconsistência identificada. 4

5 ALUNOS DE PÓS-GRADUAÇÃO EM TEMPO INTEGRAL - A PG TI ENTIDADE: UNIVERSIDADE FEDERAL DE SÃO JOÃO DEL REI - UFSJ TIPO CONCEITO NOME DO CURSO (M/D) CAPES (1 a 7) N.º ALUNOS Física e Química de Materiais M 4 27 A PG TI: Letras: Teoria Literária e Crítica de Cultura M 4 63 História M 3 35 CAPES: 3,52 Engenharia de Energia M 3 26 Psicologia M 3 59 Processos Socioeducativos e Práticas Escolares-Educação M 3 54 Engenharia Elétrica M 3 61 Engenharia Mecânica M 3 48 Bioengenharia M 4 19 A PG TI: 1430 Ciências da Saúde M 4 41 Física e Química de Materiais D 4 28 CAPES: 3,46 Bioengenharia D 4 28 Tecnologia para o Desenvolvimento Sustentável M 3 33 Biotecnologia M 4 22 Física M 3 6 Ciencias Agrarias M 3 31 Ciências Farmacêuticas M 3 30 Enfermagem M 3 21 Engenharia Química M 3 16 Multicêntrico em Bioquímica e Biologia Molecular M 4 14 Multicêntrico de Pós-graduação em Química de MG M 4 10 Multicêntrico em Bioquímica e Biologia Molecular D 4 5 Multicêntrico de Pós-graduação em Química de MG D 4 7 Ciências da Saúde D 4 10 Profissional em Matemática M 5 71 Ecologia M 3 6 Geografia M 3 15 TOTAL DE CURSOS: 27 3, TOTAL DE CURSOS: 26 3, Conforme exposto acima, os 71 (setenta e um) alunos do Mestrado Profissional em Matemática foram considerados no cálculo, obtendo-se um total de 786 (setecentos e oitenta e seis) Alunos de Pós-Graduação (APG). Dessa forma, o indicador primário Aluno de Pós-Graduação em Tempo Integral (APGTI) apresentou o valor de E o Conceito CAPES, apresentou o valor de 3,52, considerando o conceito 5 obtido pelo referido programa. Realizando os cálculos, em observância as orientações do TCU, retirou-se os dados do mestrado profissional e obteve-se os seguintes valores: APG de 715 (setecentos e quinze); APGTI de (mil, quatrocentos e trinta); e, Conceito Capes de 3,46. 2) O número de professores afastados para capacitação e mandato eletivo ou cedidos para outros órgãos e/ou entidades da administração pública em 31/12 do exercício não foram subtraídos para apuração do item Professor Equivalente. 5

6 Segundo as orientações o número de Professores Equivalentes é o resultado da seguinte equação: (+) Professores em exercício efetivo no ensino superior (graduação, pós-graduação stricto sensu e residência médica), inclusive ocupantes de funções gratificadas e cargos comissionados (+) Substitutos e visitantes (-) Professores afastados para capacitação e mandato eletivo ou cedidos para outros órgãos e/ou entidades da administração pública em 31/12 do exercício Para efetuar o cálculo dos Professores Equivalentes deve ser considerada a ponderação abaixo: Regime de Dedicação Peso 20 horas/semana 0,50 40 horas/semana 1,00 Dedicação Exclusiva 1,00 A planilha abaixo apresenta os dados apresentados pela DIPES e que foram considerados na apuração dos indicadores apresentados pela PPLAN no Relatório de Gestão. ENTIDADE: UNIVERSIDADE FEDERAL DE SÃO JOÃO DEL REI - UFSJ REGIME DE TRABALHO TOTAL DE PROFESSOR- 20 h 40 h PROFESSORES EQUIVALENTE EM EXERCÍCIO EFETIVO ,50 a) c) SUBSTITUTOS E VISITANTES ,50 TOTAL PROFESSORES ,00 QUALIFICAÇÃO PROFESSORES COM: DOUTORADO 578 MESTRADO 157 IQCD: 4,4 ESPECIALIZAÇÃO 35 b) GRADUAÇÃO 5 TOTAL OBS.: a) FORAM SOMADOS NO REG. TRAB. 40 HORAS: 56 DOCENTES 40 H DOCENTES D.E. b) EM ESPECIALIZAÇÃO FORAM SOMADOS, 32 ESPECIALISTAS + 3 COM APERFEIÇOAMENTO. c) NO TOTAL FORAM SOMADOS 3 DOCENTES QUE ESTÃO CEDIDOS. Após análises preliminares dos dados e das observações registradas pela unidade, a AUDIT emitiu a Solicitação de Auditoria (SA) n 02/2016 à Divisão de Administração de Pessoal (DIPES), solicitando informações mais detalhadas sobre o número de professores em efetivos exercício, substitutos e visitantes, discriminando o regime de trabalho ao qual estão vinculados; o número de professores afastados para capacitação, mandato eletivo ou cedidos em 31/12; e o grau de titulação dos docentes. 6

7 Além disso, a AUDIT disponibilizou as orientações do TCU para elaboração das informações. Em atendimento à SA n 02/2016 a DIPES encaminhou o Memorando Eletrônico n 155/2016-DIPES, de 10/05/2016, contendo os dados solicitados. A partir dos dados atualizados e considerando os 58 professores afastados em 31/12, a Unidade de Auditoria Interna apurou o número de Professores Equivalentes obtendo o valor de 708,5, conforme demonstrado abaixo. ENTIDADE: UNIVERSIDADE FEDERAL DE SÃO JOÃO DEL REI - UFSJ REGIME DE TRABALHO TOTAL DE PROFESSOR- 20 h 40 h DE PROFESSORES EQUIVALENTE (+) EM EXERCÍCIO EFETIVO ,50 (+)SUBSTITUTOS E VISITANTES ,00 (-) Professores afastados em 31/ ,00 TOTAL PROFESSORES ,5 708,5 3) Na apuração do Índice de Qualificação do Corpo Docente (IQCD) não foram considerados os professores visitantes e substitutos, uma vez que o total de 775 é referente ao número de professores em efetivo exercício. PROFESSORES ENTIDADE: UNIVERSIDADE FEDERAL DE SÃO JOÃO DEL REI - UFSJ REGIME DE TRABALHO TOTAL DE PROFESSOR- 20 h 40 h PROFESSORES EQUIVALENTE EM EXERCÍCIO EFETIVO ,50 SUBSTITUTOS E VISITANTES ,50 TOTAL PROFESSORES ,00 QUALIFICAÇÃO PROFESSORES COM: DOUTORADO 578 MESTRADO 157 IQCD: 4,4 ESPECIALIZAÇÃO 35 GRADUAÇÃO 5 TOTAL Segundo a orientação do TCU para qualificar o corpo docente, é aplicada ao número de professores (professores em exercício efetivo + substitutos + visitantes professores afastados para capacitação ou cedidos para outros órgãos e/ ou 7

8 entidades da administração pública em 31/12 do exercício) a seguinte ponderação, sem considerar o regime de trabalho (20 h ou 40 h semanais): QUALIFICAÇÃO Docente doutores (D) 5 Docentes mestres (M) 3 Docentes em especialização (E) 2 Docentes graduados (G) 1 PESO A partir dos dados atualizados e considerando os professores substitutos e visitantes, a Unidade de Auditoria Interna apurou o IQCD, porém, não houve alteração no valor deste indicador. ENTIDADE: UNIVERSIDADE FEDERAL DE SÃO JOÃO DEL REI - UFSJ REGIME DE TRABALHO TOTAL DE PROFESSOR- 20 h 40 h DE PROFESSORES EQUIVALENTE (+) EM EXERCÍCIO EFETIVO ,50 (+)SUBSTITUTOS E VISITANTES ,00 (-) Professores afastados em 31/ ,00 TOTAL PROFESSORES ,5 708,5 QUALIFICAÇÃO PROFESSORES COM: DOUTORADO 552 MESTRADO 91 IQCD: 4,4 ESPECIALIZAÇÃO 47 GRADUAÇÃO 25 TOTAL ) O número de funcionários afastados para capacitação e mandato eletivo ou cedidos para outros órgãos e/ou entidades da administração pública em 31/12 do exercício não foram subtraídos para apuração do item Funcionário Equivalente. Segundo as orientações o número de Funcionários Equivalentes sem HU (Hospitais Universitários) é o resultado da seguinte equação: (+) Professores em atuam exclusivamente no ensino médio e/ou fundamental (+) Servidores técnico-administrativos vinculados à Universidade, excluindo aqueles vinculados exclusivamente a hospitais universitários e maternidade (+) Contratados sob a forma de serviços terceirizados (limpeza, vigilância, etc), contabilizados em postos de trabalho de 8 horas diárias ou de 6 horas, em caso de exigência legal, excluídos postos de trabalho nos hospitais universitários e maternidade. (-)Funcionários afastados para capacitação e mandato eletivo ou cedidos para outros órgãos e/ou entidades da administração pública em 31/12 do exercício 8

9 Para efetuar o cálculo dos Funcionários Equivalentes deve ser considerada a ponderação abaixo. Regime de Dedicação Peso 20 horas/semana 0,50 30 horas/semana 0,75 40 horas/semana 1,00 O servidor de tempo integral (40 horas/semana) deve ser considerado como referência, convertendo-se proporcionalmente os que se enquadram em outros regimes de trabalho. Dessa forma, para os servidores da UFSJ em regime de 24 horas/semana foi considerado o peso de 0,60. A planilha abaixo apresenta os dados apresentados pela DIPES e que foram considerados na apuração dos indicadores apresentados pela PPLAN no Relatório de Gestão. FUNCIONÁRIOS ENTIDADE: UNIVERSIDADE FEDERAL DE SÃO JOÃO DEL REI - UFSJ REGIME DE TRABALHO TOTAL DE FUNCIONÁRIO- 20 h 24h 30 h 40 h FUNCIONÁRIOS EQUIVALENTE QUADRO PERMANENTE ,70 QUADRO PERMANENTE DO HOSPITAL UNIVERSITÁRIO ,00 CONTRATADOS ,00 CONTRATADOS PARA O HOSPITAL UNIVERSITÁRIO TOTAL FUNCIONÁRIO-EQUIVALENTE COM H.U. TOTAL FUNCIONÁRIO-EQUIVALENTE SEM H.U , , ,70 Após análises preliminares dos dados e das informações das observações registradas pela unidade, a AUDIT emitiu a Solicitação de Auditoria n 02/2016 solicitando informações mais detalhadas sobre o número de funcionários técnicoadministrativos efetivos e contratados, discriminando os seus respectivos regimes; números de funcionários afastados para capacitação, mandato eletivo ou cedidos em 31/12. A partir dos dados atualizados e considerando os 6 funcionários afastados em 31/12, a Unidade de Auditoria Interna apurou o número de Funcionários Equivalentes obtendo o valor de 975,7, conforme demonstrado abaixo. 9

10 FUNCIONÁRIOS ENTIDADE: UNIVERSIDADE FEDERAL DE SÃO JOÃO DEL REI - UFSJ REGIME DE TRABALHO TOTAL DE FUNCIONÁRIO- 20 h 24h 30 h 40 h FUNCIONÁRIOS EQUIVALENTE QUADRO PERMANENTE ,70 CONTRATADOS ,00 (-) Funcionários Afastados em 31/ TOTAL FUNCIONÁRIO-EQUIVALENTE SEM H.U , , ,7 5) Na apuração do Custo Corrente o valor das Despesas com Pessoal afastado para capacitação não foi apresentado de acordo a situação dos servidores em 31/12 do exercício A planilha abaixo apresenta os dados apresentados pela DIPES e que foram considerados na apuração dos indicadores apresentados pela PPLAN no Relatório de Gestão. ENTIDADE: UNIVERSIDADE FEDERAL DE SÃO JOÃO DEL REI- UFSJ CUSTO CORRENTE COM H.U.: ,16 CUSTO CORRENTE SEM H.U.: ,16 DESPESAS CORRENTES ,65 * DESP.CORRENTES HU 0,00 APOSENTADORIAS ,05 PENSÕES ,60 SENTENÇAS JUDICIAIS ,30 DESP.PESSOAL CEDIDO ,85 DESP.PESSOAL AFASTAD ,69 Analisando o valor apresentado para as despesas com pessoal afastado no valor de R$ ,69 (vinte milhões, cento e oitenta e oito mil, trezentos e sete reais e sessenta e nove centavos), verifica-se que foram considerados para a apuração deste valor todos os casos de afastamentos ocorridos no exercício de 2015 (parcial e integral), contrariando a normatização. Assim, para a realização do cálculo devem ser considerados somente os servidores que apresentarem afastamento integral no dia 31/12 do exercício, e, os demais casos não são considerados conforme as orientações abaixo. 10

11 O número de servidores e docentes cedidos ou afastados a ser considerado para o cálculo das despesas deve ser aquele apurado no dia 31/12 de cada exercício, subtraindo-se a despesa total no ano com cada servidor ou docente cedido ou afastado, mesmo que o afastamento tenha sido apenas por alguns meses. Dessa forma, na média, serão compensadas as despesas daqueles que ficaram afastados a maior parte do ano, mas estejam trabalhando em 31/12, as quais, pela sistemática adotada, não devem ser subtraídas. Após análises preliminares dos dados e das informações das observações registradas pela unidade, a AUDIT emitiu a Solicitação de Auditoria n 02/2016 solicitando informações mais detalhadas sobre a apuração dos itens Despesas com Pessoal Cedido e Despesas de Pessoal Afastado. A partir dos dados atualizados e considerando a data para apuração das despesas como pessoal afastado em 31/12, a Unidade de Auditoria Interna apurou o valor das despesas com pessoal afastado em R$ ,84. Dessa forma, o valor do Custo Corrente passou para R$ ,01, conforme apresentado abaixo. CUSTO CORRENTE ENTIDADE: UNIVERSIDADE FEDERAL DE SÃO JOÃO DEL REI- UFSJ CUSTO CORRENTE COM H.U.: ,01 DESPESAS CORRENTES ,65 DESP.CORRENTES HU 0,00 APOSENTADORIAS ,05 PENSÕES ,60 SENTENÇAS JUDICIAIS ,30 DESP.PESSOAL CEDIDO ,85 DESP.PESSOAL AFASTADO ,84 CUSTO CORRENTE SEM H.U.: , Após as análises realizadas pela AUDIT não foram identificadas inconsistências nas planilhas de apuração dos itens: Alunos de Graduação (AG); Alunos de Graduação Equivalente (AGE); Alunos de Graduação em Tempo Integral (AGTI); Alunos de Residência em Tempo Integral (ARTI). 16. Foi realizada reunião com o Diretor da Divisão de Controle Acadêmico (DICON) com a finalidade de esclarecer algumas variações apresentadas nos dados dos 11

12 cursos e que foram devidamente justificadas em virtude das vagas dos cursos com duas entradas anuais. Item 03: Apresentação dos Indicadores de Desempenho atualizados 17. As fórmulas para cálculo dos Indicadores de Desempenho utilizadas neste trabalho são as estabelecidas pela Decisão TCU n 408/2002-P. 18. Após verificar os pontos que apresentaram inconsistências, a Unidade de Auditoria Interna realizou conferência e nova elaboração dos dados primários para apuração dos indicadores, conforme demonstrado na tabela abaixo. Indicadores Primários PPLAN AUDIT Diferença Custo Corrente sem HU , , ,85 Número de Professores Equivalentes 834,00 707,50 126,5 Número de Funcionários Equivalentes sem HU 998,70 975,70 23,0 Total de Alunos Regularmente Matriculados na Graduação (AG) , ,5 - Total de Alunos na Pós-Graduação stricto sensu, incluindo-se alunos de mestrado e de doutorado (APG) Alunos de Residência Médica (AR) Número de Alunos Equivalentes da Graduação (AGE) Número de Alunos da Graduação em Tempo Integral (AGTI) Número de Alunos da Pós-Graduação em Tempo Integral (APGTI) Número de Alunos de Residência Médica em Tempo Integral (ARTI) Conforme pode ser verificado acima, o valor do Custo Corrente sem HU apresentado pela PPLAN apresentou uma diferença a menor de R$ ,85 (treze milhões, quinhentos e vinte e três mil, cento e quarenta e seis reis e oitenta e cinco centavos) em relação ao novo cálculo. 20. O número de Professores e Funcionários Equivalentes também sofreu variação passando de 834 para 707,5, e, de 998,7 para 975,7, respectivamente. 21. O total de alunos da Pós-graduação (APG) passou de 786 para 715, impactando no número de Alunos de Pós-Graduação em Tempo Integral (APGTI) que passou de para 1.430, de acordo com as orientações do TCU. 12

13 pela AUDIT. 22. Abaixo apresentam-se os indicadores atualizados e as diferenças identificadas Indicadores de Desempenho do TCU PPLAN AUDIT Diferença Variação 1. Custo Corrente sem HU/ Aluno Equivalente 9.531, ,34-699,84-6,84% 2. Aluno Tempo Integral/Professor Equivalente 13,86 16,14-2,28-14,13% 3. Aluno Tempo Integral/ Funcionário Equivalente sem HU 11,58 11,71-0,13-1,11% 4. Funcionário Equivalente sem HU/ Professor Equivalente 1,20 1,38-0,18-13,04% 5. Grau de Participação Estudantil (GPE) 0,86 0, Grau de Envolvimento Discente com Pós-Graduação (CEPG) 0,12 0,06 + 0, % 7. Conceito CAPES/MEC para Pós-Graduação 3,52 3,46 + 0,06 +1,73% 8. Índice de Qualificação do Corpo Docente (IQCD) 4,40 4, Taxa de Sucesso na Graduação (TSG) 61,00% 61,13% Conforme verificado acima, seis indicadores apresentaram diferença após a nova apuração dos dados conforme as normas de elaboração dos indicadores. 24. Cabe destacar que as variações apresentadas para o Grau de Participação Estudantil (GPE) e da Taxa de Sucesso na Graduação (TSG) ocorreram em função de arredondamentos dos cálculos. 25. O Custo Corrente sem HU/Aluno Equivalente apresentou uma diferença de R$ 699,84, passando de R$ 9.531,50 para R$ ,34, e, representando uma variação a menor de 6,84% em relação aos dados atualizados. 26. Considerando o fato de que a UFSJ conta um número de Alunos Equivalentes de Graduação (AGE), essa diferença representa uma variação no Custo Corrente em torno de R$13 milhões. 27. Houve variação nos indicadores: Aluno Tempo Integral/Professor Equivalente passando de 13,86 para 16,14; Aluno Tempo Integral/ Funcionário Equivalente sem HU variando de 11,58 para 11,71; e, no Funcionário Equivalente sem HU/ Professor Equivalente passando de 1,20 para 1, O indicador Grau de Envolvimento Discente com a Pós-Graduação (CEDP) apresentou uma diferença de 100% em relação ao novo cálculo, passando de 0,12 para 0,06. 13

14 para 3, Já o Conceito CAPES/MEC para a Pós-Graduação que era de 3,52 passou Item 04: Avaliação da variação dos Indicadores no período Com base nos dados contidos no Memorando n 41/2016/PPLAN, a Pró- Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento apresentou a seguinte análise crítica para a variação apresentada no período de 2014 a Indicadores ANÁLISE CRÍTICA Exercício Exercício Variação Motivo da variação apresentada Custo Corrente sem HU / Aluno Equivalente ,50 7,41% Apesar do aumento no custo corrente Institucional decorrente dos reajustes contratuais das despesas gerais, verificamos um decréscimo do custo relativo ao aluno equivalente causado pelo aumento do número de vagas ofertadas, abertura de novos cursos e mais entradas anuais. Aluno Tempo Integral / Professor Equivalente 12,82 13,86 7,51% Com a abertura de novas vagas e novos cursos e, consequentemente, um aumento no número de alunos, a Instituição conseguiu vagas para a contratação de novos docentes, mas ainda aquém da proporção ideal ao aumento dos alunos. Aluno Tempo Integral / Funcionário Equivalente sem HU Funcionário Equivalente sem HU / Professor Equivalente 8,80 11,58 1,46 1,20 24% 17,81% Grau de Participação Estudantil (GPE) 0,65 0,86 24,43% Com a abertura de novas vagas e novos cursos e, consequentemente, um aumento no número de alunos, a Instituição trabalhou muito ao longo do exercício para a suplementação de servidores e conseguiu algumas vagas para a contratação de novos técnicos, mas ainda aquém da proporção ideal ao aumento dos alunos. Vale salientar que a UFSJ possui um dos menores índices entre as IFES. Verificamos que diante da realidade pelo que passaram as IFES na contratação de técnicos administrativos, houve um esforço Institucional para minimizar esta relação. Consequentemente, houve no período um ganho maior de vagas para a contratação de técnicos em relação à contratação de docentes. Em função do aumento no número de vagas e de oferta de novos cursos, 14

15 verificamos um número crescente de alunos envolvidos. Grau de Envolvimento Discente com Pós-Graduação (CEPG) 0,10 0,12 Conceito CAPES/MEC para a Pós- Graduação 3,48 3,52 20% 1,14% Em função do aumento na oferta de cursos de pós-graduação, consequentemente, de vagas, verificamos um aumento no grau de envolvimento do discente. Em função dos investimentos efetuados nos laboratórios de pesquisa, bem como na qualidade dos cursos e de seu corpo docente, verificamos um aumento no conceito CAPES para os cursos da pósgraduação. Índice de Qualificação do Corpo Docente (IQCD) 4,41 4,40 0,23% Verificamos uma queda não representativa neste índice. Taxa de Sucesso na Graduação (TSG) 50,08 61,00% 17,91% Em função dos exaustivos programas de assistência estudantil, bem como de programas de combates à retenção e evasão elaborados pela Instituição, verificamos um crescimento deste indicador a cada exercício. Fonte: PPLAN Memorando Eletrônico n 41/2016, de 09/03/ Cabe informar que a AUDIT considerou na sua análise somente as justificativas apresentadas pela PPLAN, uma vez que em razão das inconsistências apontadas nos indicadores de desempenho houve variação nos dados apresentados, não sendo possível utilizar os percentuais de variação da tabela acima. 32. Após análise das justificativas para a variação apresentada para o período , observamos que os índices apresentaram, uma evolução normal decorrente do aumento da oferta de vagas nos cursos de graduação e pós-graduação na UFSJ. 33. Cabe salientar que a da taxa de sucesso na graduação apresentou uma variação considerável, o que foi justificado pela realização de programas de acompanhamentos na área acadêmica e de assistência estudantil. 34. Outra análise que pode-se apresentar é que para a construção da análise crítica dos indicadores não há interlocução direta com as áreas envolvidas ou mesmo com a direção superior da UFSJ dificultando um aprofundamento maior da evolução dos dados e dos motivos da variação apresentada. Dessa forma, não ocorre utilização dos dados destes indicadores como instrumento para o planejamento institucional da UFSJ. 15

16 Item 05: Recomendações 35. Após as análises realizadas e as constatações apontadas neste relatório a AUDIT apresenta as seguintes recomendações: 1) Que a Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento (PPLAN) observe os pontos identificados neste relatório e promova a correção da apuração dos indicadores para os futuros exercícios. 2) Que a Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento (PPLAN) oriente formalmente as unidades que prestam informações para a composição dos indicadores de desempenho da UFSJ, disponibilizando as orientações da Decisão TCU n 408/2002- Plenário e as respectivas atualizações com vistas a aprimorar a apuração dos indicadores para os próximos exercícios. 3) Que a Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento (PPLAN) disponibilize as constatações/observações apresentadas neste Relatório de Auditoria às unidades que prestam informação com o intuito de corrigir as falhas na apuração dos dados. 4) Que a Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento (PPLAN) realize a solicitação das informações necessárias para apuração dos indicadores com maior antecedência, dando um maior prazo para as unidades obterem as informações, uma vez que esses dados são lançados no SIMEC na segunda quinzena do mês de fevereiro de cada exercício. E realize um acompanhamento mais aprofundado dos dados para a apuração dos indicadores, de acordo com as normas estabelecidas pela Decisão n 408/2002-P. 5) Que a Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento (PPLAN) realize reuniões e interlocução junto às Pró-Reitorias e setores envolvidos (PROEN, PROPE, PROGP, dentre outros) buscando informações para a construção conjunta da análise critica solicitada sobre a variação apresentada no período, bem como a evolução dos indicadores ao longo dos anos, apresentando informações mais aprofundadas para o motivo da variação. 6) Que a Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento (PPLAN) disponibilize o resultado dos indicadores anualmente para as Pró-Reitorias envolvidas, bem como 16

17 para a Gestão Superior da UFSJ, no sentido de utilizar as informações obtidas nestes indicadores como diagnóstico e ferramenta de planejamento. III Conclusão 36. Nesse contexto, conclui-se que, é necessário o aprimoramento dos controles internos da unidade examinada, com a implantação das recomendações acima apontadas. E, dessa forma, a unidade possa cumprir adequadamente a função de elaboração dos Indicadores de Desempenho. 37. Destacamos, ainda, a importância dos Indicadores de Desempenho tendo em vista a riqueza dos dados apresentados tais como: o custo corrente; número de alunos de graduação, pós-graduação e residência médica; número de diplomados, dados sobre retenção e evasão, por cursos; relação de professores, com os respectivos graus de titulação; relação de técnico-administrativos; despesas com servidores afastados; aposentadorias; dentre outros. 38. Nesse sentido, cabe ressaltar que os Indicadores de Desempenho podem ser utilizados como importante ferramenta de planejamento para a gestão da UFSJ, sendo, inclusive, elaborados, analisados e monitorados de acordo o Planejamento Institucional da entidade por meio do PDI. 39. As recomendações registradas neste relatório serão acompanhadas pela Unidade de Auditoria Interna (AUDIT) por meio de Plano de Providências Permanente. Simone Rocha Gonçalves Assistente em Administração De: acordo Paulo Fernando Cabral de Ávila Chefe da Auditoria Interna 17